Retsudvalget 2018-19 (2. samling)
REU Alm.del Bilag 90
Offentligt
2074794_0001.png
RIGSPOLITIET
Bilag 11
Exitplan
1/4
 REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren
2074794_0002.png
RIGSPOLITIET
Indholdsfortegnelse
1.
2.
3.
4.
INDLEDNING ....................................................................................................................................3
GENERELLE FORPLIGTELSER .....................................................................................................3
KOMMUNIKATION ...........................................................................................................................3
OVERDRAGELSE AF DATA ............................................................................................................4
2/4
 REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren
2074794_0003.png
RIGSPOLITIET
1.
INDLEDNING
Exitplanen beskriver Parternes forpligtelser ved kontraktophør, uanset årsagen hertil.
Exitplanen skal give Kunden mulighed for at forberede et genudbud i slutningen af
kontraktperioden. Derudover skal planen sikre en smidig overlevering til eventuel ny
ekstern leverandør eller intern opgavevaretagelse.
Derudover skal exitplanen sikre, at brugerne ikke oplever forringelse i ydelsen ved
overgang til eventuel ny leverandør.
2.
GENERELLE FORPLIGTELSER
Leverancer og samarbejdet mellem Kunden og Leverandøren skal i exitfasen forløbe
professionelt til gavn for eksisterende og en eventu el ny leverandør.
Leverandøren er forpligtet til at samarbejde med Kunden og den efterfølgende leverandør
i forbindelse med effektuering af de i exitplanen indeholdte forhold.
Alle aktiviteter og leverancer i exitplanen skal Leverandøren gennemføre vederlagsfrit.
3.
KOMMUNIKATION
Ved en exit er det vigtigt at kommunik ere til relevante personer i Kundens og
Leverandørens
organisationer
hurtigst
muligt.
Der
skal
derfor
udarbejdes
en
kommunikationsplan således, at det sikres, at der kommunikeres til relevante parter, og
at der er enighed om, hvad der skal kommunikeres. De vigtigste personer , der skal
kommunikeres til, er følgende:
-
-
Alle Leverandørens medarbejdere som arbejder på rammeaftalen og som vil
være berørt af kontraktophør
Underleverandører
Kommunikationsplanen skal udarbejdes i samarbejde mellem Leverandøren og Kunden,
hvor
hver
part
er
ansvarlig
for
kommunikationen
til
egne
medarbejdere,
underleverandører og andre interessenter. Kunden har ret til at kræve, at Leverandøren
skal gennemføre bestemte handlinger, såfremt det er rimeligt begrundet. Såfremt et
forhold vil være i strid med udbudsreglerne at kommunikere, kan Kunden modsætte sig,
at Leverandøren melder dette ud. Kommunikationsplanen skal udarbejdes , så snart det er
besluttet at ophøre samarbejdet og Leverandørens bidrag skal leveres senest 14 dage
efter anmodningen.
3/4
 REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren
2074794_0004.png
RIGSPOLITIET
Kommunikationsplanen skal indeholde oplysninger om:
-
-
-
-
-
Mål
Målgruppe
Metode
Ejer
Tidsplan
4.
OVERDRAGELSE AF DATA
I forbindelse med kontraktophør, uanset årsag, skal alt relevant data og dokumentation
vederlagsfrit overdrages til Kunden i elektronisk form og i et for Kunden læs- og
redigerbart format. Leverandøren skal sikre sig, at der er indhentet samtykke fra tolkene
før oplysningerne videregives. Relevant data er eksempelvis kontaktinformation på de
anvendte tolke og øvrig data fra bookingsystemet. Dokumentation skal være opdateret og
retvisende på overdragelsestidspunktet.
Leverandøren er således forpligtet til at overdrage en fuldstændig liste over tolke der har
givet samtykke. Listen skal indeholde navne, telefonnumre, e-mail- og hjemmeadresser
på de tolke, som på tidspunkt for rammeaftalens ophør, er tilknyttet Leverandøren, og
som er dedikeret til tolkning på nærværende Rammeaftale.
4/4