SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

Social-, Indenrigs- og Børneudvalget 2018-19 (1. samling)
SOU Alm.del Bilag 190
Offentligt

NOTAT

Baggrund for og resultater af fokusrevisionen

om mentorstøtte

Marts 2019

J.nr. 18/09847

TOK/AFA

RAS/ANT/PAHA

1. Baggrund

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har ultimo 2018 gennemført en fo-

kusrevision

om mentorstøtte med henblik på at vurdere:



kommunerne forvalter mentorstøtteområdet i overensstemmelse med lov-

givningen og de politiske intentioner, herunder



kommunerne har etableret administrative procedurer, som understøtter at

kommunen træffer korrekte afgørelser, og



kommunerne har tilrettelagt et nødvendigt løbende tilsyn med ordningen,

der er tilstrækkeligt til at imødegå fejladministration og snyd.

Mentorordningens lovgrundlag

Mentorstøtte er i henhold til Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats kap. 9 b. et

redskab i beskæftigelsesindsatsen, der kan bevilges til personer med henblik på at

fremme, at de kan opnå eller fastholde aktiviteter, tilbud, ordinær uddannelse, an-

sættelse i fleksjob eller ordinær ansættelse. Redskabet er målrettet aktivitetsparate

borgere i kontanthjælpssystemet og borgere i ressourceforløb.

Det er jobcenteret, der vurderer, om der skal ydes mentorstøtte, som bevilges efter

reglerne i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. Antallet af timer, der kan bevilli-

ges støtte til, afhænger af en individuel vurdering af behov og forudsætninger hos

borgeren. Der findes ingen regler om, hvor mange timers støtte, der kan bevilges.

Ved bevilling af en mentor skal der i henhold til reglerne indgås en skriftlig aftale

mellem personen og jobcenteret. Aftalen kan højst indgås for 6 måneder med mu-

lighed for forlængelse.

Aftalen skal indeholde oplysninger om:



målet med mentorstøtten



navn og kontaktdata på mentor



de opgaver, som mentor skal bistå med



varigheden af aftalen



timeantallet for mentorstøtten



klagevejledning

Beskæftigelsesministeriet kan efter § 78 i bekendtgørelse nr. 1591 af 17. december 2017

om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på visse områder inden

for Børne- og Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Udlændinge- og Integrations-

ministeriets og Transport-, Bygnings- og Boligministeriets ressortområder (regnskabsbe-

kendtgørelsen) iværksætte særlige årlige fokusrevisioner af sagsområder på ministeriets

områder og fastsætte retningslinjer herfor.

SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

Vidensbaseret ordning

Viden om mentorordninger er senest afrapporteret samlet i Carsten Koch-udvalgets

rapport fra 2015 (CK2). Udvalget fandt, at der er indikation for en positiv beskæf-

tigelseseffekt for langtidsledige, når mentorstøtte gives i forbindelse med anden

indsats.

Siden CK2 er der fundet yderligere positive resultater i

projekterne ’Virksomheds-

center Generation 2’ og ’Jobfirst’, som begge viser positive effekter af en kombina-

tion af virksomhedsrettet indsats og mentorstøtte (Epinion 2017 og Rambøll 2018).

I Videnspiloten Brobygning til Uddannelse var mentor en central del af forsøgsind-

satsen. De unge i videnspiloten var positive overfor mentorernes evne til at hjælpe

med personlige problemer og langt hovedparten (88 %) af de unge angav, at men-

toren kunne hjælpe med personlige problemer (Metrica og CeFU, 2016).

Alt i alt er der klare indikationer på positive effekter af mentorstøtte.

Mentorordningens betydning i beskæftigelsesindsatsen

Mentor er en central ordning i beskæftigelsesindsatsen. Der er klare indikationer

på, at ordningen har positive effekter i forhold til at hjælpe borgere ind på arbejds-

markedet, jf. viden om ordningen ovenfor. Ordningen anvendes særligt til aktivi-

tetsparate borgere og borgere i ressourceforløb. Det er en gruppe af borgere, der i

særlig grad har brug for støtte til få fodfæste på arbejdsmarkedet.

Kommunerne har de seneste år anvendt ca. 1 mia. kr. årligt på mentorordningen.

Alt i alt er det således helt centralt, at ordningen administreres korrekt i kommu-

nerne og derfor har STAR har gennemført fokusrevision af mentorstøtte.

2. Formål og metode

Fokusrevisionen er gennemført af de kommunale revisorer på baggrund af et oplæg

og en spørgeramme udarbejdet af Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering.

Sigtet med revisionen har været at få belyst:



kommunerne forvalter mentorstøtte-området i overensstemmelse med lov-

givningen og de politiske intentioner og har opstillet klare mål for mentorstøtten

for den enkelte borger samt om kommunen følger op på om borgeren faktisk

modtager en personlig støtte, der fremmer formålet med mentorstøtten.

kommunerne har etableret nødvendige og tilstrækkelige skriftlige forret-

ningsgange og administrative procedurer, som understøtter at kommunen træf-

fer korrekte afgørelser, og om der ved bevilling og udbetaling af mentorstøtte er

taget skyldige økonomiske hensyn.

kommunerne har etableret nødvendige skriftlige forretningsgange for udfø-

relsen af det løbende tilsyn med ordningen for at undgå fejladministration og



SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

snyd med ordningen og om der er konstateret tilfælde af fejladministration, util-

sigtet brug og evt. misbrug af mentorstøtteordningen.

Fokusrevisionen er gennemført som en

udvidet forvaltningsrevision,

det vil sige en

kombination af forvaltningsrevision og juridisk kritisk revision.

forvaltningsrevisionen

har revisorerne fokuseret på, om kommunerne har ret-

ningslinjer og administrative procedurer, der sikrer at lovgivningen om mentorstøt-

te forvaltes korrekt, så der træffes rigtige afgørelser og om jobcentrene har en hen-

sigtsmæssig ledelse og styring, der fremmer en effektiv forvaltning. Desuden har

revisorerne fokus på, om kommunerne har tilsyns- og kontrolprocedurer, der imø-

degår fejladministration og snyd, og at kommunen har forretningsgange der sikrer,

at der er taget skyldige økonomiske hensyn i forvaltningen af bevillingerne til men-

torstøtte.

Forvaltningsrevisionen er indenfor en samlet spørgeguide gennemført i samtlige 98

kommuner, hvor kommunernes revisorer har undersøgt om kommunerne har skrift-

lige forretningsgange, administrative procedurer og tilsynsrutiner, der fremmer

formålet med ydelse af mentorstøtte.

I den

juridisk kritiske revision

har revisorerne særligt fokuseret på den lovmæssige

forvaltning og regeloverholdelse med henblik på at kunne afgive anbefalinger, der

kan bidrage til at forebygge regelbrud og øge myndighedernes og borgernes sik-

kerhed for at forvaltningens afgørelser er korrekte.

Som led i den juridisk kritiske revision har revisionerne i 20 udvalgte kommuner

nøje gennemgået 20 stikprøvesager i hver kommune

–

det vil sige i alt 400 sager på

landsplan med det formål at få uddybet, om kommunerne

i praksis

følger de etable-

rede forretningsgange og efterlever reglerne på mentorområdet.

Stikprøveundersøgelsen omfatter sager med mentorstøtte til aktivitetsparate kon-

tanthjælpsmodtagere, aktivitetsparate uddannelseshjælpsmodtagere og personer i

ressourceforløb, der er bevilget og afsluttet i perioden 1. januar 2017 til og med 30.

juni 2018.

3. Revisionens hovedkonklusioner

På baggrund af revisorernes gennemgang af forretningsgange og enkeltsagsgen-

nemgangen er hovedkonklusionerne at:



De fleste kommuner har nedskrevne forretningsgange

–

som dog varierer i om-

fang og kvalitet, og der er konstateret potentiale for forbedringer.



Næsten alle kommuner har etableret retningslinjer for opfølgning, evaluering og

effektvurdering af mentorstøtte, men sagsgennemgangen i kommunerne viser,

at kommunerne

ikke

systematisk følger de fastlagte forretningsgange.

Der er udvalgt de 4 største kommuner og et repræsentativt udvalg af mindre kommuner.

Kommunerne er: Albertslund, Ballerup, Brøndby, Fredericia, Frederiksberg, Hillerød, Ka-

lundborg, København, Odense, Randers, Ringkøbing/Skjern, Roskilde, Rudersdal, Rødov-

re, Silkeborg, Sønderborg, Thisted, Vesthimmerland, Aalborg, Århus.

SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren



Mange kommuner har ikke administrative procedurer, der sikrer overholdelsen

af de lovfastsatte krav om, at der i sagerne er dokumenteret formål med mentor-

støtte, mentors opgaver og mentors kvalifikationer, og lever derfor ikke op til de

lovfastsatte krav. Derfor må det konstateres, at kommunerne ikke har et til-

strækkeligt beskæftigelsesfagligt fokus på formålet med at yde mentorstøtte



Det utilstrækkelige beskæftigelsesfaglige fokus medfører også, at kommunerne

i ca. en tredjedel af sagerne ikke har fulgt op på om mentorydelsen er leveret, og

om der har været den forudsatte kontakt mellem mentoren og borgeren i de ti-

mer, der ydes mentorstøtte for, hvilket øger risikoen for snyd og fejladministra-

tion.



Sagsgennemgangen i kommunerne viser derfor også, at kommunerne i højere

grad kunne tage skyldige økonomiske hensyn ved at styrke opfølgningen på de

afholdte økonomiske tilskud, kontrollen med den gennemførte mentorbistand og

de opnåede resultater.



I 17 pct. af de undersøgte sager, er udgiften til mentorstøtte ikke registreret i

overensstemmelse med konteringsreglerne. Det er aftalt, at revisorerne vil tage

det op med de relevante kommuner med henblik på stillingtagen til, om sagerne

giver anledning til at disse refusionsindtægter skal berigtiges og betales tilbage.

4. Hovedanbefalinger på baggrund af fokusrevisionen

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har på baggrund af fokusrevisionens

resultater udarbejdet en række anbefalinger vedrørende kommunernes administra-

tion, tilsyn og kontrol, faglige fokus, borgernes inddragelse og kontering.

Forretningsgange og administrative procedurer



Kommunerne bør have nedskrevne forretningsgange for, hvordan kommunen

påser og følger op på, at der tages skyldige økonomiske hensyn i forvaltningen

af mentorordningen

–

det vil sige, hvordan kommunen i sin økonomistyring sik-

rer sparsommelighed, produktivitet og effektivitet i udførelsen af opgaverne på

mentorområdet.

Kommunerne bør have nedskrevne retningslinjer for, hvordan de lovpligtige

oplysninger vedr. målet med mentorstøtten, kontaktoplysninger, hvilke opgaver

som mentor skal bistå med, varigheden, timetallet for mentorstøtten og klage-

vejledning, skal fremgå af sagerne. Kommunerne bør i forlængelse heraf sikre,

at sagsbehandler og borger altid gennemgår disse i forbindelse med tilsagn om

mentorstøtte.

Kommunerne bør have nedskrevne retningslinjer for, hvordan kommunen hånd-

terer ændringer undervejs i et mentorforløb, så ændringerne systematisk kan re-

lateres til borgerens ændrede behov for støtte.

Kommunerne bør have nedskrevne retningslinjer for systematisk opfølgning, så

det sikres, at kommunen løbende har overblik over, om den enkelte borger får

den mentorstøtte, borgeren har brug for, herunder når kommunen forlænger et

mentorforløb.



SOU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 190: Orientering om resultaterne af fokusrevision af mentorordningen, fra beskæftigelsesministeren

Tilsyn og kontrol



Kommunerne bør have nedskrevne forretningsgange og administrative procedu-

rer for tilsyn og kontrol som fastlægger, hvornår samt hvilke kontroller, der skal

gennemføres som led i tilsynet.

Kommunerne bør have administrative procedurer, der beskriver og fastlægger

hvilke skriftlige krav, der i kontrakten stilles til mentors arbejde. Hvis mentor

ikke lever op til de opstillede krav, bør det have udbudsretlige konsekvenser, el-

ler medføre at der tages skridt til ophør af samarbejde mellem kommune og

mentor.

Kommunerne skal

–

som fastsat i lovgivningen

–

sikre, at alle relevante oplys-

ninger om formål, opgaver, navn, kontaktoplysninger, varighed af aftalen, time-

tal og klagevejledning faktisk fremgår af mentorkontrakten/Min Plan, og at det

dokumenteres på sagen, at dette er gennemgået sammen med mentor, sagsbe-

handler og borger.

Kommunerne skal følge op på de igangsatte forløb. F.eks. ved at kommunerne

benytter enten fremmødelister eller anden form for kvittering for mentorleve-

rancen med henblik på at sikre, at borgeren har modtaget den pågældende men-

torstøtte. Det vil blive indskærpet i vejledning, at kommunerne skal følge op på

de indsatser, der sættes i gang for borgeren.

Kommunerne bør sørge for, at der er et øget fokus på, at der ikke forekommer

aftaler om mentorforløbet, som ikke fremgår af Min Plan eller mentorkontrak-

ten, således at der ikke forekommer uigennemskuelige aftaler.



Dokumentation for det faglige fokus og borgerens inddragelse



Konterings- og afregningsudfordringer



Kommunerne bør have fokus på, at der alene afregnes for mentorstøtte, hvor der

har været direkte kontakt mellem mentor og borger, og hvad der er aftalt i men-

torkontrakten.

Kommunerne bør sørge for, at der konteres korrekt. Revisorerne anbefaler der-

for, at Beskæftigelsesministeriet indskærper og tydeliggør, hvordan timeforbru-

get til mentortimer opgøres og afregnes, og hvilke kontroller kommunerne bør

foretage i forbindelse med opgørelse af tilskud til virksomheder m.v.

