REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

Retsudvalget 2018-19 (2. samling)
REU Alm.del Bilag 90
Offentligt

RIGSPOLITIET

Bilag 15

Krav til bookingportalen

1/7

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

Indholdsfortegnelse

INDLEDNING ....................................................................................................................................3

GENERELLE KRAV .........................................................................................................................3

2.1

2.2

2.3

2.4

3.1

3.2

3.3

3.4

4.1

4.2

4.3

4.4

Formål .................................................................................................................................3

Overordnet funktionalitet .....................................................................................................3

Stamdata for tolke ...............................................................................................................3

Leverandørens personale ...................................................................................................4

Bestilling af navngiven tolk ..................................................................................................5

Søgning og sortering på kriterier .........................................................................................5

Rating system......................................................................................................................5

Indgivelse af klage over udført ydelse .................................................................................6

Implementeringsomkostninger ............................................................................................6

Implementering af stamdata i bookingportal .......................................................................6

Dimensionering, brugere og svartider .................................................................................7

Sikkerhed - generelt ............................................................................................................7

BESTILLING AF YDELSER I BOOKINGPORTALEN ......................................................................4

TEKNISKE KRAV .............................................................................................................................6

2/7

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

INDLEDNING

I dette bilag fremgår Kundens krav til den bookingportal, som Leverandøren skal etablere

i implementeringsfasen, jf. bilag 16.

GENERELLE KRAV

Leverandøren skal stille en bookingportal til rådighed, som Kunden med log-in kan tilgå

via en almindelig internetforbindelse.

2.1

Formål

Målsætningen med bookingportalen er, at Kunden har et kontaktpunkt til bestilling af

ydelser på tværs af Kunden.

Bookingportalen skal være Leverandørens værktøj til at modtage Kundens henvendelser,

herunder logge, kategorisere, visitere og distribuere disse til rette adresse samt følge op

og give statusmeldinger til Kunden.

2.2

Overordnet funktionalitet

Bookingportalen skal være tilgængelig døgnet rundt alle årets dage og have en 99,5%

oppetid.

Via bookingportalen skal Kunden kunne:

Bestille alle de af rammeaftalen omfattede ydelser

Bedømme en udført ydelse

via et ”rating-system”

Klage over udført ydelse

Se status over egne og andres rekvirerede ydelser

Oprette en favoritliste over navngivne tolke

Se hvornår tolken er tilgængelig for Kunden via en kalendervisning

2.3

Stamdata for tolke

Bookingportalen skal basere sig på en database over alle tolke, som udfører ydelser

under Rammeaftalen. Hver tolk skal have et stamdatablad i bookingportalen, som Kunden

har adgang til.

Bookingportalen skal understøtte, at ændringer i Kundens behov for stamdata løbende

kan indarbejdes i stamdatabladet.

3/7

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

Tolkens navn, fødested, køn og alder skal fremgå af stamdatabladet. Der skal desuden

være et foto af tolken, som er af en kvalitet der gør det muligt for Kunden at kont rollere

tolkens identitet, når tolken møder op hos Kunden.

Det skal være muligt at se, hvilke(t) sprog tolken behersker.

Tolkens ”rating”, jf. pkt.

3.3 skal fremgå. Det skal endvidere fremgå, hvor tilgængelig

tolken er, fx om tolken ønsker at arbejde a ften/weekend.

Det skal fremgå, hvor mange timer tolken har tolket på henholdsvis retsområdet og asyl-

og udlændingeområdet siden denne begyndte at levere ydelser under Rammeaft alen.

Det skal fremgå, hvor mange tolketimer tolken har erfaring med på et givent tolkeområde,

f.eks.

retstolkning,

asylsamtaler,

politirelaterede

opgaver,

flygtningenævnssager,

tolkeopgaver i fængsler m.v.

Leverandøren skal både uopfordret og efter henvendelse fra Kunden løbende registrere

særlige

kompetencer

erfaringer

hos

den enkelte

tolk, herunder

eksempelvis

”aflytningssystem”, ”samtaler

med uledsagede mindreårige asylansøgere” mv.

2.4

Leverandørens personale

Det er et krav, at Leverandørens personale, som håndterer Kundens rekvirering af

ydelser i bookingportalen og i øvrigt sikrer at bookingportalen er ajour , har indgående

viden om Kunden og bestemmelserne i Rammeaftalen.

BESTILLING AF YDELSER I BOOKINGPORTALEN

Ved bestilling skal Kunden kunne :

1. Se ledige tidspunkter for en navngiven tolk og herefter bestille den pågældende tolk

til udførelse af en ydelse.

2. Bestille en tolkeydelse ud fra Kundens kriterier og indenfor et af Kunden angivet

tidsrum.

Kunden

skal

kunne

fremsøge

liste

over

tolke

på

baggrund

alle

stamdatainformationer, jf. pkt. 2.3.

4/7

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

Kunden skal via alle fremsøgte resultater kunne tilgå informat ioner og stamdata over de

tolke, som fremgår af søgningen, og herefter returnere til søgeresultatet

3.1

Bestilling af navngiven tolk

Kunden skal kunne booke en navngiven tolk direkte ind i pågældendes kalenderoversigt

via bookingportalen og dermed se tolkens tilgængelighed i forhold til ferie, andre

tolkeopgaver osv. En tolk kan takke nej til en opgave , selvom tolken er angivet som ledig

i bookingportalen.

Der skal i bookingportalen, ved den enkelte navngivne tolk,

være et foto, så

tolkebestilleren ifm. ankom st til tolkeopgaven kan eftertjekke vedkommendes identitet .

3.2

Søgning og sortering på kriterier

Kunden skal kunne forholde sig til flere kriterier ved rekvireringen, således at det bedste

match mellem ydelsen og den pågældende tolk kan foretages af Kunden.

Det skal være muligt for Kunden at søge på:



alle typer stamdata, med undtagelse af ”foto og kalender”



forskellige opgavekategorier, som det forventes at den enkelte tolk kan udføre i

forbindelse med den bestilte tolkeopgave, fx tolkning i retterne, afhøri nger og

aflytninger hos politiet, asylsamtaler mv. Denne liste er ikke udtømmende, hvorfor

bookingportalen

skal

kunne

understøtte

oprettelsen

yderligere

opgavekategorier, såfremt der måtte opstår behov for dette.

Det skal være muligt, at sortere i søgeresultatet, således at Kunden i systemet kan

sortere tolkene efter totalpris inkl. transporttid og kilometergodtgørelse. Der skal kunne

sorteres efter sprog og kompetencer i forhold til uddanne lse m.v.

3.3

Rating system

Leverandøren skal i forbindelse med ydelsens gennemførelse stille et elektronisk rating-

system til rådighed for Kunden, hvor Kunden kan bedømme tolkens præstation i forhold til

den udførte ydelse.

Ratingen skal kunne ske på 3-5 parametre, herunder:

Blev ydelsen udført til tiden

Tolkens fremtræden

Leverede tolken ydelsen på et fagligt tilfredsstillende niveau

…

5/7

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

3.4

Indgivelse af klage over udført ydelse

En klageproces skal håndteres skriftligt via bookin gplatformen.

Det skal være muligt for Kunden via bookingportalen at lægge en klage op på en sp ecifik

udført ydelse.

Kunden skal via bookingportalen kunne klage over følgende forhold i forbindelse med en

tolkeopgave:

a. Tolk ikke mødt op:

Såfremt tolken udebliver til det aftalte tidspunkt for opgaven .

b. Tolk mødt for sent:

Såfremt tolken kommer for sent til en opgave (eller dukker

tolken ikke op).

c. Brud på tavshedspligten:

Såfremt tolken bryder sin tavshedspligt.

d. Forkert sprog:

Såfremt der bliver sendt en forkert tolk, dvs . hvor tolken ikke kan

det sprog, som er blevet bestilt.

e. Ikke den bestilte navngivne tolk/køn mødt op:

Såfremt der bliver sendt en tolk,

som ikke er den navngivne tolk /køn, som der er blevet bestilt.

f. Utilstrækkelig tolkning:

Såfremt tolkens sproglige kompetencer er mangelfulde ,

herunder såfremt Kunden som følge heraf afbryder tolkeopgave n.

g. Uprofessionel adfærd under tolkningen:

Såfremt tolken udviser

uhensigtsmæssig adfærd under tolkningen, herunder såfremt Kunden som følge

heraf afbryder tolkeopgaven..

TEKNISKE KRAV

Bookingportalen skal fungere som et eksternt hostet system i forhold til Kunden, hvor

Leverandøren har det fulde ansvar for og afholder alle omkostninger til drift og

vedligeholdelse af systemet.

4.1

Implementeringsomkostninger

Leverandøren skal afholde alle omkostninger forbundet med eventuel udvikling og

implementering af bookingportalen, herunder omkostninger til eksempelvis netværk,

software, hardware og ressourcer.

4.2

Implementering af stamdata i bookingportal

Leverandøren er ansvarlig for implementering af bookingportalen herunder oprettelse af

alle nødvendige stamdata, jf. pkt. 2.3, samt bilag 16, pkt. 2.3.

6/7

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

Leverandøren forventes under forberedelsesperioden at sikre, at der er de nødvendige

ressourcer med de rette IT tekniske kompetencer til rådighed fra Leverandøren, der

muliggør implementering af bookingportalen i henhold til aftalt tid.

4.3

Dimensionering, brugere og svartider

Systemet skal være dimensioneret til at kunne håndtere, at samtlige medarbejdere hos

Kunden oprettes som brugere i systemet og har adgang til at rekvirere ydelser.

Det er imidlertid forventningen, at kun en begrænset andel af medarbejderne vil være

brugere af systemet.

Svartider på systemet skal muliggøre effektiv brug af systemet. Den maksimale svartid fra

forespørgslens start til end-users skærm viser svaret, skal understøtte effektiv brug af

systemet.

4.4

Sikkerhed - generelt

skal

leve

til

lovmæssige

krav

med

til

systemer,

der

behandler

Bookingportalen

personoplysninger,

vejledninger.

herunder

persondataloven

tilhørende

bekendtgørelser

7/7