SAU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 201: Revisionsrapport fra Skatteministeriets Koncernrevision om indkøb

Skatteudvalget 2019-20
SAU Alm.del Bilag 201
Offentligt

Faktuel afklaring

7. februar 2018

Høringssvar

27. februar 2018

Anmodning om handle-

planer

14. marts 2018

Handleplaner modtaget

23. maj 2018

Endelig rapport

24. maj 2018

Rapport 2017

J. nr.

2017 - 9

Plannr. 117-054

Økonomi, Bygning og Service

Indkøb - ejendomme

Modtager

Merete Agergaard, Direktør

Kopi

Anders Holbøll, Direktør

Departementet

IIA certificeret



Revision



Rapportering



Rådgivning

SAU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 201: Revisionsrapport fra Skatteministeriets Koncernrevision om indkøb - ejendomme

Forord

Skatteministeriets Koncernrevision (SKR) har, jævnfør orienteringsbrev af 29. juni

2017, revideret Indkøb under Bygning og Service. Den udførte revision er en del

af den samlede revision for 2017.

Rapporten har været fremsendt i udkast til den reviderede enhed med henblik på

at sikre, at SKR og den reviderede enhed har en ensartet opfattelse af de obser-

verede forhold. SKAT har efterfølgende udarbejdet handlingsplaner.

Rapporten indeholder en samlet konklusion omfattende det reviderede område. I

konklusionsafsnittet redegør vi for de observationer, som konklusionen i det væ-

sentligste er baseret på. Konklusionsafsnittet indeholder SKRs bedømmelse af det

reviderede område samt en beskrivelse af grundlaget for bedømmelsen. Det vil

derfor almindeligvis være tilstrækkeligt at læse selve rapporten. Såfremt der øn-

skes uddybning og detaljering, henvises der til bilagene.

Rapportens bilag 1 indeholder en systematisk fremstilling af de observationer, som

den udførte revision har givet anledning til. Bilaget indeholder tillige en vurdering

af de tilknyttede risici samt SKRs forslag til anbefalinger, der kan formindske de

vurderede risici. Med udgangspunkt i risikovurderingerne har SKAT udarbejdet

handlingsplaner med henblik på at formindske de vurderede risici. SKRs anbefa-

linger har været anvendt som inspiration ved udarbejdelse af handlingsplaner. Vi

vil løbende vurdere implementeringen af SKATs handlingsplaner.

Rapportens bilag 2 indeholder en beskrivelse af de prioriteringer, der er anvendt

ved klassifikationen af de enkelte observationer. Bilaget indeholder herudover en

beskrivelse af koblingen mellem observationernes prioriteringer og den samlede

overordnede konklusion.

København, den 24. maj 2018

Kurt Wagner

Koncernrevisionschef

Martin Bergmann Pedersen

Manager

2 af 12

Økonomi, Indkøb i Bygning & Service

SAU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 201: Revisionsrapport fra Skatteministeriets Koncernrevision om indkøb - ejendomme

1. Formål

Formålet med revisionen er at vurdere hvorvidt SKAT har etableret betryggende

processer på indkøbsområdet, herunder hvorvidt:

SKAT overholder regelsæt om udbud og interne retningslinjer i forbindelse

med indkøb og indgåelse af leverandøraftaler

Der er etableret nødvendig og effektiv funktionsadskillelse

Proceduren for periodisering er betryggende

2. Omfang

Revisionen har omfattet indkøb gennemført

af ”Bygninger og Service” (B&S) i for-

retningsområdet Økonomi.

Vi har lagt særskilt vægt på processen for gennemførsel af et indkøb, der omfatter

følgende 3 faser, disponering, varemodtagelse samt betaling af faktura.

Vi har foretaget en række interviews, samt vurderet og stikprøvevist testet modta-

get materiale beskrevet i oversigten nedenfor. Herunder har vi testet hvorvidt ind-

køb på leverandører kan henføres til et tilbud eller leverandøraftaler.

Vi har sammenholdt gennemførte indkøb i 2016, der overstiger 500.000 kr. pr. le-

verandør, med alle leverandøraftaler, med henblik på at vurderet, hvorvidt B&S

gennemføre indkøb inden for indkøbsaftaler.

Modtaget materiale

Procesbeskrivelse

Beskrivelse

- Dokumentation for funktionsadskillelse mellem

disponering og godkendelse af faktura.

- Proces for fakturagodkendelse.

- Proces for rekvirering af tilbud.

- Skabelon for korrekt periodisering.

Regnskabsdata/indkøbstransaktioner for 2016.

Oversigt over indkøbsaftaler.

Oversigt over særlige initiativer i 2016

Udvalgte eksempler på disponering og faktura-

godkendelse.

Budget for 2016 og 2017.

Udbudsplan for 2017.

Dokumentation for kontrol af funktionsadskil-

lelse.

Dokumentation

Nærværende rapport omfatter de indkøbsområder, hvor B&S foretager dispone-

ring forinden indkøb gennemføres. Eksempelvis er udgifter til husleje ikke omfatter

af revisionen.

3 af 12

Økonomi, Indkøb i Bygning & Service

SAU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 201: Revisionsrapport fra Skatteministeriets Koncernrevision om indkøb - ejendomme

I forbindelse med revisionen anvendes nedenstående model, som opdeler proces-

sen i en række rammevilkår og funktionsområder. Vi har i forbindelse med nærvæ-

rende revision revideret funktionsområderne registrering, bogføring og betaling. De

reviderede områder er fremhævet med gråt i figuren.

Rammevilkår

Ministerieinstruks

Virksomhedsinstruks

Regnskabsinstruks

Bogføringssystemer

Adgangsstyring

It-sikkerhed

Lovgivning

Funktionsområder

Datafangst

Registrering

Opgørelse

Bogføring

Opkrævning

Betaling

Inddrivelse

Ledelsesrapportering

Regnskabsaflæggelse

3. Proces for det reviderede område

Enheden Bygninger og Service (B&S), har ansvaret for at understøtte forretningen

med moderne og velvedligeholdte lokaler og tidssvarende indretning af arbejds-

pladser, som overholder arbejdsmiljølovgivningen, samt indgå, vedligeholde og

følge op på serviceaftaler og kontrakter.

B&S’ ansvarsområde omfatter indkøb af

ydelser inden for følgende hovedgrupper:

- Husleje.

- Vagt og rengøring.

- El, gas, vand og varme.

- Sikringsudstyr- adgang/brand og førstehjælp.

- Udstyr i mødelokaler.

- Post.

- Service af tjenestebiler mv.

- Håndværkere til ind- og udvendig vedligeholdelse.

- Kantineordninger.

Indkøbsprocessen i B&S kan inddeles i følgende 3 delprocesser:

1. Indgåelse af indkøbsaftaler/rekvirering af tilbud

2. Gennemførelse af indkøb

3. Overvågning af indkøbsområdet.

De 3 delprocesser er beskrevet nedenfor.

1. Indgåelse af indkøbsaftaler/rekvirering af tilbud

SKAT har udarbejdet en beskrivelse af roller og ansvar for hhv. indgåelse af ind-

købsaftaler samt rekvirering af tilbud.

4 af 12

Økonomi, Indkøb i Bygning & Service

SAU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 201: Revisionsrapport fra Skatteministeriets Koncernrevision om indkøb - ejendomme

B&S arbejder sammen med enheden Indkøb og Udbud om at gennemføre ud-

bud/rekvirering af tilbud. B&S fremsender kravspecifikationer mv. til enheden Ind-

køb og Udbud, der forestår processen med hensyn til at gennemføre udbud/rekvi-

rering af tilbud.

Rekvirering af tilbud vedrørende bygningsvedligeholdelse gennemføres dog af

B&S. Rekvirerede tilbud godkendes af kontorchefen i B&S.

2. Gennemførelse af indkøb

B&S har udleveret en fakturagodkendelsesproces, hvoraf bl.a. fremgår, at indkøb

er inddelt i følgende delprocesser:

- Planlagt bygningsvedligehold

- Akutte reparationer

- Mindre reparationer

–

ej omfattet af serviceaftale eller vedligeholdelsespla-

nen

- Reparationer af effekter, der er omfattet af en serviceaftale

- Reparation af løsøre.

Fælles for disse processer er, at en bygningsansvarlig eller medarbejder i B&S

disponerer en udgift ved at bestille en ydelse, og samtidig fremsende en dispone-

ringsmail til en disponeringspostkasse. Af en disponeringsmail skal bl.a. fremgå

fakturabeløb, aktivitetsnummer samt eventuel godkendelse af disponeringen. Di-

sponeringer over 10.000 kr. godkendes af kontorchefen.

Fakturaen modtages i WorkFlow af regnskab. Regnskabsservice har til ansvar at

udarbejde betalingsforslag samt gennemføre betalingen.

Regnskabsservice sammenholder fakturaen med disponeringsmail mht. beløb.

Ved modtagelse af faktura kontakter regnskab endvidere disponenten med henblik

på at opnå bekræftelse på, at ydelsen er leveret. Regnskabsservice kontakter en

medarbejder i B&S eller øvrig disponent, såfremt der opstår tvivl i forhold til faktu-

ragodkendelse.

3. Overvågning af indkøbsområdet

B&S gennemfører en månedlig budgetopfølgning. I forbindelse med årsregnskabs-

afslutningen udarbejder B&S i løbet af december måned en liste over disponerin-

ger. Listen sendes til controller ultimo december måned, således at controller og

Regnskabsservice kan sikre korrekt periodisering i forbindelse med årsregnskabs-

afslutningen.

Overvågning af anvendelse af indkøbsaftaler, herunder overvågning af hvorvidt

regelsæt om udbud overholdes varetaget af enheden Indkøb og Udbud. Denne

overvågning omfattede for 2016 otte udvalgte indkøbskategorier, fordelt på B&S’

samt Indkøb og Udbuds indkøbsområder. Overvågningen fremgår af en såkaldt

”compliancerapport”, med overskriften ”Evaluering af SKATs efterlevelse af ud-

budsreglerne i 2016. Rapporten, dateret 24. maj 2017, er fremsendt til SKATs Øko-

nomidirektør. Af ledelsesrapporten er det anført, at alle indkøbskategorier evalue-

res over tid.

5 af 12

Økonomi, Indkøb i Bygning & Service

SAU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 201: Revisionsrapport fra Skatteministeriets Koncernrevision om indkøb - ejendomme

4. Hovedtal for det reviderede område

Dette afsnit skal indeholde hovedtallene for det reviderede område. Indeværende

års tal samt de forudgående 5 år.

Budgettal for B&S for 2016 og 2017 er gengivet nedenfor i de 5 hovedområder.

I mio.

kr.

2016

2017

Rengøring

mv.

18,8

19,1

Forbrugs-

afgifter

26,9

Kantiner

16,4

15,8

Øvrige

ydelser

8,8

8,7

I alt uden

husleje

70,8

70,3

Husleje

220,6

222,6

Total inkl.

husleje

362,3

363,4

Indkøb i B&S ses årligt at andrage ca. 70 mio. kr., hvilket omfatter de 4 førstnævnte

hovedområder i tabellen. Husleje ses at andrage ca. 220 mio. kr. om året for årene

2016 og 2017.

I tilgift til det årlige budget kan B&S endvidere få ansvaret for at gennemføre indkøb

i særlige tilfælde, hvor ledelsen har besluttet at prioritere flere midler eksempelvis

inventar og vedligeholdelse mv. I slutningen af 2016 blev der gennemført såkaldte

”særlige

initiativer”, der androg ca. 40 mio. kr. Dette omfattede indkøb af inventar

samt en række vedligeholdelsesopgaver.

6 af 12

Økonomi, Indkøb i Bygning & Service

SAU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 201: Revisionsrapport fra Skatteministeriets Koncernrevision om indkøb - ejendomme

5. Konklusion

Det er vores vurdering, at der

i mindre omfang er behov

for ændringer i de revi-

derede processer. Denne vurdering baserer vi på følgende forhold:

Det er vores generelle opfattelse af indkøbsproceduren ved Bygning og Service

fungerer betryggende. Det er dog vores vurdering, at det er muligt at gøre proce-

duren mere effektiv ved at implementere et elektronisk WorkFlow-system.

Vi har prioriteret de observerede forhold således:

Nr.

I alt

Revisionsemne

Overholdelse af regelsæt om udbud

Elektronisk WorkFlow

for B&S’ indkøb

Funktionsadskillelse

Periodisering

Prio. Prio. Prio. Prio.

I alt

Prioriteterne skal ses i forhold til det reviderede område og er nærmere defineret i bilag 2.

Vi har modtaget handlingsplan fra det reviderede direktørområde. Det er vores

vurdering, at implementeringen af den udarbejdet handlingsplan vil medvirke til

en reduktion af den vurderet risiko.

7 af 12

Økonomi, Indkøb i Bygning & Service

SAU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 201: Revisionsrapport fra Skatteministeriets Koncernrevision om indkøb - ejendomme

Bilag 1: Observationer, risici og anbefalinger

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Rammevilkår: Registrering

1.1

Revisionsemne: Overholdelse af regelsæt om udbud

2016

Vi har konstateret, at B&S ikke selvstændigt -

Prio.

har etableret en overvågning af enhedens

indkøb.

”Indkøb

og Udbud” overvåger årligt,

hvorvidt regelsæt om udbud er efterlevet.

Rapportering herom fremsendes til oriente-

ring til B&S.

Ved at sammenholde gennemførte indkøb

med anvendelse af indkøbsaftaler, har vi

konstateret, at der i 2016 er gennemført ind-

køb ved Leverandør I.M. Frellsen K/S for i alt

ca. 1,6 mio. kr. hvor, der jf. B&S, burde have

været indgået en leverandøraftale. Informa-

tion herom fremgår også af førnævnte ledel-

sesrapportering.

B&S har i primo februar 2018 oplyst, at der

er indgået en indkøbsaftale med Frellsen.

Indkøbsaftale har virkning fra og med 1. fe-

bruar 2018.

Herudover er der ikke konstateret indkøb

ved leverandører, hvor årets indkøb andra-

ger over 500.000 kr., der ikke er gennemført

via indkøbsaftaler eller efter rekvirering af til-

bud.

8 af 12

Økonomi, Indkøb i Bygning & Service

SAU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 201: Revisionsrapport fra Skatteministeriets Koncernrevision om indkøb - ejendomme

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

2.1

Revisionsemne: Disponering af indkøb vedrørende

”Mindre reparationer… ”

Rammevilkår: Registrering

2017

Det er vores vurdering, at B&S har designet Der er forøget risiko for, at der gen- Vi anbefaler, at B&S, over for disponenter, ind-

Prio.

en betryggende kontrol for disponering af nemføres indkøb i B&S, der ikke er skærper regelsættet for disponering.

indkøb. Vi har dog konstateret, at B&S i en disponeret i overensstemmelse med

række tilfælde ikke gennemfører disponerin- det interne regelsæt. Risikoen for at

gen i overensstemmelse med den desig- der gennemføres og betales for ind-

nede procedure:

køb uden godkendelse vurderes dog

at være lav.



Disponeringsmail sendes ikke i alle til-

fælde til disponeringspostkassen.

Ved manglende godkendelse af di-



Disponeringer over 10t kr. godkendes sponeringen på disponeringstids-

ikke altid inden disponering og i flere til- punktet, medfører dette, at eventu-

fælde sker godkendelse af disponering elle fejl først identificeres på tids-

først ved fakturagodkendelse. I et til- punktet for fakturaens godkendelse,

fælde har vi konstateret, at fakturaen hvor leveringen typisk har fundet

overstiger det forud godkendte beløb, da sted. Dermed får eventuelle fejlrettel-

en håndværker på mødestedet blev bedt ser alene en fremadrettet effekt, men

om at udføre en ekstraopgave.

ikke en korrigerende effekt for det på-



I flere tilfælde er teksten, der fremgår af gældende indkøb.

disponeringsmailen hhv. fakturaspecifi-

kationen ikke ens. Og/eller timepris, le- Risici vedrørende bestilling af vare-

veret ydelse, reservepris, mv. fremgår og tjenesteydelser vurderes især at

ikke klart af fakturaspecifikationen for være forøget, idet der primært an-

indkøbet.

vendes mail samt telefon i forbin-

delse hermed. Indkøbsprocessen i

B&S vurderer ikke løbende, i hvilket omfang B&S er således ikke understøttet af

proceduren for disponeringer overholdes.

et indkøbssystem.

9 af 12

Økonomi, Indkøb i Bygning & Service

SAU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 201: Revisionsrapport fra Skatteministeriets Koncernrevision om indkøb - ejendomme

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Handlingsplan fra [Økonomifunktioner og Service, Bygninger og Service]:

Regelsættet for disponering vil blive beskrevet i en forretningsgangsbeskrivelse. Forretningsgangsbeskrivelsen vil blive udarbej-

det i samarbejde med Service og Regnskab. Forretningsgangsbeskrivelsen er udarbejdet og implementeret inden udgangen af

juni måned 2018. Der vil blive foretaget en opfølgning i 3. kvartal 2018.

10. oktober 2018

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Funktionsområde: Betaling

Vi anbefaler B&S, i samarbejde med Regn-

skabsservice og de øvrige indkøbsfunktioner i

SKAT, vurderer behovet for at implementere en

systemunderstøttelse af den samlede indkøbs-

proces. Dette skal ses i lyset af de i denne rap-

port omtalte risici.

SKR indgår gerne i en dialog / sparring herom.

2.2

Revisionsemne: Elektronisk WorkFlow for indkøb i B&S

2016

B&S har tilrettelagt processen for indkøb, Der er risiko for, at den tilrettelagte

Prio.

med udgangspunkt i at varetage disponering indkøbsproces ikke er effektiv, da or-

og varegodkendelse, uden systemunder- dreafgivelse og betaling af faktura

støttelse. Bogføring og betaling af faktura er ikke indgår i en sammenhængende

ansvarsmæssigt placeret i Regnskabsser- systemunderstøttet proces. Dette

vice.

bevirker, at den samlede indkøbspro-

ces, efter vores vurdering, bliver unø-

Såfremt det nuværende set up fastholdes, dig ressourcekrævende.

hvor B&S alene er ansvarlig for disponering

og varegodkendelse, samt hvor indkøbspro- Vores vurdering understøttes af Mo-

cessen ikke er systemunderstøttet, er det derniseringsstyrelsens vejledning af

vores vurdering, at indkøbsprocessen ved

november 2013, benævnt ”Best

B&S kun kan forbedres marginalt.

practice processer for digital ind-

købs- og fakturahåndtering”.

En højere grad af effektivitet vurderes at

være mulig, såfremt der ved disponering til-

lige udarbejdes et konteringsforslag. Ved

godkendelse af disponering og konterings-

forslag, fremsendes automatisk en ordre til

leverandøren. Ved varemodtagelse kvitteres

herfor i indkøbssystemet. Ved fakturagod-

kendelse i elektronisk WorkFlow matches

Økonomi, Indkøb i Bygning & Service

10 af 12

SAU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 201: Revisionsrapport fra Skatteministeriets Koncernrevision om indkøb - ejendomme

Nr.

Observationer

faktura med ordren, og såfremt der er vare-

modtaget, bogføres og betales fakturaen au-

tomatisk.

Risici

Anbefalinger

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Funktionsområde: Betaling

3.1

Revisionsemne: Funktionsadskillelse

2016

Funktionsadskillelse mellem disponering / -

Prio.

godkendelse og betaling

SKAT har etableret funktionsadskillelse mel-

lem på den ene side disponering/ godken-

delse af indkøb og på den anden side beta-

linger. Funktionsadskillelsen er baseret på

en adskillelse af roller i SAP intern der un-

derstøtter den organisatorisk funktionsad-

skillelse.

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Funktionsområde: Bogføring

4.1

Revisionsemne: Periodisering

2016

Periodisering af udgifter mellem regnskabs- -

Prio.

år

SKAT har designet og implementeret en be-

tryggende proces for periodisering, der er

baseret på, at B&S i løbet af december ud-

arbejder en foreløbig (skabelonbaseret) liste

over disponeringer, der skal periodiseres,

hvorefter

Regnskabsservice

evaluerer

denne og udarbejder den endelige liste, til

brug for periodisering i periode 13.1.

11 af 12

Økonomi, Indkøb i Bygning & Service

SAU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 201: Revisionsrapport fra Skatteministeriets Koncernrevision om indkøb - ejendomme

Bilag 2: Anvendt skala

Ved udarbejdelsen af konklusionen er følgende skala anvendt:

Intet behov for pro-

cesændringer

Skatteministeriets Koncernrevision har ikke observeret svagheder i de forret-

ningsgange og processer, der understøtter det reviderede område.

Prioritet 1: Ingen observationer

Prioritet 2: Ingen observationer

Skatteministeriets Koncernrevision har observeret enkelte svagheder i de for-

retningsgange og processer, der understøtter det reviderede område.

Prioritet 1: Ingen observationer

Prioritet 2: Enkelte observationer

Skatteministeriets Koncernrevision har observeret flere svagheder i de forret-

ningsgange og processer, der understøtter det reviderede område. Observatio-

nerne er hovedsageligt omfattet af prioritet 1 og 2 med flest observationer i pri-

oritet 2.

Prioritet 1: Flere observationer

Prioritet 2: Flest observationer

Skatteministeriets Koncernrevision har observeret flere svagheder i de forret-

ningsgange og processer, der understøtter det reviderede område. Observatio-

nerne er hovedsageligt omfattet af prioritet 1 eller 2 med flest observationer i

prioritet 1.

Prioritet 1: Flest observationer

Prioritet 2: Flere observationer

Det skal bemærkes, at ovenstående beskrivelse, med hensyn til antal observationer pr.

prioritet, er vejledende i forhold til vores samlede vurdering af konklusionen.

Behov for proces-

ændringer i mindre

omfang

Behov for proces-

ændringer i større

omfang

Behov for proces-

ændringer i væ-

sentligt omfang

Prioritering af de enkelte observationer:

Prioritet 1: Høj Risiko for manglende målopfyldelse:

Væsentlige svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Svaghederne kan om-

fatte manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne kontroller, mang-

lende regnskabsmæssige faciliteter. Som følge heraf er der en væsentlig øget risiko for,

at processens formål ikke realiseres. Manglende opfyldelse af processens formål vil

have store konsekvenser for virksomheden. Der bør snarest muligt iværksættes foran-

staltninger med henblik på at udbedre de observerede svagheder.

Prioritet 2: Middel risiko for manglende målopfyldelse:

Svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Svaghederne kan omfatte mang-

lende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne kontroller, manglende regn-

skabsmæssige faciliteter. Som følge heraf er der en øget risiko for, at processens

målopfyldelse ikke fuldt ud realiseres. Manglende opfyldelse af processens formål vil

have store konsekvenser for virksomheden. Der bør iværksættes foranstaltninger med

henblik på at udbedre den observerede svaghed.

Prioritet 3: Lille risiko for manglende målopfyldelse:

Ingen svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Som følge heraf er der ikke

en øget risiko for, at processens formål ikke realiseres. Den reviderede proces kan dog

designes med henblik på at forbedre eksekveringen af processen. Processen vil dog

være omfattet af den risiko, der, uanset styrken af de interne kontroller, altid vil være til

stede.

Prioritet 4: Lille risiko for manglende målopfyldelse:

Ingen svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Som følge heraf er der ikke

en øget risiko for, at processens formål ikke realiseres. Processen vil dog være omfattet

af den risiko, der, uanset styrken af de interne kontroller, altid vil være til stede.

12 af 12

Økonomi, Indkøb i Bygning & Service