UNU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 57: Spm. om at sende de dokumenter ministeriet har om det nye IT-system Aula, til undervisningsministeren

Undervisningsudvalget 2018-19 (1. samling)
UNU Alm.del
Offentligt

Status på Brugerportalsinitiativet –

Styregruppen for it i folkeskolen d. 12. december 2016

1. Scope

1.1. Sikkerhedsarkitektur

Den fællesoffentlige styregruppe for infrastruktur i Brugerportalsinitiativet

forventes at godkende PwCs leverancer på baggrund af ledelsesresumeet

den 13. december. Det vil herefter blive indstillet til skriftlig godkendelse i

Styregruppen for IT i Folkeskolen, med deadline for tilbagemelding torsdag

den 5. januar 2017. PwCs leverancer forventes at foreligge den 16. decem-

ber 2016.

Leverancerne omfatter:

•

Data Protection Impact Assessment – DPIA:

Udgør sammen med

Trusselsvurderingen foranalysen som ligger til grund for udarbejdel-

se af en sikkerhedsarkitekturen.

•

Trusselsvurdering:

En identificering og vurdering af trusler.

•

Sikkerhedsarkitektur:

Sikkerhedsarkitekturen er struktureret om-

kring både generiske sikkerhedsarkitektoniske overvejelser og kon-

krete anbefalinger til kommunerne.

1.2. Juridisk afklaring og henvendelse til Datatilsynet

Der er fastsat et møde med Datatilsynet den 11. januar 2017, hvor KL, STIL

og KOMBIT deltager. På nuværende tidspunkt er der særligt fokus på sik-

kerhedsniveauet for Aula på grund af udbuddet.

Det er afgørende, at sikkerhedsniveauet for BPI fastsættes korrekt, så der

sikres lovmedholdelighed samtidig med, at brugervenlighed og sikkerhed

balanceres. Udgangspunktet for en fastsættelse af sikkerhedsniveauet for

Aula er, at der som udgangspunkt kun i begrænset omfang skal behandles

følsomme persondata, da der bl.a. ikke er tale om et sagsbehandlingssy-

stem. Udvalgte områder af systemet skal bl.a. kunne rumme følsomme per-

sondata, hvilket skal håndteres i henhold til Persondataloven og Databeskyt-

telsesforordningen. I praksis vil håndtering af følsomme persondata kræve

to-faktor login iht. Datatilsynets anbefalinger.

Fra andre systemer og løsninger har man erfaring med, at et krav om to-

faktor login har en væsentlig negativ indflydelse på brugervenligheden og

ydermere på brugernes anvendelse af løsninger. Endvidere findes der pt.

ikke et to-faktor login til børn, og det forventes heller ikke at være tilfældet på

tidspunktet for idriftsættelse af Aula. En brugervenlig løsning vil derfor på

nuværende tidspunkt forventes at skulle isolere behovet for to-faktor login til

de områder, der er beregnet til følsomme persondata.

Selvom det kun vil være begrænset omfang, er det på nuværende tidspunkt

forventningen at det ift. noget indhold i Aula vil være nødvendigt at anvende

Dato: 6. december 2016

Sags ID: SAG-2015-01565

Dok. ID: 2274366

E-mail: [email protected]

Direkte: 3370 3301

Weidekampsgade 10

Postboks 3370

2300 København S

www.kl.dk

Side 1 af 3

UNU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 57: Spm. om at sende de dokumenter ministeriet har om det nye IT-system Aula, til undervisningsministeren

NOTAT

to-faktor login. Der vil dog blive lagt vægt på at løsningen i høj grad under-

støtter særligt medarbejderne i dette, så de belastes mindst muligt.

Det er blevet besluttet, at dialogen med Datatilsynet baseres på, at der sik-

res et lovmedholdeligt sikkerhedsniveau iht. den foretagne juridiske afkla-

ring, der samtidig kan leve op til en høj grad af brugervenlighed og vil være

muligt for kommunerne at efterleve.

Såfremt Datatilsynet skulle have kommentarer til det sikringsniveau, som

præsenteres, kan det efterfølgende vurderes nødvendigt at hæve niveauet.

Dette vil i så fald kunne give anledning til et nyt møde med Datatilsynet, men

vil ikke have indflydelse på udbuddet af Aula, idet der her er taget højde for,

at sikkerhedsniveauet skal kunne justeres.

Juridisk ramme

Persondataloven er den gældende lovgivning frem til 25/5-2018, hvorefter

Databeskyttelsesforordningen vil træde i kraft. I BPI klassificeres data iht.

den gældende persondatalov og forvaltningslovgivnings fortrolighedsbegreb,

men for så vidt muligt at fremtidssikre BPI og Aula ift. det forestående udbud

må der også ses mod den kommende Databeskyttelsesforordning. Datatil-

synet har givet udtryk for, at de vil behandle sagen også i henhold til den

kommende Databeskyttelsesforordningen.

Det er forventningen, at der er relativt få områder, hvor der forefindes føl-

somme persondata, f.eks. personhenførbare beskeder med følsomt indhold,

sikker fildeling og dele af galleri. Hvordan brugergrænsefladen vil håndtere

praktisk udførsel af sikkerhed afhænger af leverandøren.

Et forudsætningsnotat med de juridiske rammer er under udarbejdelse mel-

lem parterne og vil blive vedlagt sagsfremstillingen til Datatilsynet.

Dato: 6. december 2016

Sags ID: SAG-2015-01565

Dok. ID: 2274366

E-mail: [email protected]

Direkte: 3370 3301

Weidekampsgade 10

Postboks 3370

2300 København S

www.kl.dk

Side 2 af 3

2. Tid

2.1. Udbud af Aula

Udbudsmaterialet på Aula blev tilgængeligt for leverandørerne den 5. de-

cember 2016, og prækvalifikationsrunden på Aula er dermed gået i gang,

hvilket markerer starten på udbuddet.

Leverandørerne har til den 9. januar 2017 til at søge om at blive prækvalifi-

ceret. Den 21. januar vil det blive offentliggjort, hvilke fem leverandører der

bliver inviteret til at afgive tilbud. Disse tilbud skal være KOMBIT i hænde

den 15. maj 2017, og den 30. juni 2017 forventer KOMBIT at underskrive

kontrakten med leverandøren af Aula.

3. Økonomi

3.1. Sikkerhedsarkitektur

Den oprindelige tidsplan for analyse og udarbejdelse af sikkerhedsarkitektur

er ikke blevet overholdt. Det har dog ikke influeret på omkostningerne til

PwC ift. det oprindelige tilbud. De endelige leverancer fra PwC foreligger

den 16. december 2016.

Programmet har dog haft behov for yderligere assistance ift. den juridiske

afklaring og den forestående henvendelse til Datatilsynet, og der er blevet

lavet en tillægsaftale med PwC på omkring 60 timer. Omkostningerne hertil

afholdes af programmet.

UNU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 57: Spm. om at sende de dokumenter ministeriet har om det nye IT-system Aula, til undervisningsministeren

NOTAT

Dato: 6. december 2016

4. Kommunikation

4.1. BPI arrangement med fokus på dagtilbud

Den 18. januar 2017 afholder programmet et inspirationsarrangement om

BPI og andre digitale aktiviteter i dagtilbud.

På mødet vil bl.a. områdeleder Henrik Boman fra Gladsaxe Kommune for-

tælle om, hvordan kommunen bruger en digital platform i sine dagtilbud,

KOMBIT vil fortælle om arbejdet med den kommende kommunikations- og

samarbejdsløsning Aula, som 92 kommuner kommer til at anvende i deres

dagtilbud.

4.2. Nyhedsbrev

Der udsendes nyhedsbrev omkring den 10. december, hvor der vil være

særligt fokus på udbuddet af Aula, herunder den procedure, KOMBIT an-

vender til dette udbud, hvor der indgår løbende forhandling og er særligt

fokus på at belønne brugervenlighed. KOMBIT forventer også at komme

med forslag og inspiration til, hvordan skolerne håndterer datamigreringen

fra SkoleIntra til Aula. Derudover fortæller skoleleder Allan Bo Carlsen fra

Jægerspris skole i Frederikssund Kommune om, hvordan hans skole imple-

menterer en læringsplatform ved hjælp af kapacitetsteams og egenlæring i

fællesskab.

STIL leverer en artikel om, at leverandørerne af læringsplatformene og leve-

randørerne af de administrative systemer nu er godt i gang med at imple-

mentere de nye muligheder i deres systemer, så skolerne kan få glæde af

de mange nye tiltag i foråret 2017.

Sags ID: SAG-2015-01565

Dok. ID: 2274366

E-mail: [email protected]

Direkte: 3370 3301

Weidekampsgade 10

Postboks 3370

2300 København S

www.kl.dk

Side 3 af 3