FOU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 84: Rigsrevisionens notat om beretning om indkøb hos Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse, marts 2020

Forsvarsudvalget 2019-20
FOU Alm.del Bilag 84
Offentligt

Marts 2020

Rigsrevisionens notat om

beretning om

indkøb hos

Forsvarsministeriets

Ejendomsstyrelse

FOU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 84: Rigsrevisionens notat om beretning om indkøb hos Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse, marts 2020

Notat til Statsrevisorerne, jf. rigsrevisorlovens § 18, stk. 4

Vedrører:

Statsrevisorernes beretning nr. 8/2019 om indkøb hos

Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse

Forsvarsministerens redegørelse af 19. februar 2020

10. marts 2020

RN 1408/20

1. Rigsrevisionen vurderer i dette notat de initiativer, som forsvarsministeren vil iværk-

sætte som følge af Statsrevisorernes bemærkninger og beretningens konklusioner.

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

Konklusion

Forsvarsministeren oplyser i sin redegørelse, at ministeren ser med stor alvor på, at

Rigsrevisionen i forbindelse med sin undersøgelse har fået ufuldstændige og ukorrek-

te oplysninger. Ministeren finder dette uacceptabelt. Forsvarsministeriets Ejendoms-

styrelse har derfor fra den 1. januar 2020 indført en ekstra kontrol af det materiale,

styrelsen sender til Rigsrevisionen, ligesom ministeren over for forsvarschefen og sty-

relsesdirektørerne har understreget vigtigheden af, at der afgives korrekte oplysnin-

ger til Rigsrevisionen.

Rigsrevisionen finder tiltaget tilfredsstillende og vurderer, at denne del af sagen kan

afsluttes.

Forsvarsministeren fastslår i sin redegørelse, at ministeren tager kritikken i beretnin-

gen meget alvorligt og derfor har igangsat en række konkrete initiativer. Ministeren

har bl.a. sendt et rejsehold til Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse i Hjørring for at

undersøge indkøbsområdet og støtte styrelsens nye ledelse i at opbygge et stærkere

kontrolmiljø for indkøb. Rejseholdet har også haft fokus på at gennemgå mulige indi-

kationer på svindel, og hvor der er konstateret svig/bedrag, er materialet overdraget

til politiet. Ministeren vil herudover igangsætte 3 eksterne undersøgelser, bl.a. for at

forbedre kontrolmiljøet. Ministeren oplyser videre, at der vil blive udarbejdet nye

skriftlige forretningsgange på indkøbsområdet, ligesom ministeriet vil undersøge mu-

ligheden for en forbedret systemunderstøttelse af kontrollerne i indkøbsprocessen.

Ministerredegørelse

§ 18, stk. 4-notat

Eventuelt

fortsat(te) notat(er)

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på www.rigsrevisionen.dk

FOU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 84: Rigsrevisionens notat om beretning om indkøb hos Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse, marts 2020

Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Forsvarsministeriet har iværksat en lang

række initiativer for at forbedre kontrolmiljøet og den overordnede forvaltning af ind-

køb på vedligeholdelsesområdet i Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse. Rigsrevisio-

nen vil følge resultaterne heraf og orientere Statsrevisorerne om:

•

resultatet af de 3 eksterne undersøgelser

arbejdet med at få udarbejdet nye skriftlige forretningsgange på indkøbsområdet,

som lever op til regnskabsbekendtgørelsens krav til kontrol og dokumentation

arbejdet med kompenserende kontroller ved godkendelse af spærrede fakturaer

– og dokumentationen heraf

systemunderstøttelsen af forretningsgangene på indkøbsområdet i Forsvarsmini-

steriets Ejendomsstyrelse.

I. Baggrund

2. Rigsrevisionen afgav i december 2019 en beretning om indkøb hos Forsvarsministe-

riets Ejendomsstyrelse. Beretningen handlede om Forsvarsministeriets forvaltning af

indkøb på vedligeholdelsesområdet, herunder om der var tilfredsstillende retningslin-

jer på området, og om indkøbene overholdt regnskabsbekendtgørelsens krav til doku-

mentation og kontrol.

3. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, kritiserede de skarpt, at Forsvarets

indkøb på vedligeholdelsesområdet var forvaltet i strid med gældende regnskabsreg-

ler og ikke levede op til helt basale krav om registrering, dokumentation og kontrol af

indkøb. Rigsrevisionens gennemgang af 64 vedligeholdelsesprojekter viste, at der var

helt basale fejl og mangler i 54 af projekterne, fx manglende funktionsadskillelse, man-

gelfulde forretningsgange og mangel på intern kontrol.

Der var således ifølge Statsrevisorerne høj risiko for, at der blev begået fejl, svig og be-

rigelsesforbrydelser, når Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse foretog indkøb på

vedligeholdelsesområdet – uden at Forsvarsministeriet efterfølgende kunne opdage

det.

Statsrevisorerne kritiserede, at Forsvarsministeriet på dette område ikke havde levet

op til sit ansvar for at tilrettelægge regnskabsvæsenet og kontrollere, at reglerne blev

overholdt. Statsrevisorerne fandt det utilfredsstillende, at ministeriet ikke i tide havde

underrettet Rigsrevisionen om konstaterede uregelmæssigheder.

Endelig fandt Statsrevisorerne det helt uacceptabelt, at Forsvarsministeriets Ejen-

domsstyrelse i flere tilfælde havde givet Rigsrevisionen ufuldstændige og urigtige op-

lysninger. Statsrevisorerne påtalte, at dette var i strid med lov om revisionen af sta-

tens regnskaber m.m., § 12.

4. Hele sagen og dens dokumenter kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på

www.ft.dk/Statsrevisorerne.

FOU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 84: Rigsrevisionens notat om beretning om indkøb hos Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse, marts 2020

II. Gennemgang af ministerens redegørelse

Nye tiltag på indkøbsområdet

5. Statsrevisorerne kritiserede skarpt, at Forsvarets indkøb på vedligeholdelsesområ-

det var forvaltet i strid med gældende regnskabsregler og ikke levede op til helt basale

krav til registrering, dokumentation og kontrol. Statsrevisorerne kritiserede herudover,

at Forsvarsministeriet på dette område ikke havde levet op til sit ansvar for at tilrette-

lægge regnskabsvæsenet og kontrollere, at reglerne blev overholdt.

Det fremgik af beretningen, at der ikke var sikret klare skriftlige forretningsgange. Det

fremgik herudover, at Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse havde betalt for arbej-

de, der ikke var udført, og at der ikke altid var sammenhæng mellem tilbud, indkøbs-

ordre og faktura. Det fremgik endvidere, at medarbejdere kunne omgå regnskabsbe-

kendtgørelsens krav til dokumentation af ændringer, og at leverancer ikke blev mod-

taget og dokumenteret korrekt. Endelig fremgik det, at systemunderstøttelsen ikke

sikrede en effektiv kontrol.

Forsvarsministeren oplyser, at ministeren tager kritikken meget alvorligt og har igang-

sat en række tiltag, jf. nedenfor.

Rejsehold

6. Forsvarsministeren oplyser, at der den 10. december 2019 blev sendt et ”rejsehold”

til Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse i Hjørring. Rejseholdet har bl.a. undersøgt

funktionsadskillelse og dokumentation for alle indkøb på bygningsvedligeholdelse i

2018. Rejseholdets konklusion er, at der er funktionsadskillelse i knap 95 % af indkø-

bene, men at der generelt var en mangelfuld dokumentation og et mangelfuldt kon-

trolmiljø.

Forsvarsministeren oplyser, at rejseholdet også har undersøgt projekterne på 14 red-

ningsstationer og de tekøkkener, som er omtalt i beretningen. Rejseholdet har fundet,

at de bestilte varer er leveret, men med visse unøjagtigheder og mangelfuld dokumen-

tation. Der er dog konstateret uregelmæssigheder med prisen for arbejdet på red-

ningsstationerne. Hvor der er konstateret svig/bedrag, har Forsvarsministeriets Ejen-

domsstyrelse overdraget materialet til politiet med henblik på videre efterforskning.

Ministerieinstruks

7. Forsvarsministeren oplyser, at ministeren i december 2019 på baggrund af beret-

ningen har sendt en instruks til forsvarschefen og styrelsesdirektørerne, som under-

streger deres ansvar i forhold til at sikre et økonomisk kontrolmiljø i forbindelse med

indkøb i deres respektive styrelser. Ministeren oplyser, at den overordnede vurdering

fra styrelserne er, at der generelt er fornuftige processer og fungerende funktionsad-

skillelse på Forsvarsministeriets område, men at der også er konstateret hjørner, hvor

ting kan og skal forbedres.

FOU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 84: Rigsrevisionens notat om beretning om indkøb hos Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse, marts 2020

Eksterne undersøgelser

8. Forsvarsministeren oplyser, at der vil blive igangsat 3 eksterne undersøgelser. For

det første vil der blive gennemført en advokatundersøgelse for at vurdere, om der kan

placeres et ansvar i Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse eller departementet i ly-

set af den mulige svindel og det manglende kontrolmiljø i styrelsen.

For det andet vil der blive igangsat en revisionsundersøgelse af det eksisterende kon-

trolmiljø på indkøbsområdet hos Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse, som skal un-

derstøtte advokatundersøgelsen og komme med anbefalinger til et forbedret kontrol-

miljø.

Endelig vil der blive indhentet revisionsbistand med henblik på at styrke indkøbspro-

cesserne og kontrolmiljøet på tværs af ministerområdet.

Forsvarsministeren understreger, at de 3 tiltag udgør en første fase, og at der kan

iværksættes yderligere undersøgelser og initiativer, hvis der viser sig et behov herfor.

Nye skriftlige forretningsgange

9. Forsvarsministeren oplyser videre, at der ultimo 2019 i Forsvarsministeriets Ejen-

domsstyrelse er igangsat et arbejde med at udarbejde skriftlige forretningsgange for

indkøb, som lever op til regnskabsbekendtgørelsens krav til kontrol og dokumenta-

tion. Herudover er der igangsat et arbejde med gennemgå og kvalitetssikre alle be-

skrevne forretningsgange i styrelsen. Det er hensigten, at arbejdet skal kvalitetssikres

af et eksternt revisionshus. Ministeren forventer, at der foreligger nye og opdaterede

forretningsgange i forhold til indkøb ved udgangen af 1. halvår 2020.

10. Hvad angår Rigsrevisionens kritik af processen for ophævelse af spærre for faktu-

raer, oplyser forsvarsministeren i sin redegørelse, at Forsvarsministeriets Regnskabs-

styrelse har opdateret regnskabsinstruksen den 17. december 2019. Det fremgår nu

af instruksen, at det er den enkelte styrelses ansvar at sikre, at der er gennemført og

dokumenteret kompenserende kontroller, når samme person opretter indkøbsordrer

og godkender spærrede fakturaer. De kompenserende kontroller skal fra medio fe-

bruar 2020 dokumenteres over for Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse.

11. Forsvarsministeren oplyser herudover, at Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelses

prokuramatrix er blevet justeret i januar 2020, så alle underlagte disponenter nu frem-

går af matrixen. Styrelsen har herudover udarbejdet 2 nye bestemmelser, hvor bl.a.

ansvar og kontroller i forbindelse med prokura og budgetansvar er præciseret

Opfølgning på bemærkninger fra Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse

12. Forsvarsministeren oplyser, at Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse har erkendt,

at der ikke blev fulgt op på bemærkninger fra Forsvarsministeriets Regnskabsstyrel-

se, som er fremkommet i forlængelse af regnskabsstyrelsens finansielle controlling.

Ministeren oplyser, at de 2 styrelser siden 2. kvartal 2019 har drøftet bemærkninger-

ne på kvartalsvise opfølgningsmøder.

FOU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 84: Rigsrevisionens notat om beretning om indkøb hos Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse, marts 2020

Ny systemunderstøttelse – funktionsadskillelse, prokura mv.

13. Forsvarsministeren oplyser, at ministeriet er ved at undersøge muligheden for en

systemunderstøttet funktionsadskillelse, så samme person fx ikke både kan udarbej-

de indkøbsordre og varemodtage på samme ordre. Ministeren forventer, at den sy-

stemunderstøttende funktionsadskillelse vil være på plads i løbet af 2020. Ministeren

oplyser herudover, at ministeriet forventer inden 1. halvår 2020 at have afklaret, om

prokura også kan systemunderstøttes. Endelig oplyser ministeren, at ministeriet og-

så er i gang med at undersøge mulighederne for systemunderstøttelse i forhold til fri-

givelse af spærrede fakturaer, så samme person ikke selv kan frigive spærrede fak-

turaer uden en ekstra godkender.

14. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Forsvarsministeriet har iværksat en

lang række initiativer for at forbedre kontrolmiljøet og den overordnede forvaltning af

indkøb på vedligeholdelsesområdet i Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse. Rigsre-

visionen vil følge resultaterne heraf og orientere Statsrevisorerne om:

resultatet af de 3 eksterne undersøgelser

arbejdet med at få udarbejdet nye skriftlige forretningsgange på indkøbsområdet,

som lever op til regnskabsbekendtgørelsens krav til kontrol og dokumentation

•

arbejdet med kompenserende kontroller ved godkendelse af spærrede fakturaer

– og dokumentationen heraf

•

systemunderstøttelsen af forretningsgangene på indkøbsområdet i Forsvarsmini-

steriets Ejendomsstyrelse.

Ufuldstændige og urigtige oplysninger

•

15. Statsrevisorerne fandt det utilfredsstillende, at Forsvarsministeriet ikke i tide hav-

de underrettet Rigsrevisionen om konstaterede uregelmæssigheder på Forsvarsmi-

nisteriets Ejendomsstyrelses område. Statsrevisorerne fandt det helt uacceptabelt,

at Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse i flere tilfælde havde givet Rigsrevisionen

ufuldstændige og urigtige oplysninger.

Forsvarsministeren oplyser, at ministeren er helt enig med Statsrevisorerne i, at Rigs-

revisionen til hver en tid skal have rigtige oplysninger. Ministeren oplyser videre, at

Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse pr. 1. januar 2020 har indført en ekstra kon-

trol, så alle fremtidige bidrag til Rigsrevisionen vil blive kontrolleret af en controller fra

styrelsens økonomiafdeling. Ministeren oplyser herudover, at vigtigheden af at give

korrekte informationer til Rigsrevisionen blev understreget i brevet fra ministeren til

forsvarschefen og styrelsesdirektørerne af 12. december 2019.

16. Rigsrevisionen finder forsvarsministerens tiltag tilfredsstillende og vurderer, at

denne del af sagen kan afsluttes.

Lone Strøm