SUU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 123: Orientering om offentliggørelse af undersøgelse af køretider i hjemmeplejen, fra ældreministeren

Sundheds- og Ældreudvalget 2018-19 (1. samling)
SUU Alm.del Bilag 123
Offentligt

PIXI

ANALYSE AF KØRETIDER I HJEMMEPLEJEN

INDHOLDSFORTEGNELSE

1. GENERELLE HENSYN I PLANLÆGNINGEN

2. ARBEJDSTILRETTELÆGGELSE

3. OVERBLIK OVER IDEALTYPISKE MODELLER

4. GENNEMGANG AF IDEALTYPEMODEL A, B OG C

5. GODE PERSPEKTIVER

Analyse af køretider i hjemmeplejen

På vegne af Sundheds- og Ældreministeriet har Rambøll Management

Consulting i 2018 gennemført en undersøgelse af køretider i

hjemmeplejen. Undersøgelsen er iværksat for at opnå større viden

om, hvordan besøg og køretider planlægges i hjemmeplejen, og

hvordan forskellige tilgange tilvejebringer muligheder og udfordringer

for at imødekomme kompleksiteten i opgaveløsningen.

Undersøgelsen er gennemført gennem interviews og observation af

planlægningen og gennemførelsen af kørelisten i syv kommuner:

•

Holbæk Kommune

Københavns Kommune

Odense Kommune

Silkeborg Kommune

Struer Kommune

Sønderborg Kommune

Vesthimmerlands Kommune.

Denne boks er en

læseguide med

informationer og

beskrivelser af sidernes

indhold vil fremgå, hvor

det er relevant.

Pixien er en kort og overskuelig forenkling af den samlede rapport

”Køretid i hjemmeplejen”, og i dette format er der udelukkende fokus

på hovedpointerne. For en mere detaljeret beskrivelse og

gennemgang af undersøgelsens resultater og analyser henvises til den

samlede rapport.

Denne pixi indeholder indledningsvist en beskrivelse af kompleksiteten

i planlægningen af kørelister og gennemførelse af hjemmeplejens

plejeopgaver grundet de mange forskellige og løbende hensyn.

Dernæst præsenteres tre typiske tilgange for planlægning af

kørelister, der er identificeret i de syv kommuner.

SUU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 123: Orientering om offentliggørelse af undersøgelse af køretider i hjemmeplejen, fra ældreministeren

1. GENERELLE HENSYN I PLANLÆGNINGEN AF KØRELISTER

Kontinuitet

Hensyn til, at de samme

medarbejdere kommer hos

borgeren.

Faglighed

Hensyn til medarbejdernes

faglighed er afgørende for,

hvilke besøg de kan

varetage.

Dokumentation

Hensyn til at

dokumentation er

varierende efter

plejeopgavens karakter, og

der skal derfor afsættes tid

til dette.

Strukturelle

forhold

Organisering af

hjemmeplejen

Ydelsesmodel

Transportmiddel

Delegerede

ydelser

Kompleksitet og

i planlægning

Planlæggeropgaven indebærer

en konstant afvejning af de

forskellige hensyn i relation til

den enkelte borger og

medarbejder.

Overenskomster

Hensyn til overenskomster

eks. fridage, pauser,

arbejdstid mm. indgår som

en del af planlægningen.

Privat/

kommunal

Personlige præferencer

Hensyn til en sikring af det

bedste personlige match til

hensigtsmæssig

varetagelse af

plejeopgaverne.

Løbende ændringer i

borgernes behov

Hensyn til at borgeren kan

være ramt af sygdom eller

have andre aktiviteter i sin

dagligdag.

Geografi

Hensyn til besøg fordeles,

så besøg i samme

geografiske område

placeres på samme

køreliste.

SUU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 123: Orientering om offentliggørelse af undersøgelse af køretider i hjemmeplejen, fra ældreministeren

2. ARBEJDSGANGSBESKRIVELSE

Figuren viser

arbejdsgangen

for udarbejdelsen

af kørelisterne.

Det fremgår af

figuren, at

planlægnings-

opgaven er en

løbende proces,

hvor der er

mange forhold,

der kan have

betydning for

ændringer i

kørelisten.

SUU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 123: Orientering om offentliggørelse af undersøgelse af køretider i hjemmeplejen, fra ældreministeren

3. OVERBLIK OVER IDEALTYPISKE MODELLER

Model A

Ingen synlig køretid

Køretiden fremgår ikke som en del af

kørelisten, men indgår i ydelsen, og

besøgene ligger derfor lige efter hinanden,

som

’perler på en snor’.

Den eneste

køretid på kørelisten er en ‘køre-ud-blok’.

Model B

Køretid i transportblokke

Kørelisten består af besøg, der ligger tæt

op ad hinanden uden tidsmæssige

mellemrum. Der er afsat køretid i form af

større transportblokke (ca. 15-20 min.)

2-4 gange i løbet af en køreliste.

Model C

Køretid mellem besøg

Køretiden fremgår synligt på kørelisten.

Der er afsat køretid mellem hvert enkelt

besøg, og køretid fremgår i form af

tidsmæssig forskel på sluttidspunktet på

besøg a og starttidspunkt for besøg b.

Muligheder

▪

Frie rammer opleves som fleksibelt

for medarbejdere

▪

Giver medarbejder rum til

selvtilrettelæggelse og muliggør

faglige skøn ude hos borgeren

▪

Hensyn til akutte hændelser og

sygemeldinger

▪

Nem at anvende for planlægger

Udfordringer

▪

Nye medarbejdere skal lære at

forvalte de frie rammer

▪

Matcher ikke alle medarbejdere

▪

Høj grad af koordinering mellem

medarbejdere og planlægger

Muligheder

▪

Fleksibilitet for medarbejdere til at

imødekomme uforudsete hændelser

▪

Giver medarbejder rum til

selvtilrettelæggelse og muliggør

faglige skøn ude hos borgeren

▪

Hensyn til geografiske afstande

▪

Nem at anvende for planlægger

Udfordringer

▪

Nye medarbejdere skal lære at

forvalte de frie rammer

▪

Oplevelse af at der nogle gange ikke

er afsat tid nok til transport

▪

Høj grad af koordinering mellem

medarbejdere og planlægger

Muligheder

▪

Oplevelse af, at klare rammer skaber

ro for medarbejderne

▪

Hensyn til varierende afstande

▪

Ingen spildtid skaber gode betingelser

for at tidsstyre for ledere

Udfordringer

▪

Præcisering af køretid kan virke

ufleksibelt for medarbejderne

▪

Planlægningsopgaven er en smule

mere kompleks for planlæggeren

▪

Manglende tid til uforudsete

hændelser for medarbejderne

SUU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 123: Orientering om offentliggørelse af undersøgelse af køretider i hjemmeplejen, fra ældreministeren

4. IDEALTYPEMODEL A

Indledning og kørelistemodel

Kørelistemodellen er identificeret i

Københavns Kommune.

Køretiden fremgår ikke som en del

af kørelisten, men indgår i

ydelsen, og besøgene ligger derfor

lige efter hinanden, som

’perler på

en snor”.

Tidspunktet for besøg a

bliver dermed starttidspunktet for

besøg b. Den eneste køretid, som

fremgår, er en ”køre-ud-blok”,

hvor der er afsat 20 minutter til, at

medarbejderne kan komme ud til

den første borger på deres

køreliste.

Ingen synlig køretid

Ydelsesmodel

Ydelserne visiteres i pakker,

hvor borgeren fx visiteres til en

lille, en mellem eller en stor

blok på baggrund af

funktionsniveau. Det er

tydeligt, at både medarbejdere

og ledelsen ser kørelisterne i

tæt relation til blokmodellen. I

praksis er der den opfattelse, at

køretiden er en del af

ydelserne/blokkene. Det er

derfor nærliggende, at

besøgene kommer til at ligge

som ‘perler på en snor’, fordi

ydelsesmodellen klart lægger

op til en meget fleksibel

kørelistemodel.

Akutte hændelser

Nødkald og akutte hændelser hos borgeren

Planlæggeren modtager opkald om akut

hændelse og bemander akut besøg.

Bemandingen sker altid ud fra et hensyn til

kompetencer, om medarbejderen pt. er

geografisk tæt på, hvor borgeren med

nødkald er og evt. ledig tid i køreliste.

Sygefravær

Ved sygemeldinger koordinerer

planlæggeren med medarbejderne på

morgenmødet og afklarer, hvilke ressourcer

der er til rådighed, så den sygemeldtes

køreliste kan blive fordelt mellem de

resterende medarbejdere i teamet. Hvis

teamet ikke kan få fordelt alle besøgene,

kan planlæggeren flytte ydelser såsom

rengøring til en anden dag. Selvom

medarbejdere kan risikere at skulle løbe

ekstra stærkt grundet en sygemelding,

er oplevelsen blandt medarbejderne, at

sygemeldinger sjældent vælter

kørelisterne.

SUU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 123: Orientering om offentliggørelse af undersøgelse af køretider i hjemmeplejen, fra ældreministeren

4. IDEALTYPEMODEL A

Muligheder

›

Ingen synlig køretid

Udfordringer

›

Frie rammer opleves som fleksibelt for medarbejdere

Den højere grad af fleksibilitet gør, at medarbejderne

oplever, at de kan koncentrere sig om at give borgeren den

nødvendige støtte og hjælp frem for at fokusere på at skulle

overholde en meget fast tidsplan.

›

Medarbejderne kan bringe deres faglighed i spil og

selvtilrettelæggelse skaber trivsel

Medarbejderne kan selv tilrettelægge, hvor meget tid der

skal bruges hos den enkelte borger ud fra deres faglige

vurdering. Medbestemmelse giver medarbejderne en følelse

af autonomi, og dette skaber trivsel og tilfredshed blandt

medarbejderne.

›

Hensyn til akutte hændelser og sygemeldinger

Modellen skaber mulighed for at lave ændringer og

tilpasninger på dagen, fx ved akutte hændelser og

sygemeldinger.

Nem at anvende for planlægger

Modellen er tidsbesparende og nem at anvende for

planlæggere, fordi de ikke minutiøst skal sidde og udregne

afstande og køretid mellem hvert enkelt besøg.

Nye medarbejdere skal lære at forvalte de frie rammer

Som ny medarbejder kan det være svært at gennemskue,

hvor lang tid der skal bruges pr. besøg, når kørelisten ikke

har faste tidspunkter på besøg og køretid. Det kan skabe

frustration hos nye medarbejdere.

Matcher ikke medarbejdere, der ikke trives med

selvtilrettelæggelse

Modellen er meget personafhængig, og nogle medarbejdere

har svært ved at administrere den store grad af frihed og

selvbestemmelse, fordi de trives bedst med, at det fremgår

tydeligt af kørelisten, hvor meget tid de skal bruge på kørsel.

›

Kræver høj grad af koordinering mellem medarbejdere og

planlægger

Modellen kræver en stor grad af faglig sparring og

tilbagemelding til planlægger, hvis noget på kørelisten ikke

fungerer efter hensigten. Dette er ekstra vigtigt i denne

model, fordi medarbejderne selv forvalter tiden og derfor er

afhængige af, at de overordnede rammer stemmer overens

med den dagligdag, som medarbejderne møder.

SUU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 123: Orientering om offentliggørelse af undersøgelse af køretider i hjemmeplejen, fra ældreministeren

4. IDEALTYPEMODEL B

Indledning og kørelistemodel

Denne kørelistemodel er

identificeret i Holbæk og

Sønderborg Kommune.

Kørelisten består af besøg, der

ligger ’som perler på en snor’.

Det betyder, at besøg ligger tæt

op ad hinanden uden

tidsmæssig eller på kørelisten

synlige mellemrum. Der er afsat

køretid i form af større

transportblokke eller ‘hvid tid’ af

ca. 15-20 minutters varighed 2-

4 gange i løbet af en køreliste.

Det gælder typisk en

transportblok/’hvid tid’ om

morgenen, middag samt en blok

i slutningen af kørelisten.

Køretid som transportblokke

Ydelsesmodeller

Borgerne visiteres til henholdsvis

ydelsespakker i den ene kommune og

større enkeltydelser i den anden

kommune. Modellen med ydelsespakker

rummer en fleksibilitet, der gør det

muligt at tilpasse det enkelte besøg efter

det aktuelle behov fra dag til dag, og

dermed understøtter medarbejderens

faglige skøn.

I kommunen, der arbejder med større

enkeltydelser, visiteres borgeren til en

mindre pakke, fx personlig pleje. Denne

model er mere fleksibel end

enkeltydelser og dog mere specificeret

end ydelsespakker. Pakker gør, at

planlæggeren skal arbejde med færre

besøgsblokke pr. køreliste, hvilket letter

deres planlægning sammenlignet med

enkeltydelser.

Akutte hændelser

Nødkald og akutte hændelser hos

borgeren

Ved nødkald ringer medarbejderen,

der har nødkaldstelefonen, fortrinsvis

til borgerens kontaktperson, som

alligevel skal besøge borgeren. Denne

medarbejder bytter rundt på sin liste,

så de kan tage ud til denne borger

straks. Hvis det ikke er muligt,

kontaktes en anden medarbejder, der

er i nærområdet, for at sikre, at

borgeren får hjælp hurtigst muligt.

Sygefravær

Den sygemeldtes køreliste fordeles

som udgangspunkt over de øvrige

medarbejdere. Dele af

transportblokken/den hvide tid på

kørelisten inddrages ved sygdom.

Hvis det er muligt, flytter planlæggeren

besøg såsom rengøring og

medicindoseringer til en anden dag.

SUU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 123: Orientering om offentliggørelse af undersøgelse af køretider i hjemmeplejen, fra ældreministeren

4. IDEALTYPEMODEL B

Muligheder

›

Køretid som transportblokke

Udfordringer

Nye medarbejdere skal lære at forvalte de frie rammer

Kørelisten er udfordrende for nye medarbejdere, fordi

medarbejderen ikke har et indgående kendskab til

borgerne og det geografiske område, og dermed hvor

lang tid der typisk skal bruges pr. besøg.

›

Fleksibilitet til at imødekomme uforudsete og akutte hændelser

Modellen giver gode muligheder for at lave ændringer/tilpasninger

på dagen, fx ved akutte hændelser og sygemeldinger. Det skyldes,

at køretid i blokkene giver luft på kørelisten.

Giver medarbejderne rum til selvtilrettelæggelse og muliggør

›

faglige skøn ude hos borgeren

Medarbejderne oplever frihed til selv at strukturere deres køretid.

Det giver en følelse af at have kontrol og mindsker oplevelsen af at

være bagud, hvilket også giver bedre plads til et fagligt skøn, fordi

medarbejderne ikke skal følge specifikt afsatte køretider.

Hensyn til geografiske afstande

Kørelistemodellen imødekommer store afstande, fordi det

synliggøres, at der er indlagt køretid ud til besøgsområderne.

Samtidig indlægges en ekstra transportblok til besøg i

yderområder ift. de øvrige besøg.

Nem at anvende for planlægger

Planlægning af køretiden i større blokke er nem at arbejde med for

planlæggeren, der ikke behøver at tage højde for præcise afstande

mellem forskellige besøg og detailplanlægge ruten

›

Ikke altid afsat tid nok til transport

Transportblokkene modsvarer ikke altid den reelle tid,

som bruges på kørelisten. Trods dette når medarbejderne

som regel altid besøgene på kørelisten uden overarbejde.

Det skyldes den iboende fleksibilitet i ydelsesmodellen,

hvor medarbejderne kan indhente tid i løbet af dagen.

Kræver høj grad af koordinering mellem medarbejdere og

planlægger

Modellen kræver en stor grad af faglig sparring og

tilbagemelding til planlægger, hvis noget på kørelisten

ikke fungerer efter hensigten. Dette er ekstra vigtigt i

denne model, fordi medarbejderne selv forvalter tiden og

derfor er afhængige af, at de overordnede rammer

stemmer overens med den dagligdag, som

medarbejderne møder.

›

SUU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 123: Orientering om offentliggørelse af undersøgelse af køretider i hjemmeplejen, fra ældreministeren

4. IDEALTYPEMODEL C

Indledning og kørelistemodel

Kørelistemodellen er identificeret i:

Odense, Struer, Vesthimmerland

og Silkeborg Kommune.

Modellen benyttes både af private

og kommunale leverandører af

hjemmepleje.

Kørelistemodellen er kendetegnet

ved, at køretiden fremgår af

kørelisten. Det vil sige, at der er

afsat køretid mellem hvert enkelt

besøg, og at denne køretid

fremgår i form af tidsmæssig

forskel på sluttidspunktet på besøg

a og starttidspunkt for besøg b.

Køretid mellem hvert besøg

Ydelsesmodel

I tre ud af de fire kommuner visiteres

efter enkeltydelser. Det betyder, at der

er afsat et antal minutter pr. ydelse, og

ligeledes er afsat et antal minutter til

kørsel mellem besøgene. Enkeltydelser

lægges sammen i ét besøg hos

borgeren, hvor det giver mening,

således at køretiden knytter sig til

besøgene og ikke til de enkelte ydelser.

En af kommunerne visiterer efter

forløbspakker. Detaljeringsniveauet er

lavere sammenlignet med

enkeltydelser. Selvom der her er

indlagt synlig køretid mellem besøgene,

har medarbejderne en høj grad af

frihed. Kørelisten opfattes således som

et ”udgangspunkt” for medarbejderne,

som har høj grad af medindflydelse på,

hvordan de strukturerer deres dag.

Akutte hændelser

Nødkald og akutte hændelser hos

borgeren

Ved nødkald ringer borgeren til

planlæggeren centralt, som ud fra

kørelisterne har et overblik over,

hvilke medarbejderne der er i

nærheden af den pågældende

borger.

Sygefravær

Generelt prioriteres det, at det

faste personale kan dække

kørelisterne ved sygefravær. Dele

af transporttiden bliver inddraget

ved sygdom. For de private

leverandører har man bagvagter

til at dække sygefravær. Hvis der

er mange sygemeldinger, tilkaldes

vikarer.

SUU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 123: Orientering om offentliggørelse af undersøgelse af køretider i hjemmeplejen, fra ældreministeren

4. IDEALTYPEMODEL C

Muligheder

›

Køretid mellem hvert besøg

Udfordringer

›

Præcisering af køretid kan virke ufleksibelt for medarbejderne

Nogle medarbejdere oplever de synlige køretider som en

udfordring, fordi der ikke altid er afsat nok tid til kørsel. For

nogle kan de faste minuttal til kørsel være en stressfaktor,

hvis køretiden reelt opleves længere, end det der er afsat på

kørelisten.

Planlægningsopgaven er en smule mere kompleks for

planlæggeren

Modellen er en smule mere kompleks for planlæggeren, fordi

man minutiøst skal sidde og udregne afstande og køretid

mellem hvert enkelt besøg.

Manglende tid til uforudsete hændelser

I modellen er der ikke ‘hvid tid’ i løbet af dagen, som kan

bruges til akutte hændelser. Medarbejdernes køreliste er

derfor fyldt helt ud med besøg og køretid mellem besøg.

Medarbejderne oplever derfor, at køretiden nogle gange

sættes ned eller slettes, hvis der sker ændringer. Trods dette

når medarbejderne næsten altid deres køreliste, fordi de er

fleksible, men de har travlt, og det skaber frustration, når

ændringer skubber til hele køreplanen.

Oplevelse af at klare rammer skaber ro for medarbejderne

Køretiden er synlig grundet hensyn til medarbejderne, så

det er tydeligt, hvor lang tid der er afsat til besøg og kørsel,

samt hvis der er varierende køretid mellem besøgene.

Medarbejderne giver udtryk for, at det er en fordel, at de

kan se deres køretid, og det gør dem mindre stressede.

Hensyn til varierende afstande

Kørelisten kan tage hensyn til og synliggøre, at der er

varierende afstande og dermed varierende køretider. Der

er forskel på, hvor meget planlæggerne gør ud af at skrive

de reelle køretider på, eller om der fremgår en

gennemsnitlig køretid.

Ingen spildtid skaber gode betingelser for at tidsstyre for

ledere

Modellen er en fordel for effektiviteten og økonomien, fordi

der ikke er spildtid i kørelisterne; der er kun effektiv tid til

besøg og kørsel. Daglige ledere ser det som en fordel og et

vilkår i en økonomisk presset hverdag, at medarbejderne

ikke har spildtid.

›

SUU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 123: Orientering om offentliggørelse af undersøgelse af køretider i hjemmeplejen, fra ældreministeren

5. GODE PERSPEKTIVER

På baggrund af erfaringerne fra de besøgte hjemmeplejeleverandører kan en række gode perspektiver fremhæves.

Disse perspektiver skal ses ud fra et medarbejdersynspunkt:

✓

Frihed og mulighed for selvtilrettelæggelse

af køretid og delvist i besøgenes indhold styrker det faglige

skøn, der giver medarbejderne en oplevelse af at have kontrol og kunne koncentrere sig om kerneopgaven;

borgerens plejebehov.

✓

Jo mere detaljerede kørelisterne er

mht. beskrivelse af besøg og køretider, desto mindre fleksibel er

kørelisten for medarbejderne. Det gør det vanskeligere at imødekomme akutte hensyn såsom sygefravær, akutte

hændelser ude hos borgerne og nødkald.

✓

Detaljeret planlægning af køretid og synlig køretid

giver nogle medarbejdere ro, idet de ved, at der er taget

højde for køretid, herunder varierende afstande, transportmiddel og trafik. Derudover er det en fordel for nye

medarbejdere, afløsere og vikarer, at kørelisten for den fastlagte rute er detaljeret planlagt, fordi det i mindre

grad kræver, at medarbejderen har kendskab til området og borgerne.

✓

Tid til dokumentation eller planlagt ’hvid tid’

til både kørsel og dokumentation i kørelisterne er med til at øge

oplevelsen af fleksibilitet hos medarbejderne modsat de steder, hvor kørelisten er fyldt helt op med besøg og

køretider. Nogle medarbejdere trives med denne fleksibilitet, mens det for andre medarbejdere kan skabe

frustration, når tiden til dokumentation inddrages ved akutte hændelser.

✓

Introduktion til nye medarbejdere og vikarer

kunne med fordel indeholde en grundig introduktion til

kørelistemodellen og den praksis man i det enkelte vagtlagt har omkring planlægning af køretiden. Der er en

variation og en logik i hver type af kørelistemodel, som vil være god at lære at kende i forbindelse med

introduktion til arbejdet i det enkelte hjemmeplejedistrikt.

SUU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 123: Orientering om offentliggørelse af undersøgelse af køretider i hjemmeplejen, fra ældreministeren