BEU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 105: Orientering om tilsynsbrev til bestyrelsen for Udbetaling Danmark vedr. år 2018, fra beskæftigelsesministeren

Beskæftigelsesudvalget 2019-20
BEU Alm.del Bilag 105
Offentligt

18. oktober 2019

Administrationens supplerende svar på tilsynsbrev

vedrørende Udbetaling Danmarks årsrapport for 2018

mv.

Udbetaling Danmarks bestyrelse har svaret på tilsynsbrev vedrørende Udbetaling

Danmarks årsrapport for 2018 mv. Bestyrelsen har bedt administrationen om at gen-

nemgå og besvare enkelte punkter i tilsynsbrevet yderligere.

Tilsynsbrevet er inddelt i fire fokusområder, som følger naturligt af de fire fokusom-

råder, der findes i bestyrelsens strategi for Udbetaling Danmark.

Udbetaling Danmark

Kongens Vænge 8

3400 Hillerød

Tlf.: 70 11 12 13

www.borger.dk

www.virk.dk

1. Effektiv administration af offentlige ydelser og

tilskud til borgere og virksomheder

Tilsynet kvitterer i tilsynsbrevet for en konstruktiv dialog med Udbetaling Danmark

om en ændret opgørelse af nøgletal for administrationsomkostningerne. Udbetaling

Danmark noterer sig dette med tilfredshed og bemærker, at man vil deltage bered-

villigt i videre drøftelser herom.

Enhedsomkostninger på barselsdagpengeområde

Tilsynet har noteret sig, at der har været en stigning i enhedsomkostningerne på

barselsdagpengeområdet, som ikke kun kan begrundes med øgede IT-omkostninger

til implementering af ny lovgivning vedrørende digitalisering af beskæftigelseskrav

på området.

Udbetaling Danmark bemærker indledningsvis, at der i fodnote 5 til tabel 1.1 i nøg-

letalstabellerne står, at antallet af ydelsesmodtagere på barsel for 2018 først ligger

fast i april 2019, hvilket var efter afsendelsen af nøgletalstabellerne, jf. bilag 3. An-

tallet af ydelsesmodtagere på barsel er i april 2019 opgjort til 169.93 5, hvormed en-

hedsomkostningen på barsel i 2018 falder fra 1.051 til 991 kr.

Efter korrektion for antallet af ydelsesmodtagere på barsel er der fortsat tale om en

stigning i enhedsomkostningerne på barsel fra 942 kr. i 2017 til 991 kr. i 2018. Det

tilskrives primært en stigning i IT-omkostningerne som følge af implementering af

”digitalisering af beskæftigelseskrav”.

Som tilsynet bemærker, har administrationen i

forbindelse med det lovforberedende arbejde estimeret engangsudgifter på 1,5 -2

CVR-nr.: 33 23 62 39

Telefontid:

Mandag-torsdag: 8.00-16.00

Fredag: 8.00-15.30

Udbetaling Danmark administreres af ATP Koncernen

BEU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 105: Orientering om tilsynsbrev til bestyrelsen for Udbetaling Danmark vedr. år 2018, fra beskæftigelsesministeren

mio. kr. til IT-tilpasninger i forbindelse med implementeringen. Dette tidligere estimat

har vist sig at være for lavt sat, da de realiserede omkostninger forbundet med im-

plementeringen udgjorde godt 11 mio. kr.

I tilføjelse hertil kan en mindre del af stigningen i enhedsomkostningerne forklares

med overgangen til de nye IT-systemer. Udbetaling Danmark har kunne konstatere,

at der er omkostninger til IT-systemer i 2017, som burde have være fordelt til bar-

selsområdet, men som i realiteten er blevet fordelt til familieydelsesområdet. Da

driftsomkostningerne ligger korrekt mellem barsels- og familieydelsesområdet i 2018,

fremstår stigningen i driftsomkostninger på barsel højere end den reelt har været.

Tilsvarende er faldet i de samlede driftsomkostninger for familieydelsesområdet fra

2017 til 2018 større, end det reelt er tilfældet.

Enhedsomkostninger på delpension, efterlevelseshjælp og begravelseshjælp

Tilsynet har anmodet om at få oplyst årsagen til, at der har været stigende enheds-

omkostninger på områderne delpension, efterlevelseshjælpe og pension.

De samlede driftsomkostninger til administrationen af delpension, efterlevelseshjælp

og begravelseshjælp er steget 3 mio. kr. fra 2016 til 2018. Udviklingen forklares med,

at der i perioden har været løbende fokus på at få fordelt de tværgående omkostnin-

ger så korrekt som muligt mellem de forskellige fagløsninger under Udbetaling Dan-

mark.

Udbetaling Danmark overtog de pågældende opgaver fra kommunerne i 2015. I

2016, som var det første fulde driftsår, fik hverken delpension, efterlevelseshjælp

eller begravelseshjælp andel af de tværgående omkostninger. Derfor var omkostnin-

gerne forbundet med administrationen af disse fagløsninger undervurderede i 2016.

I 2017 og 2018 er der blevet rettet op på dette, så også delpension, efterlevelses-

hjælp og begravelseshjælp får andel af de tværgående omkostninger.

Da delpension, efterlevelseshjælp og begravelseshjælp er forholdsvis små fagløs-

ninger under Udbetaling Danmark Kommunal, har selv små ændringer i fordeli ngen

af de tværgående omkostninger relativt stor betydning for de samlede driftsomkost-

ninger, hvilket er kommet til udtryk i stigende enhedsomkostninger på området i 2017

og i 2018.

Enhedsomkostninger på fleksydelse

Det bemærkes, at Udbetaling Danmark i første halvår 2018 administrerede en mid-

lertidig ordning vedrørende mulighed for tilbagebetaling af fleksydelsesbidrag. Dette

medførte, at omkostningerne vedrørende fleksydelse var ekstraordinært høje i 2018.

Det kan på den baggrund forventes, at omkostningerne relateret til administration af

fleksydelse er lavere i 2019.

2. Borgeren i centrum og retssikkerhed i administrationen

4-ugers frist for genvurdering af klagesager

Tilsynet finder det kritisabelt, at den lovbestemte 4-ugersfrist i forbindelse med

BEU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 105: Orientering om tilsynsbrev til bestyrelsen for Udbetaling Danmark vedr. år 2018, fra beskæftigelsesministeren

genvurderingen alene overholdes i lidt over halvdelen af klagesagerne i 2018 og øn-

sker oplyst, hvilke tiltag Udbetaling Danmark har iværksat, herunder status på, hvor-

dan det går på alle relevante ydelsesområder.

Udfordringerne med at overholde genvurderingsfristen i 2018 kan især tilskrives bo-

ligstøtteområdet. I 2018 modtog Udbetaling Danmark ca. 4.600 boligstøtteklager

mod ca. 2.600 i 2017. En af årsagerne til den meget store tilgang vurderes at være

implementeringen og driftsmodningen af det nye boligstøttesystem, der har betydet,

at nogle borgere i en periode har fået udbetalt for meget i boligstøtte og efterfølgende

er blevet præsenteret for tilbagebetalingskrav, hvilket har afstedkommet klager. En

anden væsentlig årsag er, at der har været uklarhed om fortolkning af reglerne om

genberegning. Retstilstanden på dette område er nu afklaret.

Der har siden efteråret 2018 været tilført ekstra ressourcer til behandling af bolig-

støtteklager, ligesom der er sket en ændret arbejdstilrettelæggelse omkring klage-

sagsbehandlingen. Siden 1. september 2019 har det derfor været muligt at overholde

genvurderingsfristen i langt de fleste boligstøtteklager

–

svarende til en gennemsnit-

lig sagsbehandlingstid på 19 dage i september 2019.

Herudover kan nogle af udfordringerne tilskrives barselsområdet, hvor tilgangen af

klager i 4. kvartal 2017 og 1. kvartal 2018 var højere end sædvanligt. Via justeringer

i arbejdsprocesserne har det siden november 2018, været muligt at overholde gen-

vurderingsfristen i hovedparten af klagesagerne på barselsområdet. Aktuelt har der

været en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 18 dage i september 2019.

I 2019 har der været en øget tilgang af klager på familieydelsesområdet, som har

resulteret i længere sagsbehandlingstider. Administrationen arbejder målrettet på at

normalisere sagsbehandlingstiden.

Sagsbehandlingsfejl i klagesager

Tilsynet noterer sig nedgangen i Ankestyrelsens påtale af sagsbehandlingsfejl fra 2017

til 2018, men bemærker, at der fortsat udtales kritik i mange sager.

Udbetaling Danmark har stort fokus på kvalitet i sagsbehandlingen. Der arbejdes

løbende med at forbedre kvaliteten i sagsbehandlingen, som styrker borgernes rets-

sikkerhed.

Udbetaling Danmark arbejder blandt andet med det egenudviklede kompetenceud-

viklings-program

”Grib myndighedsansvaret”, der tager udgangspunkt i arbejdsvide-

oer om henholdsvis oplysning af sager, journalnotater, partshøring og begrundelser.

Herudover arbejdes der med individuel kompetenceudvikling og videreudvikling af

IT-værktøjer der understøtter god sagsbehandling.

3. Forbedret borgerservice gennem digital

ydelsesadministration baseret på digital selvbetjening mv.

I Udbetaling Danmark vægtes samfundsøkonomisk ansvarlighed samt enkle og gode

BEU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 105: Orientering om tilsynsbrev til bestyrelsen for Udbetaling Danmark vedr. år 2018, fra beskæftigelsesministeren

borgeroplevelser højt, og de anses ikke som hinandens modsætninger. Udbetaling

Danmark ønsker derfor at sammensætte nye løsninger på en sådan måde, at de

giver gode kundeoplevelser, effektiv administration og høj kvalitet.

Udbetaling Danmark ligger i den forbindelse vægt på, at borgere og virksomheder er

involveret ved ændringer af eksisterende løsninger og udviklingen af nye. Af den

grund bakker Udbetaling Danmark også op om projekter med fokus på servicerejser.

For så vidt angår selvbetjeningsløsninger og den skriftlige kommunikation til borgere

og virksomheder arbejder Udbetaling Danmark med hjælp fra eksterne leverandører

tæt sammen med brugerne for at afprøve og vurdere nye og eksisterende løsninger.

Herudover deltager Udbetaling Danmark i det fællesoffentlige samarbejde omkring

sammenhængende brugerrejser på tværs af myndigheder på borger.dk., ligesom Ud-

betaling Danmark har været med til at udvikle særlige temasider på borger.dk (ek-

sempelvis

”forstå barselsorloven på 5 minutter”).

Udbetaling Danmark er på trods af en generelt høj borgertilfredshed fortsat optaget

af at hæve tilfredsheden, der hvor den er lavest, samt at sikre et stabilt niveau, hvor

tilfredsheden allerede er høj. I 2018 er metoden for at måle borgernes tilfredshed

med ansøgningsprocessen samt tillid til Udbetaling Danmark ændret. Udbetaling

Danmark udsender nu løbende spørgeskemaer tæt på afgørelsestidspunktet for at

sikre, at oplevelsen er frisk i hukommelsen, og at der proaktivt kan justeres og opti-

meres i forhold til servicering af borgerne.

4. Bedre kontrol med fokus på forebyggelse af snyd og

fejludbetalinger på eget sagsområde og for andre myndigheder

Udbetaling Danmarks strategi på kontrolområdet

Tilsynet ønsker at blive orienteret om, hvorvidt der er igangsat eller planlagt særlige

indsatser for at opnå den tilsigtede stigning i antallet af behandlede kontrolsager fra

registersamkøring.

Den Fælles Dataenhed og Udbetaling Danmarks kontrolafdeling samarbejder lø-

bende på at udvikle og forbedre dataenhedens leverancer. Formålet med register-

samkøringen i Den Fælles Dataenhed er at identificere så mange relevante sager til

kontrolarbejdet som muligt, men også at

øge ”hitraten” på

de sager, der bliver iden-

tificeret.

I takt med udviklingen af mere præcise registersamkøringer har effekten været et

faldende antal potentielle sager til kontrolarbejdet, da den løbende forbedring på den

ene side finder flere relevante sager, som ikke tidligere blev identificeret, men sam-

tidig også sorterer flere og flere irrelevante sager fra, som ellers tidligere figurerede

som potentielle kontrolsager.

Den samlede rate for oprettelse af kontrolsager i Udbetaling Danmarks kontrolafde-

ling er steget med ca. 10 procentpoint fra 2017 til 2018. Den løbende forbedring af

præcisionen af de udsøgte sager fra registersamkøring betyder dermed, at d er i 2018

skulle færre potentielle kontrolsager til at oprette et større antal kontrolsager end i

BEU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 105: Orientering om tilsynsbrev til bestyrelsen for Udbetaling Danmark vedr. år 2018, fra beskæftigelsesministeren

2017.

Antallet af kontrolsager fra registersamkøring, som er afsluttet med provenu, er også

højere i 2018 end i 2017. På trods af et lavere antal sager trukket via registersamkø-

ringen har aktiviteten vedrørende registersamkøringssager altså ikke været nedad-

gående.

Som følge af ovenstående, er KPI’en om stigning i antallet af kontrolsager fra regi-

stersamkøring præciseret i Udbetaling Danmarks strategi for 2019:

”Antallet

af kon-

trolsager oplyst og behandlet fra Den Fælles Dataenhed stiger med 5 pct.”. Herved

sikres det, at der måles på øget kvalitet frem for kvantitet.

Resultater af kontrolindsatsen på Udbetaling Danmarks eget myndighedsom-

råde

Tilsynet ønsker oplyst, hvorvidt og hvordan det stigende fokus på retten til privatliv og

beskyttelse af personoplysninger, herunder Justitias analyse, giver anledning til at til-

passe Udbetaling Danmarks kontrolstrategi, herunder omfanget af information til bor-

gerne om databehandlingen.

Udbetaling Danmark har ansvaret for en lang række opgaver, der kræver behandling af

store mængder data, hvorfor Udbetaling Danmark har meget stor opmærksomhed på

datasikkerhed og beskyttelse af personoplysninger. Dette gør sig især gældende på

kontrolområdet, hvor Udbetaling Danmark blandt andet har ansvar for den fællesoffent-

lige registersamkøring i Den Fælles Dataenhed.

Den Fælles Dataenhed samkører alene ikke-følsomme oplysninger fra offentlige myn-

digheder og a-kasser, som er nødvendige i relation til den udsøgnings- og distributions-

opgave, som Udbetaling Danmark er tillagt ved lov. I forlængelse heraf opfatter Udbe-

taling Danmark data- og retssikkerhed som grundforudsætninger for tilliden og tro-

værdigheden i dataenhedens arbejde.

Data- og retssikkerhed indgår derfor som helt grundlæggende elementer i den stra-

tegi, som KL og Udbetaling Danmark i fællesskab lagde for Den Fælles Dataenhed

ved etableringen i 2015, og som er videreført i de årlige strategier på kontrolområdet

for Udbetaling Danmark.

I forbindelse med fastlæggelsen af Udbetaling Danmarks strategiske fokusområder

for 2020 på kontrolområdet, vil der fortsat være fokus på følgende elementer, som

understøtter borgernes retssikkerhed:

▪

Fremrykket kontrol:

Kontrollen skal i videst muligt omfang rykkes frem til an-

søgningstidspunktet og i den løbende opfølgning (kontroltrin 1 og 2) under-

støttet af blandt andet registersamkøring, så tilbagebetalingskrav undgås.

Fortsat udvikling af udsøgningskriterierne for registersamkøring:

Udsøg-

ningskriterierne skal effektivt og præcist udsøge de relevante sager til videre

kontrol, så det undgås, at ikke-relevante borgere udsøges i

▪

BEU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 105: Orientering om tilsynsbrev til bestyrelsen for Udbetaling Danmark vedr. år 2018, fra beskæftigelsesministeren

registersamkøringen.

▪

Vejledning:

Grundig information til ydelsesmodtagere om, at der bliver kon-

trolleret og hvordan det sker.

Den Fælles Dataenhed og opfølgning på Deloittes evaluering fra 2017

I forlængelse af opfølgningen på Deloittes evaluering af Den Fælles Dataenhed, beder

tilsynet om en status for de initiativer, samt andre væsentlige initiativer, som der er

iværksat for at målrette og styrke Den Fælles Dataenheds samspil med Udbetaling Dan-

marks egen kontrolafdeling og kommunerne om kontrolindsatsen. Tilsynet efterspørger

endvidere opgørelser over de enkelte kommuners brug af dataenhedens leverancer.

Som det fremgår i Udbetaling Danmarks svar på Deloittes evaluering af Den Fælles

Dataenhed 2017

–

og i øvrigt gentog i sit svar på forrige års tilsynsbrev

–

så er Ud-

betaling Danmark af den opfattelse, at de metodiske valg, konklusioner og anbefa-

linger Deloitte har truffet på den baggrund, alene Deloittes. Dette gælder også den

metode og vurdering af provenu ved kundernes yderligere anvendelse af leveran-

cerne fra Den Fælles Dataenhed.

Udbetaling Danmark kan dog oplyse, at Deloittes anbefalinger og vurderingerne fra

Udbetaling Danmarks revisor, samt hvorledes dataenhedens leverancer i øvrigt kan

skabe størst mulig værdi for kommunerne, løbende drøftes i de formelle fora, der er

beskrevet i Samarbejdsaftalen om Den Fælles Dataenhed, som er indgået mellem

KL og Udbetaling Danmark.

I overensstemmelse med Samarbejdsaftalen og Strategien for Den Fælles Dataen-

hed, der blev vedtaget af Udbetaling Danmarks bestyrelse i april 2015, arbejder Den

Fælles Dataenhed fortsat tæt sammen med sine kunder med henblik på at forbedre,

videreudvikle og øge brugen af de leverancer, som dataenheden stiller til rådighed.

Det er vigtigt at have for øje, at Den Fælles Dataenhed alene er leverandør af kon-

krete værktøjer, der kan styrke og indgå i kommunernes selvstændige kontrolindsats.

Udbetaling Danmark kan således ikke forpligte kommunerne eller andre kunder i for-

hold til omfanget af brugen af registersamkøring

– for eksempel ved hjælp af KPI’er.

Udbetaling Danmark er dog interesseret i, at dataenhedens værktøjer og leverancer

skaber så stor værdi for kunderne som muligt, og derfor drøftes det også løbende i

Samarbejdsforum (hvor både Den Fælles Dataenhed, KL, udvalgte kommuner og

Udbetaling Danmark er repræsenteret), hvorledes det sikres, at der for tsat sker en

stigning i kommunernes brug af dataenhedens leverancer.

Som eksempel på konkrete initiativer kan nævnes, at dataenheden i 2018 idriftsatte

en rapporteringsløsning til kommunerne på dataenheden.dk, hvor de enkelte kom-

muner kan trække nøgletalsrapporter om deres egen kontrolindsats, og i øvrigt sam-

menligne sine resultater med de øvrige kommuner. Den positive udvikling i kommu-

nernes brug af dataenhedens leverancer har indtil nu været drevet af en velfunge-

rende styringsmodel og en positiv incitamentsstruktur for samarbejdet mellem

BEU, Alm.del - 2019-20 - Bilag 105: Orientering om tilsynsbrev til bestyrelsen for Udbetaling Danmark vedr. år 2018, fra beskæftigelsesministeren

kommunerne og Udbetaling Danmark.

Med hensyn til fastsættelse af KPI’er fastsætter

Udbetaling Danmark årligt i sin stra-

tegi blandt andet mål for hvor mange registersamkørte sager, som Udbetaling Dan-

marks egen kontrolafdeling skal behandle. Udbetaling Danmark arbejder hvert år

med at fastsætte hensigtsmæssige mål, som sikrer udvikling og brug af dataenhe-

dens leverancer.

Udbetaling Danmark henviser i øvrigt til nøgletalstabellerne, som ledsager Udbeta-

ling Danmarks årlige beretning til beskæftigelsesministeren, hvor en del af tabellerne

navnlig omhandler kommunernes brug af dataenhedens leverancer jf. bilag 3. Tabel-

lerne indeholder blandt andet oplysninger om kommunernes provenu-hitrate, antal

afgjorte sager, provenu fordelt på ydelsestype og kommunal spredning i anvendelsen

af dataenhedens leverancer.

Udbetaling Danmark betragter således anbefalingen i Deloittes evaluering af data-

enheden for opfyldt, for så vidt angår afrapportering til Styrelsen for Arbejdsmarked

og Rekruttering. Såfremt staten har ønske om at modtage hyppigere eller mere om-

fattende rapportering på det kommunale kontrolområde og i øvrigt følge driften af

kontrolområdet i hver enkelt kommune endnu tættere, må drøftelsen i givet fald også

skulle inddrage KL og kommunernes tilsyn.

Med venlig hilsen

Carsten Bodal

Direktør for Udbetaling Danmark