Kirkeudvalget 2019-20
KIU Alm.del Bilag 5
Offentligt
2088098_0001.png
Cirkulære om indberetning om valg til menighedsråd, konstituering og kassation af
valgmateriale mv.
(Til biskopperne, stiftsadministrationerne, valgbestyrelserne og menighedsrådene)
Cirkulæret indeholder bestemmelser i forbindelse med valg til menighedsråd og skal ses i
sammenhæng med cirkulære om valgret og valgbarhed, cirkulære om orienteringsmøde og
valgforsamling og cirkulære om afstemningsvalg ved valg til menighedsråd.
I medfør af § 6 d, § 22, stk. 3, og § 24 i lov om valg til menighedsråd, jf. lovbekendtgørelse nr. 772 af 24.
juni 2013, med de ændringer, som følger af § 1 i lov nr. 312 af 25. april 2018 og § 1 i lov nr. xx af xx
2019, fastsættes:
Kapitel 1
Indberetning om valget
Valgforsamling
§ 1.
I Valgsystemet registreres personnummer, navn, og adresse på de opstillede kandidater og
stedfortrædere.
Stk. 2.
Valgets resultat registreres i form af antal stemmeberettigede, antal gyldige stemmer i alt, antal
ugyldige stemmer (bortset fra blanke stemmer) og antal blanke stemmer ved henholdsvis valg af
medlemmer og valg af stedfortrædere. Det registreres endvidere, hvor mange stemmer der blev
afgivet på den enkelte kandidat, hvilke kandidater der blev erklæret for valgt, samt det
medlemsnummer der tilfaldt enhver af de valgte.
Stk. 3.
Tilsvarende registrering som nævnt i stk. 1 og 2 foretages ved valg af stedfortrædere.
§ 2.
Valgbestyrelsen indtaster de i § 1 nævnte oplysninger i Valgsystemet. Blanketten med resultatet af
valgforsamlingen udskrives herefter fra Valgsystemet og underskrives af valgbestyrelsen og dirigenten
som afslutning på valgforsamlingen og indsættes i menighedsrådets beslutningsprotokol.
Stk. 2.
Valgbestyrelsen kan i stedet for den i stk. 1 nævnte fremgangsmåde udfylde blanketten med
resultatet af valgforsamlingen manuelt. Inden valgforsamlingen udskrives blanketten fra
Valgsystemet. Som afslutning på valgforsamlingen udfylder valgbestyrelsen blanketten, der herefter
underskrives af valgbestyrelsen og dirigenten og indsættes i menighedsrådets beslutningsprotokol.
Efter valgforsamlingen og senest tirsdagen i ugen efter valgforsamlingen, dvs. senest tirsdag den 22.
september 2020, indtaster valgbestyrelsen blanketten i Valgsystemet. Hvis valgforsamlingen er
afholdt en anden dag, jf. § 13, stk. 2, i cirkulære om orienteringsmøde og valgforsamling, skal
indtastningen være afsluttet senest ugedagen efter valgforsamlingens afholdelse.
§ 3.
Indtastningen foretages af valgbestyrelsens formand eller af en person, der er bemyndiget hertil af
valgbestyrelsen.
§ 4.
Valgbestyrelsen sender via Valgsystemet en udskrift af beslutningsprotokollen til
stiftsadministrationen senest 2 dage efter valgforsamlingen, dvs. senest torsdag den 17. september
2020. Hvis stiftsadministrationen varetager indtastningen i Valgsystemet på vegne af valgbestyrelsen,
1
Aktid. 68086
 KIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 5: Til orientering fremsendes udkast til Cirkulære om valgret og valgbarhed, Cirkulære om orienteringsmøde og valgforsamling, Cirkulære om afstemningsvalg ved valg til menighedsråd og Cirkulære om indberetning om valg til menighedsråd, konstituering og kassation, fra kirkeministeren af valgmateriale mv.
2088098_0002.png
skal denne indtastning være afsluttet med samme frist som nævnt i § 2, stk. 2. Indtastningen sker i
givet fald på baggrund af udskriften af beslutningsprotokollen.
§ 5.
Oplysningerne om menighedsrådets sammensætning offentliggøres på Sogneportalen
www.sogn.dk
ved funktionsperiodens start, dvs. første søndag i advent.
Ekstraordinær valgforsamling
§ 6.
I tilfælde af ekstraordinær valgforsamling, jf. § 30 i cirkulære om orienteringsmøde og
valgforsamling, skal valgbestyrelsen som nævnt i §§ 1-5 indføre resultatet af den ekstraordinære
valgforsamling i menighedsrådets beslutningsprotokol og foretage indtastning i Valgsystemet, jf. dog
stk. 2.
Stk. 2.
Indtastningen skal ske snarest muligt og senest ugen efter den ekstraordinære valgforsamling,
dvs. senest tirsdag den 13. oktober 2020.
Afstemningsvalg
§ 7.
I Valgsystemet registreres personnummer, navn, og adresse på de opstillede kandidater og
stedfortrædere.
Stk. 2.
Valgets resultat registreres i form af antal stemmeberettigede, antal gyldige stemmer i alt, antal
ugyldige stemmer (bortset fra blanke stemmer), antal blanke stemmer, antal stemmer i alt samt antal
lister indvalgte i det nye menighedsråd. I opgørelsen af stemmer indgår både brevstemmer og
stemmer afgivet på afstemningsdagen. Det registreres endvidere, hvorledes stemmerne har fordelt sig
mellem de forskellige kandidatlister, i hvilken nummerorden mandaterne tilfaldt kandidatlisterne,
hvor mange personlige stemmer der blev afgivet på de enkelte kandidater, hvilke kandidater der blev
erklæret for valgt, samt det medlemsnummer, der tilfaldt enhver af de valgte. Navnene på de
kandidater, der ikke opnåede valg indføres i Valgsystemet som stedfortræder for kandidaterne på
listen.
§ 8.
Valgbestyrelsen indtaster de i § 7 nævnte oplysninger i Valgsystemet. Blanketten med resultatet af
afstemningsvalget udskrives herefter fra Valgsystemet og underskrives af valgbestyrelsen som
afslutning på afstemningsvalget og indsættes i menighedsrådets beslutningsprotokol.
Stk. 2.
Valgbestyrelsen kan i stedet for den i stk. 1 nævnte fremgangsmåde udfylde blanketten med
resultatet af afstemningsvalget manuelt. Inden afstemningsvalget udskrives blanketten fra
Valgsystemet. Som afslutning på afstemningsvalget udfylder valgbestyrelsen blanketten, der herefter
underskrives af valgbestyrelsen og indsættes i menighedsrådets beslutningsprotokol. Efter
afstemningsvalget og senest tirsdagen i ugen efter afstemningsvalget, dvs. senest tirsdag den 24.
november 2020, indtaster valgbestyrelsen blanketten i Valgsystemet.
§ 9.
Indtastningen foretages af valgbestyrelsens formand eller af en person, der er bemyndiget hertil af
valgbestyrelsen.
§ 10.
Valgbestyrelsen sender en udskrift af beslutningsprotokollen til stiftsadministrationen, således
at udskriften er stiftsadministrationen i hænde senest 2 dage efter afstemningsvalget, dvs. senest
torsdag den 19. november 2020. Hvis stiftsadministrationen varetager indtastningen i Valgsystemet
2
Aktid. 68086
 KIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 5: Til orientering fremsendes udkast til Cirkulære om valgret og valgbarhed, Cirkulære om orienteringsmøde og valgforsamling, Cirkulære om afstemningsvalg ved valg til menighedsråd og Cirkulære om indberetning om valg til menighedsråd, konstituering og kassation, fra kirkeministeren af valgmateriale mv.
2088098_0003.png
på vegne af valgbestyrelsen, skal denne indtastning være afsluttet med samme frist som nævnt i § 8,
stk. 2. Indtastningen sker i givet fald på baggrund af udskriften af beslutningsprotokollen.
§ 11.
Oplysningerne om menighedsrådets sammensætning offentliggøres på Sogneportalen
www.sogn.dk
ved funktionsperiodens start, dvs. første søndag i advent.
Kapitel 2
Konstituering
§ 12.
Valgbestyrelsen sender via Valgsystemet en udskrift over de valgte medlemmer af
menighedsrådet til det først valgte medlem af det nyvalgte menighedsråd. Udskriften skal være det
først valgte medlem i hænde seneste den 3. torsdag i november, dvs. senest torsdag den 19. november
2020.
§ 13.
Det først valgte medlem indkalder til det konstituerende møde i det nyvalgte menighedsråd og
medbringer den i § 12 nævnte udskrift. Det konstituerende møde skal afholdes, inden
menighedsrådets funktionsperiode begynder, dvs. første søndag i advent.
§ 14.
På det konstituerende møde afgiver de nyvalgte medlemmer en erklæring på ære og
samvittighed om at ville udføre det dem betroede hverv i troskab mod den danske evangelisk-
lutherske folkekirke, så at den kan byde gode vilkår for den kristne menigheds liv og vækst.
Erklæringen skal kun afgives af medlemmer, der første gang indvælges i et menighedsråd.
§ 15.
På det konstituerende møde vælges menighedsrådets formand og næstformand og personer til
enkeltmandsposter. Valgene har virkning for 1 år ad gangen.
Stk. 2.
Valget af formanden ledes af det første valgte medlem.
Stk. 3.
Formanden vælges blandt menighedsrådets medlemmer af de valgte medlemmer ved
hemmelig afstemning. Så snart valget af formand har fundet sted, vælges 1 næstformand til at fungere i
formandens forfald. Valget ledes af den nyvalgte formand eller i dennes forfald af det medlem, der har
ledet formandsvalget, og foregår i øvrigt efter samme regler som dette.
Stk. 4.
Umiddelbart efter valget af formand og næstformand finder valg til de øvrige
enkeltmandsposter sted.
Stk. 5.
Menighedsrådet kan beslutte at tillægge formanden honorar. Honorar kan dog kun tillægges
formanden, såfremt denne er valgt medlem af menighedsrådet. Formanden er forpligtet til at modtage
honoraret. Størrelsen af honoraret skal godkendes af provstiudvalget.
Stk. 6.
Herefter foretages valg af medlemmer til kirke- og kirkegårdsudvalg, i flersognspastorater
uden fælles menighedsråd til præsteudvalget, jf. §§ 17-19 i lov om menighedsråd, og til
valgbestyrelsen, jf. § 6 i lov om valg til menighedsråd. Valgene har virkning for menighedsrådets
funktionsperiode.
§ 16.
Den nyvalgte formand sørger for at give sognepræsten besked om menighedsrådets
sammensætning og konstitution. Ved den første faste gudstjeneste efter det konstituerende møde
bekendtgør præsten fra prædikestolen, hvem der er valgt til medlemmer af menighedsrådet, og hvem
der er valgt til menighedsrådets formand.
3
Aktid. 68086
 KIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 5: Til orientering fremsendes udkast til Cirkulære om valgret og valgbarhed, Cirkulære om orienteringsmøde og valgforsamling, Cirkulære om afstemningsvalg ved valg til menighedsråd og Cirkulære om indberetning om valg til menighedsråd, konstituering og kassation, fra kirkeministeren af valgmateriale mv.
2088098_0004.png
Stk. 2.
Inden funktionsperiodens begyndelse sørger den nyvalgte formand for, at det offentliggøres,
hvem der er valgt til medlemmer af menighedsrådet, og hvem der er valgt til menighedsrådets
formand.
§ 17.
Den nyvalgte formand sørger for, at oplysning om, hvem der er valgt til menighedsrådets
formand, næstformand, kasserer, kirkeværge, kontaktperson, tegningsberettiget og formand for
valgbestyrelsen, indtastes i Valgsystemet. Indtastningen skal være afsluttet senest ved udgangen af
december 2020.
Stk. 2.
Hvis stiftsadministrationen varetager indtastningen i Valgsystemet på vegne af
menighedsrådet, skal den nyvalgte formand sørge for, at stiftsadministrationen senest den 1. tirsdag
efter funktionsperiodens start, dvs. senest den 1. december 2020, får oplysninger om, hvem der er
valgt til menighedsrådets formand, næstformand, kasserer, kirkeværge, kontaktperson,
tegningsberettiget og formand for valgbestyrelsen. Indtastningen skal være afsluttet ved udgangen af
december måned 2020.
Ændring i sammensætning eller konstituering i løbet af funktionsperioden
§ 18.
Såfremt der i funktionsperioden sker ændring i menighedsrådets sammensætning eller i valgene
til de i § 17 nævnte enkeltmandsposter, skal formanden for menighedsrådet sørge for at ajourføre
oplysningerne i Valgsystemet.
§ 19.
Hvis stiftsadministrationen varetager indtastningen i Valgsystemet, skal formanden sørge for, at
stiftsadministrationen bliver orienteret om ændring i menighedsrådets sammensætning og i valgene
til enkeltmandsposterne. Indberetningen skal altid indeholde oplysninger om de pågældende
menighedsrådsmedlemmers personnumre.
Stk. 2.
Stiftsadministrationen sørger for den fornødne ajourføring i Valgsystemet på baggrund af
menighedsrådets indberetning.
Kapitel 3
Opbevaring og kassation af valgmaterialet efter evt. afstemningsvalg
§ 20.
Valgbestyrelsen afleverer alt fysisk valgmateriale, herunder ugyldige, ombyttede og ikke
udleverede stemmesedler til menighedsrådet senest ved udgangen af november 2020.
§ 21.
Stiftsadministrationen indtaster oplysninger i Valgsystemet, hvorvidt der er modtaget klager
over valget i det enkelte sogn. Indtastningen skal ske senest ved udgangen af november 2020.
Stk. 2.
I sogne, hvor der ikke er modtaget valgklager, skal menighedsrådet senest den 15. december
2020 makulere valglister, valgkort, stemmesedler mv., der foreligger på papir. Folkekirkens It sørger
senest den 15. december 2020 for, at valglisterne for de sogne, hvor der ikke er modtaget valgklager,
slettes fra Valgsystemet.
Stk. 3.
I sogne, hvor der er modtaget valgklager, må der ikke foretages makulering af papirmateriale
eller sletning fra Valgsystemet, jf. stk. 2, før valgklagen er endelig afgjort.
4
Aktid. 68086
 KIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 5: Til orientering fremsendes udkast til Cirkulære om valgret og valgbarhed, Cirkulære om orienteringsmøde og valgforsamling, Cirkulære om afstemningsvalg ved valg til menighedsråd og Cirkulære om indberetning om valg til menighedsråd, konstituering og kassation, fra kirkeministeren af valgmateriale mv.
2088098_0005.png
Kapitel 4
Udgifter ved valget
§ 22.
Udgifter i anledning af valget, herunder til valglister og valgkort, papir, Digital Post og porto m.v.,
stemmelokaler, materiale til brug ved stemmeafgivning, tryksager og fornøden medhjælp til
valgbestyrelsen, afholdes af kirkekassen. Kirkekassens midler må ikke anvendes til valgagitation, men
alene til de af valgbestyrelsen pålagte opgaver. Derimod kan kirkekassens midler godt anvendes til
generelle informationstiltag omkring menighedsrådsarbejde og menighedsrådsvalg.
§ 23.
Der tilkommer de på afstemningsdagen medvirkende diæter, der maksimalt kan fastsættes til 860
kr. svarende til diæter ved kommunale valg. Størrelse af diæter fastsættes af menighedsrådet.
Kapitel 5
Ikrafttrædelse
§ 24.
Cirkulæret træder i kraft den XX og finder anvendelse for de ordinære valg til menighedsråd i
2020.
5
Aktid. 68086