REU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 31: Spm. om ministeren kan redegøre for status i Rigspolitiets udbudssag, til justitsministeren

Retsudvalget 2018-19 (1. samling)
REU Alm.del
Offentligt

Folketinget

Retsudvalget

Christiansborg

1240 København K

DK Danmark

Dato:

Kontor:

Sagsbeh:

Sagsnr.:

Dok.:

15. november 2018

Koncernstyringskontoret

Nikolaj Rævdal

2018-0030-1649

884710

Hermed sendes besvarelse af spørgsmål nr. 31 (Alm. del), som Folketingets

Retsudvalg har stillet til justitsministeren den 9. oktober 2018. Spørgsmålet

er stillet efter ønske fra Peter Kofod (DF).

Søren Pape Poulsen

Morten Eidner

Slotsholmsgade 10

1216 København K.

T +45 7226 8400

F +45 3393 3510

www.justitsministeriet.dk

[email protected]

REU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 31: Spm. om ministeren kan redegøre for status i Rigspolitiets udbudssag, til justitsministeren

Spørgsmål nr. 31 (Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg:

”Vil ministeren redegøre for status i Rigspolitiets udbudssag?”

Svar:

Justitsministeriet har til brug for besvarelsen af spørgsmålet indhentet en ud-

talelse fra Rigspolitiet, der har oplyst følgende:

”På baggrund af en række sager omhandlende manglende over-

holdelse af udbudsreglerne igangsatte Rigspolitiet i marts 2017

seks tiltag for at sikre overholdelse af udbudsreglerne fremad-

rettet.

Tiltagene har fortsat stort ledelsesmæssigt fokus i politiet, og der

afrapporteres løbende om fremdriften til Rigspolitiets direktion.

Overordnet følger fremdriften i tiltagene fortsat tidsplanen, og

det forventes således, at alle tiltag kan overgå fra udvikling og

implementering til drift i løbet af 1. halvår 2019. Rigspolitiet

forventer at afrapportere til Justitsministeriet og Folketingets

Retsudvalg om status på de igangsatte tiltag i december 2018 og

igen ved udgangen af 1. halvår 2019, når alle tiltag forventes

færdigimplementeret og overgået til drift.

I det følgende gives en status for de seks tiltag.

Tiltag 1. Ekstern undersøgelse af indkøbsområdet

Efter afsluttet udbud blev Revisionsfirmaet Pricewaterhou-

seCoopers (PwC) den 16. juni 2017 tildelt den opgave at gen-

nemføre en grundig ekstern undersøgelse af det samlede indkøb-

sområde i politiet. Genstand for undersøgelsen var politiets sam-

lede indkøb, herunder interne forretningsgange, dokumenta-

tionspraksis, og hvorvidt der var tegn på vennetjenester eller an-

dre uregelmæssigheder i de sidste fem års indkøb.

Derudover analyserede revisionsfirmaet de konsulentydelser,

hvor det på grund af manglende dokumentation i Rigspolitiets

egen undersøgelse af disse indkøb ikke umiddelbart var muligt

at vurdere, hvorvidt indkøbene er afholdt i overensstemmelse

med udbudsreglerne.

Som den sidste del af undersøgelsen fik PwC til opgave at vur-

dere, om de igangsatte tiltag i Rigspolitiet i tilstrækkelig grad

afspejler bedste praksis på området.

Rigspolitiet kunne den 16. marts 2018 offentliggøre den ek-

sterne rapport, der, ligesom politiets egen undersøgelse, konklu-

derede, at der var sket markante fejl i politiets håndtering af ind-

REU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 31: Spm. om ministeren kan redegøre for status i Rigspolitiets udbudssag, til justitsministeren

køb, og at der i perioden 2013-2016 havde været store udfor-

dringer med overholdelse af udbudsreglerne.

Hvad angår Rigspolitiets tiltag til at sikre overholdelse af ud-

budsreglerne, vurderede PwC, at disse tiltag alle ville medvirke

til at styrke økonomistyringen i politiet inden for indkøbsområ-

det samt sikre, at indkøb foretages i henhold til indgåede ind-

købsaftaler mv.

PwC gav på baggrund af undersøgelsen en række anbefalinger

til yderligere tiltag til styrkelse af indkøbsområdet i politiet.

Rigspolitiet er i færd med at implementere disse anbefalinger,

herunder et relationsregister over tætte personlige relationer

mellem mulige leverandører og relevante ansatte i politiet. Rigs-

politiet forventer at give Folketingets Retsudvalg en uddybende

status på implementeringen af anbefalingerne i december 2018.

Med forbehold for implementeringen af enkelte systemer, for-

ventes anbefalingerne færdigimplementeret inden udgangen af

1. halvår 2019. Tiltaget betragtes herefter som færdigimplemen-

teret og overgår til drift.

Tiltag 2. Konkret gennemførelse af udbud på områder uden ud-

budsdækning

Rigspolitiet gennemførte med bistand fra konsulentfirmaet

Valcon i 2017 en analyse af politiets indkøb for perioden 2013-

2016. Dette skete bl.a. for at afdække, hvor der var behov for at

gennemføre udbud. Organisatorisk omfattede analysen indkøb i

hele politiet, dvs. Rigspolitiet, PET og politikredsene.

Analysen er efterfølgende blevet kvalitetssikret i den eksterne

undersøgelse foretaget af PwC.

Gennemgangen af perioden 2013-2016 byggede på en samlet

indkøbsvolumen på ca. 9,1 mia. kr., svarende til gennemsnitligt

ca. 2,3 mia. kr. årligt. Af den samlede indkøbsvolumen blev der

identificeret ca. 1,8 mia. kr., hvor der i politiet eksisterer et fort-

sat indkøbsbehov, men hvor indkøbene hidtil ikke har været fo-

retaget udbudsmæssigt og/eller forvaltningsmæssigt korrekt, de

såkaldt ”løbende

aktuelt problematiske indkøb”

På denne baggrund gennemføres løbende udbud til sikring af

fuld udbudsdækning på de områder, hvor der er identificeret

mangler. Blandt de afsluttede udbud i løbet af 2018 kan nævnes

førings- og bæremidler, ballistiske veste samt annonceringsy-

delser. Igangsatte, men endnu ikke afsluttede udbud omfatter

blandt andet terrængående patruljekøretøjer.

Rigspolitiet har nu gennemgået og planlagt håndtering af samt-

lige løbende aktuelt problematiske indkøb. En betragtelig del af

disse indkøb er allerede håndteret, mens de resterende udbud og

REU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 31: Spm. om ministeren kan redegøre for status i Rigspolitiets udbudssag, til justitsministeren

analyser er lagt ind i en tidsplan godkendt af Rigspolitiets direk-

tion i sommeren 2018. Håndteringen af samtlige resterende ind-

køb forventes således igangsat inden udgangen af 2019.

Rigspolitiet forventer at give Folketingets Retsudvalg en uddy-

bende status på håndteringen af udbud i december 2018. Her vil

Rigspolitiet blandt andet redegøre for det samlede antal håndte-

rede udbud, ligesom fordelingen af henholdsvis planlagte og

igangværende udbud også vil blive illustreret.

Tiltaget forventes overordnet færdigimplementeret ved udgan-

gen af 1. halvår 2019, med det forbehold, at enkelte udbud, grun-

det ressourcehensyn, først igangsættes i løbet af 2. halvår 2019.

Tiltag 3. Styrket Koncernindkøb og kompetenceløft

Som en del af dette tiltag er der sket en styrkelse af Rigspolitiets

centrale indkøbsfunktion, Koncernindkøb, gennem rekruttering

af en række medarbejdere med udbudskompetencer. Den juridi-

ske bistand til gennemførelse af udbud, som Rigspolitiet sidelø-

bende har modtaget fra Kammeradvokaten, forventes udfaset

med udgangen af 2018.

Med henblik på at sikre et generelt kompetenceløft på indkøbs-

området har Rigspolitiets Koncernindkøb i løbet af 2018 gen-

nemført en række informationsmøder om de forvaltningsretslige

regler og udbudsreglerne i såvel politiet som Justitsministeriets

koncern. Rigspolitiet har ligeledes implementeret et indkøbsmo-

dul på politiets førlederuddannelse, ligesom der primo 2019 op-

startes en egentlig indkøbsuddannelse for indkøbsmedarbejdere

i politiet. Sideløbende med dette har Rigspolitiets Koncernind-

køb løbende udarbejdet understøttende materiale, som er samlet

let tilgængeligt på politiets fælles intranet.

Rigspolitiet har derudover i 2018 udarbejdet en officiel ind-

købspolitik, som er tilgængelig både på politiets intranet og på

politiets hjemmeside

www.politi.dk.

Endelig arbejder Rigspolitiet fortsat på at offentliggøre en sam-

let, konsolideret plan over de kommende udbud, der ikke er om-

fattet af ovenstående tiltag 2. Dette forventes færdiggjort i 1.

kvartal 2019.

Tiltaget vil, når de nye uddannelsestiltag går i drift primo 2019,

og udbudsplanen er offentliggjort 1. kvartal 2019, betragtes som

færdigimplementeret og overgår derefter til drift.

Tiltag 4. Styrket controllingindsats

Rigspolitiet har, som en del af dette tiltag, pr. 1. maj 2017 op-

rettet en selvstændig enhed for tilsyn og controlling med direkte

reference til Rigspolitiets direktion.

REU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 31: Spm. om ministeren kan redegøre for status i Rigspolitiets udbudssag, til justitsministeren

Enheden for Tilsyn og Controlling gennemfører løbende tilsyn

og controlling vedrørende blandt andet indkøb og har samtidig

haft til opgave at udvikle et nyt koncept for egenkontrol på ind-

købsområdet.

I juni 2018 blev det nye koncept for egenkontrol på indkøbsom-

rådet godkendt og implementeret i politiet.

Rigspolitiets Enhed for Tilsyn og Controlling har for 4. kvartal

2017 og 1. kvartal 2018 gennemført kontrollen med, at politik-

redsene og Rigspolitiet foretager indkøb i overensstemmelse

med gældende regler og interne retningslinjer. Ejerskabet for

egenkontrollen er fra august 2018 overgået til Koncernindkøb,

som aktuelt har gennemført kontrol for 2. kvartal 2018 og nu på-

begynder kontrollen for 3. kvartal. Den generelle tilsynsindsats

med indkøbsområdet er dog fortsat forankret i enheden for Til-

syn og Controlling. Resultaterne af kontrollerne rapporteres til

Rigspolitiets og politikredsenes ledelse.

Tiltaget betragtes, på baggrund af ovenstående, som færdigim-

plementeret og overgået til drift.

Tiltag 5. Indkøbsproces med stærk ledelsesmæssig forankring

Som det også fremgår af Justitsministeriets besvarelse af 21. de-

cember 2017 af spørgsmål nr. 272 (Alm. del) til Folketingets

Retsudvalg, har Rigspolitiet ligeledes under dette tiltag imple-

menteret en række initiativer. Initiativerne omfatter blandt an-

det en ny indkøbsproces, der indbefatter, at nye indkøbsaftaler

med en kontraktsum over 100.000 kr., skal underskrives af den

ansvarlige direktør i Rigspolitiet, PET eller politikredsene og

være understøttet af en juridisk og udbudsfaglig vurdering fra

Rigspolitiets Koncernindkøb.

Der er desuden indført skærpede regler, der kræver direktørgod-

kendelse af strengt forretningskritiske indkøb uden udbudsdæk-

ning. En nødvendig betingelse for godkendelse af et strengt for-

retningskritisk indkøb er, at der er lagt en plan for fremtidig kon-

kurrenceudsættelse.

Der er ligeledes implementeret governancemodeller på indkøb-

sområdet. Dette indebærer en række faste møder på øverste le-

delsesniveau omhandlende blandt andet opfølgning på overhol-

delse af indkøbsreglerne.

Endelig er retningslinjerne for indkøb af konsulentydelser ble-

vet skærpede, således at der ikke må indkøbes konsulentydelser,

før Rigspolitiets Koncernindkøb har foretaget en udbudsjuridisk

vurdering af købet, og der foreligger en direktørgodkendelse af

købet.

REU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 31: Spm. om ministeren kan redegøre for status i Rigspolitiets udbudssag, til justitsministeren

Tiltaget betragtes, på baggrund af ovenstående, som færdigim-

plementeret og overgået til drift.

Tiltag 6. Styrket aftalestyring og opfølgning

Rigspolitiet igangsatte som en del af tiltag 6 et projekt med hen-

blik på sikring af bedre fremtidig aftalestyring, herunder sy-

stemunderstøttelse i form af et kontraktstyringssystem og sam-

menhæng mellem kontraktoplysninger og finansielle oplysnin-

ger i økonomisystemerne.

Efter at have gennemført en analyse af politiets kontraktstyring

sammenholdt med best practice i tilsvarende organisationer,

blev der i foråret 2018 besluttet et fælles koncept for kontrakt-

styring på tværs af hele politiet. Til at implementere og fremad-

rettet drive dette arbejde blev der pr. 1. juni 2018 oprettet en

kontraktstyringsenhed i Rigspolitiets Koncernindkøb.

Rigspolitiets Koncernindkøb indførte ligeledes pr. 1. januar

2018 en ordning med tildeling af et unikt kontrakt ID til alle nye

kontrakter med en samlet kontraktsum på over 100.000 kr. For-

målet med dette har været at skabe en entydig kobling mellem

registreringer i økonomisystemet og det enkelte kontraktgrund-

lag. Siden implementeringen af dette initiativ, har det ikke væ-

ret muligt at betale en faktura i politiets regnskabssystem uden

at anføre et gyldigt kontrakt ID.

Det er forventningen, at implementeringen af det fælles kon-

traktstyringskoncept og systemunderstøttelsen af denne er fær-

digimplementeret i løbet af 1. halvår 2019, hvorefter tiltaget be-

tragtes som færdigimplementeret og overgået til drift.

Øvrige forhold

Rigspolitiet har i forløbet omkring opfølgningen på tiltagene til

at sikre overholdelse af udbudsreglerne indgivet politianmel-

delse af en tidligere afdelingschef. Afhængig af udfaldet heraf

vil Rigspolitiet – med baggrund i Kammeradvokatens udtalelse

– vurdere, om der er grundlag for yderligere tiltag mod den tid-

ligere afdelingschef, herunder tilbagebetaling af fratrædelsesbe-

løbet. Endvidere har Rigspolitiet i maj 2018 truffet afgørelse i

en disciplinærsag vedrørende en nuværende medarbejder.

Herudover har Kammeradvokaten foretaget en vurdering af, om

der er juridisk grundlag for at rejse et tilbagebetalingskrav i for-

hold til overbetaling af juniorkonsulenter. Kammeradvokaten

har konkluderet, at der ikke er basis for at anse de fakturerede

timepriser for væsentligt over markedsniveauet, og at der der-

med ikke er grundlag for at rejse et krav om tilbagebetaling.

Rigspolitiet har taget Kammeradvokatens vurdering til efterret-

ning og vil med de iværksatte tiltag fortsat have et stærkt fokus

på korrekt indkøb af konsulentydelser i politiet.”