REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

Retsudvalget 2018-19 (2. samling)
REU Alm.del Bilag 90
Offentligt

RIGSPOLITIET

Bilag 2

Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse

1/20

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

Indholdsfortegnelse

INDLEDNING ....................................................................................................................................4

YDELSENS INDHOLD OG OMFANG ..............................................................................................4

OVERORDNEDE KRAV TIL ALLE YDELSER .................................................................................4

3.1

Generelle krav .....................................................................................................................4

3.1.1

3.1.2

3.1.3

3.1.4

3.1.5

3.1.6

3.1.7

3.1.8

3.1.9

3.2

3.2.1

3.2.2

3.2.3

3.2.4

3.2.5

3.2.6

3.2.7

3.2.8

3.2.9

3.2.10

3.2.11

3.2.12

4.1

Krav til udarbejdelse af tolkehåndbog .................................................................5

Krav til ansættelsestest .......................................................................................5

Krav til sikkerhedsgodkendelse...........................................................................5

Krav til rating-system ...........................................................................................5

Krav til supervision og mentorordning .................................................................6

Krav til efteruddannelse af tolke ..........................................................................6

Krav vedr. bestillingsforhold ................................................................................6

Tolken er forsinket ...............................................................................................6

Krav til indhold af ordrebekræftelse ....................................................................7

Generelle krav til tolke .........................................................................................7

Krav til tolkning i retten ........................................................................................8

Krav til tolke ifm. adgang til institutioner under Kriminalforsorgen ......................8

Krav til tolkenes påklædning ...............................................................................9

Krav til tolkens brug af mobiltelefon under tolkningen.........................................9

Krav til udførelsen af tolkeopgaven .....................................................................9

Krav til tolkenes uddannelse ...............................................................................9

Dispensation .....................................................................................................11

Krav til ansættelsestest .....................................................................................11

Krav om godkendelse af udenlandsk uddannelse ............................................11

Myndighedskrav ................................................................................................11

Krav til tolke på overgangsordning ....................................................................11

Krav til de udførende tolke ..................................................................................................7

RAMMEAFTALENSPECIFIKKE YDELSESBESKRIVELSER ........................................................12

Ydelse 1 - Fremmødetolkning ...........................................................................................12

4.1.1

4.1.2

4.2

4.3

Ydelsens indhold og omfang .............................................................................12

Aflønning af akuttolkning ...................................................................................12

4.1.3 Dobbelttakst ...........................................................................................................12

Ydelse 2

–

Heldagstolkning ...............................................................................................13

4.2.1

4.3.1

4.3.2

4.3.3

4.3.4

Ydelsens indhold og omfang .............................................................................13

Dobbelttakst ......................................................................................................13

Kvaliteten af soft- og hardware .........................................................................13

Udgifter til udstyr ...............................................................................................14

Ydelse 3 - Videotolkning....................................................................................................13

2/20

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

4.3.5

4.3.6

4.3.7

4.3.8

4.4

4.4.1

4.4.2

4.4.3

4.4.4

4.4.5

4.5

4.6

4.7

4.5.1

4.6.1

4.7.1

4.7.2

4.7.3

4.7.4

4.7.5

4.7.6

4.8

Bemyndigelser og autorisationer ifm. kommunikationsmidler til brug for

videoretsmøder. ................................................................................................14

Kryptering af soft- og hardware .........................................................................14

Tilsyn .................................................................................................................14

Lokalitet og tidspunkt for tolkning ......................................................................15

Ydelsens indhold og omfang .............................................................................15

Dobbelttakst ......................................................................................................15

Kvaliteten af soft- og hardware .........................................................................15

Udgifter til udstyr ...............................................................................................16

Lokalitet og tidspunkt for tolkning ......................................................................16

Ydelsens indhold og omfang .............................................................................16

Ydelsens indhold og omfang .............................................................................17

Frister ................................................................................................................17

Frist for oversættelse af længere dokumenter ..................................................18

Opgørelse af antal linjer ....................................................................................18

Fremsendelse af dokumenter til oversættelse ..................................................18

Arbejdsgange i forbindelse med legalisering af dokumenter til udlandet

(Translatørpåtegninger) ....................................................................................18

Ydelse 4 - Telefontolkning .................................................................................................15

Ydelse 5 - Køreprøve ........................................................................................................16

Ydelse 6 - Teoriprøve i forbindelse med erhvervelse af kørekort......................................16

Ydelse 7 - Skriftlige oversættelser.....................................................................................17

Tolk skal ledsage myndigheden på en tolkeopgave..........................................................19

4.8.1

4.8.2

4.8.3

4.8.4

Aflønning af tolk på tjenesterejser efter time- og dagpengesatser ....................19

Dobbelttakst ......................................................................................................19

Aflønning af transporttid ....................................................................................19

Udgifter til transport og indkvartering ................................................................20

ORDREBEKRÆFTELSE ................................................................................................................20

5.1

Responstider for ordrebekræftelse ....................................................................................20

3/20

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

INDLEDNING

Dette bilag 2 (Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse) beskriver de generelle og

specifikke krav til de ydelser, der er omfattet af Rammeaftalen.

YDELSENS INDHOLD OG OMFANG

Nærværende udbud omfatter levering af tolkeydelser. Opgaven består i at tilbyde

tolkebistand både mundtlig og skriftlig ved blandt andet politiafhøringer, asylsamtaler,

retssager og fængselssamtaler m.v., jf. bilag 7. Tolkeydelserne omfatter alle sprog.

Tolkningerne vil som hovedregel foregå på Kundens lokaliteter, jf. bilag 5.

Følgende ydelser er omfattet af udbuddet:

Fremmødetolkning (ydelse 1)

Heldagstolkning (ydelse 2)

Videotolkning (ydelse 3)

Telefontolkning (ydelse 4)

Tolkning ifm. køreprøver (ydelse 5)

Tolkning ifm. teoriprøver (ydelse 6)

Skriftlige oversættelser (ydelse 7)

Ydelserne skal opfylde kravene i Rammeaftalen med bilag og underbilag, herunder de

krav der fremgår af nærværende bilag .

3.1

OVERORDNEDE KRAV TIL ALLE YDELSER

Generelle krav

Leverandøren skal levere alle ydelser omfattet af Rammeaftalen og Leverandøren skal

råde over de nødvendige ressourcer, herunder bookingportalen, jf. bilag 15, som er

nødvendige for at opfylde Rammeaftalen.

Leverandøren skal levere fremmøde-, video- og telefontolkning på alle årets dage og

tidspunkter

til

alle

institutioner

under

Justitsministeriet

Udlændinge-

Integrationsministeriet. Leverandøren skal således kunne stille tolke til rådighed i alle

døgnets timer alle årets dage.

Der vil i begrænset omfang være behov for tolkning i aftentimer, på helligdage og i

weekender. Henvendelse via telefon besvares i tidsrummet 8:00 til 16:00. Efter kl. 16.00

4/20

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

skal der stilles et fast akut telefon nummer til rådighed, så Kunden kan komme i kontakt

med Leverandøren døgnet rundt.

3.1.1

Krav til udarbejdelse af tolkehåndbog

Leverandøren skal udarbejde en tolkehåndbog, som blandt andet skal indeholde en

beskrivelse

branchen

udviklede

tolkeetiske

regler,

herunder

regler

tavshedspligt, tolkens neutralitet og habilitetsreglerne. Tolkehåndbogen skal endvidere

indeholde en præsentation af myndighederne, og hvad det vil sige at tolke for de

myndigheder, jf. bilag 7. Videre skal tolkehåndbogen indeholde regler om dresscode, jf.

pkt.3.2.4.

Kunden har krav på at få håndbogen til gennemsyn og godkendelse før udlevering til

tolkene.

3.1.2

Krav til ansættelsestest

Leverandøren skal udarbejde, vedligeholde og gennemføre de skriftlige og mundtlige

tests i overensstemmelse med kravene i bilag 10.

3.1.3

Krav til sikkerhedsgodkendelse

Leverandøren og tolkene skal være sikkerhedsgodkendte på det for ydelsen krævede

sikkerhedsniveau, jf. bilag 9. Bilaget redegør for de procedurer og krav, der stilles til

Leverandørens

dennes

underleverandører

samt

medarbejdern es

sikkerhedsgodkendelse.

3.1.4

Krav til rating-system

Leverandøren skal stille et elektronisk rating-system til rådighed for Kunden.

Formålet med registrering af disse oplysninger er at etablere et grundlag for videndeling

blandt tolkebrugerne og for at sik re den rette tolk til den rette opgave.

Det skal være muligt at differentiere i den enkelte rating mellem en række objektive

parametre, som bestemmes af Kunden, jf. bilag 15.

Kunden kan med passende varsel fremsætte ønske om ændring af ovenstående

parametre.

5/20

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

3.1.5

Krav til supervision og mentorordning

Leverandøren skal stille muligheden for supervision til rådighed for tolkene efter særligt

svære samtaler, eksempelvis tolkeopgaver for mindreårige, samtaler indenfor psykiatrien

i Kriminalforsorgen, retssager, politiafhøringer og asylsamtaler af voldsom karakter.

Leverandøren skal kunne oplyse - efter Kundens anmodning - om brugen og omfanget af

ordningen.

Leverandøren skal stille en mentor med relevant erfaring fra tolkning på politi-, rets- og

udlændingeområdet til rådighed for tolke, som er nye på tolkeområdet. Det samme gælder

for erfarne tolke, som ikke tidligere har tolket på politi-, rets og udlændingeområdet.

Leverandøren skal kunne oplyse - efter Kundens anmodning - om brugen og omfanget af

ordningen.

3.1.6

Krav til efteruddannelse af tolke

Leverandøren skal løbende efteruddanne tolkene både indenfor sprog og tolkeetik, jf.

kravene i bilag 10.

3.1.7

Krav vedr. bestillingsforhold

Leverandøren skal kunne modtage bestillinger i form af elektronisk onlinebestilling , via

telefon og pr. e-mail (i tilfælde af systemnedbrud). Akuttolkning skal dog som

udgangspunkt bestilles via telefon.

Kunden skal opleve, at systemnedbrud afhjælpes hurtigt, og at det er tydeligt hvordan

Kunden kan kontakte Leverandøren under nedbrud.

Leverandøren skal tilrettelægge og koordinere bestillinger på en sådan måde, at

ressourcerne udnyttes mest effektivt. Leverandøren skal således sammenholde allerede

afgivne bestillinger med en aktuel bestilling for derigennem at fremfinde den tolk, som er

bedst egnet, og som har kortest transport til tolkestedet, således at omkostninger ne kan

holdes så lave som muligt. Leverandøren skal således planlægge tolkeopgaverne, så der

anvendes mindst mulig køretid til tolkeopgaverne samt kørsel mellem to tolk eopgaver.

Leverandøren skal oplyse Kunden om muligheden for kortere rejsetid eller sa mordning af

mulige tolkeopgaver på samme lokalitet .

3.1.8

Tolken er forsinket

Kunden skal have adgang til tolken i den tid, der er bestilt. Hvis tolken f.eks. er bestilt til

én times tolkning, og kommer et kvarter for sent, er tolken forpligtet til at blive det kvarter

længere, så Kunden får den tid, der er bestilt. Dette gælder dog alene ved tolkens

forsinkelse på 15 minutter eller derunder. Såfremt tolken er forsinket mere end 15

6/20

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

minutter, har Kunden ret til at hæve ordren, jf. Rammeaftalens pkt. 15.3.2. Ønsker

Kunden fortsat at gennemføre tolkningen ved en forsinkelse fra tolkens side på mere end

15 minutter, skal tolken være fleksibel i videst muligt omfang, for at den bestilte tid ikke

reduceres.

Hvis tolken er forsinket skal Leverandøren (uden for almindelig kontortid: Tolken eller

Leverandørens døgnvagt) ringe til Kunden hurtigst muligt for at give besked om

forsinkelsen, og hvornår tolken forventes mødt.

3.1.9

Krav til indhold af ordrebekræftelse

Ved Kundens rekvirering af ydelser på rammeaftalen skal følgende angives i en

ordrebekræftelse:

Kundens referencenummer

Ordrenummer

Organisationskode

Dato/tidspunkt for bestilling

Kundens navn og telefonnummer

Tolkens navn og kategori (1-3)

Ydelse

Sprog

Dato for tolkning

Varighed af tolkning (som den fremgår af bestillingen)

Transporttid hvis der ydes kilometerpenge

Adresse på sted hvor tolkningen finder sted

Kundens EAN-/GLN-nummer

Ved telefon eller videotolkning skal der i bekræftelsen anføres tolkens

telefonnr. (ved telefontolkning) og tolkens video -adresse og telefonnr. (ved

videotolkning).

3.2

3.2.1

Krav til de udførende tolke

Generelle krav til tolke

Leverandøren skal sikre, at tolken har viden om, og er fortrolig med sin professionelle

rolle og funktion som tolk.

Tolken og Leverandørens personale skal optræde professionelt og overholde reglerne om

tavshedspligt og etik i relation til tolkebistand. Tolken skal altid optræde diskret, have en

7/20

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

god situationsfornemmelse og optræde neutralt i forhold til køn, politik, religion, race,

seksualitet og handicap.

Tolken skal stå til rådighed i det bestilte tidsrum, uanset om udlændingen er fremmødt

rettidigt. Ydelsen anses først for afsluttet, når Kunden har givet tilsagn herom. Tolken er

dog ikke forpligtet udover den bestilte tid ved forsinkelse fra Kundens side, herunder

udlændingens forsinkelse eller udeblivelse. I det bestilte tidsrum har Kunden ret til at

bruge tolken til at kontakte udlændingen, eksempelvis for at aftale en ny tid mv.

3.2.2

Krav til tolkning i retten

Retten sender en indkaldelse til retsmødet til Leverandøren. Af indkaldelsen fremgår,

hvem parterne i sagen er. Hvis tolken kender en af sagens parter, skal tolken give b esked

til bureauet, som herefter kontakter retten , hvorefter der skal sendes en anden tolk.

Endvidere fremgår det af indkaldelsen, at adgang til retten kan være betinget af, at man

lader det tøj, man har på, visitere og medbragte effekter undersøge. Det betyder, at der i

nogle retsbygninger er adgangskontrol, som alle m ed ærinde i retten skal igennem,

herunder advokater, journalister og tolke.

3.2.3

Krav til tolke ifm. adgang til institutioner under Kriminalforsorgen

Ved fremmøde skal tolken forevise billedlegitimation samt en erklæring vedrørende

formålet med besøget. Hvem, der har bestilt tolken, og hvad opgaven er, skal ligeledes

fremgå.

Ved besøg i lukkede institutioner vil der ske visitation af det tøj, som tolken er iført ved

fremmødet, og ved besøg i åbne institutioner kan der foretages visitation af tolkens

beklædning. Visitation af det tøj, som tolken er iført ved fremmødet, kan foretages ved

anvendelse af metaldetektor og ved, at tolken opfordres til at fremvise genstande, som

tolken har i lommer m.v.

Visitation kan endvidere foretages ved, at det ved klappen elle r beføling uden på tøjet

undersøges, om tolken har effekter gemt i tøjet, i lommerne eller på kro ppen under tøjet.

Desuden kan det visiterende personale beslutte, at yderligere unders øgelse vil være et

vilkår for adgang til institutionen, jf. ovennævnte regler herom. Visitationens intensitet og

omfang afhænger af de nævnte sikkerhedsklassifikationer, hvor der er særlige stra mme

standarder for adgangskontrol til institutioner i sikkerhedsklasse 1 og 2, og tolken må

påregne, at selve visitationen kan tage 5

–

10 minutter, og hvis der er en længere kø, vil

der naturligvis gå længere tid med adgangskontrollen.

8/20

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

Desuden fremgår det af reglerne, at mobiltelefoner og lignende kommunikationsudstyr

samt tilbehør m.v. hertil ikke må medbringes ved besøg. En overtræd else af reglerne om

kommunikationsudstyr vil være en overtrædelse af straffelovens § 124, stk. 4 og vil blive

anmeldt til politiet.

Endelig er det et vilkår for adgang til institutionerne, at tolken altid skal efterkomme

personalets anvisninger mv., og der må ikke fotograferes uden særlig till adelse.

3.2.4

Krav til tolkenes påklædning

Tolkens påklædning skal overholde nedenstående retningslinjer:

Ingen bare skuldre.

Ingen nedringede bluser.

Ingen nederdele eller bukser, der er kortere end til knæet.

Ingen

’støjende’ påklædning eller makeup

- dvs. påklædning og/eller makeup,

der på den ene eller anden måde skiller sig ud i en grad, så det fjerner

opmærksomhed fra en given situations faglige sigte.

3.2.5

Krav til tolkens brug af mobiltelefon under tolkningen

Tolkens mobiltelefon og anden elektronisk medie må ikke benyttes til formål, der er

opgaven

uvedkommende

forbindelse

med

tolkning.

Under

retssager

skal

mobiltelefonen være helt slukket, jf. endvidere pkt. 3.2.3 ovenfor.

3.2.6

Krav til udførelsen af tolkeopgaven

Tolken skal forholde sig neutralt og kun afklare forståelsesmæssige problemer uden

fortolkning, dvs. oversætte ordret mellem parterne uden at deltage aktivt i samtalen

udover selve tolkeopgaven. Det er tolkens ansvar, at alt, der siges, bliver nøjagtig tolket,

og at intet bevidst bliver udeladt. Tolken skal oversætte i 1. person. Tolken må ikke lave

sammendrag og resumeer, tilføjelser, eller komme med sine egne forklaringer og

fortolkninger.

3.2.7

Krav til tolkenes uddannelse

Tolke opdeles i tre kategorier. Indplacering beror på tolkens uddannelsesniveau.

Nedenfor fremgår de krav, som tolken skal opfylde for hver kategori.

9/20

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

Kategori

Krav til Tolkens kompetencer og uddannelse

Fremmedsprog:

Tolken skal have en kandidatgrad fra et universitet i

Danmark eller udlandet i det sprog, der skal tolkes i,

f.eks. translatør, konferencetolk eller tilsvarende.

Sprogofficerer som er uddannet i det sprog der

tolkes i, vil også være omfattet af kategori 1

Dansk:

Hvis tolken alene har en

udenlandsk

videregående

uddannelse i det sprog der tolkes i, skal tolken have

bestået mundtligt og skriftlig dansk gymnasialt A

niveau med et karaktergennemsnit på mindst 7.

Dokumentation

Leverandøren

gemme

skal

relevant

dokumentation herfor.

Fremmedsprog:

Det fremmedsprog, som tolken tolker i, skal være

tolkens modersmål. Ved modersmål forstås det eller

de sprog, der er blevet talt i tolkens hjem, skole

eller i det område, hvor tolken er opvokset.

Tolkens uddannelsesniveau på modersmålet, skal

svare til en dansk gymnasial uddannelse, hvor

afgangseksamen som minimum skal være bestået

med et karaktergennemsnit på 7

Dansk:

Tolken skal som minimum have gennemført en

dansk

gymnasial

uddannelse

med

Leverandøren

gemme

skal

relevant

dokumentation herfor.

karaktergennemsnit på mindst 7.

Fremmedsprog:

Det fremmedsprog som tolken tolker i, skal være

tolkens modersmål. Ved modersmål forstås det eller

de sprog der er blevet talt i tolkens hjem, skole eller

i det område, hvor tolken er opvokset.

Dansk:

Tolken skal som minimum have gennemført Dansk

Prøve 3, eller tilsvarende. Den mundtlige eksamen i

Dansk Prøve 3 skal være bestået med minimum

karakteren 7. Den skriftlige eksamen i Dansk Prøve

3 skal som minimum være bestået med karakteren

Leverandøren

gemme

skal

relevant

dokumentation herfor.

10/20

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

3.2.8

Dispensation

Kunden kan dispensere for ovenstående krav til kategori 3 -tolke, eksempelvis ved

omfattende immigrationsstrømme eller lignende.

Kunden kan dispensere for krav om sikkerhedsgodkendelse.

De konkrete betingelser for dispensation vil blive fastsat af Kunden i de konkrete

situationer.

3.2.9

Alle

Krav til ansættelsestest

tolke

skal

have

bestået

skriftlig

mundtlig

ansættelsestest

overensstemmelse med kravene i bilag 10, før tolken kan virke som tolk for Kunden.

3.2.10

Krav om godkendelse af udenlandsk uddannelse

Leverandøren skal i forbindelse med godkendelse af udenlandsk uddannelse sikre sig

dokumentation for, at tolkens uddannelse er vurderet af Styrelsen For Videregående

Uddannelser Og Uddannelsesstøtte, som er en

styrelse under Uddannelses- og

Forskningsministeriet, eller en tilsvarende dansk styrelse.

3.2.11

Myndighedskrav

Tolken skal være myndig.

3.2.12

Krav til tolke på overgangsordning

Tolke, der ved kontraktstart var optaget på Rigspol itiets tolkeoversigt i kategorierne:

a. "Tolke med en videregående uddannelse", skal i overgangsperioden honoreres som

kategori 1-tolk

b. "Statsprøvet Tolk", skal i overgangsperioden honoreres som kategori 2 -tolk

c. "Øvrige Tolke", skal i overgangsperioden honoreres som kategori 3 -tolk

og som ikke ved Rammeaftalens ikrafttræden

opfylder de i pkt. 3.2.7

krav , vil være

omfattet af en 1- årig overgangsordning. Disse tolke har 1 år fra kontraktstart til at

gennemføre

nødvendig

efteruddannelse,

opnå

sikkerhedsgodkendels e

bestå

ansættelsestest med henblik på at opfylde de under Rammeaftalen gældende krav for

tolke i kategori 1, 2 og 3.

For de af overgangsordningen omfattede tolke vil der i den 1-årige periode fra

kontraktstart blive dispenseret for følgende krav i Rammeaftalen:

11/20

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

4.1

4.1.1

Uddannelseskrav, jf. bilag 2, pkt.

Sikkerhedskrav, jf. bilag 9

Ansættelsestest, jf. bilag 10

RAMMEAFTALENSPECIFIKKE YDELSESBESKRIVELSER

Ydelse 1 - Fremmødetolkning

Ydelsens indhold og omfang

Fremmødetolkning består af tolkens fremmøde og udførelse af fremmedsprogstolkning på

den eller de adresse(r), som er angivet af Kunden.

Tolken skal ved fremmødet hos Kunden præsentere sig selv ved navn og

medbringe ordrebekræftelsen på den bestilte tolkeopgave

Tolken skal henvise til sagsnr. når han/hun skal tolke i retsmøder

Tolken skal acceptere at vente og stå til rådighed for andre tolkeopgaver

indenfor den tid, hvor tolken er bestilt

Tolken skal altid kunne påbegynde tolkningen på det aftalte tidspunkt, hvorfor

tolken skal sørge for at møde så det er muligt

Det skal være muligt for Kunden at bestille akut fremmøde tolkning

Ved akuttolkning forstås, at tolkningen skal finde sted så hurtigt som muligt og senest

inden for 1 time efter bestilling. Leverandøren skal inden for 30 minutter give besked om,

hvorvidt Leverandøren kan skaffe en egnet tolk, og hvornår denne kan være til stede.

4.1.2

Aflønning af akuttolkning

Såfremt Leverandøren kan stille med en tolk indenfor en time, vil første påbegyndte time

være til dobbelttakst. De efterfølgende tolketimer vil være til almindelig takst ift. k ategori

(1-3). Der kan kun efter Kundens accept tilbydes en video - eller telefontolkning, som

respons på en anmodning om akuttolkning.

Akuttolkning skal altid bestilles telefonisk.

4.1.3

Dobbelttakst

I forbindelse med tolkeopgaver i tidsrummet kl.19.00-07.00 aflønnes tolken med dobbelt

takst ift. kategori (1-3).

12/20

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

I forbindelse med tolkeopgaver i weekender og på helligdage aflønnes tolken med dobbelt

takst ift. kategori (1-3). Ved helligdage forstås også juleaftensdag, nytår sdag og

grundlovsdag.

4.2

4.2.1

Ydelse 2

–

Heldagstolkning

Ydelsens indhold og omfang

Heldagstolkning kan kun ske på hverdage i tidsrummet kl. 7:00 til 19:00.

En heldagstolkning består af 7 timers fremmødetolkning inklusive spisepause på 30

minutter. Der gælder de samme krav til tolken som ved fremmødetolkning, jf. pkt. 4.1.

4.3

4.3.1

Ydelse 3 - Videotolkning

Ydelsens indhold og omfang

Ved videotolkning forstås i nærværende udbud tolkning, hvor tolken er bestilt til at

foretage en videotolkning via særligt udstyr. Tolken skal befinde sig hos Leverandøren i

de til videotolkning indrettede faciliteter og skal sidde klar ved skærmen og modtage

opkald på det aftalte tidspunkt.

Følgende krav skal være opfyldt ved videotolkning:

4.3.2

Hurtigt og stabilt bredbånd,

Neutral baggrund,

Ingen forstyrrende elementer

–

ej heller i billedet,

Tolken skal bære synligt ID

–kort,

Der må ikke befinde sig andre personer end tolken i billedet og

Tolken skal kende udstyrets funktion og kunne betjene videoudstyret .

Dobbelttakst

I forbindelse med videotolkeopgaver i tidsrummet kl.19.00 -07.00 aflønnes tolken med

dobbelt takst ift. kategori (1-3).

I forbindelse med videotolkeopgaver i weekender og på helligdage aflønnes tolken med

dobbelt takst ift. kategori (1-3). Ved helligdage forstås også juleaftensdag, nytårsdag og

grundlovsdag.

4.3.3

Kvaliteten af soft- og hardware

Software og hardware skal være af en kvalitet, der kan sikre et driftsniveau, hvor

videokonferenceudstyret og det anvendte software og hardware er driftsstabil e.

13/20

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

Ved nedbrud i Leverandørens dagligt anvendte udstyr, skal der være mulighed for

opkobling til tilsvarende udstyr.

4.3.4

Udgifter til udstyr

Anskaffelse af nyt udstyr og vedligeholdelse påhviler Leverandøren.

4.3.5

Bemyndigelser

videoretsmøder.

autorisationer

ifm.

kommunikati onsmidler

til

brug

for

Bekendtgørelse nr. 1489 af 07/12/2015, der trådte i kraft den 1. januar 2016, giver

Domstolsstyrelsen mulighed for at bemyndige andre myndigheder samt autorisere fysiske

og juridiske personer til at stille kommunikationsmidler til rådighed til brug for

videoretsmøder.

Leverandøren skal opfylde kravene opstillet i BEK 1489 af 07/12/2015. Bekendtgørelsen

regulerer meddelelse og tilbagekaldelse af bemyndigelser og autorisationer til at stille

kommunikationsmidler til rådighed til brug for videoretsmøder m.v.

Før endelig godkendelse kan meddeles, skal Leverandøren gennemføre en test i

samarbejde med Domstolsstyrelsen for at sikre, at udstyr og lokaler lever op til kr avene.

Der

henvises

til

Domstolsstyrelsens

hjemmeside,

hvor

yderligere

information

ansøgningsskemaer kan tilgås, jf.

http://www.domstol.dk/SELVBETJENING/BLANKETTER/VIDEO3/Pages/default.aspx

I nedenstående formular er oplistet de krav (ansøgningsskema), som Leverandøren skal

opfylde i forbindelse med tolkning ved videoretsmøder:

http://www.domstol.dk/Selvbetjening/blanketter/Blanketter/Video3%20ans%C3%B8gningsformular

%20-%20Juridiske%20personer.pdf

4.3.6

Kryptering af soft- og hardware

Leverandøren skal sikre, at deres tekniske faciliteter understøtter en AES kryptering, og

at denne kryptering er implementeret og slået til.

4.3.7

Tilsyn

Kunden har til enhver tid mulighed for at udføre tilsyn på Leverandørens kontoradresse

for at sikre, at Leverandøren opfylder principperne i BEK. 1489 af 07/12/2015.

14/20

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

4.3.8

Indenfor

Lokalitet og tidspunkt for tolkning

almindelig

arbejdstid

(kl.07-19.00)

skal

videotolkning

foregå

fra

Leverandørens lokaler.

Udenfor almindelig arbejdstid (kl.19.00-07.00) må tolken ikke befinde sig i det offentlige

rum ved videotolkning, og det er et krav, at de fysiske rammer, hvorfra der tolkes, sikrer

at tavshedspligten overholdes, uanset om tolkningen foregår fra Leverandørens lokaler

eller fra tolkens eget hjem.

4.4

4.4.1

Ydelse 4 - Telefontolkning

Ydelsens indhold og omfang

Ved telefontolkning forstås i nærværende udbud tolkning, hvor tolken er bestilt til at

foretage telefonisk tolkning. Tolken skal kunne besvare et telefonopkald på det aftalte

tidspunkt og skal befinde sig et sted, hvor der kan tales uforstyrret og uden at nogen

overhører samtalen.

Følgende krav skal være opfyldt ved telefontolkning:

Der skal være hurtigt og stabil telefonforbindelse,

Der må ikke være forstyrrende elementer,

Der må ikke befinde sig andre personer end tolken i rummet hvorfra der tolkes

Tolken skal kende udstyrets funktion og kunne betjene telefonen

Dobbelttakst

4.4.2

I forbindelse med telefontolkeopgaver i tidsrummet kl.19.00 -07.00 aflønnes tolken med

dobbelt takst ift. kategori (1-3).

I forbindelse med telefontolkeopgaver i weekender og på helligdage aflønnes tolken med

dobbelt takst ift. kategori (1-3). Ved helligdage forstås også juleaftensdag, nytårsdag og

grundlovsdag.

4.4.3

Kvaliteten af soft- og hardware

Telefonen skal være af en kvalitet, der kan sikre et stabilt driftsniveau hele tiden.

Ved nedbrud i Leverandørens dagligt anvendte uds tyr, skal der være mulighed for, at

tolken straks får udleveret en ny telefon.

15/20

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

4.4.4

Udgifter til udstyr

Anskaffelse af nyt udstyr og vedligeholdelse er Kunden uvedkommende og Leverandøren

afholder selv alle udgifter hertil.

4.4.5

Lokalitet og tidspunkt for tolkning

Tolken må ikke befinde sig i det offentlige rum ved telefontolkning, og det er et krav, at de

fysiske rammer hvorfra der tolkes sikrer, at tavshedspligten overholdes.

4.5

4.5.1

Ydelse 5 - Køreprøve

Ydelsens indhold og omfang

Ved tolkning i forbindelse med en køreprøve forstås i nærværende udbud tolkning, hvor

tolken er bestilt til at tolke for en køreprøveelev i forbindelse med dennes praktiske

køreprøve ved erhvervelse af kørekort.

Ydelse 5 indeholder følgende opgaver:

Tolkning

ifm.

den

køreprøvesagkyndiges

kontrol

papirer/kontrolprøven/vejledning,

Tolkning ifm. gennemførelsen af den praktiske køreprøve (kørsel i bil), hvor

tolken sidder på bagsædet i bilen og

Tolkning

ifm.

den

efterfølgende

evaluering

prøven,

hvor

den

køreprøvesagkyndige evaluerer køreprøveeleven .

Det er et krav, at tolken har kendskab til de enkelte køretøjsdele, der indgår i

kontrolprøven

oversættelse

disses

benævnelser,

samt

vejtekniske

færdselslovsmæssige begreber.

Der vil i forbindelse med kontraktstart blive udl everet ordliste og eksempler på begreber

som det forventes, at tolken har kendskab til.

Det er et krav, at tolken ikke er kørelærer eller kørelæreraspirant.

4.6

4.6.1

Ydelse 6 - Teoriprøve i forbindelse med erhvervelse af kørekort

Ydelsens indhold og omfang

Ved tolkning i forbindelse med en teoriprøve forstås i nærværende udbud tolkning, hvor

tolken er bestilt til at tolke for en teoriprøveelev i forbindelse med dennes teoripr øve i

forbindelse med erhvervelse af kørekort.

Ydelse 6 indeholder følgende opgaver:

16/20

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

Tolken skal være tilstede, når eleverne kaldes ind

Tolke for eleven under teoriprøven

Afvente på stedet indtil prøveresultaterne udleveres og tolkning af resultat

Det er et krav, at tolken kan oversætte og er fortrolig med alle faglige termer, der er

anvendt i

”Undervisningsplan

for køreuddannelse

til kategori B”, jf.

https://www.politi.dk/NR/rdonlyres/EFBBB8E3 -1956-439C-8EEB-

B142EE7C61E4/0/Undervispl_katB_9_06.pdf

4.7

4.7.1

Ydelse 7 - Skriftlige oversættelser

Ydelsens indhold og omfang

Ved skriftlig oversættelse forstås i nærværende udbud oversættelser, hvor tolken er

bestilt

til

oversætte

skriftlige

dokumenter,

eksempelvis

anklageskrifter,

retsmødebegæringer, afgørelser om påtaleopgivelse, tiltalefrafald mv., afgørelser i

klagesager,

dokumenter

til

forbindelse

fra

med

Internationale

E uropæiske

retshjælpssager

Arrestordrer

udleveringssager

Danmark,

(EAW),

asylansøgningsskemaer, oversættelse af materiale, som er indgået i forbindelse med

aflytninger under efterforskninger, oversættelser af forkyndelser i udlandet og andre

breve fra myndigheder fra ind- og udland.

Dokumentet, dvs. oversættelsen, skal afleveres til Kunden i et læseligt format,

eksempelvis Word.

Tolkene skal være i stand til at oversætte skriftligt materiale af en vis kompleksitet,

eksempelvis som nævnt ovenfor og i øvrigt have erfaring med skriftligt arbejde.

Det er altid Kunden, der vurderer, hvilken kategori (1 -3) tolk, der skal oversætte det

pågældende dokument.

4.7.2

Frister

Leverandøren har 6 hverdage til oversættelse af dokumentet fra modtagelsen af

bestillingen.

4.7.2.1

Kortere frister

Kunden kan telefonisk anmode om hurtigere levering af ydelsen, eksempelvis ved

krisesituationer i forhold til politiets arbejde . Såfremt Kunden fremsætter ønske herom,

skal

Leverandøren

staks

ved

telefonisk

henvendelse

oplyse,

fristen

kan

imødekommes.

17/20

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

Såfremt Kundens ønske om hurtigere oversættelse ikke kan efterkommes, så er Kunden

berettiget til at rekvirere ydelsen hos anden leverandør.

Ved levering af ydelse 7 med forkortede frister, er Leverandøren berettiget til dobbelt

takst i henhold til tolkens kategori (1-3).

4.7.3

Frist for oversættelse af længere dokumenter

Leverandøren skal kontakte Kunden straks, hvis der skal anmodes om længere tid ved

særligt lange dokumenter, der skal oversættes.

4.7.4

Opgørelse af antal linjer

Opgørelse af antal linjer sker altid på baggrund af den danske tekst.

Det skal undtagelsesvis være muligt for tolken, som har fået oversættelsesopgaven at

kontakte Kunden i forhold til at få afklaret forståelsesmæssige forhold.

Kunden kan undervejs kontakte tolken med henblik på kvalitetssikring, ændringer i

tekstens ordlyd eller lignende.

Der ydes altid vederlag for minimum 25 linjer.

4.7.5

Fremsendelse af dokumenter til oversættelse

Det skal være muligt for Kunden på en sikker måde at fremsende dokumenter , der skal

oversættes til Leverandøren, fx via e-boks. Leverandøren skal sikre, at videresendelsen

til tolken sker via en sikker (krypteret) kanal. Det skal være muligt at fremsende

dokumenter, hvor tolken skal anvende originaldokumentet ifm. indsættelse af tekst til fx.

foto m.v.

4.7.6

Arbejdsgange

forbindelse

med

legalisering

dokumenter

til

udlandet

(Translatørpåtegninger)

Når et dansk dokument skal bruges i ud landet, skal det ofte legaliseres. En legalisering er

en bekræftelse af underskriften på dokumentet. Kun originaler eller dokumenter med

original underskrift eller digital signatur kan legaliseres.

Når et oversat dokument skal legaliseres, skal Leverandør en sørge for, at det oversatte

dokument bliver legaliseret. Processen er følgende:

18/20

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

4.8

Det oversatte dokument overbringes personligt til enten en notar ved

byretterne eller til Dansk Erhverv

Notaren ved byretten laver en påtegning på dokumentet, der bekræfter

identiteten på den person, som har udført og underskrevet oversættelsen.

Dokumenterne med notarpåtegningen sendes herefter til Kunden.

Tolk skal ledsage myndigheden på en tolkeopgave

Tolke, der bliver booket til opgaver i ind- eller udlandet, hvor tolken skal ledsage en

dansk myndighed som deres tolk. Der betales timesats fra påbegyndt ledsagelse til

ledsagelse er afsluttet.

4.8.1

Aflønning af tolk på tjenesterejser efter time- og dagpengesatser

Der aflønnes efter statens regler om time- og dagpengesatser i forbindelse med

tjenesterejser i ind- eller udlandet. Disse satser/regler træder først i kraft efter 24 timer,

hvilket regnes fra starttidspunkt for tolkeopgaven.

Statens regler for tjenesterejser er reguleret i

CIR nr 12212 af 30/06/2000 i

Retsinformation

(gældende). Der henvises yderligere til Moderniseringsstyrelsens

hjemmeside, hvor regulering af time- og dagpengesatser fremgår, jf.

http://hr.modst.dk/Service%20Menu/Love%20regler%20og%20aftaler/Circular/2000/20000

630%20-%20Tjenesterejseaftalen.aspx

Leverandøren skal afregne med tolken først, hvorefter Leverandøren kan viderefakturere

beløbet til Kunden.

4.8.2

Dobbelttakst

I forbindelse med tolkeopgaver i tidsrummet kl.19.00 -07.00 aflønnes tolken med dobbelt

takst ift. kategori (1-3).

I forbindelse med tolkeopgaver i weekender og på helligdage aflønnes tolken med dobbelt

takst ift. kategori (1-3). Ved helligdage forstås også juleaftensdag, nytårsdag og

grundlovsdag.

4.8.3

Aflønning af transporttid

Den tid tolken bruger på ledsagelse sammen med myndighedspersonerne, herunder

rejsetiden til destinationen, afregnes efter de almindelige timetakster , som tolken tilhører.

Der ydes ikke vederlag for transport (kilometerpenge), idet tolken følges med Kunden på

dennes regning, jf. også punkt 4.8.4.

19/20

REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren

RIGSPOLITIET

4.8.4

Udgifter til transport og indkvartering

Kunden bestiller og afholder udgifter til fly og indkvartering for Tolken, såfremt dette er

nødvendigt i forbindelse med tolkeopgaven.

ORDREBEKRÆFTELSE

Ved responstid forstås den tid der må gå mellem tidspunktet hvor Kunden har sendt en

bestilling til Leverandøren til Kunden har modtaget en ordrebekræftelse.

5.1

Responstider for ordrebekræftelse

Leverandøren skal indenfor nedenstående responstider skriftligt bekræfte, at den bestilte

ydelse (ydelse 1-7) kan leveres på det i bestillingen angivne tidspunkt. I akuttilfælde, hvor

bestilling som udgangspunkt foretages via telefon, skal der ligeledes fremsendes en

skriftlig bekræftelse.

Responstiden for fremsendelse af bekræftelse på, at ydelsen kan leveres, er følgende:

Ved bestilling af tolkning mere end en uge før levering skal Kunden senest

have bekræftelse 24 timer efter bestilling.

Ved bestilling af tolkning inden for en uge før levering skal Kunden senest

have bekræftelse 18 timer efter bestilling.

Ved bestilling af tolkning til efterfølgende dag skal Kunden have bekræftelse

på bestillingsdagen senest 2 timer efter bestilling.

Ved bestilling af akut tolkning, skal Kunden have en umiddelbar bekræftelse

på at Leverandøren kan levere ydelsen.

Hvis Kunden har bestilt en bestemt tolk, som ikke kan påtage sig opgaven, skal

Leverandøren give besked inden 4 timer fra modtagelsen af bestillingen (indenfor normal

arbejdstid) hvorefter ny tolk med samme kvalifikationsniveau skal tilbydes Kunden.

20/20