UUI, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 24: Orientering om offentliggørelse af årsrapport om Udlændingestyrelsens tilsyn med asylindkvarteringsoperatørerne i 2017, fra udlændinge- og integrationsministeren

Udlændinge- og Integrationsudvalget 2018-19 (1. samling)
UUI Alm.del Bilag 24
Offentligt

Udlændingestyrelsens tilsyn med asylind-

kvarteringsoperatørerne

Årsrapport 2017

1. november 2018

UUI, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 24: Orientering om offentliggørelse af årsrapport om Udlændingestyrelsens tilsyn med asylindkvarteringsoperatørerne i 2017, fra udlændinge- og integrationsministeren

Årsrapport 2017

1.0 Forord

Udlændingestyrelsen

Ryesgade 53

2100 København Ø

Tlf.: 35 36 66 00

E-mail: [email protected]

www.nyidanmark.dk

1. november 2018

Alle rettigheder tilhører Udlændingestyrelsen.

Udgivelsen kan frit hentes på www.nyidanmark.dk

Udlændingestyrelsens udgivelser kan frit citeres med tydelig kildegengivelse.

02/20 / 1. november 2018 / Årsrapport 2017

Indholdsfortegnelse

1.0 Forord

Forord

Resume

Indledning

3.1 Kort om indkvarteringsopgaven .................................................................................. 7

3.2 Udlændingestyrelsens tilsynsforpligtelse .................................................................... 8

3.3 Risiko og væsentlighed ................................................................................................ 9

3.4 Hvem fører Udlændingestyrelsen tilsyn med og hvordan? ......................................... 9

3.5 Brug af eksterne parter ..............................................................................................10

Faglige tilsyn

4.1 Gennemgående forhold, som giver anledning til opfølgning ....................................11

Økonomiske tilsyn

5.1 Gennemgående forhold, som giver anledning til opfølgning ....................................13

Bygnings- og brandtilsyn

6.1 Gennemgående forhold, som giver anledning til opfølgning ....................................14

Informationssikkerhedstilsyn

7.1 Gennemgående forhold, som giver anledning til opfølgning ....................................15

Inventartilsyn

Samlet vurdering

Perspektivering i forhold til fremtidige tilsyn

Bilag 1

–

Udlændingestyrelsens samlede tilsyn i 2017

03/20 / 1. november 2018 / Årsrapport 2017

1.0 Forord

I 2017 gennemførte Udlændingestyrelsen og styrelsens underleverandør, Socialtilsyn Midt, i alt 50 tilsyn med indkvarte-

ringsoperatørernes drift af asylcentrene i Danmark. Tilsynene blev gennemført med udgangspunkt i et nyt tilsynskoncept,

som blev lanceret i maj 2017.

Formålet med at føre tilsyn med driften af asylcentre er først og fremmest at sikre, at operatørerne løser opgaven som

den er beskrevet i operatørkontrakten, loven og retningslinjerne. Det er også et formål at styrke samarbejdet om indkvar-

teringsopgaven og drage nyttig læring af de observationer, der gøres på tilsynene. Denne læring indgår konkret i det lø-

bende arbejde med at forbedre og optimere driften af centrene.

Denne årsrapport er den første samlede beskrivelse af resultaterne af Udlændingestyrelsens tilsyn. Rapporten synliggør

konkret resultaterne af tilsynene og giver indblik i nogle af de udfordringer, indkvarteringsoperatørerne står overfor i det

daglige arbejde med driften af asylcentrene.

Det nye koncept har betydet, at Udlændingestyrelsen nu gennemfører langt flere tilsyn med asylcentrene end tidligere.

Det gælder især de såkaldte faglige tilsyn, hvor der også gøres brug af helt nye metoder, som både inddrager ledelse,

medarbejdere og beboere på asylcentrene.

Det første år med Udlændingestyrelsens nye tilsynskoncept har givet styrelsen et mere dybdegående indblik i driften af

asylcentrene, og de hyppigere besøg på centrene danner basis for en mere kvalificeret dialog med operatørerne om de

udfordringer, der kan være med driften af et indkvarteringssystem, som bl.a. skal kunne håndtere store udsving i antallet

af personer, som skal indkvarteres, forsørges og tilbydes sundhedsbehandling, undervisning og aktivering, fritidstilbud til

børn osv. Dette arbejde er til stor gavn for både operatørerne og Udlændingestyrelsen.

04/20 / 1. november 2018 / Årsrapport 2017

2.0 Resume

Udlændingestyrelsen har ansvaret for at indkvartere asylansøgere og andre udlændinge, som bliver forsørget af Udlæn-

dingestyrelsen. Indkvarteringen sker på asylcentre, som drives af såkaldte indkvarteringsoperatører. Udlændingestyrelsen

og indkvarteringsoperatørerne indgår kontrakt om driften af centrene. I 2017 var i alt 6.820 årspersoner

indkvarteret i

asylcentersystemet, og i alt 47 asylcentre

har været i drift i hele eller dele af året. Centrene blev i 2017 drevet af Røde

Kors, Vesthimmerlands Kommune, Jammerbugt Kommune, Tønder Kommune, Thisted Kommune og Kriminalforsorgen.

Derudover har Langeland Kommune i starten af 2017 været under afvikling som asylcenteroperatør. Ud over det alminde-

lige asylcentersystem har Udlændingestyrelsen kontrakt med to mindre indkvarteringssteder for asylansøgere med særli-

ge behov.

I 2017 gennemførte Udlændingestyrelsen og styrelsens underleverandør, Socialtilsyn Midt, i alt 50 tilsyn med indkvarte-

ringsoperatørernes drift af asylcentrene. Tilsynene fordelte sig på 24 faglige tilsyn, 8 økonomiske tilsyn, 11 bygningstilsyn

og 7 informationssikkerhedstilsyn. 35 tilsyn blev gennemført ved besøg på asylcentrene, mens 15 tilsyn blev gennemført

som skriftlige tilsyn.

Samlet vurdering

Asylcentrene fremstår generelt veldrevne. Operatørerne har samlet set et stort ledelsesmæssigt fokus på opgaveløsnin-

gen og den løbende kvalitetsudvikling. Tilsynene har dog også vist, at der på nogle områder er udfordringer for operatø-

rerne. For de fleste operatører gælder, at det er nogle af de samme forhold på asylcentrene, som oftest giver anledning til

opfølgning over for operatørerne. Det er især mangler i indhold og kendskab til husorden, tilstedeværelseskontrol, nulto-

lerance over for kriminalitet og radikalisering og medarbejdernes kendskab til retningslinjer og procedurer, som har givet

operatørerne praktiske udfordringer i den daglige drift.

Andre forhold, som har krævet opfølgning, har eksempelvis været tydelig identifikation af beboere i forbindelse med

udbetaling af kontante ydelser, operatørernes administration af udgifter til social- og sundhedsydelser og mangler i data-

behandleraftaler med operatørernes underleverandører.

Især på Udrejsecenter Kærshovedgård kunne styrelsen konstatere væsentlige udfordringer på en række områder, som

bl.a. har resulteret i, at styrelsen har fulgt særskilt op. Operatøren har også sat yderligere ledelsesmæssigt fokus på at få

løftet opgavevaretagelsen på flere områder som følge af tilsynet.

Hvad bruger vi tilsynene til?

Den viden, Udlændingestyrelsen får på tilsynene, bruges bl.a. i den løbende planlægning af kommende tilsyn. Hvis et

tilsyn f.eks. viser, at et center ikke løser en eller flere opgaver i overensstemmelse med kontrakten, loven eller retnings-

linjerne, skal operatøren af centret rette op på det eller de forhold, som Udlændingestyrelsen indskærper over for opera-

tøren. I enkelte tilfælde, hvor Udlændingestyrelsen har vurderet, at der var behov for at følge op på, om operatørerne

efterfølgende rettede op på konkrete forhold, har styrelsen besluttet at gennemføre supplerende tilsyn eller at fremrykke

et ordinært tilsyn med de konkrete centre.

Tilsynene er også med til at give Udlændingestyrelsen et indgående kendskab til de udfordringer operatørerne står med i

den daglige drift af centrene. Denne viden bliver løbende brugt i Udlændingestyrelsens vurdering af den risiko og væsent-

lighed der er forbundet med de enkelte opgaver. Det vil sige, at de udfordringer, der er forbundet med konkrete opgaver

En årsperson er defineret som tilknytning til indkvarteringssystemet i et år for én person, hvor det ikke er en betingelse, at det er den sam-

me person, der modtager indkvartering og underhold hele året. Antallet er således ikke et udtryk for, at der har været 6.820 forskellige per-

soner indkvarteret i asylcentersystemet i løbet af 2017, da der kan have været personer, som er flyttet ind og ud af systemet, og antallet af

unikke personer, som har været indkvarteret i asylcentersystemet i 2017 er således højere end 6.820.

I opgørelsen heraf er centre tilhørende Langeland Kommune ikke medtaget, ligesom resultater af tilsyn på operatørens centre ikke fremgår

af denne rapport. I opgørelsen indgår to centre, som har været drevet i samdrift med andre centre, samt to særlige indkvarteringssteder.

05/20 / 1. november 2018 / Årsrapport 2017

2.0 Resume

på centrene sammenholdes med hvor væsentlig den enkelte opgave er for driften af centret, og hvor stor risiko der er

for, at der sker fejl. Denne afvejning indgår som et væsentligt element, når Udlændingestyrelsen skal beslutte, hvilke

centre, der skal føres tilsyn med, hvornår og på hvilken måde.

Princippet om risiko og væsentlighed spiller sammen med viden om de udfordringer, der er knyttet til konkrete driftsop-

gaver på centrene. Et eksempel er udbetalingen af kontante ydelser til beboerne. Opgaven er væsentlig, fordi den er for-

udsætningen for, at beboerne kan få opfyldt basale behov. Opgaven er også forbundet med en vis risiko, fordi store kon-

tantbeløb er til udbetaling på en gang, og det er afgørende, at hver enkelt udbetaling er korrekt. Der kan være visse prak-

tiske udfordringer forbundet med udbetaling af kontante ydelser, og der er derfor særlig fokus på opgaven. Da opgaven

egner sig til uanmeldte tilsyn, vil Udlændingestyrelsen årligt gennemføre uanmeldte tilsynsbesøg i forbindelse med udbe-

talingen af ydelser. Hvis styrelsen på et tilsyn vurderer, at der på et center har vist sig at være særlige udfordringer med

f.eks. at sikre, at beboerne identificerer sig korrekt ved udbetalingen, vil styrelsen overveje, om der på ny skal føres tilsyn

med ydelsesudbetalingen på samme center eller på et andet center hos samme operatør.

Udlændingestyrelsen bruger også erfaringerne fra tilsynene til at forbedre samarbejdet og dialogen med indkvarterings-

operatørerne. Erfaringerne fra tilsynene indgår både i dialogen med den enkelte operatør om konkrete opgaver og i for-

bindelse med mere overordnede eller principielle drøftelser med den samlede operatørkreds. Der afholdes regelmæssige

møder mellem Udlændingestyrelsen og den samlede operatørkreds, hvor både konkrete erfaringer fra tilsynene og mere

generelle betragtninger bliver drøftet som et fast punkt. Derudover bruges erfaringerne fra tilsynene i det løbende arbej-

de med at forbedre operatørkontrakterne og gøre dem mere lettilgængelige og anvendelige for den enkelte centermed-

arbejder.

De metoder, Udlændingestyrelsen anvender især på de faglige tilsyn, kan løbende tilpasses efter behov. Erfaringerne fra

tilsynene i 2017 er derfor løbende blevet brugt til at forbedre den måde, styrelsen fører tilsyn på.

En væsentlig afledt effekt af den nye måde at føre tilsyn på er, at erfaringerne fra de enkelte tilsyn nu bruges konkret og

aktivt på tværs af de forskellige tilsyn. Dette har især været tilfældet for de 35 besøgstilsyn, hvor Udlændingestyrelsen

fysisk har været til stede på centeradresserne. Her er de erfaringer og den viden, styrelsens medarbejdere har opnået

aktivt blevet brugt som led i øvrige tilsyn. Dette har f.eks. været tilfældet flere gange, hvor Udlændingestyrelsens medar-

bejdere på et fagligt tilsyn har gjort observationer af fysiske forhold, som efterfølgende er blevet taget op på bygningstil-

syn eller i den daglige dialog med operatørerne om bygningsforhold.

Som et andet eksempel på den tværgående effekt af tilsynene opstod der i forbindelse med et økonomisk tilsyn i 2017 en

mistanke om, at de faglige retningslinjer for bevilling af sundhedsydelser til beboerne på en række centre ikke blev over-

holdt. Selv om der var administreret korrekt ud fra et revisionsmæssigt synspunkt, gjorde det tværgående fokus, at mate-

rialet fra det økonomiske tilsyn blev brugt som grundlag for et fagligt tilsyn på sundhedsområdet

Ud over Udlændingestyrelsens tilsyn fører en række andre myndigheder og internationale organisationer også tilsyn eller

såkaldte monitoreringsbesøg på centrene. Resultaterne af disse besøg indgår som en aktiv del af Udlændingestyrelsens

tilsyn. Det er især på Udlændingestyrelsens faglige besøgstilsyn, der følges op på, om operatørne har foretaget den nød-

vendige opfølgning på resultaterne af både Udlændingestyrelsens egne tilsyn og eventuelle andre myndigheder eller

organisationers tilsyn eller monitoreringsbesøg. Folketingets Ombudsmand, UNHCR og Arbejdstilsynet er blandt de myn-

digheder og organisationer, som fører tilsyn med eller gennemfører monitoreringsbesøg på centrene.

Den tætte forbindelse mellem Udlændingestyrelsens egne tilsyn, andre myndigheder og organisationers tilsyn og den

løbende dialog om varetagelse af indkvarteringsopgaven er fortsat i 2018.

Det faglige tilsyn på sundhedsområdet blev iværksat i 2017 og er endeligt afsluttet i 2018. Tilsynet har særligt fokus på bevilling af tandbe-

handling til asylansøgere. Tilsynet omfatter alle operatører.

06/20 / 1. november 2018 / Årsrapport 2017

3.0 Indledning

Udlændingestyrelsen lancerede i maj 2017 et nyt koncept for tilsynet med asylindkvarteringsområdet

. Formålet med det

nye koncept er bl.a. at give Udlændingestyrelsen et mere kvalificeret indblik i driften af asylcentrene. Tilsynet kommer

rundt om de væsentligste dele af driften og ser bl.a. på, om beboerne har adgang til de ydelser, de har krav på og forstår

vigtige ting om deres hverdag, f.eks. hvor og hvordan de kan få sundhedsbehandling, hvad de skal gøre i tilfælde af brand,

og om de bliver behandlet værdigt. Tilsynet ser også på, om bygningsstanden og brandsikkerheden er i orden, om opera-

tørerne har tilstrækkelig informationssikkerhed på IT-området, og om den økonomiske administration er korrekt og lever

op til god revisionsskik.

Udlændingestyrelsen og styrelsens underleverandører gennemførte i alt 50 tilsyn i 2017. Af disse var 24 faglige tilsyn, 8

økonomiske tilsyn, 11 bygningstilsyn og 7 informationssikkerhedstilsyn. 35 tilsyn er gennemført på centeradresserne, dvs.

at Udlændingestyrelsen og/eller styrelsens leverandører har været til stede på centeradresserne, mens 15 tilsyn er gen-

nemført som skriftlige tilsyn. Udlændingestyrelsen deltog også i 3 ud af Folketingets Ombudsmands 5 tilsyn på asylcentre.

Som en del af tilsynskonceptet udarbejder Udlændingestyrelsen årligt en rapport over styrelsens tilsyn med driften af

asylcentrene, hvor de vigtigste observationer fra tilsynene beskrives. Rapporten har særlig vægt på de observationer, som

er gjort på tværs af operatørerne. Årsrapporten for 2017 er den første årsrapport om Udlændingestyrelsens samlede

tilsyn. Årsrapporten sendes til alle indkvarteringsoperatører og offentliggøres på nyidanmark.dk.

Årsrapporten indeholder en beskrivelse af, hvilke tilsyn der er gennemført i 2017 og de anbefalinger og indskærpelser,

som Udlændingestyrelsen har givet operatørerne. Rapporten skal give mulighed for læring og udvikling for operatørerne i

bred forstand og formidle resultaterne af Udlændingestyrelsens tilsyn til andre, som har interesse i området.

Årsrapporten kan læses i sin helhed af læseren, som ønsker et samlet overblik, men kan også læses delvist af den enkelte

centermedarbejder, som ønsker at fokusere på et eller flere konkrete fagområder.

Årsrapporten indeholder ikke en beskrivelse af tilsyn gennemført i 2017 som følge af det skærpede tilsyn med Langeland

Kommune.

3.1

Kort om indkvarteringsopgaven

Udlændingestyrelsen har efter udlændingeloven forsørgelsespligten over for asylansøgere og visse udlændinge, som op-

holder sig ulovligt i Danmark.

Udlændingestyrelsen har også ansvaret for at tilvejebringe og drive indkvarteringssteder for udlændinge, som er under

styrelsens forsørgelse. Dette sker i samarbejde med indkvarteringsoperatørerne, som kan være private organisationer

eller selskaber, statslige styrelser eller kommuner.

Udlændingestyrelsen indgår kontrakter med indkvarteringsoperatørerne, som har ansvaret for driften af indkvarterings-

steder (centre) i asylsystemet

. Kontraktforholdet er en såkaldt bestiller-udfører-model, dvs. at styrelsen bestiller opera-

Udlændingestyrelsen lancerede i juni 2017 et selvstændigt koncept og en kvalitetsmodel for tilsynet med asylcentre og afdelinger for uled-

sagede mindreårige asylansøgere. Socialtilsyn Midt gennemfører tilsyn på centre og afdelinger for uledsagede mindreårige på vegne af Ud-

lændingestyrelsen.

Udlændingestyrelsens forsørgelsespligt omfatter ikke udlændinge, som har lovligt ophold i Danmark, udlændinge som har indgået ægteskab

med en herboende person, med mindre særlige grunde foreligger, udlændinge hvis opholdssted ikke kendes, udlændinge som har ret til

forsørgelse efter anden lovgivning, og udlændinge hvis indkvartering, underhold og nødvendige sundhedsmæssige ydelser politiet drager

omsorg for.

07/20 / 1. november 2018 / Årsrapport 2017

3.0 Indledning

tøren til at udføre den opgave, som styrelsen har det overordnede ansvar for. Kontrakterne indgås på operatørniveau og

beskriver den enkelte operatørs samlede drift af centrene. Kontrakterne indeholder bl.a. en beskrivelse af den økonomi-

ske ramme for driften af centrene og de ydelser, operatøren skal levere til beboerne, bl.a. kost eller kontante ydelser,

undervisning og aktivering og sundhedsbehandling.

Ud over operatørkontrakten fastlægges rammerne for driften af centrene af den almindelige lovgivning på området, hvor

udlændingeloven og finansloven er de vigtigste. Udlændingeloven fastlægger, hvilke overordnede ydelser, beboerne på

centrene skal have, mens finansloven fastlægger taksterne for operatørernes levering af ydelserne.

Derudover har Udlændingestyrelsen udarbejdet retningslinjer, som nærmere beskriver nogle af de ydelser, som operatø-

rerne skal give til de beboere, som er indkvarteret på centrene.

I 2017 har Udlændingestyrelsen haft operatørkontrakter med 6 operatører; Jammerbugt Kommune, Kriminalforsorgen,

Røde Kors, Thisted Kommune, Tønder Kommune og Vesthimmerlands Kommune Udlændingestyrelsen har også haft kon-

trakt med to indkvarteringssteder uden for det almindelige centersystem. Kontrakten med Langeland Kommune var i

2017 en såkaldt afviklingskontrakt. Langeland Kommune ophørte med at være operatør i første halvår 2017.

Asylcentersystemet består af forskellige centertyper; modtagecentre er for nyindrejste asylansøgere, som opholder sig

her i den helt indledende fase af asylsagsbehandlingen. Når det er besluttet, at asylsagen skal behandles i Danmark, flyt-

tes asylansøgeren til et opholdscenter, hvor han eller hun er indkvarteret, indtil der enten meddeles opholdstilladelse

eller endeligt afslag på asylansøgningen. Efter et endeligt afslag på asylansøgningen

flyttes den afviste asylansøger først til et hjemrejsecenter, og hvis vedkommende ikke

Uledsagede mindre-

medvirker til sin udrejse videre til et udrejsecenter.

årige

er mindreårige

udlændinge, som er i

Uledsagede mindreårige asylansøgere indkvarteres på særlige børnecentre eller -

Danmark uden deres

afdelinger på opholdscentre. Ud over disse centre, driver Røde Kors et kvinde- og om-

forældre eller andre

sorgscenter til henholdsvis enlige kvinder (med og uden børn) og asylansøgere, som har

voksne personer, som

et særligt omsorgsbehov. Antallet af centre og fordelingen mellem de forskellige center-

reelt er trådt i foræl-

typer varierer efter indkvarteringsbehovet, sammensætningen af beboere, f.eks. ande-

drenes sted.

len af familier, enlige og uledsagede mindreårige.

3.2

Udlændingestyrelsens tilsynsforpligtelse

Hverken udlændingeloven eller andre love indeholder bestemmelser om Udlændingestyrelsens tilsynsforpligtelser. Det er

imidlertid en del af styringsmodellen mellem Udlændingestyrelsen og operatørerne (bestiller-udfører-modellen), at Ud-

lændingestyrelsen fører kontrol med og følger op over for operatørerne bl.a. ved at føre tilsyn.

Formålet med Udlændingestyrelsens tilsyn er at føre kontrol med og sikre, at operatørerne løbende leverer ydelser, som

har det indhold og det omfang, som er beskrevet i operatørkontrakten og gældende regler og retningslinjer. Det er også

formålet at sikre, at operatørerne løser opgaven på en måde, som understøtter det overordnede formål med driften af

asylcentrene.

Operatørkontrakterne indeholder derfor bestemmelser om Udlændingestyrelsens mulighed for at føre tilsyn med opera-

tørernes opgaveløsning.

Udlændingestyrelsens tilsyn med indkvarteringsoperatørerne omfatter faglige tilsyn, økonomiske tilsyn, bygnings- og

brandtilsyn, inventartilsyn og informationssikkerhedstilsyn.

Med undtagelse af driften af udrejsecentrene har indkvarteringsopgaven siden ultimo 2015 årligt været i EU-udbud. Vesthimmerland Kom-

mune, Jammerbugt Kommune, Tønder Kommune, Thisted Kommune, Røde Kors, Ask4Us og Station Vest har vundet de respektive udbud for

2017.

08/20 / 1. november 2018 / Årsrapport 2017

3.0 Indledning

3.3

Risiko og væsentlighed

Udlændingestyrelsens tilsyn er hovedsageligt baseret på en vurdering af risiko og væsentlighed. Det betyder, at tilsynene

planlægges og gennemføres ud fra en samlet vurdering af om opgaverne er forbundet med en større eller mindre risiko,

og hvor væsentlig betydning de enkelte opgaver har for driften af indkvarteringsområdet.

Den risiko- og væsentlighedsbaserede tilgang sikrer, at Udlændingestyrelsen løbende bruger ressourcerne bedst muligt

og der, hvor der forventes den største effekt. Alle centre og alle dele af den samlede indkvarteringsopgave vil derfor ikke

blive genstand for tilsyn med samme hyppighed og intensitet. Tilsynene planlægges dog sådan, at der gennemføres tilsyn

hos alle operatører hvert år, og alle centre og opgaver vil inden for en årrække som udgangspunkt blive gjort til genstand

for et tilsyn.

3.4

Hvem fører Udlændingestyrelsen tilsyn med og hvordan?

Udlændingestyrelsens tilsyn med indkvarteringsoperatørerne udføres på operatør-, regions-, eller centerniveau. Tilsyn på

operatørniveau vil omfatte alle operatørens centre og vil typisk være tilsyn med mere generelle forhold, f.eks. om opera-

tøren har husordner for centrene, og om de har udarbejdet retningslinjer og procedurer for væsentlige dele af driften.

Tilsyn på regionsniveau er tilsyn med bestemte opgaver, som løses samlet for alle centre, som er placeret i regionen.

Tilsyn på centerniveau er tilsyn med den måde en eller flere konkrete opgaver bliver løst på det enkelte asylcenter.

Udlændingestyrelsen fastlægger hvert år inden udgangen af januar en

årsplan

for tilsynene. Årsplanen beskriver de tilsyn,

som styrelsen planlægger at afholde inden for samme kalenderår.

I tillæg til de planlagte tilsyn kan Udlændingestyrelsen, hvis der vurderes at være behov for det, gennemføre

supplerende

tilsyn.

Det kan især være relevant, hvis styrelsen får kendskab til, at der er forhold på et center, som det vurderes, at der

er behov for at undersøge nærmere eller følge op på.

Tilsyn gennemføres enten som

besøgstilsyn,

hvor styrelsens medarbejdere og/eller eksterne samarbejdsparter fører

tilsyn ved fremmøde på det enkelte center eller som

skriftlige tilsyn,

hvor styrelsen gennemfører tilsynet på baggrund af

skriftligt materiale fra operatøren.

Afhængig af, hvilken type besøgstilsyn, det drejer sig om og formålet med tilsynet holder Udlændingestyrelsen samtaler

med ledelsen og/eller medarbejdere og eventuelt beboere. Et besøgstilsyn kan også gennemføres ved, at styrelses med-

arbejdere observerer udførelsen af en driftsopgave, gennemgår standen af ejendommen eller den foreliggende regn-

skabsmæssige dokumentation m.v.

Skriftlige tilsyn benyttes, hvor et besøgstilsyn ikke vil give tilsynet en afgørende mervær-

di.

Besøgstilsyn vil som udgangspunkt være

anmeldt

i forvejen til den enkelte operatør. Hvis

det vurderes nødvendigt, eller hvis formålet med tilsynet ellers fortabes, kan styrelsen

vælge at gennemføre

uanmeldte tilsyn.

Ved afslutningen af et tilsyn kommer Udlændingestyrelsen med eventuelle

anbefalinger

eller

indskærpelser

til operatøren. Anbefalinger gives, hvis der ikke er konstateret for-

hold, som vurderes at være en misligholdelse af operatørkontrakten eller af retningslinjer

m.v., men hvor opgaven alligevel vurderes at kunne løses mere hensigtsmæssigt.

Uanmeldte tilsyn

tilsyn, som ikke er

varslet på forhånd,

eller hvor operatøren

gives så kort et varsel,

at operatøren ikke har

mulighed for at forbe-

rede sig på tilsynet.

Indskærpelser benyttes, hvis Udlændingestyrelsen konstaterer forhold, som ikke er i overensstemmelse med operatør-

kontraktens indhold, ordlyd eller hensigt eller gældende regler og retningslinjer.

Ved afslutningen af besøgstilsyn modtager operatøren mundtligt styrelsens eventuelle foreløbige anbefalinger og ind-

skærpelser. Alle tilsyn afsluttes med et afslutningsbrev til operatøren med resultatet af tilsynet.

09/20 / 1. november 2018 / Årsrapport 2017

3.0 Indledning

Operatørerne skal selv sikre, at der følges op på tilsynene og rette op på de indskærpelser, Udlændingestyrelsen er kom-

met med. Afhængig af om der er tale om alvorlige forhold, kan Udlændingestyrelsen følge op på, om operatøren har ef-

terlevet indskærpelserne. Dette kan eventuelt ske ved, at styrelsen gennemfører et supplerende tilsyn med det enkelte

center. Der kan også ske opfølgning i forbindelse med tilsyn på andre centre under samme operatør. Hvis særlige forhold

gør det nødvendigt, kan Udlændingestyrelsen beslutte at føre tilsyn med en øget hyppighed og intensitet eller træffe

beslutning om at lukke indkvarteringsstedet.

Erfaringer fra gennemførte tilsyn indgår i Udlændingestyrelsens overvejelser om fremtidige tilsyn.

3.5

Brug af eksterne parter

Udlændingestyrelsen kan gøre brug af eksterne parter til at føre tilsyn med asylcentrene.

Dette gør sig gældende for tilsyn på indkvarteringssteder for uledsagede mindreårige, hvor Socialtilsyn Midt fra septem-

ber 2017 har ført faglige besøgstilsyn på vegne af Udlændingestyrelsen. Socialtilsynets tilsyn med indkvarteringssteder for

uledsagede mindreårige blev besluttet med lov nr. 702 af 8. juni 2017. Tilsynet gennemføres på vegne af Udlændingesty-

relsen inden for rammer fastsat af Udlændinge- og Integrationsministeriet og Børne- og Socialministeriet. Tilsynet sker

med udgangspunkt i et selvstændigt koncept for tilsyn med indkvarteringssteder for uledsagede mindreårige. Formålet

med at Socialtilsyn Midt fører tilsynene er at sikre, at tilsynet med indkvarteringssteder for uledsagede mindreårige udfø-

res af instanser, der besidder en særlig sagkundskab på området.

Der benyttes også eksterne parter til gennemførelse af cirkulæretilsyn på bygningsområdet. Regler for og indholdet af

disse tilsyn er fastlagt i Cirkulære om vedligeholdelsestilsyn af statens bygninger.

Andre myndigheder og internationale organisationer

Ud over Udlændingestyrelsens egne tilsyn gennemfører en række andre myndigheder og internationale organisationer

tilsyn eller monitoreringsbesøg på de danske asylcentre, herunder Folketingets Ombudsmand, Arbejdstilsynet, det lokale

beredskab og FN’s Flygt i gehøjko

issariat UNHCR .fl. Resultater e af disse besøg i dgår so e aktiv del af styrel-

sens egne tilsyn, og det vurderes fra gang til gang, i hvilken udstrækning styrelsen skal følge konkret op på resultaterne,

og om resultaterne giver anledning til at ændre i styrelsens tilsynsplan.

10/20 / 1. november 2018 / Årsrapport 2017

4.0 Faglige tilsyn

Udlændingestyrelsen gennemførte i 2017 18 faglige besøgstilsyn

. De

fleste tilsyn omhandlede operatørernes levering af ydelser til beboerne,

den generelle trivsel blandt beboere og medarbejdernes kendskab til og

efterlevelse af procedurer og retningslinjer m.v. Tilsynene blev primært

gennemført ved samtaler med beboere, medarbejdere og ledelse på

centrene. To tilsyn omhandlede rådgivningstjenesterne, som i 2017 blev

varetaget af Dansk Flygtningehjælp og Røde Kors. Tilsynene havde bl.a.

fokus på, hvordan rådgivningen blev planlagt og udført.

Udlændingestyrelsen iværksatte i 2. kvartal 2017 et fagligt tilsyn med

generelt skriftligt materiale på en række områder hos alle 6 operatører.

Udlændingestyrelsen indhentede husorden på alle sprog, beredskabs-

planer, en beskrivelse af operatørernes eventuelle værdigrundlag, en

beskrivelse af den pædagogiske tilgang for børnecentre og operatørernes

interne procedurer og retningslinjer for en række centrale områder af

driften.

Udlændingestyrelsen iværksatte desuden i 4. kvartal 2017 et skriftligt

tilsyn med sundhedsområdet med fokus på tandbehandling for voksne

asylansøgere på 9 centre. Tilsynet gennemføres og afsluttes i 2018 og

indgår derfor ikke i denne årsrapport.

Faglige tilsyn

er tilsyn med operatø-

rernes levering af de ydelser, som asyl-

ansøgere og andre udlændinge under

Udlændingestyrelsens forsørgelse har

krav på, mens de opholder sig på asyl-

centrene.

Det er også en grundlæggende del af

de faglige tilsyn, at der føres tilsyn med

den generelle trivsel blandt beboere.

Tilsynet ser også på medarbejdernes

kendskab til og efterlevelse af procedu-

rer og retningslinjer m.v.

Tilsynene gennemføres med udgangs-

punkt i operatørkontrakten, hvor ope-

ratørens levering af de ydelser, der er

beskrevet i kontrakten, bliver gennem-

gået. Udlændingestyrelsen taler både

med ledelse, medarbejdere og beboere

for at få en så bred afdækning af em-

nerne som muligt.

4.1

Gennemgående forhold, som giver anledning til opfølgning

De faglige tilsyn har vist, at det især er bestemte forhold, som giver ope-

ratørerne udfordringer i den daglige drift af centrene. Flere af de forhold,

som har resulteret i indskærpelser og anbefalinger fra Udlændingestyrel-

sen, går igen hos flere operatører. Følgende udvalgte temaer fra de fagli-

ge tilsyn har resulteret i indskærpelser og/eller anbefalinger til operatø-

rerne:



Husorden.

Udlændingestyrelsen har flere steder indskærpet, at husordenen skal oversættes til alle relevante sprog og

udleveres til beboerne. Indskærpelserne har også omhandlet det nærmere indhold af husordnerne. Udlændingesty-

relsen har desuden anbefalet bl.a. bedre kendskab til husordenen blandt medarbejderne.



Vagtberedskab.

Udlændingestyrelsen har på nogle centre indskærpet, at centrene skal sikre, at beboerne uden for

normal arbejdstid kan tilkalde hjælp ved akut opståede situationer og komme i kontakt med vagtberedskabet tilknyt-

tet centrene.



Tilstedeværelseskontrol.

Udlændingestyrelsen har på flere centre indskærpet, at centrene skal sikre,

at reglerne for tilstedeværelseskontrol på centrene overholdes, og at centrene skal administrere efter retningslinjerne

for privat indkvartering og lovligt fravær med økonomi.

Heraf har Socialtilsyn Midt på vegne af Udlændingestyrelsen udført 4 tilsyn med indkvarteringssteder for uledsagede mindreårige. Udlæn-

dingestyrelsen har deltaget i Socialtilsyn Midts tilsyn.

11/20 / 1. november 2018 / Årsrapport 2017

4.0 Faglige tilsyn



Nultolerance over for kriminalitet.

Udlændingestyrelsen har på de fleste centre indskærpet nultolerancepolitikken,

kravet om anmeldelse til det lokale politi og pligten til at indberette kriminalitet og alvorlige hændelser på centret til

Udlændingestyrelsen. Udlændingestyrelsen har indskærpet indberetningspligten og pligten til at politianmelde over

for operatørerne og centrene, hvis et center over en periode på 3 måneder har haft flere end nogle ganske få mindre

alvorlige hændelser, som ikke er indberettet eller politianmeldt korrekt.



Radikalisering.

Udlændingestyrelsen har på flere centre anbefalet, at centrene gør alle medarbejdere bekendt med

indikatorer på radikalisering og i stand til at identificere mistanke om radikalisering blandt centrets beboere.



Retningslinjer og procedurer.

Udlændingestyrelsen har over for flere operatører anbefalet, at operatørerne udarbej-

der en eller flere interne procedurer og retningslinjer til medarbejderne vedrørende f.eks. magtanvendelse, euforise-

rende stoffer, kriminalitet, mistanke om seksuelle overgreb, mistanke om radikalisering, sultestrejke og medarbejder-

nes omgang med beboere.



Kendskab til centerlederen.

Udlændingestyrelsen har på nogle centre anbefalet, at kendskabet til hvem, der er leder

af centret, udbredes blandt beboerne.



Opstilling af mål i udviklingsplanerne og opfølgning.

Udlændingestyrelsen har på enkelte indkvarteringssteder for

uledsagede mindreårige anbefalet, at indkvarteringsstederne opstiller konkrete mål for undervisning og for udviklin-

gen af kompetencer til at indgå i sociale relationer og opnå selvstændighed i udviklingsplanerne for alle beboere.

12/20 / 1. november 2018 / Årsrapport 2017

5.0 Økonomiske tilsyn

I 2017 gennemførte Udlændingestyrelsen økonomiske besøgstilsyn på 3

centre, hvor der blev ført tilsyn med udbetalingen af kontante ydelser til

beboerne på centrene. Der blev også ført tilsyn med operatørernes kon-

trol med, at de indkvarterede beboere også reelt havde centret som de-

res primære opholdssted (tilstedeværelseskontrol).

Ud over besøgstilsynene blev der gennemført skriftlige tilsyn med 5 ope-

ratører. Tilsynene så på operatørernes administration af den finansielle

ramme til betaling af social- og sundhedsydelser. Fokus var bl.a. på, om

de fakturerede udgifter var dokumenteret i forhold til kravene i opera-

tørkontrakterne.

Skriftligt tilsyn med administrationen af den finansielle ramme til betaling

af social- og sundhedsydelser for yderligere 1 operatør og tilsyn med om

udgifter til en cateringordning var fuldt ud dokumenteret for den samme

operatør blev igangsat i 2017 men er ikke afsluttet. Resultaterne af dette

tilsyn er derfor ikke med i denne rapport.

Økonomiske tilsyn

er tilsyn med opera-

tørernes økonomiske og regnskabs-

mæssige forvaltning af midler udbetalt

af Udlændingestyrelsen i forbindelse

med operatørens varetagelse af ind-

kvarteringsopgaven.

Det er også tilsyn med udbetalingen af

kontante ydelser til beboerne på cen-

trene og tilsyn med at operatøren fører

kontrol med, om de personer, der er

registreret som indkvarteret på centret,

også reelt har centret som deres pri-

mære opholdssted (tilstedeværelses-

kontrol).

5.1

Gennemgående forhold, som giver anledning til opfølgning



Identifikation.

På de økonomiske besøgstilsyn (ydelsesudbetalings- og tilstedeværelseskontroltilsyn) har Udlændinge-

styrelsen på flere centre anbefalet, at centret giver beboere, der har mistet deres id-kort, en udskrift fra LetAsyl

med

foto, ID-nummer, operatørens stempel, medarbejderens underskrift og dato for underskriften. I forlængelse heraf har

Udlændingestyrelsen anbefalet, at en sådan udskrift fra LetAsyl følges op med en bestilling af nyt id-kort til beboeren.



Kasserapporter.

Udlændingestyrelsen har på flere centre anbefalet ændringer af centrenes håndtering af kasserap-

porter og afstemningsoversigter. Udlændingestyrelsen har bl.a. anbefalet, at kasserapporter og afstemningsoversigter

udskrives, underskrives af den/de regnskabsansvarlige og gemmes.

Over for en enkelt operatør bemærkede Udlændingestyrelsen konkret, at der i forbindelse med gennemgangen af mate-

rialet var blevet registreret en række uregelmæssigheder i forhold til de igangsatte behandlinger på tandlægeområdet.

Endvidere vurdererede Udlændingestyrelsen, at operatøren så ud til at have anvendt for mange midler på tandlægeom-

rådet i en længere periode. Sluttelig noterede Udlændingestyrelsen, at operatøren havde afsluttet samarbejdet med den

tandlæge, som havde udført de ovennævnte tandbehandlinger.

LetAsyl er indkvarteringsoperatørernes eget IT-system. Systemet bruges til en lang række administrative opgaver på centrene, herunder

styring af værelsesfordeling, registrering af beboernes deltagelse i undervisnings- og aktiveringsaktiviteter, journaloptegnelser vedr. den

enkelte beboer m.v.

13/20 / 1. november 2018 / Årsrapport 2017

6.0 Bygnings- og brandtilsyn

Bygnings- og brandtilsyn udført i 2017 omfattede besøgstilsyn på 11 cen-

tre, hvor der blev ført tilsyn med vedligeholdelsesplaner, kvalitetssikring,

udført arbejde, vedligeholdelse af fællesarealer og udvendig klimaskærm.

Tilsynet omfattede også en gennemgang og drøftelse af materiale om-

kring brandsikkerhed, herunder årshjul, beredskabsplaner og beboerin-

strukser.

Bygnings- og brandtilsyn

føres af

Udlændingestyrelsen eller en ekstern

byggerådgiver.

Der føres tilsyn med standen af de

ejendomme, der bruges til indkvarte-

ring af asylansøgere. Tilsynet ser bl.a.

på, om bygningerne er tilstrækkeligt

vedligeholdt. Der kan være forskel på

omfanget af et tilsyn afhængig af de

forpligtelser, der følger af lejekontrak-

ten på adressen.

Der ses også på indeklimaet, energi-

forbruget og brandforhold.

På de asylcentre, som Udlændingesty-

relsen ejer, føres endvidere cirkulære-

tilsyn om vedligeholdelsesstanden

m.v. på statens ejendomme. Disse

tilsyn føres altid af eksterne rådgivere.

Brandtilsyn omfatter en gennemgang

og drøftelse af materiale omkring

brandsikkerhed. Tilsynet er et sup-

plement til beredskabets lovpligtige

tilsyn på området.

6.1

Gennemgående forhold, som giver anledning til opfølgning

Resultaterne af bygningstilsynene har ikke vist forhold, som er gennemgå-

ende hos operatørerne. Der har alene været tale om forhold, som var

specifikke for de enkelte centre.

Udlændingestyrelsen har således ved tilsynene bl.a. konstateret følgende

forhold på enkelte asylcentre:



Brandårshjul.

Materialet har ikke været opdateret. Der har derfor

været behov for yderligere skriftlig opfølgning på brandårshjul i for-

hold til brandforholdene.



Rengøringsstandarder.

Især på fællesområder har standarden ikke

altid været tilfredsstillende.



Vedligeholdelse.

Det har været nødvendigt enkelte gange at udbedre

fejl på kritiske bygningsdele f.eks. gelændre og tekniske installationer.

14/20 / 1. november 2018 / Årsrapport 2017

7.0 Informationssikkerhedstilsyn

Udlændingestyrelsen gennemførte informationssikkerhedstilsyn på 3

centre i 2017, hvor der blev ført tilsyn med de fysiske forhold på centrene

med relevans for informationssikkerheden. Tilsynene blev gennemført

som besøgstilsyn. Derudover gennemførte styrelsen skriftlige tilsyn med 4

operatører og deres underdatabehandleraftaler.

Informationssikkerhedstilsyn

er tilsyn

med, om operatørernes overholder

den databehandleraftale, som er ind-

gået mellem Udlændingestyrelsen og

operatørerne om brug af Indkvarte-

rings- og ydelsesBeregningsSystemet

(IBS).

Udlændingestyrelsen er ejer af de

data, der er i systemet. Operatørerne

har deres eget indkvarteringssystem,

som henter data fra IBS.

7.1

Gennemgående forhold, som giver anledning til opfølgning

Tilsynene gav ikke Udlændingestyrelsen kendskab til gennemgående fysi-

ske forhold på indkvarteringsstederne, som gav anledning til opfølgning.



Instruks.

Udlændingestyrelsen har på de skriftlige tilsyn indskærpet

over for flere operatører, at de skal indsende en instruks fra operatø-

ren til den eksterne databehandler om databehandlerens anvendelse

af data fra Indkvarterings- og ydelsesBeregningsSystemet (IBS).



Databehandleraftale.

Udlændingestyrelsen har indskærpet over for flere operatører, at de skal tilrette eller ved allon-

ge supplere databehandleraftalen med oplysninger om de pligter vedrørende anvendelsen af data fra IBS, der gælder

mellem Udlændingestyrelsen og operatøren, og som ligeledes skal gælde mellem operatøren og dennes databehand-

ler.



Dataansvar.

Tilsynene har også vist, at det over for flere operatører har været nødvendigt at indskærpe, at Udlændin-

gestyrelsen alene er ansvarlig for IBS-data, og at dette udtrykkeligt skal fremgå af operatørernes databehandleraftale

med deres eksterne databehandler.

15/20 / 1. november 2018 / Årsrapport 2017

8.0 Inventartilsyn

Udlændingestyrelsen har ansvaret for det inventar, der bruges til at løse

indkvarteringsopgaven. Indtil 2018 har håndtering af inventaropgaven,

herunder inventarlager, været samlet hos en enkelt inventaroperatør på

vegne af Udlændingestyrelsen.

Udlændingestyrelsen har i 2018 grundigt gennemgået inventarlageret og

lavet en ny model for løsning af inventaropgaven. Inventarlageret er såle-

des blevet decentraliseret og fordelt på de enkelte driftsoperatører.

Driftsoperatørerne har i 2018 oprettet decentrale lagerfaciliteter i tilknyt-

ning til deres centerdrift, og der er i den forbindelse foretaget lageroptæl-

ling og registrering af inventaret. Operatørerne vil løbende registrere la-

gerbeholdningen på de decentrale lagre. Udlændingestyrelsen har herud-

over oprettet et generelt fjernlager på Center Sjælsmark.

Inventartilsyn

er tilsyn med operatø-

rernes opbevaring, registrering og

vedligeholdelse af inventar på centre-

ne.

Inventar, som ikke aktuelt er i brug,

opbevares af operatørerne på decen-

trale lagre.

På grund af omlægning af inventaropgaven fra en central til en decentral lagerfunktion

førte Udlændingestyrelsen ikke tilsyn med operatørernes registrering, opbevaring og

vedligeholdelse af inventar i 2017.

16/20 / 1. november 2018 / Årsrapport 2017

9.0 Samlet vurdering

To væsentlige nyskabelser i det nye tilsynskoncept er samtaler med hovedparten af medarbejdere på centrene og samta-

ler med beboere. Samtalerne med medarbejderne og beboere på centrene har givet Udlændingestyrelsen mulighed for

at belyse driften fra flere vinkler og på den måde få bedre indblik i omfanget og kvaliteten af de ydelser, operatørerne

leverer på vegne af styrelsen.

På baggrund af de gennemførte tilsyn i 2017 er det Udlændingestyrelsens samlede opfattelse, at asylcentrene generelt

fremstår veldrevne.

Både ledelse og medarbejdere på de enkelte centre har udtrykt stor tilfredshed med Udlændingestyrelsens tilsyn, og

styrelsens medarbejdere bliver generelt taget godt imod på centrene.

De beboere, som Udlændingestyrelsen har talt med, har i høj grad givet udtryk for, at de modtager tilbud om f.eks. sund-

hedsbehandling, undervisning og aktivering, som operatørerne er forpligtet til at levere ifølge operatørkontrakterne, og

medarbejderne har generelt udvist stort engagement i opgaven.

Det er Udlændingestyrelsens vurdering, at der generelt er ledelsesmæssigt fokus på opgavevaretagelsen og den løbende

kvalitetsudvikling fra operatørernes side. Det er dog også Udlændingestyrelsens indtryk, at der som følge af de seneste

års store udsving i indkvarteringsomfanget har været stort fokus på drift og på at tilpasse antallet af indkvarteringspladser

til antallet af beboere ved først at åbne mange nye centre og derefter at lukke mange centre. Fokus har også været på

først at rekruttere og dernæst at afskedige mange medarbejdere. Det er Udlændingestyrelsens vurdering, at dette i høj

grad har haft indvirkning på bl.a. operatørernes mulighed for grundig oplæring af nye medarbejdere. Hertil kommer, at

operatørerne i samme periode er blevet stillet over for skærpede administrative krav til dokumentation m.v., hvilket også

har præget opgaveløsningen.

Tilsynene har vist, at det i nogen grad er de samme temaer, som giver anledning til opfølgning på centrene.

De faglige tilsyn har vist, at især temaer som husorden, vagtberedskab, tilstedeværelseskontrol, nultolerance over for

kriminalitet, radikalisering og retningslinjer og procedurer, kendskab til centerlederen, og opstilling af mål i udviklingspla-

ner og opfølgning herpå, har givet visse praktiske udfordringer for operatørerne i den daglige drift af centrene. For nogle

af disse temaer gælder det, at det er let at rette op på forholdene og afklare tvivlsspørgsmål. Andre kræver, at der både

fra operatørernes og Udlændingestyrelsens side løbende er fokus på og dialog om emnet for at sikre, at driften af centre-

ne sker i overensstemmelse med operatørkontrakt og gældende regler og retningslinjer.

På Udrejsecenter Kærshovedgård fandt Udlændingestyrelsen grund til at komme med betydeligt flere indskærpelser, end

hvad der gjorde sig gældende generelt. Udrejsecentret var udfordret på en række områder, som har betydning for den

daglige drift. Ud over en række af de indskærpelser, der er gået igen på tværs af operatører, har det bl.a. drejet sig om, at

udrejsecentret skulle understøtte styrelsens tilsyn ved at bidrage til det forberedende arbejde med at gennemføre tilsy-

net. Derudover omhandlede indskærpelserne indgåelse af undervisnings- og aktiveringskontrakter med beboerne, udle-

vering af tøjpakker og overholdelse af regler om anonymisering.

Tilsynet på Udrejsecenter Kærshovedgård har efterfølgende ført til, at der er sat yderligere ledelsesmæssigt fokus på

driften både fra Udlændingestyrelsens og operatørens side, og at Udlændingestyrelsen har fremrykket styrelsens faglige

besøgstilsyn i 2018.

På de økonomiske besøgstilsyn (ydelsesudbetalings- og tilstedeværelseskontroltilsyn) har især forhold vedrørende legiti-

mation ved udbetaling af kontante ydelser og håndtering af kasserapporter været gennemgående emner hos operatører-

ne, hvor Udlændingestyrelsen er kommet med indskærpelser og anbefalinger. Udlændingestyrelsen har vurderet, at der

ikke er behov for særlig opfølgning på dette på de enkelte centre, da der relativt let kunne rettes op på forholdene.

17/20 / 1. november 2018 / Årsrapport 2017

9.0 Samlet vurdering

De økonomiske tilsyn med operatørernes administration af social- og sundhedsydelser har vist, at operatørerne overord-

net set har levet op til de

økonomiske

krav og retningslinjer, der følger af operatørkontrakten i forhold til dokumentation

for afholdte udgifter m.v. Tilsynene har dog også vist, at dette ikke nødvendigvis er ensbetydende med, at operatørnes

disponering af udgifter på det undersøgte område er i overensstemmelse med de

faglige

retningslinjer for bevilling af

ydelser. Materialet fra de skriftlige økonomiske tilsyn blev derfor inddraget i de faglige tilsyn med operatørernes admini-

stration af det rammestyrede sundhedsområde med særligt fokus på tandbehandling. Disse tilsyn er endeligt afsluttet i

2018. Resultaterne fra de gennemførte tilsyn bidrager på denne måde også til at skabe læring på tværs af tilsynsområder

internt i Udlændingestyrelsen.

Bygningstilsynene har vist, at operatørerne overordnet set lever op til de krav og retningslinjer, der følger af operatørkon-

trakten i forhold til vedligeholdelse og brandsikkerhed. Tilsynene har dog også vist, at der både fra operatørenes og Ud-

lændingestyrelsens side kræves et løbende fokus på visse områder for at sikre, at driften af centrene sker i overensstem-

melse med operatørkontrakt og gældende regler og retningslinjer på området.

Informationssikkerhedstilsynene har vist, at operatørerne generelt set håndterer informationssikkerheden i overens-

stemmelse med gældende lovgivning og retningslinjer. De skriftlige informationssikkerhedstilsyn har dog vist, at kravet til

operatørerne om at indsende en instruks fra operatøren til den eksterne databehandler om databehandlerens anvendel-

se af data fra IBS har været et gennemgående tema, som der har været behov for at indskærpe og følge op på.

Tilsynene har også vist, at det over for flere operatører har været nødvendigt at indskærpe, at de tilretter eller supplerer

databehandleraftalen med deres eksterne databehandler med oplysninger om de pligter vedrørende anvendelsen af data

fra IBS, der gælder mellem Udlændingestyrelsen og operatøren, og som ligeledes skal gælde mellem operatøren og den-

nes databehandler. Desuden har tilsynene vist, at det over for flere operatører har været nødvendigt i anden sammen-

hæng end i tilsynene at indskærpe, at Udlændingestyrelsen alene er ansvarlig for IBS-data.

Udover at føre kontrol med, at operatørerne løser indkvarteringsopgaven i overensstemmelse med operatørkontrakten

og gældende regler og retningslinjer, er det et centralt formål med Udlændingestyrelsens tilsyn at skabe konkret og brug-

bar læring på tværs af centre og operatører. I løbet af 2017 har styrelsen konkret erfaret, at dette formål opfyldes ved at

operatører udbreder læring og erfaringer fra tilsyn på ét center til operatørernes øvrige centre.

18/20 / 1. november 2018 / Årsrapport 2017

10.0 Perspektivering i forhold til fremtidige tilsyn

I det første år med Udlændingestyrelsens nye tilsynskoncept har der i Udlændingestyrelsen været fokus på at implemen-

tere det nye koncept og sikre en stærkere koordinering og ensretning af styrelsens forskelligartede tilsyn med indkvarte-

ringsoperatørerne. Erfaringerne fra 2017 har vist, at der har været en række fordele ved både at øge hyppigheden af de

faglige tilsyn og at ensrette og koordinere styrelsens samlede tilsyn.

Det er styrelsens vurdering, at det øgede fokus på tilsyn og den højere tilsynsfrekvens har haft en præventiv virkning ved,

at der også hos operatørerne er blevet sat ekstra fokus på at udbrede erfaringerne fra de enkelte tilsyn til operatørernes

øvrige centre, og flere operatører har gjort enkelte medarbejdere ansvarlige for at sikre opfølgning og kvalitetssikring i

forlængelse af tilsynene. Styrelsen har konkret kunnet konstatere, at dette har haft effekt, og at indskærpelser og anbefa-

linger fra ét tilsyn, også er blevet implementeret på andre centre under samme operatør.

Den centrale koordinering af de forskellige tilsyn har givet styrelsen mulighed for at følge tværfagligt op på resultaterne af

tilsynene, f.eks. ved at oplysninger fra et fagligt besøgstilsyn, hvor medarbejderne omtalte en bekymring om et konkret

bygningsmæssigt forhold, førte til opfølgning på det pågældende forhold i forbindelse med et bygningstilsyn samme sted.

På samme måde er observationer på faglige besøgstilsyn vedr. f.eks. rengøringsstandarden på enkelte centre også indgå-

et i besøgstilsyn på bygningsområdet.

De skriftlige økonomiske tilsyn gav ikke overordnet anledning til anbefalinger eller indskærpelser til operatørerne i for-

hold til fakturering og dokumentation af udgifterne til de særlige social- og sundhedsydelser i 2017. Generelt kunne Ud-

lændingestyrelsen dog konstatere, at især udgiftsniveauet for de iværksatte tandbehandlinger lå højt i forhold til det

forventede niveau. Styrelsen besluttede derfor, at materialet fra det økonomiske tilsyn kunne indgå i det faglige tilsyn

med det rammestyrede sundhedsområde med særligt fokus på tandbehandling, som blev iværksat for alle operatører i

2017. Dette tilsyn er afsluttet i 2018. På baggrund af de indledende erfaringer fra tilsynet med det rammestyrede sund-

hedsområde kunne styrelsen dog

–

allerede inden de første tilsyn var afsluttet

–

konstatere, at flere operatører ikke hav-

de administreret området i overensstemmelse med retningslinjerne. På den baggrund blev det besluttet midlertidigt at

hjemtage behandlingen af kautionssager på tandområdet, således at operatørerne i en periode skal søge om Udlændin-

gestyrelsens forudgående godkendelse, inden de afholder udgifter til tandbehandling.

Netop fordi der er en synergieffekt af de forskellige tilsyn, giver ensretningen og sammentænkningen af de forskellige

tilsynstyper og den centrale koordinering af styrelsens samlede tilsyn et mere helhedsorienteret indblik i driften af det

samlede indkvarteringssystem. Det betyder også, at der kan være fordele ved fremover i endnu højere grad at tænke på

tværs af tilsynene for derved ar komme omkring flere elementer af den samme opgave. Udlændingestyrelsen har derfor

besluttet, at de forskellige tilsynstyper i endnu højere grad skal samtænkes, f.eks. ved at økonomiske tilsyn med eksem-

pelsvis bevillinger til bygningsarbejde eller materielanskaffelser følges op at et bygnings- eller inventartilsyn med det ud-

førte arbejde eller den anskaffelse, bevillingen vedrører.

Erfaringerne fra tilsynene i 2017 er brugt aktivt i planlægningen af tilsynene for 2018. I situationer, hvor tilsyn har vist, at

et center ikke løste en eller flere opgaver i overensstemmelse med kontrakten, loven eller retningslinjerne, har Udlæn-

dingestyrelsen vurderet, om der var behov for at følge op på, om operatørerne efterfølgende rettede op på de konkrete

forhold. I to tilfælde har styrelsen på baggrund af en samlet vurdering af risiko og væsentlighed besluttet at gennemføre

hhv. et supplerende tilsyn (Center Bornholm (Slottet)) og at fremrykke et ordinært tilsyn (Udrejsecenter Kærshovedgård)

for at sikre at operatørerne havde rettet op på forholdene.

Erfaringerne fra styrelsens forskelligartede tilsyn indgår som en væsentlig del af den løbende dialog med indkvarterings-

operatørerne, bl.a. på regelmæssige operatørmøder, som styrelsen har med operatørkredsen. På operatørmøderne ind-

går tilsynene som et fast dagsordenpunkt. Den løbende dialog giver mulighed for at drøfte og afklare eventuelle tværgå-

ende udfordringer både med hensyn til drift og tilsyn. Det giver også styrelsen og operatørerne et fælles udgangspunkt

19/20 / 1. november 2018 / Årsrapport 2017

10.0 Perspektivering i forhold til fremtidige tilsyn

for at drøfte eventuelle behov for justering eller præcisering af fremtidige operatørkontrakter og tilpasning af tilsynsind-

satsen.

20/20 / 1. november 2018 / Årsrapport 2017