Aktstk. 188 - 2019-20 - Bilag 1: Svar på spm. 1-11

Finansudvalget 2019-20
Aktstk. 188 § 19 Bilag 1
Offentligt

Finansudvalget 2019-20

Aktstk. 188 endeligt svar på § 19 spørgsmål 1

Offentligt

Ministeren

Finansudvalget

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

I brev af 4. juni 2020 har udvalget efter ønske fra Troels Lund Poulsen (V) stillet

mig følgende spørgsmål:

§ 19 Spørgsmål 1

Vil ministeren oplyse, om den forsinkede sagsbehandling i ministeriet jf. formule-

ringen i aktstykket ”UFM har behandlet sagen så hurtigt som det var muligt, men

det bemærkes, at der er gået mere end tre måneder, jf. BV 2.2.18.1.2, siden beho-

vet for forlængelse

af tidsplanen først blev kendt.”, har været medvirkende til

den samlede forsinkelse på ni måneder?

Svar

Processen med udarbejdelse af aktstykke om den ændrede tidsplan for esas-pro-

jektet har ikke haft indflydelse på den samlede forsinkelse af projektet.

Den reviderede tidsplan er fastlagt i samarbejde med institutionerne, og tilrettelagt

så udrulningen af esas passer med institutionernes opgavemæssige årshjul og de

travle perioder omkring sommerens optag mv.

Med venlig hilsen

10. juni 2020

Uddannelses- og

Forskningsministeriet

Børsgade 4

Postboks 2135

1015 København K

Tel. 3392 9700

www.ufm.dk

CVR-nr. 1680 5408

Ref.-nr.

144813

Ane Halsboe-Jørgensen

Side 1/1

Aktstk. 188 - 2019-20 - Bilag 1: Svar på spm. 1-11

Finansudvalget 2019-20

Aktstk. 188 endeligt svar på § 19 spørgsmål 2

Offentligt

Ministeren

Finansudvalget

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

I brev af 4. juni 2020 har udvalget efter ønske fra Troels Lund Poulsen (V) stillet

mig følgende spørgsmål:

§ 19 Spørgsmål 2

Vil ministeren oplyse, om det med sikkerhed kan udelukkes, at projektet forsinkes

yderligere?

Svar

Den reviderede tidsplan er udarbejdet i samarbejde med institutionerne og i re-

spekt for institutionernes travle perioder med studiestart og optagelse. Kendte ri-

sici i projektet er håndteret, og planer og risici for den fortsatte gennemførelses-

fase følges tæt, og der afrapporteres løbende til styregrupperne om fremdriften.

It-rådet har i forbindelse med det opfølgende møde i april 2020 vurderet, at de

fremlagte planer er hensigtsmæssige i forhold til færdiggørelse af projektet.

Med venlig hilsen

10. juni 2020

Uddannelses- og

Forskningsministeriet

Børsgade 4

Postboks 2135

1015 København K

Tel. 3392 9700

www.ufm.dk

CVR-nr. 1680 5408

Ref.-nr.

144813

Ane Halsboe-Jørgensen

Side 1/1

Aktstk. 188 - 2019-20 - Bilag 1: Svar på spm. 1-11

Finansudvalget 2019-20

Aktstk. 188 endeligt svar på § 19 spørgsmål 3

Offentligt

Ministeren

Finansudvalget

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

I brev af 4. juni 2020 har udvalget efter ønske fra Rune Lund (EL) stillet mig føl-

gende spørgsmål:

§ 19 Spørgsmål 3

Vil ministeren oplyse, hvem der i 2019 besluttede at udvide projektet med selvbe-

tjeningsløsningen ”nemStudie”?

Svar

Esas projektet styres af en overordnet styregruppe, hvori bl.a. tre topledelsesre-

præsentanter fra institutionerne sidder sammen med projektejer fra ministeriet.

Det er denne styregruppe, der besluttede udvidelsen på baggrund af en markant

efterspørgsel fra institutionerne. nemStudie-selvbetjeningsløsningen skal under-

støtte ansøgernes og de studerendes muligheder for ”at betjene sig selv” på det

studieadministrative område, og ønskerne herom blev fremsat af institutionerne i

sommeren 2018.

Forud for beslutning om at igangsætte projektudvidelsen, blev der gennemført en

grundig foranalyse med deltagelse af et team af institutionsrepræsentanter, hvor

behov og scope blev fastlagt. På dette grundlag blev omkostningerne til nemStu-

die-løsningen estimeret.

Som en del af foranalysen blev der foretaget en gevinstkortlægning, som viste be-

tydelige forretningsmæssige mergevinster ved at supplere esas med en selvbetje-

ningsløsning (nemStudie).

På baggrund af den samlede foranalyse, og ikke mindst det store gevinstpotenti-

ale, besluttede en enig styregruppe at igangsætte udviklingen af nemStudie.

Med venlig hilsen

10. juni 2020

Uddannelses- og

Forskningsministeriet

Børsgade 4

Postboks 2135

1015 København K

Tel. 3392 9700

www.ufm.dk

CVR-nr. 1680 5408

Ref.-nr.

144813

Ane Halsboe-Jørgensen

Side 1/1

Aktstk. 188 - 2019-20 - Bilag 1: Svar på spm. 1-11

Finansudvalget 2019-20

Aktstk. 188 endeligt svar på § 19 spørgsmål 4

Offentligt

Ministeren

Finansudvalget

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

I brev af 4. juni 2020 har udvalget efter ønske fra Rune Lund (EL) stillet mig føl-

gende spørgsmål:

§ 19 Spørgsmål 4

Vil ministeren oplyse baggrunden for at udvide projektet med nemStudie, og hvilke

skøn for de økonomiske virkninger af udvidelsen af projektet der lå til grund for be-

slutningen? Vil ministeren i svaret oplyse om det på det foreliggende grundlag

kunne sluttes, at udvidelsen ville holde sig inden for den afsatte økonomiske

ramme?

Svar

Beslutningen om at udvide projektet med en selvbetjeningsløsning er sket efter

ønske fra institutionerne og er baseret på en grundig foranalyse, som bl.a. havde

til formål at beregne omkostninger og gevinster ved udvidelsen. Det blev i forana-

lysen vurderet, at meromkostningen på 11,1 mio. kr. (2019-pl) til nemStudie ikke

udgjorde en væsentlig ændring af projektets samlede udgifter.

Det fremgår af aktstykket, at ”I forhold til

det oprindelige akt. 12 af 6. oktober 2016

er projektets samlede omkostninger øget med 9,1 mio. kr. ekskl. renter (2020-pl).

Forøgelsen af omkostningerne til projektet kan i vidt omfang tilskrives udvidelsen

af projektet med selvbetjeningsløsningen nemStudie. Forøgelsen udgør 5 pct. af

de oprindeligt budgetterede omkostninger.”

Det var en enig styregruppe, der besluttede udvidelsen.

Med venlig hilsen

10. juni 2020

Uddannelses- og

Forskningsministeriet

Børsgade 4

Postboks 2135

1015 København K

Tel. 3392 9700

www.ufm.dk

CVR-nr. 1680 5408

Ref.-nr.

144813

Ane Halsboe-Jørgensen

Side 1/1

Aktstk. 188 - 2019-20 - Bilag 1: Svar på spm. 1-11

Finansudvalget 2019-20

Aktstk. 188 endeligt svar på § 19 spørgsmål 5

Offentligt

Ministeren

Finansudvalget

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

I brev af 4. juni 2020 har udvalget efter ønske fra Rune Lund (EL) stillet mig føl-

gende spørgsmål:

§ 19 Spørgsmål 5

Vil ministeren redegøre for, hvad der er årsag til, at Budgetvejledningens pkt.

2.2.18.3 om en 3 måneders frist for forelæggelse for Finansudvalget ikke er over-

holdt?

Svar

Det bemærkes indledningsvist, at besvarelsen tager udgangspunkt i, at spørgsmå-

let henviser til Budgetvejledningens punkt 2.2.18.1.2. Forelæggelse for Finansud-

valget, idet punktets nummer og indhold er ændret ved cirkulære om ændring af

Budgetvejledning 2016 med ikrafttræden pr. 1. marts 2019.

Det fremgår heraf, at: ”Væsentlige ændringer

undervejs i projektet forelægges Fi-

nansudvalget. Ændringer i de samlede udgifter med 10 pct. eller derover er altid

væsentlige ændringer. Forsinkelser af projektets idriftsættelse, som har væsentlig

betydning for opfyldelsen af projektets formål, eller for overholdelse af lovbestemte

frister er altid væsentlige ændringer. Forelæggelse af væsentlige ændringer skal

ske senest 3 måneder efter, at myndigheden blev bekendt med, at der er forekom-

met en væsentlig ændring.”

Fra realiseringen af behov for ændring af tidsplanen for et it-projekt til forelæg-

gelse af aktstykke herom skal der gennemløbes flere procestrin og foretages vur-

deringer. Samtidig er det i et projekt som esas afgørende, at ændringer af tidspla-

nen er afstemt med brugerinstitutionerne, hvilket er en tidskrævende proces med

21 institutioner i samarbejdet. Endelig følger det af Budgetvejledningen, at Statens

It-råd ved alle væsentlige ændringer i it-projekter, der tidligere har været forelagt

Finansudvalget, skal udarbejde en vurdering af projektets status og fremdrift, som

vedlægges i forbindelse med forelæggelse af et opfølgende aktstykke for Finans-

udvalget.

Behovet for ændring af tidsplanen for esas-projektet blev endelig kendt ultimo

2019. På den baggrund blev der i Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte

arbejdet med at udarbejde en sammenhængende ny tidsplan.

Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte indledte den 7. januar 2020 dialog

med It-rådet med henblik på fornyet risikovurdering. Denne blev først planlagt til

10. juni 2020

Uddannelses- og

Forskningsministeriet

Børsgade 4

Postboks 2135

1015 København K

Tel. 3392 9700

www.ufm.dk

CVR-nr. 1680 5408

Ref.-nr.

144813

Side 1/2

Aktstk. 188 - 2019-20 - Bilag 1: Svar på spm. 1-11

medio marts, men udsat pga. corona-situationen, som også har påvirket den sam-

lede proces for behandlingen af aktstykket. Mødet blev afholdt den 2. april 2020,

og Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte modtog It-rådets opfølgnings-

brev den 15. april 2020.

Det er beklageligt, at Uddannelses- og Forskningsministeriet ikke har fremsendt et

brev med orientering om forsinkelsen til Finansudvalget, da det stod klart, at der

ville gå mere end tre måneder fra behovet for forlængelse af tidsplanen først blev

kendt og til aktstykket ville kunne færdiggøres og forelægges Finansudvalget.

Med venlig hilsen

Ane Halsboe-Jørgensen

Uddannelses- og

Forskningsministeriet

Side 2/2

Aktstk. 188 - 2019-20 - Bilag 1: Svar på spm. 1-11

Finansudvalget 2019-20

Aktstk. 188 endeligt svar på § 19 spørgsmål 6

Offentligt

Ministeren

Finansudvalget

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

I brev af 4. juni 2020 har udvalget efter ønske fra Rune Lund (EL) stillet mig føl-

gende spørgsmål:

§ 19 Spørgsmål 6

Vil ministeren oplyse, hvori de kraftigt forhøjede skønnede gevinster ved projektet

består og hvordan gevinsterne vil skulle realiseres?

Svar

Udvidelsen af esas projektet med nemStudie er igangsat efter ønske fra institutio-

nerne og adresserer en række forbedringer, som har været efterspurgt af instituti-

onerne. nemStudie har bl.a. til formål at give en bedre service til ansøgere og stu-

derende med øgede selvbetjeningsfaciliteter. Derved forventes både en forbedret

service til ansøgere og studerende, samt at hidtidige manuelle administrative op-

gaver bortfalder, således at der frigøres ressourcer i institutionernes administra-

tion.

Der er i samarbejde med institutionerne udarbejdet en gevinstrealiseringsplan,

hvor institutionerne er gevinstejere. Efter afsluttet implementering og ibrugtagning

af esas forventes gevinstrealisering påbegyndt, og ministeriet støtter op med inspi-

ration til, hvordan nye arbejdsgange i esas og nemStudie kan medvirke til, at der

kan arbejdes mere effektivt og med færre manuelle kontroller.

10. juni 2020

Uddannelses- og

Forskningsministeriet

Børsgade 4

Postboks 2135

1015 København K

Tel. 3392 9700

www.ufm.dk

CVR-nr. 1680 5408

Ref.-nr.

144813

Med venlig hilsen

Ane Halsboe-Jørgensen

Side 1/1

Aktstk. 188 - 2019-20 - Bilag 1: Svar på spm. 1-11

Finansudvalget 2019-20

Aktstk. 188 endeligt svar på § 19 spørgsmål 7

Offentligt

Ministeren

Finansudvalget

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

I brev af 4. juni 2020 har udvalget efter ønske fra Rune Lund (EL) stillet mig føl-

gende spørgsmål:

§ 19 Spørgsmål 7

Vil ministeren oplyse, hvordan finansieringen af projektets fordyrelse vil ske?

Svar

Som det fremgår af aktstykket, vil forøgelsen af projektomkostningerne, herunder

de afledte øgede afskrivninger og renter, blive finansieret af institutionerne.

Med venlig hilsen

10. juni 2020

Uddannelses- og

Forskningsministeriet

Børsgade 4

Postboks 2135

1015 København K

Tel. 3392 9700

www.ufm.dk

CVR-nr. 1680 5408

Ref.-nr.

144813

Ane Halsboe-Jørgensen

Side 1/1

Aktstk. 188 - 2019-20 - Bilag 1: Svar på spm. 1-11

Finansudvalget 2019-20

Aktstk. 188 endeligt svar på § 19 spørgsmål 8

Offentligt

Ministeren

Finansudvalget

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

I brev af 4. juni 2020 har udvalget efter ønske fra Rune Lund (EL) stillet mig føl-

gende spørgsmål:

§ 19 Spørgsmål 8

Vil ministeren oplyse, om udsættelsen af systemets implementering har økonomi-

ske byrdevirkninger for de berørte uddannelsesinstitutioner ud over fordyrelsen af

selve projektet?

Svar

Ved udarbejdelsen af den reviderede tidsplan har hensynet til, at aktiviteterne

skulle passe bedst muligt med institutionernes studieadministrative årshjul spillet

en afgørende rolle, således at særlig travle perioder friholdes, og så implemente-

ringen dermed ikke pålægger institutionerne et ressourceforbrug ud over det alle-

rede planlagte.

Ændringen af tidsplanen medfører en forskydning af ibrugtagning af det nye sy-

stem og dermed en forlængelse af driftsperioden for det system, der skal udfases.

Der forventes ikke nogen nettovækst i institutionernes årlige systemomkostninger

af den grund.

Med venlig hilsen

10. juni 2020

Uddannelses- og

Forskningsministeriet

Børsgade 4

Postboks 2135

1015 København K

Tel. 3392 9700

www.ufm.dk

CVR-nr. 1680 5408

Ref.-nr.

144813

Ane Halsboe-Jørgensen

Side 1/1

Aktstk. 188 - 2019-20 - Bilag 1: Svar på spm. 1-11

Finansudvalget 2019-20

Aktstk. 188 endeligt svar på § 19 spørgsmål 9

Offentligt

Ministeren

Finansudvalget

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

I brev af 4. juni 2020 har udvalget efter ønske fra Rune Lund (EL) stillet mig føl-

gende spørgsmål:

§ 19 Spørgsmål 9

Vil ministeren redegøre for, hvordan institutionernes finansiering af forøgelsen af

projektomkostningerne til esas, vil påvirke institutionernes økonomi?

Svar

Den opdaterede business case, som rummer såvel udvidelsen med nemStudie og

forsinkelsen af færdiggørelse og implementering, og som Statens It-råd har be-

handlet uden bemærkninger, viser, at gennemførelsen af projektet samlet set har

en positiv effekt på institutionernes økonomi.

De øgede omkostninger i forbindelse med udvidelsen af projektet med en selvbe-

tjeningsløsning, som institutionerne selv har ønsket, vil blive opvejet af de positive

nettogevinster, som den enkelte institution kan høste, når løsningen er taget i

brug.

Med venlig hilsen

10. juni 2020

Uddannelses- og

Forskningsministeriet

Børsgade 4

Postboks 2135

1015 København K

Tel. 3392 9700

www.ufm.dk

CVR-nr. 1680 5408

Ref.-nr.

144813

Ane Halsboe-Jørgensen

Side 1/1

Aktstk. 188 - 2019-20 - Bilag 1: Svar på spm. 1-11

Finansudvalget 2019-20

Aktstk. 188 endeligt svar på § 19 spørgsmål 10

Offentligt

Ministeren

Finansudvalget

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

I brev af 4. juni 2020 har udvalget efter ønske fra Rune Lund (EL) stillet mig føl-

gende spørgsmål:

§ 19 Spørgsmål 10

Vil ministeren redegøre for, i hvilket omfang institutionernes kerneopgaver vil blive

påvirket af den økonomiske omlægning som vil følge af de øgede projektomkost-

ninger?

Svar

Gennemførelsen af projektet har samlet set en positiv effekt på institutionernes

økonomi, jf. svar på spørgsmål 9 til aktstykke 188. Selvbetjeningsløsningen nem-

Studie forventes

–

ud over at bidrage til en positiv business case

–

også at for-

bedre den service, institutionerne yder til ansøgere og studerende i form af mere

transparens og mere sammenhængende løsninger. Samlet set forventes dermed

et positivt bidrag til løsningen af kerneopgaverne.

Med venlig hilsen

10. juni 2020

Uddannelses- og

Forskningsministeriet

Børsgade 4

Postboks 2135

1015 København K

Tel. 3392 9700

www.ufm.dk

CVR-nr. 1680 5408

Ref.-nr.

144813

Ane Halsboe-Jørgensen

Side 1/1

Aktstk. 188 - 2019-20 - Bilag 1: Svar på spm. 1-11

Finansudvalget 2019-20

Aktstk. 188 endeligt svar på § 19 spørgsmål 11

Offentligt

Ministeren

Finansudvalget

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

I brev af 4. juni 2020 har udvalget efter ønske fra Rune Lund (EL) stillet mig føl-

gende spørgsmål:

§ 19 Spørgsmål 11

Vil ministeren redegøre for, hvordan institutionernes økonomi vil blive påvirket, så-

fremt de forhøjede skønnede gevinster ikke realiseres?

Svar

Det er i samarbejde med institutionerne besluttet, at institutionerne helt naturligt er

gevinstejere, og de udviser stor opbakning til projektet (esas og nemStudie).

Ud over de opgjorte økonomiske gevinster leverer den nye løsning en række for-

bedringer, som længe har været efterspurgt af institutionerne, og som det ikke har

været teknisk og økonomisk forsvarligt at udvikle i den gamle løsning.

Den samlede løsning (esas og nemStudie) har bl.a. til formål at frigøre ressourcer

i institutionernes administration og understøtter dermed institutionernes løsning af

kerneopgaverne. Hvis de skønnede effektiviseringsgevinster ikke realiseres, vil

projektet ikke frigøre de samme ressourcer i institutionernes administration som

forudsat og dermed isoleret set begrænse effektiviseringsmulighederne i den dag-

lige drift på institutionerne.

Med venlig hilsen

10. juni 2020

Uddannelses- og

Forskningsministeriet

Børsgade 4

Postboks 2135

1015 København K

Tel. 3392 9700

www.ufm.dk

CVR-nr. 1680 5408

Ref.-nr.

144813

Ane Halsboe-Jørgensen

Side 1/1