Undervisningsudvalget 2018-19 (1. samling)
UNU Alm.del
Offentligt
1986076_0001.png
Status på Aula-udbuddet
28-04-2017
Projektleder Jakob Volmer
 UNU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 57: Spm. om at sende de dokumenter ministeriet har om det nye IT-system Aula, til undervisningsministeren
1986076_0002.png
Overordnet status
Projektet er i kontrol og følger planen
•
Fire Tilbudsgivere prækvalificeret
•
Tre velkvalificerede tilbud modtaget
•
Forhandlingsrunde og praktisk prøve gennemført med stort
udbytte
•
Krav og kontrakt opdateret iht. Observationer fra første
tilbudsrunde og forhandlinger
•
Anden og sidste budrunde i gang
 UNU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 57: Spm. om at sende de dokumenter ministeriet har om det nye IT-system Aula, til undervisningsministeren
1986076_0003.png
Kort om første tilbudsrunde med forhandling og
praktisk prøve
•
Modtaget tre konditionelle tilbud (og ét afbud):
•
•
•
•
Assemble +
Netcompany +
Systematic +
CSC
–
•
Alle modtagne tilbud overholder krav til pris og tidsplan og viser stor forståelse for opgaven
–
ikke
mindst vigtigheden af en praktisk anvendelig, nyttig og brugervenlig løsning som grundlag for tilfredse
slutbrugere.
•
•
•
•
•
Prioriteret funktionalitet og opdeling i delleverancer virker efter hensigten
Prioritering af brugervenlighed forstået og afspejlet i tilbud
Rammerne for pris overholdt
Forskellig grad af udvikling vs. basering på eksisterende løsning og brug af Cloud vs. traditionel drift
Praktiske prøver med deltagelse af Lærere/pædagoger, elever og forældre afholdt med positiv
respons på alle tre løsningsforslag
 UNU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 57: Spm. om at sende de dokumenter ministeriet har om det nye IT-system Aula, til undervisningsministeren
1986076_0004.png
Næste skridt
•
Tilbudsgivere udarbejder endeligt tilbud med afleveringsfrist 15.
maj 2017, kl. 12:00
•
Herefter gennemføres en endelig evaluering i forhold til
udbuddets tildelingskriterier, frem mod udmelding af
leverandørvalg 19. juni 2017.
 UNU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 57: Spm. om at sende de dokumenter ministeriet har om det nye IT-system Aula, til undervisningsministeren
1986076_0005.png
Samlet oversigt over milepæle og aktiviteter i udbuddet (grønne = gennemført)
Prækval fase
1. december 2016 (Upload til EU-supply)
5. december 2016 (materialet kan ses i EU-supply)
Prækval fase 2
9. januar 2016 (min. 30 kalenderdage)
9. Cleare kalender til at trække ud fra EU supply
10. -23. januar 2017
(10.-17. januar
–
projektet gennemlæsning og scoring)
(18.
–
24. januar
–
jurister og PL afslagsbrevedage)
KOMBIT modtager ansøgninger og sender bekræftelse på modtagelse af ansøgning om prækval.
Materiale uploades til EU-supply: KOMBITs offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse og samlet udbudsmateriale
Prækval fase 3
KOMBIT gennemgår og evaluerer ansøgninger og udvælger 4 prækvalificerede ansøgere
Skema ?
Foreløbigt tilbud 1
24. Januar 2017
24. januar
–
1. marts 2017
Spørgerunde for leverandører
Foreløbigt tilbud 3
7. marts 2017
Aflevering af foreløbigt tilbud inkl. praktiske prøve og dokument 7
Forberedelsesfase 1
8. marts
–
22. marts 2017
KOMBIT gennemgår de modtagne tilbud og forbereder forhandling på baggrund heraf
Forberedelsesfase 2
8. marts
–
22. marts 2017
Leverandører gennemfører praktisk prøve med inddragelse af KOMBIT
KOMBIT udsender budopfordringer til de 4 prækvalificerede ansøgere (herefter tilbudsgivere)
Foreløbigt tilbud 2
Forhandlingsfase inkl
23. marts
–
30 marts 2017
tilpasning
Forhandlingsfase inkl
31. marts
–
20. april 2017
(inkl. påske)
tilpasning
Endeligt tilbud
21. april 2017
KOMBIT gennemfører forhandlingsrunde 1 med hver af de 4 tilbudsgivere - 1 dag pr. møde
KOMBIT tilpasser udbudsmateriale til brug for endeligt tilbud
KOMBIT udsender endeligt udbudsmateriale med klar udmelding om, at forhandlingsforløbet er afsluttet.
Tilbudsgiver udarbejder endeligt tilbud
Tilbudsevalueringsfas
e
Tilbudsevalueringsfas
e
Tilbudsevalueringsfas
e
15. maj 2017
KOMBIT modtager endelige tilbud
15 maj -19 juni 2017
KOMBIT tilbudsevaluerer endelige tilbud som sædvanligt og udarbejder tildelingsbrev og afslagsbrev
19. juni 2017
KOMBIT finder vinder af udbuddet og indhenter dokumentation fra ESPD og udsender tildelingsbrev og afslagsbrevet
Stand still
19. juni
–
30. juni 2017
Standstill-periode indtræder
Kontraktunderskrift
30. juni 2017
Parterne kan underskrive kontrakt
 UNU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 57: Spm. om at sende de dokumenter ministeriet har om det nye IT-system Aula, til undervisningsministeren
1986076_0006.png
Overordnet tidsplan
–
ingen ændringer
2016
Kravspec. mm. udar-
bejdes m. kommunerne
Udbud
Kontraktindgåelse
Udvikling & test
Planlægning, oprydning
og budgetlægning
Implementering i
kommunerne (skoledel)
Lancering til forældre og
elever (skoledel)
Implementering og
udrulning i dagtilbud
2017
2018
2019
2020
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4