Retsudvalget 2018-19 (2. samling)
REU Alm.del Bilag 90
Offentligt
2074789_0001.png
RIGSPOLITIET
Bilag 6
Løsningsbeskrivelse
1/10
 REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren
2074789_0002.png
RIGSPOLITIET
Indholdsfortegnelse
1.
2.
3.
4.
INDLEDNING ................................................................................................................................... 3
DELKRITERIET ”TOLKENES KOMPETENCER” ............................................................................ 4
DELKRITERIET ”LEVERANCESIKKERHED
OG SERVICE”
.......................................................... 7
DELKRITERIET ”IMPLEMENTERING” ............................................................................................ 8
2/10
 REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren
2074789_0003.png
RIGSPOLITIET
1.
INDLEDNING
I dette bilag skal tilbudsgiver anføre sin løsningsbeskrivelse for opfyldelse af underkriteriet
"Kvalitet", som består af delkriterierne ”Tolkenes kompetencer”, ”Leverancesikkerhed og service”
og ”Implementering”.
Tilbudsgiver bør sikre, at de enkelte pejlemærker (de forhold, Kunden anfører vil blive tillagt
positiv vægt) er indeholdt i løsningsbeskrivelsen.
I sin besvarelse skal tilbudsgiver endvidere være særligt opmærksom på bilag 2, som indeholder
Kundens krav til de leverede ydelser samt det øvrige udbudsmateriale, herunder Rammeaftalen.
Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at tilbudsgiveren er bundet af sine afgivne oplysninger, og
at nærværende dokument vil udgøre en del af Rammeaftalen.
Underkriteriet ”Kvalitet”, som vægter 70 % er opdelt i 3 delkriterier:
Tolkenes kompetencer (nr. 1-4)
Leverancesikkerhed og service (nr. 4-5)
Implementering (nr. 6-7)
-
-
-
Alle 3 underdelkriterier vægter lige.
For hvert delkriterium er der fastsat pejlemærker, som angiver hvilke forhold, ordregiver vil
tillægge positiv vægt. Hvert punkt vægter lige. Hvis ordregiver eksempelvis vurderer, at
tilbudsgiver får 5 point for den tilbudte løsning i forhold til punkt nr. 1 under ”Tolkenes
kompetencer”,
så vægter disse 5 point 25 % af den samlede karakter for delkriteriet ”Tolkenes
kompetencer”,
idet der i alt er 4 pejlemærker anført under ”Tolkenes
kompetencer”.
Den samlede
karakter for delkriteriet ”Tolkenes
kompetencer”,
vægter 1/3 af den samlede karakter for
underkriteriet ”Kvalitet”. For en nærmere beskrivelse af evalueringsmodellen for ”Kvalitet”
henvises til udbudsbetingelserne.
3/10
 REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren
2074789_0004.png
RIGSPOLITIET
2.
DELKRITERIET ”TOLKENES KOMPETENCER”
Tolkenes kompetencer
Tilbudsgivers Løsningsbeskrivelse
1
Ansættelse af tolke
Tilbudsgiver
skal
i
løsningsbeskrivelsen
beskrive,
hvorledes tilbudsgiver vil sikre, at
Kundens krav til de ansatte tolke
overholdes.
Alle tolke på rammeaftalen gennemfører
EasyTranslates ansættelsesproces. Processen
omfatter fire faser, der er uddybet i:
Bilag 6.1 - Ansættelsesforløb
Processen omfatter kontrol af kvalifikationer, skriftlige
og mundtlige tests og sikkerhedsgodkendelse.
Ordregiver lægger i sin vurdering
positiv vægt på, at tilbudsgivers
beskrivelse af ansættelsesprocessen
sandsynliggør overfor ordregiver, at
tilbudsgiver besidder metoder og
værktøjer der sikrer overholdelse af
Kundens krav til ansættelse i bilag 10.
Vi vedlægger endvidere:
Bilag 6.1.1 - EasyTranslate - Guidelines til nye tolke
Bilag 6.1.2 - Tolkeetiktest
Bilag 6.1.3 - Tolkehåndbog
Bilag 6.1.4 - DiSC-test
Når tolken har gennemført ansættelsesforløbet og
sikkerhedsgodkendt af Rigspolitiet er tolken godkendt til
at tolke på rammeaftalen. Alle resultater dokumenteres
under Tolkens profil i EasyTranslate-platformen og er
tilgængelig for Rigspolitiet og de øvrige opdragsgivere i
realtid ved at logge på platformen og kan også
rekvireres i rapport på mail eller post fra EasyTranslate.
EasyTranslate-platformen viser desuden enkelt og
intuitivt, når en tolk har behov for den årlige
genopfriskning af tolkeetiktesten samt behov for efter-
og videreuddannelse. I platformen på tolkens CV
fremgår seneste tests og det vil ikke være muligt for en
tolk at få en opgave uden at have en godkendt
tolkeetiktest.
2
Videreudvikling og efteruddannelse
Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan
tilbudsgiver
vedligeholder,
videreudvikler
og
efteruddanner
tolkenes kompetencer, herunder med
angivelse af indhold og omfang af den
tilbudte
videreudvikling
og
efteruddannelse.
For at videreudvikle tolkenes kompetencer tilbyder vi
talentudvikling, efter- og videreuddannelse samt tilbud
om intern karriereudvikling.
Vores tilgang til efter- og videreuddannelse for tolkene
er nærmere beskrevet i:
Bilag 6.2 - Videreudvikling og efteruddannelse
Bilag 6.2.1 - Tolkeuddannelse - Erhvervsakademi
Aarhus og EasyTranslate
Bilag 6.2.2 - Kursusudbud – EasyTranslate
Ordregiver lægger i sin vurdering
positiv vægt på, at tilbudsgiver har en
4/10
 REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren
2074789_0005.png
RIGSPOLITIET
systematisk tilgang til videreudvikling
og efteruddannelse, og at de til
Rammeaftalen
tilknyttede
tolke
tilbydes relevant videreudvikling og
efteruddannelse af høj kvalitet, i en
form som i høj grad betrygger
ordregiver i, at flest muligt af de
tilknyttede tolke vedligeholder og
videreudvikler sine kvalifikationer.
I forbindelse med efter- og videreuddannelse vægter
EasyTranslate, at vores tolke uddannes i både
sprogkompetencer og tekniske fagområder, da det
sikrer en dybere indsigt i de fagområder, der tolkes
inden for. Opdragsgivere på rammeaftalen kan se
tolkenes sprogkompetencer og tekniske fagområder i
EasyTranslate-platformen.
Efteruddannelse tilbydes senest efter 3 måneders
ansættelse og baseret på vurdering af behov og
medarbejderens ønsker. Det omfatter typisk
opkvalificering gennem interne eller eksterne
uddannelser, kurser, træning eller sparring. Vi vil
desuden fra 2019 tilbyde tolkene et specialiseret og
akkrediteret kursus for tolke hos erhvervsakademierne.
For efteruddannelse på erhvervsakademierne lægger
EasyTranslate vægt på, at tolkene specialiseres til
rammeaftalen. EasyTranslates tolke tilbydes også
efteruddannelse i konkrete fagområder ud fra en
vurdering af behov og kvalifikationer.
Med henblik på at sikre at tolkene vedligeholder og
udvikler deres kompetencer, afholder EasyTranslate
kvartalsvise workshops, hvor tolkene deltager i
forskellige grupper med henblik på at dele erfaringer
med hinanden og opnå skærpede kompetencer. Disse
workshops bliver arrangeret af vores Tolkechefer og
vores særligt udvalgte team af faste tolke. På disse
workshops gennemgår EasyTranslate desuden nye
relevante samfundsforhold, data, pjecer og
lovbekendtgørelse med henblik på at sikre at tolkene er
opdaterede på nye metoder og regler på området. Der
inviteres endvidere eksterne undervisere på udvalgte
workshops, der fortæller om aktuelle temaer inden for
eksempelvis arbejdsmiljø.
3
Skriftlige oversættelser
Tilbudsgiver skal beskrive, hvorledes
tilbudsgiver vil sikre, at skriftlige
oversættelser
altid
er
korrekt
oversatte.
For at sikre, at Rigspolitiet og de øvrige myndigheder
hurtigt og enkelt kan rekvirere og modtage
oversættelser,
. Selve
rekvisitionen foretages
EasyTranslate løser sprogprojekter
for virksomheder og offentlige
myndigheder. Blandt EasyTranslates
Ordregiver lægger i sin vurdering
positiv vægt på, at tilbudsgivers
metoder
og
værktøjer
til
kvalitetssikring
af
skriftlige
oversættelser er egnet til at sikre, at
alle oversættelser er korrekt oversat.
5/10
 REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren
2074789_0006.png
RIGSPOLITIET
ü
Terminologibase vedligeholdes af os og
understøtter korrekt oversættelse
ü
Kvalitetssikringsprocedurer
ü
Forsyningssikkerhed og faste procedurer ved
højbelastning
Vores tilgang og håndtering er nærmere beskrevet i:
Bilag 6.3 - Skriftlige oversættelser
Bilag 6.3.1 Eksempel på termliste for
køreprøvetolkninger
EasyTranslate-platformen er endvidere GDPR-
godkendt og overholder alle myndighedskrav til it- og
persondatasikkerhed. EasyTranslates platform er
krypteret og lever op til alle lovkrav og regulativer.
. Det vil således
være
som har
4
Supervision
Tilbudsgiver skal beskrive, hvorledes
tilbudsgiver vil supervisere tolkene.
Ordregiver lægger i sin vurdering
positiv vægt på, at tilbudsgivers
løsning sikrer, at tolkene får tilbud om
en
professionel
supervision
i
forbindelse med svære tolkninger (fx
tolkning i sager hvor der er begået
overgreb mod børn) og at tilbudsgiver
har en proaktiv tilgang til, at tolke der
har behovet, får tilbudt supervision.
EasyTranslate tilbyder tolkene supervision under
onboarding af nye tolke på rammeaftalen samt i
forbindelse med svære tolkninger. Behovet er
individuelt fra tolk til tolk, og det er ikke altid, at tolkene
selv tager stilling til om behovet er der inden en
tolkning. Derfor tilbyder vi det sådan, at både tolken,
Tolkechefen og rekvirenten af tolkningen kan bestille
supervisionen.
I bilag 6.4: Supervision beskrives vores tilgang til
supervision, mentorordning samt
sikkerhedsforanstaltninger og debriefing-principper.
Herudover vedlægger vi Bilag 6.4.1: Kompetenceprofil
for superviser. Kompetenceprofilen viser de
kompetencekrav og kvalifikationer som supervisere har
i EasyTranslate.
I Bilag 6.4.2 - Kompetenceprofil for Tolkechef fremgår
kompetencekrav og kvalifikationer for Tolkecheferne.
Tolkechefen er tolkens direkte kontaktperson i
EasyTranslate og er trænet i at screene arbejdsmiljø og
sikkerhed i tolkeopgaver samt vurdere tolkens behov
for debriefing efterfølgende. I vurderingen benyttes
også input fra opdragsgiver/rekvirenten, og i
tvivlstilfælde kontaktes rekvirenten for en uddybning af
tolkningen, så det sikres, at tolken får den rette
6/10
 REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren
2074789_0007.png
RIGSPOLITIET
supervision og støtte.
3.
DELKRITERIET ”LEVERANCESIKKERHED
OG SERVICE”
Tilbudsgivers Løsningsbeskrivelse
Leverancesikkerhed og service
5
Forsyningssikkerhed
Tilbudsgiver
skal
beskrive
tilbudsgivers
beredskab
for
og
håndtering af tolkenes planlagte og
uplanlagte fravær, ved eksempelvis
ferie og sygdom.
EasyTranslate sikrer, at der er et tilstrækkeligt
kapacitet og beredskab til at håndtere såvel
fravær hos tolkene som periodevise udsving i
efterspørgslen fra myndighederne. Vores tilgang
omfatter:
ü
Dedikerede Tolkechefer til rammeaftalen,
der
kender
myndighederne
og
efterspørgslen
ü
En velafprøvet tilgang til arbejdsmiljø og
fastholdelse i virksomheden for minimering
af arbejdsrelateret sygdom og fravær
ü
Faste procedurer for håndtering af fravær
og backup både i ledelsen/Contract
Manager og hos tolkene
Myndighederne på rammeaftalen vil derfor opleve,
at der altid er en tilgængelig kontaktperson med
indsigt i den enkelte opdragsgivers behov og
uddannede tolke med kendskab til aftalen og de
særlige forhold, der gør sig gældende ude på
lokationerne.
Ordregiver lægger positiv vægt på, at
tilbudsgiver tilbyder et beredskab, der
giver mulighed for løbende at dække
Kundens behov.
Tilbudsgiver
skal
i
løsningsbeskrivelsen beskrive hvordan
tilbudsgiver
tilrettelægger
og
koordinerer bestillinger på en sådan
måde, at Kunden i videst muligt
omfang får den mest egnede tolk til
den konkrete opgave.
Ordregiver lægger positiv vægt på, at
tilbudsgivers
udvælgelsessystem
sikrer, at der udvælges en tolk på
baggrund af parametre som faglighed
og erfaring fra tidligere lignende
opgaver i den pågældende myndighed
men også med tolkens transporttid in
mente,
således
at
Kundens
omkostninger til transport kan holdes
så lave som muligt.
. Den enkelte medarbejder hos en
af myndighederne kan
Har medarbejderen
. Systemet omfatter
en
. I Systemet indarbejdes
Vores tilgang
til transport er baseret på, at sikre myndighederne
7/10
 REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren
2074789_0008.png
RIGSPOLITIET
så effektiv en økonomi som muligt, og også
hensynet til tolkenes hverdag, da det er vores
erfaring, at vi opnår en højere tilfredshed blandt
tolkene med lave transportafstande og -tider.
Vores tilgang til planlagt og uplanlagt fravær samt
håndtering af bestillinger er beskrevet i:
Bilag 6.5 - Forsyningssikkerhed
Bilag 6.5.1 - Guidelines for bestilling af tolke
Bilag
6.5.2
-
Guidelines
for
EasyTranslate-app til videotolkning
brug
af
Bilag 6.5.3 - Ruteplanlægning i EasyTranslate
Bilag 6.5.4 - Live Dashboard - Rapportering til
myndigheder i realtid
6
Forebyggelse
klager
og
behandling
af
Tilbudsgiver skal videre beskrive,
hvorledes
klager
fra
Kunden
i
forbindelse
med
udførelsen
af
rammeaftalen vil blive håndteret.
EasyTranslate benytter en platform baseret på fuld
gennemsigtighed omkring klager og håndteringen
heraf. For Rigspolitiet betyder det, at vi giver
Kontraktstyringsenheden og de decentrale
nøglepersoner i de fem myndigheder adgang til alle
klagedata i realtid, således at data kan tilgås til hver en
tid i vores platform.
Herudover fremsender vi den kvartalsvise rapport i
henhold til Bilag 4: Krav til statistik og fakturering, der
også omfatter klagehåndtering. Da alle data registreres
i vores platform, kan vi til hver en tid på opfordring fra
Rigspolitiet straks sende et øjebliksbillede eller en
periodeopgørelse over alle de ønskede data.
Vores tilgang til klagehåndtering og proces for
reducering af klager er beskrevet i:
Bilag 6.6 - Forebyggelse og behandling af klager
Herudover vedlægger vi et udkast til rapportering på
statusmøder, hvor vi foruden rapporteringen har fokus
på forbedring og udvikling af samarbejdet:
Bilag 6.6.1 - Rapportering på statusmøde
Ordregiver lægger positiv vægt på, at
tilbudsgiver tilbyder et system, der
sikrer, at klager tages til efterretning
og behandles på en måde, der er
egnet til at reducere antallet af
lignende klager i fremtiden.
4.
DELKRITERIET ”IMPLEMENTERING”
Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse
Implementering
8/10
 REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren
2074789_0009.png
RIGSPOLITIET
7
Tids- og aktivitetsplan
Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan
tilbudsgiver vil sikre, at de i bilag 16
anførte milepæle bliver overholdt,
herunder med angivelse af de
aktiviteter, tilbudsgiver vil iværksætte i
implementeringsperioden.
Beskrivelsen
skal
indeholde
aktivitetsbeskrivelse af hver aktivitet
med
beskrivelse
af
indhold,
forudsætninger, ansvarlig person og
output med angivelse af kriterium for
succesfuld afslutning af aktiviteten.
EasyTranslate har dyb erfaring med opstarter af
større rammeaftaler med flere myndigheder. En
god opstart er højeste prioritet for os, og derfor
forankrer vi implementeringen på højeste niveau i
. Herudover har
vi en erfaren fast Contract Manager, Kasper
Bengtsson-Jensen som 100% ressource fra
kontraktindgåelse og i hele kontraktperioden med
henblik på at sikre kontinuitet. Herudover
tilknyttes Quality Manager Karen Moesgaard
ligeledes som 100% ressource.
Vores tids- og aktivitetsplan afspejler vores
erfaringer fra tilsvarende opstarter af større
rammeaftaler med flere myndigheder og mange
geografisk
og
omfangsmæssige
forskellige
lokationer og behov. Vi har en effektiv
opstartsfase,
da
vores
platform
er
en
eksisterende løsning, og vi har derfor valgt at
starte testperioder op i ”3 bølger” for at skabe en
tryg og veletableret overgang den 1. marts 2019.
Tids-
og
aktivitetsplanen
for
opstart
og
implementering er beskrevet i bilaget:
Bilag 6.7 - Tids- og aktivitetsplan
Tilbudsgiver skal ligeledes oplyse
deadlines for, hvornår eventuelle
oplysninger fra Kunden skal foreligge
(fx lister med nødvendige stamdata,
oplysninger
omkring
roller
og
rettigheder, samt autorisation af
brugere) således, at tilbudsgiver kan
overholde
kravene
i
implementeringsperioden.
Ordregiver lægger positiv vægt på, at
planen er realistisk, robust, og at de
anførte aktiviteter, er væsentlige for
forberedelsen, samt om aktiviteterne
underbygger en problemfri driftsstart.
I tids- og aktivitetsplanen indgår desuden
aktiviteter og mødestruktur for samarbejdet, når
implementeringen er udført og godkendt, og
kontrakten er i ordinær drift.
Der er vores erfaring fra tilsvarende
rammeaftaler, at planlægnings- og opstartsfasen
kræver forankring på øverste ledelsesniveau og
tæt kontakt mellem opdragsgivere og leverandør.
Det er desuden en fordel, at der tilknyttes
personer med erfaring fra lignende opstarter med
flere brugere på centrale nøglepositioner, da en
succesfuld overgang er vigtig for at opretholde
produktivitet og levering i overgangsfasen.
EasyTranslate tilknytter et team med dybe
erfaringer fra opstarter, der ledes af
. I teamet
indgår desuden vores erfarne støttefunktioner.
Vores organisation for implementeringen samt for
kontrakt- og samarbejdsorganisationen under
ordinær drift er vedlagt i:
8
Organisation for implementering
Tilbudsgiver
skal
beskrive
den
organisation,
der
skal
forestå
forberedelsen
af
driftsstart
i
implementeringsperioden, herunder på
personniveau oplyse om den centrale
ledelse, samt centrale kompetencer i
styringsorganisationen.
Ordregiver lægger positiv vægt på, at
forberedelsesorganisationen har de
fornødne ressourcer og kompetencer
til at kunne gennemføre en problemfri
implementeringsperiode og driftsstart.
9/10
 REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren
2074789_0010.png
RIGSPOLITIET
Bilag 6.8 - Organisation for implementering
Vi vedlægger desuden CV’er til besvarelsen:
Bilag
Bilag
Bilag
10/10