FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Finansudvalget 2019-20
FIU Alm.del Bilag 267
Offentligt

September 2020

— 21/2019

Rigsrevisionens beretning afgivet

til Folketinget med Statsrevisorernes

bemærkninger

Gevinstrealisering

i statslige it-projekter

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

21/2019

Beretning om

gevinstrealisering i

statslige it-projekter

Statsrevisorerne fremsender denne beretning med

deres bemærkninger til Folketinget og vedkommende

minister, jf. § 3 i lov om statsrevisorerne og § 18, stk. 1,

i lov om revisionen af statens regnskaber m.m.

København 2020

Denne beretning til Folketinget skal behandles ifølge lov om revisionen af statens regnskaber, § 18:

Statsrevisorerne fremsender med deres bemærkning Rigsrevisionens beretning til Folketinget og vedkom-

mende minister.

Udenrigsministeren, ministeren for udviklingssamarbejde, finansministeren, erhvervsministeren, skattemini-

steren, justitsministeren, forsvarsministeren, sundheds- og ældreministeren, beskæftigelsesministeren, ud-

dannelses- og forskningsministeren, børne- og undervisningsministeren, miljøministeren og ministeren for

fødevarer, fiskeri og ligestilling afgiver en redegørelse til beretningen.

Rigsrevisor afgiver et notat med bemærkninger til ministrenes redegørelser.

På baggrund af ministrenes redegørelser og rigsrevisors notat tager Statsrevisorerne endelig stilling til beret-

ningen, hvilket forventes at ske i januar 2021.

Ministrenes redegørelser, rigsrevisors bemærkninger og Statsrevisorernes eventuelle bemærkninger samles

i Statsrevisorernes Endelig betænkning over statsregnskabet, som årligt afgives til Folketinget i februar må-

ned – i dette tilfælde Endelig betænkning over statsregnskabet 2019, som afgives i februar 2021.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Statsrevisorernes bemærkning tager udgangspunkt i denne karakterskala:

Karakterskala

Positiv kritik

•

finder det meget/særdeles positivt

•

finder det positivt

•

finder det tilfredsstillende/er tilfredse med

•

finder det ikke helt tilfredsstillende

•

finder det utilfredsstillende/er utilfredse med

•

påpeger/understreger/henstiller/forventer

•

beklager/finder det bekymrende/foruroligende

•

kritiserer/finder det kritisabelt/kritiserer skarpt/og indskærper

•

påtaler/påtaler skarpt

•

påtaler skarpt og henleder særligt Folketingets opmærksomhed på

Kritik under middel

Middel kritik

Skarp kritik

Skarpeste kritik

Henvendelse vedrørende

denne publikation rettes til:

Statsrevisorerne

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

Tlf.: 3337 5987

[email protected]

www.ft.dk/statsrevisorerne

Yderligere eksemplarer kan

købes ved henvendelse til:

Rosendahls Lager og Logistik

Vandtårnsvej 83A

2860 Søborg

Tlf.: 4322 7300

[email protected]

www.rosendahls.dk

ISSN 2245-3008

ISBN trykt 978-87-7434-676-0

ISBN online 978-87-7434-677-7

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Statsrevisorernes bemærkning

Statsrevisorernes

bemærkning

Statsrevisorerne

Beretning om gevinstrealisering i statslige

it-projekter

Ministerierne igangsætter it-projekter for at udvikle og forbedre den of-

fentlige sektor. Formålet kan være effektiviseringer, som gør det muligt

at bruge færre medarbejdere og dermed frigive resurser, eller kvalitets-

forbedringer, fx i sagsbehandlingen eller realisering af politiske mål i ny

lovgivning. Gevinsterne ved et it-projekt udgør typisk en væsentlig del af

grundlaget for, at et statsligt it-projekt besluttes gennemført.

Siden 2011 har det været et krav, at alle ministerier skal bruge den fælles-

statslige it-projektmodel. Ifølge it-projektmodellen skal ministerierne op-

stille de forventede forbedringer ved deres it-projekter som gevinster.

Fra 2011 til begyndelsen af 2020 er der igangsat 115 it-projekter med et

budget på mere end 10 mio. kr. Heraf indgår 44 projekter, som blev af-

sluttet inden november 2018, i denne undersøgelse. De 44 projekter har

samlet haft budgetter for ca. 1,7 mia. kr., heraf 14 projekter på Skattemi-

nisteriets område med et samlet budget på 650 mio. kr.

Statsrevisorerne finder det meget utilfredsstillende, at gevinsterne

ved statslige it-projekter ikke er blevet realiseret i tilstrækkeligt om-

fang.

Statsrevisorerne finder, at ministerierne bør styrke indsatsen for ge-

vinstrealisering i forbindelse med statslige it-projekter, da dette vil

styrke effektiviteten og kvaliteten i opgaveløsningen i den offentlige

sektor. Statsrevisorerne påpeger, at der er potentiale for at øge ge-

vinstrealiseringen, hvis ministerierne forbedrer opstilling af og op-

følgning på gevinster ved it-projekter.

17. september 2020

Henrik Thorup

Klaus Frandsen

Villum Christensen

Frank Aaen

Britt Bager

Flemming Møller Mortensen

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Statsrevisorernes bemærkning

Statsrevisorerne bemærker:

•

At ministerierne for ca. ⅓ af de forventede gevinster ikke har fulgt op

på, om gevinsterne er realiseret eller ej. Særligt Forsvarsministeriet,

Justitsministeriet og Skatteministeriet har ikke i tilstrækkelig grad

fulgt op på, om de planlagte gevinster blev realiseret.

At ministeriernes egen opfølgning viser, at de kun har realiseret un-

der halvdelen af de planlagte gevinster, selv om ministerierne har mu-

lighed for at justere gevinsterne helt frem til, at projekterne er klar til

drift.

At ministerierne samlet set har haft et utilstrækkeligt grundlag for at

forvente de planlagte gevinster ved deres it-projekter. Særligt Skatte-

ministeriet har et utilstrækkeligt dokumenteret grundlag for at opstil-

le de planlagte gevinster. Ministerierne har bl.a. opstillet økonomiske

gevinster svarende til ca. 446,4 mio. kr. uden tilstrækkelig dokumen-

tation og sikkerhed for, at de planlagte gevinster rent faktisk kan op-

nås.

•

Statsrevisorerne tilslutter sig Rigsrevisionens anbefaling af, at It-rådet på

baggrund af undersøgelsens resultater vurderer, hvordan ministeriernes

opstilling af og opfølgning på gevinster – også efter idriftsættelse – kan

forbedres.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Indholdsfortegnelse

1. Introduktion og konklusion ....................................................................................................... 1

1�½1. Formål og konklusion ....................................................................................................................... 1

1�½2. Baggrund ............................................................................................................................................... 4

1�½3. Revisionskriterier, metode og afgrænsning ........................................................................... 8

2. Ministeriernes opfølgning på gevinstrealiseringen ved deres it-projekter............. 12

2�½1. Ministeriernes vurdering af, om gevinsterne er realiseret............................................ 13

2�½2. Ministeriernes vurdering af, om gevinsterne er realiseret efter

afleveringen af gevinstrealiseringsrapporten .................................................................... 24

3. Ministeriernes grundlag for at forvente de planlagte gevinster ved deres

it-projekter .................................................................................................................................. 26

3�½1. Ministeriernes beregning af gevinster på baggrund af 0- og 1-scenarier ............ 27

3�½2. Ministeriernes grundlag for at opstille gevinster .............................................................. 28

Bilag 1. Metodisk tilgang ................................................................................................................................. 36

Bilag 2. Ministeriernes it-projekter ............................................................................................................ 53

Bilag 3. Ordliste................................................................................................................................................... 54

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Rigsrevisionen har selv taget initiativ til denne undersøgelse og af-

giver derfor beretningen til Statsrevisorerne i henhold til § 17, stk. 2,

i rigsrevisorloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 101 af 19. januar 2012.

Rigsrevisionen har revideret regnskaberne efter § 2, stk. 1, nr. 1,

jf. § 3 i rigsrevisorloven.

Beretningen vedrører finanslovens § 6. Udenrigsministeriet, § 7. Fi-

nansministeriet, § 8. Erhvervsministeriet, § 9. Skatteministeriet,

§ 11. Justitsministeriet, § 12. Forsvarsministeriet, § 16. Sundheds- og

Ældreministeriet, § 17. Beskæftigelsesministeriet, § 19. Uddannel-

ses- og Forskningsministeriet, § 20. Børne- og Undervisningsmini-

steriet og § 24. Miljø- og Fødevareministeriet.

På alle ministerområder er der foretaget udskiftning af ministerpo-

ster i undersøgelsesperioden 2011-2020. Rigsrevisionen har derfor

valgt ikke at opliste alle ministre.

Beretningen har i udkast været forelagt alle de omfattede ministe-

rier, hvis bemærkninger er afspejlet i beretningen.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Introduktion og konklusion |

1. Introduktion og

konklusion

1.1.

Formål og konklusion

Gevinstrealisering

1. Denne beretning handler om gevinstrealisering i statslige it-projekter.

2. Den digitale udvikling giver nye muligheder for myndigheders opgaveløsning. Mini-

sterierne igangsætter derfor mange it-projekter for at udvikle og forbedre den offent-

lige sektor. Det kan være i form af effektiviseringer, som gør det muligt at bruge færre

medarbejdere til at løse en bestemt opgave og dermed frigive resurser, der kan bru-

ges andre steder. Det kan også være i form af kvalitetsforbedringer, som fx giver poli-

tiet et system til automatisk kontrol af køretøjers nummerplader.

3. Beretningen omfatter 44 it-projekter, der er gennemført i 11 ministerier. Projekter-

ne er alle igangsat efter januar 2011, hvor det blev et krav, at alle ministerier skal bru-

ge den fællesstatslige it-projektmodel (herefter it-projektmodellen). Ifølge it-projekt-

modellen skal ministerierne opstille de forventede forbedringer ved deres it-projekter

som gevinster. Gevinsterne skal kvantificere de forventede forbedringer og retfærdig-

gøre udgifterne til projektet. Gevinsterne gør det endvidere muligt at måle, om projek-

tet har leveret forbedringer på det forventede niveau. Rigsrevisionen har i en række

tidligere beretninger konstateret problemer med ministeriernes realisering af gevin-

ster ved deres it-projekter, herunder fx i

beretning om det digitale tinglysningssystem.

It-projektmodellen fordrer en systematisk tilgang til arbejdet med gevinstrealisering i

hele projektforløbet, og ministerierne tilskyndes til, at realiseringen af gevinster udgør

omdrejningspunktet for styringen af it-projektet. I den forbindelse skal ministerierne

indsende standardrapporteringer til Statens It-råd (herefter It-rådet) om, hvilke gevin-

ster der er planlagt, og hvordan det er gået med at realisere dem. Derfor skal ministe-

rierne ved projektstart sende et projektgrundlag til risikovurdering hos It-rådet, og ved

projektets afslutning skal ministerierne indsende en projektafslutningsrapport med

ministeriets opdaterede forventninger til projektets gevinster. Dernæst skal ministeri-

erne 1 år efter projektafslutningen udarbejde en gevinstrealiseringsrapport, som gør

status på projektets realisering af de planlagte gevinster. Arbejdet med gevinster har

således været en væsentlig del af ministeriernes it-projekter de seneste 9 år.

Gevinstrealisering omfatter

grundlaget for at opstille ge-

vinster og opfølgning på hø-

sten af it-projektets gevinster.

Gevinster i it-projekter

Gevinster er i statslige it-pro-

jekter en nedbrydning og ope-

rationalisering af projektets

formål. Gevinster skal være

målbare og være et resultat af

den forandring, som et projekt

har afstedkommet.

Projektgrundlag

Projektgrundlaget består af

projektinitieringsdokumentet,

businesscasen og eventuelt

medfølgende bilag, som mini-

steriet har udarbejdet i den

forbindelse.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Introduktion og konklusion

0-og 1-scenarie

Ministerierne skal over for It-

rådet opgøre it-projekternes

gevinster ved at beskrive et

0-scenarie og et 1-scenarie for

hver gevinst. 0-scenariet be-

skriver den situation, ministe-

riet forventer, hvis projektet ik-

ke gennemføres. 1-scenariet

beskriver den situation, mini-

steriet forventer, hvis projek-

tet gennemføres. Forskellen

på de 2 scenarier er derfor en

opgørelse af den forandring,

som projektet skal levere.

1 år efter projektets afslutning

skal ministeriet i gevinstreali-

seringsrapporten måle, om

projektet har leveret den for-

ventede forandring i forhold

til de opstillede scenarier.

4. Når et ministerium gennemfører et it-projekt, er det derfor væsentligt, at ministeriet

planlægger, hvilke gevinster ministeriet forventer at kunne realisere, og at disse gevin-

ster er baseret på underbyggede 0- og 1-scenarier. Hvis ministeriets grundlag for at

opstille gevinsterne er mangelfuldt, er det usikkert, om gevinsterne faktisk kan realise-

res. Det er ligeledes væsentligt, at ministeriet 1 år efter projektets afslutning måler, om

ministeriet har realiseret de planlagte gevinster.

Formålet med undersøgelsen er at vurdere, om ministeriernes gevinstrealisering ved

deres it-projekter har været tilfredsstillende. Vi besvarer følgende spørgsmål i beret-

ningen:

•

Har ministerierne haft en tilstrækkelig opfølgning på gevinstrealiseringen ved de-

res it-projekter?

•

Har ministerierne haft et tilstrækkeligt grundlag for at forvente de planlagte gevin-

ster ved deres it-projekter?

Rigsrevisionen har selv taget initiativ til undersøgelsen i oktober 2019.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Introduktion og konklusion |

Hovedkonklusion

Rigsrevisionen vurderer, at ministeriernes gevinstrealiseringer ved deres

it-projekter har været utilfredsstillende. Konsekvensen er, at ministerierne

i vidt omfang ikke har opnået eller ikke kender status for de forudsatte for-

bedringer og besparelser ved deres projekter. Rigsrevisionen anbefaler, at

It-rådet på baggrund af undersøgelsens resultater vurderer, hvordan mini-

steriernes opstilling af og opfølgning på gevinster kan forbedres.

Ministerierne har samlet set haft en utilstrækkelig opfølgning på gevinstrealiserin-

gen ved deres it-projekter

Ministerierne har for ca. ⅓ af gevinsterne ikke fulgt op på, om gevinsterne er realiseret

eller ej. Ministeriernes egen opfølgning viser, at it-projekterne samlet set har realiseret

eller delvist realiseret under halvdelen af de gevinster, som ministerierne har opstillet.

Opfølgningen viser desuden, at ministerierne vurderede, at de resterende 20 % ikke

blev realiseret.

For de gevinster, som ministerierne vurderede blev realiseret, har opfølgningen været

mangelfuld, bl.a. fordi vurderingen for 23 % er sket uden en eftermåling. For de af mi-

nisteriernes vurderinger, der tager afsæt i en eftermåling, er der endvidere i mange til-

fælde mangler ved eftermålingen eller ved den metode, som ministeriet har anvendt til

at dokumentere målingen. Samlet set findes der kun tilstrækkelig dokumentation, der

understøtter ministeriernes vurdering af gevinstrealiseringen, for 18 % af de realiserede

gevinster.

Det fremgår af it-projekternes gevinstrealiseringsrapporter, at ministerierne forvente-

de at realisere ca. 32 % af gevinsterne senere. Ministerierne har dog kun fulgt op på rea-

liseringen af disse gevinster i yderst begrænset omfang.

Ministerierne har samlet set haft et utilstrækkeligt grundlag for at forvente de

planlagte gevinster ved deres it-projekter

Ministerierne kan for størstedelen af de gevinster, de har opstillet for deres it-projek-

ter, ikke dokumentere deres grundlag for at forvente disse gevinster. Kun 5 % af mini-

steriernes gevinster er tilstrækkeligt dokumenteret.

Ministerierne har ikke foretaget førmålinger for ca. ⅓ af gevinsternes 0-scenarier. Der-

udover har ministerierne ikke data, der ligger til grund for potentialevurderingerne i

1-scenariet, for ca. halvdelen af gevinsterne med førmålinger.

Det utilstrækkelige grundlag, som ministerierne har anvendt til at opstille gevinsterne,

betyder, at ministerierne ikke har sandsynliggjort, at de planlagte gevinster ved deres

it-projekter faktisk kan realiseres. Dermed er det usikkert, om ministerierne kan opnå

de forbedringer, som lå til grund for, at projekterne blev sat i gang.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Introduktion og konklusion

1.2. Baggrund

5. Budgetvejledningen indeholder en række krav til ministerier, der gennemfører it-

projekter. Et af kravene er, at ministerierne skal anvende it-projektmodellen, når de

gennemfører it-projekter, og at alle it-projekter med et budget på mere end 10 mio.

kr. skal risikovurderes af og statusrapporteres til It-rådet. Kravene, der har været

gældende siden 2011, betyder også, at ministerierne har skullet planlægge og realise-

re gevinster ved deres it-projekter inden for it-projektmodellens rammer.

Faser i statslige it-projekter

6. It-projektmodellen er en fasemodel, som omfatter hele projektforløbet fra idé til re-

alisering af gevinster og fordrer en systematisk tilgang til arbejdet med gevinster. Mi-

nisterierne skal i de første 2 faser af projektforløbet identificere og beskrive it-projek-

tets gevinster og forudsætningerne herfor i en businesscase og i et projektinitierings-

dokument. Disse dokumenter danner grundlag for ministeriernes risikovurdering af

og anbefalinger til projektet Ministerierne skal i gennemførelsesfasen rapportere pro-

jektets status til rådet hvert halve år og ved projektets afslutning. Figur 1 viser it-pro-

jektmodellens 5 faser.

Figur 1

De 5 faser i it-projektmodellen (2011-2018)

Ministeriet indsender dokumenter til

risikovurdering, herunder businesscase

og projektinitieringsdokument

Efter projektets afslutning

indsender ministeriet en

projektafslutningsrapport

Idé-

fase

Analyse-

fase

Anskaffelses-

fase

Gennemførelses-

fase

Ministeriet statusrapporterer

hvert halve år

Realiserings-

fase

1 år efter

projektafslutnings-

rapporten indsender

ministeriet en gevinst-

realiseringsrapport

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af it-projektmodellen.

It-projektet er ifølge it-projektmodellen afsluttet, når alle projektaktiviteterne er gen-

nemført, projektorganisationen er lukket, og ministeriet ikke længere afholder udgifter

til projektet. På dette tidspunkt kan ministeriet opdatere forventningerne til projektets

gevinstrealisering og overdrage planerne herfor til forretningen eller driftsorganisatio-

nen. Ministeriet afleverer på dette tidspunkt en projektafslutningsrapport til It-rådet.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Introduktion og konklusion |

1 år efter projektets afslutning – i it-projektmodellens realiseringsfase – skal ministe-

riet aflevere en gevinstrealiseringsrapport til It-rådet. Rapporten indeholder den sid-

ste status, som It-rådet modtager fra ministeriet vedrørende projektet. Gevinstreali-

seringsrapporten skal indeholde målinger og vurderinger af, om projektets gevinster

er nået.

7. Da ministerierne opstiller gevinster, som forventes realiseret på forskellige tids-

punkter, er der ofte nogle gevinster, som ministerierne først forventer at realisere ef-

ter afleveringen af gevinstrealiseringsrapporten. Opfølgning på den efterfølgende ge-

vinstrealisering tilrettelægges af ministerierne selv, og der er ikke nogen faste ram-

mer.

8. Vi har bedt It-rådet om at give bemærkninger til beretningen. It-rådet bemærker

bl.a., at det er rådets erfaring, at en del it-projekter er blevet sat i gang for at imøde-

komme lovændringer eller for at udskifte forældede systemer. Ifølge It-rådet har mi-

nisterierne ofte opstillet økonomiske gevinster for disse it-projekter, som skulle vise,

hvorfor projektet var berettiget. Disse økonomiske gevinster var imidlertid kun løst

koblet til projektets formål og var reelt ikke årsagen til, at projektet skulle gennemfø-

res. It-rådet bemærker endvidere, at gevinster af denne karakter ofte manglede ledel-

sesmæssig forankring og viste sig svære at følge op på for ministerierne. It-rådet op-

lyser, at det bl.a. var på den baggrund, at It-rådet reviderede it-projektmodellen i 2018.

Rigsrevisionen konstaterer, at gevinster også før 2018 skulle hænge tæt sammen

med it-projektets formål og være centrale for projektets berettigelse. Både i den mo-

del, som ministerierne anvendte i de it-projekter, som er omfattet af undersøgelsen,

og i den reviderede model skal ministerierne opstille retningsgivende gevinster. Ge-

vinsterne skal være koblet til formålet med projektet, og ministerierne skal følge op

på, om de bliver realiseret. For begge modeller er det derfor centralt, at ministerierne

tilrettelægger deres gevinstrealisering på tilfredsstillende vis. Det fremgår af It-rådets

statusrapport for 2. halvår 2019 (udgivet juni 2020), at der fortsat er en del udfordrin-

ger med at opstille gevinster på hensigtsmæssig vis i statslige it-projekter.

Planlægning af gevinster

9. Det fremgår af it-projektmodellen, at gevinster skal operationalisere it-projektets

overordnede formål og tydeliggøre de forbedringer og besparelser, som ministeriet

forventer at opnå. Gevinsterne skal endvidere opstilles, så det efter projektets afslut-

ning kan måles, om de er opnået. Ministerierne har dermed til opgave at sikre, at den

forandring, som projektet tilvejebringer, er målbar.

Inden for it-projektmodellens rammer skal ministerierne beregne hvert af it-projektets

gevinster ved at sammenligne udgifterne til 2 forskellige fremtidige scenarier. Projek-

tets 0-scenarie beskriver den forventede situation, hvis projektet ikke gennemføres.

0-scenariet skal derfor være det billigst mulige, lovmedholdelige alternativ til at gen-

nemføre projektet. 0-scenariet kan være baseret på den nuværende situation, fx den

anvendte tid til sagsbehandlingen, eller ministeriets forventninger om stigende udgif-

ter til drift af og fejlrettelser i det eksisterende system. Der kan også være tilfælde, fx

ved it-projekter, der skyldes ny lovgivning, hvor et nyt system skal udfylde en funktion,

som ikke eksisterer i forvejen. I disse tilfælde skal 0-scenariet som udgangspunkt sæt-

tes til 0. Det er vigtigt, at 0-scenariet er solidt funderet, da 0-scenariet skal anvendes

som en baseline for projektet.

Gevinstrealisering på

tværs af ministerier

Ministerier skal kun opstille

gevinster, som de selv er an-

svarlige for at realisere.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Introduktion og konklusion

1-scenariet beskriver den situation, som ministeriet forventer, at it-projektet vil tilveje-

bringe ved sin gennemførelse. 1-scenariet fungerer dermed som en målestok, som mi-

nisteriet efter projektets afslutning kan anvende til at opgøre, om ministeriets forvent-

ninger til den enkelte gevinst holdt stik. En gevinsts værdi er i it-projektmodellen for-

skellen på 0-scenariet og 1-scenariet.

I it-projektmodellen skal gevinsterne opstilles på denne måde, uanset om de er af øko-

nomisk eller ikke-økonomisk karakter. Hvis der er tale om en ikke-økonomisk gevinst,

angives gevinsten i en anden målbar enhed, fx ved hjælp af en skala- eller procentan-

givelse.

10. Gevinsterne ved et it-projekt udgør både en væsentlig del af grundlaget for, at et

projekt besluttes gennemført, og en væsentlig del af grundlaget for ministeriets op-

følgning på projektets leverancer. Det er derfor vigtigt, at projektets gevinster er fun-

deret på veldokumenterede 0- og 1-scenarier, så ministeriets beslutning om at igang-

sætte projektet sker på et oplyst grundlag. Derudover sikrer opstillingen af målbare

gevinster også, at det efterfølgende er muligt at følge op på realiseringen. Endelig er

det vigtigt, fordi gevinsterne er udtryk for forventningerne til det nye system og derfor

ofte bliver en del af ministeriets planlægning i forhold til besparelser, bemanding,

driftsudgifter o.l.

Justering af gevinster

11. It-projektmodellens vejledninger tilskynder til, at ministerierne løbende vurderer, i

hvilket omfang et it-projekts gevinster er mulige at realisere. Hvis de forventede ge-

vinster fra projektets start fx viser sig at være for optimistiske, er det muligt for mini-

steriet at justere gevinsterne undervejs, lade gevinster udgå eller opstille nye gevin-

ster. For ministeriet betyder dette, at det er muligt løbende at tilpasse projektets ge-

vinster til projektets situation. Det kan vise sig, at et system ikke kan udvikles med al-

le de funktionaliteter, som ministeriet forventede, eller at dele af systemet bliver for-

sinket. Dermed kan nogle gevinster først realiseres senere eller i mindre omfang end

planlagt. Derudover kan ministeriet også ændre et projekts gevinster på baggrund af

rådgivning fra It-rådet.

Ministerierne har derfor mulighed for at justere forventningerne til et it-projekt frem

til projektafslutning. Når ministerierne udarbejder projektafslutningsrapporten til It-

rådet, har ministerierne dermed et godt grundlag for at fastslå, hvilke gevinster der

vil blive realiseret, fordi det nye it-system er færdigudviklet og klar til at overgå til en

driftssituation.

Muligheden for løbende at ændre et it-projekts gevinster betyder, at det ikke nødven-

digvis er muligt at følge en gevinst fra projektgrundlag, til projektafslutning og til ge-

vinstrealisering. Det betyder også, at antallet af gevinster ved et projekt kan stige el-

ler falde gennem it-projektmodellens 4 faser. Det er derfor ikke altid retvisende eller

muligt at sammenligne alle de opstillede gevinster fra projektgrundlaget med de rea-

liserede gevinster i gevinstrealiseringsrapporten.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Introduktion og konklusion |

Projekter gennemført med it-projektmodellen

12. Fra 2011 til begyndelsen af 2020 er der igangsat 115 it-projekter med et budget på

mere end 10 mio. kr. Af disse projekter er 44 blevet afsluttet inden november 2018 og

indgår dermed i undersøgelsen, da ministerierne har haft mindst 1 år til at realisere pro-

jekternes gevinster. De 44 projekter er fordelt på 11 ministerier, som har opstillet i alt

348 gevinster, jf. tabel 1.

Tabel 1

It-projekter og gevinster, som indgår i undersøgelsen, fordelt på ministerier

Antal projekter

Beskæftigelsesministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet

Erhvervsministeriet

Finansministeriet

Forsvarsministeriet

Justitsministeriet

Miljø- og Fødevareministeriet

Skatteministeriet

Sundheds- og Ældreministeriet

Uddannelses- og Forskningsministeriet

Udenrigsministeriet

Antal gevinster i alt

120

Udgifter

16�½2 mio. kr.

106�½4 mio. kr.

37�½5 mio. kr.

96�½9 mio. kr.

161�½8 mio. kr.

372�½4 mio. kr.

159�½6 mio. kr.

653�½1 mio. kr.

15�½5 mio. kr.

52�½8 mio. kr.

17�½6 mio. kr.

Note: Vi har ikke modtaget opgørelsen over udgifterne til ét af Skatteministeriets it-projekter, nemlig ”Årsopgørelse 2011”. Derfor er Skatteministeriets

samlede udgifter til it-projekter højere end angivet her. Erhvervsministeriets ene it-projekt har ikke opstillet gevinster.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne samt projektgrundlag og projektafslutningsrapporter.

Det fremgår af tabel 1, at der er stor forskel på, hvor mange it-projekter de enkelte

ministerier har gennemført, og hvor mange gevinster ministerierne opstiller pr. pro-

jekt.

De 44 it-projekter har samlet haft budgetter for ca. 1,7 mia. kr. (løbende priser). Det

største projekt havde et budget på 154 mio. kr., og de mindste projekter havde hver

et budget på ca. 10 mio. kr. Skatteministeriet har flest projekter, der indgår i undersø-

gelsen og har også samlet set det største projektbudget. Ministeriets samlede pro-

jektbudget til de 14 it-projekter udgjorde ca. 650 mio. kr.

Gevinsterne er opgjort i forskellige enheder, fx procentandel, skala, årsværk, antal

eller tid. Der er en næsten lige fordeling mellem økonomiske og ikke-økonomiske ge-

vinster blandt it-projekternes gevinster. Størstedelen af de økonomiske gevinster er

opgjort i kroner, mens resten er opgjort i årsværk.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Introduktion og konklusion

Tabel 2 viser ministeriernes forventede økonomiske gevinster.

Tabel 2

Ministeriernes forventede økonomiske gevinster

Antal økonomiske

gevinster i alt

Beskæftigelsesministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet

Finansministeriet

Forsvarsministeriet

Justitsministeriet

Miljø- og Fødevareministeriet

Skatteministeriet

Udenrigsministeriet

I alt

Værdi

23�½2 mio. kr.

127�½1 mio. kr.

27�½6 mio. kr.

139�½7 mio. kr.

150�½6 mio. kr.

99�½8 mio. kr.

56�½0 mio. kr.

5�½7 mio. kr.

629�½8 mio. kr.

Note: Kun de ministerier, som har økonomiske gevinster, der er opgjort i kroner, fremgår af tabellen. Samfunds-

økonomiske gevinster indgår ikke. Der er 4 samfundsøkonomiske gevinster, hvoraf én gevinst vedrøren-

de mere effektiv bogføring i virksomheder har en værdi på 2,4 mia. kr. Værdien af de 3 andre gevinster

er ikke opgjort.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af it-projekternes projektgrundlag.

Det fremgår af tabel 2, at ministerierne før projekternes igangsættelse forventede, at

projekterne ville realisere økonomiske gevinster for i alt 629,8 mio. kr. Ministerierne

nedjusterede senere dette til 511 mio. kr. i projektafslutningsrapporterne.

1.3. Revisionskriterier, metode og afgrænsning

Revisionskriterier

13. Første del af undersøgelsen handler om, hvorvidt ministerierne har haft en tilstræk-

kelig opfølgning på gevinstrealiseringen ved deres it-projekter. Vi lægger til grund, at

ministerierne opstiller gevinster, og at de også er ansvarlige for at følge op på, om ge-

vinsterne realiseres som forventet. Ministeriernes opfølgning er bl.a. vigtig, fordi det gi-

ver ministerierne et grundlag for at vurdere, om det er nødvendigt at gennemføre yder-

ligere tiltag med henblik på at realisere projekternes gevinster. Det giver endvidere mi-

nisterierne mulighed for at uddrage læring til planlægningen af kommende projekter

og for at revurdere eventuelle besparelser, der er besluttet på baggrund af de forven-

tede gevinster. Denne del af undersøgelsen handler også om, hvorvidt ministerierne

har målt eller på anden måde dokumenteret grundlaget for ministeriernes vurdering

af, om gevinsterne er realiseret eller ej, med udgangspunkt i de krav til dokumentation,

vi har opstillet.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Introduktion og konklusion |

For at vurdere, om ministerierne har haft en tilstrækkelig opfølgning på gevinstreali-

seringen ved deres it-projekter, har vi undersøgt 2 forhold. For det første har vi under-

søgt, om ministerierne har vurderet, om gevinsterne ved deres it-projekter er realise-

ret. I den forbindelse har vi undersøgt, om ministerierne har sammenholdt de opnåe-

de gevinster med de planlagte gevinster, om ministerierne har foretaget de planlagte

målinger af gevinsternes realisering, og om ministerierne har opdateret deres plan for

de gevinster, som endnu ikke er opnået. Da ministerierne har mulighed for at justere

projekternes gevinster løbende, sammenligner vi i denne del af undersøgelsen mini-

steriernes gevinstrealiseringsrapporter med de forventede gevinster i projektafslut-

ningsrapporterne.

For det andet har vi undersøgt, om ministerierne efter aflevering af gevinstrealise-

ringsrapporterne har vurderet, om gevinsterne er realiseret. Vi har undersøgt dette,

fordi realiseringen af gevinster i mange tilfælde bliver forsinket eller af andre årsager

strækker sig ud over det første år, efter et nyt system er blevet implementeret. Mini-

sterierne har også i en række tilfælde oplyst i gevinstrealiseringsrapporter til It-rådet,

at forventede gevinster ville blive realiseret på et senere tidspunkt. Vi finder det der-

for relevant at undersøge, om ministerierne har fulgt op på realiseringen af disse ge-

vinster. Da it-projektmodellen ikke rummer krav om yderligere opfølgning, er vores

undersøgelse heraf ikke baseret på it-projektmodellens standarddokumenter. Vi har

derfor kun taget udgangspunkt i den dokumentation, som ministerierne har for deres

opfølgning på de pågældende gevinster.

14. Anden del af undersøgelsen handler om, hvorvidt ministerierne har haft et tilstræk-

keligt grundlag for at forvente de planlagte gevinster i deres projektgrundlag. Vi læg-

ger til grund, at da gevinsterne er væsentlige for beslutningen om at gennemføre pro-

jekterne, bør ministerierne opstille gevinster på et veloplyst og dokumenteret grund-

lag. Hvis grundlaget for gevinsterne er mangelfuldt, er der lavere sandsynlighed for,

at gevinsterne kan realiseres. Ministerierne skal i it-projektmodellen udarbejde dette

grundlag ved at opstille 0- og 1-scenarier og beregne gevinsterne som forskellen på

disse 2 scenarier.

For at vurdere, om ministerierne har haft et tilstrækkeligt grundlag for at forvente de

planlagte gevinster ved deres it-projekter, har vi undersøgt 2 forhold. For det første

har vi undersøgt, om ministerierne har beregnet deres gevinster på baggrund af et

0- og 1-scenarie. For det andet har vi undersøgt, om ministerierne har tilvejebragt et

veldokumenteret grundlag for at opstille de 0- og 1-scenarier, der underbygger mini-

steriernes forventning om, at de vil kunne realisere de planlagte gevinster. Vi har ta-

get udgangspunkt i vores egne krav, da it-projektmodellen ikke rummer detaljerede

krav til dokumentation.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Introduktion og konklusion

Metode

15. Undersøgelsen omfatter som udgangspunkt alle it-projekter, som It-rådet har risi-

kovurderet, og hvor der er udarbejdet en projektafslutningsrapport senest i november

2018. Enkelte projekter er bl.a. på grund af rådgivning fra It-rådet omdannet fra et pro-

jekt til et program. Disse programmer indgår ikke i undersøgelsen, da it-projektmodel-

lens krav til programmer ikke er direkte sammenlignelige med kravene til projekter.

16. Undersøgelsen bygger primært på en gennemgang af skriftlig dokumentation, her-

under særligt projektgrundlaget, projektafslutningsrapporter og gevinstrealiserings-

rapporter samt supplerende materiale fra ministerierne. Vi har foretaget en registre-

ring af de 44 it-projekters gevinster og vurderet dokumentationen herfor på en række

forskellige parametre. En detaljeret gennemgang af den metode, vi har anvendt til re-

gistrering og vurdering, fremgår af bilag 1.

17. Vi har i undersøgelsen taget udgangspunkt i de væsentlige milepæle vedrørende

ministeriernes arbejde med gevinstrealisering.

18. Undersøgelsen omfatter også en gennemgang af, hvilken dokumentation ministe-

rierne lægger til grund for deres gevinster. Ministerierne skal i projektgrundlaget vise

deres opgørelse af de forventede gevinsters omfang. Ministeriernes dokumentation

bag denne opgørelse, herunder fx målinger eller regnskabstal, fremgår ikke af projekt-

grundlaget. It-projektmodellen rummer ikke detaljerede krav til, hvilken dokumenta-

tion ministerierne skal basere deres gevinster på. Vi har derfor opstillet nogle grund-

læggende krav til ministeriernes dokumentation for deres gevinster og vurderet, om

gevinsterne lever op til dem.

De krav, vi stiller til ministeriernes dokumentation, er tilpasset gevinsternes 0-scena-

rier, 1-scenarier og gevinsternes realisering. Dette skyldes fx, at ministeriets mulighed

for at dokumentere 0-scenariet (dvs. den forventede situation, hvis projektet ikke gen-

nemføres) kan baseres på måling eller fremskrivning, mens ministeriets mulighed for

at dokumentere 1-scenariet (dvs. den forventede situation, hvis projektet gennemfø-

res) i højere grad må baseres på estimater og antagelser. De krav, vi har stillet til ge-

vinsternes 0-scenarier, 1-scenarier og gevinsternes realisering, fremgår af bilag 1 i ta-

bel B og D.

Vi har vurderet ministeriernes dokumentation for gevinsternes 0-scenarier, 1-sce-

narier og gevinsternes realisering på baggrund af hver deres trinvise skala med 3 ni-

veauer. Alle de gevinster, vi undersøger i beretningen, har vi først vurderet ud fra ska-

laernes niveau 1. De gevinster, vi har vurderet lever op til niveau 1, er efterfølgende ble-

vet vurderet på skalaernes niveau 2. Har vi vurderet, at gevinsterne også lever op til

niveau 2, er de efterfølgende blevet vurderet ud fra skalaernes niveau 3. I forbindelse

med fx dokumentation for gevinsternes 0-scenarier vurderes det på niveau 1, om mi-

nisteriet har foretaget en førmåling. Hvis ministeriet har foretaget en førmåling, vurde-

res det herefter på niveau 2, om ministeriet har tydeliggjort antagelser og metode for

førmålingen og for beregningen af 0-scenariet. Har ministeriet ligeledes gjort det, vur-

deres det herefter på niveau 3, om de data, ministeriet har anvendt, var egnede til at

beregne 0-scenariet.

19. Revisionen er udført i overensstemmelse med standarderne for offentlig revision,

jf. bilag 1.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Introduktion og konklusion |

Afgrænsning

20. Vi foretager ikke vores egen undersøgelse af, om ministerierne har realiseret de-

res gevinster. Vi baserer os på ministeriernes egen vurdering heraf og undersøger,

om ministerierne har tilstrækkelig dokumentation for deres vurdering.

Ministerierne skal opstille gevinster ved deres it-projekter, så gevinsterne har en klar

sammenhæng med projektets formål. Vi har ikke foretaget en vurdering af, om mini-

steriernes gevinster har haft en tilstrækkelig tæt sammenhæng med projektets for-

mål.

21. It-rådet indgår ikke i undersøgelsen som revideret. It-rådet har dog modtaget et

udkast til beretningen i høring og har afgivet bemærkninger, som i vidt omfang er af-

spejlet i beretningen.

22. Undersøgelsesperioden omhandler perioden fra 2011, hvor it-projektmodellens

krav trådte i kraft, til januar 2020, hvor Rigsrevisionen afsluttede materialeindsamlin-

gen.

23. I bilag 1 er undersøgelsens metodiske tilgang beskrevet. Bilag 2 viser, hvilke it-pro-

jekter undersøgelsen omfatter. Bilag 3 indeholder en ordliste, der forklarer udvalgte

ord og begreber.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Ministeriernes opfølgning på gevinstrealiseringen ved deres it-projekter

2. Ministeriernes opfølg-

ning på gevinstrealiserin-

gen ved deres it-projekter

Delkonklusion

Ministerierne har samlet set haft en utilstrækkelig opfølgning på gevinstrea-

liseringen ved deres it-projekter.

Ministerierne har samlet set ikke fulgt op på, om alle de planlagte gevinster blev realise-

ret, og for de gevinster, hvor ministerierne har fulgt op, er deres vurdering af gevinst-

realiseringen ofte sket på et mangelfuldt grundlag. Særligt Forsvarsministeriet, Justits-

ministeriet og Skatteministeriet har ikke i tilstrækkelig grad fulgt op på, om de planlagte

gevinster blev realiseret, mens Miljø- og Fødevareministeriet, Børne- og Undervisnings-

ministeriet og Finansministeriet i højere grad har fulgt op. De ministerier, som kun har

haft et enkelt it-projekt – navnlig Beskæftigelsesministeriet, Udenrigsministeriet og Ud-

dannelses- og Forskningsministeriet – har haft den højeste grad af opfølgning.

For det første har ministerierne ikke fulgt op på ⅓ af de planlagte gevinster. Ministeri-

ernes vurdering af, om gevinsterne er realiseret, er endvidere ofte foretaget på et man-

gelfuldt grundlag. For ¼ af de realiserede gevinster har ministerierne ikke foretaget en

eftermåling. Blandt de gevinster, hvor der er foretaget en eftermåling, er der endvidere

ofte mangler i dokumentationen for denne måling. Det kunne fx være dokumentation

for, hvornår eller hvordan eftermålingen er foretaget. Det er således ofte uklart, hvad

ministerierne har baseret deres vurdering af realiseringen på, og der er dermed risiko

for, at vurderingen ikke er korrekt.

For det andet følger ministerierne ikke op på, om de gevinster, som de forventede at

realisere i årene efter gevinstrealiseringsrapporten, faktisk blev realiseret. 4 ud af de

7 ministerier, som planlagde at følge op på gevinster, har ikke gjort dette for nogen af

ministeriernes gevinster. Samlet set har ministerierne kun fulgt op på mindre end 12 %

af gevinsterne efter gevinstrealiseringsrapporten. Ministerierne kender således ikke sta-

tus for, om gevinsterne er blevet realiseret som planlagt.

Endelig viser ministeriernes egen opfølgning, at de har realiseret under halvdelen af de

planlagte gevinster. 7 ud af 10 ministerier vurderer desuden, at de har realiseret min-

dre end 70 % af de planlagte gevinster. Der er her tale om gevinster, som ministerierne

selv opstiller for it-projekterne, og som ministerierne endvidere har mulighed for at ju-

stere, indtil projekterne er klar til drift.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Ministeriernes opfølgning på gevinstrealiseringen ved deres it-projekter |

24. Dette kapitel handler om, hvorvidt ministerierne har haft en tilstrækkelig opfølg-

ning på gevinstrealiseringen ved deres it-projekter. Vi har undersøgt, om ministeri-

erne selv har vurderet, om gevinsterne er realiseret, og om de har dokumentation for

de realiserede gevinster. Vi har desuden undersøgt, om ministerierne følger op på ge-

vinstrealiseringen efter gevinstrealiseringsrapporterne, hvis ministerierne selv vurde-

rer, at gevinsterne vil blive realiseret i de efterfølgende år.

2.1. Ministeriernes vurdering af, om gevinsterne er

realiseret

25. Vi har undersøgt, om ministerierne har vurderet, om gevinsterne er realiseret, i

forbindelse med afleveringen af gevinstrealiseringsrapporterne. Det har vi gjort ved

at undersøge, om ministerierne har indrapporteret, om gevinsterne er realiseret. Vi

har derudover undersøgt, om ministerierne kan dokumentere grundlaget for ministe-

riernes vurdering af gevinsternes realisering.

Ministerierne har indrapporteret, om gevinsterne er realiseret, i for-

bindelse med afleveringen af gevinstrealiseringsrapporterne

Gevinster omfattet af

gennemgangen i dette

afsnit

26. Vi har gennemgået, om ministerierne har indrapporteret, om gevinsterne er reali-

seret, i forbindelse med gevinstrealiseringsrapporterne. Vores gennemgang er base-

ret på en sammenligning af de gevinster, som fremgår af ministeriernes projektafslut-

ningsrapporter, med de gevinster, som fremgår af gevinstrealiseringsrapporterne.

Vores gennemgang omfatter dermed størstedelen af, men ikke alle de gevinster, som

ministerierne opstillede, da de igangsatte it-projekterne. Det drejer sig om i alt 268 ge-

vinster fordelt på 10 ministerier og 38 it-projekter.

27. Gennemgangen viser, at ministerierne samlet set vurderer, at de har realiseret

37 % af gevinsterne som planlagt, og at yderligere 11 % af gevinsterne er delvist reali-

seret. Ministerierne vurderer, at 20 % af gevinsterne ikke er realiseret. Derudover vi-

ser gennemgangen, at ministerierne ikke har fulgt op på 32 % af gevinsterne.

Figur 2 viser ministeriernes vurdering af gevinsternes realiseringsgrad inden for kate-

gorierne ”realiseret”, ”delvist realiseret”, ”ikke fulgt op” og ”ikke realiseret” (A). Figuren

viser desuden andelen af gevinster, som vurderes realiseret som planlagt, for hvert

enkelt ministerium (B).

I vores gennemgang af, om ge-

vinsterne er realiseret, indgår

de gevinster, som fremgik af

it-projekternes projektafslut-

ningsrapporter. Det betyder,

at følgende gevinster ikke ind-

går:

•

gevinster, som ministerier-

ne lod udgå i forbindelse

med projektafslutningen,

men som fremgik af pro-

jektgrundlaget

•

gevinster, som fremgår af

gevinstrealiseringsrappor-

terne, men som ikke frem-

gik af projektafslutningsrap-

porterne

Gevinster, som har en negativ

økonomisk værdi, indgår ikke.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Ministeriernes opfølgning på gevinstrealiseringen ved deres it-projekter

Figur 2

Realiseringsgrad for gevinster

A. Samlet

B. Fordelt på ministerier (realiserede gevinster)

Beskæftigelsesministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet

Finansministeriet

Forsvarsministeriet

Justitsministeriet

Miljø- og Fødevareministeriet

Skatteministeriet

Sundheds- og Ældreministeriet

Uddannelses- og Forskningsministeriet

Udenrigsministeriet

Alle ministerier

71 %

69 %

67 %

25 %

19 %

67 %

28 %

100 %

37 %

32 %

37 %

20 %

11 %

Realiseret

Delvist realiseret

Ikke fulgt op

Ikke realiseret

20%

40%

60%

80%

100%

Note: Opgørelsen består af i alt 268 gevinster fordelt på 10 ministerier og 38 it-projekter. For 5 ud af de 38 projekter har ministerierne ikke afleveret

en gevinstrealiseringsrapport til It-rådet. De 5 projekters 33 gevinster indgår i kategorien ”Ikke fulgt op”. Sundheds- og Ældreministeriets it-pro-

jekt blev lukket ned inden færdiggørelsen og blev ikke implementeret, og der er derfor ikke blevet udarbejdet en gevinstrealiseringsrapport.

Erhvervsministeriet indgår ikke, da ministeriet ikke havde opstillet nogen gevinster for it-projektet.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes gevinstrealiseringsrapporter.

Det fremgår af figur 2, at mere end halvdelen af ministeriernes samlede gevinster en-

ten ikke er realiseret eller ikke er fulgt op på, mens 37 % blev realiseret, og 11 % delvist

realiseret. Der er stor forskel på realiseringsgraden ministerierne imellem. Således vur-

derer 6 ud af 10 ministerier, at de har realiseret mere end ⅔ af deres gevinster, mens

de resterende 4 ministerier vurderer, at de har realiseret mindre end ⅓ af deres gevin-

ster. Sundheds- og Ældreministeriet, som ikke har realiseret nogen af de planlagte ge-

vinster, har ét it-projekt, der indgår i beretningen. Ministeriet har oplyst, at projektet

blev afsluttet uden gevinstrealisering, og at der ikke er udarbejdet en gevinstrealise-

ringsrapport.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Ministeriernes opfølgning på gevinstrealiseringen ved deres it-projekter |

28. Figur 3 viser, hvor stor en andel af gevinsterne ministerierne hver især har fulgt op

på.

Figur 3

Andelen af gevinster, som ministerierne har fulgt op på

Beskæftigelsesministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet

Finansministeriet

Forsvarsministeriet

Justitsministeriet

Miljø- og Fødevareministeriet

Skatteministeriet

Sundheds- og Ældreministeriet

Uddannelses- og Forskningsministeriet

Udenrigsministeriet

Alle ministerier

100 %

91 %

87 %

73 %

65 %

94 %

46 %

100 %

68 %

(n=7)

(n=32)

(n=15)

(n=40)

(n=77)

(n=18)

(n=69)

(n=4)

(n=1)

(n=5)

(n=268)

20%

40%

60%

80%

100%

Note: (n) viser antallet af gevinster. Opgørelsen består af i alt 268 gevinster fordelt på 10 ministerier og 38 it-

projekter. For 5 ud af de 38 projekter har ministerierne ikke afleveret en gevinstrealiseringsrapport til

It-rådet. Sundheds- og Ældreministeriets it-projekt blev lukket ned inden færdiggørelsen og blev ikke

implementeret, og der blev derfor ikke udarbejdet en gevinstrealiseringsrapport.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes gevinstrealiseringsrapporter og øvrige dokumentation

for it-projekterne.

Det fremgår af figur 3, at især Forsvarsministeriet, Justitsministeriet og Skattemini-

steriet har en lav grad af opfølgning på gevinster. Beskæftigelsesministeriet, Uddan-

nelses- og Forskningsministeriet og Udenrigsministeriet, som har fulgt op på alle de-

res gevinster, har hver kun haft ét it-projekt.

29. En række af ministeriernes økonomiske gevinster er opgjort i samme enhed – kro-

ner. For disse gevinster er det derfor muligt at opgøre, dels hvor stor en samlet økono-

misk gevinst ministerierne planlagde at realisere, dels hvor stor en samlet økonomisk

gevinst det er lykkedes ministerierne at realisere. Boks 1 viser, hvordan ministerierne

vurderer realiseringsgraden af disse gevinster og deres økonomiske værdi.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Ministeriernes opfølgning på gevinstrealiseringen ved deres it-projekter

Boks 1

Gevinstrealisering af økonomiske gevinster

Vores gennemgang af it-projekternes projektafslutningsrapporter viser, at ministerierne

samlet forventede at realisere 63 økonomiske gevinster til en værdi af ca. 511 mio. kr. Da

ministerierne efterfølgende vurderede realiseringen af gevinsterne i projekternes gevinst-

realiseringsrapporter, var det ministeriernes vurdering, at:

•

gevinster for ca. 172 mio. kr. blev vurderet at være realiseret som planlagt

•

gevinster for ca. 33 mio. kr. blev vurderet delvist realiseret

•

gevinster for ca. 60 mio. kr. blev vurderet ikke at være realiseret.

Ministerierne har ikke fulgt op på gevinster for ca. 143 mio. kr.

Dermed har det været muligt at følge op på planlagte gevinster til en værdi af ca. 408 mio.

kr. For de resterende gevinster på ca. 103 mio. kr. har ministerierne ikke udarbejdet ge-

vinstrealiseringsrapporter inden for undersøgelsesperioden.

Note: Opgørelsen består af i alt 63 gevinster fordelt på 8 ministerier og 37 it-projekter.

30. Flere ministerier har oplyst, at de har forbedret eller fremadrettet vil forbedre de-

res opfølgning på gevinsternes realisering.

Ministerierne kan dokumentere grundlaget for deres vurdering af

gevinsternes realisering

Gevinster omfattet af

gennemgangen i dette

afsnit

Ministerierne vurderede, at de

98 gevinster er realiseret som

planlagt. Af disse har vi gen-

nemgået dokumentationen for

91 udvalgte gevinster. De 7 re-

aliserede gevinster, som ikke

er omfattet af gennemgangen,

er bl.a. fravalgt, fordi de ikke

er målbare. Se bilag 1 for yder-

ligere detaljer.

31. Vi har gennemgået dokumentationen for de gevinster, som ministerierne har vur-

deret er realiseret som planlagt. Det drejer sig om 91 gevinster fordelt på 9 ministerier

og 36 it-projekter.

32. Gennemgangen viser, at ministerierne har tilstrækkelig dokumentation for 18 % af

de gevinster, som ministerierne har vurderet er realiseret som planlagt.

Figur 4 viser ministeriernes dokumentation for realiserede gevinster inden for katego-

rierne ”tilstrækkelig dokumentation”, ”mangelfuld metode”, ”mangelfuld eftermåling”

og ”ingen eftermåling” (A). Figuren viser desuden, hvordan de tilstrækkeligt dokumen-

terede gevinster er fordelt pr. ministerium (B).

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Ministeriernes opfølgning på gevinstrealiseringen ved deres it-projekter |

Figur 4

Ministeriernes dokumentation for realiserede gevinster

A. Samlet

B. Fordelt på ministerier (tilstrækkelig dokumentation)

Beskæftigelsesministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet

Finansministeriet

Forsvarsministeriet

Justitsministeriet

Miljø- og Fødevareministeriet

Skatteministeriet

Uddannelses- og Forskningsministeriet

Udenrigsministeriet

Alle ministerier

20 %

22 %

20 %

31 %

45 %

18 %

23 %

18 %

22 %

37 %

(n=5)

(n=18)

(n=10)

(n=13)

(n=11)

(n=18)

(n=1)

(n=5)

(n=91)

Tilstrækkelig dokumentation

Mangelfund eftermåling

Mangelfuld metode

Ingen eftermåling

20%

40%

60%

80%

100%

Note: (n) viser antallet af gevinster. Opgørelsen består af i alt 91 gevinster fordelt på 9 ministerier og 31 it-projekter. Af de 91 gevinster er 16 gevinster

tilstrækkeligt dokumenteret. Fordelingen af de 16 gevinster pr. ministerium er vist til højre (B), som dermed kun omfatter 2 kategoriseringer (til-

strækkelig/utilstrækkelig dokumentation), mens A omfatter 4 kategoriseringer. Afrundingsdifferencer kan forekomme.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af dokumentation fra ministerierne.

Det fremgår af figur 4, at det samlet set kun er 18 % af ministeriernes realiserede ge-

vinster, der er tilstrækkeligt dokumenteret, og at de resterende gevinster ikke er til-

strækkeligt dokumenteret. Det fremgår desuden af figuren, at ingen af ministerierne

har tilstrækkelig dokumentation for mere end halvdelen af de gevinster, de har vurde-

ret er realiseret som planlagt. Forsvarsministeriet, Skatteministeriet, Uddannelses- og

Forskningsministeriet og Udenrigsministeriet skiller sig ud, da ingen af de gevinster,

som ministerierne har vurderet er realiseret som planlagt, er tilstrækkeligt dokumen-

teret.

Boks 2 indeholder 2 eksempler på tilstrækkelig dokumentation for ministeriets vurde-

ring af gevinstens realisering.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Ministeriernes opfølgning på gevinstrealiseringen ved deres it-projekter

Boks 2

Eksempler på tilstrækkelig dokumentation for gevinstrealisering

Finansministeriet

Finansministeriet udarbejdede i 2016 projektgrundlaget for it-projektet ”Udskiftning af

borger.dk’s CMS”. Ministeriet forventede bl.a. en gevinst, der bestod i at kunne spare 3

mio. kr. på driftsudgifter. Projektet havde dels til formål at sikre, at borger.dk fortsat kun-

ne bruges til at give borgerne digital adgang til det offentlige, dels at gøre den anvendte

platform klar til at understøtte den offentlige digitaliseringsstrategi. Af projektets gevinst-

realiseringsrapport fremgår det, at ministeriet har foretaget en eftermåling. Det fremgår,

at de anvendte data er baseret på ministeriets samlede udgifter til drift af systemet i

2017, hvilket også har en direkte sammenhæng med forudsætningerne i businesscasen.

Ministeriet konkluderer på den baggrund, at driftsudgifterne blev reduceret med ca. 4,8

mio. kr.

Justitsministeriet

Justitsministeriet udarbejdede i 2014 projektgrundlaget for it-projektet ”ANPG – Auto-

matisk nummerpladegenkendelse”. Ministeriet forventede bl.a. en gevinst, der handlede

om at øge antallet af nummerplader, der blev inddraget. Projektet havde til formål at give

politiet et digitalt værktøj, der kunne finde køretøjer, fx fordi de var stjålne eller af interes-

se i forbindelse med en efterforskning. Gevinsten skulle måles ved at sammenligne antal-

let af inddragelser før og efter implementeringen af det nye ANPG-system. Politiet for-

ventede en stigning på 25 % på årsbasis. Af projektets gevinstrealiseringsrapport frem-

går det, at ministeriet har målt antallet af nummerpladeinddragelser før og efter imple-

menteringen af systemet, og hvilke data der er anvendt til målingen. Rigspolitiet konklu-

derer på baggrund af målingen, at stigningen i nummerpladeinddragelser har været på

60 %, og at gevinsten dermed er realiseret ud over det forventede.

For de resterende 82 % af gevinsterne i kategorierne ”Ingen eftermåling”, ”Mangelfuld

eftermåling” og ”Mangelfuld metode” viser undersøgelsen, at de ikke er tilstrækkeligt

dokumenteret. I de følgende afsnit gennemgår vi de enkelte kategorier og giver en

række eksempler.

Gennemgang af kategorien ”Ingen eftermåling”

33. Gennemgangen viser, at ministerierne ikke har foretaget eftermålinger for 23 % af

de gevinster, som de har vurderet blev realiseret som planlagt. Det baserer vi på, at

ministerierne oplyser, at der ikke er foretaget eftermålinger, eller at ministerierne ikke

har dokumentation for en eftermåling. En manglede eftermåling betyder, at ministeriet

ikke har data, som de kan sammenholde med gevinstens førmåling. Dermed har mini-

steriet ikke målt den forandring, som it-projektet har afstedkommet, og derfor frem-

står det uklart, hvordan ministeriet har vurderet, at gevinsten er blevet realiseret.

Figur 5 viser andelen af hvert ministeriums gevinster, der er vurderet realiseret uden

brug af en eftermåling.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Ministeriernes opfølgning på gevinstrealiseringen ved deres it-projekter |

Figur 5

Andel af gevinster, som ministerierne har vurderet er realiseret uden

en eftermåling

Beskæftigelsesministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet

Finansministeriet

Forsvarsministeriet

Justitsministeriet

Miljø- og Fødevareministeriet

Skatteministeriet

Uddannelses- og Forskningsministeriet

Udenrigsministeriet

Alle ministerier

30 %

40 %

27 %

50 %

23 %

(n=5)

(n=18)

(n=10)

(n=13)

(n=11)

(n=18)

(n=1)

(n=5)

(n=91)

20%

40%

60%

80%

100%

Note: (n) viser antallet af gevinster. Opgørelsen består af i alt 91 gevinster fordelt på 9 ministerier og 31 it-pro-

jekter.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af dokumentation fra ministerierne.

Det fremgår af figur 5, at det særligt er Finansministeriet, Forsvarsministeriet, Miljø- og

Fødevareministeriet og Skatteministeriet, som har vurderet, at gevinster er realiseret,

uden at ministerierne har foretaget en eftermåling. Beskæftigelsesministeriet, Børne-

og Undervisningsministeriet og Udenrigsministeriet skiller sig positivt ud, da alle deres

vurderinger af, at gevinster er realiseret, er foretaget med afsæt i en eftermåling.

Boks 3 indeholder et eksempel på et projekt, hvor der ikke er foretaget en eftermåling,

og hvad det betyder for ministeriets mulighed for at vurdere realiseringen af gevinsten.

Boks 3

Eksempel på en gevinst, hvor der ikke er foretaget en eftermåling

Forsvarsministeriet

Forsvarsministeriet udarbejdede i 2016 projektgrundlaget for it-projektet ”Rejsestyring”.

Ministeriet forventede bl.a.en gevinst på 6,7 mio. kr som følge af etableringen af en intui-

tiv brugerflade. Projektet havde til formål at sikre en smidig, intuitiv og mindre resurse-

tung løsning til brug for køb af tjenesterejser for Forsvarsministeriets ansatte. Af gevinst-

realiseringsrapporten fremgår det, at der ikke har været gennemført en eftermåling af

gevinsten på 6,7 mio. kr., da ministeriet ikke anså gevinsten for målbar. Ministeriet har

dermed ikke tilvejebragt data, der kan sammenholdes med gevinstens førmåling, og har

derfor ikke et godt grundlag for at vurdere, om gevinsten er realiseret.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Ministeriernes opfølgning på gevinstrealiseringen ved deres it-projekter

Gennemgang af kategorien ”Mangelfuld eftermåling”

34. Gennemgangen viser, at målingerne for 37 % af de gevinster, hvor ministerierne

har foretaget en eftermåling, er mangelfulde. Det baserer vi på, at disse eftermålinger

ikke er aktuelle, at kilden ikke fremgår, eller at det ikke fremgår, hvordan målingen er

foretaget. Når eftermålingerne har disse mangler, betyder det, at de kun i begrænset

omfang kan understøtte ministeriernes vurdering af, at en gevinst er realiseret. Fx

fremgår det for flere gevinster, at eftermålingen er et estimat af den tid, det tager at

udføre en opgave, men det fremgår ikke, hvordan ministeriet er kommet frem til esti-

matet.

Figur 6 viser andelen af hvert ministeriums gevinster, der er vurderet realiseret med

udgangspunkt i mangelfulde eftermålinger.

Figur 6

Andel af gevinster, der er vurderet realiseret med mangelfulde efter-

målinger

Beskæftigelsesministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet

Finansministeriet

Forsvarsministeriet

Justitsministeriet

Miljø- og Fødevareministeriet

Skatteministeriet

Uddannelses- og Forskningsministeriet

Udenrigsministeriet

Alle ministerier

20 %

50%

20 %

30 %

38 %

18 %

44 %

100 %

60 %

37 %

(n=5)

(n=18)

(n=10)

(n=13)

(n=11)

(n=18)

(n=1)

(n=5)

(n=91)

20%

40%

60%

80%

100%

Note: (n) viser antallet af gevinster. Opgørelsen består af i alt 91 gevinster fordelt på 9 ministerier og 31 it-pro-

jekter.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af dokumentation fra ministerierne.

Det fremgår af figur 6, at der for alle ministerierne er mindst ét eksempel på, at Rigs-

revisionen har vurderet, at en gevinst er vurderet realiseret på baggrund af en man-

gelfuld eftermåling. Særligt har Børne- og Undervisningsministeriet, Skatteministeriet,

Uddannelses- og Forskningsministeriet og Udenrigsministeriet baseret deres vurde-

ringer af realiserede gevinster på mangelfulde målinger.

Boks 4 indeholder 2 eksempler på gevinster, hvor Rigsrevisionen har vurderet, at mi-

nisteriernes eftermålinger er mangelfulde, og hvad det betyder for ministeriernes vur-

dering af gevinsternes realisering.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Ministeriernes opfølgning på gevinstrealiseringen ved deres it-projekter |

Boks 4

Eksempler på gevinster, hvor eftermålingerne er mangelfulde

Børne- og Undervisningsministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet udarbejdede i 2014 projektgrundlaget for it-projek-

tet ”Netprøver.dk”. Ministeriet forventede bl.a. en gevinst på 25,5 mio. kr. på grund af en

ny aftale om trykning af opgavesæt med en lavere årlig omkostning. Projektet havde til

formål at skabe en digital løsning for prøveprocesserne ved de skriftlige prøver på de

gymnasiale uddannelser. Af gevinstrealiseringsrapporten fremgår det, at ministeriet har

foretaget en eftermåling for realiseringen af gevinsten, men det fremgår ikke, hvordan

målingen er foretaget, eller hvad kilden til målingen er. Desuden fremgår det ikke, hvilken

periode der er målt på. Det betyder samlet set, at ministeriet baserer sin vurdering af ge-

vinstens realiseringsgrad på et mangelfuldt grundlag.

Skatteministeriet

Skatteministeriet udarbejdede i 2013 projektgrundlaget for it-projektet ”Forskudsopgø-

relse 2014”. Ministeriet forventede bl.a. en gevinst på 12,5 årsværk over en 5-årig periode

på grund af resursebesparelser. Projektet havde til formål at bidrage til en mere korrekt

løbende afregning ved bl.a. at effektivisere processerne relateret til den almindelige for-

skudsopgørelse. Af gevinstrealiseringsrapporten fremgår det, at ministeriet har foretaget

en eftermåling af gevinsten. Det fremgår dog ikke, hvilken sammenhæng der er mellem

eftermålingen, som er opgjort i enheden ”antal kald”, og den forventede årsværksbespa-

relse på 12,5 årsværk. Sammenhængen mellem målingens enhed og gevinstens enhed er

uklar, og det betyder, at det er usikkert, hvad ministeriet har baseret sin vurdering af ge-

vinstens realiseringsgrad på.

Gennemgang af kategorien ”Mangelfuld metode”

35. Gennemgangen viser, at der for 22 % af de gevinster, hvor ministerierne har en ef-

termåling, der ikke er mangelfuld, ikke foreligger tilstrækkelig dokumentation for, at

gevinsten er realiseret. Det baserer vi på, at disse eftermålinger fx ikke er sammenlig-

nelige med førmålingen, at metoden for målingen ikke er beskrevet, eller at måleresul-

tatet ikke understøtter ministeriets vurdering af gevinstens realisering. Det betyder fx,

at ministeriet har foretaget en eftermåling, men at ministeriet ikke har kunnet redegø-

re for, hvordan ministeriet har brugt målingen til at vurdere, at gevinsten er realiseret.

Når ministeriet anvender en mangelfuld eller ubeskrevet metode, betyder det, at de

gennemførte målinger ikke fuldt ud understøtter ministeriets vurdering af gevinstens

realisering.

Figur 7 viser, hvilken andel af hvert ministeriums gevinster der er vurderet realiseret

med udgangspunkt i en mangelfuld metode.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Ministeriernes opfølgning på gevinstrealiseringen ved deres it-projekter

Figur 7

Andel af gevinster, der er vurderet realiseret med en mangelfuld

metode

Beskæftigelsesministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet

Finansministeriet

Forsvarsministeriet

Justitsministeriet

Miljø- og Fødevareministeriet

Skatteministeriet

Uddannelses- og Forskningsministeriet

Udenrigsministeriet

Alle ministerier

60 %

22 %

30 %

23 %

40 %

22 %

(n=5)

(n=18)

(n=10)

(n=13)

(n=11)

(n=18)

(n=1)

(n=5)

(n=91)

20%

40%

60%

80%

100%

Note: (n) viser antallet af gevinster. Opgørelsen består af i alt 91 gevinster fordelt på 9 ministerier og 31 it-pro-

jekter.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af dokumentation fra ministerierne.

Det fremgår af figur 7, at særligt Beskæftigelsesministeriet og Udenrigsministeriet har

flere gevinster, hvor gevinstens realisering er baseret på eftermålinger med en meto-

de, som vi vurderer er mangelfuld. Børne- og Undervisningsministeriet, Finansministe-

riet, Forsvarsministeriet og Justitsministeriet har dog også et væsentligt antal vurde-

ringer, hvor disse mangler gør sig gældende.

Boks 5 indeholder 2 eksempler på gevinster, som ministerierne har vurderet er reali-

seret på baggrund af eftermålinger foretaget med en mangelfuld metode.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Ministeriernes opfølgning på gevinstrealiseringen ved deres it-projekter |

Boks 5

Eksempler på gevinster, hvor metoden er mangelfuld

Forsvarsministeriet

Forsvarsministeriet udarbejdede i 2014 projektgrundlaget for it-projektet ”E-rekrutte-

ring”. Ministeriet forventede bl.a. en gevinst på 1.944 yderligere rekrutteringer. Projektet

havde til formål at bidrage til, at rekruttering i Forsvaret fremover blev understøttet af ét

centralt og standardiseret system. Projektet skulle desuden bidrage til en resursereduk-

tion og en forenkling af personaleadministrationen. Af projektets gevinstrealiseringsrap-

port fremgår det, at ministeriet har foretaget en eftermåling af gevinsten. Målingen viser,

at antallet af rekrutteringer er øget med 924. Ministeriet har alligevel vurderet, at gevin-

sten forventes at være opnået. Ministeriet dokumenterer eller begrunder ikke denne for-

ventning. Det oplyste måleresultat understøtter derfor ikke ministeriets vurdering af, at

gevinsten er realiseret.

Justitsministeriet

Justitsministeriet udarbejdede i 2014 projektgrundlaget for it-projektet ”ANPG” (auto-

matisk nummerpladegenkendelse). Ministeriet forventede bl.a. forventede en gevinst på

10 % flere indberetninger til politiets efterforskningsdatabase. Projektet havde til formål

at give politiet et digitalt værktøj, der kunne finde køretøjer, fx fordi de var stjålne eller af

interesse i forbindelse med en efterforskning. Af gevinstrealiseringsrapporten fremgår

det, at der er foretaget en eftermåling. Det fremgår imidlertid også, at det ikke har været

muligt for ministeriet at finde ud af, hvad ministeriets førmåling var baseret på, og at det

derfor ikke har været muligt for ministeriet at foretage en eftermåling, der kan sammen-

lignes med førmålingen. Metoden, som ministeret anvender til at vurdere gevinstens rea-

liseringsgrad, er derfor mangelfuld, da før- og eftermålingen ikke umiddelbart er sam-

menlignelige.

Miljø- og Fødevareministeriet og Finansministeriet har oplyst, at det ikke har været et

krav at gemme den dokumentation, der lå til grund for gevinstrealiseringsrapporten,

og at det derfor ikke har været muligt at fremfinde al dokumentation.

Resultater

Ministerierne har ikke i tilstrækkelig grad vurderet, om gevinsterne er realiseret i for-

bindelse med aflevering af gevinstrealiseringsrapporten.

Undersøgelsen viser, at flere af ministerierne ikke har indrapporteret, om alle gevin-

sterne er realiseret i forbindelse med aflevering af gevinstrealiseringsrapporten. På

tværs af ministerierne er der samlet set ikke fulgt op på ca. ⅓ af de gevinster, som mi-

nisterierne forventede ved projektafslutningen. Særligt Justitsministeriet og Skatte-

ministeriet har ikke fulgt op på mange af de forventede gevinster. Ministerierne vur-

derer, at de samlet set har realiseret ca. en ⅓ af it-projekternes gevinster. 4 ud af de

10 ministerier har realiseret mindre end ⅓ af deres planlagte gevinster. Det drejer sig

om Forsvarsministeriet, Justitsministeriet, Skatteministeriet og Sundheds- og Ældre-

ministeriet.

Derudover viser undersøgelsen, at ministerierne ikke har tilstrækkelig dokumentation

for størstedelen af deres vurderinger af, at gevinsterne er blevet realiseret. For 23 %

af disse gevinster har ministerierne ikke foretaget en eftermåling. Samlet set har mi-

nisterierne kun for 18 % af gevinsterne tilstrækkelig dokumentation, der understøtter

ministeriernes vurdering.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Ministeriernes opfølgning på gevinstrealiseringen ved deres it-projekter

2.2. Ministeriernes vurdering af, om gevinsterne er rea-

liseret efter afleveringen af gevinstrealiseringsrapporten

It-projekter omfattet af

gennemgangen i dette

afsnit

Kun it-projekter, hvor der er

gået mindst 1 år siden afgivel-

sen af gevinstrealiseringsrap-

porten, indgår i opgørelsen.

Dette er for at sikre, at mini-

sterierne har haft mulighed

for at følge op på gevinsterne.

For de projekter, der indgår i

dette afsnit, har ministerierne

gennemsnitligt haft 3 år til at

følge op på gevinsterne. Pro-

jekterne omfattede i alt 198

gevinster, som ministerierne

ville realisere, og af disse for-

ventede ministerierne i forbin-

delse med gevinstrealiserings-

rapporterne at realisere 63 ge-

vinster senere. Derfor indgår

der 63 gevinster i denne gen-

nemgang.

36. Vi har undersøgt, om ministerierne har vurderet, om gevinsterne er realiseret efter

afleveringen af gevinstrealiseringsrapporten. Det har vi gjort ved at undersøge, hvilke

gevinster ministerierne forventer bliver realiseret i årene efter gevinstrealiseringsrap-

porten, og om ministerierne har fulgt op på, om gevinsterne blev realiseret i de efter-

følgende år.

37. Vi har gennemgået, om ministerierne forventede at realisere gevinster i årene ef-

ter gevinstrealiseringsrapporten. Gennemgangen viser, at ministerierne forventede

at realisere 63 gevinster efter gevinstrealiseringsrapporten. Disse gevinster er fordelt

på 7 ministerier og 18 it-projekter og svarer til ca. 32 % af det samlede antal gevinster.

Gennemgangen viser også, at størstedelen af de 63 gevinster er gevinster, som ikke

blev realiseret som planlagt.

38. Vi har også gennemgået, om ministerierne fulgte op på, om de 63 gevinster blev

realiseret.

Gennemgangen viser, at kun 3 ud af de 7 ministerier har fulgt op på realiseringen af

gevinster efter gevinstrealiseringsrapporten. De øvrige 4 ministerier har ikke fulgt op

på de gevinster, som de forventede at følge op på. Samlet set betyder det, at ministe-

rierne kun har fulgt op på 12 % af gevinsterne. Knap 10 % af disse gevinster er vurde-

ret realiseret som planlagt, og knap 2 % er delvist realiseret.

Figur 8 viser ministeriernes opfølgning på de gevinster, som de planlagde at realisere

i de efterfølgende år.

Figur 8

Ministeriernes opfølgning på de gevinster, som de forventede ville

blive realiseret senere

Beskæftigelsesministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet

Finansministeriet

Forsvarsministeriet

Justitsministeriet

Miljø- og Fødevareministeriet

Skatteministeriet

Alle ministerier

50 %

57 %

17 %

12 %

(n=2)

(n=5)

(n=4)

(n=9)

(n=30)

(n=7)

(n=6)

(n=63)

20%

40%

60%

80%

100%

Note: (n) viser antallet af gevinster. Opgørelsen består af i alt 63 gevinster fordelt på 7 ministerier og 18 it-pro-

jekter.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af dokumentation fra ministerierne.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Ministeriernes opfølgning på gevinstrealiseringen ved deres it-projekter |

Det fremgår af figur 8, at 4 ministerier ikke har fulgt op på de gevinster, som de i for-

bindelse med gevinstrealiseringsrapporten vurderede ville blive realiseret senere. Det

fremgår endvidere, at kun Finansministeriet, Miljø- og Fødevareministeriet og Skatte-

ministeriet har fulgt op på gevinster efter gevinstrealiseringsrapporten, men at disse

ministerier ikke har fulgt op på alle de gevinster, som de forventede ville blive realise-

ret senere.

Boks 6 viser, hvilken betydning den manglende opfølgning har for de økonomiske ge-

vinster.

Boks 6

Manglende opfølgning på økonomiske gevinster i efterfølgende

år

52 % af de gevinster, som ministerierne forventede ville blive realiseret efter gevinstrea-

liseringsrapporten, er økonomiske gevinster med en samlet værdi på 73,8 mio. kr. Mini-

sterierne har ikke fulgt op på realiseringen af nogen af disse gevinster.

Note: Opgørelsen består af i alt 17 gevinster fordelt på 6 ministerier og 10 it-projekter.

39. Flere af ministerierne har oplyst, at de ikke opfatter det som et krav, at de skal føl-

ge op på gevinsterne i efterfølgende år. Det skyldes, at projektorganisationen bliver

opløst, når it-projektet er afsluttet, og systemet er sat i drift, hvorfor de ikke finder det

relevant eller muligt at følge op på projektets gevinster.

Det er imidlertid Rigsrevisionens opfattelse, at når ministerierne selv har oplyst i ge-

vinstrealiseringsrapporten, at gevinster forventes realiseret senere, er det vigtigt, at

ministerierne følger op på, om realiseringen lykkes.

Resultater

Ministerierne har gennemgående ikke vurderet, om gevinster er realiseret efter afle-

veringen af gevinstrealiseringsrapporten.

Undersøgelsen viser, at ministerierne i deres gevinstrealiseringsrapporter har vurde-

ret, at ca. 32

af de forventede gevinster vil blive realiseret efter afleveringen af ge-

vinstrealiseringsrapporten.

Desuden viser undersøgelsen, at ministerierne kun i meget begrænset omfang følger

op på, om de har realiseret gevinsterne, efter gevinstrealiseringsrapporten er afleve-

ret. Finansministeriet og Miljø- og Fødevareministeriet skiller sig positivt ud, da de har

indrapporteret, om halvdelen af de gevinster, de forventede realiseret, senere også

blev realiseret.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Ministeriernes grundlag for at forvente de planlagte gevinster ved deres it-projekter

3. Ministeriernes grund-

lag for at forvente de plan-

lagte gevinster ved deres

it-projekter

Delkonklusion

Ministerierne har samlet set haft et utilstrækkeligt grundlag for at forvente

de planlagte gevinster ved deres it-projekter.

For det første viser undersøgelsen, at ministerierne generelt beregner deres gevinster

på baggrund af et 0- og 1-scenarie (eller noget tilsvarende). Samlet set har ministerierne

beregnet godt ¾ af gevinsterne på denne måde. Forsvarsministeriet, Justitsministeriet,

Skatteministeriet og Udenrigsministeriet skiller sig ud, fordi de ikke har beregnet alle

deres gevinster med udgangspunkt i et 0- og 1-scenarie.

For det andet viser undersøgelsen, at ministerierne generelt ikke kan dokumentere

grundlaget for deres 0- og 1-scenarier og dermed for gevinsterne. For halvdelen af dis-

se gevinster har ministerierne ikke data, der understøtter deres vurdering af gevinstpo-

tentialet. For yderligere ⅓ af gevinsterne har ministerierne ikke foretaget en førmåling,

der kan understøtte gevinstens 0-scenarie. Kun for 5 % af de i alt 113 planlagte gevinster

er der tilstrækkelig dokumentation. Det betyder bl.a., at ministerierne har opstillet øko-

nomiske gevinster svarende til ca. 446,4 mio. kr. uden tilstrækkelig dokumentation, og

at gevinsterne ofte er opstillet uden et dokumenteret udgangspunkt.

Særligt Skatteministeriet har et utilstrækkeligt grundlag for at opstille de planlagte ge-

vinster, da ministeriet for ca. ⅔ af sine gevinster ikke har beregnet gevinsterne på bag-

grund af et 0- og 1-scenarie og derudover kun har ringe dokumentation for 0- og 1-sce-

narierne. Finansministeriet, Justitsministeriet, Miljø- og Fødevareministeriet, Sundheds-

og Ældreministeriet og Uddannelses- og Forskningsministeriet har generelt opstillet ge-

vinster på et mangelfuldt grundlag. Beskæftigelsesministeriet og Børne- og Undervis-

ningsministeriet har overordnet set haft et dokumenteret grundlag for at opstille gevin-

ster, ligesom Forsvarsministeriet også har flere tilstrækkeligt dokumenterede gevinster.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Ministeriernes grundlag for at forvente de planlagte gevinster ved deres it-projekter |

40. Dette kapitel handler om, hvorvidt ministerierne har haft et tilstrækkeligt grund-

lag for at forvente de planlagte gevinster ved deres it-projekter. Der er tale om de ge-

vinster, som ministerierne har opstillet ved projektets start. Vi har undersøgt, om mi-

nisterierne har beregnet deres gevinster på baggrund af 0- og 1-scenarier og kan do-

kumentere grundlaget for gevinsterne.

3.1. Ministeriernes beregning af gevinster på baggrund

af 0- og 1-scenarier

41. Vi har undersøgt, om ministerierne har beregnet de gevinster, som de opstiller for

it-projekterne, på baggrund af 0- og 1-scenarier. Vi har derfor gennemgået ministeri-

ernes projektgrundlag og noteret os, om det fremgår af projektgrundlaget, at gevin-

sterne er beregnet på baggrund af 0- og 1-scenarier. Gennemgangen omfatter der-

med alle gevinster, der fremgår af ministeriernes projektgrundlag. Det drejer sig om

282 gevinster fordelt på 10 ministerier og 43 it-projekter.

42. Gennemgangen viser, at ministerierne for 77 % af gevinsterne har beregnet ge-

vinsterne på baggrund af 0- og 1-scenarier (eller noget tilsvarende). Figur 9 viser, i

hvilken grad ministerierne har beregnet gevinsterne med udgangspunkt i 0- og 1-

scenarier eller tilsvarende.

Gevinster omfattet af

gennemgangen i dette

afsnit

Gennemgangen omfatter al-

le gevinster, der fremgår af

ministeriernes projektgrund-

lag, som blev fremsendt til ri-

sikovurdering hos It-rådet.

Det drejer sig om 282 gevin-

ster, som ministeriet har ud-

arbejdet i den forbindelse.

Beregningsmetode sva-

rende til 0- og 1-scenarier

Figur 9

Andelen af gevinster, som er beregnet på baggrund af 0- og 1-scenarier

eller tilsvarende

Beskæftigelsesministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet

Finansministeriet

Forsvarsministeriet

Justitsministeriet

Miljø- og Fødevareministeriet

Skatteministeriet

Sundheds- og Ældreministeriet

Uddannelses- og Forskningsministeriet

Udenrigsministeriet

Alle ministerier

100 %

90 %

85 %

100 %

32 %

100 %

80 %

77 %

(n=5)

(n=35)

(n=16)

(n=39)

(n=94)

(n=17)

(n=66)

(n=4)

(n=1)

(n=5)

(n=282)

Vi har vurderet, at ministerier-

ne har anvendt en tilsvarende

beregningsmetode, når mini-

sterierne har beskrevet 0- og

1-scenarierne i projektgrund-

lagene, men hvor det ikke er

meningsfuldt at beregne en

forskel mellem de 2 scenarier.

Dette gør sig fx gældende, når

ministeriernes gevinster ved-

rører implementering af ny

lovgivning.

20%

40%

60%

80%

100%

Note: (n) viser antallet af gevinster. Opgørelsen består af i alt 43 it-projekter og 282 gevinster. Erhvervsministe-

riet indgår ikke, da ministeriet ikke havde opstillet nogen gevinster for ministeriets it-projekt.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af it-projekternes projektgrundlag og underliggende dokumentation.

Det fremgår af figur 9, at det især er Skatteministeriet, som ikke har beregnet sine

gevinster på baggrund af 0- og 1-scenarier. Skatteministeriet har kun beregnet gevin-

sterne på baggrund af et 0- og 1-scenarie for 32 % af sine gevinster. Det fremgår end-

videre af figuren, at 6 ud af 10 ministerier har beregnet alle deres gevinster på bag-

grund af 0- og 1-scenarier.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Ministeriernes grundlag for at forvente de planlagte gevinster ved deres it-projekter

Boks 7 viser et eksempel på en økonomisk gevinst, der er opstillet uden brug af et 0-

og 1-scenarie.

Boks 7

Eksempel på manglende brug af et 0- og- 1-scenarie

Skatteministeriet

Skatteministeriet udarbejdede i 2013 projektgrundlaget for it-projektet ”RIS/RAS”. Mini-

steriet opstillede bl.a. en gevinst på 5 mio. kr. over en 5-årig periode på grund af lavere

fremtidige vedligeholdelsesomkostninger til systemet. Projektet havde til formål at auto-

matisere risikoanalysen af varer, der importeres, eksporteres eller føres gennem Dan-

mark. Hverken 0- eller 1-scenariet fremgår af projektgrundlaget. Ministeriet har dermed

ikke oplyst en måling e.l. for de daværende vedligeholdelsesomkostninger. Ministeriet har

heller ikke data, der understøtter, at de fremtidige vedligeholdelsesomkostninger kan re-

duceres med 1 mio. kr. årligt for en 5-årig periode.

Resultater

Ministerierne har beregnet 77 % af deres gevinster på baggrund af 0- og 1-scenarier.

6 ud af 10 ministerier har beregnet alle deres gevinster på denne måde. Skattemini-

steriet har for en stor andel af sine gevinster ikke foretaget beregningen, og Forsvars-

ministeriet og Justitsministeriet har for en mindre andel af deres gevinster ikke fore-

taget beregningen på baggrund af 0- og 1-scenarier. Når ministerierne opstiller gevin-

ster uden at beregne dem på baggrund af 0- og 1-scenarier (eller tilsvarende), bety-

der det, at det er uklart, hvilket grundlag ministerierne har beregnet gevinsterne på

baggrund af.

3.2. Ministeriernes grundlag for at opstille gevinster

43. Vi har undersøgt, om ministerierne kan dokumentere grundlaget for gevinsterne.

Vi har derfor gennemgået, hvilke oplysninger projektgrundlaget indeholder om gevin-

sternes 0- og 1-scenarier, og om ministerierne kan dokumentere grundlaget. Det dre-

jer sig om 113 udvalgte gevinster fordelt på 10 ministerier og 30 it-projekter.

44. Gennemgangen viser, at ministerierne generelt opstiller gevinsterne på et util-

strækkeligt grundlag. Kun 5 % af de 113 gevinster er tilstrækkeligt dokumenteret.

Figur 10 viser andelen af gevinster, som er tilstrækkeligt dokumenteret og hvilke

mangler der er i dokumentationen for de resterende gevinster (A). Figuren viser des-

uden, hvordan de tilstrækkeligt dokumenterede gevinster er fordelt pr. ministerium

(B).

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Ministeriernes grundlag for at forvente de planlagte gevinster ved deres it-projekter |

Figur 10

Dokumentationsgrad for gevinster

A. Samlet

33 %

B. Fordelt på ministerier (tilstrækkelig dokumentation)

Beskæftigelsesministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet

Finansministeriet

Forsvarsministeriet

Justitsministeriet

Miljø- og Fødevareministeriet

Skatteministeriet

Sundheds- og Ældreministeriet

Uddannelses- og Forskningsministeriet

Udenrigsministeriet

Alle ministerier

50 %

13 %

11%

50 %

12 %

Tilstrækkelig dokumentation

Førmåling uden data for

gevinstpotentiale

Førmåling og data uden

tydeliggjorte antagelser

og uden tydeliggjort metode

Ingen dokumentation

(n=2)

(n=15)

(n=14)

(n=22)

(n=30)

(n=9)

(n=12)

(n=4)

(n=1)

(n=4)

(n=113)

20%

40%

60%

80%

100%

Note: (n) viser antallet af gevinster. Opgørelsen består af i alt 113 gevinster i 29 it-projekter fordelt på 10 ministerier.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af projektgrundlagene og dokumentation fremsendt af ministerierne.

Det fremgår af figur 10, at det kun er Beskæftigelsesministeriet, Børne- og Undervis-

ningsministeriet, Forsvarsministeriet og Miljø- og Fødevareministeriet, som har opstil-

let gevinster, hvis projektgrundlag er tilstrækkeligt dokumenteret. Når gevinsterne er

tilstrækkeligt dokumenteret, har ministerierne data, der understøtter både deres 0-

og 1-scenarie. Det fremgår også af ministeriernes projektgrundlag, hvordan data er

frembragt.

Boks 8 viser 2 eksempler på tilstrækkelig dokumentation for 0- og 1-scenariet.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Ministeriernes grundlag for at forvente de planlagte gevinster ved deres it-projekter

Boks 8

Eksempler på tilstrækkelig dokumentation for 0- og 1-scenariet

Børne- og Undervisningsministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet udarbejdede i 2014 projektgrundlaget for it-projektet

”Netprøver.dk”. Ministeriet opstillede bl.a. en gevinst på 3,4 mio. kr. på grund af afskaffel-

se af forsendelse af karakterlister og manuel indtastning af karakterer i de studieadmini-

strative systemer på institutionerne. Projektet havde til formål at skabe en digital løsning

for prøveprocesserne ved de skriftlige prøver på de gymnasiale uddannelser. Det frem-

går af projektgrundlaget, at ministeriet har foretaget en førmåling, og at der løbende er

blevet foretaget gevinstopfølgning via en spørgeskemaundersøgelse. Endvidere kan mi-

nisteriet dokumentere sin måling og kan dokumentere, hvor mange skoler ministeriet har

spurgt. Da der er tale om en gevinst, hvor ministeriet ville digitalisere forsendelsen af ka-

rakterlister, vil ministeriet ikke længere have udgifter til print, kuvertering og porto, hvilket

vurderes at være en rimelig antagelse for ministeriets 1-scenarie, der ikke kræver yderli-

gere forklaring.

Beskæftigelsesministeriet

Beskæftigelsesministeriet udarbejdede i 2016 projektgrundlaget for it-projektet ”PRO-

BAS 2.0 – Anmeldelse”. Ministeriet opstillede bl.a. en gevinst, der omhandlede, at der

med det nye system ville være tilgang til de nyeste data et år tidligere. Projektet havde til

formål at understøtte en ny anmeldelsesproces for virksomheder. Samtidig skulle pro-

jektet bidrage til, at Arbejdstilsynet ikke længere skal foretage manuel sagsbehandling

af hver enkelt anmeldelse, men kun målrettet stikprøvekontrol. Ministeriet har beskrevet,

at oplysninger i det gamle system blev indsendt på papir eller som vedhæftet dokument

i en mail, hvorefter medarbejdere hos Arbejdstilsynet manuelt skulle indtaste alle oplys-

ningerne. Dette var en proces, som ministeriets førmåling viste tog ca. 1�½ år hver gang. I

det nye system skal virksomhederne selv indtaste oplysningerne direkte i systemet, og

virksomhederne har maks. �½ år til at indtaste oplysningerne. Herudover beskriver mini-

steriet i projektgrundlaget, at målemetoden for 0- og 1-scenarierne er en opgørelse af,

hvornår alle data er inddateret.

Dokumentationen for de resterende 95 % af gevinsterne i kategorierne ”Ingen doku-

mentation”, ”Førmåling uden data for gevinstpotentiale” og ”Førmåling og data uden

tydeliggjorte antagelser og uden tydeliggjort metode” vurderer vi ikke er tilstrækkelig.

I de følgende afsnit gennemgår vi de enkelte kategorier og giver en række eksempler.

Gennemgang af kategorien ”Ingen dokumentation”

45. For 33 % af gevinsterne har ministerierne ikke har nogen dokumentation, der lig-

ger til grund for deres beregning af gevinsterne. Ministerierne har altså oplyst et 0- og

1-scenarie i projektgrundlaget, men det fremgår ikke, hvor disse tal stammer fra. Det

baserer vi på, at det ikke fremgår, at der er foretaget en førmåling, og at ministerierne

ikke har dokumentation for deres vurdering af gevinstpotentialet. Det betyder, at mi-

nisterierne ikke har beregnet udgangspunktet før implementeringen af projektet og

ikke har et grundlag for at forvente, hvilke ændringer it-projektet vil medføre.

Figur 11 viser andelen af gevinster, som ministerierne ikke har nogen dokumentation

for.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Ministeriernes grundlag for at forvente de planlagte gevinster ved deres it-projekter |

Figur 11

Andelen af gevinster, som ikke er dokumenteret, fordelt på ministerier

Beskæftigelsesministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet

Finansministeriet

Forsvarsministeriet

Justitsministeriet

Miljø- og Fødevareministeriet

Skatteministeriet

Sundheds- og Ældreministeriet

Uddannelses- og Forskningsministeriet

Udenrigsministeriet

Alle ministerier

20 %

36 %

37 %

56 %

33 %

100 %

33 %

(n=2)

(n=15)

(n=14)

(n=22)

(n=30)

(n=9)

(n=12)

(n=4)

(n=1)

(n=4)

(n=113)

20%

40%

60%

80%

100%

Note: (n) viser antallet af gevinster. Opgørelsen består af i alt 113 gevinster i 29 it-projekter fordelt på 10 mini-

sterier.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af dokumentation fra ministerierne.

Det fremgår af figur 11, at Miljø- og Fødevareministeriet ikke har nogen dokumenta-

tion for over halvdelen af sine gevinster. Derudover har Forsvarsministeriet, Justits-

ministeriet og Skatteministeriet ikke nogen dokumentation for ca. ⅓ af deres gevin-

ster. Blandt de ministerier, som kun har ét it-projekt, har Sundheds- og Ældremini-

steriet og Uddannelses- og Forskningsministeriet ikke dokumentation for nogen af

deres gevinsters 0- og 1-scenarier.

Gennemgang af kategorien ”Førmåling uden data for gevinstpotentiale”

46. For 50 % af gevinsterne har ministerierne en førmåling, men de har ikke data (el-

ler anden dokumentation), der understøtter deres potentialevurdering i gevinstens

1-scenarie. Det baserer vi på, at det ikke fremgår, på hvilket grundlag ministerierne

vurderer, at it-projekterne kan bidrage med bestemte resultater til den fremtidige

drift. Det kan fx være, at et projekt forventes at skabe en større tilfredshed blandt

borgere eller medarbejdere, som anvender it-systemet, eller at et projekt forventes

at effektivisere arbejdsprocesser og dermed mindske behovet for årsværk afsat til

bestemte opgaver i organisationen. Når ministeriet ikke har dokumentation for po-

tentialevurderingen, betyder det, at ministeriet ikke har et tilstrækkeligt grundlag for

at forvente, hvilke ændringer projektet vil medføre.

Figur 12 viser andelen af gevinster, hvor ministerierne har en førmåling for 0-scena-

riet, men ikke data, der ligger til grund for deres potentialevurdering i 1-scenariet.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Ministeriernes grundlag for at forvente de planlagte gevinster ved deres it-projekter

Figur 12

Andelen af gevinster, hvor dokumentationen indeholder data for

0-scenariet, men ikke for 1-scenariet, fordelt på ministerier

Beskæftigelsesministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet

Finansministeriet

Forsvarsministeriet

Justitsministeriet

Miljø- og Fødevareministeriet

Skatteministeriet

Sundheds- og Ældreministeriet

Uddannelses- og Forskningsministeriet

Udenrigsministeriet

Alle ministerier

50 %

67 %

43 %

50 %

57 %

11 %

50 %

100 %

50 %

(n=2)

(n=15)

(n=14)

(n=22)

(n=30)

(n=9)

(n=12)

(n=4)

(n=1)

(n=4)

(n=113)

20%

40%

60%

80%

100%

Note: (n) viser antallet af gevinster. Opgørelsen består af i alt 113 gevinster i 29 it-projekter fordelt på 10 mini-

sterier.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af dokumentation fra ministerierne.

Det fremgår af figur 12, at dokumentationen for over halvdelen af gevinsterne hos Bør-

ne- og Undervisningsministeriet og Justitsministeriet indeholder data for 0-scenariet,

men ikke for 1-scenariet. Det samme gør sig gældende for halvdelen af gevinsterne for

Forsvarsministeriet og Skatteministeriet. For Finansministeriet er det tilfældet for lige

under halvdelen af gevinsterne. Blandt de ministerier, som kun har ét it-projekt, har

Beskæftigelsesministeriet én gevinst med data for 0-scenariet, men ikke for 1-scena-

riet.

Boks 9 viser et eksempel på et 1-scenarie, som ikke er dokumenteret.

Boks 9

Eksempel på et 1-scenarie, som ikke er dokumenteret

Børne- og Undervisningsministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet udarbejdede i 2013 projektgrundlaget for it-projek-

tet ”VEU-databasen”, der havde til formål at understøtte de skærpede bestemmelser for

udbetaling af VEU-godtgørelser (godtgørelse for voksen- og efteruddannelse). Ministe-

riet opstillede bl.a. en gevinst for projektet, der bestod i, at ministeriet ville være i stand

til at gennemføre flere screeninger af VEU-godtgørelser og gennemføre screeningerne

på kortere tid. Derudover skulle projektet forbedre grundlaget for at føre tilsyn med ad-

ministrationen af VEU-godtgørelser og derigennem forebygge utilsigtet anvendelse af

godtgørelsesmidlerne. Ministeriet forventede, at ministeriet ville være i stand til at gen-

nemføre 85 % flere screeninger i det første år med det nye system. Ministeriet har ikke

nogen dokumentation for, hvorfor ministeriet forventer at kunne gennemføre 85 % flere

screeninger.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Ministeriernes grundlag for at forvente de planlagte gevinster ved deres it-projekter |

Gennemgang af kategorien ”Førmåling og data uden tydeliggjorte antagelser og

uden tydeliggjort metode”

47. For 12 % af gevinsterne har ministerierne både en førmåling, der ligger til grund for

gevinstens 0-scenarie, og data (eller anden dokumentation), der understøtter mini-

steriernes potentialevurdering i gevinstens 1-scenarie. Ministeriernes dokumentation

mangler dog væsentlige informationer om data, fx hvad kilden til data er, hvordan da-

ta er frembragt, eller hvordan 0- eller 1-scenariet er beregnet på baggrund af data. Det

baserer vi på, at dette ikke fremgår af projektgrundlaget eller af anden underliggende

dokumentation. Når ministeriet ikke har tydeliggjort metoden bag beregningen af ge-

vinsterne, betyder det, at de gennemførte førmålinger og frembragte data ikke fuldt

ud understøtter ministeriets potentialevurdering.

Figur 13 viser andelen af gevinster, hvor ministerierne har dokumentation for gevin-

stens 0- og 1-scenarie, men hvor dokumentationen er utilstrækkelig.

Figur 13

Andelen af gevinster, som delvist er dokumenteret

Beskæftigelsesministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet

Finansministeriet

Forsvarsministeriet

Justitsministeriet

Miljø- og Fødevareministeriet

Skatteministeriet

Sundheds- og Ældreministeriet

Uddannelses- og Forskningsministeriet

Udenrigsministeriet

Alle ministerier

50 %

22 %

17 %

12 %

(n=2)

(n=15)

(n=14)

(n=22)

(n=30)

(n=9)

(n=12)

(n=4)

(n=1)

(n=4)

(n=113)

20%

40%

60%

80%

100%

Note: (n) viser antallet af gevinster. Opgørelsen består af i alt 113 gevinster i 29 it-projekter fordelt på 10 mini-

sterier.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af dokumentation fra ministerierne.

Det fremgår af figur 13, at det især er Finansministeriet, Miljø- og Fødevareministeriet

og Skatteministeriet, som har dokumentation for deres gevinster, men hvor dokumen-

tationen er utilstrækkelig.

Boks 10 viser et eksempel på mangelfuld dokumentation for 0- og 1-scenariet.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Ministeriernes grundlag for at forvente de planlagte gevinster ved deres it-projekter

Boks 10

Eksempler på mangelfuld dokumentation for 0- og 1-scenariet

Skatteministeriet

Skatteministeriet udarbejdede i 2015 projektgrundlaget for it-projektet ”NemVirksom-

hed”, der havde til formål at reducere enkeltmandsvirksomheders tidsforbrug på bog-

føring samt afregning af moms og skat. En af projektets gevinster var en samfundsøko-

nomisk gevinst på 24 mio. kr. akkumuleret over 8 år ved en mere effektiv bogføring i

virksomhederne. Ministeriet har gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt mål-

gruppen, som har givet ministeriet viden om enkeltmandsvirksomhedernes tidsforbrug,

vaner, behov og ønsker til bl.a. bogføring. Det fremgår dog ikke af ministeriets dokumen-

tation, hvordan ministeriet på baggrund af spørgeskemaundersøgelsen er kommet frem

til, at virksomhederne ved 0-scenariet bruger 305 mio. kr. på bogføring. Det fremgår end-

videre ikke, hvordan ministeriet er kommet frem til, at virksomhederne ved 1-scenariet

kun vil bruge 281 mio. kr. på bogføring.

Grundlag for at opstille økonomiske gevinster

48. Omkring halvdelen af de opstillede gevinster, som vi har gennemgået dokumen-

tationen for, er økonomiske gevinster. De økonomiske gevinster udgør i alt ca. 454

mio. kr. Dokumentationsgrundlaget for størstedelen af disse gevinster, svarende til

ca. 446,4 mio. kr., er utilstrækkeligt, idet ministerierne ikke har nogen dokumentation,

der ligger til grund for deres beregning af gevinsterne. Kun 2 af de økonomiske gevin-

ster, svarende til 7,6 mio. kr., fremstår tilstrækkeligt dokumenteret. Ministerierne har

således opstillet næsten alle økonomiske gevinster uden at sandsynliggøre, at der var

grundlag for, at de kunne opnås.

49. Flere af ministerierne har oplyst, at de kriterier for dokumentation af gevinster,

der danner grundlag for denne del af undersøgelsen, ikke fremgår af it-projektmodel-

len, som ministerierne har tilrettelagt deres it-projekter efter. Ministerierne vurderer,

at de derfor bliver målt på baggrund af krav, som ministerierne ikke kendte til, da pro-

jekterne blev gennemført.

Rigsrevisionen bemærker hertil, at det fremgår af it-projektmodellen, at grundlaget

for gevinster skal dokumenteres. Modellen lægger bl.a. op til, at ministerierne foreta-

ger før- og eftermålinger. På den baggrund finder Rigsrevisionen det rimeligt at for-

vente, at ministerierne på relevant vis dokumenterer deres forventninger til gevin-

sterne ved deres it-projekter.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Ministeriernes grundlag for at forvente de planlagte gevinster ved deres it-projekter |

Resultater

Ministeriernes dokumentation for gevinsterne er generelt mangelfuld. Undersøgelsen

viser, at ministerierne for de gevinster, hvor de har beregnet gevinsterne på baggrund

af 0- og 1-scenarier, ikke har tilstrækkelig dokumentation for 95 % af de gevinster, som

vi har gennemgået dokumentationen for. For ca. ⅓ af gevinsterne har ministerierne ik-

ke nogen dokumentation, der ligger til grund for deres beregning af gevinsterne. Det

betyder også, at ministerierne har opstillet økonomiske gevinster svarende til ca.

446,4 mio. kr. uden tilstrækkelig dokumentation. Det er kun Beskæftigelsesministeriet,

Børne- og Undervisningsministeriet, Forsvarsministeriet og Miljø- og Fødevareministe-

riet, som har tilstrækkelig dokumentation for en del af deres gevinster.

Rigsrevisionen, den 10. september 2020

Lone Strøm

/Mads Nyholm Jacobsen

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Metodisk tilgang

Bilag 1. Metodisk tilgang

Formålet med undersøgelsen er at vurdere, om ministeriernes gevinstrealisering ved

deres it-projekter har været tilfredsstillende. Derfor har vi undersøgt følgende:

•

Har ministerierne haft en tilstrækkelig opfølgning på gevinstrealiseringen ved de-

res it-projekter?

•

Har ministerierne haft et tilstrækkeligt grundlag for at forvente de planlagte gevin-

ster ved deres it-projekter?

I undersøgelsen indgår 11 ministerier, da disse ministerier har haft it-projekter til risiko-

vurdering hos Statens It-råd, som er afsluttet senest i sommeren 2018.

Undersøgelsen omhandler perioden fra 2011, hvor It-rådet blev nedsat, og den fælles-

statslige it-projektmodel trådte i kraft, til januar 2020, hvor Rigsrevisionen afsluttede

sin materialeindsamling.

Undersøgelsen bygger på gennemgang af dokumenter, som ministerierne har udar-

bejdet dels til It-rådet, dels til deres eget arbejde med it-projekterne.

Kvalitetssikring

Denne undersøgelse er kvalitetssikret via vores interne procedurer for kvalitetssik-

ring, som omfatter høring hos de reviderede samt ledelsesbehandling og sparring på

forskellige tidspunkter i undersøgelsesforløbet med chefer og medarbejdere i Rigsre-

visionen med relevante kompetencer.

Møder

Vi har i løbet af undersøgelsen haft møder med alle ministerier på nær Sundheds- og

Ældreministeriet, som ikke har ønsket at holde møder. Derudover blev alle ministeri-

erne inviteret til et åbningsmøde den 8. november 2019, hvor undersøgelsens formål,

design, tidsplan og forventninger til ministerierne blev præsenteret.

Vi har også holdt flere møder med Digitaliseringsstyrelsen for at drøfte:

de krav, som It-rådet stiller til ministeriernes arbejde med gevinstrealisering (med

fokus på de dokumenter, ministerierne skal udarbejde)

•

Digitaliseringsstyrelsens erfaringer i forhold til ministeriernes gevinstrealisering,

herunder især i forhold til ministeriernes dokumentation for gevinster og faktorer,

der kan besværliggøre gevinstrealisering i praksis

•

Digitaliseringsstyrelsens håndtering og brug af ministeriernes oplysninger om ge-

vinster, og hvordan de behandles af Digitaliseringsstyrelsen

•

om Rigsrevisionens liste over it-projekter, der har været til risikovurdering hos It-

rådet og er afsluttet medio 2018, er korrekt og omfatter alle relevante projekter.

•

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Metodisk tilgang |

Undersøgelsens 3 faser

Undersøgelsen er opdelt i 3 faser, jf. figur A.

Figur A

Undersøgelsens 3 faser

Fase 1

Forberedelse

Fase 2

Databearbejdning

Fase 3

Analyse

•

Udarbejdelse af

•

undersøgelsesdesign

•

Udvælgelse af it-projekter

•

Indsamling af materiale

•

Kodning af materiale

•

Udvælgelse af gevinster til

gennemgang af ministeriernes

bagvedliggende dokumentation

•

Kvalitetssikring af data

•

Kodetilgang

•

Høring af ministerierne

•

Udførelse af analyser,

herunder kvalitetstjek af

analyser og udvælgelse

af analyseresultater til

beretningen

Kilde:

Rigsrevisionen.

I det følgende gennemgår vi de 3 faser.

Fase 1: Forberedelse

Udarbejdelse af undersøgelsesdesign

Undersøgelsesdesignet blev udarbejdet på baggrund af en forundersøgelse, hvor vi

gennemgik 9 it-projekter fordelt på 3 ministerier for bl.a. at teste vores hypoteser

samt pilotteste vores kodebog og analysedesign. På den baggrund præciserede vi

undersøgelsens revisionskriterier og afgrænsning. Vi udarbejdede desuden vores kri-

terier for udvælgelsen af it-projekter.

Udvælgelse af it-projekter

Undersøgelsen behandler som udgangspunkt alle it-projekter, som ministerierne har

igangsat, siden It-rådet blev nedsat i 2011, og som blev afsluttet senest i november

2018. I forbindelse med undersøgelsen var det samlede antal projekter 115, jf. It-rå-

dets statusrapport for 1. halvår 2019.

Formålet med undersøgelsen er at undersøge, om ministerierne på en tilfredsstillen-

de måde har tilrettelagt gevinstrealiseringen i deres it-projekter. Med afsæt i dette

formål har vi opstillet følgende kriterier for, hvilke projekter der skulle indgå i under-

søgelsen:

•

It-projektet skal have været risikovurderet af It-rådet. Projektet har dermed en

væsentlig økonomisk størrelse, og ministeriet er forpligtet til at statusrapportere

til It-rådet.

•

It-projektet skal være projektafsluttet medio 2018, da ministeriet dermed skal

have fremsendt projektets gevinstrealiseringsrapport til It-rådet.

•

It-projektet skal være forblevet et projekt og ikke være blevet konverteret til et

program, da det ellers ikke vil være sammenligneligt, hvad angår opfølgningen på

gevinster.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Metodisk tilgang

Ved anvendelsen af de 3 udvælgelseskriterier opgjorde vi antallet af it-projekter til 44,

som indgår i undersøgelsen. Denne opgørelse kvalitetssikrede vi med Digitaliserings-

styrelsen.

Fase 2: Databearbejdning

Indsamling af materiale

Overordnet set har vores dataindsamling taget udgangspunkt i 4 nedslagspunkter i it-

projekternes levetid. Inden for denne periode skal ministerierne for hvert projekt afle-

vere 3 skriftlige produkter til It-rådet, hvori ministerierne beskriver de planlagte eller

realiserede gevinster for projektet.

Figur B viser de skriftlige produkter, som ministerierne afleverer til It-rådet, og hvad

det overordnede indhold er. Som det fremgår af figuren, er produkterne standardise-

rede fra før igangsættelse af projektet og frem til det første år efter projektafslutning.

Herefter beslutter ministerierne selv, i hvilken grad og hvordan de følger op.

Figur B

4 nedslagspunkter i it-projekternes og dermed gevinsternes levetid

Før igangsættelse af

it-projektet

Når it-projektet

er klar til drift

Når it-projektet har

været i drift i ca. 1 år

Når it-projektet har været

i drift i mere end 1 år

Projektgrundlag

•

Ministeriet udarbejder et

projektgrundlag, og på den

baggrund igangsættes it-

projektet.

•

Ministeriet udarbejder

eventuelt i den sammen-

hæng også anden doku-

mentation eller analyse, der

understøtter projekt-

grundlaget.

Projektafslutningsrapport

•

Ministeriet udarbejder en

projektafslutningsrapport,

når it-projektet er klar til

implementering.

•

Ministeriet udarbejder

eventuelt i den sammen-

hæng også anden doku-

mentation eller analyse, der

understøtter de vurderin-

ger, der fremgår af projekt-

grundlaget.

Gevinstrealiseringsrapport

•

Ministeriet udarbejder en

gevinstrealiseringsrapport

1 år efter projektafslutning.

•

Ministeriet udarbejder

eventuelt i den sammen-

hæng også anden doku-

mentation eller analyse,

der fremgår af gevinst-

realiseringsrapporten.

Anden dokumentation for

opfølgning

•

Ministeriet udarbejder

eventuelle rapporter eller

foretager vurderinger for at

følge op på, om gevinsterne

er blevet realiseret i årene

efter gevinstrealiserings-

rapporten, hvis det er

relevant.

Projektgrundlaget, projektafslutningsrapporten og

gevinstrealiseringsrapporten er standardiserede dokumenter,

som indsendes til Statens It-råd

Kilde:

Rigsrevisionen.

Der er ingen standardiseret

opfølgningsprocedure

i staten

Vi har foretaget en gennemgang af, hvilke informationer dokumenterne indeholder på

både gevinstniveau (fx gevinstens navn, størrelse, og om den blev realiseret) og på it-

projektniveau (fx udgifter, datoer for milepæle og primære formål).

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Metodisk tilgang |

Efter aflevering af gevinstrealiseringsrapporten for det enkelte projekt afrapporterer

ministerierne ikke længere til It-rådet. For så vidt angår denne dokumentation har vi

spurgt ministerierne mere bredt til, hvordan deres opfølgning er dokumenteret. Vi har

endvidere kun bedt ministerierne om at fremsende dokumentation for gevinster, som

endnu ikke var realiseret som planlagt i forbindelse med gevinstrealiseringsrapporten,

og hvor ministerierne i gevinstrealiseringsrapporten havde angivet, at de ville følge op.

Vi har gennemgået en række dokumenter, herunder:

•

den fællesstatslige it-projektmodel

retningslinjer/vejledninger til den fællesstatslige it-projektmodel, herunder bl.a. vej-

ledning om gevinstrealisering

de enkelte it-projekters projektgrundlag (navnlig projektinitieringsdokumentet og

businesscasen) og eventuelt tilhørende materiale, som ministeriet har fundet rele-

vant herfor

de enkelte it-projekters projektafslutningsrapporter og eventuelt tilhørende mate-

riale, som ministeriet har fundet relevant herfor

de enkelte it-projekters gevinstrealiseringsrapporter og eventuelt tilhørende mate-

riale, som ministeriet har fundet relevant herfor

de enkelte it-projekters dokumentation for gevinstrealisering i årene efter gevinst-

realiseringsrapporten.

Kodning af materiale

Med henblik på at kunne sammenligne materiale på tværs af ministeriernes it-projek-

ter har vi kodet materialet i et regneark. For at sikre systematik i denne proces har vi

anvendt en udførlig kodebog, der angav, hvordan data skulle indføres i regnearket.

Vi har i den forbindelse arbejdet med 5 kategorier:

•

Kategori 1 –

Stamoplysninger.

Kategori 2 –

Grundlag for at forvente den planlagte gevinst.

Kategori 3

– Forventninger til gevinster i forbindelse med it-projekternes projekt-

afslutningsrapport.

•

Kategori 4

– Vurdering af realisering af gevinster i forbindelse med it-projekternes

gevinstrealiseringsrapport.

•

Kategori 5

– Vurdering af realisering af gevinster i årene efter it-projekternes ge-

vinstrealiseringsrapport.

I det følgende fremhæver vi væsentlige uddrag af kodebogens 5 kategorier og viser

på et overordnet niveau de mulige udfaldsrum, vi har opstillet, og hvilke kriterier vi har

anvendt til at placere gevinster inden for vores udfaldsrum.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Metodisk tilgang

Tabel A viser, hvordan vi har indhentet stamoplysninger på it-projekternes gevinster.

Formålet har været at sikre os en grundlæggende registrering af gevinsternes type,

enhed og værdi.

Tabel A

Kodebog: Kategori 1 – Stamoplysninger

Spørgsmål

1.a) Gevinsten får et unikt identifikations-

nummer

Udfaldsrum

Består af 6 cifre. De første 2 identificerer

ministeriet (01=Skatteministeriet, 02=

Justitsministeriet, 03=Undervisningsmi-

nisteriet).

Det navn eller nummer, som ministeriet

har givet gevinsten.

Kilde/kriterie

Nummereringen af ministerier og it-pro-

jekter blev foretaget på forhånd, og med-

arbejderen, som er primær koder på it-

projektet, tilføjer de sidste 2 cifre.

Gevinstens navn, som det fremgår af det

første dokument, hvori gevinsten nævnes,

hvilket ofte er projektinitieringsdokumen-

tet.

Vi bruger den angivelse, der fremgår af

både projektinitieringsdokumentet og af

bilaget ”Gevinstdetaljer” eller anden do-

kumentation, hvis gevinsten først optræ-

der i senere rapporter.

Vi bruger den værdi, som fremgår af pro-

jektinitieringsdokumentet/bilaget ”Ge-

vinstdetaljer”/businesscasen eller anden

dokumentation, hvis gevinsten først op-

træder i senere rapporter.

1.b) Gevinstens navn noteres

1.c) Gevinstens type

Angiver, om gevinsten er en økonomisk

gevinst, en ikke-økonomisk gevinst eller

en samfundsøkonomisk gevinst.

1.d) Gevinstens planlagte værdi i det

første år efter gevinstrealiseringen

Hvis der er tale om en flerårig gevinst,

skriver vi, hvad ministeriet forventede, at

værdien af gevinsten var i det første år ef-

ter gevinstrealiseringen. Anfør hele tallet,

dvs. 360000, hvis ministeriet har skrevet

0�½36 mio. kr. Hvis det ikke fremgår, så

skriv ”.” for ved ikke.

Angiver den værdi, ministeriet har plan-

lagt, gevinsten skal have, og angiver for-

skellen mellem 0- og 1-scenariet.

1.e) Gevinstens planlagte værdi over

hele realiseringsperioden

Vi bruger den værdi, som fremgår af pro-

jektinitieringsdokumentet/bilaget ”Ge-

vinstdetaljer”/businesscasen eller anden

dokumentation, hvis gevinsten først op-

træder i senere rapporter.

Vi bruger den værdi, som fremgår af pro-

jektinitieringsdokumentet/bilaget ”Ge-

vinstdetaljer”/businesscasen eller anden

dokumentation, hvis gevinsten først op-

træder i senere rapporter.

1.f) Gevinstens enhed

Angiver gevinstens enhed. Kategorierne

er som følger: kr., antal (fx sager), års-

værk, skala, procentandel, tid (eller timer),

andet.

Kilde:

Rigsrevisionen.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Metodisk tilgang |

Tabel B viser, hvilke væsentlige oplysninger vi har indhentet og kodet vedrørende it-

projekternes grundlag for at opstille gevinster. Formålet med at indhente og kode dis-

se oplysninger var at skabe et datagrundlag for vores analyser af, om ministerierne

har et tilstrækkeligt grundlag for at forvente gevinsterne ved deres it-projekter.

Tabel B

Kodebog: Kategori 2 – Grundlag for at forvente den planlagte gevinst

Spørgsmål

2.a) Har ministeriet beregnet

gevinsten på baggrund af et 0-

og 1-scenarie?

Udfaldsrum

I. Ja

Kilde/kriterie

Det fremgår af projektgrundlaget (herunder businesscasen), at gevinsten er

beregnet på baggrund af et 0- og 1-scenarie. Navnlig er gevinstens værdi be-

regnet ved at trække de gevinstspecifikke scenarier fra hinanden.

Det fremgår ikke af projektgrundlaget (herunder businesscasen), at gevinsten

er beregnet på baggrund af et 0- og 1-scenarie. Navnlig er gevinstens værdi

ikke beregnet ved at trække de gevinstspecifikke scenarier fra hinanden.

Det fremgår af projektgrundlaget, at gevinsten fx er udtryk for at opnå en

myndighedsgodkendelse eller at give adgang til en ny database. Der er der-

med ikke tale om en beregning, men dette ville heller ikke være relevant.

Svaret på alle 3 underspørgsmål (2.b.1-2.b.3) er ”Ja”.

Bemærk, at vi i beretningen har valgt at afrapportere på resultaterne af alle

3 underspørgsmål og dermed ikke kun i form af Ja/Nej.

II. Nej

Svaret på mindst ét af underspørgsmålene (2.b.1-2.b.3) er ”Nej”.

Bemærk, at vi i beretningen har valgt at afrapportere på resultaterne af alle

3 underspørgsmål og dermed ikke kun i form af Ja/Nej.

2.b.1. Har ministeriet foretaget

en førmåling?

I. Ja

Det fremgår, at der er foretaget en førmåling i starten af projektet, dvs. forud

for, at den første udgave af projektinitieringsdokumentet sendes til risikovur-

dering hos It-rådet.

Det fremgår ikke, at der er foretaget en førmåling i starten af projektet, dvs.

forud for, at den første udgave af projektinitieringsdokumentet sendes til ri-

sikovurdering hos It-rådet.

Det fremgår, hvilken enhed førmålingen er opgjort i, hvad kilden til førmålin-

gen er, og hvornår og hvordan førmålingen er foretaget. Hvis der ikke er et

1�½1-forhold mellem førmålingen og 0-scenariet, fremgår det, hvilken sam-

menhæng der er mellem førmålingen og 0-scenariet.

Det fremgår ikke, hvilken enhed førmålingen er opgjort i, hvad kilden til før-

målingen er, eller hvornår og hvordan førmålingen er foretaget. Hvis der ikke

er et 1�½1-forhold mellem førmålingen og 0-scenariet, fremgår det ikke, hvil-

ken sammenhæng der er mellem førmålingen og 0-scenariet.

Det fremgår, hvordan data til førmålingen er indsamlet. Hvis 0-scenariet er

beregnet, fremgår det, hvilken metode der er brugt til beregningen af 0-sce-

nariet. De anvendte data understøtter den anvendte metode.

Det fremgår ikke, hvordan data til førmålingen er indsamlet. Hvis 0-scenariet

er beregnet, fremgår det ikke, hvilken metode der er brugt til beregningen af

0-scenariet. De anvendte data understøtter ikke den anvendte metode.

II. Nej

III. Nej, men

noget tilsva-

rende

2.b) Kan ministeriet dokumentere

grundlaget for 0-scenariet?

I. Ja

II. Nej

2.b.2. Har ministeriet tydeliggjort

antagelser og metode for før-

målingen samt beregningen af

0-scenariet?

I. Ja

II. Nej

2.b.3. Er de anvendte data eg-

nede til at beregne 0-scenariet?

I. Ja

II. Nej

Hvis svaret på dette spørgsmål er ”Nej”, stiller vi ikke de efterfølgende spørgsmål (2.b.2 og 2.b.3).

Dette spørgsmål stilles kun, hvis vi kunne svare ”Ja” til det foregående spørgsmål (2.b.1.).

Dette spørgsmål stilles kun, hvis vi kunne svare ”Ja” til det foregående spørgsmål (2.b.2.).

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Metodisk tilgang

Tabel B (fortsat)

Kodebog: Kategori 2 – Grundlag for at forvente den planlagte gevinst

Spørgsmål

2.c) Kan ministeriet dokumentere

grundlaget for 1-scenariet?

Udfaldsrum

I. Ja

Kilde/kriterie

Svaret på alle 3 underspørgsmål (2.c.1-2.c.3) er ”Ja”.

Bemærk, at vi i beretningen har valgt at afrapportere på resultaterne af alle

3 underspørgsmål og dermed ikke kun i form af Ja/Nej.

II. Nej

Svaret på mindst ét af underspørgsmålene (2.c.1-2.c.3) er ”Nej”.

Bemærk, at vi i beretningen har valgt at afrapportere på resultaterne af alle

3 underspørgsmål og dermed ikke kun i form af Ja/Nej.

2.c.1. Har ministeriet data, der

ligger til grund for potentiale-

vurderingen?

I. Ja

Det fremgår, hvilke data eller anden dokumentation der ligger til grund for po-

tentialevurderingen. Det kan fx være en fremskrivning af førmålingen eller an-

dre relevante data, der beskriver forventningerne til den fremtidige situation

med projektet. Det kan bestå i faglige begrundelser for, at et nyt system vil

ændre brugertilfredsheden.

Det fremgår ikke, hvilke data eller oplysninger der ligger til grund for potentia-

levurderingen.

Det fremgår, hvilken enhed 1-scenariet er opgjort i. Det fremgår endvidere,

hvilke antagelser og vurderinger der ligger til grund for ministeriets potentia-

levurdering. Hvis 1-scenariet er fundet ved en fremskrivning af 0-scenariet,

fremgår det, hvilken metode der er anvendt, og hvilke antagelser der ligger

til grund herfor. Hvis ministeriet har indhentet data, der ligger til grund for be-

regning af 1-scenariet, fremgår det, hvordan data er indhentet.

Det fremgår ikke, hvilken enhed 1-scenariet er opgjort i. Det fremgår endvi-

dere ikke, hvilke antagelser og vurderinger der ligger til grund for ministeriets

potentialevurdering. Hvis 1-scenariet er fundet ved en fremskrivning af 0-

scenariet, fremgår det ikke, hvilken metode der er anvendt, eller hvilke anta-

gelser der ligger til grund herfor. Hvis ministeriet har indhentet data, der lig-

ger til grund for beregning af 1-scenariet, fremgår det ikke, hvordan data er

indhentet.

De antagelser og vurderinger, som ligger til grund for ministeriets potentiale-

vurdering, skal være velbegrundede og understøtte gevinsten. De anvendte

data understøtter den anvendte metode.

De antagelser og vurderinger, som ligger til grund for ministeriets potentiale-

vurdering, er ikke velbegrundede og/eller understøtter ikke gevinsten. De an-

vendte data understøtter ikke den anvendte metode.

II. Nej

2.c.2. Har ministeriet tydeliggjort

antagelser og metode samt

beregningen af 1-scenariet?

I. Ja

II. Nej

2.c.3. Er de anvendte data eg-

nede til at beregne 1-scenariet?

I. Ja

II. Nej

Hvis svaret på dette spørgsmål er ”Nej”, stiller vi ikke de efterfølgende spørgsmål (2.c.2 og 2.c.3).

Dette spørgsmål stilles kun, hvis vi kunne svare ”Ja” til det foregående spørgsmål (2.c.1.).

Dette spørgsmål stilles kun, hvis vi kunne svare ”Ja” til det foregående spørgsmål (2.c.2.).

Kilde:

Rigsrevisionen.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Metodisk tilgang |

Tabel C viser, hvilke centrale oplysninger vi har indhentet og kodet vedrørende for-

ventninger til it-projekternes gevinster i projektafslutningsrapporten, herunder even-

tuelle justeringer siden projektets start. Formålet var at sikre, at undersøgelsen kun

omfattede de gevinster, som ministerierne fortsat planlagde at realisere i forbindelse

med projektafslutningsrapporten.

Tabel C

Kodebog: Kategori 3 – Forventninger til gevinster i forbindelse med it-projekternes projekt-

afslutningsrapport

Spørgsmål

3.a) Hvad er ministeriets forventninger

til gevinstens værdi?

Udfaldsrum

I. Vi opsummerer forventningerne til de

enkelte gevinster (inkl. eventuelle ændrin-

ger).

I. Ja, opjusteret.

II. Ja, nedjusteret.

III. Nej, uændret.

IV. Fremgår ikke.

3.c) Hvad er gevinstens status i projekt-

afslutningsrapporten?

I. Gevinsten videreføres fra projektinitie-

ringsdokumentet.

II. Gevinsten optræder første gang i pro-

jektafslutningsrapporten.

III. Gevinsten udgår i projektafslutnings-

rapporten.

IV. Gevinsten udgår som selvstændig ge-

vinst i projektafslutningsrapporten, men

videreføres, da den lægges sammen med

andre eksisterende eller nye gevinster.

Kilde:

Rigsrevisionen.

Kilde/kriterie

Vi bruger den værdi, der fremgår af pro-

jektafslutningsrapporten eller bilag/un-

derliggende dokumentation til projektaf-

slutningsrapporten.

Det fremgår af projektafslutningsrappor-

ten, om der er tale om en ”afvigelse” (dvs.

en justering).

3.b) Har ministeriet justeret i forvent-

ningen til gevinsten?

Vi sammenholder med de indhentede

stamoplysninger (se tabel A) og oplysnin-

ger, som fremgår af projektafslutnings-

rapporten, eller oplysninger givet af mini-

steriet, fx i forbindelse med høringer.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Metodisk tilgang

Tabel D viser, hvilke centrale oplysninger vi har indhentet og kodet vedrørende mini-

steriernes vurdering af gevinsternes realisering. Formålet med at indhente og kode

disse oplysninger var at skabe et datagrundlag for vores analyser af, om ministerierne

har fulgt op på gevinsterne ved deres it-projekter, dvs. ministeriernes vurdering af, om

gevinsternes blev realiseret som planlagt i forbindelse med projektafslutningsrappor-

ten.

Tabel D

Kodebog: Kategori 4 – Vurdering af realisering af gevinster i forbindelse med it-projekternes

gevinstrealiseringsrapport

Spørgsmål

4.a) I hvilken grad vurderer ministeriet,

at gevinsten er realiseret?

Udfaldsrum

I. Ikke realiseret

Kilde/kriterie

Det fremgår af gevinstrealiseringsrapporten, at ministe-

riet vurderer, at gevinsten ikke er realiseret på tidspunk-

tet for gevinstrealiseringsrapporten.

Det fremgår af gevinstrealiseringsrapporten, at ministe-

riet vurderer, at gevinsten ikke er realiseret på tidspunk-

tet for gevinstrealiseringsrapporten, men at en del af ge-

vinsten dog er blevet realiseret.

Det fremgår af gevinstrealiseringsrapporten, at ministe-

riet vurderer, at gevinsten er realiseret som planlagt (jf.

projektafslutningsrapporten) på tidspunktet for gevinst-

realiseringsrapporten.

Det fremgår ikke af gevinstrealiseringsrapporten, om mi-

nisteriet vurderer, at gevinsten er realiseret. Hvis dette

skyldes, at teksten i rapporten er uklar, beder vi ministe-

riet oplyse, om ministeriet har fulgt op eller ej.

Svaret på alle 3 underspørgsmål (4.b.1-4.b.3) er ”Ja”.

Bemærk, at vi i beretningen har valgt at afrapportere på

resultaterne af alle 3 underspørgsmål og dermed ikke

kun i form af Ja/Nej.

II. Nej

4.b.1. Har ministeriet foretaget en

eftermåling?

I. Ja

II. Nej

4.b.2. Er eftermålingen baseret på

aktuelle og identificerbare data?

I. Ja

Svaret på mindst ét af underspørgsmålene (4.b.1-4.b.3)

er ”Nej”.

Det fremgår, at der er foretaget en eftermåling af gevin-

stens realisering.

Det fremgår ikke, at der er foretaget en eftermåling af ge-

vinstens realisering.

Det fremgår, hvilken enhed eftermålingen er opgjort i,

hvad kilden til målingen er, samt hvornår målingen er fo-

retaget, og at tidspunktet er aktuelt (dvs. i forbindelse

med gevinstrealiseringsrapporten).

Det fremgår ikke, hvilken enhed eftermålingen er opgjort

i, hvad kilden til målingen er, eller hvornår målingen er fo-

retaget, samt hvorvidt tidspunktet er aktuelt (dvs. i for-

bindelse med gevinstrealiseringsrapporten).

II. Delvist realiseret

III. Realiseret som planlagt

IV. Ministeriet har ikke

fulgt op

4.b) Kan ministeriet dokumentere

grundlaget for sin vurdering af, at

gevinsten er realiseret?

I. Ja

II. Nej

Hvis svaret på dette spørgsmål er ”Nej”, stiller vi ikke de efterfølgende spørgsmål (4.b.2 og 4.b.3).

Dette spørgsmål stilles kun, hvis vi kunne svare ”Ja” til det foregående spørgsmål (4.b.1.).

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Metodisk tilgang |

Tabel D (fortsat)

Kodebog: Kategori 4 – Vurdering af realisering af gevinster i forbindelse med it-projekternes

gevinstrealiseringsrapport

Spørgsmål

4.b.3. Er de anvendte data egnede til

at beregne realisering af gevinsten?

Udfaldsrum

I. Ja

Kilde/kriterie

Det fremgår, at eftermålingen understøtter ministeriets

vurdering af gevinstrealiseringen, og at eftermålingen

kan sammenlignes med førmålingen. Endelig fremgår

det, hvordan de anvendte data er indsamlet, og hvis ge-

vinsten er beregnet, hvilken metode der er brugt til be-

regningen af gevinstens realisering på baggrund af data.

Det fremgår ikke, at eftermålingen understøtter ministe-

riets vurdering af gevinstrealiseringen, eller at eftermå-

lingen kan sammenlignes med førmålingen. Endelig frem-

går det ikke, hvordan de anvendte data er indsamlet, og

hvis gevinsten er beregnet, fremgår det ikke, hvilken me-

tode der er brugt til beregningen af gevinstens realisering

på baggrund af data.

Det fremgår af gevinstrealiseringsrapporten, hvilken vær-

di ministeriet har opgjort gevinsten til at have.

II. Nej

4.e) Hvilken værdi har ministeriet

opgjort gevinsten til at have?

Vi noterer den værdi, som

ministeriet vurderer er re-

aliseret i forbindelse med

gevinstrealiseringsrappor-

ten. Hvis ministeriet ikke

har opgjort værdien, note-

res dette.

Dette spørgsmål stilles kun, hvis vi kunne svare ”Ja” til det foregående spørgsmål (4.b.2.).

Kilde:

Rigsrevisionen.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Metodisk tilgang

Tabel E viser, hvilke centrale oplysninger vi har indhentet og kodet vedrørende mini-

steriernes vurdering af realiseringen af gevinster i årene efter gevinstrealiseringsrap-

porten. Formålet med at indhente og kode disse oplysninger var at skabe grundlag for

vores analyser af, om ministerierne har fulgt op på gevinsterne ved deres it-projekter

i årene efter gevinstrealiseringsrapporten.

Tabel E

Kodebog: Kategori 5 – Vurdering af realisering af gevinster i årene efter it-projekternes gevinst-

realiseringsrapport

Spørgsmål

5.a) Forventer ministeriet at følge

op på gevinsten i årene efter gevinst-

realiseringsrapporten?

Udfaldsrum

I. Ja

Kilde/kriterie

Det fremgår af gevinstrealiseringsrapporten, at gevinsten

forventes høstet i årene efter gevinstrealiseringsrappor-

ten.

Det fremgår af gevinstrealiseringsrapporten, at en del af

gevinsten forventes høstet i årene efter gevinstrealise-

ringsrapporten.

Det fremgår af gevinstrealiseringsrapporten, at gevinsten

ikke forventes høstet i årene efter gevinstrealiserings-

rapporten.

Det fremgår ikke af gevinstrealiseringsrapporten, om ge-

vinsten forventes høstet i årene efter gevinstrealise-

ringsrapporten.

Vi sammenligner afslutningen af undersøgelsesperioden

med datoen for gevinstrealiseringsrapporten.

Det fremgår af materiale fremsendt af ministeriet, at mi-

nisteriet vurderer, at gevinsten ikke er realiseret på tids-

punktet for gevinstrealiseringsrapporten.

Det fremgår af materiale fremsendt af ministeriet, at mi-

nisteriet vurderer, at gevinsten ikke er realiseret på tids-

punktet for gevinstrealiseringsrapporten, men at en del

af gevinsten dog er blevet realiseret.

Det fremgår af materiale fremsendt af ministeriet, at mi-

nisteriet vurderer, at gevinsten er realiseret som planlagt

i projektafslutningsrapporten på tidspunktet for gevinst-

realiseringsrapporten.

Det fremgår ikke af materiale fremsendt af ministeriet,

om ministeriet vurderer, at gevinsten er realiseret. Hvis

dette skyldes, at teksten i rapporten er uklar, beder vi

ministeriet oplyse, om ministeriet har fulgt op eller ej.

II. Ja, delvist

III. Nej

IV. Fremgår ikke

5.b) Hvor lang tid har ministeriet haft

til at foretage en opfølgning siden

gevinstrealiseringsrapporten?

5.c) I hvilken grad vurderer ministeriet,

at gevinsten er realiseret?

I. Antal måneder siden af-

leveringen af gevinstreali-

seringsrapporten

I. Ikke realiseret

II. Delvist realiseret

III. Realiseret som planlagt

IV. Ministeriet har ikke

fulgt op

Kilde:

Rigsrevisionen.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Metodisk tilgang |

Udvælgelse af gevinster til gennemgang af ministeriernes bagvedliggende dokumen-

tation

I forbindelse med undersøgelsen har vi gennemgået alle gevinster, som ministerierne

har opstillet i de 44 it-projekter. I den del af undersøgelsen, som vedrører ministerier-

nes dokumentation for at opstille gevinster eller ministeriernes dokumentation for at

vurdere, at gevinsterne er realiserede, har vi foretaget en udvælgelse af gevinster. På

den baggrund ønskede vi at foretage 2 udvælgelser: én for dokumentationen vedrø-

rende opstillingen af gevinsten i projektgrundlaget, navnlig baggrunden for 0- og 1-sce-

nariet (gruppe A), og én for dokumentationen af vurderingen af realiseringsgraden i

gevinstrealiseringsrapporten (gruppe B).

For

gruppe A

har det været nødvendigt af resursehensyn at udvælge et antal gevin-

ster til undersøgelse. Vi har udvalgt gevinsterne med udgangspunkt i 3 kriterier:

•

kriterie 1: gevinster, som ikke blev realiseret som planlagt

kriterie 2: gevinster af økonomisk væsentlighed

kriterie 3: 2-5 gevinster pr. projekt.

På den baggrund har vi gennemgået dokumentationen for 0- og 1-scenariet for i alt

113 gevinster.

For

gruppe B

har vi valgt at gennemgå ministeriernes grundlag for at vurdere realise-

ringsgraden for alle gevinster, der blev realiseret som planlagt. Vi har foretaget denne

udvælgelse, fordi vi vurderede, at grundlaget for ministeriernes realiserede gevinster

var de mest væsentlige.

Ministerierne har vurderet, at de har realiseret i alt 98 gevinster. Vi har gennemgået

dokumentationen for 91 af gevinsterne. Vi har ikke gennemgået dokumentationen for

de resterende 7 gevinster, fordi:

5 gevinster ikke er opstillet af ministerierne på en måde, der er målbar

én gevinst ikke fremgik som realiseret ved vores indsamling af dokumentation fra

ministeriet, men senere er vurderet realiseret af ministeriet

•

én gevinst blev ændret markant af det pågældende ministerium, hvorfor ministe-

riets vurdering af realiseringen ikke er meningsfuld i forhold til ministeriets opstil-

ling af gevinsten i projektafslutningsrapporten.

Vi har i visse tilfælde oplevet udfordringer med implementeringen af vores udvælgel-

seskriterier. Det gælder i følgende tilfælde:

•

For 13 it-projekter har vi ikke haft gevinstrealiseringsrapporten (enten på udvæl-

gelsestidspunktet eller overhovedet). Det betyder, at det ikke har været muligt at

se gevinsternes realiseringsgrad, og derfor kunne vi ikke udvælge dem på den bag-

grund (jf. udvælgelseskriterie 1 for både gruppe A og B).

•

Flere projekter har ikke opstillet et 0- og 1-scenarie, og derfor er det ikke relevant

at gennemgå dokumentationen (kun relevant for gruppe A).

•

Enkelte projekter har af gode grunde ikke opstillet et reelt 0-scenarie for visse ge-

vinster, og derfor er det ikke relevant at gennemgå dokumentationen (kun relevant

for gruppe A). Dette kan fx være i forbindelse med lovgivningsprojekter, hvor der,

jf. it-projektmodellen, ikke skal opstilles 0-scenarier for gevinster, der omhandler

overholdelse af lovgivning.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Metodisk tilgang

Kvalitetssikring af data

Foruden vores brug af kodebogen har vores kvalitetssikring af data bestået af 2 ho-

vedelementer – dobbelt kodning og ministeriernes review af revisionsnotaterne i hø-

ringsperioden.

Kodetilgang

Hvert it-projekts materiale er blevet vurderet i henhold til vores kodebog ad 2 omgan-

ge af forskellige medarbejdere. Medarbejderne har ikke set den anden vurdering, in-

den de har udarbejdet deres egen. Eventuelle forskelle mellem de 2 vurderinger blev

derefter drøftet i projektgruppen.

Denne fremgangsmåde har vi valgt af 2 årsager. For det første for at sikre, at der ikke

var elementer eller forhold i det fremsendte materiale, som vi overså i vores vurdering

af projektet. For det andet for at sikre, at ministeriernes materiale ikke blev vurderet

forskelligt, afhængigt af hvilken medarbejder der foretog vurderingen.

Høring af ministerierne

Der er udarbejdet et revisionsnotat pr. ministerium. Revisionsnotaterne har fulgt Rigs-

revisionens høringsproces, som er en del af vores interne procedurer for kvalitetssik-

ring, og som bl.a. er beskrevet på vores hjemmeside. I revisionsnotaterne dokumente-

rede vi for hvert ministerium alle de data, vi havde kodet for hvert af ministeriets it-

projekter og gevinster. Derudover dokumenterede vi, hvad vores foreløbige analyse

viste, og om vi vurderede, at revisionskriterierne var opfyldt eller ej.

Fase 3: Analyse

Udførelse af analyser

Beretningen omfatter en række analyser, som vi har gennemført på baggrund af vores

kodning af ministeriernes data. Vi har udarbejdet og udvalgt analyserne med henblik

på at besvare beretningens revisionskriterier. Derudover har vi udarbejdet oversigter

og analyser, der beskriver populationen af it-projekter og deres gevinster. Alle analy-

ser baserer sig på det samme datagrundlag. I de følgende afsnit beskriver vi baggrund

og formål for beretningens analyser. Formålet er at vise, hvordan de bearbejdede op-

lysningerne om it-projekter og gevinster er behandlet i forbindelse med fremstillingen

i tabeller, figurer og bokse i beretningen.

Tabel 1: It-projekter og gevinster, som indgår i undersøgelsen, fordelt på ministerier

Vi har udarbejdet en oversigt over antallet af it-projekter, gevinster og udgifter for at

vise, hvor mange projekter og gevinster fra hvert ministerområde der indgår i beret-

ningen, og hvor mange udgifter ministerierne har haft i forbindelse med projekterne. I

tabellen bruger vi de stamoplysninger, vi har indhentet om gevinsterne (jf. kodebogens

kategori 1), og medtager alle gevinster, som ministerierne har opstillet undervejs i pro-

jekternes levetid – også selv om nogle gevinster senere udgår, fx i forbindelse med

projektafslutningsrapporten. Vi har valgt at tælle alle gevinster med i denne opgørelse,

da undersøgelsens 2 delmål tilsammen behandler alle gevinster – både dem fra pro-

jektgrundlaget og eventuelle nye gevinster fra projektafslutningsrapporten. Vores op-

gørelse af udgifter til it-projekter pr. ministerområde stammer fra ministeriernes pro-

jektafslutningsrapporter vedrørende de enkelte projekter.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Metodisk tilgang |

Tabel 2: Ministeriernes forventede økonomiske gevinster

Vi har udarbejdet en oversigt over antallet af økonomiske gevinster fordelt pr. ministe-

rium og den samlede økonomiske værdi heraf. Det har vi gjort for at anskueliggøre de

besparelser, som ministerierne har stillet i udsigt i deres projektgrundlag. I oversigten

indgår alle gevinster, som 1) fremgår af it-projekternes projektgrundlag, 2) er en øko-

nomisk gevinst (jf. kodebogens spørgsmål 1.c) og 3) er opgjort i kroner (jf. kodebogens

spørgsmål 1.f). Økonomiske gevinster med en negativ økonomisk værdi indgår ikke.

Dette valg har vi truffet, da vi vurderer, at forventede, negative økonomiske gevinster

ikke er relevante for at belyse de besparelser, som ministerierne stiller i udsigt i pro-

jektgrundlaget. Tabellens opgørelse af de økonomiske gevinsters samlede værdi er

baseret på ministeriernes projektgrundlag (kodebogens spørgsmål 1.e).

Figur 2 og 3: Analyse af fordelingen af gevinster, der er ikke realiseret, delvist realise-

ret, realiseret eller ikke fulgt op på

Vi har opgjort, i hvor høj grad ministerierne har vurderet, at de har realiseret deres ge-

vinster og dermed opnået forventede forbedringer og besparelser. I opgørelsen ind-

går de it-projekter, for hvilke der foreligger en gevinstrealiseringsrapport, eller hvor

ministerierne har haft mere end 18 måneder til at udarbejde rapporten. Hvis ministe-

rierne har haft en aftale med It-rådet om at udskyde afleveringen af rapporten, indgår

projektet ikke i opgørelsen. Af de 44 it-projekter, som er omfattet af undersøgelsen,

indgår 38 projekter i denne opgørelse. Dette skyldes, at 6 af de 44 projekter ikke ind-

går i analysen, fordi gevinstrealiseringsrapporterne først blev færdiggjort, efter data-

indsamlingen var afsluttet, eller fordi ministeriet havde aftalt en udskydelse af gevinst-

realiseringsrapporten med It-rådet. I opgørelsen indgår endvidere kun de gevinster,

som ministerierne fortsat forventede at realisere i forbindelse med deres projektaf-

slutningsrapporter. Dermed behandler analysen ikke alle gevinster, som ministerier-

ne har haft opstillet undervejs i projekterne. Vi har anvendt denne fremgangsmåde,

fordi ministerierne i it-projektmodellen gerne må justere, tilføje eller fjerne gevinster

frem til og med projektafslutningsrapporten. Endelig har vi frasorteret gevinster med

en negativ økonomisk værdi.

Analysen er baseret på ministeriets egen vurdering af realiseringsgraden (jf. kodebo-

gens spørgsmål 4.a), og vi har på den baggrund beregnet en fordeling.

Boks 1: Opgørelse over, hvor mange af de positive økonomiske gevinster, der blev

realiseret

Vi har opgjort, hvor mange af de økonomiske gevinster ministerierne har vurderet

blev realiseret, for at vise den økonomiske værdi af gevinsterne. I opgørelsen har vi

medtaget alle økonomiske gevinster, som har en positiv værdi, og som er opstillet for

et it-projekt, der indgår i analysen under figur 2 og 3. Vi har dog kun medtaget gevin-

sterne, hvis de blev opstillet, justeret eller fastholdt i forbindelse med projektafslut-

ningsrapporten. For at gevinsterne kan indgå i opgørelsen, skal det desuden fremgå,

hvad den forventede økonomiske værdi er i kroner. Det betyder, at ministeriet i for-

bindelse med projektafslutningsrapporten skal have noteret den forventede økono-

miske værdi eller refereret til uændrede forventninger. Opgørelsen er foretaget på

baggrund af den økonomiske værdi, som ministeriet opgjorde i forbindelse med pro-

jektafslutningsrapporten (jf. kodebogens spørgsmål 3.a og 4.a). Dette skyldes, at det

ikke var muligt at foretage opgørelsen på baggrund af ministeriernes gevinstrealise-

ringsrapporter, da ministerierne kun i meget få tilfælde har opgjort værdien af den

realiserede gevinst (jf. kodebogens spørgsmål 4.e).

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Metodisk tilgang

Bemærk, at eventuelle samfundsøkonomiske gevinster ikke indgår, da opgørelses-

metoden og mulighederne for at måle, om de er realiseret, ikke er sammenlignelige

med de økonomiske gevinster.

Figur 4-7: Fordelingen af gevinsterne alt efter graden af dokumentation

Vi har opgjort, hvor mange af ministeriernes vurderinger af, at gevinster blev realise-

ret, der er baseret på tilstrækkelig dokumentation. I opgørelsen indgår de gevinster,

som ministerierne har fulgt op på og vurderet realiseret (jf. analysen til figur 2 og 3).

I enkelte tilfælde har vi dog udelukket en realiseret gevinst, fx fordi gevinsten ikke er

målbar, og det dermed ikke er relevant at gennemgå dokumentationen (se eventuelt

flere detaljer i afsnittet ”Udvælgelse af gevinster til gennemgang af ministeriernes

bagvedliggende dokumentation”). Opgørelsen er foretaget ved at undersøge, hvor

mange gevinster der opfylder de 3 krav til dokumentation, som vi har opstillet (jf. ko-

debogens spørgsmål 4.b), og som dermed er tilstrækkeligt dokumenteret.

Dernæst har vi nærmere undersøgt de gevinster, som ikke er tilstrækkeligt dokumen-

teret (jf. kodebogens spørgsmål 4.b), og som dermed ikke lever op til ét eller flere af

vores 3 krav til dokumentation:

•

De gevinster, hvor ingen af vores 3 krav blev opfyldt, blev kategoriseret under ”In-

gen eftermåling” (opgørelsen omfatter alle gevinster, hvor svaret til kodebogens

spørgsmål 4.b.1 var ”Nej”).

•

De gevinster, hvor ministeriet har foretaget en eftermåling, men hvor denne er

mangelfuld, blev kategoriseret under ”Mangelfuld eftermåling” (opgørelsen omfat-

ter alle gevinster, hvor svaret til kodebogens spørgsmål 4.b.1 var ”Ja”, men svaret

til 4.b.2 var ”Nej”).

•

De gevinster, hvor ministeriet har foretaget en fyldestgørende eftermåling, men

hvor sammenhængen til den realiserede gevinst ikke er klar, blev kategoriseret un-

der ”Mangelfuld metode” (opgørelsen omfatter alle gevinster, hvor svaret til kode-

bogens spørgsmål 4.b.1 og 4.b.2 var ”Ja”, men svaret til spørgsmål 4.b.3 var ”Nej”).

Figur 8: Ministeriernes opfølgning på de gevinster, som de forventede realiseret i åre-

ne efter gevinstrealiseringsrapporten

Vi har opgjort, hvor mange gevinster ministerierne følger op på i årene efter gevinst-

realiseringsrapporten. Opgørelsen omfatter kun gevinster for de it-projekter, hvor mi-

nisterierne har haft mindst 1 år siden afgivelsen af gevinstrealiseringsrapporten til at

følge op. Det er for at sikre, at ministerierne har haft mulighed for at følge op på gevin-

sterne. Dog har de ministerier, som indgår i analysen, gennemsnitligt haft næsten 3 år

til at følge op. I opgørelsen indgår endvidere kun de gevinster, som ministerierne selv

forventede at følge op på (jf. kodebogens spørgsmål 5.a). Opgørelsen er baseret på

ministeriets egen vurdering af, om gevinsten blev realiseret (jf. kodebogens spørgs-

mål 5.c).

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Metodisk tilgang |

Boks 6: Manglende opfølgning på økonomiske gevinster i efterfølgende år

Vi har opgjort den samlede værdi af de økonomiske gevinster, som ministerierne vur-

derede ville blive realiseret i årene efter gevinstrealiseringsrapporten, men som mini-

sterierne ikke havde fulgt op på. Dette har vi gjort for at vise det økonomiske omfang

af de gevinster, som ministerierne ikke fulgte op på efter gevinstrealiseringsrapporten.

I opgørelsen har vi medtaget alle økonomiske gevinster, som har en positiv værdi, som

er opgjort i kroner (jf. kodebogens spørgsmål 1.c og 1.f), og som indgik i analysen ved-

rørende ministeriernes opfølgning på gevinsterne i årene efter gevinstrealiseringsrap-

porten, som fremgår af figur 8 i beretningens kapitel 2. Opgørelsen er baseret på mi-

nisteriets egen vurdering af, om gevinsten blev realiseret (jf. kodebogens spørgsmål

5.c), og vi har på den baggrund beregnet den økonomiske værdi af de gevinster, som

ministerierne vurderede vil blive realiseret i de efterfølgende år.

Figur 9: Andelen af gevinster, som er beregnet på baggrund af 0- og 1-scenarier eller

tilsvarende

Vi har opgjort, hvilken andel af gevinsterne der er beregnet på baggrund af 0- og 1-

scenarier eller tilsvarende. Det har vi gjort for at undersøge, hvor mange af projekter-

nes gevinster der tager udgangspunkt i en sammenligning af den situation, ministeriet

forventer, hvis projektet ikke gennemføres (0-scenariet), og den situation, ministeriet

forventer, hvis projektet gennemføres (1-scenariet). I opgørelsen indgår alle gevinster,

som fremgår af ministeriets projektgrundlag. Opgørelsen er baseret på vores vurde-

ring af, om gevinsten er beregnet på baggrund af 0- og 1-scenariet eller tilsvarende

(jf. kodebogens spørgsmål 2.a).

Figur 10-13: Dokumentationsgrad for gevinster på tværs af ministerier

Vi har opgjort, hvilken dokumentation ministerierne har for de gevinster, de forvente-

de i deres projektgrundlag, for at undersøge, hvor mange gevinster der er baseret på

tilstrækkelig dokumentation. I opgørelsen indgår alle de gevinster, som er beregnet på

baggrund af et 0- og 1-scenarie (jf. kodebogens spørgsmål 2.a), og som er udvalgt til

gennemgang af dokumentation (se eventuelt gruppe A i afsnittet ”Udvælgelse af ge-

vinster til gennemgang af ministeriernes bagvedliggende dokumentation”). Vi har kun

medtaget gevinster i opgørelsen, som er baseret på 0- og 1-scenarier. Dette skyldes,

at vores krav til ministeriernes dokumentation for deres gevinster baserer sig på, at

ministerierne har opstillet deres gevinster ved hjælp af 0- og 1-scenarier, jf. it-projekt-

modellens anvisninger. Opgørelsen er baseret på, om ministeriernes dokumentation

opfylder de krav, vi har opstillet til dokumentation for 0- og 1-scenarier (jf. kodebogens

spørgsmål 2.b og 2. c). Vi vurderer, at dokumentationen er tilstrækkelig, hvis de 2 før-

ste krav for både 0- og 1-scenariet er opfyldt (jf. kodebogens spørgsmål 2.b.1 og 2.b.2

samt 2.c.1 og 2.c.2).

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Metodisk tilgang

Dernæst har vi nærmere undersøgt de gevinster, som ikke er tilstrækkeligt dokumen-

teret, og som dermed ikke lever op til ét eller flere af vores 3 krav til dokumentation:

•

De gevinster, hvor ministeriet ikke har foretaget en førmåling i starten af projektet,

og hvor det ikke fremgår, hvilke data eller oplysninger der ligger til grund for poten-

tialevurderingen, er kategoriseret som ”Ingen dokumentation” (opgørelsen omfat-

ter alle gevinster, hvor svaret til kodebogens spørgsmål 2.b.1 og 2.c.1 var ”Nej”).

•

De gevinster, hvor dokumentationen indeholder en førmåling for 0-scenariet, men

ikke data for 1-scenariet, er kategoriseret som ”Førmåling uden data for gevinstpo-

tentiale” (opgørelsen omfatter alle gevinster, hvor svaret til kodebogens spørgsmål

2.b.1 var ”Ja”, men svaret på 2.c.1 var ”Nej”).

•

De gevinster, hvor ministeriet har foretaget en førmåling, og hvor det fremgår, hvil-

ke data eller oplysninger der ligger til grund for potentialevurderingen, men hvor

der er mangler i førmålingen, er kategoriseret som ”Førmåling og data uden tyde-

liggjorte antagelser og uden tydeliggjort metode” (opgørelsen omfatter alle gevin-

ster, hvor svaret til kodebogens spørgsmål 2.b.1 og 2.c.1 var ”Ja”, men svaret på

2.b.2-2.b.3 og 2.c.2-2.c.3 var ”Nej”).

Foruden vores almindelige kvalitetssikring af beretningen og den kvalitetssikring af

databearbejdningen, som vi har gennemgået ovenfor, er analyserne kvalitetssikret.

Det betyder bl.a., at vi har haft analyserne i høring (herunder en detaljeret oversigt

over, hvilke it-projekter der indgår i de enkelte analyser) og har foretaget flere kon-

troller af de projekter og gevinster, som indgår i hver analyse.

Standarderne for offentlig revision

Revisionen er udført i overensstemmelse med standarderne for offentlig revision.

Standarderne fastlægger, hvad brugerne og offentligheden kan forvente af revisio-

nen, for at der er tale om en god faglig ydelse. Standarderne er baseret på de grund-

læggende revisionsprincipper i rigsrevisionernes internationale standarder (ISSAI

100-999).

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

Ministeriernes it-projekter |

Bilag 2. Ministeriernes it-projekter

Ministerium

Beskæftigelsesministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet

It-projekt

•

PROBAS 2�½0

•

Datavarehus (DVH)

•

Netprøver

•

Brugerportal på Folkeskoleområdet

•

VEU-godtgørelsesdatabasen

Erhvervsministeriet

Finansministeriet

•

PLP-00

•

IndFak

•

RejsUd

•

Udskiftning af borger.dk’s CMS

•

Ny NemID-klient

Forsvarsministeriet

•

Online Trådløse Scannere på Forsvarets Depoter (POTS)

•

Standardisering af Udleveringsprocesser (STUP)

•

E-rekruttering

•

Employee Interaction Center

•

Kapacitetsplanlægning for materielvedligehold

•

Rejsestyring

Justitsministeriet

•

POL-INTEL

•

Video3

•

Styrelsernes Fælles Datafølgeseddelprojekt

•

Effektmål og Databank

•

ANPG (automatisk nummerpladegenkendelse)

•

Prüm Fingeraftryk

•

PET-INTEL

Miljø- og Fødevareministeriet

•

Implementering af EU-landbrugsreform i Danmark, fase 2

•

Digitalisering af miljøgodkendelser (PDE)

•

Implementering af EU-landbrugsreform i Danmark, fase 1

•

Implementering af EU-fiskerireform i Danmark

Uddannelses- og Forskningsministeriet

Udenrigsministeriet

Skatteministeriet

•

SU-reformprojektet

•

Nyt ESDH i Udenrigstjenesten

•

eKapital

•

Mini one stop shop (M1SS), senere omdøbt til one stop

•

moms

Digitalisering af selskabsskatten (DIAS)

NemVirksomhed

CRS

RIS/RAS-projektet

Kontrolsystem til Monopolspil

Motorregistret II

Værdipapirer 13/16

Forskudsopgørelse 2014

Værdipapirer 2012

Årsopgørelse 2013

Årsopgørelse 2012

Årsopgørelse 2011

Sundheds- og Ældreministeriet

•

Nationalt Patientindeks

Skatteministeriet og It-rådet besluttede i oktober 2013, at de årlige tilpasninger af ministeriets forskuds-

opgørelsessystem og årsopgørelsessystem ikke faldt under budgetvejledningens definition af it-projekter.

De efterfølgende årlige tilpasninger er derfor ikke gennemført ved brug af it-projektmodellen.

FIU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 267: Beretning 21/2019 om gevinstrealisering i statslige it-projekter

| Ordliste

Bilag 3. Ordliste

0-og 1-scenarie

Ministerierne skal over for Statens It-råd opgøre it-projekternes gevinster ved at beskrive et 0-scenarie

og et 1-scenarie for hver gevinst. 0-scenariet beskriver den situation, ministeriet forventer, hvis projek-

tet ikke gennemføres. 1-scenariet beskriver den situation, ministeriet forventer, hvis projektet gennem-

føres. Forskellen på de 2 scenarier er derfor en opgørelse af den forandring, som projektet skal levere.

1 år efter projektets afslutning skal ministeriet i gevinstrealiseringsrapporten måle, om projektet har le-

veret den forventede forandring i forhold til de opstillede scenarier.

Ifølge

Vejledning til statens it-projektmodel

detaljeres projektet, og der etableres et styringsgrundlag

for projektet i form af et udvidet projektgrundlag og et businesscase-grundlag. I løbet af denne fase skal

projektet til risikovurdering i Statens It-råd, hvis projektets budget er større end 10 mio. kr.

Budgetvejledningen omfatter regler for bl.a. fastsættelse af gebyrer, lønudgifter, refusion af købsmoms,

it-projekter og forelæggelser for Folketingets Finansudvalg.

Projektets investeringsrationale nedbrudt i scenarier og leverancer.

En måling, der foretages efter en ændring (fx implementeringen af et nyt it-system) for at estimere en

forandring.

En måling, der foretages før en ændring (fx implementeringen af et nyt it-system) for at fastslå et ud-

gangspunkt.

Ifølge

Vejledning til statens it-projektmodel

udvikles og leveres projektets leverancer, og det er i denne

fase, at ministeriet foretager kravspecifikation, udbud, udvikling af leverancer og den organisatoriske og

tekniske implementering. Der følges op på tidlige indikatorer for gevinster, og dele af gevinstrealiserin-

gen kan være i gang. Projektgrundlaget og businesscasen opdateres fortsat, og ministeriet skal status-

rapportere til Statens It-råd.

En vurdering af, hvad og hvor meget gevinsten kan bidrage med, fx besparelser opgjort i kroner eller en

stigende tilfredshed blandt medarbejdere opgjort på en skala.

Gevinstrealisering omfatter grundlaget for at opstille gevinster og opfølgning på høsten af it-projektets

gevinster.

Ifølge

Vejledning til statens it-projektmodel

kvalificeres projektidéen, og væsentlige gevinster identifice-

res i denne fase.

Definitionen af et it-projekt og kravene til gennemførelse af statslige it-projekter fremgår af

Cirkulære

om ændring af Budgetvejledning 2016,

pkt. 2�½2�½18�½1 og

Cirkulære om Statens It-råd

og gælder for

statslige it-projekter igangsat efter den 1. januar 2011:”It-projekter er investeringsprojekter, der om-

fatter nyudvikling eller væsentlig tilpasning af standard it-løsninger eller omfatter væsentlig tilpasning

af allerede eksisterende it-løsninger[...]”.

Statens it-projektmodel er en generel projektledelsesmodel, som kan bruges af alle typer af statslige

it-projekter. Modellen indeholder en fasemodel for projektgennemførelse og en række styringsdoku-

menter og vejledninger.

Projektgrundlaget består af projektinitieringsdokumentet, businesscasen og eventuelt medfølgende

bilag, som ministeriet har udarbejdet i den forbindelse.

Ifølge

Vejledning til statens it-projektmodel

er projektet på dette tidspunkt afsluttet, og realiseringen af

gevinster er overdraget til driftsenheder. Der følges fortsat op på projektets businesscase.

It-rådet er sammensat af ledere fra både det offentlige og private erhvervsliv. It-rådet yder rådgivning

i forbindelse med it-projekter og it-systemstyring gennem risikovurdering og review.

Analysefase

Budgetvejledningen

Businesscase

Eftermåling

Førmåling

Gennemførelsesfase

Gevinstpotentiale

Gevinstrealisering

Idéfase

It-projekt

It-projektmodellen

Projektgrundlag

Realiseringsfase

Statens It-råd