SOU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 293: Orientering om ny bekendtgørelse om afholdelse af møder i kommunalbestyrelser og regionsråd under COVID-19, fra social- og indenrigsministeren

Social- og Indenrigsudvalget 2019-20
SOU Alm.del Bilag 293
Offentligt

Sagsnr.

2020 - 3121

Doknr.

265201

Dato

24-06-2020

Orienteringsnotat til kommuner og regioner om ny bekendt-

gørelse om mulighed for midlertidig fravigelse af regler om

møder i kommunalbestyrelser og regionsråd og i disses ud-

valg som led i håndtering af Coronavirussygdom (COVID-19)

Ved ovennævnte bekendtgørelse udnytter social- og indenrigsministeren bemyndi-

gelsen i § 12 d, stk. 3, i lov om foranstaltninger mod smitsomme og andre overførba-

re sygdomme (epidemiloven).

Bekendtgørelsen erstatter fra den 1. juli 2020 Social- og Indenrigsministeriets be-

kendtgørelse nr. 254 af 23. marts 2020 om mulighed for midlertidig fravigelse af

regler om møder i kommunalbestyrelser og regionsråd og i disses udvalg som led i

håndtering af Coronavirussygdom (COVID-19). I forhold til den nævnte bekendtgø-

relse indeholder den nye bekendtgørelse følgende ændringer:



Det er en betingelse for at afholde et kommunalbestyrelses- eller regions-

rådsmøde uden at tillade offentligheden adgang, herunder at afholde mødet

som video- eller telefonmøde, at der sker offentlig transmission fra mødet, el-

ler at lyd- eller videooptagelse herfra offentliggøres snarest efter mødet. (§ 4)

Det kan i enighed besluttes at afholde et kommunalbestyrelses- eller regions-

rådsmøde som video- eller telefonmøde. (§ 7, stk. 1)

Formanden for kommunalbestyrelsen henholdsvis formanden for regionsrå-

det kan tillade, at et eller flere medlemmer deltager i et kommunalbestyrel-

ses- henholdsvis regionsrådsmøde via video- eller telefonforbindelse. (§ 7,

stk. 2)

§ 7, stk. 2, i bekendtgørelse nr. 254 af 23. marts 2020 om, at formanden for et

kommunalt eller regionalt udvalg kan beslutte, at et udvalgsmøde afholdes

som video- eller telefonmøde, videreføres ikke. Se nedenfor afsnit 3.3.2. og

3.3.3.

§ 9 i bekendtgørelse nr. 254 af 23. marts 2020 om nødstyre videreføres ikke.



1. Formål

Regeringen har iværksat en række initiativer for at mindske risikoen for smitte med

coronavirus. Dette omfatter bl.a. initiativer og regler vedrørende forsamlinger af per-

soner og anbefalinger om fysisk afstand mellem personer. De regler og anbefalinger,

som gælder for blandt andet kommuner og regioner, er løbende blevet ændret som led

i den gradvise genåbning af Danmark.

SOU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 293: Orientering om ny bekendtgørelse om afholdelse af møder i kommunalbestyrelser og regionsråd under COVID-19, fra social- og indenrigsministeren

Det er imidlertid vigtigt, at kommunalbestyrelserne og regionsrådene og de politiske

udvalg fortsat kan udøve deres ledelse inden for rammerne af de regler og anbefalin-

ger, der gælder.

Bekendtgørelsen har til formål at sikre, at kommunalbestyrelser og regionsråd og dis-

ses udvalg i forbindelse med afholdelsen af deres møder kan medvirke til at forebygge

og inddæmme COVID-19, og at de kan afholde deres møder under overholdelse af

tiltag til at forebygge eller inddæmme COVID-19.

Se bekendtgørelsens § 1, stk. 1.

De fravigelser fra lovgivningen, som bekendtgørelsen giver mulighed for, kan ikke ske

ud over, hvad der er nødvendigt for at opnå disse formål.

Se bekendtgørelsens § 1, stk.

2. Grundlæggende betingelser for anvendelsen af bekendtgørelsens be-

stemmelser

I overensstemmelse med epidemilovens § 12 d, stk. 3, forudsætter anvendelsen af be-

kendtgørelsens bestemmelser, at der foreligger et af følgende tilfælde:

1) Fravigelse er nødvendig for at forebygge eller inddæmme udbredelse af COVID-19

her i landet.

2) Fravigelse er påkrævet som følge af tiltag til at forebygge eller inddæmme udbre-

delsen af COVID-19 her i landet, og de pågældende forpligtelser og rettigheder i

den sammenhæng må anses for at være af mere underordnet betydning.

3) Opfyldelse af lovgivningens forpligtelser og rettigheder bliver umulig eller ufor-

holdsmæssigt vanskelig som følge af foranstaltninger, som har været nødvendige

for at forebygge eller inddæmme udbredelse af COVID-19 her i landet.

Se bekendtgørelsens § 2.

Bekendtgørelsen giver på en række punkter det kompetente organ, typisk borgmeste-

ren/regionsrådsformanden eller en udvalgsformand, mulighed for, at træffe beslut-

ninger efter bekendtgørelsen. Dette kan ske, når der foreligger et af de under pkt. 1-3

tilfælde, og når eventuelle yderligere betingelser fastsat i den enkelte bestemmelse

herudover er opfyldt.

I den nuværende situation kan der efter omstændighederne fortsat i den enkelte

kommune eller region foreligge et eller flere af de under pkt. 1-3 nævnte tilfælde.

Som allerede nævnt følger det af bekendtgørelsens § 1, stk. 2, at fravigelser efter be-

kendtgørelsen ikke kan ske ud over, hvad der er nødvendigt for at opnå formålet. Det

betyder bl.a., at den mindst vidtgående fravigelse altid skal vælges, når en fravigelse

efter bekendtgørelsen af de almindeligt gældende regler er nødvendig. Eksempelvis er

det mindre vidtgående at flytte et fysisk møde til et andet lokale end at ændre det til et

video- eller telefonmøde.

Det vil bero på en konkret vurdering af de foreliggende omstændigheder, herunder

forholdene i den enkelte kommune eller region og forholdene vedrørende det kollegia-

le organ, hvis møde det drejer sig om, hvorvidt en beslutning efter bekendtgørelsen

kan træffes. Se også nedenfor vedrørende de enkelte beslutninger efter bekendtgørel-

sen.

SOU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 293: Orientering om ny bekendtgørelse om afholdelse af møder i kommunalbestyrelser og regionsråd under COVID-19, fra social- og indenrigsministeren

3. Fravigelse af de kommunale og regionale styrelsesregler

I bekendtgørelsens kapitel 3 gives borgmesteren/regionsrådsformanden, en udvalgs-

formand eller en enig kommunalbestyrelse/et enigt regionsråd mulighed for i de i

afsnit 2 under pkt. 1-3 nævnte tilfælde at træffe visse beslutninger, som fraviger den

styrelsesretlige lovgivning.

3.1. Fravigelse af krav om offentlighed ved kommunalbestyrelses- og regions-

rådsmøder

Borgmesteren/regionsrådsformanden kan i de i afsnit 2 under pkt. 1-3 nævnte tilfælde

træffe beslutning om, at offentligheden ikke tillades adgang til et kommunalbestyrel-

ses- eller regionsrådsmøde.

Se bekendtgørelsens § 3,

der fraviger § 10, stk. 1, i lov om

kommunernes styrelse og regionslovens § 12, stk. 1, jf. § 10, stk. 1, i lov om kommu-

nernes styrelse.

Når der er truffet beslutning om, at offentligheden ikke tillades adgang til et kommu-

nalbestyrelses- eller regionsrådsmøde, skal der streames video eller lyd fra mødet,

eller en video- eller lydoptagelse af mødet skal offentliggøres snarest efter mødet. Det

samme gælder, hvis et kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde afholdes som

telefon- eller videomøde.

Se bekendtgørelsens § 4.

Bestemmelsen betyder, at et kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde kun kan

afholdes uden adgang for offentligheden, hvis der enten streames fra mødet eller sna-

rest efter mødet offentliggøres en video- eller lydoptagelse af mødet.

3.2. Fravigelse af krav om beslutningsprotokol ved møder

Borgmesteren/regionsrådsformanden/udvalgsformanden kan i de i afsnit 2 under pkt.

1-3 nævnte tilfælde træffe beslutning om, at der ikke føres beslutningsprotokol ved et

møde.

Se bekendtgørelsens § 5, 1. pkt.,

der fraviger § 8, stk. 7, § 13 og § 20, stk. 3, 3.-6.

pkt., i lov om kommunerne styrelse og regionslovens § 10, stk. 2, jf. § 8, stk. 7, i lov om

kommunernes styrelse, regionsloven § 12, stk. 1, jf. § 13 i lov om kommunerne styrelse

og regionslovens § 15, stk. 1, jf. § 20, stk. 3, 3.-6. pkt., i lov om kommunernes styrelse.

Bestemmelsen kan være relevant for video- eller telefonmøder, hvis der ikke findes en

elektronisk beslutningsprotokol, og tilsvarende for fysiske møder, hvis nogle med-

lemmer deltager pr. video eller telefon.

Det er en betingelse, at formanden i givet fald på anden måde sørger for dokumentati-

on for beslutningerne på mødet, og for hvilke medlemmer der er ansvarlige for beslut-

ningerne.

Se bekendtgørelsens § 5, 2. pkt.

Dokumentation kan f.eks. være, at forman-

den eller forvaltningen noterer beslutningen og de enkelte medlemmers stillingtagen

til sagerne i et skriftligt dokument, der for så vidt angår møder i kommunalbestyrelser

og regionsråd så vidt muligt offentliggøres.

Se bekendtgørelsens § 5, 3. pkt.

3.3. Fravigelse af reglerne om mødeplaner m.v.

3.3.1. Beslutning om at flytte et fysisk møde

Borgmesteren, regionsrådsformanden eller udvalgsformanden kan i de i afsnit 2 under

pkt. 1-3 nævnte tilfælde beslutte, at et møde flyttes til et andet lokale eller en anden

adresse end den, der fremgår af mødeplanen.

Se bekendtgørelsens § 6.

Beslutningen

kan være en fravigelse af § 8, stk. 1, og § 20, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse og

regionslovens § 10, stk. 1, og § 15, stk. 1, jf. § 20, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse.

Efter disse regler kræver en ændring af mødeplanen, herunder en ændring af det i

mødeplanen angivne mødested, enten, at medlemmerne er enige herom, at et flertal

finder det nødvendigt, eller at der foreligger tungtvejende grunde. Bekendtgørelsens

SOU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 293: Orientering om ny bekendtgørelse om afholdelse af møder i kommunalbestyrelser og regionsråd under COVID-19, fra social- og indenrigsministeren

§ 6 giver borgmesteren, regionsrådsformanden eller udvalgsformanden mulighed for i

de i afsnit 2 under pkt. 1-3 nævnte tilfælde at træffe beslutningen uden at vurdere, om

disse betingelser er opfyldt. Beslutning om at flytte et møde må træffes og meddeles

medlemmerne med et sådant varsel, at de har mulighed for at indrette sig herpå.

3.3.2. Beslutning om at afholde et kommunalbestyrelses- eller regi-

onsrådsmøde som video- eller telefonmøde

Kommunalbestyrelsen eller regionsrådet gives med bekendtgørelsen mulighed for i de

i afsnit 2 under pkt. 1-3 nævnte tilfælde i enighed at beslutte, at et møde gennemføres

ved video- eller telefonmøde.

Se bekendtgørelsens § 7, stk. 1.

Kommunalbestyrelses-

og regionsrådsmøder kan normalt ikke afholdes som video- eller telefonmøder, fordi

det er offentlige møder, jf. § 10, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse og regionslovens

§ 12, stk. 1, jf. § 10, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse.

Forslag om at afholde et kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde som video- eller

telefonmøde vil normalt komme fra formanden. Beslutningen herom kan træffes på

skriftligt grundlag, således at det f.eks. via udveksling af e-mails mellem forvaltningen

og medlemmerne konstateres, at der er enighed om forslaget.

Efter bestemmelsen kan et kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde f.eks. afhol-

des som video- eller telefonmøde for at sikre, at regler og anbefalinger om plads og

afstand mellem medlemmer og eventuelle tilhørere overholdes. Det bør dog kun ske,

hvis det ikke på anden måde

–

f.eks. ved at flytte mødet til et andet lokale

–

uden

uforholdsmæssig vanskelighed kan sikres, at regler og anbefalinger om plads og af-

stand mellem medlemmer og eventuelle tilhørere overholdes.

Efter bekendtgørelsens § 4 skal der streames fra et video- eller telefonmøde, eller en

optagelse fra mødet skal offentliggøres snarest muligt efter mødet.

Møder i kommunale og regionale udvalg, der ikke er offentlige, kan normalt afholdes

som video- eller telefonmøder, med mindre noget andet følger af udvalgets forret-

ningsorden eller mødeplan. I det omfang en beslutning om at afholde et udvalgsmøde

som video- eller telefonmøde er en fravigelse af mødeplanen, vil den kun kunne træf-

fes i enighed i udvalget. Ordinære udvalgsmøder vil således normalt kunne afholdes

som video- eller telefonmøder, hvis der er enighed herom.

3.3.3. Beslutning om at tillade et eller flere medlemmer at deltage i et

kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde via video- eller telefon-

forbindelse

Medlemmerne kan normalt ikke deltage i kommunalbestyrelses- og regionsrådsmøder

via video- eller telefonforbindelse. Formanden for kommunalbestyrelsen eller forman-

den for regionsrådet gives med bekendtgørelsen mulighed for i de i afsnit 2 under pkt.

1-3 nævnte tilfælde at tillade, at et eller flere medlemmer deltager i et kommunalbesty-

relses- henholdsvis regionsrådsmøde via video- eller telefonforbindelse.

Se bekendtgø-

relsens § 7, stk. 2.

Medlemmerne kan normalt ikke deltage i kommunalbestyrelses-

eller regionsrådsmøder via video- eller telefonforbindelse, fordi det er offentlige mø-

der, jf. § 10, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse og regionslovens § 12, stk. 1, jf. § 10,

stk. 1, i lov om kommunernes styrelse.

En beslutning efter den nævnte bestemmelse indebærer, at i hvert fald formanden og

mindst et andet medlem skal deltage på et fysisk mødested. Bestemmelsen giver ikke

mulighed for pålægge medlemmer at deltage via video eller telefon.

SOU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 293: Orientering om ny bekendtgørelse om afholdelse af møder i kommunalbestyrelser og regionsråd under COVID-19, fra social- og indenrigsministeren

Bestemmelsen giver formanden mulighed for, hvis f.eks. et medlem på grund af øget

risiko i forbindelse med covid-19 ikke ønsker at møde fysisk op, at tillade vedkom-

mende at deltage i et kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde via video.

Formanden vil også efter bestemmelsen kunne afholde et fysisk kommunalbestyrelses-

eller regionsrådsmøde med videodeltagelse fra flere medlemmer, der indvilliger heri,

for at sikre, at regler og anbefalinger om plads og afstand mellem medlemmer og even-

tuelle tilhørere overholdes. Det bør dog kun ske, hvis det ikke på anden måde

–

f.eks.

ved at flytte mødet til et andet lokale

–

uden uforholdsmæssig vanskelighed kan sikres,

at regler og anbefalinger om plads og afstand mellem medlemmer og eventuelle tilhø-

rere overholdes. Se ovenfor afsnit 2.

Bestemmelsens anvendelse forudsætter, at offentligheden har mulighed for at følge

med i mødet, herunder i, hvilket medlem der har ordet, og hvad vedkommende siger,

også når det gælder de medlemmer, der deltager via video eller telefon. Afholdes mø-

det uden offentlighedens adgang, jf. bekendtgørelsens § 3, gælder kravet om streaming

eller offentliggørelse af optagelse af mødet, jf. bekendtgørelsens § 4, også, i det omfang

medlemmernes deltagelse foregår via video eller telefon.

Møder i kommunale og regionale udvalg, der ikke er offentlige, kan normalt afholdes

som video- eller telefonmøder, og formanden kan derfor, med mindre udvalget f.eks. i

sin forretningsorden har besluttet noget andet, tillade nogle medlemmer at deltage i et

møde via video- eller telefonforbindelse.

3.4. Næstformanden

De ovenfor nævnte beføjelser, som borgmesteren og regionsrådsformanden har efter

bekendtgørelsen, varetages under vedkommendes forfald af næstformanden eller

–

hvis der er to næstformænd

–

af næstformændene i den rækkefølge, hvori de er valgt.

Se bekendtgørelsens § 8,

der supplerer de almindelige regler om næstformændenes

virke ved borgmesterens eller regionsrådsformandens forfald.

Har udvalgsformanden forfald, følger det af de almindelige kommunalretlige regler, at

næstformanden, hvis udvalget har en sådan, indtræder i formandens sted.

4. Muligheden for at aflyse møder

Bekendtgørelsen fraviger ikke reglerne om, hvornår ordinære møder i kommunalbe-

styrelser, regionsråd og disses udvalg kan aflyses. Disse regler må imidlertid fortolkes i

lyset af bekendtgørelsen, så længe den gælder og i de tilfælde, hvor de grundlæggende

betingelser for at anvende den, jf. afsnit 2, er opfyldt.

Det følger af Social- og Indenrigsministeriets forståelse af § 8, stk. 1, og § 20, stk. 1, i

lov om kommunernes styrelse og regionslovens § 10, stk. 1, og § 15, stk. 1, jf. § 20, stk.

1, i lov om kommunernes styrelse om mødeplaner, at et ordinært møde kan aflyses,

når der ingen sager er på dagsordenen, når medlemmerne er enige herom, når et fler-

tal finder det nødvendigt, eller når borgmesteren eller regionsrådsformanden finder,

at der foreligger tungtvejende grunde hertil. Tilsvarende gælder for udvalg, jf. § 22,

stk. 2, i lov om kommunernes styrelse og regionslovens 15, stk. 2, jf. § 22, stk. 2, i lov

om kommunernes styrelse.

Træffes beslutning om at aflyse et møde, kan formanden træffe afgørelse på vegne af

kommunalbestyrelsen, regionsrådet eller udvalget i sager, der ikke kan udsættes. Dette

følger af § 31, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse og regionslovens § 16, jf. § 31, stk.

1, i lov om kommunernes styrelse. Tilsvarende gælder for udvalg, jf. § 22, stk. 2, i lov

SOU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 293: Orientering om ny bekendtgørelse om afholdelse af møder i kommunalbestyrelser og regionsråd under COVID-19, fra social- og indenrigsministeren

om kommunernes styrelse og regionslovens 15, stk. 2, jf. § 22, stk. 2, i lov om kommu-

nernes styrelse. Samtidig betyder aflysning af et møde, at beslutninger i andre sager,

som skal behandles af kommunalbestyrelsen, regionsrådet eller udvalget, må udsæt-

tes, indtil der kan holdes et møde. Det samme gælder sager, hvor afgørelsen efter lov-

givningen skal træffes af kommunalbestyrelsen, regionsrådet eller udvalget, selv om

sagerne ikke kan udsættes. Derfor er beslutning om at aflyse et møde, hvor der forelig-

ger sager på dagsordenen, og hvor der ikke er enighed om det, en meget indgribende

beslutning for den politiske styring af kommunen eller regionen. Det er samtidig en

beslutning, der kan have stor betydning for ledelsen af kommunen eller regionen og

dermed for varetagelsen af dens opgaver.

På denne baggrund er det Social- og Indenrigsministeriets retsopfattelse, at der i den

nuværende situation i de i afsnit 2 under pkt. 1-3 nævnte tilfælde, og hvor bekendtgø-

relsen åbner mulighed for fravigelser efter §§ 3-7, alene er tungtvejende grunde for

borgmesteren eller regionsrådsformanden eller for en udvalgsformand til at aflyse

ordinære møder, hvis de i almindelighed gældende regler om mulighed for at afholde

møder sammen med de fravigelser fra disse regler, som bekendtgørelsen giver mulig-

hed for, ikke er tilstrækkelige til at undgå aflysning af mødet. Det er også kun nødven-

digt for flertallet i kommunalbestyrelsen eller regionsrådet eller i et udvalg at aflyse et

møde, hvis de i almindelighed gældende regler om mulighed for at afholde møder

sammen med de fravigelser fra disse regler, som bekendtgørelsen giver mulighed for,

ikke er tilstrækkelige til at undgå aflysning af mødet.

Denne vurdering betyder navnlig, at formanden forinden et møde aflyses, først skal

vurdere, om det er muligt at afholde mødet under anvendelse af de fravigelser, som

§§ 3-7 giver mulighed for.

Den samme vurdering skal anvendes, selv om et flertal i kommunalbestyrelsen, i regi-

onsrådet eller i udvalget ønsker at aflyse et møde.

Det skal for hvert møde, der aflyses, selvstændigt vurderes, om betingelserne er op-

fyldt for at aflyse mødet.

Møder vil som altid kunne aflyses, hvis der ikke er sager på dagordenen, eller hvis der

er enighed om det.

5. Underretning

Bekendtgørelsen fastlægger, at borgmestre, regionsrådsformænd og udvalgsformænd,

der træffer afgørelser eller beslutninger efter bekendtgørelsen, snarest skal underrette

kommunalbestyrelsens, regionsrådets eller udvalgets medlemmer herom.

Se bekendt-

gørelsens § 9.

6. Klage og tilsyn

Bekendtgørelsen fastlægger, at kommunalbestyrelsernes, regionsrådenes, borgme-

stres, regionsrådsformænds og udvalgsformænds afgørelser eller beslutninger efter

bekendtgørelsen ikke kan indbringes for nogen klagemyndighed.

Se bekendtgørelsens

§ 10.

Dette betyder, at borgmestres, regionsrådsformænds og udvalgsformænds afgørelser

eller beslutninger efter bekendtgørelsen ikke efterfølgende kan påklages f.eks. af et

kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmedlem til kommunalbestyrelsen, regionsrå-

det eller udvalget, således at dette organ kan tilsidesætte eller ændre afgørelsen eller

beslutningen.

SOU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 293: Orientering om ny bekendtgørelse om afholdelse af møder i kommunalbestyrelser og regionsråd under COVID-19, fra social- og indenrigsministeren

Bekendtgørelsen fastlægger, at overholdelsen af bekendtgørelsen er omfattet af det

almindelige kommunale og regionale tilsyn, og at tilsynsmyndighederne kan anvende

deres sanktionsmuligheder over for kommunalbestyrelser, regionsråd, borgmestre,

regionsrådsformænd og udvalgsformænd i sager efter bekendtgørelsen.

Se bekendtgø-

relsens § 11.

7. Kommunale fællesskaber

Bekendtgørelsen finder tilsvarende anvendelse for kommunale fællesskaber.

Se be-

kendtgørelsens § 12.

Dette indebærer navnlig, at formænd for de styrende organer i

kommunale fællesskaber i de i afsnit 2 under pkt. 1-3 nævnte tilfælde kan træffe afgø-

relser og beslutninger, der svarer til dem, borgmestre og regionsrådsformænd kan

træffe efter bekendtgørelsen.

8. Ikrafttræden

Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. juli 2020 og ophæves den 1. september 2020.

bekendtgørelsens § 13.