REU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 40: Spm. om, hvilken praksis for sletning af fratrådte embedsmænds mailbokse Statsministeriet havde, da Tibetkommissionen den 17/2-16 bad om indsigt i e-mails m.m., til statsministeren

Retsudvalget 2018-19 (1. samling)
REU Alm.del
Offentligt

STATSMINISTERIET

CHRISTIANSBORG

Prins Jørgens Gård 11, 1218 København K

Telefon 33 92 33 00 - Telefax 33 11 16 65

CVR-NR. 10-10-39-40

EAN-lokationsnummer 5798000000032

Dato: 6. november 2018

Sagsnr.: 2018 - 4266

Folketingets Retsudvalg

Christiansborg

Statsministerens besvarelse af spørgsmål nr. 40 (REU alm. del). Spørgsmå-

let er stillet efter ønske fra Josephine Fock (ALT).

Spørgsmål nr. 40:

”Vil

ministeren oplyse, hvilken praksis for sletning af fratrådte embedsmænds mail-

bokse Statsministeriet havde, da Tibetkommissionen den 17. februar 2016 bad om ind-

sigt i e-mails m.m., og hvilken praksis Statsministeriet har i dag for sletning af fratråd-

te embedsmænds mailbokse, og i forlængelse heraf oplyse hvornår og hvorfor denne

praksis i givet fald er blevet ændret?”

Svar:

./.

Statsministeriets fremgangsmåde i forbindelse med fremsøgning og udlevering af

materiale til Tibetkommissionen er tidligere beskrevet i Statsministeriets bidrag til

justitsministerens besvarelse af 22. maj 2018 af spørgsmål nr. 671 (Alm. del) fra Fol-

ketingets Retsudvalg og Statsministeriets besvarelse af 22. juni 2018 af spørgsmål nr.

797 (Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg samt i statsministerens besvarelse af 21.

september 2018 af samrådsspørgsmål BC (Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg. De

nævnte besvarelser samt statsministerens talepapir fra samråd BC, som er oversendt

med Statsministeriets besvarelse 26. september 2018 af spørgsmål nr. 1166 (Alm. del)

fra Folketingets Retsudvalg, vedlægges.

Som det fremgår af Statsministeriets besvarelse af 22. juni 2018 af spørgsmål nr.

797 (Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg, søgte Statsministeriet efter relevant mate-

riale i ministeriets journalsystemer, ligesom relevante medarbejdere blev bedt om at

undersøge, om de var i besiddelse af yderligere relevant materiale.

Som det endvidere fremgår, søgte Statsministeriet ikke i medarbejderes mailbokse,

herunder i eventuelt bevarede mailbokse tilhørende fratrådte medarbejdere.

REU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 40: Spm. om, hvilken praksis for sletning af fratrådte embedsmænds mailbokse Statsministeriet havde, da Tibetkommissionen den 17/2-16 bad om indsigt i e-mails m.m., til statsministeren

-2-

I forbindelse med udlevering af materiale til den gennedsatte Tibetkommission har

Statsministeriets identificeret en række mailbokse tilhørende medarbejdere, som

umiddelbart vurderes at kunne have været involveret i spørgsmål med tilknytning til

kinesiske statsbesøg. Herudover har Statsministeriet identificeret mailbokse fra de

statsministre, hvis embedsperiode ligger inden for den tidsperiode, som den gennedsat-

te Tibetkommission er blevet bedt om at undersøge. Statsministeriet er i dialog med

den gennedsatte Tibetkommission om udlevering af mailboksene.

I forhold til Statsministeriets praksis for opbevaring og sletning af mailbokse kan

Statsministeriet oplyse, at denne har varieret over tid. Statsministeriet besluttede imid-

lertid i 2016 i lyset af den oprindelige Tibetkommissions undersøgelse at sikre fortsat

opbevaring af e-mailbokse fra fratrådte medarbejdere, der umiddelbart vurderedes at

kunne have været involveret i spørgsmål af relevans for den oprindelige Tibetkommis-

sions arbejde.

Da det i forlængelse af Tibetkommissionens oprindelige undersøgelse har vist sig, at

myndighederne har haft en meget forskelligartet praksis for opbevaring og sletning af

e-mails, har Justitsministeriet

–

under inddragelse af Datatilsynet

–

taget initiativ til at

udarbejde nogle generelle retningslinjer for statslige myndigheders praksis på området.

Herudover vil Justitsministeriet udarbejde en række anbefalinger, som specifikt hand-

ler om den situation, hvor der er udsigt til at blive nedsat en undersøgelseskommission.

Der henvises til Justitsministeriets besvarelse af 18. april 2018 af spørgsmål nr. 514

(Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg.

I forhold til Statsministeriets nuværende praksis for sletning af mailbokse kan det op-

lyses, at det ved kongelig resolution af 10. juli 2017 blev bestemt, at ansvaret for

Statsministeriets basale it-drift skulle overgå fra statsministeren til ministeren for of-

fentlig innovation den 15. august 2017. Baggrunden for ressortoverførslen var en prin-

cipbeslutning truffet af Regeringens Økonomiudvalg i august 2016 om at gøre det ob-

ligatorisk for ministerområder og institutioner, der stod uden for et større it-fællesskab,

at overflytte deres basale it-drift til Statens It.

Overgangen til Statens It er effektueret gradvist, idet Statsministeriets data blev flyttet

til Statens It den 21. januar 2018, og Statsministeriet overgik til Statens It arbejdsplads

(SIA-PC) den 19. april 2018.

Statsministeriet har på den baggrund indhentet en udtalelse fra Statens It om praksis

for sletning af mailbokse i dag. Statens It har i den forbindelse oplyst følgende:

”Fratrådte medarbejderes postkasser bliver slettet 90 dage efter, at medar-

bejderen er fratrådt, jf. Statens It’s ”instruks for generel brugeroprettelse”.

Statens It har herefter administrativt mulighed for at gendanne den slettede

postkasse i op til 90 dage efter sletningen. Dette betyder konkret, at fratråd-

te medarbejderes postkasser er til rådighed for Statens It med henblik på

genskabelse i op til 180 dage. Mails kan kun genskabes i op til 180 dage, i

-3-

de tilfælde hvor den fratrådte medarbejder ikke har slettet sine mails ved

fratrædelsen. Hvis medarbejderen har slettet sine mails ved sin fratrædelse,

kan de altså kun genskabes i 90 dage.

For fratrådte ministre gælder den standardprocedure, at data ikke slettes for

disse, men at de opbevares i Statens Its exchangemiljø. Der er på nuværen-

de tidspunkt ikke fastsat en dato for evt. sletning af disse.”

Det kan supplerende oplyses, at Statsministeriet

–

af hensyn til såvel Tibetkommissio-

nens som Undersøgelseskommissionen om SKATs undersøgelse

–

har indgået en afta-

le med Statens It om, at Statens It indtil videre ikke sletter mailbokse tilhørende Stats-

ministeriets fratrådte medarbejdere og ministre. Dette gælder ligeledes for fratrådte

medarbejdere og ministre, hvis mailbokse er blevet overført til Statens It i forbindelse

med overgangen til Statens It.

Som det tillige fremgår af Statsministeriets besvarelse af 22. juni 2018 af spørgsmål

nr. 797 (Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg, søgte Statsministeriet i forbindelse med

Statsministeriets fremsøgning og udlevering af materiale til Tibetkommissionen i 2016

ikke i ministeriets backupsystem, hvorfor Statsministeriet heller ikke foretog en nær-

mere undersøgelse af, hvilke backupsystemer mv., der fandtes i ministeriet på davæ-

rende tidspunkt. Statsministeriet er

–

på foranledning af den gennedsatte Tibetkom-

mission

–

ved at undersøge, hvilke it-systemer mv., herunder backup-systemer, som

ministeriet har haft siden 1995. I forhold til backup-systemer kan Statsministeriet op-

lyse, at ministeriet i 2016 ses bl.a. at have anvendt NetApp SAN-storage og løbende

spejling af data til SAN på alternativt site. Herudover ses Statsministeriet at have kopi-

eret materiale til NetApp Vault diskbackup. Herudover er backup via programmet

Backup Exec 2012 udlæst fra diskbackuppen til bånd.

Bl.a. i forbindelse med overgangen af ansvaret for Statsministeriets basale it-drift til

Statens It har Statsministeriet foretaget en oprydning i backup-materiale. Statsministe-

riet er ikke bekendt med, om der i forbindelse med denne oprydning i backup-

materiale er blevet slettet materiale, som kunne have været relevant for Tibetkommis-

sionens undersøgelse. Statsministeriet har således ikke et præcist overblik over, hvilket

materiale der var til stede, eller som det var muligt at genskabe, i februar 2016 sam-

menholdt med nu.

Statsministeriet har dog

–

i forbindelse med udlevering af materiale til den gennedsatte

Tibetkommission

–

identificeret forskelligt backup-materiale, udover de mailbokse,

som er omtalt under pkt. 2, som vedrører en del af den periode, som den gennedsatte

Tibetkommission er blevet bedt om at undersøge. Statsministeriet er imidlertid ikke på

nuværende tidspunkt nærmere bekendt med indholdet af dette materiale. Statsministe-

riet er i dialog med Tibetkommissionen om udlevering af materiale, herunder om re-

etablering af backup-materiale.

Statsministeriet har indhentet en udtalelse fra Statens It om de nuværende backup-

systemer mv. Statens It har i den forbindelse oplyst følgende:

-4-

”Statens It benytter backup software fra Veeam til backup af Postserveren.

Data placeres på diske. Postserverne spejles kontinuerligt mellem driftscen-

trene.

Det vil være muligt at reetablere hele Exchange-serveren fra backup i 60

dage og enkelte mail-konti

på serveren i 90 dage.”

For så vidt angår muligheden for at reetablere e-mails

henvises i øvrigt til Statens It’s

bidrag til besvarelsen som gengivet under pkt. 2 ovenfor.

Statens It har endvidere oplyst følgende:

”Statens It har benyttet Netbackup-Exchange

til backup af Statsministeriets

Exchange-server i perioden fra 21. januar 2018 til 21. juni 2018. Disse data

opbevares i 60 dage.

Efter 21. juni 2018 er der anvendt backupsoftware fra Veeam.

Da Statsministeriets overgang til Statens It er foregået via spejling af de ak-

tive servere over en periode, har der ikke været skønnet behov for at medta-

ge ældre backup sæt fra Statsministeriet til Statens It, med henblik på evt.

reetablering.”

Med venlig hilsen

Lars Løkke Rasmussen