SOU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 31: Spm. om, hvilke muligheder kommunalbestyrelsesmedlemmer har for at få indblik i sager i kommunen, til social- og indenrigsministeren

Social- og Indenrigsudvalget 2018-19 (2. samling)
SOU Alm.del
Offentligt

Folketingets Social- og Indenrigsudvalg

Holmens Kanal 22

1060 København K

Telefon 72 28 24 00

Sagsnr.

2019 - 4116

Doknr.

121960

Dato

02-09-2019

Folketingets Social- og Indenrigsudvalg har d. 14. august 2019 stillet følgende spørgs-

mål nr. 31 (alm. del) til social- og indenrigsministeren, som hermed besvares. Spørgs-

målet er stillet efter ønske fra Karina Adsbøl (DF).

Spørgsmål nr. 31:

"Vil ministeren redegøre for, hvilke muligheder kommunalbestyrelsesmedlemmer har

for at få indblik i sager i kommunen herunder redegøre for, hvordan det sikres, at

kommunalbestyrelsesmedlemmer får tilstrækkelig information i eksempelvis sager,

der har været skrevet om i pressen?"

Svar:

I det følgende beskrives de rettigheder og muligheder, som et medlem af kommunal-

bestyrelsen har, for at få oplysninger fra kommunen om kommunale sager.

Efter § 9, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse har ethvert medlem af kommunal-

bestyrelsen som led i varetagelsen af sit hverv ret til at gennemse sagsmateriale, der i

endelig form foreligger i kommunens administration.

En anmodning om

sagsindsigt

efter den nævnte bestemmelse kan omfatte bestemte

dokumenter eller sager, et sagsområde eller grupper af sager, når blot det er muligt at

afgrænse det sagsområde eller den gruppe af sager, som medlemmet ønsker indsigt i.

Retten til sagsindsigt efter bestemmelsen omfatter sagsmateriale, som foreligger i

endelig form i kommunen, og som vedrører en sag, der kan indbringes for kommunal-

bestyrelsen. Det gælder både materiale, der foreligger i centralforvaltningen, og mate-

riale, der foreligger i kommunale institutioner. Ved sagsmateriale forstås dokumenter i

bred forstand, herunder eksempelvis også film, lydbånd, e-mails og PowerPoints, der

er indgået i administrativ sagsbehandling i kommunen, uanset hvordan materialet

opbevares. Retten til sagsindsigt omfatter også dokumenter, der er undtaget fra offent-

lighed efter lov om offentlighed i forvaltningen, herunder interne notater og oplysnin-

ger, som er fortrolige efter forvaltningslovens regler. Dog kan regler, der begrænser

retten til at videregive visse oplysninger, være til hinder for at give sagsindsigt i de

omhandlede oplysninger, jf. nærmere Hans B. Thomsen m.fl., Lov om kommunernes

styrelse med kommentarer, 2010, s. 96.

Sagsmateriale skal foreligge i endelig form for at være omfattet af retten til sagsindsigt.

Sagsmateriale, der ikke er udarbejdet af den kommunale forvaltning, men af eksterne

private samarbejdspartnere, borgere eller andre offentlige myndigheder og sendt til

eller i øvrigt tilgået kommunen fra disse, foreligger altid i endelig form. Tilsvarende vil

sagsmateriale, der er afgivet af kommunen til udenforstående, have endelig form. For

sagsmateriale, der ikke er udvekslet med nogen uden for kommunen, er det ikke afgø-

SOU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 31: Spm. om, hvilke muligheder kommunalbestyrelsesmedlemmer har for at få indblik i sager i kommunen, til social- og indenrigsministeren

rende for, om materialet har endelig form, om det er betegnet som udkast, skitse

el.lign., men navnlig, hvem det har været afgivet til i kommunen, og eventuelt om det

er endeligt udformet. Eksempelvis vil sagsmateriale, der har været forelagt for et

kommunalt udvalg, for kommunalbestyrelsen eller for nogle af dens medlemmer, fore-

ligge i endelig form og dermed være omfattet af alle medlemmers ret til sagsindsigt.

Det samme gælder materiale, der i forvaltningen er endeligt godkendt til forelæggelse

for udvalg eller kommunalbestyrelse.

Kommunalbestyrelsens medlemmer skal efter § 9, stk. 2, i lov om kommunernes sty-

relse rette anmodninger om sagsindsigt til borgmesteren. En kommune kan dog godt

have retningslinjer eller have en praksis, hvorefter medlemmer af kommunalbestyrel-

sen har ret til at få behandlet anmodninger om sagsindsigt efter henvendelse herom til

ansatte i forvaltningen.

§ 9, stk. 3, i lov om kommunernes styrelse indeholder en snæver adgang til at begræn-

se et kommunalbestyrelsesmedlems ret til sagsindsigt. En begrænsning af adgangen til

sagsindsigt kan således ske i tilfælde, hvor en sags ekspedition ikke kan afvente kom-

munalbestyrelsesmedlemmets gennemgang, eller hvor det vil være forbundet med

uforholdsmæssigt store vanskeligheder at fremskaffe materialet, f.eks. hvis der er tale

om ældre akter, eller det kræver et meget stort ressourceforbrug.

Efter § 20, stk. 6, i lov om kommunernes styrelse har et kommunalbestyrelsesmed-

lem med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, ret til

efter anmodning at få tilsendt dagsordener og udskrifter af beslutningsprotokoller, der

udsendes til medlemmer af udvalg, som den pågældende ikke er medlem af, samt efter

anmodning i det enkelte tilfælde sagsmateriale i samme omfang som udvalgets med-

lemmer.

Uanset formuleringen af bestemmelsen om medlemmers

ret til indsigt i udvalgsmate-

riale

skal også oplysninger i udvalgsmateriale, som måtte være omfattet af tavsheds-

pligt, som udgangspunkt sendes til et kommunalbestyrelsesmedlem, der anmoder

herom, jf. nærmere Hans B. Thomsen m.fl., Lov om kommunernes styrelse med kom-

mentarer, 2010, s. 212.

Såfremt et enkelt kommunalbestyrelsesmedlem ønsker at se dokumenter eller op-

lysninger i en kommunal sag, har medlemmet endvidere ligesom andre borgere mu-

lighed for at søge

aktindsigt

i kommunen efter de almindelige regler herom i lov om

offentlighed i forvaltningen.

Efter § 11, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse kan ethvert medlem af kommunal-

bestyrelsen for denne indbringe ethvert spørgsmål om kommunens anliggender samt

fremsætte forslag til beslutninger herom.

Denne

initiativret

kan anvendes både for sager, der er under behandling i kommunen,

og for andre sager, men omfatter dog ikke sager, der tidligere har været behandlet i

kommunalbestyrelsen, med mindre der foreligger nye oplysninger i sagen eller i øvrigt

ændringer i grundlaget for sagens behandling. Medlemmets anmodning om at få en

sag på dagsordenen skal fremsættes senest otte dage før kommunalbestyrelsens møde.

Initiativretten giver medlemmet ret til at få en sag på kommunalbestyrelsens dagsor-

den, men derefter har medlemmet ikke mere rådighed over sagen. Det er kommunal-

bestyrelsen, der beslutter, hvordan sagen videre skal behandles, og kommunalbesty-

relsen kan herunder beslutte, at sagen skal udsættes til et senere møde, eller henvise

sagen til afgørelse i udvalg eller forvaltning.

Bestemmelsen giver eksempelvis et medlem mulighed for at rejse en sag i kommunal-

bestyrelsen om tilvejebringelse af nye oplysninger i en sag, hvor medlemmet ikke me-

ner at have modtaget tilstrækkelig eller den ønskede information.

Kommunalbestyrelsen beslutter med almindeligt flertal, om de pågældende oplysnin-

ger skal tilvejebringes eller ikke, og eventuelt om afgørelse herom skal træffes på et

andet niveau i kommunen.

Bestemmelsen om initiativretten i § 11, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse giver

herudover i et vist omfang, der ikke entydigt kan afgrænses, det enkelte medlem krav

på, at der tilvejebringes oplysninger i en kommunal sag. Det antages således med støt-

te i bestemmelsens motiver, jf. betænkning nr. 894/1980, s. 38, at det enkelte kom-

munalbestyrelsesmedlem kan kræve, at vedkommende udvalg meddeler kommunal-

bestyrelsen de oplysninger om bestemte anliggender inden for udvalgets område, som

er nødvendige for, at kommunalbestyrelsen kan afgøre, om forvaltningen er lovlig og i

øvrigt i overensstemmelse med de rammer, som kommunalbestyrelsen har udstukket.

Efter omstændighederne, herunder hvis en sag er under forberedelse, må medlemmet

lade sig nøje med summariske oplysninger, f.eks. om, hvordan sagen søges oplyst.

Kommunalbestyrelsen har vide rammer med hensyn til at skønne over, hvornår udval-

gets oplysningspligt er opfyldt.

Ud over de rettigheder og muligheder, som medlemmer af kommunalbestyrelsen

efter ovennævnte regler har for at få oplysninger om en kommunal sag, kan det følge af

retningslinjer fastsat af kommunalbestyrelsen eller af praksis i kommunen, at kom-

munens forvaltning skal tilvejebringe medlemmerne oplysninger, herunder besvare

spørgsmål fra medlemmerne.

I hvilket omfang, det enkelte medlem på grundlag af kommunalbestyrelsens retnings-

linjer eller en kommunal praksis kan få oplysninger eller svar fra forvaltningen, beror

på det nærmere indhold af kommunalbestyrelsens retningslinjer eller praksis i kom-

munen. Disse kan omfatte, at forvaltningen skal tilvejebringe oplysninger i bred for-

stand, herunder både faktuelle oplysninger og vurderinger og både allerede eksiste-

rende oplysninger og udarbejdelse af nyt materiale. Til hvem eller på hvilket niveau i

kommunen medlemmet skal fremsætte sin begæring om oplysninger, beror også på

kommunalbestyrelsens retningslinjer eller kommunens praksis herom.

Om kommunalbestyrelsens fastsættelse af retningslinjer for og kommunal praksis for

forvaltningens bistand til kommunalbestyrelsens medlemmer, herunder bistand i form

af meddelelse og tilvejebringelse af oplysninger, henvises til det tidligere Økonomi- og

Indenrigsministeriums brev af 30. juni 2017 til alle kommuner, afsnit IV.2.3, jf.

https://resumedatabase.sim.dk/resumedatabasen/2017/1711-om-den-kommunale-

forvaltnings-muligheder-for-at-yde-bistand-til-kommunalbestyrelsens-medlemmer/.

Med venlig hilsen

Astrid Krag