Kulturudvalget 2019-20
KUU Alm.del Bilag 93
Offentligt
2147783_0001.png
Forslag
til
Lov om ændring af arkivloven
(ret til indsigt i egne oplysninger)
§1
I arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1201 af 28. september 2016, som ændret ved lov nr. 503 af 23. maj
2018 foretages følgende ændringer:
1. I
§ 30, stk. 3
udgår »er part i den sag eller«.
2.
§ 33
affattes således:
Ȥ
33.
Tilladelse efter §§ 31 og 39 b kræver samtykke fra den afleverende myndighed, hvis
1) der for et dokument eller en arkivenhed er fastsat en længere tilgængelighedsfrist efter § 27,
2) en arkivenhed indeholder materiale af den karakter, der er nævnt i § 25, og tilgængelighedsfristen
efter de nævnte bestemmelser ikke er udløbet, eller
3) en arkivenhed eller et dokument er yngre end 20 år.«
3.
§ 34
affattes således:
Ȥ
34.
Tilladelse efter §§ 31, 32 og 39 b kræver samtykke fra Datatilsynet, hvis arkivenheden er
afleveret fra en myndighed inden for den offentlige forvaltning og indeholder oplysninger om
enkeltpersoners rent private forhold og
1) tidligere behandling af oplysningerne har været omfattet af lov om behandling af personoplysninger,
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske
personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne
oplysninger, databeskyttelsesloven eller lov om retshåndhævende myndigheders behandling af
personoplysninger eller
2) oplysningerne stammer fra et edb-register, der har været ført for den offentlige forvaltning.«
4.
§ 35
affattes således:
Ȥ
35.
Tilladelse efter §§ 31 og 39 b kræver samtykke fra Domstolsstyrelsen, hvis arkivenheden er
afleveret fra retterne og indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold og tidligere
behandling af oplysningerne har været omfattet af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU)
2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af
1
 KUU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 93: Udkast til forslag til lov om ændring af arkivloven
2147783_0002.png
personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger, databeskyttelsesloven og lov om
retshåndhævende myndigheders behandling af personoplysninger.«
5. Efter kapitel 7 indsættes:
»Kapitel 7a
Ret til indsigt i ikke-umiddelbart tilgængelige arkivalier«.
6. Efter kapitel 7 indsættes i
kapitel 7a:
Ȥ 39 a.
En person kan over for et offentligt arkiv fremsætte begæring om indsigt efter artikel 15 i
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske
personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne
oplysninger og § 15 i lov om retshåndhævende myndigheders behandling af personoplysninger i
oplysninger, som er overført til opbevaring i det pågældende offentlige arkiv.
Stk. 2.
Begæring efter stk. 1 skal angive den myndighed, der oprindelig har behandlet de pågældende
oplysninger.
Stk. 3.
Begæring om indsigt videresendes af det pågældende arkiv til vedkommende myndighed, der
træffer afgørelse efter bestemmelserne herom i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU)
2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af
personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger, databeskyttelsesloven og lov om
retshåndhævende myndigheders behandling af personoplysninger.
Stk. 4.
For så vidt angår begæring om indsigt i private arkivalier, som er afleveret til et offentligt arkiv,
og som er omfattet af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om
beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling
af sådanne oplysninger, databeskyttelsesloven og lov om retshåndhævende myndigheders behandling af
personoplysninger, træffer det pågældende arkiv afgørelse efter bestemmelserne i Europa-Parlamentets
og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse
med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og de nævnte love.
Begæringen skal angive den dataansvarlige, der oprindelig har behandlet de pågældende oplysninger.
§ 39 b.
En person kan over for et offentligt arkiv fremsætte begæring om indsigt i egne personlige
oplysninger i papirarkivalier, jf. dog stk. 2-3 og §§ 33-35.
Stk. 2.
I forbindelse med en afgørelse om indsigt efter stk. 1, kan det offentlige arkiv til beskyttelse af
hensyn til øvrige enkeltpersoners private forhold fastsætte vilkår for den videre benyttelse af
oplysningerne, jf. § 41.
Stk. 3.
Såfremt vilkår ikke er fuldt tilstrækkelige til at beskytte hensynet til øvrige enkeltpersoners
private forhold, kan det offentlige arkiv undtage oplysninger fra indsigten.
2
 KUU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 93: Udkast til forslag til lov om ændring af arkivloven
2147783_0003.png
§ 39 c.
Anmodning om indsigt efter § 39 b indgives til det offentlige arkiv, som er i besiddelse af de
oplysninger, der anmodes om indsigt i.
Stk. 2.
Rigsarkivaren træffer afgørelse i begæringer om indsigt efter § 39 b, som er indgivet til
Rigsarkivet.
Stk. 3.
Kommunalbestyrelsen eller regionsrådet træffer afgørelse i begæringer om indsigt efter § 39 b,
som er indgivet til kommunale arkiver eller regional arkiver.
§ 39 d.
Den, der anmoder om indsigt efter § 39 b, skal godtgøre sin identitet.
Stk. 2.
En anmodning om indsigt i egne oplysninger skal indeholde de oplysninger, som er nødvendige,
for at kunne identificere de oplysninger, der ønskes indsigt i, herunder med angivelse af den
myndighed, institution m.v., der har indsamlet eller behandlet oplysningerne om anmoderen, eller den
sag, hvor de ønskede oplysninger findes.
Stk. 3.
Lader oplysningerne sig ikke identificere, giver det offentlige arkiv meddelelse om dette til den,
som har anmodet om indsigt.
§ 39 e.
Det offentlige arkiv træffer snarest muligt afgørelse om anmodning om indsigt efter § 39 b.
Stk. 2.
Er der ikke truffet afgørelse inden 15 dage, skal den, der har indgivet anmodningen, underrettes
om årsagen hertil og om, hvornår en afgørelse kan forventes.
Stk. 3.
De myndigheder, der er nævnt i §§ 33-35, afgør så vidt muligt inden 30 dage, om der kan
meddeles samtykke. Foreligger en afgørelse ikke inden 30 dage, skal myndigheden underrette det
offentlige arkiv om grunden hertil, og hvornår en afgørelse forventes at foreligge. Det offentlige arkiv
underretter anmoderen herom.
Stk. 4.
Afgørelse, dokumenter mv. ekspederes digitalt, medmindre borgeren i henhold til gældende
regler er blevet fritaget.
7.
§ 42
ophæves.
8.
Kapitel 9
ophæves.
9. Efter
§ 43
indsættes i
kapitel 10:
Ȥ
43 a.
Rigsarkivets afgørelser efter § 39 b kan påklages til Kulturministeriet.
Stk. 2.
Klagen indgives skriftligt til Rigsarkivet, der videresender klagen til Kulturministeriet ledsaget
af den påklagede afgørelse og eventuelt materiale, der er indgået i sagens bedømmelse.«
10.
§ 46, stk. 4,
affattes således:
3
 KUU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 93: Udkast til forslag til lov om ændring af arkivloven
2147783_0004.png
»Stk.
4.
Afleverede private arkivalier omfattes ikke af andre bestemmelser om offentlighedens adgang
til aktindsigt end den aftale, der er nævnt i stk. 1, jf. dog § 46 a.
11. Efter
§ 46
indsættes:
Ȥ
46 a.
Ret til indsigt i egne oplysninger efter § 39 b, stk. 1 omfatter også papirarkivalier, der er
afleveret til et offentligt arkiv, fra private institutioner eller organisationer.
Stk. 2.
Retten til indsigt efter stk. 1 er begrænset til oplysninger, der findes i form af systematiske
fortegnelser eller dokumenter i individuelle klient-, elev-, beboer- eller patientsager.«
12.
§ 51, stk. 1,
affattes således:
»Med bøde eller fængsel i indtil 6 måneder straffes den, der overtræder § 40 eller vilkår fastsat i medfør
af § 41 eller § 39 b, stk. 2.«
§2
»Stk.
1.
Loven træder i kraft den 1. juli 2020.
Stk. 2.
Ikke afgjorte ansøgninger efter arkivlovens § 31, som er indgivet før lovens ikrafttræden, og som
herefter vil være omfattet af § 39 b, behandles efter de nye regler.«
§3
Loven gælder ikke for Færøerne og Grønland. Loven kan med de afvigelser, som de særlige færøske og
grønlandske forhold tilsiger, ved kongelige anordning sættes i kraft for sager, der er eller har været
under behandling af rigsmyndighederne.
Bemærkninger til lovforslaget
Almindelige bemærkninger
Indholdsfortegnelse
1. Indledning
2. Lovforslagets hovedpunkter
2.1. Gældende ret
2.1.1. De offentlige arkiver og opbevaring af arkivalier
2.1.2. Arkivaliernes tilgængelighed
4
 KUU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 93: Udkast til forslag til lov om ændring af arkivloven
2147783_0005.png
2.1.3. Adgang til ikke-umiddelbart tilgængelige arkivalier
2.1.4. Sager indeholdende følsomme personoplysninger om tredjepart
2.1.5. Straffebestemmelser
2.1.6. Klageadgang
2.1.7. Særligt om private arkivalier
2.1.8. Sagsbehandlingsfrister
2.1.9. Særligt om betaling for arkivadgang på Rigsarkivet
2.1.10. Særligt om ret til indsigt i egne oplysninger i digitale arkivalier
2.1.11. Ret til indsigt i egne oplysninger efter anden lovgivning
2.2. Kulturministeriets overvejelser
2.2.1. De offentlige arkiver og opbevaring af arkivalier
2.2.2. Adgang til ikke-umiddelbart tilgængelige arkivalier
2.2.3. Sager indeholdende følsomme personoplysninger om tredjepart
2.2.4. Klageadgang
2.2.5. Særligt om private arkivalier
2.2.6. Særligt om betaling for arkivadgang
2.2.7. Særligt om ret til indsigt i egne oplysninger i digitale arkivalier
3. Økonomiske, administrative og implementeringsmæssige konsekvenser for det offentlige
4. Økonomiske og administrative konsekvenser for erhvervslivet m.v.
5. Administrative konsekvenser for borgerne
6. De miljømæssige konsekvenser
7. Forholdet til EU-retten
8. Hørte myndigheder og organisationer mv.
9. Sammenfattende skema
1. Indledning
Borgernes frie og uhindrede adgang til oplysninger om dem selv i offentlige journalsystemer og
databaser m.v. må anses som en retlig hjørnesten i et åbent og demokratisk samfund. Lovbestemte
regler om ret til indsigt i egne oplysninger har grundlæggende til formål at sikre borgerne et eksplicit
retskrav på adgang til oplysninger om dem selv, som befinder sig i myndighedernes varetægt.
Ved indførelse af en bestemmelse om ret til indsigt i egne oplysninger i arkivloven etableres der således
en retlig tilstand på linje med øvrig lovgivning, hvor borgerne sikres en lovhjemlet ret til at se og
benytte oplysninger om dem selv, som opbevares i på arkiv hos de offentlige arkiver.
5
 KUU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 93: Udkast til forslag til lov om ændring af arkivloven
2147783_0006.png
En fri og uhindret adgang til egne oplysninger må i øvrigt ses i sammenhæng med de
frihedsrettigheder, som følger af bl.a. databeskyttelsesforordningen (GDPR) og Den Europæiske
Menneskerettighedskonvention.
Grundlæggende skal en ny bestemmelse i arkivloven om ret til indsigt i egne oplysninger give borgerne
en fri og uhindret adgang til egne oplysninger, som befinder sig hos Rigsarkivet eller hos øvrige
offentlige arkiver omfattet af arkivloven.
2. Lovforslagets hovedpunkter
2.1. Gældende ret
2.1.1. De offentlige arkiver og opbevaring af arkivalier
De offentlige arkiver består ifølge arkivlovens § 2 af Rigsarkivet samt af kommunale og regionale
arkiver. Statslige myndigheder afleverer arkivalier til Rigsarkivet. Kommunale og regionale
myndigheder kan vælge at aflevere arkivalier til Rigsarkivet eller oprette eget arkiv, jf. arkivlovens § 7.
Ingen regioner har oprettet eget arkiv. Regionerne afleverer derfor arkivalier til Rigsarkivet. Omkring
halvdelen af kommunerne har oprettet eget arkiv, mens resten af kommunerne afleverer arkivalier til
Rigsarkivet.
I lovforslaget bruges betegnelsen ”offentligt arkiv”, når der er tale om bestemmelser, der både gælder
for Rigsarkivet og de kommunale arkiver.
Som udgangspunkt skal alle myndigheder aflevere alle bevaringsværdige dokumenter til de offentlige
arkiver. Der har gennem tiden været forskellige kassationsregler for de offentlige myndigheder, hvorfor
alle oplysninger ikke er afleveret til og bevaret på de offentlige arkiver. For en vis række personsager,
fx børnesager og personalesager, var praksis tidligere, at der kun blev bevaret sager for de borgere, der
var født den 1.i hver måned. Der blev senere indført et midlertidigt stop af denne kassation af
børnesager; kassationsstoppet er nu er blevet gjort permanent.
Visse private institutioner har gennem tiden udført opgaver på vegne af offentlige myndigheder. Disse
institutioners arkivalier er ikke omfattet af arkivloven. Der kan dog i visse tilfælde være indgået en
aftale om aflevering af private arkivalier til et offentligt arkiv, jf. arkivlovens kapitel 11. Private
borgere kan også indgå aftale med et offentligt arkiv om aflevering af private arkivalier, fx
brevudveksling, dagbøger m.v. Der henvises til afsnit 2.1.7.
Når arkivalier – både papir og digitale - afleveres til de offentlige arkiver, registreres disse på
sagsniveau og ikke på dokumentniveau. De offentlige arkiver kan dermed kun fremsøge oplysninger via
sagsnummer eller sagstitel.
6
 KUU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 93: Udkast til forslag til lov om ændring af arkivloven
2147783_0007.png
2.1.2. Arkivaliernes tilgængelighed
Som udgangspunkt bliver arkivalier hos de offentlige arkiver umiddelbart tilgængelige efter 20 år, jf.
arkivlovens § 22, stk. 1. Borgere kan dermed få adgang til at se disse arkivalier uden yderligere
tilladelse fra det offentlige arkiv.
For visse typer af arkivalier gælder der dog længere tilgængelighedsfrister end 20 år, jf. arkivlovens §§
23-25 og §§ 27-28. Såfremt der f.eks. er tale om arkivalier, der indeholder oplysninger om
enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold, er de først tilgængelige efter 75 år, jf.
arkivlovens § 23, stk. 1. Endvidere kan der til beskyttelse af væsentlige hensyn, fx statens sikkerhed,
rigets forsvar, beskyttelse af vidner m.m., fastsættes en længere frist på højest 60 år, jf. arkivlovens §
27, stk. 1.
2.1.3. Adgang til ikke-umiddelbart tilgængelige arkivalier
Såfremt arkivaliernes tilgængelighedsfrister, som nævnt i afsnit 2.1.2, endnu ikke er udløbet, kan der
alligevel søges om tilladelse til at benytte arkivalierne, jf. arkivlovens § 30, stk. 1. Den der søger om
tilladelse skal oplyse om formålet med den tilsigtede benyttelse af de oplysninger, der søges adgang til,
jf. arkivlovens § 30, stk. 2. Det offentlige arkiv kan i afgørelsen om tilladelse tage særligt hensyn til, om
ansøgeren er part i den pågældende sag eller har en særlig individuel interesse i de oplysninger, der
søges adgang til, jf. arkivlovens § 30, stk. 3.
Det offentlige arkiv skal i forbindelse med ansøgninger efter § 30 foretage et konkret skøn af karakteren
af oplysningerne, der ønskes indsigt i, og formålet med benyttelsen af oplysningerne. Det offentlige
arkiv kan herefter fastsætte, om der skal knyttes vilkår til tilladelsen under hensyn til overholdelse af
formålet. Der henvises her til afsnit 2.1.4.
Det er Rigsarkivet, der træffer afgørelse om tilladelse efter arkivlovens § 30 for så vidt angår arkivalier
afleveret til Rigsarkivet, jf. arkivlovens § 31. Kommunalbestyrelsen eller regionsrådet træffer afgørelse
for så vidt angår arkivalier, som er afleveret til et kommunalt arkiv eller et regionalt arkiv, jf.
arkivlovens § 32.
Det offentlige arkiv skal i visse tilfælde indhente samtykke fra afleverende myndighed, hvis der er
fastsat en længere tilgængelighedsfrist efter § 27, hvis der er tale om brevveksling i forbindelse med
retssager, eller hvis arkivalierne er yngre end 20 år, jf. arkivlovens § 33.
Hvis der er tale om arkivalier, som er afleveret af en offentlig myndighed, der indeholder oplysninger
om enkeltpersoners rent private forhold, og oplysningerne er omfattet af databeskyttelsesforordningen,
7
 KUU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 93: Udkast til forslag til lov om ændring af arkivloven
2147783_0008.png
skal det offentlige arkiv indhente samtykke fra Datatilsynet, jf. arkivlovens § 34. Hvis der er tale om
den samme type arkivalier, men hvor de stammer fra domstolene, indhentes samtykke fra
Domstolsstyrelsen, jf. arkivlovens § 35.
Afleverende myndighed, Datatilsynet og Domstolsstyrelsen foretager en vurdering af, om oplysningerne
kan udleveres til den, der har søgt om tilladelse, og giver en indstilling til det offentlige arkiv, om der
kan gives samtykke til arkivadgang, eller om arkivadgang skal nægtes. Dette sker bl.a. med afsæt i
eventuel anden lovgivning herunder fx retsplejeloven, hvorefter arkivmyndigheden vurderer, om der er
afgørende hensyn, der taler imod at udlevere oplysningerne.
Afleverende myndighed, Datatilsynet og Domstolsstyrelsen kan desuden – hvis der gives samtykke -
anmode om, at der stilles særlige vilkår for benyttelsen af arkivalierne. I nogle tilfælde vil det være
relevant at indhente samtykke fra både afleverende myndighed og Datatilsynet eller
Domstolsstyrelsen. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.1.4.
Det offentlige arkivs afgørelser træffes i øvrigt inden for rammerne af forvaltningsretten fx i forhold til
partshøring, sagsoplysning og vejledningspligt.
Rigsarkivet behandler årligt omkring 2.000 sager, hvor borgeren i sin ansøgning efter § 30, stk. 1, har
angivet, at denne ønsker indsigt i en sag vedrørende den pågældende selv. Størstedelen af disse sager er
meget simple sager, hvor fx en borger har ønsket en kopi af et eksamensbevis. Der gives kun afslag i
ganske få tilfælde.
2.1.4. Sager indeholdende følsomme personoplysninger om tredjepart
Det følger af arkivlovens § 40, at den, der får adgang til benyttelse af arkivalier, som ikke er
umiddelbart tilgængelige, jf. arkivlovens §§ 31 og 32, har tavshedspligt for så vidt angår de fortrolige
oplysninger, hvortil den pågældende får kendskab.
I de tilfælde, hvor det offentlige arkiv giver tilladelse til benyttelse af offentlige arkivalier, kan arkivet
opstille vilkår for benyttelsen, jf. arkivlovens § 41, stk. 1 og 2. Vilkårene fastsættes på grundlag af
karakteren af de oplysninger, der gives adgang til, og det formål, der angives for benyttelsen i
ansøgningen om tilladelse, jf. § 41, stk. 3, og eventuelt på baggrund af krav om særlige vilkår fra
afleverende myndighed, Datatilsynet og Domstolsstyrelsen. I arkivlovens § 41, stk. 4, er der angivet en
række eksempler på vilkår, men der er ikke tale om en udtømmende liste. Som eksempel er nævnt, at
oplysninger om enkeltpersoners private forhold ikke må viderebringes, at der ikke må rettes
henvendelse til de personer, der er nævnt i materialet, og at der ikke må foretages kopiering. Der
henvises i øvrigt til bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og om offentlige
8
 KUU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 93: Udkast til forslag til lov om ændring af arkivloven
2147783_0009.png
arkivers virksomhed kapitel 6, hvori der er angivet yderligere eksempler på vilkår. Arkivlovens § 41,
stk. 5 fastslår desuden, at der kan fastsættes yderligere særlige vilkår for benyttelsen af arkivalierne,
hvis karakteren af oplysningerne eller formålet med adgangen til oplysningerne tilsiger, at dette
fastsættes.
Der kan være særlige tilfælde, hvor der ikke kan opstilles vilkår, der tilstrækkeligt beskytter hensynet
til tredjepart, hvorfor der må meddeles afslag på tilladelse. I disse tilfælde har Rigsarkivet dog oplyst,
at der er udviklet en praksis for at undtage oplysningerne om tredjepart, således at der bliver givet
tilladelse til arkivadgang i det resterende dokument. Som eksempel kan nævnes jordemoderprotokoller,
der indeholder oplysninger om et større antal barslende kvinder og deres fødsler. Det forekommer ofte,
at det barn, der kan identificeres på grundlag af moderens identitet og datoen for fødslen, ønsker
oplysning om protokollens indeholdende for sit eget vedkommende. Indsigten i en papirbaseret protokol
kan her etableres ved en ekstrahering af de pågældende oplysninger, før indsigten gennemføres.
2.1.5. Straffebestemmelser
De offentlige arkiver er endvidere forpligtede til at påse, at vilkår for benyttelse af offentlige arkivalier
ikke overtrædes. Rigsarkivet har praksis for, at der foretages opfølgning, når der konstateres
vilkårsovertrædelser. Som opfølgning holder Rigsarkivet løbende øje med artikler m.v., som publiceres i
de større dagblade.
Hvis der konstateres overtrædelse af tavshedspligten eller af vilkårene, kan der straffes med bøde eller
fængsel i indtil 6 måneder, jf. arkivlovens § 51, stk. 1.
2.1.6. Klageadgang
I arkivloven er der hjemlet klageadgang for så vidt angår afgørelser truffet af Rigsarkivet. Klagen kan
indbringes for den afleverende myndighed/ressortmyndigheden, jf. arkivlovens § 43, stk. 1.
For så vidt angår de kommunale arkiver gælder de for kommunerne gældende regler.
2.1.7. Særligt om private arkivalier
Som nævnt i afsnit 2.1.1 kan private institutioner og borgere vælge at aflevere private arkivalier til de
offentlige arkiver, jf. arkivlovens § 44. Da der ikke er tale om offentlige arkivalier, gælder der særlige
regler om tilgængelighed, som aftales individuelt.
I henhold til arkivlovens § 46, stk. 1 kan der ved aflevering af arkivalier træffes en privatretlig aftale
om tilgængeligheden til det afleverede materiale mellem den afleverende part og det modtagende arkiv.
9
 KUU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 93: Udkast til forslag til lov om ændring af arkivloven
2147783_0010.png
Ved aflevering af private arkivalier omfattes arkivalierne i øvrigt ikke af andre bestemmelser om
offentlighedens adgang til aktindsigt end den nævnte aftale, jf. arkivlovens § 46, stk. 4.
En aftale indgået i medfør af arkivlovens § 46, stk. 1, kan indeholde krav om tilgængelighedsfrister, og
der kan indgås yderligere aftalt om særlig dispensation fra tilgængelighedsfristerne. Det kan også
fastsættes, at der ikke kan ske dispensation fra den aftalte tilgængelighedsfrist.
2.1.8. Sagsbehandlingstider
En ansøgning om tilladelse til benyttelse af offentlige arkivalier skal som udgangspunkt
færdigbehandles inden for 15 dage, jf. arkivlovens § 36. Hvis sagsbehandlingstiden trækker ud, skal
ansøgeren af det offentlige arkiv underrettes om årsagen hertil.
Sagsbehandlingstiden kan desuden forlænges, såfremt der skal indhentes samtykke fra enten
afleverende myndighed, Datatilsynet eller Domstolsstyrelsen. Samtykket eller afslag herpå skal
indgives til arkivmyndigheden inden for 30 dage, jf. arkivlovens § 37.
2.1.9. Særligt om betaling for arkivadgang på Rigsarkivet
At identificere en sag på et offentligt arkiv kan være tidskrævende og kompliceret. Det offentlige arkiv
har derfor pligt til at give borgerne vejledning, så borgerne selv kan finde de sager, de ønsker indsigt i. I
modsætning til de kommunale arkiver har Rigsarkivet ikke pligt til at identificere arkivalierne.
Såfremt man skal have hjælp til at identificere en sag, sker det mod betaling til Rigsarkivet, jf.
arkivlovens § 6, stk. 2 og finanslovens § 21.32.01.
I de særlige tilfælde, hvor opsætning af vilkår ikke er tilstrækkeligt til beskyttelse af tredjepart, og
Rigsarkivet foretager en ekstrahering af oplysninger, sker dette også mod betaling til Rigsarkivet.
2.1.10. Særligt om ret til indsigt i egne oplysninger i digitale arkivalier
I henhold arkivlovens § 42 kan en person over for et offentligt arkiv fremsætte begæring om indsigt
efter artikel 15 i databeskyttelsesforordningen. Bestemmelsen giver borgeren retskrav på indsigt i
oplysninger, som er omfattet af databeskyttelsesforordningen eller retshåndhævelsesdirektivet.
Arkivlovens § 42 er dermed kun gældende for personoplysninger, der fremgår i digitale arkivalier, som
er overført til opbevaring på offentlige arkiver, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 2, stk. 1 og
retshåndhævelsesdirektivets artikel 2, stk. 2.
10
 KUU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 93: Udkast til forslag til lov om ændring af arkivloven
2147783_0011.png
Arkivlovens § 42 gælder ikke for manuelt, papirbaseret behandling af oplysninger, der ikke er eller vil
blive indeholdt i et register. I disse tilfælde vil ansøgeren skulle anmode om tilladelse til arkivadgang
efter arkivlovens § 30, jf. afsnit 2.1.3. ovenfor.
En begæring om indsigt efter § 42 skal angive den myndighed, der oprindeligt har behandlet de
pågældende oplysninger. Det er også denne myndighed, der har afgørelseskompetencen for at meddele
indsigt, jf. arkivlovens § 42, stk. 3. Den afleverende myndighed træffer herefter afgørelse efter artikel
15 i databeskyttelsesforordningen og efter de almindelige aktindsigtsregler i henholdsvis
forvaltningsloven og offentlighedsloven. I de situationer, hvor der er tale om ophævede myndigheder,
hvis sagsområde ikke er overtaget af en anden myndighed, vil afgørelse af og gennemførelse af indsigt
påhvile vedkommende arkiv. I henhold til databeskyttelseslovens § 22, stk. 2, gælder der særlige
undtagelser fra indsigtsretten, hvis den registreredes interesse i at få kendskab til oplysningerne findes
at burde vige for afgørende hensyn til offentlige interesser; herunder navnlig til statens sikkerhed,
forsvaret, den offentlige sikkerhed, forebyggelse, efterforskning, afsløring eller retsforfølgning af
strafbare handlinger eller fuldbyrdelse af strafferetlige sanktioner, herunder beskyttelse mod og
forebyggelse af trusler mod den offentlige sikkerhed m.m.
Indsigt efter § 42 gælder også for private arkivalier, der er afleveret til et offentligt arkiv.
Afgørelseskompetencen ligger i disse tilfælde hos det offentlige arkiv, jf. arkivlovens § 42, stk. 4. Retten
til indsigt efter § 42 gælder uanset hvilke aftaler, der måtte være indgået mellem det offentlige arkiv og
den afleverende private aktør.
2.1.11. Ret til indsigt i egne oplysninger efter anden lovgivning
Indsigt i egne sager eller i egne oplysninger er i øvrigt reguleret i en række andre regelsæt. Det gælder
offentlighedsloven, forvaltningsloven, sundhedsloven, retsplejeloven, lov om Politiets
Efterretningstjeneste, lov om Forsvarets Efterretningstjeneste og databeskyttelsesforordningen. Det
bemærkes her, at lov om Politiets Efterretningstjeneste og lov om Forsvarets Efterretningstjeneste
eksplicit undtager de to tjenester fra de almindelige bestemmelser om egenacces.
De lovgivningsområder, som er nævnt ovenfor, gælder på linje med arkivlovens bestemmelser om
arkivadgang. Når fx offentlighedslovens § 8 hjemler ret til egenacces i dokumenter mv., der senere
overføres til et offentligt arkiv, ændres retten til egenacces ikke ved overførsel til arkiv. Det betyder, at
såfremt en borger henvender sig til en offentlig myndighed og anmoder om indsigt i egne oplysninger,
og disse er afleveret til arkiv, kan myndigheden enten indhente de ønskede oplysninger fra det
offentlige arkiv og selv træffe afgørelse om aktindsigt efter offentlighedslovens og forvaltningslovens
regler, eller henvise borgeren til at søge indsigt hos det pågældende arkiv, som derefter behandler
11
 KUU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 93: Udkast til forslag til lov om ændring af arkivloven
2147783_0012.png
sagen i henhold til arkivloven. Borgeren bør dog henvises til den myndighed, der kan give borgeren den
mest begunstigende indsigt.
2.2. Kulturministeriets overvejelser
2.2.1. Adgang til ikke-umiddelbart tilgængelige arkivalier
I den gældende arkivlov ift. tilladelse til at få adgang til ikke-umiddelbart tilgængelige arkivalier er det
ikke et afgørende hensyn, om ansøgeren ønsker oplysninger om sig selv eller andre. Det er kun en
faktor, der kan spille ind i vurderingen af, om der kan gives tilladelse.
Den foreslåede ændring giver borgeren en ret til at få indsigt i oplysninger om den pågældende selv,
som fremgår af papirarkivalier, i det omfang, at det offentlige arkiv er i besiddelse af de oplysninger,
der ønskes indsigt i. Ændringen skal sikre, at fx mennesker der har været anbragt på et børnehjem
eller under særforsorgen sikres en fri og uhindret ret til at se deres egne oplysninger i sager på arkiv.
Desuden forekommer det både rimeligt og retfærdigt, at der ikke er regler i lovgivningen, som giver
mulighed for at afskære borgernes mulighed for at få indsigt i egne oplysninger.
Det foreslås, at egne oplysninger skal forstås bredt, således at stå mulighed åbenhed. Retten kan
omfatte personlige forhold, hvor den pågældende gøres til genstand for direkte omtale, eller hvor der er
tale om oplysninger
vedrørende
den pågældendes personlige forhold. Der henvises til den type af
personlige forhold, som er omfattet af offentlighedslovens § 8.
På enkelte områder - fx i sager fra Politiets Efterretningstjeneste og Forsvarets Efterretningstjeneste -
vil der fortsat være begrænsning i muligheden for at få indsigt efter anden lovgivning fx under hensyn
til beskyttelse af rigets sikkerhed.
Desuden foreslås arkivlovens bestemmelser i §§ 33-35 om samtykke fra afleverende myndighed,
Datatilsynet og Domstolsstyrelsen videreført for så vidt angår ret til indsigt efter den foreslåede § 39 b.
Det offentlige arkivs efterfølgende afgørelse om indsigt vil bero på en individuel konkret vurdering i
forhold til hensyn angivet af ovennævnte myndigheder over for hensynet til, at den pågældende har ret
til indsigt i egne oplysninger. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.1.3. ovenfor.
Den foreslåede § 39 b om ret til indsigt vil konkret kun have betydning for den type af papirarkivalier,
som ikke i forvejen er omfattet af arkivlovens § 42 vedrørende digitale arkivalier, jf.
databeskyttelsesforordningens afgrænsning. Der henvises til afsnit 2.1.10. ovenfor. Lovændringen om
papirarkivalier sikrer, at der ikke sker forskelsbehandling på, om en borgers oplysninger fremgår i
papirarkivalier eller i digitale arkivalier.
12
 KUU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 93: Udkast til forslag til lov om ændring af arkivloven
2147783_0013.png
2.2.2. Sager indeholdende følsomme personoplysninger om tredjepart
Det bemærkes, at dokumenter med oplysninger om enkeltpersoner ofte indeholder følsomme
personoplysninger om flere andre personer end om den, der har søgt indsigt – fx oplysninger om øvrige
familiemedlemmer. Hensynet til beskyttelsen af øvrige personers oplysninger skal fortsat som
hovedregel sikres gennem fastsættelse af vilkår, når det gælder papirarkivalier. Et vilkår kan fx være,
at der ikke må tages kontakt til de personer, der er omtalt i dokumenterne - fx en sagsbehandler. Det
foreslås, at de gældende regler om benyttelse af offentlige arkivalier i arkivlovens kapitel 8 og
arkivbekendtgørelsen (nr. 591/2003) også gælder ved retten til indsigt efter den foreslåede § 39 b.
Det vurderes derfor, at muligheden for at opstille vilkår for så vidt angår oplysninger om andre
personer i de fleste tilfælde vil give en fuldt tilstrækkelig beskyttelse af tredjeparters interesser.
Endvidere foreslås, at der skal indhentes samtykke af afleverende myndighed, Datatilsynet og
Domstolsstyrelsen, i sager omfattet den foreslåede bestemmelse i arkivlovens § 39 b, med henblik på
afgørelse af, om oplysninger om tredjepart bør undtages og hvilke vilkår, der bør stilles for benyttelsen
af arkivalierne. Forelæggelsen hos de pågældende myndigheder begrænses dog til angå spørgsmål om
tredjepart. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.2.1. ovenfor.
I de tilfælde, hvor vilkår til benyttelse af arkivalier ikke kan sikre en tilstrækkelig beskyttelse af
tredjepart, foreslås det at indføre en lovhjemlet pligt for det offentlige arkiv til at undtage de
oplysninger. Dette for at sikre, at borgerens ret til indsigt i egne oplysninger ikke begrænses samtidig
med at tredjeparter beskyttes. Det offentlige arkiv foretager en individuel konkret vurdering om vilkår
er tilstrækkelige, eventuelt på baggrund samtykkeerklæringer fra afleverende myndighed, Datatilsynet
eller Domstolsstyrelsen.
En afgørende forskel i forhold til de gældende regler vil således være, at den person, som ønsker indsigt
i egne sager, ikke skal søge om tilladelse, men får et retskrav på indsigt i egne oplysninger.
2.2.3. Klageadgang
Det foreslås, at der indføres klageadgang i afgørelser omfattet af den foreslåede bestemmelse i
arkivlovens § 39 b. Efter de gældende regler i arkivlovens § 43, stk. 1 er det alene Rigsarkivets
afgørelser om tilgængelighed efter arkivlovens § 31, som kan påklages til den relevante
ressortmyndighed.
Henset til det myndighedsmæssige over-/underordnelsesforhold mellem Rigsarkivet og
Kulturministeriet, vil det være hensigtsmæssigt, at Rigsarkivets afgørelser om adgang til egne
oplysninger i papirarkivalier, kan indbringes for Kulturministeriet, idet Kulturministeriet allerede har
et ulovhjemlet tilsyn med Rigsarkivets sagsbehandling – herunder sagsbehandlingstid og øvrige
13
 KUU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 93: Udkast til forslag til lov om ændring af arkivloven
2147783_0014.png
principper for god forvaltningsskik. Kulturministeriet skal i relevante tilfælde, inden der træffes
afgørelse i klagesagen, indhente udtalelse fra den myndighed, der har afleveret de pågældende
arkivalier, der ønskes indsigt i.
For så vidt angår klage over de kommunale arkivers afgørelser foreslås, at klageadgangen i den
gældende kommunale regulering fastholdes.
2.2.4. Særligt om private arkivalier
Det foreslås, at retten til indsigt i papirarkivalier på offentlige arkiver også skal gælde for visse typer af
private arkivalier.
Flere private institutioner og organisationer har udført opgaver på forsorgsområdet mv. Oplysninger
fra institutioner, der er oprettet på et privatretligt grundlag, fx som selvejende institution, men ikke
kan regnes som hørende til den offentlige forvaltning, foreslås også omfattet af den foreslåede ret til
indsigt. En ret til indsigt bør ikke begrænses i disse tilfælde, og der bør være ligebehandling mellem de
borgere, der har haft sager ved private institutioner og de borgere, der har haft sager ved offentlige
institutioner.
Indsigtsretten foreslås dog begrænset således, at indsigten i rent private arkivalier ikke vil være
omfattet af den forslåede bestemmelse om indsigt i egne oplysninger. Således gælder indsigtsretten fx
ikke oplysninger om en person, som er omtalt i en privat meddelelse mellem to private personer – fx i
brev et brev m.m., eller hvor en person er omtalt i andre rent private arkivalier - fx i dagbøger og lign. I
disse tilfælde er der ikke tale om offentlig myndighedsudøvelse eller forvaltningsretlige afgørelser, som
har betydning for borgerens retstilling. Hensynet til indsigt i egne oplysninger er dermed ikke ligeså
tungtvejende, og desuden bør hensynet til privatlivets fred for den enkelte borger, hvis private
arkivalier, der er tale om, også varetages, særligt når der er tale om rent private arkivalier som fx
dagbøger.
En ny bestemmelse om ret til indsigt i egne oplysninger i private arkivalier griber imidlertid ind i
aftaler, der allerede er indgået mellem den afleverende private aktør og det offentlige arkiv. Den
forslåede bestemmelse indeholder således et element af tilbagevirkende kraft for så vidt angår ret til
indsigt i de ovenfor nævnte private arkivalier, som allerede er afleveret til arkiv, og hvor den
afleverende private aktør har indgået aftale med det offentlige arkiv om tilgængelighedsfrist og
eventuelt afskæring af dispensation.
I konsekvens af de nye bestemmelser bør afleverende private aktører fremadrettet gøres udtrykkeligt
opmærksom på, at der ikke kan indgås særlig aftale om tilgængelighed og dispensation for så vidt
14
 KUU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 93: Udkast til forslag til lov om ændring af arkivloven
2147783_0015.png
angår ret til indsigt, herunder at begæringer om ret til indsigt i dokumenter og oplysninger, som tillige
indeholder fortrolige oplysninger om tredjeparter, administreres sådan, at der stilles vilkår om
tavshedspligt for så vidt angår sådanne oplysninger. Der henvises i øvrigt til de specielle bemærkninger
til den foreslåede § 46 a.
2.2.5. Særligt om betaling for arkivadgang
At identificere en sag på et offentligt arkiv kan være tidskrævende og kompliceret.
Arkivmyndighederne har derfor pligt til at give borgerne vejledning, så borgerne selv kan identificere
de sager, de ønsker indsigt i. Rigsarkivet har imidlertid ikke pligt til at identificere sagerne. Såfremt
borgeren ønsker, at Rigsarkivet skal identificere arkivalierne, tager Rigsarkivet betaling for dette. Det
bemærkes, at de kommunale arkiver ikke har hjemmel til at opkræve betaling.
En ret til indsigt i egne oplysninger bør også i praksis gælde alle borgere, og derfor ikke begrænses af en
betaling med en risiko for skævvridning af, hvem der kan benytte sig af denne ret. Det foreslås derfor,
at en indsigt efter den foreslåede § 39 b gøres betalingsfri for alle.
2.2.6. Særligt om ret til indsigt i egne oplysninger i digitale arkivalier
Som altoverskyggende hovedregel vil en person kunne få adgang til egne oplysninger i digitale
arkivalier efter bestemmelserne i arkivlovens § 42, jf. databeskyttelsesforordningens og
retshåndhævelsesdirektivet.
Digitale arkivalier udgør en stigende del af de arkivalier, som opbevares af de offentlige arkiver, og vil
derfor være omfattet af arkivlovens § 42. Borgernes indsigt i egne sager og oplysninger m.v. som er
indeholdt i digitale arkivalier, skal derfor følge datalovgivningens regelsæt om adgang til egne
oplysninger. Arkivlovens nugældende bestemmelse i § 42 kodificerer således, at indsigt i egne
oplysninger i digitale arkivalier følger bestemmelserne i databeskyttelsesforordningen.
Arkivlovens gældende § 42 gælder imidlertid ikke for papirarkivalier, som ikke kan fremsøges
systematisk eller i øvrigt indgår i et register. Det er derfor nødvendigt med en ny bestemmelse, som
sikrer borgerne et retskrav på adgang til papirarkivalier, som er sammenligneligt med det retskrav,
som gælder for elektroniske arkivalier.
3. Økonomiske, administrative og implementeringsmæssige konsekvenser for det offentlige
En ændring af loven vil medføre, at Rigsarkivet mister omsætning ved indtægtsdækket virksomhed, da
det i dag gælder, at en borger, der skal have hjælp til at identificere de ønskede sager, skal det mod
betaling til Rigsarkivet. Det foreslås i lovforslaget, at en fremsøgning af sagerne på anmodning fra
borgeren fremadrettet ikke betinges af betaling.
15
 KUU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 93: Udkast til forslag til lov om ændring af arkivloven
2147783_0016.png
Rigsarkivet behandler ca. 1900 sager årligt, som Rigsarkivet tager betaling for (540 kr. ex moms pr.
time), og som vil være omfattet af lovændringen. Rigsarkivet vil dermed miste en årlig omsætning ved
indtægtsdækket virksomhed. Desuden vurderes det, at en ret til omkostningsfri ret til indsigt vil skabe
dels en øget efterspørgsel og dels en efterspørgsel efter mere komplekse sagstyper, som er sværere for
Rigsarkivet at identificere. Det vurderes, at en omkostningsfri ret til indsigt vil fordoble
ressourceforbruget til identificering.
Rigsarkivet er en statsinstitution, og ændringen vil derfor medføre statslige merudgifter. Merudgiften
dækkes ved en forhøjelse af Rigsarkivets driftsbevilling på 2 mio. kr. årligt
Også kommunale arkiver vil være omfattet af lovændringen. Disse har i dag ikke hjemmel til at
opkræve betaling for identificering af arkivalierne, hvorfor lovændringen ikke betyder mistede
indtægter for disse.
Det forventes desuden, at der både for Rigsarkivet og for de øvrige offentlige arkiver
(kommunalarkiverne) vil komme en øget tilførsel af sager på baggrund af lovændringen. Det er ikke
muligt at anslå stigningens omfang og varighed.
Det er desuden Kulturministeriets vurdering, at lovforslaget er i overensstemmelse med de syv
principper for digitaliseringsklar lovgivning.
4. Økonomiske og administrative konsekvenser for erhvervslivet m.v.
Lovforslaget har ingen økonomiske eller administrative konsekvenser for erhvervslivet.
5. Administrative konsekvenser for borgerne
Ændringen af loven vil give borgerne en ret til egne arkiverede oplysninger, som er opbevaret i
papirarkivalier. Der lægges i lovforslaget op til, at det er arkivmyndigheden, der skal stå for
fremsøgningen af sagen/oplysningerne, og at dette gøres gebyrfrit for borgeren. Desuden foreslås det at
indføre en klageadgang til Kulturministeriet for så vidt angår Rigsarkivets afgørelser.
Da papirarkivalier ikke kan identificeres på oplysnings eller dokument niveau men kun på sagsniveau,
er det nødvendigt at opstille et identifikationskrav for anmoderen. Det betyder konkret, at den enkelte
borger skal oplyse fx fra hvilken kommune og på hvilket arkiv, de ønskede oplysninger befinder sig.
Arkivvæsenets opdeling i statslige og kommunale arkiver komplicerer fremsøgningen af data, og det er
tidskrævende at finde oplysningerne og kræver viden om myndighedsstrukturen gennem tiden og om
16
 KUU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 93: Udkast til forslag til lov om ændring af arkivloven
2147783_0017.png
journalpraksis hos den enkelte myndighed. Alle offentlige myndigheder har imidlertid vejledningspligt
og kan derfor til en vis grad hjælpe borgerne på vej.
6. De miljømæssige konsekvenser
Lovforslaget har ingen miljømæssige konsekvenser.
7. Forholdet til EU-retten
Lovforslaget har ingen EU-retlige aspekter.
8. Hørte myndigheder og organisationer mv.
Et udkast til lovforslag har i perioden fra den 7. februar 2020 til den 6. marts 2020 været sendt i høring
følgende myndigheder og organisationer mv.+ offentlig høring:
Advokatsamfundet, Amnesty International, Copydan, Danmarks Medie- og Journalisthøjskole,
Danmarks Statistik, Dansk Arbejdsgiverforening, Dansk Folkeoplysnings Samråd, Dansk Industri,
Dansk Institut for Internationale Studier, Dansk Journalistforbund, Danske Advokater, Danske
Medier, Danske Regioner, Datatilsynet, Den Danske Dommerforening, Det Kongelige Bibliotek,
Digitaliseringsstyrelsen, Direktoratet for Kriminalforsorgen, Dommerfuldmægtigforeningen,
Domstolsstyrelsen, Fagbevægelsens Hovedorganisation, Familieretshuset, Forsvarets
Efterretningstjeneste, Højesteret, Institut for Menneskerettigheder, KL, KODA, Konkurrence- og
Forbrugerstyrelsen, Koordinerende Organ for Registerforskning, Kriminalpolitisk Forening,
Københavns Byret, Københavns Retshjælp, Københavns Universitet, Organisationen Danske Arkiver,
Politiets Efterretningstjeneste, Politiforbundet, Procesbevillingsnævnet, Retspolitisk Forening,
Retssikkerhedsfonden, Retten i Esbjerg, Retten i Glostrup, Retten i Helsingør, Retten i Herning, Retten
i Hillerød, Retten i Hjørring, Retten i Holbæk, Retten i Holstebro, Retten i Horsens, Retten i Kolding,
Retten i Lyngby, Retten i Nykøbing Falster, Retten i Næstved, Retten i Odense, Retten i Randers,
Retten i Roskilde, Retten i Svendborg, Retten i Sønderborg, Retten i Viborg, Retten i Aalborg, Retten i
Aarhus, Retten på Bornholm, Retten på Frederiksberg, Rigsadvokaten, Rigsombudsmanden i Grønland,
Rigsombudsmanden på Færøerne, Rigspolitiet, Rigsrevisionen, Roskilde Universitet,
Sammenslutningen af lokalarkiver, Statsadvokaten København, Statsadvokaten Viborg, Syddansk
Universitet, Sø- og Handelsretten, Tilgængelighedsudvalget, Vestre Landsret, Østre Landsret, Aalborg
Universitet, Aarhus Retshjælp, Aarhus Universitet
9. Sammenfattende skema
Positive
konsekvenser/mindre
udgifter
Negative
konsekvenser/merudgifter
17
 KUU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 93: Udkast til forslag til lov om ændring af arkivloven
2147783_0018.png
Økonomiske konsekvenser for
stat, kommuner og regioner
Nej
Lovændringen vil betyde, at
Rigsarkivet mister
omsætning ved
indtægtsdækket virksomhed,
da Rigsarkivet efter
gældende regler kan kræve
betaling for identifikation af
sager.
Nej
Implementeringskonsekvenser
for stat, kommuner og
regioner
Økonomiske konsekvenser for
erhvervslivet
Administrative konsekvenser
for erhvervslivet
Administrative konsekvenser
for borgere
Nej
Nej
.Nej
Nej
Nej
Borgeren gives ret til indsigt i
egne oplysninger. Denne ret
gøres desuden gebyrfrit.
Nej
Nej
Miljømæssige konsekvenser
Forholdet til EU-retten
Nej
Lovforslaget indeholder ingen EU-retlige aspekter.
Bemærkninger til lovforslagets enkelte bestemmelser
Til § 1
Til nr. 1
§ 30, stk. 3
Det følger af § 30, stk. 3, at det offentlige arkiv ved ansøgninger om tilladelse til arkivadgang i ikke
umiddelbart tilgængelige arkivalier, kan tage særligt hensyn til, om ansøgeren er part i den sag, der
ønskes adgang til, eller om den pågældende har en særlig individuel interesse i oplysningerne.
Med den foreslåede ændring vil hensynet til parten ikke være relevant for ansøgning om tilladelse efter
arkivlovens § 30, da parter vil være omfattet den nye foreslåede bestemmelse i § 39 b om ret til indsigt i
egne oplysninger.
Hensynet til om den pågældende har en særlig individuel interesse i oplysningerne bibeholdes, da der
kan være tilfælde, hvor en person uden at være part kan have en særlig interesse. Dette kan fx være i
tilfælde, hvor en plejefamilie ønsker oplysning om deres plejebarn.
18
 KUU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 93: Udkast til forslag til lov om ændring af arkivloven
2147783_0019.png
Til nr. 2-4
§§ 33-35
Det følger af bestemmelserne, at det offentlige arkiv i visse tilfælde forud for tilladelse til arkivadgang
skal indhentes samtykke fra enten afleverende myndighed, Datatilsynet eller Domstolsstyrelsen. Der
henvises i øvrigt til afsnit 2.1.3. ovenfor.
Med den foreslåede ændring bibeholdes pligten for det offentlige arkiv til at indhente samtykke fra de
nævnte myndigheder. Imidlertid gælder samtykket kun for så vidt angår oplysninger om øvrige
personer end den, der begærer om indsigt. Der henvises i øvrigt til de specielle bemærkninger til § 39 b,
stk. 4.
Til nr. 5
Med den foreslåede ændring indsættes der et nyt kapitel 7a, som indeholder alle arkivlovens
bestemmelser om indsigt i egne oplysninger – både i digitale og i papirarkivalier.
Til nr. 6
§ 39 a
Bestemmelsen er ny, men indeholder ordlyden af den gældende § 42. Bestemmelse flyttes af lovtekniske
hensyn for at samle alle bestemmelser om ret til indsigt i egne oplysninger i det foreslåede kapitel 7a.
Det følger af den gældende § 42, at en person over for et offentligt arkiv kan fremsætte begæring om
indsigt efter artikel 15 i databeskyttelsesforordningen. Det offentlige arkiv videresender herefter
indsigtsbegæringen til den myndighed, der har afleveret de arkivalier, der ønskes indsigt i. Den
pågældende myndighed træffer herefter afgørelse om indsigt. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.1.10.
ovenfor.
§ 39 b, stk. 1
Bestemmelsen er ny. Det fastslås, at borgeren har et retskrav på indsigt i de oplysninger, som de
offentlige arkiver er i besiddelse af om den pågældende person. Retskravet gælder som udgangspunkt
samtlige oplysninger om borgeren, der er indsamlet af offentlige myndigheder, og som er overført til et
offentligt arkiv. Retten til indsigt vil konkret kun have betydning for den type af papirarkivalier, som
ikke i forvejen er omfattet af arkivlovens § 42 vedrørende digitale arkivalier, jf.
databeskyttelsesforordningen.
Det offentlige arkiv skal i visse tilfælde indhente samtykke fra enten afleverende myndighed,
Datatilsynet eller Domstolsstyrelsen. De gældende regler om indhentelse af samtykke i henhold til
19
 KUU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 93: Udkast til forslag til lov om ændring af arkivloven
2147783_0020.png
arkivlovens §§ 33-35 skal videreføres til også at gælde for indsigt efter den foreslåede § 39 b.. Der
henvises i øvrigt til de specielle bemærkninger til de foreslåede bestemmelser i §§ 33-35.
§ 39 b, stk. 2
Bestemmelsen er ny, men viderefører gældende regler, som i dag er gælder for ansøgning om tilladelse
til arkivadgang til ikke-umiddelbart tilgængelige arkivalier, jf. arkivlovens kapitel 8 og
arkivbekendtgørelsen (nr. 591/2003). Hvor et dokument eller en sag ikke kun rummer oplysninger om
en enkelt person, men tillige om øvrige personers private eller økonomiske forhold, vil retten til indsigt
kunne begrænses i form af vilkår for benyttelsen af arkivalierne, således at hensynet til tredjeparts ret
til privatlivets fred ikke tilsidesættes. Det vil fx gælde i sager, der omhandler flere medlemmer af
samme familie eller af grupper af den eller anden karakter. Den henvises i øvrigt til afsnit 2.2.4.
ovenfor.
§ 39 b, stk. 3
Bestemmelsen er ny. I visse tilfælde har det vist sig i praksis, at vilkår for benyttelse af arkivalier ikke
sikrer en tilstrækkelig beskyttelse af tredjepart. I disse særlige tilfælde vil den foreslåede ændring
forpligte det offentlige arkiv til at undtage de oplysninger, der ikke kan beskyttes med vilkår. Dette for
at sikre, at retten til indsigt ikke begrænses i de tilfælde, hvor vilkår ikke er et tilstrækkeligt
beskyttelsesmiddel. Den henvises i øvrigt til afsnit 2.2.4. ovenfor.
§ 39 c, stk. 1
Bestemmelsen er ny, men viderefører gældende regler, som i dag er gælder for ansøgning om tilladelse
til arkivadgang til ikke-umiddelbart tilgængelige arkivalier. Borgeren skal ved anmodning om indsigt
henvende sig til det offentlige arkiv, hvor de ønskede oplysninger er arkiveret. Dette kan være
Rigsarkivet eller et af de kommunale arkiver.
§ 39 c, stk. 2 og stk. 3
Bestemmelsen er ny og fastslår, at afgørelseskompetencen til at give indsigt efter den foreslåede § 39 b
ligger hos det offentlige arkiv, som er i besiddelse af de ønskede oplysninger – dette kan enten være
Rigsarkivet, et kommunalt arkiv eller et regionalt arkiv. Der er tale om en videreførelse af de gældende
regler for ansøgning om tilladelse til arkivadgang til ikke-umiddelbart tilgængelige arkivalier, jf.
arkivlovens § 31.
§ 39 d, stk. 1
Bestemmelsen er ny. For at sikre, at kun den borger, der har en ret til indsigt i sine egne oplysninger,
får disse udleveret, indføres et krav om, at borgeren skal godtgøre sin identitet ved en indsigtsbegæring
20
 KUU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 93: Udkast til forslag til lov om ændring af arkivloven
2147783_0021.png
efter § 39 b, stk. 1. Dette kan enten ske digitalt ved hjælp af NemID eller ved personligt fremmøde med
gyldig billedlegitimation. Indgives anmodningen af en partsrepræsentant eller værge, skal der foreligge
en gyldig fuldmagt eller dokumentation for værgemål.
§ 39 d, stk. 2
Bestemmelsen er ny. I forbindelse med ret til indsigt efter bestemmelsen i § 39 a er det en
forudsætning, at identifikation af de pågældende oplysninger sker af arkivmyndigheden, hvortil
oplysningerne er afleveret. Identifikationen er en forudsætning for, at der ikke udleveres fortrolige
oplysninger til den forkerte person. Det svarer til den gældende bestemmelse om ret til indsigt i
digitale arkivalier i § 42.
§ 39 d, stk. 3
Bestemmelsen er ny. Bestemmelsen fastsætter, at det offentlige arkiv giver meddelelse til borgeren,
som har begæret indsigt, hvis anmodningen ikke kan imødekommes, fordi oplysningerne ikke findes.
§ 39 e, stk. 1
Bestemmelsen er ny og fastsætter, at arkivmyndighedens sagsbehandling i sager om ret til indsigt i
egne oplysninger skal foretages snarest muligt.
Det forudsættes, at der i øvrigt tages hensyn til det almindelige forvaltningsretlige princip om, at sager
skal behandles inden for rimelig tid.
§ 39 e, stk. 2
Bestemmelsen svarer til den gældende § 36 og fastsætter en tidsfrist på 15 dage for sagsbehandlingen.
Da det offentlige arkivs identifikation af arkivalier kan være ganske tidskrævende, er der fastsat en
længere sagsbehandlingstid, end hvad der normalt følger af forvaltningsretlige afgørelser.
§ 39 e, stk. 3
Bestemmelsen svarer til den gældende § 37 og fastsætter, at såfremt der forud for en afgørelse om
indsigt skal indhentes samtykke fra en myndighed, har denne myndighed 30 dage til at tage stilling til,
om et samtykke kan gives.
§ 39, stk. 4
Det fastsættes, at afgørelser ekspederes digitalt. Hvor en borger måtte have dispensation fra at
modtage digital post, følges de herom gældende regler.
Til nr. 7
21
 KUU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 93: Udkast til forslag til lov om ændring af arkivloven
2147783_0022.png
Med den foreslåede ændring ophæves § 42 og ordlyden flyttes til en ny bestemmelse i § 39 a. Flytningen
skyldes lovtekniske hensyn, således at alle bestemmelser i arkivloven om ret til indsigt i egne
oplysninger samles. Der er ikke foretaget ændring i ordlyden af bestemmelsen. Der henvises i øvrigt til
de specielle bemærkninger til § 39 a.
Til nr. 8
Kapitel 9 ophæves som konsekvens af, at § 42 som eneste indhold i kapitlet foreslås ophævet og flyttet
til en ny bestemmelse i § 39 a.
Til nr. 9
Bestemmelsen er ny, men viderefører de i forvejen gældende regler for klageadgang for så vidt angår
ansøgning om tilladelse til ikke-umiddelbart tilgængelige arkivalier. For at sikre ovenfornævnte
myndighedsforpligtelser under sagsbehandlingen bør der i arkivloven sikres klageadgang i forhold til
myndighedens (Rigsarkivets) afgørelser. Herved opnås der en udtrykkelig adgang til at få prøvet såvel
den materielle afgørelse, som de enkelte sagsbehandlingsskridt af rekursmyndigheden
(Kulturministeriet). Der henvises i øvrigt til afsnit 2.2.3. ovenfor.
Til nr. 10
Det følger af arkivlovens § 46, stk. 1, at når der afleveres private arkivalier til offentlige arkiver, træffes
der aftale mellem den afleverende part og det modtagne arkiv om tilgængelighed. Det følger herudover
af stk. 4, at afleverede private arkivalier ikke omfattes af andre bestemmelser om offentlighedens
adgang til aktindsigt end den aftale, der er indgået.
Den foreslåede bestemmelse i § 39 b om retten til indsigt i egne oplysninger skal også være gældende
for visse private arkivalier, som er afleveret til arkiv. Der indføres dermed en undtagelse til den
gældende bestemmelse, om at der ikke kan gives offentlig adgang til de private arkivalier i videre
omfang, end hvad fremgår af den aftale, der er indgået mellem den private person/institution eller
organisation og den modtagne arkivmyndighed. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.2.4. i de almindelige
bemærkninger og de specielle bemærkningerne til § 46 a.
Til nr. 11
Bestemmelsen er ny. Retten til indsigt i egne oplysninger, der findes i private arkivalier, som er
afleveret til offentlige arkiver, begrænses til oplysninger i arkivalier i form af systematiske fortegnelser
eller af dokumenter i individuelle klient-, elev-, beboer- eller patientsager.
En ret til indsigt i private arkivalier gælder i dag for arkivalier, der er omfattet af
databeskyttelseslovgivningen, men ikke for fx oplysninger i stamruller, elevsager, patientjournaler mv,
22
 KUU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 93: Udkast til forslag til lov om ændring af arkivloven
2147783_0023.png
som findes på papir. Det forekommer på den baggrund hensigtsmæssigt at fastsætte en bestemmelse,
der ophæver den forskel i retstilstanden, der er afhængig af det informationsbærende medie.
Samtidig begrænses ret til indsigt, så den fx ikke omfatter omtale af en person i en mellem to private
personer m.v. udvekslet meddelelse – brev, e-mail mv., eller omtale i andre private arkivalier, for
eksempel i dagbøger og lignende. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.2.4.
Til nr. 12
Det følger af arkivlovens § 51, stk. 1, at den der overtræder tavshedspligten i § 40 eller vilkår fastsat i
medfør af § 41 straffes med bøde eller fængsel indtil 6 måneder.
Overtrædelse af vilkår om tavshedspligt for så vidt angår oplysninger om tredjeperson m.v. fastsat i
medfør af den foreslåede § 39 b, stk. 2, bør også kunne straffes med bøde eller fængsel i indtil 6
måneder, og straffebestemmelsen bør derfor udvides til også at omfatte vilkår fastsat i medfør af
arkivlovens § 39 b, stk. 2.
Til § 2
Med bestemmelsen foreslås det, at loven træder i kraft den dd. mm. 2020.
Det foreslås desuden, at ikke afgjorte ansøgninger om tilladelse til arkivadgang efter de gældende § 31,
men som er indgivet før lovens ikrafttræden, skal behandles efter den nye bestemmelse i § 39 b, således
at borgeren får den mest gunstige retsstilling.
Til § 3
Med bestemmelsen foreslås det, at loven ikke skal gælde for Færøerne og Grønland, men at
ændringsloven ligesom den gældende arkivlov ved kongelig anordning kan sættes i kraft for sager, der
er eller har været under behandling af rigsmyndighederne med de afvigelser, som de særlige færøske og
grønlandske forhold tilsiger.
23