Aktstk. 100 - 2019-20 - Bilag 1: Udtalelse fra Statens it-råd

Finansudvalget 2019-20
Aktstk. 100 § 7 Bilag 1
Offentligt

Digitaliseringsstyrelsen

Att.: Direktør Poul Taankvist

18. december 2019

It-rådets opfølgning på projekt Statens Budgetsystem (SBS)

Kære Poul Taankvist

It-rådet har den 28. november 2019 afholdt opfølgningsmøde med Moderniserings-

styrelsen om projekt Statens Budgetsystem (SBS). Opfølgningen blev iværksat på

baggrund af Moderniseringsstyrelsens ønske om at styrke implementeringen af sy-

stemet, og dermed forlænge projektet med i alt otte måneder. Det betyder, at pro-

jektafslutning rykkes fra den 25. marts 2020 til den 30. november 2020, og at pro-

jektudgifterne forøges med 10,9 mio. kr. fra 82,5 mio. kr. (PL-2017) til 93,4 mio. kr.

(PL-2017). Meromkostningerne dækker over omkostninger til interne ressourcer i

Moderniseringsstyrelsen samt køb af it-konsulentbistand fra den eksterne system-

leverandør.

På baggrund af opfølgningen har It-rådet følgende observationer til projektet, som

Moderniseringsstyrelsen samtidig kan vedlægge et nyt aktstykke, som It-rådets vur-

dering af SBS’ status og fremdrift, jf.

Cirkulære om ændringer af Budgetvejledning 2016

afsnit 2.2.18.1.2.

Det er It-rådets vurdering, at Moderniseringsstyrelsens plan for at skabe et kvali-

tetsløft i implementeringen af SBS er hensigtsmæssig, og at det ambitionsniveau, de

giver udtryk for, er både velovervejet og velbegrundet. Projekt SBS vurderes fortsat

at have

normal risiko.

Projektet anbefales ikke et eksternt review.

Målet med at etablere et fælles statsligt budgetsystem

–

SBS

–

er at forenkle og di-

gitalt understøtte budgetlægnings- og budgetopfølgningsprocesserne i statslige in-

stitutioner. Formålet er således at bidrage til højere kvalitet i arbejdet med budget-

ter og budgetstyring i de statslige såvel som selvejende institutioner. Modernise-

ringsstyrelsen oplyste på mødet, at SBS-projektet ind til nu har fulgt planen, og at

systemløsningen er færdigudviklet inden for tid, økonomi og med planlagt scope.

Budgetsystemet er på nuværende tidspunkt implementeret i i alt 69 institutioner,

hvilket er cirka halvdelen af de tiltænkte statslige institutioner.

Erfaringer fra de to første implementeringsbølger har dog vist, at selve systemi-

brugtagelsen mange steder er en stor og tidskrævende opgave. Tidsplanen måtte

desuden revideres som følge af ressortændringerne efter Folketingsvalget 2019 og

regeringsdannelsen.

Digitaliseringsstyrelsen · Landgreven 4 · Postboks 2193 · 1017 København K · 3392 5200 · www.digst.dk

Aktstk. 100 - 2019-20 - Bilag 1: Udtalelse fra Statens it-råd

Side 2 af 2

Moderniseringsstyrelsen har konstateret, at for at opnå den ønskede værdi ved at

indføre den nye budgetløsning, skal der ske væsentlige forandringer i måden bud-

getteringsopgaven håndteres i myndighederne. Derfor ønsker man at styrke foran-

dringsledelsesopgaven i projektet og hos myndighederne, hvilket kræver en række

supplerende implementeringsaktiviteter.

Dette gøres ved at udskyde opstarten af implementeringsbølge 3 samt 4, hvilket

medfører færre parallelle aktiviteter. Derudover strækker man den enkelte imple-

mentering over længere tid, så informationsmængden doseres mere optimalt, og

myndighederne derigennem kan opnå det fulde udbytte af løsningens funktionalitet.

Der planlægges desuden udvidede implementeringsforløb for myndigheder med

særlige behov. Forlængelsen betyder, at den nuværende projektgruppe på 7,5 års-

værk fastholdes i 8 måneder længere, der tilføres yderligere 2 årsværk fra 2020 og

der tilkøbes konsulentbistand til yderligere implementeringsaktiviteter, kursusud-

vikling og udarbejdelse af vejledninger. Desuden har Moderniseringsstyrelsen re-

vurderet levetiden for løsningen, så den afskrives over en 8-årig periode frem for

en 5-årig. Det medfører øgede renteudgifter, men også en forlænget gevinstrealise-

ringsperiode, da denne følger afskrivningsperioden for aktivet.

Hvis der ses bort fra levetidsforlængelsen af systemet, og den nuværende business

case sammenlignes med seneste baseline, er projektudgifterne steget med 10,9 mio.

kr., og de økonomiske gevinster er forbedret med ca. 4 mio. kr. Det vil sige, at den

umiddelbare konsekvens af forsinkelsen er negativ, når der udelukkende ses på pro-

jektet i den periode, det oprindeligt blev baselinet. Tages der højde for levetidsfor-

længelsen af aktivet, er gevinstrealiseringsperioden forlænget med tre år, hvilket er

den primære grund til, at de økonomiske nettogevinster er forbedret med ca. 94

mio. kr., og årsagen til at den nuværende business case samlet set er forbedret i

forhold til seneste baseline.

It-rådet observerer på baggrund af opfølgningsmødet, at Moderniseringsstyrelsen i

den kommende periode bør fokusere på at fortsætte den konstruktive dialog med

myndighederne samt sikre erfaringsudveksling mellem disse. Derudover skal Mo-

derniseringsstyrelsen i den sidste del af projektforløbet fokusere på forankringen af

løsning og processer i det kommende drift og forvaltningsset-up.

Ved spørgsmål til anbefalingerne kan I kontakte undertegnede eller Line Bro Müller

[email protected] eller telefon 21 46 54 14. Dette brev er også sendt til afdelingschef

Henrik Lund i Finansministeriet.

Med venlig hilsen

Birgit Nørgaard

Næstformand for It-rådet