REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 38: Status for kontraktstyring og tilsyn med EasyTranlate, fra justitsministeren

Retsudvalget 2019-20
REU Alm.del Bilag 38
Offentligt

Folketinget

Retsudvalget

Christiansborg

1240 København K

DK Danmark

Dato:

Kontor:

Sagsbeh:

Sagsnr.:

Dok.:

18. oktober 2019

Koncernstyringskontoret

Nikolaj Rævdal

2019-0039-0199

1267887

Status for kontraktstyring og tilsyn med EasyTranslate

I forlængelse af mine besvarelser af en række spørgsmål fra Retsudvalget

vedrørende rammeaftalen med EasyTranslate om levering af frem-

medsprogstolkning, herunder min besvarelse af 12. september 2019 af sam-

rådsspørgsmål E, orienteres udvalget hermed om status for Rigspolitiets

kontraktstyring af og tilsyn med EasyTranslate, herunder navnlig i forhold

til iværksættelse af såkaldt skærpet tilsyn i henhold til rammeaftalen.

Rigspolitiets rapport om det tilsyn med rammeaftalen om levering af frem-

medsprogstolkning, der blev gennemført i august 2019, blev oversendt til

Folketinget den 11. september 2019 (REU Alm. del – Bilag 98 – bilag 2).

Det fremgik af rapportens sammenfatning af undersøgelsen af EasyTransla-

tes opfølgning på klager, at tilsynet viste, at EasyTranslates proces for be-

handling af klager ikke sikrede, at behandlingen af klager fulgte den aftalte

proces, og at tilsynet afdækkede en række fejl i behandlingen af konkrete

klager samt i den samlede klagesagsproces. Det gav Rigspolitiet anledning

til at bemærke følgende (side 12):

”Rigspolitiet finder det problematisk, at klagerne ikke behandles

i overensstemmelse med aftalens krav. Derfor indskærper Rigs-

politiet overfor EasyTranslate, at klager skal behandles inden for

10 hverdage, samt at klagesagsbehandlingen skal dokumenteres i

klagemodulet. Rigspolitiet vil inden udgangen af september 2019

gennemføre et tematiseret tilsyn med klagesagsbehandlingen. Så-

fremt dette tilsyn fortsat viser, at klagesagsbehandlingen ikke op-

fylder rammeaftalens krav, vil der blive gennemført skærpet til-

syn.”

Det fremgik bl.a. af Kammeradvokatens rapport af 31. august 2019 om vur-

dering af hævegrundlaget, som blev oversendt til Retsudvalget den 11. sep-

Slotsholmsgade 10

1216 København K.

T +45 7226 8400

F +45 3393 3510

www.justitsministeriet.dk

[email protected]

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 38: Status for kontraktstyring og tilsyn med EasyTranlate, fra justitsministeren

tember 2019 (REU Alm. del – Bilag 98 – bilag 3), at Kammeradvokaten an-

befalede, at Rigspolitiet burde overveje, om der i en periode kunne være

grundlag for at indføre et skærpet tilsyn, herunder sikre, at der blev fulgt op

på samtlige indgivne klager, og at klageprocessen fungerede efter hensigten

(side 69).

Rigspolitiet oplyste i sin redegørelse af 2. september 2019 om tolkeaftalen,

som ligeledes blev oversendt til Retsudvalget den 11. september 2019 (REU

Alm. del – Bilag 98 – bilag 1), bl.a. følgende (side 13):

”På baggrund af resultaterne af tilsynet og Kammeradvokatens

vurdering har Rigspolitiet besluttet, at der iværksættes flere tema-

tiserede tilsyn, der særligt er rettet mod indplacering af tolke, kla-

gesagsbehandling og fakturering inklusiv transport. Såfremt de

kommende tilsyn viser, at det fortsat er problemer med de tre om-

råder, kan der blive iværksat skærpet tilsyn. Herudover vil Rigs-

politiet medtage Kammeradvokatens anbefalinger i den fremad-

rettede kontraktstyring.”

Af bilag 13 til rammeaftalen mellem Rigspolitiet og EasyTranslate (REU

Alm. del – Bilag 90 – bilag 13) fremgår følgende om muligheden for et

skærpet tilsyn i henhold til rammeaftalens bestemmelser herom (side 4):

”Såfremt Kunden ved et tilsyn finder forhold, som efter Kun-

dens vurdering ikke opfylder kravene i rammeaftalen, så har

Kunden ret til at skærpe tilsynet således, at tilsynsfrekvensen

sættes til hver måned indtil forholdene er genoprettet på betryg-

gende vis. Det er altid Kunden der vurderer, hvornår det skær-

pede tilsyn ophører. I forbindelse med særligt graverende om-

stændigheder kan tilsynsfrekvensen sættes op til 14-dages til-

syn. Særligt graverende omstændigheder kan eksempelvis være

brud på kravene om sikkerhed, jf. bilag 9.”

Det fremgår endvidere af rammeaftalens afsnit 12.1.2 (REU Alm. del – Bi-

lag 90), at (side 24):

”Leverandøren [pålægges] en bod på 5.000 kr. pr. måned, så

længe Leverandøren fortsat er underlagt skærpet tilsyn.”

Jeg tilkendegav i min besvarelse af 11. september 2019 af spørgsmål nr. 224

fra Retsudvalget bl.a., at jeg havde bedt Rigspolitiet om at sikre en endog

meget tæt kontraktstyring over for EasyTranslate. Jeg tilkendegav endvidere

i min samrådstale den 12. september 2019 bl.a., at jeg havde bedt Rigspoli-

tiet om at etablere en direkte klageadgang til Rigspolitiet på rets- og udlæn-

dingeområdet, og at jeg havde en klar forventning om, at Rigspolitiet straks

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 38: Status for kontraktstyring og tilsyn med EasyTranlate, fra justitsministeren

styrkede tilsynet med og kontraktstyringen af EasyTranslate. Jeg gav lige-

ledes under samrådet, som svar på spørgsmål fra medlemmer af udvalget,

udtryk for, at der ville blive sat ind med et skærpet tilsyn.

Rigspolitiet meddelte den 12. september 2019 EasyTranslate, at Rigspoli-

tiet på baggrund af resultaterne af det gennemførte tilsyn i august 2019 og

Kammeradvokatens anbefalinger ville iværksætte en række tiltag i forhold

til EasyTranslates leveringsgrad, klagesagsbehandling, indplacering af tolke

og meritgivende uddannelse af tolkene. For så vidt angår klagesagsområdet

omfatter tiltagene bl.a. planlagte tematiserede tilsyn og etablering af en di-

rekte klageadgang til Rigspolitiet. Den direkte klageadgang til Rigspolitiet

blev etableret den 12. september 2019. Rigspolitiet stillede ligeledes den 12.

september 2019 krav om den bod på i alt 80.000 kr. for utilstrækkelig leve-

ringsgrad, som er omtalt i Rigspolitiets ovennævnte redegørelse af 2. sep-

tember 2019 om tolkeaftalen, samt en bod på 1.000 kr. i anledning af, at Ea-

syTranslate ikke rettidigt havde fremsendt en korrekt opgørelse af boden for

utilstrækkelig leverancegrad.

Rigspolitiet gennemførte den 25. september 2019 et nyt tilsyn med Easy-

Translates klagebehandling. Rigspolitiet har oplyst, at tilsynet bl.a. viste, at

klagesagsbehandlingen var markant forbedret i forhold til tilsynet i august

2019, og at de undersøgte kontrolpunkter var delvist opfyldte. Rigspolitiet

ville desuden gennemføre et nyt tilsyn i november 2019.

På baggrund af tilsynet reklamerede Rigspolitiet den 10. oktober 2019 over

for EasyTranslate over den manglende overholdelse af 10-dagesfristen for

klagebehandlingen og den manglende dokumentation af klagebehandlingen

i klagemodulet, som blev konstateret ved tilsynet gennemført den 25. sep-

tember 2019.

Rigspolitiet oplyste den 11. oktober 2019 over for Justitsministeriets depar-

tement bl.a., at Rigspolitiet på baggrund af forbedringen af klagesagsbe-

handlingen havde besluttet i første omgang ikke at iværksætte et skærpet til-

syn i forhold til klagebehandlingen. Desuden oplyste Rigspolitiet, at hvis

det kommende tilsyn med klagesagsbehandlingen i november 2019 viste, at

EasyTranslate ikke levede op til kravene, ville Rigspolitiet iværksætte skær-

pet tilsyn.

Justitsministeriets departement gav senere samme dag, den 11. oktober

2019, over for Rigspolitiet udtryk for en klar forventning om, at Rigspoli-

tiet i overensstemmelse med ministerens tilkendegivelser havde styrket til-

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 38: Status for kontraktstyring og tilsyn med EasyTranlate, fra justitsministeren

synet, herunder sikrede, at der blev fulgt op på samtlige klager – også samt-

lige klager fra den direkte klageadgang – samt sikrede en meget tæt kon-

traktstyring, hvor alle relevante redskaber blev anvendt uden tøven.

Rigspolitiet oplyste herefter den 12. oktober 2019 over for Justitsministeri-

ets departement bl.a., at tilsynet den 25. september 2019 kun omfattede 73

klager, som EasyTranslate havde modtaget i klagemodulet i perioden 1.-24.

september 2019. Henset til det lave antal klager sammenholdt med, at Rigs-

politiet i forbindelse med den nye klageproces havde modtaget 177 klager i

perioden 12. september-6. oktober 2019, fandt Rigspolitiet grundlag for at

iværksætte et skærpet tilsyn med EasyTranslates klagesagsbehandling. Der

henvises også til den samtidige besvarelse af spørgsmål nr. 348 fra Retsud-

valget, hvori Rigspolitiet har oplyst, at der i tilsynet den 25. september 2019

beklageligvis ikke indgik de klager, som Rigspolitiet selv havde modtaget i

perioden 12.-24. september 2019.

Efter dialog med Justitsministeriets departement indhentede Rigspolitiet

herefter yderligere rådgivning fra Kammeradvokaten vedrørende skærpet

tilsyn i henhold til rammeaftalens bestemmelser herom. Rigspolitiet har på

den baggrund besluttet at iværksætte et skærpet tilsyn, dels specifikt med

EasyTranslates klagebehandling, dels generelt med EasyTranslates efterle-

velse af aftalen.

Rigspolitiet har således den 15. oktober 2019 meddelt EasyTranslate, at

Rigspolitiet har besluttet at indføre et skærpet tilsyn. Rigspolitiet har i den

forbindelse tilkendegivet, at det skærpede tilsyn omfatter specifikt klage-

sagsbehandling, samt – under hensyn til omfanget af klager og til, at kla-

gerne dækker flere forskellige forhold – generelt EasyTranslates efterlevelse

af aftalen. Endelig har Rigspolitiet meddelt EasyTranslate, at det skærpede

tilsyn indebærer, at EasyTranslate pålægges en bod på 5.000 kr. pr. måned,

så længe det skærpede tilsyn opretholdes.

Som det fremgår af den samtidige besvarelse af spørgsmål nr. 348 fra Rets-

udvalget, følger Rigspolitiet udviklingen i antallet af klager tæt, og den se-

neste opgørelse af antallet af klager viser, at Rigspolitiet i perioden 6.-13.

oktober 2019 har modtaget yderligere 55 klager. Den løbende opgørelse af

klager vil indgå i Rigspolitiets kommende tilsyn med EasyTranslates klage-

sagsbehandling.

Om den aktuelle status for kontraktstyringen og tilsynet med EasyTranslate

har Rigspolitiet endvidere oplyst følgende:

REU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 38: Status for kontraktstyring og tilsyn med EasyTranlate, fra justitsministeren

”Aktuelt pågår der et tilsyn med EasyTranslates fakturering, her-

under beregning af transport for tolkene. Derudover forventer

Rigspolitiet snarest at kunne afslutte en ekstern vurdering af hen-

holdsvis udvalgte oversættelser samt mundtlige test af stikprøve-

vist udtagne tolke. Inden for de nærmeste uger gennemføres der-

udover som led i det skærpede tilsyn og som opfølgning på Rigs-

politiets tilsyn i august 2019 følgende tilsyn:



Tilsyn med indplacering af tolke

Tilsyn med klagesagsbehandlingen

Tilsyn med overholdelse af de krav, der er stillet i Rigs-

politiets databehandleraftale med EasyTranslate, herun-

der logning og adgang til følsomme oplysninger i book-

ingportalen.

Derudover skal EasyTranslate inden den 1. november 2019 frem-

sende en handlingsplan for etablering af en ny meritgivende ud-

dannelse af tolke.

Endelig er det planlagt, at Kammeradvokaten skal foretage en for-

nyet hævevurdering inden udgangen af 2019.

Rigspolitiet vil i den forbindelse anmode Kammeradvokaten om

bistand til at udarbejde en plan for de kommende måneders kon-

traktstyring, herunder det skærpede tilsyn.”

Nick Hækkerup

Morten Eidner