REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

Retsudvalget 2018-19 (2. samling)
REU Alm.del Bilag 90
Offentligt

RIGSPOLITIET

Bilag 8

Samarbejdsorganisation

1/8

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

Indholdsfortegnelse

INDLEDNING ....................................................................................................................................3

KUNDENS ORGANISATION ............................................................................................................4

2.1

2.2

Justitsministeriets organisation ...........................................................................................4

Udlændinge- og Integrationsministeriets organisation ........................................................4

Central styringsorganisation ................................................................................................6

Kontraktstyringsenheden.....................................................................................................6

Niveau 1 ..............................................................................................................................8

Niveau 2 ..............................................................................................................................8

Niveau 3 ..............................................................................................................................8

Niveau 4 ..............................................................................................................................8

KUNDENS STYRINGSORGANISATION .........................................................................................5

3.1

3.2

ESKALATIONSPROCEDURE ..........................................................................................................8

4.1

4.2

4.3

4.4

2/8

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

INDLEDNING

I nærværende bilag beskrives den organisation, som styring af denne Rammeaftale er

underlagt, herunder den centrale og decentrale styringsorganisation, som Leverandøren

fremadrettet skal samarbejde med.

Med ”samarbejdsorganisation” menes den strukturelle organisering af det samarbejde,

der skal være mellem Kunden og Leverandøren i Rammeaftalens løbetid samt de emner,

som samarbejdet skal omhandle.

Leverandøren modtager ikke særskilt vederlag for deltagelse i samarbejdsorganisationen.

Formålet med samarbejdsorganisationen, at sikre et smidigt og succesfuldt samarbejde

mellem Kunden og Leverandøren.

Formålet

med

nærværende

bilag

beskrive

Kundens

krav

til

samarbejdsorganisationen, herunder hvor og hvordan samarbejdet tilrettelægges i forhold

til levering af ydelser, problemstillinger og ændringer.

3/8

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

2.1

KUNDENS ORGANISATION

Justitsministeriets organisation

Rigspolitiet, Rigsadvokaten, Civilstyrelsen og Kriminalforsorgen og er organiseret under

Justitsministeriet.

Domstolsstyrelsen ledes af en bestyrelse og en direktør. Domstolsstyrelsen hører

ressortmæssigt under Justitsministeriet.

2.2

Udlændinge- og Integrationsministeriets organisation

4/8

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

KUNDENS STYRINGSORGANISATION

Kundens styringsorganisation består af:

Central kontraktstyringsorganisation

Kontraktstyringsenheden, som er organisatorisk forankret i Rigspolitiet

Styringsorganisationen er sammensat med de ressourcer der fremadrettet skal styre og

følge op på Rammeaftalen og samarbejde med Leverandøren.

Nedenfor

ses

organiseringen

beskrivelse

den

centrale

decentrale

styringsorganisation.

Den centrale kontraktstyringsorganisation er organiseret i Rigspolitiet og består af

ressourcer, som er tilknyttet Rigspolitiet .

Kontraktstyringsenheden er organiseret i Rigspolitiet, og vil være Leverandørens primære

kontakt hos Kunden hvad angår denne Rammeaftale.

Den decentrale kontraktstyringsorganisation er organiseret med 1 person fra hver af de

ovenfor nævnte myndigheder.

5/8

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

Den decentrale ansvarlige har følgende opgaver:

Lokal kontaktperson

–

daglig kontakt til Leverandøren

Lokal kontrol og kvalitetssikring

Koordinere levering af ydelser med Leverandøren

Koordinere servicebehov og forventninger med tolkebrugere

Håndtering af problemstilling på niveau 1, jf. pkt. 4.1.

Dialog med den centrale styringsorganisation om

kvalitetssikring.

Rammeaftalen, opfølgning og

3.1

Central styringsorganisation

De hovedopgaver der ligger i den centrale styringsorganisation indenfor rammer af

nærværende Rammeaftale er:

Fastlæggelse af strategi og mål for området

Udvikling af retningslinjer og politikker på området

Opfølgning og rapportering på Rammeaftalen

Håndtere eventuelle ændringer i Rammeaftalen

Den centrale styringsorganisation mødes hvert kvartal

eller efter behov. Det er

kontraktstyringsenheden, der har ansvaret for at indkalde til møderne.

I den centrale kontraktstyringsorganisation vil det være Kontraktstyringsenheden , som har

det løbende og daglige samarbejde med Leverandøren.

3.2

Kontraktstyringsenheden

I kontraktstyringsenheden ligger ansvaret for:

Den løbende kontraktstyring.

Håndtere kommunikation til de deltagende myndigheder

Løbende dialog med Leverandøren

Indkaldelse til møder i den centrale styringsorganisation

Håndtere eskalerede lokale problemstillinger

Der vil være mindst én fuldtidsansat i kontraktstyringsenheden.

Til at varetage de daglige relationer, udpeger Kunden og Leverandøren efter indgåelse af

Rammeaftalen begge en ansvarlig.

6/8

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

Samarbejdet mellem Kunden og Leverandøren har karakter af statusmøder og generel

løbende opfølgning på samarbejdet og leverancerne under Rammeaftalen.

I forbindelse med driftsstart skal mødefrekvensen i de tre første måneder være:

1. måned efter driftsstart: hver uge

2. måned efter driftsstart: hver 14. dag

3. måned efter driftsstart: 1 gang månedligt

4. måned efter driftsstart: 1 gang i kvartalet

Efter 4. måned skal Kunden og Leverandøren som minimum mødes én gang i kvartalet

7/8

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

ESKALATIONSPROCEDURE

Konflikter og uoverensstemmelser mellem Parterne om det leverede eller forståelse af

pligter og rettigheder under Rammeaftalen løses, medmindre andet er skriftligt aftalt ,

andre steder efter nedenstående konfliktløsningsprocedure:

4.1

Niveau 1

Uoverensstemmelser skal afklares dialogmæssigt og hurtigst muligt samt på lavest mulige

decentrale operationelle niveau i Kundens og Leverandørens organisation .

4.2

Niveau 2

Kan en uoverensstemmelse ikke afklares decentralt inden ti arbejdsdage, forelægges

konflikten til afklaring i den centrale styringsorganisation.

4.3

Niveau 3

Hvis konflikten - mod forventning - ikke lader sig løse internt i den centrale

styringsorganisation via en forhandlingsløsning mellem Parterne, søges konflikten løst

gennem ekstern mægling, jf. nærmere aftale mellem Parterne. I så fald udpeger Parterne

i enighed en dertil egnet mægler og udarbejder derudover kriterierne, rammerne og

tidsplanen for mæglingsvirksomheden. Retsvirkningerne af mæglingsresultatet - både i

tilfælde af enighed og uenighed - aftales indbyrdes mellem parterne forud for mæglingens

afholdelse. Udgiften til mægler afholdes af Parterne i fællesskab, med mindre mægleren

fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene Part. Begge Parter

kan indledningsvist afslå at indgå i ekstern mægling, hvorefter k onflikten eskaleres til

niveau 4.

4.4

Niveau 4

Såfremt der fortsat - efter endt mæglingsforsøg eller afslag af er indgå i mægling - består

en uoverensstemmelse mellem Parterne i forbindelse med nærværende kontrakt, er hver

af Parterne berettiget til at kræve uoverensstemme lsen afgjort ved de almindelige

domstole, med Københavns byret som værneting.

8/8