Retsudvalget 2018-19 (2. samling)
REU Alm.del Bilag 90
Offentligt
2074785_0001.png
RIGSPOLITIET
Bilag 16
Implementeringsfase
1/7
 REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren
2074785_0002.png
RIGSPOLITIET
Indholdsfortegnelse
1.
2.
INDLEDNING ....................................................................................................................................3
PLAN FOR IMPLEMENTERINGSFASEN ........................................................................................3
2.1
2.2
2.3
3.
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
4.
4.1
4.2
4.3
4.4
Periode, formål og Leverandørens ansvar ..........................................................................3
Planlægning af Implementeringsfasen ................................................................................3
Krav til Implementeringsfasen .............................................................................................3
Rekruttering og uddannelse af personale ...........................................................................4
Rapportering........................................................................................................................4
Sikkerhedsgodkendelse af tolke..........................................................................................5
Bookingportal ......................................................................................................................5
Kommunikationsplan ...........................................................................................................5
Leverandørens underretningspligt.......................................................................................5
Rapportering til Kunden.......................................................................................................6
Samarbejdsorganisation......................................................................................................6
Tilsyn og opfølgning ............................................................................................................7
SÆRLIGE KRAV TIL IMPLEMENTERINGSFASEN ........................................................................4
OPFØLGNING OG SAMARBEJDE I IMPLEMENTERINGSFASEN ................................................5
2/7
 REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren
2074785_0003.png
RIGSPOLITIET
1.
INDLEDNING
bilag
beskriver
krav
til
Leverandørens
forberedelse
til
drift
og
Nærværende
implementering af de aftalte leverancer i hele det aftalte område.
2.
2.1
PLAN FOR IMPLEMENTERINGSFASEN
Periode, formål og Leverandørens ansvar
strækker
sig
over
perioden
fra
tidspunktet
for
Implementeringsfasen
kontraktunderskrivelse til datoen for driftsstart.
Implementeringsfasen
idriftsættelse.
skal
anvendes
af
Leverandøren
til
at
forberede
sig
på
Det er centralt for Kunden, at Leverandørens overtagelse af tolkeydelserne sker på en
måde, således at brugerne oplever mindst mulig gene herved, samt at Kundens
kerneforretning kan fungere upåvirket heraf.
Leverandøren skal sikre, at alle nødvendige aktiviteter er gennemført forud for driftsstart,
så Leverandøren er bedst muligt rustet til at udøve opgaverne i det aftalte omfang fra
driftsstart.
2.2
Planlægning af Implementeringsfasen
Leverandøren skal i implementeringsfasen følge en tids- og aktivitetsplan.
2.3
Krav til Implementeringsfasen
Kravene til tids- og aktivitetsplan skal mindst omhandle og overholde milepælene for
følgende overordnede emner, jf. Milepælsplan for Implementering
1) Rekruttering og uddannelse af tolke,
2) Udformning af rapportering og faktura, jf. bilag 4
3) Proces for sikkerhedsgodkendelse af tolke, jf. bilag 9
4) Opsætning af bookingportal, jf. bilag 15
5) Kommunikationsplan i forbindelse med idriftsættelse
3/7
 REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren
2074785_0004.png
RIGSPOLITIET
Der kan ved rammeaftalens opstart ske mindre reguleringer/tilpasninger af planen.
3.
3.1
SÆRLIGE KRAV TIL IMPLEMENTERINGSFASEN
Rekruttering og uddannelse af personale
I Implementeringsfasen skal Leverandøren rekruttere og uddanne kvalificeret personale i
nødvendigt omfang til opfyldelse af Rammeaftalen i driftsperioden.
3.2
Rapportering
Leverandøren skal senest 1�½ måned før driftsstart til Kunden levere et forslag til
udformningen af rapporteringen, jf. bilag 4. På tilsvarende vis skal Leverandøren senest
1�½ måned før driftsstart til Kunden levere et forslag til udformning af faktura, jf. bilag 4.
Den endelige udformning af rapporteringen og faktu ra aftales med Kunden, og skal være
klar til brug senest tre uger før driftsstart.
Overskridelse af den ovenfor anførte tidsfrist medfører en bod på 1.500 kr. pr. påbegyndt
kalenderdag.
4/7
 REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren
2074785_0005.png
RIGSPOLITIET
3.3
I
Sikkerhedsgodkendelse af tolke
Implementeringsfasen
af
skal
tolke
til
Leverandøren
PET
i
fremsende
omfang
anmodninger
til
opfyldelse
om
af
sikkerhedsgodkendelse
nødvendigt
Rammeaftalen i driftsperioden.
3.4
Bookingportal
Der skal i implementeringsfasen gennemføres en brugertest for en mindre kreds af
Kundens medarbejdere, som i høj grad anvender tolke. Brugertesten (pilottesten) har til
formål at kontrollere, at de aftalte funktioner er til stede , og at systemet fungerer.
Brugertesten skal være afsluttet senest tre uger før driftsstart.
Overskridelse af den ovenfor anførte tidsfrist medfører en bod på 2.500 kr. pr. påbegyndt
kalenderdag.
3.5
Kommunikationsplan
Leverandøren skal senest 2 uger efter kontraktunderskrivelse udarbejde en overordnet
plan for, hvornår og hvordan der kommunikeres til de enkelte myndigheder/institutioner,
samt hvilke aktiviteter der skal foregå i den forbindelse (møder, nyhedsbreve mv.) .
Overskridelse af den ovenfor anførte tidsfrist medfører en bod på 1.000 kr. pr. påbegyndt
kalenderdag.
4.
OPFØLGNING OG SAMARBEJDE I IMPLEMENTERINGSFASEN
Leverandøren skal løbende følge op på aktiviteterne i implementeringsfasen og måle
fremdriften i forhold til den detaljerede tids - og aktivitetsplan.
Leverandøren skal være i stand til at håndtere hændelser, der influerer på den fastlagte
tidsplan eller i øvrigt påvirker Leverandørens muligheder for en problemfri driftsstart.
Leverandøren
skal
udnævne
en
overordnet
ansvarlig
for
aftalens
gennemførsel.
Leverandøren skal meddele kontaktoplysninger på disse til Kunden.
4.1
Leverandørens underretningspligt
Leverandøren skal holde Kunden underrettet om alle væsentlige forhold om status og
forløbet af arbejdet i implementeringsfasen og skal straks underrette Kunden om ethvert
forhold i implementeringsfasen, som vil kunne være en trussel mod Leverandørens
mulighed for at opfylde Rammeaftalen og for at være klar ved driftsstart.
5/7
 REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren
2074785_0006.png
RIGSPOLITIET
4.2
Rapportering til Kunden
Leverandøren skal i 14 dages rapporter til Kunden redegøre for status og fremdriften i
implementeringsfasen. Den sidste 1�½ måned før driftsstart skal rapportering dog ske hver
uge.
Hver af disse statusrapporter skal mindst omfatte:
-
-
-
Opdateret detaljeret tids- og aktivitetsplan.
En kortfattet
rapportering.
Oversigt over væsentlige og kritiske afvigelser i forhold til den gældende
detaljerede plan for Implementeringsfasen samt beskrivelse af iværksatte eller
planlagte tiltag til afhjælpning af afvigelserne
beskrivelse af
de
gennemførte aktiviteter
siden seneste
-
-
Redegørelse for trusselsbillede (beredskab) med oversigt over iværksatte
tiltag til imødegåelse af eventuelle trusler.
En ledelsesvurdering af den samlede status på forberedelserne
Statusrapporterne drøftes på statusmøder mellem Kunden og Leverandøren.
4.3
Samarbejdsorganisation
Kunden vil straks efter kontraktindgåelse indkalde Leverandøren til det første møde i en
møderække (statusmøder) med henblik på løbende opfølgning på Leverandørens
opfyldelse af den indgåede rammeaftale. Alle møder foregår hos Kunden, medmindre
andet aftales.
Leverandøren skal deltage med en positiv, konstruktiv og ansvarlig holdning i den
pågældende møderække. Leverandøren skal deltage med repræsentanter fra ledelsen
med kompetence til at indgå de fornødne aftaler samt til at sikre, at de på statusmøderne
aftalte aktiviteter iværksættes i Leverandørens organisation.
Møderne afholdes en gang om måneden, medmindre Kunden beslutter andet. Den sidste
1�½ måned før driftsstart afholdes møderne dog med 14 dages mellemrum, medmindre
Kunden beslutter andet.
Kunden fastlægger dagsorden og Leverandøren skriver referat fra statusmøderne.
6/7
 REU, Alm.del - 2018-19 (2. samling) - Bilag 90: Rammeaftale om levering af fremmedsprogstolkning, fra justitsministeren
2074785_0007.png
RIGSPOLITIET
Møderne planlægges således, at det tidsmæssigt falder sådan ud, at Leverandørens
statusrapporter kan behandles. Herudover kan Kunden og/eller Leverandøren bringe
ethvert emne op, som de måtte finde påkrævet.
Leverandøren leverer til hvert statusmøde som minimum, en opdateret tids- og
aktivitetsplan
samt for de aktiviteter, der på statusmøderne er aftalt iværksat i
Leverandørens organisation.
Kunden kan beslutte, at der vedrørende et eller flere specifikke forhold skal nedsættes en
arbejdsgruppe til udarbejdelse af oplæg, konkrete løsningsbeskrivelser mv. til brug for
drøftelserne på statusmøderne eller til sikring af tilstrækkelig fremdrift i forberedelserne.
Leverandøren er forpligtet til at stille med de påkrævede ressourcer og kompetencer til
dette arbejde.
4.4
Tilsyn og opfølgning
Kunden kan i implementeringsfasen iværksætte tilsyn og opfølgning og derigennem
kontrollere, at Leverandøren overholder sine forpligtelser i henhold til nærværende
rammeaftale.
7/7