SUU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 635: Spm. om, hvilke tiltag Herlev Hospital har igangsat, siden Arbejdstilsynet den 9. august 2018 gav hospitalet et halvt år til at rette op på forholdene på fødeafdelingen, til beskæftigelsesministeren

Sundheds- og Ældreudvalget 2018-19 (1. samling)
SUU Alm.del
Offentligt

Patientforløb og

Organisation

Kildegårdsvej 28

2900 Hellerup

Arbejdstilsynet

Opgang

Telefon

Direkte

Mail

Opgang 65

38673867

38677203

[email protected]

Dato: 22. januar 2019

Ansøgning om fristforlængelse på påbud vedr.



stor arbejdsmængde og tidspres på Fødegangen (sagsnr. 20170069751/119) og

stor arbejdsmængde og tidspres på Fødemodtagelsen (sagsnr. 20170069751/116)

Herlev og Gentofte Hospital søger hermed om fristforlængelse på ovenstående to påbud i Gynæko-

logisk Obstetrisk afdeling. Der har, siden påbuddet blev givet, været en god proces i afdelingen med

inddragelse af arbejdsmiljøorganisationen og hjælp fra arbejdsmiljørådgiver

Lene Eriknauer

fra

Niras, med henblik på at sikre at stor arbejdsmængde og tidspres ikke forringer jordemødrenes sik-

kerhed og sundhed på Fødegangen og Fødemodtagelsen.

Der er på direktionsniveau stor bevågenhed og opbakning til at få løst udfordringerne med jordemød-

renes arbejdsforhold og der er bl.a. afsat administrative ressourcer på hospitalsniveau til at understøt-

te afdelingen i arbejdet.

Pr. 1. februar 2019 er der en række sammenfaldende begivenheder, som er med til at sætte afdelin-

gen under yderligere pres, derfor er det ikke muligt at vurdere den endelige effekt af de gennemførte

eller igangsatte tiltag. Det kan endvidere være nødvendigt at justere på tiltagene pga. de ændringer i

afdelingen det giver. Ændringer som på den korte bane formodes at kunne påvirke arbejdspresset,

mens de på den lange bane har en aflastende effekt. Idet vi ønsker at sikre en langtidsholdbar løs-

ning og kunne evaluere på effekten af tiltagene, søger vi derfor fristforlængelse til den 1. september

2019.

Begrundelse for ansøgning om fristforlængelse

Pr. 1. februar 2019:

- Starter 15 nyansatte (og nyuddannede) medarbejdere i afdelingen

- Indføres der stop for brug af eksterne vikarer i Region Hovedstaden

- Implementeres der ny version af Landspatientregistret og Sundhedsplatformen,

- Starter 30 jordemoderstuderende deres klinikperiode i afdelingen

Afdelingen mangler forsat fastansatte jordemødre, men har ansat 17 nye, hvoraf de første 15 starter i

afdelingen den 1. februar 2019. Der er hovedsageligt tale om nyuddannede. Afdelingen har gennem

det seneste år arbejdet på et nyt onboarding- og introduktionsprogram og siden 1. august 2018 har

der været afsat ekstra personaleressourcer specifikt til at arbejde med introduktionsprogram og forbe-

SUU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 635: Spm. om, hvilke tiltag Herlev Hospital har igangsat, siden Arbejdstilsynet den 9. august 2018 gav hospitalet et halvt år til at rette op på forholdene på fødeafdelingen, til beskæftigelsesministeren

rede modtagelsen af de nye medarbejdere i februar. At introducere et så stort antal nyuddannede på

én gang er en stor opgave og det vil i en periode være en ekstra belastning for det erfarne personale.

Udfordringerne i Gynækologisk Obstetrisk afdeling bunder blandt andet i den generelle mangel på

jordemødre i Region Hovedstaden. For at afhjælpe manglen på jordemødre har Region Hovedstaden

indført et stop for brug af eksterne vikarer pr. 1. februar 2019. Der er i stedet indgået en aftale, såle-

des at jordemødre allerede ansat i Region Hovedstaden kan tage ekstra vagter på eget og andre hos-

pitaler til en favorabel honorering. Der blev den 15. januar 2019 åbnet for at se ledige vagter på

tværs af hospitalerne, og der er allerede en del, der har registreret sig til at kunne tage vagter. Men

det er for tidligt at sige om alle vagter bliver dækket. Det er samtidig forventningen, at det skal få

flere af de eksterne vikarer til at søge faste stillinger på regionens hospitaler og der på den måde bli-

ver flere faste jordemødre.

Region Hovedstaden implementerer 2. februar 2019 den nye version af det nationale landspatientre-

gistrer og hermed en ny version af Sundhedsplatformen. Dette kræver undervisning af alt klinisk

personale i januar måned og det forventes at kræve ekstra ressourcer i de efterfølgende uger at skulle

lære de nye arbejdsgange.

Der kommer et stort hold jordemoderstuderende til afdelingen pr. 1. februar 2019. For at alt ikke skal

ske samtidig, har afdelingen planlagt de studerende til at have undervisning de første to uger, så de

først skal følge personalet i klinikken fra medio februar.

Afdelingen har gennem en årrække være præget af skiftende ledelse på jordemoderområdet. Pr.

1.9.2018 blev der - efter en længere periode uden - ansat en ny chefjordemoder, som er godt i gang

med at lære afdelingen at kende og få skabt en stabil og synlig ledelse. Der er dog forsat udfordringer

og i øjeblikket er der midlertidigt konstitueret en ny vicechefjordemoder i Fødemodtagelsen. Samti-

dig er der pr. 1.1.2019 ansat en ekstra leder til at tage sig af de nyansatte i afdelingen foreløbigt for et

år frem.

Oversigt over indsatser

Nedenfor ses en oversigt over de indsatser, der er igangsat i afdelingen og nuværende status

–

øverst

indsatser fælles for de to afsnit og herefter indsatser afsnitsvist.

Indsats

Status/effekt

FØDEGANGEN OG FØDEMODTAGELSEN FÆLLES

Krav til eksterne vikarer

Der anvendes eksterne vikarer for så vidt muligt

at dække alle ledige vagter.

Jordemødrene har tidligere brugt meget tid og

energi på at få uerfarne vikarer ind, som ikke

kender arbejdsgange eller selv kan journalføre (i

Sundhedsplatformen).

Ændringen blev gennemført medio 2018 og der

har været en løbende opfølgning med vikarbu-

reauerne.

Det mærkes tydeligt i afdelingen, at vikarerne er

mere kvalificerede og det er de samme vikarer,

der kommer igen.

Side 2

Ansøgning om fristforlængelse på påbud vedr.

Afdelingen har indgået aftale med vikarbureau-

erne og betinget sig, at de vikarer, der sendes til

afdelingen, har et vist kendskab til afdelingens

arbejdsgange og journalføring (herunder kend-

skab til Sundhedsplatformen).

Det frigiver tid for de faste jordemødre, som ikke

skal bruge ressourcer på at hjælpe nye i gang og

besvare spørgsmål. Samtidig opnås der mere tids-

tro journalisering, og hermed øget patientsikker-

hed.

Rekruttering, onboarding og introduktionsprogram

Der er rekrutteret et stort antal nyuddannede

jordemødre, som er færdiguddannede og klar til

start i afdelingen 1. februar 2019.

Afdelingen har udarbejdet et nyt onboarding- og

introduktionsprogram for nyansatte, som løber

over et år. I programmet indgår bl.a.:

Mentorordning

Supervision

Mandsopdækning i flere vagter fra start,

de nyansatte får 3 følgevagter hver

Leder med særligt ansvar for de nyan-

satte

Der er ansat 17 nye jordemødre, hvoraf 15 starter

pr. 1. februar 2019 og to starter senere.

Pr. 1. august 2018 blev der afsat ekstra ressourcer

til at udarbejde nyt onboarding-

/introduktionsprogram og forberede introduktio-

nen af de nye medarbejdere.

Der er ansat en ekstra leder pr. 1. februar 2019

med særskilt ansvar for de nyansatte.

At der starter så stort et antal nyuddannede jorde-

mødre samtidig vil i første omgang være en ekstra

belastning for afdelingen. Det kræver ekstra res-

sourcer fra de fastansatte at oplære nyt personale.

Men på sigt vil det være en aflastning med flere

fastansatte medarbejdere til at løfte opgaverne.

Coachingforløb og kompetenceudvikling for afdelingsjordemødrene

Afdelingsjordemødrene har en vigtig koordine-

rende rolle i den daglige drift i afdelingen. De

har ikke personaleansvar, men har ansvar for

ressourcefordelingen i vagterne og er en vigtig

støtte for jordemødrene med supervision og

aflastning ved spidsbelastninger. De skal bl.a.

være med til at sikre, at jordemødrene får holdt

de fornødne pauser, spist mv. i løbet af vagten.

Der er ønske om at tilbyde kompetenceudvikling

til afdelingsjordemødrene, så de bliver endnu

bedre til at visitere, lede og fordele arbejdsopga-

ver.

Formålet med indsatsen er, at afdelingsjordemød-

rene bliver styrket i at visitere, lede og fordele

arbejdsopgaver i vagten. En styrket afdelingsjor-

demodergruppe er med til at sikre bedre fordeling

af jordemoderressourcerne i vagterne og kompe-

tencer til at støtte jordemødrene, når der er travlt

eller opstår akutte situationer.

Afdelingsjordemødrene (12 medarbejdere) har

gennemgået et coachingforløb med henblik på at

øge deres kompetencer i fht. den faglige ledelse.

Forløbet har bestået af tre hele dage sammen med

en coach.

Coachingforløbet har givet:

- styrket sammenhold i afdelingsjordemo-

dergruppen

- bedre blik for hvad rollen indebærer

- luft for ledelsesdilemmaer

Der er udviklet et flowmaster-kursus i forbindelse

med et regionalt projekt i Akutmodtagelsen for

Side 3

Ansøgning om fristforlængelse på påbud vedr.

medarbejdere med lignende funktioner, som skal

videreudvikles til afdelingsjordemødrene. Kurset

er godkendt af direktionen og forventes udviklet

og gennemført i løbet af 2019.

Timeout

Afdelingen arbejder på at indføre en fast timeout

i alle vagter

–

dag, aften og nat - hvor alle kom-

mer ud og mødes én gang i løbet af vagten, ser

hinanden i øjnene, får sikret at alle er med og

har fået dækket basale behov.

Det er besluttet, at timeout afprøves med en min-

dre gruppe af afdelingsjordemødre først, for at

høste erfaringer og det herefter udbredes til resten

af afdelingen.

Afprøvningen bliver startet op i januar 2019 og

Timeouten skal på en systematisk og struktureret tiltaget skal evalueres efter tre måneder, hvor det

måde sikre handling og hurtig støtte i tilfælde af besluttes om, det har den ønskede effekt og gøres

akut belastning.

permanent.

Tea-time møder

Tværfaglige samlinger, hvor det tilstræbes at

alle deltager inkl. ledelsen. Møderne afholdes to

gange ugentligt á 20 minutter i dagvagten.

Møderne har ingen fast dagsorden - alle får mu-

lighed for at sige noget - og har flere forskellige

emner/formål:

Formidling af nye tiltag

Drøftelse af hvad der rører sig

Fokus på arbejdsmiljø

Det faste personale ser hinanden og le-

delsen i øjnene

Igangsat 1. november 2018

Foreløbig status er, at møderne er blevet meget

positivt modtaget og det prioriteres at deltage

både fra ledelsen, specialistfunktioner og andre

faggrupper.

Der er en oplevelse af at det bringer gruppen af

fastansatte bedre sammen.

Supervision

For at kunne aflaste jordemødrene er der igang-

sat et tilbud om løbende supervision i grupper.

Der er fri tilmelding til tilbuddet blandt jorde-

mødrene.

Supervisionen er under opstart. Supervisor Mari-

anne Laybourn er ved at danne grupperne, som

starter op i 2019 og kører en gang i kvartalet året

ud.

Indsatsen vil herefter blive evalueret og tilpasset i

forhold til, hvor mange der har benyttet sig af

tilbuddet og de tilgængelige ressourcer.

Supervision indgår også som en fast del af on-

boarding programmet for de nyansatte.

Side 4

Ansøgning om fristforlængelse på påbud vedr.

Vagtplanlægning

Der arbejdes med optimering af skemalægnin-

gen for jordemødrene i afdelingen og brug af

ressourcer.

Der er iværksat et samarbejde mellem ledelses-

gruppen og hospitalets økonomiafdeling og HR-

medarbejdere om at blive bedre til at vagtplan-

lægge. Det har tidligere været to jordemødre, der

stod for skemalægningen. De skal tilbage i kli-

nikken og opgaven overdrages til en administra-

tiv vagtplanlægger.

Hospitalet arbejder på, at afdelingen bliver pilot

for et nyt regionalt vagtplanlægningssystem, der

skal gøre det lettere at planlægge ud fra historisk

data om personalefremmøde og antal patienter.

MUS

På grund af de mange skift i ledelsen inden for

de seneste år, har der ikke systematisk været

gennemført MUS med alle jordemødre.

MUS vil fremadrettet blive skemasat og det

prioriteres af ledelsen, at alle jordemødre får

deres årlige MUS.

Ergonomi-workshop

Mange jordemødre glemmer at passe på sig selv,

når der er travlt. For at skabe bedre trivsel og

indarbejde gode ergonomiske vaner har der har

derfor været ønske om en ergonomisk workshop

om gode arbejdsstillinger og redskaber til mobi-

lisering af patienter.

Workshoppen blev afholdt i samarbejde med hos-

pitalets Afdeling for Ergoterapi og Fysioterapi.

Der er skabt mere fokus på gode arbejdsstillinger

blandt jordemødrene og mere trivsel.

Opstart 1.1.2019.

Planlægning af MUS indgår som en fast del af

ledelsens skemalægningsmøder.

Tiltaget er i proces.

Der er afholdt to heldags workshops med ledelsen

og en mere er under planlægning.

Der er ansat to nye administrative vagtplanlægge-

re pr. 1. februar 2019.

Side 5

Ansøgning om fristforlængelse på påbud vedr.

FØDEGANGEN

Ansættelse af sekretærer

Der er ansat fire nye sekretærer i afdelingen for

at aflaste jordemødrene og sikre tidstro doku-

mentation.

Der arbejdes på at frigive mere tid til det klini-

ske arbejde ved at videregive flere administrati-

ve opgaver fra jordemødrene til sekretærer fx

generelle telefonopkald til fødegangen, papir/

computerarbejde og generelt holde orden.

Jordemødrenes dokumentation skal hermed re-

duceres til at omhandle selve fødslen og det

akutte forløb. Dette udføres på stuen sammen

med patienten.

Jordemødre og assistenter som makkerpar ved afslutning af forløb

Mange jordemødre har savnet tid til at varetage

forløbet efter fødslen, hvilket giver mulighed for

restitution og ”at binde sløjfe” med den fødende,

inden jordemoderen skal videre til næste fød-

selsforløb.

Derfor ønsker afdelingen, at sosu-assistenterne

kommer i spil på en ny måde, så de i højere grad

indgår i et makkerpar med jordemoderen om

fødsels- og postpartumforløbet og aflaster jor-

demoderen med en række opgaver.

Tiltaget er igangsat og blev præsenteret på det

seneste personalemøde.

Der er lavet en oversigt over, hvilke opgaver assi-

stenterne kan aflaste jordemødrene med, som er

blevet præsenteret og uddelt i afdelingen.

Der ligger fortsat en opgave i at få tiltaget fuldt

implementeret i hele personalegruppen.

Der kan evt. være brug for en ekstern indsats til at

arbejde med at motivere assistenterne til yderlige-

re at bidrage til makkerpar ordningen.

Der er ansat fire nye sekretærer i afdelingen pr.

1/9-18.

Det betyder, at der er en sekretær til stede hver

dag kl. 8.00-22.00.

Sekretærerne er kommet godt i gang og jordemød-

rene bruger sekretærerne mere og mere. For jor-

demødrene frigiver det tid, der tidligere har været

brugt til administration, til kliniske opgaver.

Kurser for sosu-assistenterne

For at understøtte en øget opgaveglidning fra

jordemødrene til afdelings sosu-assistenter, har

der været behov for faglig kompetenceudvikling

for assistenterne. De har derfor alle skulle delta-

ge på medicinkursus og kursus i at anlægge peri-

fært venekateter.

Alle assistenter har været på kursus henover efter-

året 2018.

Tiltaget fungerer godt. Assistenterne er i gang

med at bruge deres nye kompetencer og bidrage til

at frigive jordemoder ressourcer.

Side 6

Ansøgning om fristforlængelse på påbud vedr.

FØDEMODTAGELSEN

Ansat afdelingsjordemødre fra 7.00-19.00 alle dage

Man har vedtaget at afdelingen skal ledes af en

afdelingsjordemor, som har det overordnede

ansvar for at koordinere alt booking, triagering

og visitering, og som har stor faglig erfaring.

Afdelingsjordemoderen yder faglig støtte til

jordemødrene.

Dette medfører samtidig, at der er flere hænder i

vagten til samme patientindtag.

Ordningen blev igangsat kort før AT besøget og

har kørt siden. Det fungerer godt.

Det giver faglig ro, og gør bl.a. at jordemødrene

tager mindre ”med hjem” end tidligere.

Det har skabt et bedre patientflow i afdelingen og

bl.a. grundet bedre koordinering mellem afde-

lingsjordemødrene på fødemodtagelse og føde-

gang.

Der er yderligere opnormeret med 4 ekstra jorde-

modertimer i nattevagten.

Læge fra 13-21 alle dage

Der blev kort før AT besøget opnormeret med

en ekstra læge i forskudt vagt kl. 13-21. Dette

sparer tid på vagtskifte og opløser flaskehalse,

som ellers danner sig, når der er mange kvinder,

der venter på at blive tilset af en læge for at

komme videre i deres forløb.

Bedre patientflow giver færre konfliktsituationer

med utilfredse patienter for frontpersonalet.

Assistent i aften-/nattevagten

Assistenter skal hjælpe til ”forskudt” i aftenvag-

ten

–

med basale ting, som kan lette jordemød-

renes arbejdspres ved fx: at sørge for at skabe er

fyldt op, at der er ryddeligt på stuerne, tage imod

patienter, tage værdier og melde ind til jorde-

mødrene, hvis der er kvinder, der bør prioriteres.

Tiltaget er igangsat pr. 1.12.18.

Assistenter kan selv byde ind på vagter. Det er der

allerede en del, der har gjort.

Assistenterne prioriteres primært til nattevagt eller

12 timers aften-/nattevagt.

Etableret 1. marts 2018 og har kørt siden.

Ordning fungerer efter hensigten. Det giver mere

ro for jordemødrene i fødemodtagelsen, at der

ikke opstår ophobning af patienter i venterummet

og medfølgende konflikter som følge af venteti-

den.

Side 7

Ansøgning om fristforlængelse på påbud vedr.

Triagering

Der arbejdes tværfagligt med triagering for at få

en skarpere visitation i fødemodtagelsen, så

patienterne bliver bedre fordelt og der skabes et

bedre patientflow og en bedre ressourceudnyt-

telse.

Der er nedsat en arbejdsgruppe bestående af læger

og en vicechefjordemoder.

Indsatsen har midlertidigt været på standby til der

pr. 1.1.19 kom en ny vicechefjordemoder med i

arbejdsgruppen.

Call-center

Afdelingen overvejer at lave et call-center for

ikke-akutte henvendelser. Et tilbud til alle kvin-

der, hvor de kan ringe ind og spørge og søge

vejledning om ikke-akutte problematikker. For-

målet skal være at sortere tidskrævende

–

men

ikke-akutte

–

henvendelser fra, og vil aflaste

jordemødrene.

Afdeling er i gang med at indsamle data på, hvor-

når belastningen er størst og hvilke tekni-

ske/ressourcemæssige muligheder der er for at

lave et call-center.

Herefter tager afdelingen stilling til, om tiltaget

kan gennemføres.

Ekstra lægestue

Der er planlagt oprettelse af en ekstra lægestue.

Så der ikke opstår flaskehalse på grund af man-

gel på undersøgelsesrum.

Lejer er bestilt og rummet er på tegnebrættet. Det

er endnu ikke gennemført.

Alt i alt arbejder afdelingen med 19 initiativer. Afdelingen er meget bevidst om sin egen

sårbare situation og vil meget gerne finde og implementere løsninger, der er fremtidssikrede,

således at man i det omfang, det er muligt, undgår lignende situationer i fremtiden.

At finde gode og holdbare løsninger under de vilkår som afdelingen befinder sig i nu er tids-

krævende og vi håber derfor på at vores ansøgning om fristforlængelse vil blive efterkom-

met.

Såfremt der er spørgsmål til ovenstående, er I meget velkomne til at kontakte mig.

Med venlig hilsen

Anne Katrine Bager

Konsulent

Patientforløb og Organisation

Herlev og Gentofte Hospital

Tlf. 38677203

Mail: [email protected]

Side 8

Ansøgning om fristforlængelse på påbud vedr.