REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

Retsudvalget 2018-19 (2. samling)
REU Alm.del Bilag 90
Offentligt

RIGSPOLITIET

Bilag 4

Krav til statistik og fakturering

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

Indholdsfortegnelse

STATISTIK ........................................................................................................................................3

1.1

1.2

2.1

2.2

Kvartalsvise opgørelser .......................................................................................................3

1.1.1

Særligt vedrørende klager ...................................................................................3

Statistik fremsendt på Kundens opfordring .........................................................................4

Fakturaens indhold ..............................................................................................................6

Krav til politiets fakturaer .....................................................................................................6

FAKTURAKRAV ...............................................................................................................................5

2/6

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

STATISTIK

Leverandøren skal fremsende opgørelser samt statistikker over Kundens forbrug .

Alle statistikker skal leveres som Excel-filer eller et andet filformat, der er godkendt af

Kunden. Derudover skal statistikker være åbne for bearbejdning, så Kunden kan filtrere

data i forskellige kategorier

–

herunder men ikke begrænset til ydelser, myndigheder og

årstal.

1.1

Kvartalsvise opgørelser

Leverandøren skal fremsende opgørelser for hver t kvartal senest den 10 i den

efterfølgende måned. Opgørelserne skal som minimum indeholde følgende oplysninger:

Ydelse

Myndighed

Adresse

Starttidspunkt (tolkning)

Sluttidspunkt (tolkning)

Samlet tidsforbrug (tolkning)

Befordringsudgifter (kilometerpenge)

Sprog

Tolkekategori (1, 2 eller 3)

Dispensationer (antal tolke, hvor der er dispenseret for en ansættelsestest)

Klager

Bod

Pris pr. rekvirering

Omsætning

Leveringsgrad (antal leverede tolkninger/antal rekvirerede tolkninger*100)

Samlet

1.1.1

Særligt vedrørende klager

For hver klage, der indgives under Rammeaftalen, skal følgende oplysninger registreres

af Leverandøren og medtages i den kvartalsvise afrapportering til Kunden:

Kunde (institution, kontaktperson og direkte telefonnummer)

Ordrenr./j.nr./udlændingenr.

Dato og tidspunkt for Leverandørens bekræftelse af bestilling

Dato og tidspunkt for aftalt tolkning

3/6

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

Tolkemetode (fremmøde, video, telefon, oversættelse)

Klagetemaer:

1. Tolk ikke mødt op

2. Tolk mødt for sent

3. Tolkning levede ikke op til forventningerne inkl. nærmere uddybning

af årsagerne hertil

4. Tolkens adfærd levede ikke op til forventningerne inkl. nærmere

uddybning af årsagerne hertil

5. Forkert sprog

6. Ikke den bestilte navngivne tolk

7. Ikke det bestilte køn

8. Service i forbindelse med bestilling levede ikke op til forventninge r-

ne, med nærmere uddybning af årsagerne hertil

9. Fejl i fakturering

10. Andet inkl. nærmere uddybning

11. Bestillinger hævet som følge af tolkens forsinkelse

Leverandørens svar på klage (Dato, navn, svar)

Såfremt der samlet set er klaget fra en eller flere af Kundens institutioner over samme

tolk mere end 5 gange indenfor 12 måneder, skal dette fremgå af den kvartalsvise

rapportering. Tolken skal herefter stilles ”i karantæne”, og må sålede

s ikke benyttes til

levering af tolkeydelser efter Rammeaftalen. Leverandøren er forpligtet til at sikre denne

proces.

1.2

Statistik fremsendt på Kundens opfordring

Leverandøren er herudover forpligtet til på Kundens opfordring at fremsende en oversigt

over antal klager, arten heraf, udledte mønstre og tendenser samt Leverandørens

afhjælpnings-

og forebyggende

tiltag.

Leverandøren skal

på

Kundens

opfordring

fremsende statistik, som viser det aktuelle forbrug, såfremt der hos Kunden opstår et

særligt behov hos Kunden for dette øjebliksbillede.

Endvidere skal Leverandøren på Kundens opfordring fremsende følgende oplysninger:

Leveringsgrad (antal leverede tolkninger/antal rekvirerede tolkninger*100)

Pr. sprog

Pr. ydelse

4/6

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

Oversigt over antal tolkninger samlet pr. sprog og fordelt på kategori 1, 2 og 3

pr. lokalitet/afdeling/sektion inkl. totalsummen af antal tolkninger og antal

timer og omsætning pr. sprog.

Antal gennemførte tolkninger, som endnu ikke er faktureret

Antal bekræftede bestillinger i henhold til Rammeaftalen fordelt på sprog

Antal bekræftede bestillinger i henhold til Rammeaftalen fordelt på akutte og

ikke-akutte tolkninger

Antal bestillinger, som ikke kunne leveres

FAKTURAKRAV

Leverandøren skal i henhold til Lov om Offentlige Betalinger mv. ( Lovbekendtgørelse nr.

798 af 28/6 2007) med senere ændringer foretage fakturering elektronisk.

I henhold til Bekendtgørelse nr. 206 af 11/3 2011 (om elektronisk afregning med offentlige

myndigheder) og Bekendtgørelse nr. 354 af 26/3 2010 (om information i og transport af

OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder )

skal den elektroniske faktura følge standarderne/retningslinjerne i NemHandel, hvilket

indebærer følgende:

1) Fakturaerne skal udarbejdes i det fælles offentlige format, OIOUBL.

2) Fremsendelse af fakturaer skal ske via den fælles offentlige transportstandard

OIORASP. Fremsendelse af fakturaer via OIORASP skal ske på en af følgende

måder:

Via Leverandørens eget økonomi- og fakturasystem,

Via

NemHandel

Fakturablanket

(til

gratis

afbenyttelse

på

https://www.virk.dk/myndigheder/stat/ITST/NemHandel_Fakturablanket ),

Via

NemHandel

mailklienten

(til

gratis

afbenyttelse

på

http://www.ibizcenter.dk/),

Via øvrige fakturaportaler, eller

Via Læs-ind

Kreditnotaer skal ligeledes følge de ovenfor beskrevne standarder/retningslin jer i

NemHandel.

5/6

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

Leverandøren skal selv afholde alle omkostningerne ved ele ktronisk fakturering og kan

derfor ikke opkræve gebyr for fremsendelse af elektronisk faktura.

Leverandøren skal sikre, at fremsendte fakturaer opfylder den til enhver tid gældende

lovgivning

–

samt Kundens krav

–

med hensyn til indhold, udformning og ele ktronisk

format.

Leverandøren skal fremsende faktura for gennemført tolkning inden 14 hverdage til

Kunden.

2.1

Fakturaens indhold

Den elektroniske faktura skal indeholde følgende oplysninger:

Fakturadato

Fakturanummer

Betalingsdato

Leverandørens navn, adresse og CVR-nummer

Ordrenr.

Kundens EAN-nummer

Nettobeløb (enhedspris multipliceret med forbrugte timer)

Momsbeløb

Totalbeløb inkl. moms

Myndighed

Transporttid

Kilometerpenge

Udgifter til offentlig transport

2.2

Krav til politiets fakturaer

Hvis det ved bestillingen har fremgået, at der var tale om tolkning i en asylsag skal det

fremgå af fakturaen, Der skal desuden være mulighed for yderligere afgrænsning i forhold

til den efterfølgende kontering af regningen:

Ledsaget

Uledsaget

6/6