REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 489: Orientering om Rigspolitiets redegørelse vedrørende fejl i identitetssammenlægninger, fra justitsministeren

Retsudvalget 2019-20
REU Alm.del Bilag 489
Offentligt

Redegørelse

Fejl i politiets identitetssam-

menlægninger

Dok.nr. D-788349

23. juni 2020

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 489: Orientering om Rigspolitiets redegørelse vedrørende fejl i identitetssammenlægninger, fra justitsministeren

Indholdsfortegnelse

Indledning .................................................................................................... 2

Konklusion ................................................................................................... 3

Baggrund ..................................................................................................... 4

3.1

3.2

3.3

POLSAS ................................................................................................................ 4

Identitetssammenlægninger .................................................................................. 5

Sagsbehandling der har ført til identitetssammenlægningsfejl ............................. 5

Sagens forløb .............................................................................................. 7

Metode.......................................................................................................... 8

5.1

5.2

5.3

5.4

5.5

Søgestrategi .......................................................................................................... 8

Resultater af analyse af yderligere fejl end de oprindeligt identificerede.............. 8

Korrektion af antal personer .................................................................................. 9

Rigspolitiets gennemgang og vurdering af sager .................................................. 9

Fejlrettelse ...........................................................................................................10

Omfanget af identitetssammenlægningsfejl og fejldispositioner mv. .. 11

6.1

Sager med personer registreret med personkategori sigtet ...............................12

6.2

Sager med personer registreret med personkategori mistænkt .........................12

6.3

Sager med personer registreret med øvrige personkategorier end sigtet og

mistænkt .........................................................................................................................13

6.4

Videregivelse af data til statistik ..........................................................................14

Underretning af berørte personer ............................................................ 15

7.1

7.2

7.3

7.4

Brud på persondatasikkerheden .........................................................................15

Rigspolitiets kontakt med Datatilsynet ................................................................16

Omfanget af fejldispositioner, uberettigede sagskridt mv. ..................................16

Rigspolitiets vurdering af behovet for underretning af berørte borgere ..............18

Iværksatte tiltag mv. .................................................................................. 21

8.1

Nationale retningslinjer ........................................................................................21

8.2

Kontrol og tilsyn ...................................................................................................22

8.3

Bedre systemunderstøttelse ...............................................................................22

8.4

Kommende POLSAS-projekter ...........................................................................23

8.4.1

POLSAS-databasesammenlægning ............................................................23

8.4.2

Databeskyttelsesprojekt ...............................................................................23

Bilag ........................................................................................................... 24

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 489: Orientering om Rigspolitiets redegørelse vedrørende fejl i identitetssammenlægninger, fra justitsministeren

Indledning

Side 2

Som led i håndteringen af et brud på persondatasikkerheden har Rigspolitiet af-

dækket, at der er begået sagsbehandlingsfejl i forbindelse med identitetssammen-

lægninger mellem kendte og ukendte personer i politiets sagsstyringssystem POL-

SAS.

En identitetssammenlægning kobler alle sager, der vedrører en specifik ukendt

person til en kendt person, når denne identificeres, således at kun én person frem-

går af de konkrete sager. Politikredsenes medarbejdere har i en række tilfælde

oprettet ukendte personer på en utilsigtet måde samt genbrugt den samme

ukendte identitet i sager, hvor der ikke var en begrundet formodning om, at sagerne

vedrørte samme ukendte person. Disse forhold sammenholdt med, at der i en

række tilfælde ikke har været den fornødne kvalitetssikring i forbindelse med gen-

nemførelsen af identitetssammenlægningerne, har resulteret i, at en række perso-

ner fejlagtigt er blevet tilknyttet sager, uden at have en begrundet relation hertil.

Oprindeligt vedrører sagen 669 personer (efterfølgende justeret til 684 personer),

der formodes at have været uberettiget tilknyttet i alt 22.501 sager oprettet i perio-

den mellem 1993-2020. De berørte personer har hver været tilknyttet mellem 2 og

1.873 sager. Personerne har været tilknyttet med forskellige personkategorier så-

som

sigtet, mistænkt, forurettet, anmelder, vidne

mv. og på forskellige sagstyper.

I Rigspolitiets gennemgang af de 22.501 sager har Rigspolitiet konstateret navne-

sammenfald blandt de oprindeligt oplyste 669 personer, som derved reelt omfatter

15 yderligere personer. Antallet af personer er derfor opjusteret til 684, jf. afsnit

5.3, mens antallet af sager er uændret.

Rigspolitiet har ved en udvidelse af undersøgelsen til også at omfatte de POLSAS-

databaser, der ikke blev videreført ved politireformen i 2007, desuden

identificeret yderligere 545 personer, der er tilknyttet i alt 5.175 sager, hvor der

potentielt kunne være sket identitetssammenlægningsfejl. Samlet set vedrører sa-

gen derfor 1.229 personer og 27.676 sager.

Rigspolitiet fremsendte den 24. marts 2020 en skriftlig orientering til Justitsministe-

riet om sagen samt supplerende oplysninger om sagen den 4. april 2020. Justits-

ministeriet anmodede på den baggrund den 7. april 2020 Rigspolitiet om en rede-

gørelse for samtlige relevante forhold i sagen med frist den 12. juni 2020. Rigspo-

litiet blev samtidig anmodet om første gang den 15. april 2020 og herefter hver 14.

dag at fremsende en skriftlig status på arbejdet med at rette op på de identificerede

mulige identitetssammenlægningsfejl.

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 489: Orientering om Rigspolitiets redegørelse vedrørende fejl i identitetssammenlægninger, fra justitsministeren

Indeværende notat redegør for samtlige relevante forhold, herunder konsekvenser

for de berørte personer, samt de tiltag Rigspolitiet har iværksat for at rette op på

disse forhold, og adressere eventuelle yderligere identificerede fejl.

Som beskrevet nærmere i nedenstående har Rigspolitiet løbende været i dialog

med Datatilsynet om sagen. I det omfang Datatilsynet måtte finde, at Rigspolitiet

bør iværksætte yderligere tiltag, herunder underrette yderligere berørte enkeltper-

soner, vil Rigspolitiet følge op herpå i tæt dialog med Datatilsynet.

Side 3

Konklusion

Rigspolitiet har med indeværende redegørelse beskrevet de forhold, der har med-

ført fejlregistreringerne, omfanget og konsekvenserne heraf samt de tiltag, som

Rigspolitiet har iværksat for at korrigere dette forhold.

Rigspolitiet har konkluderet, at fejlene i identitetssammenlægningerne har bag-

grund i en fejlagtig registreringspraksis, hvor medarbejderne i politikredsene har

registreret ukendte personer på en forkert måde, ligesom der ikke har været den

tilstrækkelige kvalitet i selve udførelsen af identitetssammenlægninger, når perso-

nernes identitet efterfølgende blev fastslået.

Rigspolitiet har konkluderet, at sigtelserne i de 72 sager for de 23 personer, der er

registreret med personkategori

sigtet,

er korrekt registrerede i alle de identificerede

sager, og at der ikke er tale om identitetssammenlægningsfejl i disse sager.

Samme konklusion gør sig gældende for 51 sigtelser, fordelt på 36 personer, der

blev identificeret i den udvidede søgning.

Rigspolitiet har konkluderet, at 41 sager er fordelt på 15 personer, der er registreret

med personkategori

mistænkt.

Disse 15 personer er registreret i yderligere sager

med andre personkategorier (end

mistænkt),

og tilsammen er disse 15 personer

registreret i 1.320 sager. Rigspolitiet kan konkludere, at der er sket fejl i identitets-

sammenlægninger i 1.309 ud af de 1.320 sager. Rigspolitiet kan konstatere, at der

i en enkelt sag kan være sket videregivelse af oplysninger om den fejlregistrerede

person, som i den konkrete sag har været registreret med personkategori

anmel-

der,

til en udenforstående tredjepart.

Rigspolitiet har derudover konkluderet, at der i 17.601 af de 21.063 sager for de

646 personer, der er registreret med andre personkategorier end

sigtet

mis-

tænkt

(f.eks.

vidne, anmelder, forurettet

mv.), er sket identitetssammenlægnings-

fejl. Med samme personkategori er antallet for den udvidede søgning, hvor der

potentielt kunne være sket identitetssammenlægningsfejl, 5.067 sager fordelt på

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 489: Orientering om Rigspolitiets redegørelse vedrørende fejl i identitetssammenlægninger, fra justitsministeren

509 personer. Rigspolitiet kan konstatere, at der i 18 sager kan være sket videre-

givelse af 11 personers personoplysninger til udenforstående tredjepart.

Rigspolitiet har foretaget fejlretning af de konstaterede identitetssammenlægnings-

fejl, og Rigspolitiet har konkluderet, at der samlet set for alle personkategorier i 19

sager er, eller kan være sket, videregivelse af 12 personers personoplysninger til

udenforstående tredjepart. Rigspolitiet har vurderet, at der skal ske underretning

af to borgere. Rigspolitiet har endvidere aftalt med Datatilsynet, at den samlede

afrapportering fremsendes til Datatilsynet, når Rigspolitiets arbejde er tilendebragt.

Rigspolitiet har iværksat en række tiltag for at sikre, at der ikke sker yderligere

identitetssammenlægningsfejl. Disse tiltag omfatter en række tekniske løsninger,

der skal sikre en bedre systemunderstøttelse samt nationale vejledninger, som

skal understøtte medarbejderne. Endvidere har Rigspolitiet iværksat, at

politikredsene skal føre egenkontrol med politiets identitetssammenlægninger og

oprettelse af nye personer i POLSAS. Rigspolitiet vil føre tilsyn med politikredse-

nes egenkontrol.

Side 4

Baggrund

3.1 POLSAS

POLSAS er politiets sagsstyringssystem, der benyttes til journalisering og rapport-

skrivning samt skaber grundlag for efterforskning, målrettede indsatser mod spe-

cifikke kriminalitetstyper, driftsstyring af politiets ressourcer, ledelsesinformation

mv. POLSAS anvendes af alle 12 danske politikredse.

POLSAS er således et centralt værktøj i politiets daglige opgavevaretagelse. Som

følge af systemets karakter som et sagsstyringssystem indeholder det en række

oplysninger om bl.a. de straffesager, som politiet behandler. Oplysningerne, der

behandles i POLSAS, kan stamme fra en flerhed af kilder af såvel autoritativ ka-

rakter

–

f.eks. fra CPR-registeret

–

men indeholder også oplysninger indsamlet

som led i politiets sagsbehandling

–

f.eks. vidneforklaringer. Da POLSAS danner

grundlag for politiets sagsbehandling, er det vigtigt, dels at oplysninger i er retvi-

sende, dels at de alene lægges til grund for sagsbehandlingen i det omfang, det er

berettiget. Blandt andet sker der i et vist omfang automatisk overførsel af oplysnin-

ger fra POLSAS til Det Centrale Kriminalregister, politiets bødesystem og andre af

politiets opslagssystemer, såsom POLIntel, operative apps mv. Netop i lyset af den

betydning, som oplysninger i POLSAS har for politiets sagsbehandling, er det væ-

sentligt, at data i POLSAS er korrekte.

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 489: Orientering om Rigspolitiets redegørelse vedrørende fejl i identitetssammenlægninger, fra justitsministeren

3.2 Identitetssammenlægninger

I politiets sagsbehandling er det løbende nødvendigt at oprette ukendte personer

med et unikt erstatningsnummer (ENR-nummer) og senere foretage identitetssam-

menlægning. Det skyldes, at politiet i mange sammenhænge ikke kender de invol-

verede personers identitet i en sags indledende fase. Et eksempel herpå er en

gerningsmand på internettet, der af politiet er identificeret til at være den samme i

flere sager, men hvis sande identitet på tidspunktet er politiet ukendt.

I disse tilfælde opretter politiet den ukendte person med et ENR-nummer i stedet

for et cpr-nummer. Politiet må kun oprette én ukendt person pr. ENR-nummer, li-

gesom der kun findes én person pr. cpr-nummer. Når en medarbejder bliver be-

kendt med en ukendt persons identitet, skal det pågældende ENR-nummer og cpr-

nummer lægges sammen, således at alle personens sager fremgår med rette per-

sonoplysninger (identitetssammenlægning). Medarbejderen kan enten selv forestå

identitetsændring for én enkelt sag eller bestille en identitetssammenlægning hos

Rigspolitiet for samtlige sager, både i egen og øvrige kredse, hvor ENR-nummeret

fremgår. Det er den enkelte medarbejders ansvar at foretage de nødvendige efter-

forskningsskridt for at sikre, at identiteterne er de samme f.eks. ved hjælp af sags-

gennemgang, fingeraftryksmatch, identitetspapirer mv.

3.3 Sagsbehandling der har ført til identitetssammenlægningsfejl

Ved gennemgang af sagerne har Rigspolitiet konkluderet, at identitetssammen-

lægningsfejlene ikke er sket på baggrund af it-fejl. De identificerede fejl er opstået

ved menneskelige sagsbehandlingsfejl i flere led.

Rigspolitiet har konstateret, at fejlene i identitetssammenlægningerne har bag-

grund i en fejlagtig registreringspraksis, hvor medarbejderne i politikredsene har

registreret personer på en forkert måde, ligesom der ikke hos den enkelte medar-

bejder har været den tilstrækkelige kvalitet i selve udførelsen af identitetssammen-

lægningerne.

Ved nærmere gennemgang har det vist sig, at fejlene primært relaterer sig til gen-

anvendelse af såkaldte selvkonstruerede identiteter, som beskrevet nærmere ne-

denfor frem for genanvendelse af ENR-numre, hvorfor Rigspolitiet har udført en

gennemgang af sager, hvor ukendte personer er registreret med selvkonstruerede

identiteter.

Den konstaterede registreringspraksis er sket i tre trin:

1) Politikredsenes medarbejdere har i en række tilfælde oprettet ukendte perso-

ner på en forkert måde, hvilket kan ses i POLSAS, hvor de pågældende er

Side 5

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 489: Orientering om Rigspolitiets redegørelse vedrørende fejl i identitetssammenlægninger, fra justitsministeren

registreret i cpr-nummer-feltet med

”UKENDT”, ”FLYGTET” og andre lignende

selvkonstruerede identiteter. Dette er ofte sket i tilfælde, hvor politiet på regi-

streringstidspunktet ikke har kendt personens identitet. Som beskrevet skulle

politiet i stedet have oprettet et ENR-nummer for hver ukendt person.

2) Politiet har genanvendt ovenstående selvkonstruerede identiteter i flere sager,

selvom der ikke er tale om den samme person, og hvor medarbejderen har

været eller burde have været bevidst om, at det ikke var den samme person,

der optrådte i sagerne. Medarbejderen skulle derved have sikret, at den

ukendte person ikke var blevet benyttet på andre sager end den sag, medar-

bejderen ville knytte personen til.

3) Herefter kan fejlen være opstået på en af to følgende måder:

a) Politiet har foretaget identitetssammenlægningerne i en række tilfælde

uden den fornødne kvalitetssikring. Medarbejderen har foretaget identitets-

sammenlægningerne uden at foretage søgning i POLSAS på begge iden-

titeter, der ønskes identitetssammenlægning for. Ved søgningen skabes

overblik over samtlige sager, og medarbejderen vil kunne sikre, at begge

identiteter kun er tilknyttet sager, hvor identiteterne har en begrundet rela-

tion hertil.

b) I stedet for en identitetssammenlægning har medarbejderen i en række til-

fælde i personkartoteket overskrevet identiteterne

”UKENDT”, ”FLYGTET”

og andre lignende selvkonstruerede identiteter med en persons cpr-num-

mer. Derved er personen blevet registreret med alle de sager, som den

fejlagtigt oprettede ukendte person var registreret med, hvorved en række

personer er blevet tilknyttet sager uden at have en egentlig relation hertil.

Dermed kan Rigspolitiet konkludere, at såfremt en ukendt identitet er blevet gen-

anvendt over en række år, og der er foretaget identitetssammenlægning med en

kendt person, vil denne person blive tilknyttet alle sager, som er registreret i hele

den årrække, som den ukendte identitet er blevet genanvendt.

Side 6

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 489: Orientering om Rigspolitiets redegørelse vedrørende fejl i identitetssammenlægninger, fra justitsministeren

Sagens forløb

Side 7

Fejlene blev identificeret i forbindelse med en indberetning til Rigspolitiet af et brud

på persondatasikkerheden i en politikreds i foråret 2019. Bruddet på persondata-

sikkerheden bestod i en uberettiget videregivelse af personoplysninger til uved-

kommende tredjepart og er blevet anmeldt til Datatilsynet i overensstemmelse med

reglerne herfor, ligesom de to berørte personer er blevet underrettet. Foranlediget

af denne sag, herunder den efterfølgende dialog med Datatilsynet, iværksatte

Rigspolitiet en proces, der skulle afdække, om der var tale om et enkeltstående

tilfælde eller en mere systematisk fejregistreringspraksis, samt om fejlen helt eller

delvis var opstået som følge af it-mæssige forhold. Som led i denne proces anmo-

dede flere politikredse Rigspolitiet om fejlrettelse i POLSAS. Det var på dette tids-

punkt ikke blevet afdækket, at fejlene kunne have et mere væsentligt og generelt

omfang. Der henvises til bilag 1 for en nærmere beskrivelse af de tiltag, der blev i

værksat i forlængelse heraf.

I forlængelse af de forhold, der var blevet afdækket ved udgangen af 2019 gen-

nemførte Rigspolitiet den 2. januar 2020 en ny høring af alle landets politikredse.

Denne høring viste, at stort set alle politikredse i en række tilfælde havde anvendt

den forkerte procedure. Hovedparten af politikredsene oplyste dog samtidig, at det

var opfattelsen, at fejlene ikke havde ført til, at kendte identiteter var blevet tilknyttet

sager, som de ikke har været involveret i. Det var kun sket i få tilfælde (ca. 6 per-

soner), og der var ikke kendskab til, at disse fejl skulle have ført til egentlige brud

på persondatasikkerheden.

Rigspolitiet iværksatte på den baggrund i januar 2020 en nærmere it-understøttet

undersøgelse, jf. nærmere herom under afsnit 5 nedenfor, af en række registrerin-

ger i POLSAS. Undersøgelsen viste, at politikredsene ikke i tilstrækkelig grad

havde været klar over eller instrueret i, hvordan de kunne fremsøge og identificere

de relevante registreringsfejl i de enkelte politikredse. Rigspolitiets undersøgelse

viste således, at der i hvert fald var 669 personer, som formodes uberettiget at

være tilknyttet sager i POLSAS.

Som beskrevet ovenfor nedsatte Rigspolitiet i lyset af sagen den 18. februar 2020

en arbejdsgruppe til håndtering af de konstaterede fejlagtige identitetssammen-

lægninger i POLSAS. Rigspolitiet rekvirerede medarbejdere fra politikredsene til at

indgå i arbejdsgruppen med henblik på gennemgang af sagerne og gennemførelse

af fejlrettelser blev indledt 16. april 2020, da arbejdsgruppen var fuld bemandet.

Rigspolitiet har iværksat en række tiltag for at undgå lignende brud i fremtiden. En

beskrivelse af disse fremgår af afsnit 8.

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 489: Orientering om Rigspolitiets redegørelse vedrørende fejl i identitetssammenlægninger, fra justitsministeren

Side 8

Der henvises til tidslinjen gengivet i bilag 1 for en mere detaljeret beskrivelse af

sagens forløb.

Metode

5.1 Søgestrategi

Rigspolitiet har anvendt en bred søgestrategi for at kunne udfinde fejl i identitets-

sammenlægninger. Listen med de mulige identitetssammenlægningsfejl indehol-

dende de 22.501 sager er fremkommet ved at søge efter sager, hvor feltet ”alder

ved gerning” er blankt.

Når personer uden et korrekt cpr-nummer eller ENR-nummer tilknyttes sagerne,

kan POLSAS ikke udregne, hvor gammel personen er i forhold til gerningstids-

punktet, idet der ikke er anført en fødedato,

og feltet ”alder ved gerning” udfyldes

derved ikke. Når politiet har fastlagt identiteten på personen, bliver der foretaget

en identitetssammenlægning i POLSAS, og personen er herefter registreret med

et korrekt cpr-nummer i sagerne. Feltet

”alder ved gerning”

bliver ikke opdateret

og vil fortsat være blankt, selvom personen nu er anført med fødedato.

Med denne brede søgestrategi har Rigspolitiet fundet sager, hvor der er fejl i iden-

titetssammenlægningerne, men har således også fundet sager, hvor det er de kor-

rekte personer, der fremgår af sagerne, men hvor personoplysningerne har været

registreret i et forkert format.

5.2 Resultater af analyse af yderligere fejl end de oprindeligt identificerede

Justitsministeriet har anmodet Rigspolitiet om at gennemføre en analyse med det

formål at afdække eventuelle yderligere identitetssammenlægningsfejl i POLSAS.

I forbindelse med politireformen i 2007 blev kun 12 ud af de daværende 52 POL-

SAS databaser videreført som aktive databaser. De øvrige databaser kan fortsat

tilgås, men var ikke inkluderet i den oprindelige søgning efter identitetssammen-

lægningsfejl. Rigspolitiet har derfor fundet anledning til at gennemføre en tilsva-

rende analyse på disse databaser, hvilket har identificeret 545 personer, i tilsam-

men 5.175 sager, hvor der kan være sket identitetssammenlægningsfejl. Det skal

i den forbindelse bemærkes, at sagerne som udgangspunkt vil være oprettet før

politireformen i 2007.

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 489: Orientering om Rigspolitiets redegørelse vedrørende fejl i identitetssammenlægninger, fra justitsministeren

Rigspolitiet kan konkludere, at der ikke kan findes yderligere fejl under henvisning

til proportionalitetsprincippet i forhold til hvilke ressourcer, der skal anvendes til

manuelt at gennemgå sagerne.

Justitsministeriet har anmodet Rigspolitiet om at prioritere de mest kritiske sager

først (dem med personkategori

sigtet

mistænkt),

hvorfor analysen med at af-

dække eventuelle yderligere fejl først blev tilendebragt den 27. maj 2020. Rigspo-

litiet har afsluttet gennemgangen af sager identificeret ved den udvidede søgning

den 17. juni 2020, og resultatet er anført i kapitel 6.1- 6.3 sammen med de oprin-

deligt identificerede sager.

5.3 Korrektion af antal personer

Rigspolitiet har konstateret, at der i dataudtrækket over mulige identitetssammen-

lægningsfejl i de oprindeligt identificerede sager rettelig er i alt 684 personer og

ikke 669 personer, som først oplyst. Det samlede antal sager er fortsat 22.501 i

den oprindelige undersøgelse.

Grundet manglende datakvalitet i registreringen af cpr-numre og navne på tværs

af POLSAS-databaser, har Rigspolitiet i første orientering opgjort antallet af per-

soner på navne og dermed fundet 669 personer.

Rigspolitiet har i den videre behandling af dataudtrækket konstateret, at der er i alt

17 tilfælde med navnesammenfald. Rigspolitiet har konstateret, at der alene i to

tilfælde med navnesammenfald er tale om de samme personer, og at der i 15 til-

fælde er tale om forskellige personer.

Desuden har Rigspolitiet ved udvidelse af søgningen identificeret yderligere 545

personer, der er tilknyttet i alt 5.175 sager, hvor der potentielt kunne være sket

identitetssammenlægningsfejl. Samlet set vedrører sagen derfor 1.229 personer

og 27.676 sager.

5.4 Rigspolitiets gennemgang og vurdering af sager

For både de oprindeligt identificerede sager og sager identificeret ved den

udvidede søgning er den metodiske gennemgang af sagerne sket med

udgangspunkt i den enkelte person, således at Rigspolitiet har gennemgået

samtlige sager for en person på tværs af personkategorier. Rigspolitiet har opdelt

arbejdet efter kritikalitet, således at personer, der er tilknyttet sager med

personkategorien

sigtet,

blev behandlet først, inklusive de sager, hvor personerne

er tilknyttet med andre personkategorier. Dernæst fulgte personer med

Side 9

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 489: Orientering om Rigspolitiets redegørelse vedrørende fejl i identitetssammenlægninger, fra justitsministeren

personkategorien

mistænkt,

og endeligt personer registreret med øvrige

personkategorier som

vidne, anmelder, forurettet

m.fl.

I de tilfælde, hvor der var tale om identitetssammenlægningsfejl, har Rigspolitiet

endvidere afdækket, om fejlen vurderes at have haft betydning for den fejlregistre-

rede person i de sager, som den pågældende person var tilknyttet. Ligeledes har

undersøgelsen afklaret, om fejlene har haft betydning for behandlingen af sagerne,

herunder efterforskningen og retsforfølgningen eller for de øvrige personer i sa-

gerne (f.eks. hvis deres personoplysninger var blevet videregivet til de fejlregistre-

rede personer).

Undersøgelse af sagerne er sket ved, at Rigspolitiet har foretaget gennemgang af

registreringer og dokumenter i POLSAS. I relevante sager har Rigspolitiet endvi-

dere foretaget søgninger i politiets bødesystem, Det Centrale Kriminalregister,

Index2 samt i POL-INTEL/Finder for at afklare, om det er den korrekte person, der

er registreret på sagen.

Såfremt Rigspolitiet ved søgning i politiets systemer ikke har kunnet konstatere,

om det er den korrekte person, der er registreret på sagen, har Rigspolitiet indhen-

tet sagen fra politikredsenes fysiske arkiver. Såfremt arkivsagerne er overdraget til

Rigsarkivet, har Rigspolitiet indhentet sagerne derfra. Politiets arkivregler anfører

specifikke sletteregler for arkivsager, som papirudskrifterne af sagerne destrueres

efter. Derved er der en række sager, hvor Rigspolitiet ikke via arkivsagen har kun-

net fastlægge hvilke personer, der retteligt skal være registreret på en konkret sag.

Her har Rigspolitiet anvendt de øvrige registreringer i POLSAS og de ovenfor

nævnte øvrige systemer.

For hver person er sammenlægningsfejlen dokumenteret i en ny journalsag med

et tilhørende notat på sagen med overblik over journalnumre, hvor personen fejl-

agtigt har været tilknyttet, samt en redegørelse herfor.

I de tilfælde hvor de ovennævnte undersøgelser har vist, at der har været foretaget

sagsskridt eller dispositioner, som identitetssammenlægningsfejlen helt eller del-

vist har dannet grundlag for, har Rigspolitiet vurderet, om de berørte personer skal

underrettes om fejlene i overensstemmelse med de databeskyttelsesretlige regler.

5.5 Fejlrettelse

Rigspolitiet har i arbejdet prioriteret, at samtlige identificerede personer er fjernet

fra sagerne, samt at der midlertidigt i stedet er oprettet og tilknyttet en ny ukendt

person med et unikt ENR-nummer. Rigspolitiet har lavet disse ENR-numre såle-

des, at et unikt ENR-nummer erstatter en person på samtlige af personens sager.

Side 10

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 489: Orientering om Rigspolitiets redegørelse vedrørende fejl i identitetssammenlægninger, fra justitsministeren

Side 11

Rigspolitiet har gennemgået hver enkelt sag og fastlagt hvilken person, der retteligt

skal være tilknyttet den enkelte sag. Dette har resulteret i flere former for fejlrettel-

ser, der generelt kan opdeles i følgende tilfældegrupper:



Tilfælde hvor det er konkluderet, at personen retteligt skal være tilknyttet

sagen:

I disse tilfælde er ENR-nummeret fjernet fra sagen, og den korrekte

person er ført på sagen med rette personkategori.

Tilfælde hvor det er konkluderet, at personen ikke skal være tilknyttet sa-

gen, og hvor det er konstateret, at den rette person er en ukendt person:

I disse tilfælde er ENR-nummeret fjernet fra sagen, og en ny ukendt

identitet er oprettet med et nyt ENR-nummer, som er blevet tilknyttet

sagen med rette personkategori. Derved er den nye ukendte person

(ENR-nummeret) kun tilknyttet denne ene sag.

Tilfælde hvor det er konkluderet, at personen ikke skal være tilknyttet sa-

gen, og hvor det er konstateret, at den rette person/virksomhed er en kendt

person/virksomhed:

I disse tilfælde er ENR-nummeret fjernet fra sagen og den korrekte

person/virksomhed er tilknyttet sagen med rette personkategori.



For at sikre at fejlrettelserne ikke har efterladt fejl, har Rigspolitiet foretaget en søg-

ning på alle de ENR-numre, som i første led i fejlrettelsen erstattede en person på

samtlige af personens sager og sikret, at alle disse ENR-numre er slettet fra POL-

SAS. Disse identiteter har således kun været kendt i POLSAS i forbindelse med

fejlrettelsen og er ikke længere tilknyttet sager.

I de sager, hvor der er sket dispositioner, som har medført, at personen fejlagtigt

har fremgået af rapporterne, har Rigspolitiet sikret, at rapporten er ændret i POL-

SAS, og at der er sket udskiftning af papirudskriften af rapporterne.

Omfanget af identitetssammenlægningsfejl og fejldispositioner

mv.

Rigspolitiet har som nævnt identificeret 684 personer, der formodes at være ube-

rettiget tilknyttet i alt 22.501 sager i de aktive POLSAS-databaser og yderligere

545 personer, der er tilknyttet 5.175 sager i de ved politireformen i 2007 inaktive-

rede POLSAS-databaser. Alle sager er oprettet i perioden mellem 1993-2020.

Konkret er de berørte personer hver tilknyttet mellem 2 og 1.873 sager. Personerne

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 489: Orientering om Rigspolitiets redegørelse vedrørende fejl i identitetssammenlægninger, fra justitsministeren

er tilknyttet med forskellige personkategorier såsom

sigtet, forurettet, anmelder,

vidne

mv.

Rigspolitiet har opdelt sagerne efter kritikalitet i personkategorierne

sigtet,

mistænkt

og personer registreret med øvrige personkategorier end

siget

mistænkt.

Rigspolitiet har første gang den 15. april 2020 og herefter hver 14. dag fremsendt

en skriftlig status til Justitsministeriet om arbejdet med identitetssammenlægnings-

fejlene, hvor konklusionerne fra afsnit 6.1 og 6.2 fremgår. Nedenfor gives et kort

sammendrag af disse samt konklusionen for så vidt angår afsnit 6.3.

6.1 Sager med personer registreret med personkategori sigtet

Rigspolitiet kan konstatere, at 23 personer er registreret med personkategorien

sigtet

i 72 sager. Disse personer er registreret i yderligere sager med andre

personkategorier (end

sigtet),

og tilsammen er de 23 personer registreret i 118

sager. Antallet for den udvidede søgning viser, at der er 36 personer med 51 sig-

telser, som tilsammen har 108 sager.

Rigspolitiet kan konkludere, at personerne koblet til de 72 sigtelser og de 46

yderligere sager med andre personkategorier (end

sigtet)

er de korrekte personer.

Der er således ikke tale om identitetssammenlægningsfejl i disse sager. Samme

konklusion gør sig gældende for sigtelserne i de sager, der blev identificeret i den

udvidede søgning, hvor der er 51 sigtelser fordelt på 36 personer.

Grunden til, at de i alt 118 sager og de 108 sager fra den udvidede søgning kom-

mer ud på listen over potentielt fejlagtige identitetssammenlægninger, er, at de

oprindeligt blev registreret forkert (med et ugyldigt cpr-nummer eller med et tele-

fonnummer), og derfor blev fanget af den bredt anlagte tilgang til identificering af

fejl.

6.2 Sager med personer registreret med personkategori mistænkt

Rigspolitiet kan konstatere, at 15 personer er registreret med personkategori

mis-

tænkt

i samlet set 41 sager. Disse 15 personer er registreret i yderligere sager

med andre personkategorier (end

mistænkt),

og tilsammen er disse 15 personer

registreret i 1.320 sager. Der er ikke identificeret personer med personkategorien

mistænkt

i den udvidede søgning.

Side 12

Personkategorien mistænkt anvendes til intern registrering af personer i politiet, der ud fra rapportmateriale med

overvejende sandsynlighed er gerningsmand, men som endnu ikke kan sigtes. En registrering med personkate-

gorien mistænkt påvirker således ikke f.eks. personens straffeattest.

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 489: Orientering om Rigspolitiets redegørelse vedrørende fejl i identitetssammenlægninger, fra justitsministeren

Side 13

Rigspolitiet kan konkludere, at der er sket fejl i identitetssammenlægninger i 1.309

ud af de 1.320 sager.

Rigspolitiet kan konstatere, at der i en enkelt sag i 2013 kan være sket videregi-

velse af oplysninger om den fejlregistrerede person til en udenforstående tredje-

part. Konkret har personen fejlagtigt været tilknyttet én sag med personkategorien

anmelder.

Videregivelsen er sket ved, at de fejlagtigt registrerede oplysninger om

personen (som

anmelder)

er indgået i rapportmateriale, som er blevet fremsendt

til to forsikringsselskaber.

Rigspolitiet kan omvendt konstatere, at identitetssammenlægningsfejlene ikke ses

at have ført til dispositioner i forhold til de personer, der er tilknyttet i de resterende

1.308 sager.

Sager med personer registreret med øvrige personkategorier end sigtet og

mistænkt

Antallet af sager, hvor personer er tilknyttet med andre personkategorier end

sigtet

mistænkt

(f.eks.

vidne, anmelder, forurettet

mv.), udgør 21.063 fordelt på 646

personer. I den udvidede søgning er der 5.067 sager fordelt på 509 personer.

Rigspolitiet kan konkludere, at der er sket fejl i identitetssammenlægninger i 17.601

ud af de 21.063 oprindeligt identificerede sager, og der er sket fejl i 4.075 sager af

de 5.067 sager fra den udvidede søgning

Rigspolitiet kan endvidere konkludere, at der i 18 sager kan være sket videregi-

velse af 11 personers oplysninger til udenforstående tredjeparter. Videregivelsen

er sket for flere år siden og er således i alle tilfælde - bortset fra to - sket i 2013

eller tidligere. Hovedparten af tilfældene er sket i 2007-2009. Personerne har fejl-

agtigt været registreret på sagerne med følgende personkategorier:

Anmelder, part

part 2

forurettet

sagens person

Videregivelsen er sket ved, at personernes oplysninger har eller kan have fremgået

af rapportmateriale, som er blevet fremsendt til retten, Arbejdstilsynet, forsikrings-

selskaber, forsvarsadvokater og en borger, der har søgt aktindsigt.

Personkategori

parter

anvendes til registrering af personer involveret i et færdselsuheld. Parterne P01

–

P09 er

underinddelt i flere parter, såfremt der er flere parter i et køretøj. Hvis f.eks. Part 1 er en bil eller bus, kan P1A

–

P1Z anvendes til angive den enkelte parts (persons) placering i køretøjet.

Ibid.

Personkategorien

sagens person

anvendes i de tilfælde, hvor der ikke er en anden konkret personkategori, der

kan benyttes.

6.3

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 489: Orientering om Rigspolitiets redegørelse vedrørende fejl i identitetssammenlægninger, fra justitsministeren

Side 14

Rigspolitiet kan omvendt konstatere, at identitetssammenlægningsfejlene ikke ses

at have ført til dispositioner i forhold til de personer, der er tilknyttet de resterende

21.047 sager.

6.4 Videregivelse af data til statistik

POLSAS udgør grundfundamentet for samtlige af politiets øvrige operative it-sy-

stemer såsom politiets efterforskningsværktøj POLIntel, søge- og bødeapp, politi-

ets ressourcestyringssystem for vagtcentralerne POLRESS mv. Ca. 20 systemer

modtager data fra POLSAS, ligesom der videregives informationer fra POLSAS til

eksterne samarbejdspartnere, såsom Danmarks Statistik og Vejdirektoratet.

Flere af de data, som videregives fra POLSAS, indeholder personoplysninger.

Rigspolitiet har konstateret, at identitetssammenlægningsfejlene ikke har påvirket

data videregivet til Danmarks Statistik men formoder, at der er videregivet ukor-

rekte personoplysninger til Vejdirektoratet i forbindelse med færdselsuheldssager.

Rigspolitiet har rettet henvendelse til Vejdirektoratet herom den 10. juni 2020.

Politiets videregivelse og generering af statistik og ledelsesinformation sker enten

via direkte udtræk fra POLSAS-databaserne eller gennem politiets dataware-

house, der udgør grundlaget for ledelsesinformation. De dataudtræk, der indehol-

der personoplysninger, baserer sig på såkaldt dynamisk data og fungerer derfor

som et øjebliksbillede af politiets sagsbeholdning og tilhørende sagsoplysninger.

Datawarehouse bliver dagligt opdateret således, at data altid er retvisende i forhold

til oplysningerne i POLSAS. Dette betyder, at alle fejlrettelser i POLSAS automa-

tisk vil blive rettet i datawarehouset. Det betyder også, at alle dataudtræk fra POL-

SAS, der tidligere er blevet foretaget, og således enten er videregivet eller brugt til

interne analyser, ikke kan rettes, da et nyt dataudtræk ikke vil være retvisende, idet

andet information også vil være ændret.

Rigspolitiet vurderer, at der ud fra et proportionalitetsprincip ikke skal afsættes

yderligere ressourcer til at gennemgå tidligere dataudtræk. Antallet af fejlregistre-

ringer, der indgår i tidligere dataudtræk, er ikke tilstrækkelig stor i forhold til det

ressourcetræk, det vil kræve at forsøge at genskabe tidligere øjebliksbilleder af

politiets sagsbeholdning.

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 489: Orientering om Rigspolitiets redegørelse vedrørende fejl i identitetssammenlægninger, fra justitsministeren

Underretning af berørte personer

Side 15

7.1 Brud på persondatasikkerheden

Begrebet

”brud på persondatasikkerheden” er defineret i

henholdsvis

databeskyttelsesforordningens

artikel 4, nr. 1, og retshåndhævelseslovens

§ 3,

nr. 10, og omfatter efter bestemmelserne:

”Ethvert

brud på sikkerheden, der fører til hændelig eller ulovlig tilin-

tetgørelse, hændeligt eller ulovligt tab, hændelig eller ulovlig ændring

eller uautoriseret videregivelse af eller adgang til personoplysninger,

der er transmitteret, opbevaret eller på anden måde behandlet.”

Det følger af reglerne i henholdsvis databeskyttelsesforordningens artikel 33 og

retshåndhævelseslovens § 28, at brud på persondatasikkerheden skal anmeldes

til Datatilsynet, medmindre det er usandsynligt, at bruddet indebærer en risiko for

fysiske personers rettigheder.

Det følger videre af reglerne i henholdsvis databeskyttelsesforordningens artikel

34 og retshåndhævelseslovens § 29, at der ved brud på perondatasikkerheden,

som sandsynligvis vil indebære en

høj risiko

for fysiske personers rettigheder, skal

ske underretning (uden unødig forsinkelse) af den berørte person om bruddet.

Retshåndhævelsesloven finder anvendelse, når behandlingen af person-

oplysninger foretages med henblik på at forebygge, efterforske, afsløre eller rets-

forfølge strafbare handlinger eller fuldbyrde strafferetlige sanktioner, herunder for

at beskytte mod eller forebygge trusler mod den offentlige sikkerhed. Databeskyt-

telsesforordningen finder anvendelse, når behandlingen foretages til andre formål

end dem, der er opregnet i retshåndhævelsesloven.

De ovennævnte regelsæt indeholder ikke en definition af begrebet

høj risiko.

Det

forudsættes dog, at jo mere

alvorlige

konsekvenser bruddet kan medføre, jo større

vil risikoen være for de berørte personer. Tilsvarende vil en større

sandsynlighed

for, at et brud vil få konsekvenser for de registrerede ligeledes indebære en større

risiko.

Forordningen (EU) nr. 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelses af fysiske personer i forbindelse med behand-

ling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF

(databeskyttelsesforordningen).

Lov nr. 410 af 27. april 2017 om retshåndhævende myndigheders behandling af personoplysninger (retshånd-

hævelsesloven).

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 489: Orientering om Rigspolitiets redegørelse vedrørende fejl i identitetssammenlægninger, fra justitsministeren

Databeskyttelsesforordningen har fundet anvendelse siden den 25. maj 2018, og

retshåndhævelsesloven trådte i kraft den 29. april 2017. Langt hovedparten af de

sager, der er berørt af identitetssammenlægningsfejlen, ligger således forud for

tidspunktet for indførelsen af ovennævnte regelsæt. Rigspolitiet har dog vurderet

samtlige sager i lyset af de nugældende regler.

7.2 Rigspolitiets kontakt med Datatilsynet

Som det fremgår ovenfor under punkt 3 samt bilag 1, har Rigspolitiet anmeldt det

oprindelige brud på persondatasikkerheden til Datatilsynet, ligesom Rigspolitiet

efterfølgende har orienteret Datatilsynet om, at en nærmere undersøgelse af

sagen har vist, at de beskrevne identitetssammenlægningsfejl er sket i alle landets

politikredse.

Rigspolitiet har endvidere orienteret Datatilsynet om de tiltag, som Rigspolitiet for-

venter at iværksætte for at rette fejlene og undgå lignende fejl i fremtiden. Rigspo-

litiet har derudover orienteret Datatilsynet om, at det var Rigspolitiets umiddelbare

vurdering, at identitetssammenlægningsfejlene i mange tilfælde ikke har ført til

uberettigede dispositioner eller sagsskridt mv., som har haft negative konsekven-

ser for de berørte personer. Derfor vil der blive foretaget en manuel gennemgang

af hver enkelt sag, hvor det vil blive vurderet, om det har været tilfældet, samt om

der i givet fald er behov for at underrette de berørte personer. Denne fremgangs-

måde tilsluttede Datatilsynet sig umiddelbart.

7.3 Omfanget af fejldispositioner, uberettigede sagskridt mv.

Som det fremgår ovenfor i afsnit 5, er det i forbindelse med undersøgelsen af alle

de identificerede sager med mulige identitetssammenlægningsfejl konstateret, at

der for 12 personer i 19 sager har eller kan have været foretaget uberettigede

sagsskridt i form af uberettiget videregivelse af personoplysninger.

I nogle af sagerne har det ikke været muligt med sikkerhed at konstatere, om de

udgaver af sagsakterne, der er videregivet til andre personer og myndigheder, rent

faktisk har indeholdt oplysninger om de fejlregistrerede personer. Omvendt kan

dette ikke afvises. I flere af de nævnte sager er det således muligt, at der er vide-

regivet den udgave af anmeldelsesrapporten, som har fandtes på den fysiske sag,

inden identitetssammenlægningsfejlen skete, og hvor den fejlregistrerede perso-

ner således ikke var nævnt.

Når dette ikke kan fastlægges med sikkerhed, skyldes det, enten at de fysiske

sager er destrueret, og at rapporterne ikke længere kan tilgås i POLSAS, eller at

Side 16

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 489: Orientering om Rigspolitiets redegørelse vedrørende fejl i identitetssammenlægninger, fra justitsministeren

det f.eks. blot er anført på sagen, at der er videregivet oplysninger til et forsikrings-

selskab, men at sagen ikke indeholder en kopi af den udgave af sagsakterne, der

er videregivet.

Herunder følger en kort beskrivelse af repræsentative sager vedrørende fem ud af

de ti personer, som fejlagtigt har været tilknyttet sager, og hvor der konkret er sket

videregivelse af oplysninger.

Person nr. 1

Sag 1

Personen er tilknyttet som

anmelder

i en sag vedrørende et færdselsuheld med betydelig materiel

skade og personskade. Vedkommende er anført som sagens

anmelder

i anmeldelsesrapporten,

hvor vedkommende er anført med navn, adresse, telefonnummer og cpr-nummer. Der blev rejst

tiltale mod den sigtede i sagen, hvorfor sagens akter inkl. den ovennævnte anmeldelsesrapport

blev sendt til retten og forsvareren til brug for behandlingen af straffesagen. Anmeldelsesrapporten

blev ligeledes sendt til et forsikringsselskab til brug for afklaring af de forsikringsmæssige forhold

i sagen. Det skete i 2008.

Sag 2

Personen blev tilknyttet som

anmelder

til en sag om overtrædelse af lov om arbejdsmiljø. Ved-

kommende er anført som sagens

anmelder

i anmeldelsesrapporten, hvor vedkommende er anført

med navn, adresse, telefonnummer og cpr-nummer. Sagens akter inkl. den ovennævnte anmel-

delsesrapport blev sendt til Arbejdstilsynet til brug for en udtalelse vedrørende tiltalespørgsmålet.

Det skete i 2009.

Person nr. 2

Sag 1

En politiassistent blev tilknyttet som

forurettet

i en sag vedrørende vold og lignende mod nogen i

offentlig tjeneste. Vedkommende blev tilknyttet sagen med sit cpr-nummer, men skulle retteligt

have være tilknyttet sagen med sit politi-id, da forholdet skete som led i tjenesten. Vedkommende

er anført som

forurettet

i afhøringsrapporten i sagen, hvor vedkommende er anført med navn,

adresse, telefonnummer og cpr-nummer. Sagens akter inkl. den ovennævnte afhøringsrapport

blev sendt til retten og forsvareren til brug for behandlingen af straffesagen. Det skete i 2008.

Person nr. 3

Sag 1

Personen er blevet tilknyttet som

anmelder

til en sag om overtrædelse af lov om euforiserende

stoffer. Vedkommende er anført som sagens anmelder i anmeldelsesrapporten, hvor vedkom-

mende alene er anført med for- og efternavn, idet det samtidig fremgår, at vedkommende har

navne- og adressebeskyttelse. Sagens akter inkl. den ovennævnte anmeldelsesrapport blev sendt

til retten og eventuelt tillige til forsvareren til brug for behandlingen af straffesagen, som endte med

en udeblivelsesdom (dvs. hvor den tiltalte ikke var til stede i retten). Det skete i 2007.

Person nr. 4

Sag 1

Side 17

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 489: Orientering om Rigspolitiets redegørelse vedrørende fejl i identitetssammenlægninger, fra justitsministeren

Personen blev i 2008 tilknyttet som

anmelder

til en sag vedrørende et færdselsuheld med person-

skade, og hvor føreren blev sigtet for kørsel i narkopåvirket tilstand samt for at være i besiddelse

af euforiserende stoffer. Vedkommende er anført som

anmelder

i anmeldelsesrapporten, hvor

vedkommende er anført med navn, adresse, telefonnummer og cpr-nummer. Den sigtede er-

kendte forholdene, og sagen blev i 2008 afgjort ved en udenretlig vedtagelse af en bøde og et

kørselspåbud. I 2017 anmodede den sigtede om aktindsigt og fik herefter i 2018 udleveret sagens

akter, herunder den ovennævnte anmeldelsesrapport, hvor cpr-nummer på den fejlregistrerede

person dog var anonymiseret.

Sag 2

Personen blev i 2008 tilknyttet som

anmelder

til en sag vedrørende overtrædelse af lov om ar-

bejdsmiljø. Vedkommende er anført som anmelder i anmeldelsesrapporten, hvor vedkommende

er anført med navn, adresse, telefonnummer og cpr-nummer. I 2008 anmodede 3F (Fælles Fagligt

Forbud) om aktindsigt i sagen og fik herefter udleveret en kopi heraf, herunder anmeldelsesrap-

porten.

Sag 3

Personen blev i 2008 tilknyttet som

anmelder

til et færdselsuheld med personskade, og hvor føre-

ren blev sigtet for spirituskørsel. Vedkommende er anført som

anmelder

i anmeldelsesrapporten,

hvor vedkommende er anført med navn, adresse, telefonnummer og cpr-nummer. Anmeldelses-

rapporten blev sendt til et forsikringsselskab til brug for afklaring af de forsikringsmæssige forhold

i sagen. Det skete i 2009.

Person nr. 5

Sag 1

Personen blev tilknyttet som

part 1

i en sag vedrørende et færdselsuheld med ringe materiel skade

og uden personskade. Vedkommende er anført som

part 1

i anmeldelsesrapporten, hvor vedkom-

mende er anført med navn, adresse, telefonnummer og cpr-nummer. Anmeldelsesrapporten blev

sendt til to forsikringsselskaber til brug for afklaring af de forsikringsmæssige forhold i sagen. Det

skete i 2013 og 2014.

Side 18

7.4 Rigspolitiets vurdering af behovet for underretning af berørte borgere

Rigspolitiet har som nævnt lagt de gældende regler til grund ved vurderingen af,

om der skal foretages underretning af de personer, for hvem identitssammenlæg-

ningsfejlene har haft betydning i form af uberettigede dispositioner eller sagsskridt.

Det gælder også, selvom de uberettigede sagsskridt i alle tilfælde på nær to er

foretaget, før reglerne om underretningspligt fandt anvendelse, og der efter

Datatilsynets praksis alene skulle ske underretning i særlige tilfælde. Rigspolitiet

har dog ved vurderingen af de identificerede sager tillagt det betydning, at der i de

fleste tilfælde er forløbet flere år siden, de uberettigede sagskridt blev foretaget.

Rigspolitiet vurderer således, at de identificerede sager alene har indebåret

begrænsede risici for de berørte personer, og at den risko, der måtte have

foreligget, ikke længere er aktuel.

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 489: Orientering om Rigspolitiets redegørelse vedrørende fejl i identitetssammenlægninger, fra justitsministeren

Rigspolitiet har således fundet, at identitetssammenlægningsfejlene ikke må anses

for:



at have haft betydningen for efterforskningen og retsforfølgningen af de af

sager, som er straffesager,



at have ført til uberettigede sagsskridt eller fejldispositioner rettet mod de

fejlregistrerede personer eller mod andre personer i sagerne, herunder

uberettigede straffeprocessuelle tvangsindgreb som f.eks. anholdelse mv.,

indkaldelse til afhøring hos politiet eller som vidne i retten eller uberettiget

registrering i Det Centrale Kriminalregister mv.

at have ført til, at de fejleregistrerede personer uberettiget har fået oplys-

ninger om de sager, de har været tilknyttet, eller om de personer, der kor-

rekt har været tilknyttet sagerne.

Side 19



Identitetssammenlægningsfejlene ses derimod i enkelte sager at have ført til, at

der uberettiget er eller kan være videregivet oplysninger om de fejlregistrerede

personers navne, adresser, telefonnumre og cpr-numre. Det er sket i tilfælde, hvor

personerne fejlagtigt har været tilknyttet forskellige hændelser

og straffesager

som henholdsvis

anmelder, forurettet, sagens person

samt

part 1

part 2.

Vide-

regivelsen er sket ved, at personernes oplysninger har eller kan have fremgået af

rapportmateriale, som er blevet fremsendt til retten, forsvarere, Arbejdstilsynet, for-

sikringsselskaber samt i et enkelt tilfælde til en privat person, der har ansøgt om

aktindsigt.

Det er Rigspolitiets vurdering, at videregivelsen af de beskrevne oplysninger, som

udgangspunkt ikke indebærer en nærmere risiko for de berørte personers rettighe-

der, og at der derfor ikke på det foreliggende grundlag er behov for at underrette

de pågældende, jf. dog nedenfor vedrørende underretning af to berørte personer.

Rigspolitiet har i den forbindelse lagt vægt på i) karakteren af sagerne, ii) de vide-

regivne oplysninger og modtagerne heraf, iii) at oplysningerne i de enkelte sager

er videregivet til en begrænset kreds af modtagere, og iii) den tid, der er forløbet

siden oplysningerne er blevet videregivet.

I forhold til alle modtagerne

–

bortset fra en privat person

–

gælder det således, at

de og/eller deres medarbejdere er underlagt tavshedspligt i forhold til fortrolige op-

lysninger, der er modtaget fra politiet, og at det må lægges til grund, at de håndterer

En hændelsessag, er en sag, hvor politiet ikke optager rapport, men hvor de relevante oplysninger alene anføres

på døgnrapporten i POLSAS.

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 489: Orientering om Rigspolitiets redegørelse vedrørende fejl i identitetssammenlægninger, fra justitsministeren

oplysningerne på ansvarlig vis. Det må derfor umiddelbart antages at have formod-

ningen imod sig, at den beskrevne modtagerkreds skulle misbruge de videregivne

oplysninger.

Rigspolitiet bemærker desuden, at der som led i gennemgangen af de enkelte sa-

ger ikke er identificeret henvendelser fra de fejlregistrerede personer, der indikerer,

at der konkret er sket misbrug af oplysningerne mv.

Rigspolitiet finder som nævnt på den baggrund samlet set ikke, at den potentielle

risiko for de berørte personers rettigheder har en sådan karakter og aktualitet, at

der bør ske underretning.

Det bemærkes i den forbindelse, at formålet med at underette de berørte personer

er, at de herved får mulighed for at træffe de relevante og mulige foranstaltninger

for at sikre, at den potentielle risiko kan imødegås.

I to af de beskrevne sager har videregivelsen af oplysningerne dog fundet sted i

2018.

I den ene sag er der videregivet urigtige oplysninger om, at den fejlregistrerede

person har været

anmelder

i en sag vedrørende overtrældelse af lovgivningen om

euforiserende stoffer. Sagens oplysninger er videregivet til forsvareren og retten til

brug for behandlingen af straffesagen mod den tiltalte person. Den korrekte

anmelder

er i anmeldelsesrapporten beskrevet som en anonym kilde, hvis identitet

er politiet bekendt.

I den anden sag er der videregivet urigtige oplysninger om, at den fejlregistrerede

person har været

anmelder

i en sag vedrørende et færdselsuheld med person-

skade, og hvor føreren blev sigtet for kørsel i narkopåvirket tilstand samt for at

være i besiddelse af euforiserende stoffer. I 2017 anmodede den sigtede om akt-

indsigt og fik herefter i 2018 udleveret sagens akter, herunder den ovennævnte

anmeldelsesrapport, hvor cpr-nummer på den fejlregistrerede person dog var ano-

nymiseret.

De fejlregistrede personer ses heller ikke i disse sager at have rettet henvendelse

til politiet vedrørende hændelser mv., som kunne indikere, at de videregivne

oplysninger er blevet misbrugt mv. til skade for de berørte personer. Særlig henset

til, at hændelserne har fundet sted i 2018, finder Rigspolitiet imidlertid, at der i disse

tilfælde bør ske underretning af de berørte personer ud fra et forsigtighedsprincip.

Side 20

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 489: Orientering om Rigspolitiets redegørelse vedrørende fejl i identitetssammenlægninger, fra justitsministeren

Rigspolitiet vil som nævnt drøfte indholdet af nærværende redegørelse med Data-

tilsynet. I det omfang Datatilsynet i den forbindelse måtte finde, at Rigspolitiet bør

foretage underretning af berørte enkeltpersoner, vil dette finde sted. Mødet med

Datatilsynet er planlagt til den 26. juni 2020.

Side 21

Iværksatte tiltag mv.

Som beskrevet i afsnit 3.2 er det i politiets sagsbehandling løbende nødvendigt at

oprette ukendte personer med et unikt erstatningsnummer (ENR-nummer) og se-

nere foretage identitetssammenlægning. Det skyldes, at politiet i mange sammen-

hænge ikke kender de involverede personers identitet i en sags indledende fase.

Rigspolitiet har foretaget fejlretning af de identificerede identitetssammenlæg-

ningsfejl, og Rigspolitiet har iværksat en række tiltag for at minimere risikoen for

fremtidige identitetssammenlægningsfejl. Disse beskrives nedenfor.

8.1 Nationale retningslinjer

Da POLSAS oprindeligt blev implementeret, var de enkelte politikredse hver især

ansvarlige for egne sagsbehandlingsprocedurer og tilhørende retningslinjer. I 2004

udsendte Rigspolitiet kundgørelse II nr. 36 ”Anvendelse af Politiets Sagsstyrings-

system (POLSAS)”,

der overordnet beskrev den korrekte brug af POLSAS. Der er

siden da udkommet sporadiske tilføjelser eller rettelser til denne i form af retnings-

linjer og sagsvejledninger fra både Rigspolitiet såvel som Rigsadvokaten.

I forbindelse med politireformen i 2007 blev ansvaret for politiets sagsbehandling

og brugen af politiets sagsstyringssystem bibeholdt decentralt i politikredsene.

Derfor har de løbende tilføjelser til anvendelsen af POLSAS ikke været centralt

koordineret, og politikredsene har sagsbehandlet og registreret data forskelligt i

POLSAS. Håndteringen af identitetssammenlægninger er derfor præget af mang-

lende ensartede retningslinjer. Dels fordi fremgangsmåden har været håndteret

forskelligt i politikredsene, dels da informationerne om korrekt sagsbehandling har

været ukoordinerede.

Rigspolitiet konstaterede medio 2016, at der generelt manglede koordination af

anvendelsen af POLSAS, herunder at et egentligt forretningsejerskab ikke var pla-

ceret. I september 2017 centraliserede Rigspolitiet politikredsenes POLSAS-sup-

portfunktioner i Rigspolitiets Koncern IT, hvor forretningsejerskabet ligeledes blev

placeret. POLSAS-supporten bidrager til den daglige support af POLSAS, herun-

der de løbende fejlrettelser. POLSAS-supporterne er fortsat geografisk placeret i

landets politikredse for at være tæt på brugerne men koordineres centralt fra Rigs-

politiet. Det har bidraget til et kvalitetsløft på tværs af POLSAS-supporten og en

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 489: Orientering om Rigspolitiets redegørelse vedrørende fejl i identitetssammenlægninger, fra justitsministeren

øget standardisering i opgaveløsningen. Blandt andet har Rigspolitiet indskærpet

kravene til dokumentation ved fejl og kompetencekravene til personer med særlige

rettigheder i POLSAS og Index2.

I marts 2018 nedsatte Rigspolitiet en national arbejdsgruppe til udarbejdelse af

POLSAS-nøglen, som indeholder nationale retningslinjer og vejledninger til POL-

SAS. POLSAS-nøglen er fornyligt færdig i første udgave og forventes implemen-

teret i politikredsene i september 2020 (udsat pga. COVID-19 situationen). Det er

Rigspolitiets forventning, at POLSAS-nøglen vil bidrage til en markant øget data-

kvalitet og mere korrekt sagsbehandling, ligesom der vil ske en standardisering på

tværs af landets politikredse.

I februar 2019 oprettede

Rigspolitiet endvidere en ny sektion ”Service systemer” i

Rigspolitiets Koncern IT med det hovedformål at forankre og forvalte forretnings-

ejerskabet for POLSAS.

Rigspolitiet har i forbindelse med fejlidentitetssammenlægningssagen yderligere

udarbejdet en række nationale vejledninger til korrekt identitetssammenlægning,

håndtering af fejlidentitetssammenlægninger samt opdateret vejledningen til

Index2.

8.2 Kontrol og tilsyn

Rigspolitiet har ud over udgivelsen af nye nationale vejledninger, indskærpet de

gældende regler for alle politikredse.

Der er blevet udarbejdet fire nye controllingrapporter til politikredsene, således at

disse kan føre egenkontrol med politiets identitetssammenlægninger og oprettel-

sen af nye personer i POLSAS. Rigspolitiet vil fremadrettet føre tilsyn med politi-

kredsenes egenkontrol. Politikredsene er blevet informeret om, at der i slutningen

af året skal ske en skriftlig afrapportering om, hvilke tiltag politikredsene har taget

for at sikre kendskab til gældende retningslinjer, samt hvilken egenkontrol de har

iværksat. Rigspolitiets tilsyn vil således bero på politikredsenes afrapporteringerne

suppleret med dataudtræk.

8.3 Bedre systemunderstøttelse

Rigspolitiet har igangsat flere tekniske rettelser i POLSAS og Index2. Rettelserne

vil sikre en bedre understøttelse af medarbejderens håndtering af tilknytningen af

virksomheder og personer i POLSAS til sager.

De tekniske rettelser fremgår af bilag 2.

Side 22

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 489: Orientering om Rigspolitiets redegørelse vedrørende fejl i identitetssammenlægninger, fra justitsministeren

8.4 Kommende POLSAS-projekter

Som led i POLSAS-moderniseringen er der planlagt igangsættelse af flere POL-

SAS-projekter, som også vil styrke datakvaliteten i POLSAS, herunder håndterin-

gen af identitetssammenlægninger.

8.4.1 POLSAS-databasesammenlægning

Der blev i 2019 udført en grundig foranalyse af politiets behov for en database-

sammenlægning. Analysen anbefaler, at der etableres én samlet database for lan-

dets 12 politikredse. Herudover skal Grønland, Færøerne, SØIK og Rigspolitiet

etableres som nye politikredse i POLSAS, således at hele politiet arbejder med

samme sagsstyringssystem.

Databasesammenlægningen vil give politikredse og tværgående opgavefælles-

skaber, såsom Landsdækkende center for it-relateret økonomisk kriminalitet

(LCIK) og Politiets administrative center (PAC), efterforskningsfællesskaberne

(SEV, SEØ) m.fl., mulighed for at oprette, behandle og sammenkoble sager ét og

samme sted. Hermed skal sagsoplysninger ikke længere genindtastes manuelt, og

en sag vil kun findes i én version, der er umiddelbart tilgængelig for hele politiet.

Databasesammenlægningen giver således hurtigere adgang til mere pålidelige

data og skaber et stærkt fundament for fleksibelt tværgående samarbejde, der kan

styrke politiets efterforskningsresultater og sagsbehandlingstider.

POLSAS-moderniseringsprojekterne, herunder databasesammenlægningsprojek-

tet, indgår i Rigspolitiets samlede udviklingsportefølje, der løbende udmøntes ud

fra en samlet strategisk prioritering af de respektive udviklingstiltag.

8.4.2 Databeskyttelsesprojekt

Rigspolitiet vil endvidere iværksætte et databeskyttelsesprojekt, som skal sikre, at

POLSAS

–

der er et af Rigspolitiets udskiftningsmodne it-systemer

–

i højere grad

efterlever retshåndhævelsesloven og databeskyttelsesforordningen. Retshåndhæ-

velsesloven og databeskyttelsesforordningen indeholder et grundlæggende prin-

cip om, at indsamlede personoplysninger skal behandles på en måde, der sikrer

en tilstrækkelig sikkerhed for de pågældende oplysninger, herunder beskyttelse

mod uautoriseret eller ulovlig behandling af personoplysninger. For at sikre en ef-

terlevelse af disse krav og for at sikre, at personoplysninger opbevares tilstrække-

ligt sikkert, skal POLSAS tilpasses således, at der sker en sikker og søgbar opbe-

varing.

Databeskyttelsesprojektet indgår i Rigspolitiets samlede udviklingsportefølje, der

løbende udmøntes ud fra en samlet strategisk prioritering af de respektive udvik-

lingstiltag.

Side 23

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 489: Orientering om Rigspolitiets redegørelse vedrørende fejl i identitetssammenlægninger, fra justitsministeren

Side 24

Bilag

1. Tidslinje

2. Tekniske rettelser