SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

Social-, Indenrigs- og Børneudvalget 2018-19 (1. samling)
SOU Alm.del Bilag 190
Offentligt

Fokusrevision om mentorstøtte - konklusio-

ner og anbefalinger

Marts 2019

J.nr. 18/09847

AFA/TOK

PAHA/RAS

Indhold

1. Indledning og baggrunden for revisionen..............................................................3

2. Afrapportering .......................................................................................................4

3. Hovekonklusioner .................................................................................................4

4. Forvaltningsrevision: Kommunernes forretningsgange og tilsynsprocedurer .......5

4.1 Forretningsgange og administrative procedurer ..............................................5

4.2 Procedurer vedrørende tilsyn og kontrol .........................................................7

4.3 Revisionsresultaterne af gennemgangen af kommunernes forretningsgange

og kontrolprocedurer. ............................................................................................8

Spørgsmål 1

–

Administration af ordningen .....................................................8

Spørgsmål 2

–

Administration af ordningen/forretningsgangsbeskrivelser ......9

Spørgsmål 3-6

–

Opfølgning og tilsyn ............................................................11

Spørgsmål 7

–

Tilbuddet om mentorstøtte ......................................................13

5. Juridisk kritisk revision: Revisorernes sagsgennemgang. ...................................14

5.1 Dokumentation for det faglige fokus i sagerne .............................................14

5.2 Borgerens inddragelse og retssikkerhed ........................................................16

5.3 Konterings- og afregningsudfordringer .........................................................17

5.4 Revisionsresultaterne af den konkrete sagsgennemgang i 20 udvalgte

kommuner............................................................................................................17

Spørgsmål 1

–

Aftalen om mentorstøtte ..........................................................17

Spørgsmål 2-3

–

Forlængelse af mentoraftalen ...............................................19

Spørgsmål 4 - Transportgodtgørelse ...............................................................20

Spørgsmål 5

–

Dokumentation for lønudgifter ................................................20

Spørgsmål 6 - Lønomkostninger .....................................................................21

Spørgsmål 7-9

–

Tilskud til køb af uddannelse ...............................................21

Spørgsmål 10

–

Skyldige økonomiske hensyn ................................................22

Spørgsmål 11 - Opfølgning .............................................................................23

SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

Spørgsmål 12

–

Statsrefusion af mentorudgifterne .........................................24

Faktaboks: Regelgrundlag for mentorstøtte ............................................................26

SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

1. Indledning og baggrunden for revisionen

Denne fokusrevision er gennemført af de kommunale revisorer på baggrund af et

oplæg og en spørgeramme udarbejdet af Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutte-

ring.

Sigtet med revisionen har været at få belyst:



Hvorvidt kommunerne forvalter mentorordningen i overensstemmelse med

lovgivningen og de politiske intentioner. Herunder om kommunerne har opstil-

let klare mål for mentorstøtten for den enkelte borger, samt om kommunen føl-

ger op på, om borgeren faktisk modtager en personlig støtte, der fremmer for-

målet med mentorstøtten.

Hvorvidt kommunerne har etableret nødvendige og tilstrækkelige skriftlige

forretningsgange og administrative procedurer, som understøtter at kommunen

træffer korrekte afgørelser. Herunder om der ved bevilling og udbetaling af

mentorstøtte er taget skyldige økonomiske hensyn (det vil sige vurdering af res-

sourceindsatsen, effektivitet/produktivitet og sparsommelighed).

Hvorvidt kommunerne har etableret nødvendige skriftlige forretningsgange for

udførelsen af det løbende tilsyn med ordningen for at undgå fejladministration

og snyd med ordningen. Herunder om der af kommunerne er konstateret tilfæl-

de af fejladministration, utilsigtet brug og evt. misbrug af mentorstøtteordnin-

gen.



Fokusrevisionen er gennemført som en

udvidet forvaltningsrevision,

det vil sige en

kombination af forvaltningsrevision og juridisk kritisk revision.

forvaltningsrevisionen

har revisorerne fokuseret på, om kommunerne har ret-

ningslinjer og administrative procedurer, der sikrer at lovgivningen om mentorstøt-

te forvaltes korrekt, så der træffes rigtige afgørelser, og om jobcentrene har en hen-

sigtsmæssig ledelse og styring, der fremmer en effektiv forvaltning. Desuden har

revisorerne fokus på, om kommunerne har tilsyns- og kontrolprocedurer, der imø-

degår fejladministration og snyd, og at kommunen har forretningsgange, der sikrer,

at der er taget skyldige økonomiske hensyn i forvaltningen af bevillingerne til men-

torstøtte.

Forvaltningsrevisionen er indenfor en samlet spørgeguide gennemført i samtlige 98

kommuner, hvor kommunernes revisorer har undersøgt om kommunerne har skrift-

lige forretningsgange, administrative procedurer og tilsynsrutiner, der fremmer

formålet med ydelse af mentorstøtte.

I den

juridisk kritiske revision

har revisorerne særligt fokuseret på den lovmæssige

forvaltning og regeloverholdelse med henblik på at kunne afgive anbefalinger, der

kan bidrage til at forebygge regelbrud, og øge myndighedernes samt borgernes

sikkerhed for at forvaltningens afgørelser er korrekte.

SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

Som led i den juridisk kritiske revision har revisionerne i 20 udvalgte kommuner

nøje gennemgået 20 stikprøvesager i hver kommune

–

det vil sige i alt 400 sager på

landsplan. Formålet er at få uddybet, om kommunerne

i praksis

følger de etablere-

de forretningsgange og efterlever reglerne på mentorområdet. Stikprøveundersø-

gelsen omfatter sager med mentorstøtte til aktivitetsparate kontanthjælpsmodtage-

re, aktivitetsparate uddannelseshjælpsmodtagere og personer i ressourceforløb, der

er bevilget og afsluttet i perioden 1. januar 2017 til og med 30. juni 2018.

2. Afrapportering

Revisorerne har afrapporteret resultaterne af den gennemførte fokusrevision i lan-

dets 98 kommuner og den konkrete sagsgennemgang i 20 kommuner. På baggrund

af revisorernes afrapportering af resultaterne af fokusrevisionen har Styrelsen for

Arbejdsmarked og Rekruttering gennemgået og bearbejdet resultaterne, som frem-

går af dette notat.

I det omfang revisorerne har konstateret uhensigtsmæssigheder i forretningsgange,

interne kontroller og tilsynsrutiner, har styrelsen bedt revisorerne om at præsentere

en række anbefalinger og forslag til udvikling af kommunernes administration af

mentorstøtte, som også på landsplan kan styrke og forbedre administrationen af

ordningen i kommunerne under ét. Disse konklusioner og anbefalinger fremgår

ligeledes nedenfor.

Endelig har revisorerne afrapporteret resultaterne af revisionen til kommunerne og,

i fornødent omfang, afgivet anbefalinger og peget på konkrete opfølgningsbehov

herunder også behovet for at berigtigelse af statsrefusionen ved eventuelle fejl og

mangler i de gennemgåede sager.

3. Hovekonklusioner

På baggrund af den gennemførte fokusrevision af mentorordningen er følgende

hovedkonklusioner udledt:

De fleste kommuner har nedskrevne forretningsgange

–

som dog varierer i om-

fang og kvalitet, og der er konstateret potentiale for forbedringer.



Næsten alle kommuner har etableret retningslinjer for opfølgning, evaluering og

effektvurdering af mentorstøtte, men sagsgennemgangen i kommunerne viser,

at kommunerne

ikke

systematisk følger de fastlagte forretningsgange.



Mange kommuner har ikke administrative procedurer, der sikrer overholdelsen

af de lovfastsatte krav om, at der i sagerne er dokumenteret formål med mentor-

støtte, mentors opgaver og mentors kvalifikationer, og lever derfor ikke op til de

lovfastsatte krav. Derfor må det konstateres, at kommunerne ikke har et til-

strækkeligt beskæftigelsesfagligt fokus på formålet med at yde mentorstøtte



Det utilstrækkelige beskæftigelsesfaglige fokus medfører også, at kommunerne

i ca. en tredjedel af sagerne ikke har fulgt op på om mentorydelsen er leveret og

om der har været den forudsatte kontakt mellem mentoren og borgeren i de ti-



Der er udvalgt de 4 største kommuner og et repræsentativt udvalg af mindre kommuner.

Kommunerne er: Albertslund, Ballerup, Brøndby, Fredericia, Frederiksberg, Hillerød, Ka-

lundborg, København, Odense, Randers, Ringkøbing/Skjern, Roskilde, Rudersdal, Rødov-

re, Silkeborg, Sønderborg, Thisted, Vesthimmerland, Aalborg, Århus.

SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

mer, der ydes mentorstøtte for, hvilket øger risikoen for snyd og fejladministra-

tion.



Sagsgennemgangen i kommunerne viser derfor også, at kommunerne i højere

grad kunne tage skyldige økonomiske hensyn ved at styrke opfølgningen på de

afholdte økonomiske tilskud, kontrollen med den gennemførte mentorbistand og

de opnåede resultater.



I 17 pct. af de undersøgte sager, er udgiften til mentorstøtte ikke registreret i

overensstemmelse med konteringsreglerne. Det er aftalt, at revisorerne vil tage

det op med de relevante kommuner med henblik på stillingtagen til, om sagerne

giver anledning til at disse refusionsindtægter skal berigtiges og betales tilbage.

4. Forvaltningsrevision: Kommunernes forretningsgange og til-

synsprocedurer

I denne del af fokusrevisionen har revisorerne fokuseret på, om kommunerne har

forretningsgange og administrative procedurer, der sikrer, at lovgivningen om men-

torstøtte forvaltes korrekt. Desuden har revisorerne fokus på, om kommunerne har

tilsyns- og kontrolprocedurer, der imødegår fejladministration og snyd, og at kom-

munen har forretningsgange der sikrer, at der er taget skyldige økonomiske hensyn

i forvaltningen af bevillingerne til mentorstøtte.

Fokusrevisionen er indenfor en samlet spørgeguide gennemført i samtlige 98

kommuner, hvor kommunernes revisorer har undersøgt om kommunerne har skrift-

lige forretningsgange, administrative procedurer og tilsynsrutiner, der fremmer

formålet med ydelse af mentorstøtte.

I afsnit 4.1 og 4.2 gennemgås Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings sam-

menfatning af revisorernes generelle, overordnede konklusioner. I afsnit 4.3 op-

summeres revisorernes konkrete resultater på baggrund af gennemgangen af

spørgsmål i 98 kommuner.

4.1 Forretningsgange og administrative procedurer

Revisorerne konkluderer, at alle kommuner har skriftlige administrative forret-

ningsgange på mentorområdet, men at disse varierer i omfang, opbygning og kvali-

tet. Næsten alle kommuner har fokus på teknisk-administrative forretningsgange

vedrørende tilsagn om mentorstøtte, korrekt beregning, skyldige økonomiske hen-

syn, udbetaling samt tilsyn og kontrol.

I næsten alle kommuner er der fastsat forretningsgange og administrative procedu-

rer for opfølgning, evaluering og effektvurdering af mentorstøtte.

Revisorerne konkluderer dog også, at kommunerne i deres faktiske forretningsgan-

ge og administrative procedurer har

mindre

fagligt fokus på mentorordningens

indhold og resultater, samt at kommunernes ledelsesmæssige faglige fokus bliver

mindre i takt med, at mentorforløbene skrider frem. Kommunerne har således mere

fokus på at indhente dokumentation for nye tilsagn om mentorstøtte end på opfølg-

ning af igangværende forløb.

SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

Mange kommuner har således ikke administrative procedurer og dokumentation for

kontrol af lovfastsatte krav om f.eks. formålet med mentorstøtten, mentorens opga-

ver, mentorens kontaktoplysninger og håndtering af forlængelser. Derudover har

mange kommuner ikke administrative procedurer og dokumentation for kontrol af

mentors kvalifikationer.

Det gør det vanskeligt for kommunerne at målrette mentorindsatsen, og især bliver

det vanskeligt for kommunerne, at evaluere om mentorindsatsen har haft den tilsig-

tede effekt i forhold til borgerens konkrete situation i forbindelse med et aktivt

tilbud, ordinær uddannelse, ansættelse i fleksjob eller ordinær ansættelse.

I de kommuner, der ikke har fastsat forretningsgange og administrative procedurer

for opfølgning, evaluering og effektvurdering, finder revisionerne, at det er vanske-

ligt for kommunerne at evaluere på mentorindsatsen under ét. Dertil kommer, at det

også er svært for kommunen at følge op overfor den konkrete borger, og sikre at

formålet med mentorindsatsen overfor borgeren er opnået.

Godt 10 pct. af kommunerne har ikke forretningsgange for håndtering af ændringer

undervejs i et mentorforløb, hvilket er problematisk, da mentorforløbet skal kunne

tilpasses efter borgerens situation.

Anbefalinger vedr. forretningsgange og administrative procedurer på

mentorområdet.

Revisorerne og styrelsen

anbefaler

følgende i forhold til den generelle gennemgang

af forretningsgange og administrative procedurer i kommunerne:



Alle kommuner bør have

nedskrevne betryggende og hensigtsmæssige

forret-

ningsgange og administrative procedurer for administrationen på mentorområ-

det, for at sikre korrekt sagsbehandling.

Kommunerne bør have nedskrevne forretningsgange og administrative proce-

durer for, hvordan kommunen påser og følger op på, at der tages skyldige øko-

nomiske hensyn i forvaltningen af mentorordningen. Det vil sige, hvordan

kommunen i sin økonomistyring sikrer sparsommelighed, produktivitet og ef-

fektivitet i udførelsen af opgaverne på mentorområdet. Forretningsgangsbe-

skrivelserne skal bl.a. bidrage til at sikre, at der foreligger relevant dokumenta-

tion på sagerne, at der løbende foretages en tilstrækkelig opfølgning på, at de

økonomiske ressourcer anvendes hensigtsmæssigt, herunder at der er fastsat en

rimelig timepris i sagerne.

Kommunerne bør have nedskrevne forretningsgange og administrative proce-

durer for, hvordan de lovpligtige oplysninger vedr.: målet med mentorstøtten,

kontaktoplysninger, hvilke opgaver som mentor skal bistå med, varigheden,

timetallet for mentorstøtten og klagevejledning, skal fremgå af sagerne. Dette

skal sikre, at dokumentationen for formål med mentorstøtten og mentors kon-

taktoplysninger klart fremgår af sagen. Herudover bør kommunerne sikre, at



SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

der er fastsat forretningsgange for, at mentor har de fornødne kvalifikationer,

og hvordan dette efterprøves.



Kommunerne bør have nedskrevne forretningsgange og administrative proce-

durer for, hvordan kommunen håndterer ændringer undervejs i et mentorforløb.

Forretningsgangene skal sikre at ændringerne systematisk kan relateres til bor-

gerens ændrede behov for støtte og at det dokumenteres i kommunens sagsbe-

handling.

Kommunerne bør have nedskrevne forretningsgange og administrative proce-

durer for systematisk opfølgning, så det sikres, at kommunen løbende har

overblik over om den enkelte borger får den mentorstøtte, der er brug for. For-

retningsgangene bør også gælde, når kommunen forlænger et mentorforløb og

skal beskrive, hvordan kommunen vil inddrage borgeren i opfølgning på time-

tal, og hvilke opgaver mentor skal udføre.

Kommunerne bør have forretningsgange og administrative procedurer, som

sikrer, at følgende altid gennemgås sammen med mentor, sagsbehandler og

borgeren: formålet med mentorstøtte i forhold til borgerens behov, mentors

kontaktoplysninger samt opgaver og timetal i forbindelse med tilsagn om men-

torstøtte. Dette vil reducere mulighederne for fejl og snyd med ordningen.

Kommunerne bør præcisere deres forretningsgange for faglige vurderinger og

faglige begrundelser vedrørende målgruppe, match af mentor og udmåling af

støtte. Præciseringen skal sikre, at den enkelte borgers personlige behov under-

støttes med den rigtige mentorindsats.



4.2 Procedurer vedrørende tilsyn og kontrol

Der er etableret administrative procedurer for tilsyns- og kontrolindsatsen i næsten

alle kommuner og tilsynet gennemføres i overensstemmelse med beskrivelsen.

Revisorerne konkluderer dog samtidig, at tilsynsrutinerne er varierende i de enkelte

kommuner. F.eks. har en del kommuner ikke forretningsgange for håndtering af

henvendelser om misbrug af mentorstøtteordningen, og en femtedel af kommuner-

ne har ikke procedurer for, hvordan uberettiget udbetalt mentorstøtte kan kræves

tilbagebetalt.

Revisorerne konstaterer, at kommunernes forretningsgange ofte mangler en præci-

sering af dokumentationskravene i de tilfælde, hvor mentor både er mentor og

(myndigheds) sagsbehandler, herunder hvornår der er tale om sagsbehandling i

kontaktforløbet, og hvornår der er tale om mentorstøtte.

Revisionen viser, at kommunerne finder fejl som led i tilsyns- og kontrolindsatsen,

idet revisionsresultaterne viser, at 2/3 af kommunerne konstaterer fejl og uregel-

mæssigheder i forbindelse med udførelsen af tilsynet.

Revisorerne har i forbindelse med denne fokusrevision ikke fundet sager om uret-

mæssig tildeling af mentorstøtte.

SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

Anbefalinger vedr. tilsyn og kontrol på mentorområdet.

Revisorerne og styrelsen

anbefaler

følgende i forhold til den generelle gennemgang

af forretningsgange og tilsynsprocedurer i kommunerne:



Kommunerne bør have

nedskrevne

forretningsgange og administrative proce-

durer for tilsyn og kontrol, som sikrer, at det er klart beskrevet hvornår og

hvilke kontroller, der skal gennemføres som led i det løbende tilsyn. Forret-

ningsgangene og de administrative kontrolprocedurer skal imødegå og reduce-

re risikoen for fejladministration i forvaltningen og snyd med ordningen.

Kommunerne bør i sine forretningsgange tydeligt beskrive, hvilke krav der

stilles til dokumentation i sagerne, i de tilfælde, hvor mentor er både mentor og

(myndigheds-) sagsbehandler. Derfor anbefaler revisorerne, at kommunerne

bør have klare og præcise forretningsgange for kontering af aktiveringsudgifter

og driftsudgifter, på henholdsvis konto 5 og 6.

Kommunerne bør have administrative procedurer, der beskriver og fastlægger

hvilke skriftlige krav og vilkår der stilles til mentors arbejde. Krav og vilkår

skal fremgå af kontrakten mellem kommunen og mentor. Hvis mentor ikke le-

ver op til de opstillede vilkår og krav, bør der være grundlag for udbudsretlige

konsekvenser eller tages skridt til ophør af samarbejde mellem kommune og

mentor.



4.3 Revisionsresultaterne af gennemgangen af kommunernes

forretningsgange og kontrolprocedurer.

I det følgende opsummeres revisorernes konkrete resultater af fokusrevisionen af

kommunernes forretningsgange og kontrolprocedurer.

Spørgsmålene i denne del af fokusrevisionen er stillet til alle 98 kommuner og

fokuserer på, om kommunerne har tilrettelagt opgaveløsningen på mentorområdet

på baggrund af forretningsgange og administrative procedurer, der sikrer, at der

træffes korrekte afgørelser i forbindelse med behandling af ansøgning om tildeling

af mentorstøtte, udbetaling til mentorstøtte og for opfølgning og tilsyn med, at reg-

lerne for ordningen overholdes.

Spørgsmål 1

–

Administration af ordningen

Kommunalbestyrelsen har ansvaret for at sikre, at kommunen har etableret betryg-

gende og hensigtsmæssige forretningsgange for sagsbehandling, udbetaling, regn-

skabsaflæggelse og interne kontroller.

Derfor er det undersøgt, hvorvidt der i kommunen - helt overordnet - er fastsat

skriftlige forretningsgangsbeskrivelser for sagsbehandlingen vedrørende ansøgnin-

ger om mentorstøtte.

1. Har kommunen ud-

Antal kommuner

Pct.

SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

arbejdet skriftlige for-

retningsgangsbeskrivel-

ser for sagsbehandlin-

gen vedrørende ansøg-

ninger om mentorstøt-

te?

Nej

I alt

100

Styrelsen

vurderer, at det er tilfredsstillende, at 96 ud af 98 kommuner har skriftlige

forretningsgange for sagsbehandlingen på mentorområdet. Dog er der 2 kommuner,

der fortsat ikke har fastsat skriftlige forretningsgange for forvaltningen af mentor-

området, hvilket ikke er tilfredsstillende.

Spørgsmål 2

–

Administration af ordningen/forretningsgangsbeskrivelser

Herudover er det undersøgt hvorvidt de

konkrete

indholdsmæssige elementer i

forretningsgangene understøtter lovgivningens krav vedrørende behandlingen af

ansøgningerne, relationen til borgeren, håndtering af ændringsanmodninger og

håndtering af muligt misbrug. Derudover er det undersøgt om kommunerne kon-

trollerer mentors kvalifikationer.

2. Har kommunen skriftlige forret-

ningsgangsbeskrivelser der særligt

sikrer:

2.1: Korrekt behandling af ansøg-

ninger om mentorstøtte i overens-

stemmelse med reglerne?

2.2: Krav til og kontrol af borge-

rens behov ift. en relevant personlig

støtte forud for bevillingen?

2.3: Krav til og kontrol af mento-

rens kvalifikationer i forhold til

opfyldelse af formålet med indsat-

sen forud for udbetaling af mentor-

støtte?

2.4: Et løbende tilsyn og procedu-

rer for opfølgning, som gør det

muligt for jobcenteret at sikre, at

vilkårene for bevillingen og regler-

ne er opfyldt ved udbetaling af

mentorstøtten?

2.5: Håndtering af ændringsan-

modninger undervejs i et mentor-

forløb?

2.6: Håndtering af henvendelser om

Abs.

Pct.

Nej

Abs.

Pct.

SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

2. Har kommunen skriftlige forret-

ningsgangsbeskrivelser der særligt

sikrer:

muligt misbrug af mentorstøtte-

ordningen?

2.7: At uberettiget modtaget men-

torstøtte kræves tilbagebetalt?

2.8: Er der taget skyldige økonomi-

ske hensyn ved bevilling og udbeta-

ling af mentorstøtte?

Abs.

Pct.

Nej

Abs.

Pct.

Det fremgår af undersøgelsen af de konkrete indholdsmæssige elementer i kommu-

nernes skriftlige forretningsgangsbeskrivelser, at næsten alle kommuner har forret-

ningsgangsbeskrivelser og administrative rutiner i tilknytning til behandlingen af

ansøgningerne og hvordan relationen varetages mellem jobcenteret og borgeren.

Langt den overvejende del af kommunerne har også procedurer, der sikrer, at der

tages skyldige økonomiske hensyn (det vil sige vurdering af ressourceindsatsen,

effektivitet/produktivitet og sparsommelighed) ved tilsagn om og udbetaling af

mentorstøtte.

Desuden har kommunerne formelt etableret forretningsgange for det løbende tilsyn

med mentorordningen. Det er efterfølgende undersøgt, om kommunerne følger

disse forretningsgange, og hvad tilsynsindsatsen munder ud i (jf. spm. 3-6, side 10-

12).

Det må imidlertid konstateres, at følgende forhold er utilfredsstillende:



op mod 20 pct. af kommunerne ikke har forretningsgange eller beskrivelser

om kontrol af mentorens kvalifikationer. Det gør det vanskeligt for kommuner-

ne at målrette mentorindsatsen, og det gør det vanskeligt for kommunerne at

evaluere, om mentorindsatsen har haft den tilsigtede effekt i forhold til borge-

rens konkrete situation i forbindelse med et aktiveringstilbud, ordinær uddan-

nelse, ansættelse i fleksjob eller ordinær ansættelse.



godt 10 pct. af kommunerne ikke har forretningsgange for håndtering af æn-

dringsanmodninger undervejs i et mentorforløb (jf. også nedenfor under

spørgsmål 3-6).



17 pct. af kommunerne ikke har administrative rutiner til at håndtere henven-

delser om muligt misbrug af mentorstøtteordningerne.

Styrelsen

noterer dog

med tilfredshed, at tilsvarende 83 pct. af kommunerne faktisk har rutiner for

håndtering af misbrugssager.



næsten 20 pct. af kommunerne ikke har administrative forretningsgange for

håndtering af hvordan uberettiget udbetalt mentorstøtte kan kræves tilbagebe-

talt.

Styrelsen

vurderer, at disse resultater ikke er tilfredsstillende, idet relativt mange

kommuner ikke har nedskrevne forretningsgange på afgørende forvaltningsområ-

der.

SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

Styrelsen

noterer desuden, at revisorerne understreger, at kommunernes ledelses-

mæssige fokus bliver mindre i takt med, at mentorforløbene skrider frem, således at

kommunerne har mere fokus på at indhente dokumentation for nye bevillinger, end

på evaluering og opfølgning på effekterne af igangværende og gennemførte forløb.

Endelig bemærker

styrelsen,

at 5 kommuner ikke har skriftlige forretningsgange

for, hvordan der tages skyldige økonomiske hensyn ved bevilling og udbetaling af

mentorstøtte

–

det vil sige ikke har forretningsgange eller rutiner, der sikrer, at

kommunen systematisk kan vurdere ressourceforbruget i forbindelse med mentor-

indsatsen.

Revisorerne har supplerende oplyst, at det er meget forskelligt hvordan kommu-

nerne i praksis sikrer, at der tages skyldige økonomiske hensyn ved beslutning om

at yde mentorstøtte og ved udbetaling af mentorstøtte. Revisorerne rapporterer, at

der tages skyldige økonomiske hensyn på blandt andet følgende måder:



Udbud/prisforhandling på området hvor nogle kommuner gennemfører udbud-

det i et samarbejde med andre kommuner.

Rammeaftaler for mentorstøtte.

Retningslinjer der fastlægger timepris og rammer for en maksimalpris på udgif-

ten til mentor.

Kontroltjek mellem faktisk afholdte timer og planlagte timer i økonomisystemet

(fakturakontrol).

Løbende vurdering af opnåede resultater i forbindelse med valg af leverandør

og mentor.

Ekstern leverandør vælges ud fra hvilken leverandør, der er bedst og billigst.

Spørgsmål 3-6

–

Opfølgning og tilsyn

Mentorstøtte ydes med henblik på at fremme, at personer kan opnå eller fastholde

aktiviteter, tilbud, ordinær uddannelse, ansættelse i fleksjob eller ordinær ansættel-

se.

For at sikre, at administrationen af mentorstøtte sker i overensstemmelse med in-

tentionerne med ordningen, er det derfor af stor betydning, at kommunen følger op

på, om mentorstøtten bliver udført som aftalt, og om støtten får den tilsigtede effekt

for borgeren.

Derfor har revisorerne undersøgt, i hvilket omfang kommunerne har fastsat forret-

ningsgange og administrative procedurer for opfølgningen og tilsynet med mentor-

støtte, og om disse bliver fulgt.

3. Har kommunen fast-

sat forretningsgange for

opfølgning på mentor-

støtte, evaluering og

effektvurdering m.v.?

Nej

Antal kommuner

Pct.

SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

I alt

4. Har kommunen fast-

sat forretningsgange for

udførelse af tilsyn af

mentorstøtte?

Nej

I alt

5. Har kommunen ud-

ført tilsynet i overens-

stemmelse med forret-

ningsgangene?

Nej

I alt

6. Har kommunen kon-

stateret fejl eller ure-

gelmæssigheder ved

tilsynet?

Nej

I alt

Antal kommuner

100

Pct.

Antal kommuner

100

Pct.

Antal kommuner

100

Pct.

100

Styrelsen

vurderer, at det er tilfredsstillende, at:



næsten alle kommuner, svarende til 93 pct., har fastsat forretningsgange for

opfølgning, evaluering og effektvurdering for mentorstøtte.



95 pct. af kommunerne har fastsat forretningsgange for udførelse af tilsyn af

mentorstøtte.

Styrelsen

vurderer dog, at det ikke er tilfredsstillende, at 7 kommuner ikke har fast-

sat forretningsgange for opfølgning, evaluering og effektvurdering og at 5 kommu-

ner ikke har fastsat forretningsgange for udførelse af tilsyn af mentorstøtte, hvilket

i udgangspunktet gør det vanskeligt for kommunerne systematisk at evaluere men-

torforløbene, og følge op på om formålet med mentorindsatsen overfor borgeren er

opnået.

Styrelsen

vurderer, at det er tilfredsstillende at revisorerne har konstateret, at 96

pct. af kommunerne faktisk udfører tilsynet i overensstemmelse med forretnings-

gangene, men på den anden side er der 4 pct. af kommunerne, der har tilsynsregler,

som ikke følges.

Styrelsen

må konstatere, at omkring 2/3 af kommunerne faktisk konstaterer fejl

eller uregelmæssigheder i forbindelse med udførelsen af tilsynet.

Omvendt viser revisionen, at den øvrige 1/3 af kommunerne ikke finder fejl og

uregelmæssigheder. Det er ikke muligt at vurdere, om det skyldes at tilsynet er

SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

utilstrækkeligt, eller at der de facto ikke er fejl og uregelmæssigheder i administra-

tionen.

Styrelsen

vurderer, at det umiddelbart er tilfredsstillende at konstatere, at kommu-

nerne faktisk har en ganske høj ”hit rate” i sin tilsynsvirksomhed og revisorerne

konstaterer også, at langt størstedelen af kommunerne har afrapporteret resultaterne

af tilsynsindsatsen til kommunens ledelse.

Ifølge revisorernes afrapportering har kommunerne generelt gode forretningsgange

og ledelsestilsyn vedrørende mentorområdet. Revisorerne har supplerende oplyst,

at kommunernes organisering af tilsynet varierer meget, men i hovedparten af

kommunerne er der etableret et løbende tilsyn på baggrund af enten stikprøver,

evalueringsskemaer, skabeloner, samtaler/møder eller intern revision.

Endvidere har revisorerne supplerende oplyst, at der er stor variation i, hvor syste-

matisk kommunerne gennemfører tilsynet, som blandt andet gennemføres på føl-

gende måder:



tilsyn med tilsagn om mentorstøtte, herunder kontrol af om der foreligger aftale

om mentorstøtte, at aftalen fremgår af borgers plan, begrundelse for støtten,

mentors kontaktdata, timetal pr. uge, om sagsbehandlingen sker i overensstem-

melse med gældende lovgivning og klagevejledning.

tilsyn med afholdelse af udgifterne til mentor vedrørende udbetaling, kontering

og fakturering,

tilsyn med opfølgningen og målopfyldelse,

tilsyn med, om der er progression i sagerne,

tilsyn i forbindelse med besøg hos mentor, eller

tilsyn med fremmødelister m.v.

Spørgsmål 7

–

Tilbuddet om mentorstøtte

Mentorstøtte er et redskab, der giver en

individuel

personlig

støtte til én person.

Mentorstøtte kan ikke anvendes over for en ubestemt kreds af personer eller en

gruppe af personer. Derfor har revisorerne undersøgt om kommunerne i overens-

stemmelse med reglerne giver tilsagn om mentorstøtte til enkeltborgere.

7. Har kommunen givet

mentorstøtten til en

ubestemt kreds eller en

gruppe af personer?

Nej

I alt

Antal kommuner

Pct.

100

Fokusrevisionen viser, at der er 5 kommuner, der har ydet mentorstøtte til en ube-

stemt kreds eller en gruppe af personer.

SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

Styrelsen

vurderer, at det ikke er tilfredsstillende, at der er 5 kommuner, der ikke

lever op til gældende regler, idet mentorstøtten ydes for at fremme den enkelte

borgers deltagelse i et aktivt tilbud, uddannelse eller ordinær beskæftigelse.

5. Juridisk kritisk revision: Revisorernes sagsgennemgang.

I det følgende opsummeres revisorernes konkrete resultater af sagsgennemgangen i

20 kommuner. Der er i hver kommune udtaget en stikprøve på 20 sager og reviso-

rernes resultater og konklusioner er dermed baseret på en gennemgang af ca. 400

sager.

Sagsgennemgangen sigter på at belyse hvorvidt de etablerede forretningsgange og

administrative procedurer følges og understøtter, at kommunerne forvalter lovmed-

holdeligt og i overensstemmelse med gældende regler.

I afsnit 5.1

–

5.3 opsummeres revisorernes generelle, overordnede konklusioner

samt de anbefalinger, som revisorerne og Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrut-

tering har udledt som følge af revisorernes sagsgennemgang. I afsnit 5.4 opsum-

meres revisorernes konkrete resultater på baggrund af sagsgennemgangen i de 20

kommuner.

5.1 Dokumentation for det faglige fokus i sagerne

Revisorerne konkluderer, at der særligt har manglet et fagligt fokus i mentorindsat-

sen. Revisorerne har fundet, at kommunerne generelt har et stort fokus på teknisk-

administrative forretningsgange, dvs. korrekt bevilling og udbetaling. Der er et

mindre fagligt fokus i mentorindsatsen både når mentorforløbene sættes i gang, når

der skal følges op og når forløbene forlænges.

Manglende fagligt fokus når forløbene sættes i gang

Revisorerne finder, at kommunerne i hver femte stikprøvesag mangler at oplyse

borgeren om mentors opgaver og i hver tiende sag om formålet med mentorstøtten.

Når der opstilles mål, er disse typisk meget brede og svære at følge op på.

Hvis der ikke er fastlagt formål og opgaver, er der risiko for, at mentorforløbet

mangler retning og indhold. Samtidig bliver det uklart for borgeren, hvorfor der er

bevilget mentorstøtte, og hvad borgeren har krav på at få hjælp til. Ved manglende

eller upræcise mål afskærer kommunerne sig fra at kunne evaluere og måle på re-

sultatet af en konkret mentorindsats under ét og risikerer at midlerne anvendes

uhensigtsmæssigt og at fastholde en borger i et tilbud, som måske ikke fører frem

til et tilfredsstillende resultat.

I cirka hver tiende stikprøvesag har revisorerne konstateret, at der mangler oplys-

ninger om blandt andet mentors navn og kontaktoplysninger, forløbets varighed og

timetal samt klagevejledning. Uden disse oplysninger er der risiko for, at borgeren

reelt ikke ved, hvem mentor er eller, hvordan man kommer i kontakt med ved-

kommende.

Manglende fagligt fokus på opfølgning vedr. mentorstøtte

SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

Revisorerne har konkluderet, at kommunerne i en tredjedel af sagerne ikke har

fulgt op på, om formålet med mentorstøtten er opnået.

I en tredjedel af stikprøvesagerne har kommunen desuden ikke sikret sig, at de i

aftalen fastsatte mentorydelser er leveret. I en femtedel af sagerne har kommunen

ikke vished for, at hvis en ansat på en virksomhed udfører mentorfunktionen ikke

også har varetaget sine sædvanlige arbejdsopgaver ved siden af mentoropgaven.

Desuden har borgeren ofte ikke været inddraget i opfølgningen.

Revisorerne konkluderer, at i over en tredjedel af de gennemgåede sager har kom-

munerne ikke fulgt op på, om der er den forudsatte kontakt mellem mentor og bor-

geren i de timer, der ydes mentorstøtte for. Hvis kommunen ikke har sikkerhed for,

at der reelt har været kontakt mellem borger og mentor, risikerer kommunen, at

borgeren ikke får noget ud af forløbet.

Særligt fordi målgruppen for mentorstøtte er udsatte borgere, kan det være proble-

matisk, at der ikke følges systematisk op på, at den aftalte støtte reelt er leveret, og

den manglende inddragelse kan blive en risiko for borgerens retssikkerhed. Samti-

dig kan kommunen ikke tage stilling til, om der er behov for ændring af praksis,

brug af anden mentor eller anden indsats m.v.

Manglende fagligt fokus ved forlængelse af forløbene

Revisorerne har konstateret, at forlængelse ud over de 6 måneder af et mentorfor-

løb har fundet sted i halvdelen af sagerne. I en femtedel af disse forlængelsessager

er der ikke foretaget en vurdering af udbytte i det hidtidige mentorforløb og ikke

fastsat en fornyet vurdering af formålet mv., sådan som reglerne forudsætter.

I hver femte forlængelsessag har revisorerne oplyst, at der mangler dokumentation

for afgørelsen om forlængelse, dvs. mål, mentors navn og kontaktdata, mentors

opgaver, varighed af aftalen, timetal eller klagevejledning.

Anbefalinger vedr. faglig fokus i sagerne

Revisorerne og styrelsen

anbefaler

følgende i forhold til den konkrete gennemgang

af sagerne i de 20 kommuner:



Kommunerne skal

–

som fastsat i lovgivningen

–

sikre, at alle relevante oplys-

ninger foreligger fra forløbets start, dvs. formål, opgaver, navn, kontaktoplys-

ninger, varighed af aftalen, timetal og klagevejledning og at disse fremgår af

mentorkontrakten/Min Plan.

Kommunerne bør sikre, at formålet med mentorstøtte, mentors kontaktoplys-

ninger, opgaver og timetal i forbindelse med tilsagn om mentorstøtte altid gen-

nemgås sammen med mentor, sagsbehandler og borger

–

og at dette dokumen-

teres i sagen.

Kommunerne bør benytte enten fremmødelister eller anden form for kvittering

for mentorleverancen med henblik på at sikre, at borgeren er enig i at have



SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

modtaget den visiterede mentorstøtte. Allerede ved etableringen af mentorstøt-

ten skal der således tydeliggøres et krav om tilbagemelding til myndigheds-

sagsbehandler om ændringer i kontakten, og hvilke vilkår der er gældende.



Kommunerne bør fastsætte forretningsgange og administrative procedurer for,

hvordan man sammen med borger systematisk evaluerer og følger op på pro-

gressionen i et mentorforløb i forhold til formålet - særligt i forbindelse med

beslutning om forlængelse af et mentorforløb.

5.2 Borgerens inddragelse og retssikkerhed

Revisorerne konkluderer, at borgeren ofte ikke har været inddraget i opfølgningen.

I flere sager har kommunerne ikke sikret sig, at der har været en direkte kontakt

mellem borgeren og mentoren i de timer, der er betalt mentorstøtte for.

Revisorerne har også konstateret, at mentorens kontaktoplysninger ikke er oplyst i

sagen, og at det formentlig i visse situationer er uklart for borgeren, om man har en

mentor.

Desuden er det i forbindelse med indgåelsen af mentorkontrakten ikke med borge-

ren aftalt, hvilket omfang mentorstøtten har, hvilke forpligtelser, der følger med

støtten, og at borgeren skal have klagevejledning.

Revisorerne har konstateret ”usynlige” aftaler, idet der i nogle sager har

været afta-

ler, som ikke kunne findes i ”Min Plan” eller

i mentorkontrakten, hvilket revisorer-

ne har vurderet som uhensigtsmæssigt og medvirker til uigennemskuelighed i sags-

behandlingen. Desuden kan ”usynlige”

aftaler give anledning til svig.

Anbefalinger vedr. borgerens inddragelse og retssikkerhed vedr. men-

torstøtte

Revisorerne og styrelsen

anbefaler

følgende i forhold til den konkrete gennemgang

af sagerne i de 20 kommuner:



Mentors kontaktoplysninger, opgaver og timetal i forbindelse med tilsagn om

mentorstøtte bør altid gennemgås sammen med borgeren. Der er særligt et for-

bedringspotentiale i forhold til

”ret

og pligt-mentor”, hvor borgeren skal gøres

opmærksom på formål, gensidige fremmødekrav og konsekvenser i forbindelse

med manglende deltagelse.

Kommunerne bør sørge for, at der er et øget fokus på, at der ikke forekommer

aftaler om mentorforløbet, som ikke fremgår af Min Plan eller mentorkontrak-

ten, således at der ikke forekommer uigennemskuelige aftaler.

Kommunerne skal følge op på de igangsatte forløb. F.eks. ved at kommunerne

benytter enten fremmødelister eller anden form for kvittering for mentorleve-

rancen med henblik på at sikre, at borgeren har modtaget den pågældende men-

torstøtte. For eksempel sådan, at der allerede ved etableringen af mentorstøtten

tydeliggøres et krav om tilbagemelding til myndighedssagsbehandler om æn-



SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

dringer i kontakten og hvilke vilkår der er gældende. Dette vil også reducere

mulighederne for snyd med ordningen. Det vil blive indskærpet i vejledning, at

kommunerne skal følge op på de indsatser, der sættes i gang for borgeren.

5.3 Konterings- og afregningsudfordringer

På baggrund af sagsgennemgangen konkluderer revisorerne, at der ikke er foretaget

korrekt kontering af mentorstøtten som led i hjemtagelse af statsrefusionen.

Desuden er der ikke foretaget korrekt opgørelse af tilskud for faktisk leverede men-

tortimer, hvor der er kontakt mellem mentor og borgeren, men ydet tilskud i for-

hold til antal bevilgede mentortimer.

Desuden konstaterer revisorerne, at der ikke er tilstrækkelig kontrol med, om der i

forbindelse med virksomhedsmentorer kun ydes tilskud til de rene lønudgifter og

ikke også til diverse overheadudgifter og andre overenskomstfastsatte ydelser, og

at der foretages fradrag for sygdom, fravær m.v.

Anbefalinger vedr. konterings- og afregningsudfordringer

Revisorerne og styrelsen

anbefaler

følgende i forhold til den konkrete gennemgang

af sagerne i de 20 kommuner:



Kommunerne bør have fokus på, at der alene afregnes for mentorstøtte, hvor

der har været direkte kontakt mellem mentor og borger, og som afspejler det,

der er aftalt i mentorkontrakten.

Kommunerne bør sørge for, at der konteres korrekt. Revisorerne anbefaler

derfor, at Beskæftigelsesministeriet således bør indskærpe og tydeliggøre,

hvordan timeforbruget til mentortimer opgøres og afregnes, og hvilke kontrol-

ler kommunerne bør foretage i forbindelse med opgørelse af tilskud til virk-

somheder m.v.



5.4 Revisionsresultaterne af den konkrete sagsgennemgang i 20

udvalgte kommuner

I det følgende opsummeres revisorernes konkrete resultater på baggrund af reviso-

rernes stikprøvebaserede gennemgang. I hver af de 20 udvalgte kommuner er der

udtaget 20 stikprøvesager efter revisors skøn. Som led heri er der udtrukket i alt

400 sager til gennemgang. I 10 ud af de 400 sager har der ikke været afholdt udgif-

ter til mentorstøtte, fordi borgeren f.eks. er flyttet fra kommunen, eller sagen fejlag-

tigt har været oprettet med mentorforløb. Revisorerne har efter sorteringen gen-

nemgået 390 sager.

Spørgsmål 1

–

Aftalen om mentorstøtte

Kommunerne har pligt til at sikre, at sagen er tilstrækkelig oplyst og indeholder

alle

relevante oplysninger i forbindelse med tilsagn om mentorstøtte.

SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

I forhold til mentorstøtte indeholder lovgivningen særlige krav om oplysninger

(vedrørende formål, kontaktoplysninger, timetal, aftalevarighed m.v.) der skal fore-

ligge i sagerne og revisorerne har derfor undersøgt om kommunerne i sagsbehand-

lingen har levet op til de stillede krav.

1. Fremgår alle de oplys-

ninger, der fremgår af § 31

c i lov om en aktiv beskæf-

tigelsesindsats (LAB) (mål,

mentors navn, opgaver,

varighed af aftalen, timetal

og klagevejledning) af bor-

gerens sag:

1.1: Oplysning om mål?

1.2: Oplysning mentors

navn og kontaktdata?

1.3: Oplysning om mentors

opgaver?

1.4: Oplysning om varighed

af aftalen?

1.5: Oplysning om timetal?

1.6: Klagevejledning?

Abs.

Nej

Abs.

I alt

Abs.

Pct.

339

342

317

362

359

357

390

Resultatet viser ud fra en gennemsnitsbetragtning, at omkring 90 pct. af sagerne

indeholder de oplysninger der kræves efter § 31 b i lov om en aktiv beskæftigelses-

indsats. Dog er der flere sager, hvor der mangler oplysninger om formålet med

mentorstøtten, mentors kontaktoplysninger og opgaver.

Styrelsen

vurderer, at det derfor - særligt ud fra en borgersynsvinkel

–

ikke er til-

fredsstillende:



i over 10 pct. af sagerne foreligger der ikke oplysninger om formålet med

mentorstøtte, og



der i over 10 pct. af sagerne heller ikke er oplysninger om mentors navn og

kontaktoplysninger, samt



i næsten 20 pct. af sagerne - eller en femtedel - er det ikke beskrevet hvad

mentors opgaver skal være.

Det er

styrelsens

umiddelbare vurdering, at det

–

ud fra en borgersynsvinkel -

ikke

er tilfredsstillende, hvis borgeren ikke har kendskab til, om man har fået tilsagn om

en mentor og hvem der i givet fald er mentor.

Desuden er det

ikke

tilfredsstillende, at det i op til en femtedel af sagerne ikke

fremgår hvad mentorens opgaver er. Det er heller ikke tilfredsstillende at borgeren

ikke modtager den optimale bistand fra mentoren.

Men det afskærer også kommunen fra at evaluere og følge op på mentorindsatsat-

sen, når der ikke er fastlagt en opgavebeskrivelse for mentoren.

SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

Desuden er der en del sager, hvor der ikke er oplysninger om varighed, aftalt time-

tal og klagevejledning. Det er derudover et problem, at disse oplysninger ikke fore-

ligger, når der skal ske opfølgning i sagerne, idet kommunen hermed ikke ved,

hvad der skal følges op på.

Spørgsmål 2-3

–

Forlængelse af mentoraftalen

Det er muligt at forlænge mentoraftalen ud over 6 måneder. Ved en forlængelse

kræves der en ny mentorkontrakt med de hertil hørende oplysninger, så borgeren er

vidende om, hvad målet med forlængelsen er, samt at der er tilrettelagt en opfølg-

ning med henblik på at vurdere progressionen i den tidligere ydede mentorstøtte.

Derfor har revisorerne undersøgt i hvilket omfang mentoraftalerne forlænges, og

om der i den forbindelse er taget stilling til resultaterne af den hidtidige mentorind-

sats og til formålet med forlængelsen af mentorstøtten.

2: Er der sket forlæn-

gelse af en mentoraftale,

så den varer ud over 6

måneder?

Nej

I alt

3: Hvis der er svaret ja i

spm. 2, er alle oplysnin-

gerne jf. spm. 1 til ste-

de?

Nej

I alt

Antal sager

Pct.

189

201

390

Antal sager

100

Pct.

152

189

100

Det fremgår at halvdelen (49 pct.) af sagerne om mentorstøtte er blevet forlænget

ud over 6 måneder, men at en femtedel (20 pct.) af disse forlængelsessager (37

sager ud af i alt 189 sager) ikke indeholder samtlige oplysninger om mål, mentors

navn og kontaktdata, mentors opgaver, varighed af aftalen, timetal og klagevejled-

ning.

Styrelsen

vurderer, at det ikke er tilfredsstillende, at der i 20 pct. af de forlængede

sager ikke foreligger den nødvendige dokumentation i sagerne jf. bemærkningerne

til spørgsmål 1.

Det er en væsentlig forudsætning ved beslutning om forlængelse af mentorstøtten,

at der tages stilling til de hidtil opnåede resultater og sammen med borgeren tages

stilling til formålet med evt. at videreføre mentorstøtten i yderligere en 6 måneders

periode.

Såfremt indsatsen ikke evalueres,

risikerer kommunen at ”spilde penge” på yderli-

gere, muligvis nytteløs, mentorstøtte ligesom borgeren

risikerer at blive ”parkeret”

uden en relevant aktiv indsats.

SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

Spørgsmål 4 - Transportgodtgørelse

Det er ikke muligt at yde befordringsgodtgørelse (LAB §§ 82 og 83) til personer,

der deltager i tilbud om mentorstøtte. Revisorerne har derfor undersøgt, om der er

givet befordringsgodtgørelse i sagerne.

4: Er der bevilget trans-

portgodtgørelse til per-

sonen, der deltager i

mentorstøtte?

Nej

I alt

Antal sager

Pct.

387

390

100

Undersøgelsen viser, at det kun er i meget få sager, at der er ydet transportgodtgø-

relse.

Styrelsen

vurderer, at det er tilfredsstillende, at kommunerne på dette område ad-

ministrer i overensstemmelse med reglerne på området.

Spørgsmål 5

–

Dokumentation for lønudgifter

Der kan ydes tilskud til frikøb af medarbejdere på en virksomhed, hvor en borger

f.eks. er i virksomhedspraktik, og hvor en medarbejder varetager mentorfunktionen

i de timer, hvor vedkommende fungerer som mentor. Ifølge

skrivelse 9346 af 24.

maj 2006 om ”Dokumentation i forbindelse med udbetaling af tilskud vedrørende

mentorordningen i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats”

skal virksomheden rede-

gøre for, de faktiske timer, der er anvendt til mentorfunktionen og til hvilken time-

løn.

Revisorerne har derfor undersøgt om kommunerne følger op på virksomhedernes

faktiske forbrug af timer med henblik på at kunne foretage en korrekt opgørelse og

afregning af tilskud til frikøb af ansatte medarbejdere, der varetager en mentor-

funktion.

5: Har kommunen sik-

ret sig, at tilskud er an-

vendt korrekt, f.eks. ved

at forlange dokumenta-

tion for lønudgifterne?

Nej

I alt

Antal sager

Pct.

186

220

100

Resultatet af undersøgelsen viser, at kommunerne i langt de fleste sager har sikret

sig dokumentation for at tilskuddet til frikøb er anvendt korrekt.

Styrelsen

vurderer dog, at det ikke er tilfredsstillende, at der er 16 procent af sager-

ne, hvor kommunen ikke har sikret sig dokumentation for den afholdte lønudgift,

SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

idet kommunen ikke kan yde korrekt tilskud til virksomheden uden kendskab til

konkret afholdte timetal/lønudgifter, som er medgået til frikøb af medarbejderen.

Spørgsmål 6 - Lønomkostninger

I forlængelse af spørgsmål 5 har revisorerne undersøgt, om det alene er lønomkost-

ningerne, der er bevilget. Lønomkostningerne er timelønnen inklusiv feriepenge,

pensionsbidrag og andre arbejdsgiverbidrag. Hverken direkte eller indirekte om-

kostninger forbundet med at levere mentorydelsen kan indgå.

6: Har kommunen sik-

ret sig, at det alene er

lønomkostningerne, der

bevilges?

Nej

I alt

Antal sager

Pct.

179

221

100

Det fremgår, at kommunerne i næsten 20 pct. af sagerne ikke kun har ydet tilskud

til lønomkostningerne, hvilket

styrelsen

vurderer ikke er tilfredsstillende.

Spørgsmål 7-9

–

Tilskud til køb af uddannelse

Med henblik på at forbedre en medarbejders mulighed for at varetage mentorfunk-

tionen, på en virksomhed, hvor en borger f.eks. er i virksomhedspraktik, kan der

ydes tilskud til køb af uddannelse.

Muligheden gælder for en medarbejder ansat på virksomheder eller på uddannel-

sesinstitutioner, men ikke for eksterne konsulenter, der udfører mentoropgaver for

virksomheder, uddannelsesinstitutioner eller kommuner. Muligheden for at få til-

skud til uddannelse gælder heller ikke for mentorer ansat i kommunen.

Revisorerne har derfor undersøgt, om der er ydet tilskud til køb af uddannelse, og

om kommunen i den forbindelse har sikret sig, at reglerne er overholdt.

7: Er der ydet tilskud til

uddannelse for en men-

tor?

Nej

I alt

8: Har kommunen da

sikret sig, at der er tale

om en medarbejder

ansat på virksomheden

eller uddannelsesinstitu-

tionen, og ikke en eks-

tern konsulent eller en

ansat i kommunen?

Antal sager

Pct.

266

267

Antal sager

0,4

99,6

100

Pct.

SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

Nej

I alt

9: Har kommunen da

sikret sig, at der ikke er

ydet tilskud til betaling

for tabt arbejdsfortjene-

ste som følge af, at med-

arbejderen deltager i

uddannelse?

Nej

I alt

Antal sager

100

Pct.

100

Tilskudsmuligheden til uddannelse anvendes stort set ikke af kommunerne idet kun

1 sag har været omfattet af undersøgelsen, og i denne sag er tilskuddet ydet i over-

ensstemmelse med reglerne.

Spørgsmål 10

–

Skyldige økonomiske hensyn

Revisorerne har også vurderet om der i sagerne er udvist skyldige økonomiske

hensyn. Det vil sige, om kommunerne udviser sparsommelighed og god effektivitet

og produktivitet i forvaltningen og i øvrigt har en velfungerende økonomistyring.

10: Er der udvist skyl-

dige økonomiske hensyn

ved bevilling og udbeta-

ling af mentorstøtte?

Nej

I alt

Antal sager

Pct.

232

102

334

100

Idet der i øvrigt henvises til revisorernes resultater vedrørende gennemgangen af de

generelle forretningsgange og administrative procedurer ovenfor side 8-9 har revi-

sorerne i sagsgennemgangen vedrørende tilsagn om og udbetaling af mentorstøtte

vurderet, at kommunerne i 30 procent af de gennemgåede sager ikke i tilstrækkeligt

omfang udviser skyldige økonomiske hensyn.

Det har revisorerne gjort på baggrund af en vurdering af blandt andet:



der er konstateret fejl eller mangler i forbindelse med konterin-

gen/betalingen



der foreligger relevant dokumentation vedrørende tilsagn og løbende op-

følgning på forløbet,



kommunen har fulgt sine forretningsgange vedrørende bevillingstilsagn og

udbetaling,



forretningsgangene vurderes at være betryggende,

SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren



der er foretaget en tilstrækkelig løbende opfølgning med målrettet dokumen-

tation for, at borgeren modtager den bevilgede støtte



der er i sagerne er fastsat en rimelig timepris og



der er taget stilling til ressourceanvendelsen.

Styrelsen

vurderer,

at det ikke er tilfredsstillende, at revisorerne i 30 procent af

sagerne har fundet belæg for, at der ikke i tilstrækkeligt omfang er udvist skyldige

økonomiske hensyn.

Spørgsmål 11 - Opfølgning

Der skal være direkte kontakt mellem mentor og borgeren, der får mentorstøtte, i

de timer, der ydes støtte til. Revisor har derfor undersøgt hvordan kommunen har

fulgt op i sagerne.

11: Spørgsmål vedrørende

kommunens opfølgning på

tilbuddet om mentorstøtte

11.1: Har kommunen, efter

afsluttet tilbud om mentor-

støtte til personen, fulgt op

på, om målet med mentor-

støtten er opnået?

11.2: Har kommunen fulgt

op på, om personen har

fået de i mentorkontrakten

aftalte ydelser, herunder de

timer, personen skal have

mentorstøtte?

11.3: Har kommunen fulgt

op på, at mentor ikke ud-

førte sine sædvanlige ar-

bejdsopgaver i de timer,

hvor vedkommende skulle

fungere som mentor?

11.4: Har kommunen sikret

sig, at der har været direk-

te kontakt i de timer, der er

ydet støtte til?

Abs.

254

Nej

Abs.

130

Ialt

Pct.

384

Pct.

238

151

389

264

323

244

144

388

Det fremgår af revisionen, at der i en tredjedel af sagerne ikke er fulgt op på, om

formålet med mentorstøtten er opnået.

Styrelsen

vurderer, at dette ikke er tilfredsstillende, idet kommunen derved ikke får

taget stilling til behov for evt. praksisændringer, brug af anden mentor eller anden

indsats m.v. Hertil kommer også at kommunen afskærer sig fra muligheden for at

evaluere på indsatsen.

Endvidere fremgår det, at:

SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

I næsten 30 pct. af sagerne har kommunen ikke sikret sig, at man har fået de i

mentorkontrakten aftalte ydelser,



I næsten 20 pct. af sagerne har kommunerne ikke sikkerhed for, at mentoren i

perioden

ikke

har varetaget sine sædvanlige arbejdsopgaver, og



I over en tredjedel (37 pct.) af sagerne har kommunen ikke sikret sig, at der har

været en direkte kontakt mellem borgeren og mentoren i de timer, der er ydet

mentorstøtte for.

Styrelsen

vurderer, at disse undersøgelsesresultater ikke er tilfredsstillende, idet det

tyder på, at kommunerne ikke har tilstrækkeligt fokus på opfølgningen i sagerne

og, som det fremgår ovenfor, heller ikke i forbindelse med afslutningen og den

endelige vurdering af de opnåede resultater af mentorindsatsen.

Desuden noterer

styrelsen,

at kommunerne ikke lever op til gældende regler om, at

det kun er de

faktiske

timer, der kan medregnes i tilskuddet til mentorstøtte, dvs. de

timer, hvor mentor og borgeren har direkte kontakt.

Når kommunen giver tilbud om mentorstøtte, bør der foretages en opfølgning og

evaluering på, om målet med tilbuddet er blevet opfyldt, således at borgeren får det

udbytte af tilbuddet, som kommunen har estimeret. Desuden afskærer kommunen

sig fra muligheden for at ændre på efterfølgende forløb og lære af indhøstede erfa-

ringer m.v. hvis der ikke foretages afsluttende effektvurdering af indsatsen.

Spørgsmål 12

–

Statsrefusion af mentorudgifterne



Kommunen skal sikre sig, at vilkårene for bevillingen, og dermed betingelserne for

udbetaling af mentorstøtte, er opfyldt. Al relevant dokumentation skal journalise-

res, og dokumentationen skal være lettilgængelig for revisionen. Eventuel doku-

mentation, som ikke allerede foreligger på sagen, skal kunne indhentes på given

foranledning og forevises for revisor.

Derfor har revisorerne undersøgt om der er fornøden dokumentation på sagerne

vedrørende hjemtagelse af statsrefusionen.

12: Spørgsmål vedrørende

statsrefusion af mentorud-

gifterne (dokumentation og

kontering)

12.1: Indeholder personsa-

gen al relevant dokumenta-

tion eller henvisninger her-

til, jf. Regnskabsbekendt-

gørelsens § 28?

12.2: Er udgifterne til men-

torstøtten registreret i

overensstemmelse med kon-

teringsreglerne og vejled-

ning om kommunernes

dokumentation af driftsud-

Abs.

Nej

Abs.

I alt

Abs.

Pct.

357

390

323

390

SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

gifter ved aktivering m.v.?

Revisionen viser, at i 92 procent af sagerne ligger den fornødne dokumentation for

hjemtagelsen af statsrefusionen jf. styrelsens regler på området.

Styrelsen

vurderer, at det er tilfredsstillende, at 92 procent af de undersøgte sager

indeholder al relevant dokumentation for mentorforløbet. På den anden side må det

også konstateres at et stort antal sager

–

formentlig også på landsplan

–

ikke

inde-

holder fornøden dokumentation i overensstemmelse med regnskabs- og revisions-

reglerne.

Revisionen viser også, at kommunerne begår mange konteringsfejl i forbindelse

med hjemtagelsen af refusionen.

Styrelsen

finder det derfor ikke tilfredsstillende, at der i 17 pct. af de undersøgte

sager er udgiften til mentorstøtten ikke registreret i overensstemmelse med konte-

ringsreglerne og vejledning om kommunernes dokumentation af driftsudgifter ved

aktivering m.v.

Det vil blive taget op med de relevante kommuner med henblik på stillingtagen til,

om disse refusionsindtægter evt. skal berigtiges og betales tilbage.

SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

Faktaboks: Regelgrundlag for mentorstøtte

Mentorstøtte - regelgrundlag

Mentorstøtte er i henhold til Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats kap. 9 b. et

redskab i beskæftigelsesindsatsen, der kan bevilges til personer med henblik på

at fremme, at de kan opnå eller fastholde aktiviteter, tilbud, ordinær uddannelse,

ansættelse i fleksjob eller ordinær ansættelse. Redskabet er målrettet aktivitets-

parate kontanthjælpsmodtagere og borgere i ressourceforløb. Med kontant-

hjælpsreformen fra 2014 blev mentor et aktivt tilbud for personer, som ikke

kunne deltage i andre tilbud.

Det er jobcenteret, der vurderer, om der skal ydes mentorstøtte, som bevilges

efter reglerne i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. Antallet af timer, der kan

bevilges støtte til, afhænger af en individuel vurdering af behov og forudsæt-

ninger hos borgeren. Der findes ingen regler om, hvor mange timers støtte, der

kan bevilges.

Ved bevilling af en mentor indgås der en skriftlig aftale mellem personen og

jobcenteret. Aftalen kan højst indgås for 6 måneder med mulighed for forlæn-

gelse.

Aftalen skal indeholde oplysninger om:



målet med mentorstøtten

navn og kontaktdata på mentor

de opgaver, som mentor skal bistå med

varigheden af aftalen

timeantallet for mentorstøtten

klagevejledning