REU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 40: Spm. om, hvilken praksis for sletning af fratrådte embedsmænds mailbokse Statsministeriet havde, da Tibetkommissionen den 17/2-16 bad om indsigt i e-mails m.m., til statsministeren

Retsudvalget 2018-19 (1. samling)
REU Alm.del
Offentligt

Retsudvalget 2017-18

REU Alm.del endeligt svar på spørgsmål 671

Offentligt

Folketinget

Retsudvalget

Christiansborg

1240 København K

Dato:

Kontor:

Sagsbeh:

Sagsnr.:

Dok.:

22. maj 2018

Databeskyttelseskontoret

Marie Green

2018-0030-1051

724738

Hermed sendes besvarelse af spørgsmål nr. 671 (Alm. del), som Folketin-

gets Retsudvalg har stillet til justitsministeren den 24. april 2018. Spørgs-

målet er stillet efter ønske fra Josephine Fock (ALT).

Søren Pape Poulsen

Jakob Lundsager

Slotsholmsgade 10

1216 København K.

T +45 7226 8400

F +45 3393 3510

www.justitsministeriet.dk

[email protected]

REU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 40: Spm. om, hvilken praksis for sletning af fratrådte embedsmænds mailbokse Statsministeriet havde, da Tibetkommissionen den 17/2-16 bad om indsigt i e-mails m.m., til statsministeren

Spørgsmål nr. 671 (Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg:

”Vil

ministeren, i forlængelse af samrådet den 19. april 2018 om sletning

af e-mails i Tibet-sagen, kommentere artiklen

”Tibetkommissionen

fik

ikke adgang til ministres mails” fra dr.dk den 18. april 2018, herunder

kommentere de problemstillinger, der bliver rejst?”

Svar:

En undersøgelseskommission er en uafhængig myndighed, der selv tilret-

telægger sin undersøgelse inden for rammerne af sit kommissorium.

Om rammerne for kommissionens sagsoplysning kan det oplyses, at en un-

dersøgelseskommission har ganske vide beføjelser til at kræve udlevering

af materiale til brug for undersøgelsen. Det følger således af undersøgelses-

kommissionslovens § 9, stk. 1, 1. pkt., at enhver har pligt til at udlevere

materiale til undersøgelseskommissionen, når kommissionen anmoder om

det. Myndigheder mv. har således som udgangspunkt pligt til at udlevere alt

materiale, som en kommissionen anmoder om at modtage. Hvis udleve-

ringspligten efter § 9, stk. 1, ikke opfyldes, kan undersøgelseskommissionen

give pålæg om udlevering af materiale, jf. § 10, stk. 1. Efterkommes et så-

dant pålæg ikke, finder retsplejelovens § 178 (om tvangsmidler i forhold til

vidner) tilsvarende anvendelse, jf. § 10, stk. 2.

Justitsministeriet har til brug for besvarelsen af spørgsmålet indhentet en

udtalelse fra Udenrigsministeriet, der har oplyst følgende:

”Fremgangsmåden

for identifikation af relevant materiale til Ti-

betkommissionen blev for Udenrigsministeriets vedkommende

aftalt på et møde i ministeriet den 2. maj 2016, hvor Kommissio-

nens formand og juridiske sekretær deltog. Udenrigsministeriet

havde inden mødet fremsendt en sagsliste/skematisk oversigt til

Kommissionen med sager, der som udgangspunkt vurderedes re-

levante for Kommissionen. Sagslisten var dannet på grundlag af

de søgeord, som Kommissionen havde fremsendt i skrivelse af

17. februar 2016, samt ministeriets egen gennemgang af tidligere

behandlede aktindsigtssager. Udenrigsministeriet understregede

på mødet, at oversigten ikke skulle opfattes som begrænsende.

Kommissionen kunne således på et hvilket som helst tidspunkt

rekvirere yderligere materiale, idet Udenrigsministeriet var inte-

resseret i at stille alt materiale til rådighed, som Kommissionen

måtte ønske at få udleveret. Kommissionen ville således også få

udleveret de e-mails, som indgik i tidligere aktindsigtssager, lige-

som Udenrigsministeriet ville anmode relevante medarbejdere

om at fremsende eventuelt relevant materiale, der ikke var jour-

naliseret. Der var således fuld åbenhed omkring Udenrigsministe-

riets tilrettelæggelse af fremfindingen af relevant materiale.

Under sit arbejde rekvirerede Tibetkommissionen løbende infor-

mationer og materiale fra Udenrigsministeriet. Der var heller in-

gen begrænsninger i, hvad Tibetkommissionen kunne foretage

stikprøvekontrol af ved sit kontrolbesøg i Udenrigsministeriet,

der fandt sted den 13. oktober 2016.”

Justitsministeriet har endvidere til brug for besvarelsen af spørgsmålet

indhentet en udtalelse fra Statsministeriet, der har oplyst følgende:

”Om

Statsministeriets udlevering af materiale til Tibetkommissi-

onen kan følgende oplyses:

Ved brev af 17. februar 2016 bad Tibetkommissionen Statsmini-

steriet om at aflevere følgende:

”Til brug for

undersøgelsen skal kommissionen anvende

akter og eventuelt andet materiale fra blandt andet Stats-

ministeriet. Jeg anmoder om at måtte modtage det af

Statsministeriets materiale, der måtte være af relevans for

kommissionens undersøgelse, jf, kommissoriet. Herunder

anmoder jeg om at måtte modtage relevant mailkorre-

spondance fra og til relevante medarbejdere.”

Statsministeriet søgte på den baggrund i ministeriets journalsy-

stemer. Ved Statsministeriets breve af 5. og 13. april 2016 blev

materialet, herunder en del e-mailkorrespondance, udleveret til

Tibetkommissionen. Statsministeriet beskrev i den forbindelse i

detaljer, hvordan materialet var fremfundet.

Den 28. april 2016 vendte kommissionen tilbage med spørgsmål

om, hvorvidt ministeriet kunne ”oplyse et tidsestimat

for frem-

sendelse af den udbedte mailkorrespondance fra Statsministe-

riet”.

Af et internt telefonnotat på sagen udarbejdet den 29. april 2016

fremgår det, at ministeriet telefonisk den 28. april 2016 overfor

kommissionen oplyste, at ministeriet ikke er i besiddelse af yder-

ligere materiale af relevans for kommissionen, og at relevant

mailkorrespondance allerede var afleveret til kommissionen. Un-

der samtalen blev det oplyst, at Statsministeriet havde bedt rele-

vante medarbejdere tjekke, om de var i besiddelse af yderligere

relevant materiale, herunder e-mails. I øvrigt blev det bemærket,

at en række medarbejdere, som havde haft med de pågældende

besøg at gøre, i mellemtiden var fratrådt deres stillinger i Stats-

ministeriet. Det fremgår af notatet, at kommissionen noterede sig

dette.

Den 7. september 2016 rettede Tibetkommissionen henvendelse

til Statsministeriet med en anmodning om kontrolbesøg i ministe-

riet. Af anmodningen fremgår bl.a. følgende:

”[Kommissionen] vil som vist tidligere nævnt gerne af-

lægge et besøg i Statsministeriet, hvor vi kan få mulighed

for at se jeres journalsystem og foretage kontrolgennem-

gang af en sag. Vi vil også gerne have mulighed for at

gennemse eksempler på ujournaliseret mailkorrespon-

dance.”

Statsministeriet drøftede telefonisk rammerne for besøget med

kommissionen. Det blev i den forbindelse oplyst, at kommissio-

nen gerne ville have gennemgået, hvordan Statsministeriets jour-

nalsystem fungerer, herunder ved stikprøve finde en sag frem,

som kunne være relevant for kommissionen, med henblik på at

gennemgå denne. På denne måde ville kommissionen sikre sig, at

kommissionen havde modtaget alt relevant materiale.

Af Statsministeriets svar af 15. september til kommissionen frem-

gik det på den baggrund, at det ville være muligt for kommissio-

nen at få adgang til ministeriets elektroniske journalsystem, og at

en medarbejder fra Statsministeriet ville kunne bistå med søgning

mv.

Under besøget, der fandt sted den 14. oktober 2016, blev der fo-

retaget en række kontrolopslag i ministeriets elektroniske journal-

system, hvilket ikke gav kommissionen anledning til bemærknin-

ger. Under besøget tilkendegav kommissionen, at kommissionen

ville vende tilbage, hvis kommissionen ønskede adgang til e-

mailkonti.

Statsministeriet har således haft en løbende dialog med Tibet-

kommissionen om udlevering af materiale, og der har efter mini-

steriets opfattelse været fuld transparens over for kommissionen i

forhold til, hvordan Statsministeriet har fremsøgt relevant mate-

riale til kommissionen. Baggrunden for, at Statsministeriet valgte

den beskrevne fremgangsmåde i forhold til fremsøgning af rele-

vant materiale var, at det var den mest praktiske.

Det bemærkes, at kommissionen hverken dengang eller senere er

vendt tilbage med ønske om adgang til e-mailkonti, ligesom kom-

missionen ikke har fundet anledning til at stille spørgsmålstegn

ved Statsministeriets fremgangsmåde i forbindelse med fremsøg-

ning af relevant materiale eller ytret ønske om, at ministeriet

skulle håndtere det anderledes.”

For så vidt angår artiklens omtale af Rigspolitiets fremgangsmåde i for-

bindelse med fremsøgning af materiale til Tibetkommissionen kan der hen-

vises til Justitsministeriets samtidige besvarelse af spørgsmål nr. 673 (Alm.

del) stillet af Folketingets Retsudvalg den 24. april 2018.

For så vidt angår Tibetkommissionens undersøgelse bemærkes det, at

kommissionen har foretaget en meget grundig undersøgelse af forløbene i

forbindelse med de tre officielle kinesiske besøg. Kommissionen har gen-

nemgået mere end 65.000 siders materiale og flere end 3.000 lydfiler samt

foretaget afhøringer af i alt 72 personer.

Det bemærkes i øvrigt, at når en undersøgelseskommission har afsluttet sin

undersøgelse og afgivet sin beretning, så ophører den som myndighed. Det

vil derfor kræve en ny undersøgelseskommission, hvis sagen skal undersø-

ges på ny.

Man bør efter min opfattelse kun overveje at nedsætte en ny undersøgelses-

kommission til at undersøge sagen på ny, hvis der er væsentlige nye oplys-

ninger, der peger på, at undersøgelsen kunne have fået et andet udfald. Der

kan i den forbindelse henvises til kommissionens beretning, hvori der ikke

umiddelbart er konkrete indikationer på, at der findes slettede mails med

væsentlige nye oplysninger, der kan formodes at ville ændre på resultatet af

den grundige kommissionsundersøgelse, som blev afsluttet i december

2017.

Der henvises endvidere til Justitsministeriets besvarelse af spørgsmål nr.

514 (Alm. del) stillet af Folketingets Retsudvalg den 13. marts 2018. Justits-

ministeriet har således taget initiativ til at udarbejde generelle retningslinjer

for statslige myndigheders praksis for opbevaring og sletning af e-mails, li-

gesom ministeriet vil udarbejde anbefalinger om, hvordan statslige myndig-

heder bør forholde sig med hensyn til e-mails, når der er udsigt til, at der

skal nedsættes en undersøgelseskommission, som myndigheden må forven-

tes at levere materiale til.