REU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 164: Status på tiltag til at sikre overholdelse af udbudsreglerne i politiet, fra justitsministeren

Retsudvalget 2018-19 (1. samling)
REU Alm.del Bilag 164
Offentligt

Notat

Dato: 20. december 2018

J.nr.: 2017-310-167

KONCERNSTYRING

KONCERNØKONOMI

KONCERNINDKØB

Status på tiltag til at sikre overholdelse af udbudsreglerne i

politiet

På baggrund af en række sager omhandlende manglende overholdelse af ud-

budsreglerne bad justitsministeren i januar 2017 Rigspolitiet om at skabe fuld

klarhed over udfordringerne på indkøbsområdet. Politiet skulle samtidig tage de

nødvendige tiltag til at sikre, at der fremover ikke kan rejses nogen tvivl om, at

politiet overholder reglerne.

En intern undersøgelse fra marts 2017 af politiets indkøb af konsulentydelser

viste markante fejl i politiets håndtering af disse indkøb. Rigspolitiet igangsatte

derfor seks tiltag, der skulle sikre fuld overholdelse af udbudsreglerne

Rigspolitiet har således siden starten af 2017, med forankring på øverste ledel-

sesniveau, arbejdet fokuseret med at gennemføre tiltagene. Gennemførelsen af

tiltagene er organisatorisk forankret i programmet

Fremtidens indkøb

under Rigs-

politiets Koncernindkøb.

Fremdriften i tiltagene følger overordnet fortsat tidsplanen, og det forventes såle-

des, at alle tiltag kan overgå fra udvikling og implementering til drift i løbet af 1.

halvår 2019. Rigspolitiet forventer i denne anledning igen at afrapportere til

Justitsministeriet og Folketingets Retsudvalg om status.

Tiltag 1. Ekstern undersøgelse af indkøbsområdet

Det første tiltag omhandler gennemførelsen af en uafhængig ekstern undersø-

gelse af indkøbsområdet i politiet. Rigspolitiet antog efter udbud revisionsselska-

bet PricewaterhouseCoopers (PwC) til denne opgave. PwC gennemgik politiets

samlede indkøb for perioden 2013-2016. Samtidig undersøgte PwC, om der var

tegn på uregelmæssigheder i form af vennetjenester eller lignende i perioden

2011-2016 med særligt fokus på konsulentydelser. Endvidere leverede PwC en

vurdering af politiets indkøbsorganisation, herunder de interne forretningsgange

og dokumentationspraksis på indkøbsområdet. Vurderingen omfattede allerede

igangsatte tiltag i politiet og blev fulgt op med en række anbefalinger til yderligere

tiltag.

”Rigspolitiets tiltag til at sikre overholdelse af udbudsreglerne” REU alm. del, samling:

2016-17, Bilag 198

http://www.ft.dk/samling/20161/almdel/REU/bilag/198/1731220.pdf

REU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 164: Status på tiltag til at sikre overholdelse af udbudsreglerne i politiet, fra justitsministeren

Rigspolitiet kunne den 16. marts 2018 offentliggøre den eksterne rapport fra

PwC. Rapporten konkluderede, ligesom politiets egen undersøgelse fra marts

2017

, at der var sket markante fejl i politiets håndtering af indkøb, og at der i

perioden 2013-2016 havde været store udfordringer med overholdelse af ud-

budsreglerne.

Hvad angår Rigspolitiets igangsatte tiltag til at sikre overholdelse af udbudsreg-

lerne, vurderede PwC, at disse tiltag alle ville medvirke til at styrke økonomisty-

ringen på indkøbsområdet i politiet. Tiltagene ville ligeledes sikre, at indkøb fore-

tages i henhold til indgåede indkøbsaftaler mv.

PwC gav på baggrund af undersøgelsen en række anbefalinger til yderligere til-

tag til styrkelse af indkøbsområdet i politiet. Rigspolitiet er i færd med at imple-

mentere disse anbefalinger og giver i det nedenstående en status på arbejdet

med implementeringen af hver enkelt anbefaling.

1: Det anbefales, at politiets indkøbssystem og kontraktdatabase integreres såle-

des, at samtlige konkurrenceudsatte indkøbsaftaler for varer og tjenesteydelser,

som løbende indkøbes, indarbejdes i indkøbssystemet. Endvidere anbefales det,

at politiets procedurer for aftalestyring styrkes, herunder den løbende opfølgning

på indgåede aftaler samt arkivering.

Rigspolitiet har implementeret en proces der sikrer direkte kobling mellem til-

gængelige varer i indkøbssystemet og gældende aftaler. Kontraktstyringen i poli-

tiet er endvidere styrket ved oprettelsen af en ny kontraktstyringsenhed pr. 1. juni

2018,

jf. tiltag 6.

Der forventes dog ikke at kunne gennemføres en teknisk integra-

tion mellem indkøbssystemet og kontraktdatabasen, idet kun indkøb af standard-

varer på nuværende tidspunkt kan foretages gennem indkøbssystemet. Mere

komplicerede, varierende indkøb, som eksempelvis indkøb af konsulentydelser,

vil således fortsat skulle foretages uden for indkøbssystemet. For de mere kom-

plicerede indkøb er der indført specifikke retningslinjer,

jf. anbefaling 4

tiltag 5.

2: Det anbefales, at der arbejdes med at reducere antallet af indkøbere fra de

nuværende 1.800 bemyndigede i IndFak til et betydeligt lavere antal i indkøbssy-

stemet. Dette kunne fx være 5-10 indkøbere i hver politikreds, alt efter behov.

Alene de bemyndigede bør sættes op som brugere i indkøbssystemet.

Indledningsvis kan Rigspolitiet oplyse, at præmissen for denne anbefaling lader til

at være en tolkning af sammenhængen i politiets systemer, som ikke er korrekt.

Den faktuelle sammenhæng gennemgås i det nedenstående, men det skal ind-

ledningsvist nævnes, at antallet af bemyndigede indkøbere rettelig ligger på 600

og ikke 1.800 som nævnt ovenfor. Ydermere foretages der ikke på nuværende

tidspunkt indkøb i Indfak-systemet. Således omhandler anbefalingen reelt tre

forskellige koncepter og systemer; politiets bemyndigelseskoncept, Indfak2 og

politiets indkøbssystem.

Side 2

”Analyse af politiets indkøb af konsulentydelser” REU alm. del, samling: 2016-17,

Bilag

198

https://www.ft.dk/samling/20161/almdel/REU/bilag/198/1731221.pdf

REU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 164: Status på tiltag til at sikre overholdelse af udbudsreglerne i politiet, fra justitsministeren

Politiets bemyndigelseskoncept

regulerer, hvem der på politiets vegne må indkø-

be ydelser og godkende andre omkostninger som fx løn. De enkelte bemyndigel-

ser bliver tildelt på konkrete områder, og en bemyndigelse på ét område giver

derfor ikke automatisk adgang til alle systemer. En del af de bemyndigede i be-

myndigelseskonceptet er oprettet i IndFak2, der er politiets og statens faktura-

håndteringssystem. Brugerne i Indfak2 er fordelt på forskellige roller, herunder

rekvirenter, varemodtagere og disponenter (fakturagodkendere). Herudover har

økonomicontrollere adgang til at se oplysninger i IndFak2, men har ikke bemyn-

digelse som hverken rekvirent eller disponent. Indkøbssystemet er derimod et

selvstændigt system, hvor indkøbere i politiet kan bestille varer.

Rigspolitiet har på baggrund af PwCs anbefaling foretaget en analyse af bemyn-

digelserne i politiets bemyndigelseskoncept. Ud af i alt ca. 1.800 bemyndigede

var ca. 1.200 medarbejdere bemyndiget til at godkende omkostninger, som fx

indkøb, løn mv. De resterende 600 medarbejdere var bemyndigede til at foretage

indkøb, men ikke til at godkende omkostninger. På baggrund af analysen blev

der foretaget en reduktion i antallet af bemyndigede på ca. 10 pct., således at der

ultimo november 2018 var ca. 1.650 bemyndigede. Reduktionen er sket blandt

bemyndigelserne til at foretage indkøb, og der er således fortsat ca. 1.200 med-

arbejdere bemyndiget til at godkende omkostninger.

politiets fakturahåndteringssystem IndFak2,

hvor de elektroniske fakturaer bliver

godkendt til betaling, havde knap 900 medarbejdere ud af i alt ca. 1.900 brugere

rettigheder til at godkende fakturaer i starten af 2018. Kontrollen af brugerne i

Indfak er blevet skærpet, og der blev ved den faste halvårlige kontrol af bruger-

rettighederne i maj 2018 fjernet rettigheder for i alt 100 brugere. På trods af at

Statens Indkøbsaftaler er overflyttet til Indfak2, og flere derfor skal have adgang

til systemet for at kunne læse indkøbsaftalerne, er reduktionen i antallet af bruge-

re i systemet ultimo november 2018 blevet fastholdt. Politiet anvender endnu ikke

Indfak2s indkøbsmodul og opretter på nuværende tidspunkt derfor ikke indkøbs-

roller, der giver adgang til at gennemføre indkøb i Indfak2.

politiets separate indkøbssystem

er der oprettet et betydelig færre antal bruge-

re. Primo december 2018 var der således 342 aktive indkøbere i indkøbssyste-

met, heraf hovedparten i Rigspolitiet. Det er fra denne pulje PwC anbefaler, at

der reduceres til 5-10 indkøbere i hver politikreds. På indkøbsområdet opereres

der, ud over Rigspolitiet, med 12 politikredse, 2 nordatlantiske politikredse samt

Den Centrale Anklagemyndighed. Som nævnt er hovedparten af de aktive indkø-

bere placeret i Rigspolitiet. Når der ses bort fra indkøberne i Rigspolitiet er der

gennemsnitligt ca. 11 indkøbere i hver politikreds. Politiet er således meget tæt

på PwC’s anbefaling om 5-10

indkøbere pr. politikreds. Rigspolitiet er dog op-

mærksom på at reducere antallet af både indkøbere og bemyndigede generelt i

vidst muligt omfang. Retningslinjerne for oprettelse i politiets indkøbssystem er

blevet skærpet, således at der skal foreligge en godkendt bemyndigelse for at

kunne blive oprettet i indkøbssystemet. Desuden er Rigspolitiet ved at centralise-

re indkøbsopgaverne i Rigspolitiet, hvilket forventes at reducere omfanget af ind-

købere i Rigspolitiet i indkøbssystemet.

Side 3

REU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 164: Status på tiltag til at sikre overholdelse af udbudsreglerne i politiet, fra justitsministeren

Side 4

3: Det anbefales, at der udarbejdes retningslinjer med krav om, at indkøb som

udgangspunkt alene må foretages igennem politiets indkøbssystem, hvorved

langt hovedparten af politiets indkøb låses til indkøbssystemet.

Pr. 1. august 2018 blev retningslinjerne for e-handel i politiet skærpet, således at

det er obligatorisk at benytte det elektroniske indkøbssystem ved alle indkøb af

varer, der på nuværende tidspunkt forefindes i systemet. Rigspolitiet flytter desu-

den løbende nye kataloger med varer over i det elektroniske indkøbssystem, li-

gesom der foretages analyser af hvilke yderligere indkøb af varer og tjeneste-

ydelser, der på sigt skal kunne foretages udelukkende igennem systemet. Rigs-

politiet vurderer dog ikke, at det er hensigtsmæssigt og proportionelt, at alle ind-

køb skal foretages igennem indkøbssystemet. Eksempelvis er der en begrænset

gevinst ved at lægge helt små varegrupper i systemet, der kun sjældent indkø-

bes, og det vil ikke stå mål med det administrative arbejde forbundet med at læg-

ge disse varer ind.

4: Det anbefales, at der udarbejdes retningslinjer med krav om, at indkøb, som

vurderes ekstraordinære og ikke kan købes igennem indkøbssystemet, alene må

købes med forudgående involvering af Koncernindkøb. Der kan eventuelt arbej-

des med en bagatelgrænse.

Der er indført retningslinjer, der pålægger rekvirenten at indhente rådgivning og

eventuel bistand fra Koncernindkøb i forbindelse med alle indkøb over 100.000

kr., hvor der ikke allerede er aftaledækning. Det samme gælder for alle indkøb af

konsulentydelser uanset beløb.

5: Det anbefales, at der indføres et relationsregister over tætte personlige relatio-

ner hos mulige leverandører for ledere, der sidder med ansvaret for større ind-

købsanskaffelser, samt relevante medarbejdere, der til dagligt beskæftiger sig

med indkøbsaftaler, som fremadrettet ikke vil være integreret i indkøbssystemet.

Registeret kan være et selvrapporteringsværktøj, som administreres af Koncern-

indkøb, og som anvendes til at undersøge eventuelle interessekonflikter i forbin-

delse med større indkøbsaftaler/indkøb.

Der er indført et relationsregister på indkøbsområdet i hele politiet. Ledere, med-

arbejdere i indkøbsorganisationen samt medarbejdere med beslutningskompe-

tence i forbindelse med konsulentindkøb skal registrere nære relationer ansat

hos politiets nuværende og potentielle leverandører.

Relationsregistret skal fungere som politiets primære redskab til screening for

potentiel inhabilitet. Registeret vil blive konsulteret af Rigspolitiets Koncernindkøb

før en medarbejder kan deltage i indgåelse af aftaler med en værdi over 100.000

kr. Registeret vil desuden blive brugt ved alle indkøb af konsulentydelser, uanset

beløbet. Screening vha. relationsregistret bliver dermed udgangspunkt for dialog

og afklaring af eventuelle habilitetsudfordringer. Registeret erstatter ikke den an-

sattes generelle pligt til at gøre opmærksom på eventuelle interessekonflikter i en

konkret sag eller situation. Ved indkøb under 100.000 kr. vil der fremadrettet

gennemføres løbende kontrol af potentiel inhabilitet som en del af politiets interne

kontrol på indkøbsområdet.

REU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 164: Status på tiltag til at sikre overholdelse af udbudsreglerne i politiet, fra justitsministeren

Side 5

Der vil blive foretaget en årlig opdatering af relationsregistret, der på nuværende

tidspunkt er under implementering i hele politiet sættes i drift pr. 1. januar 2019.

6: Det anbefales, at der sikres tilstrækkelige ressourcer i Koncernindkøb til at

sikre løbende gennemførelse af udbud og løbende opdatering af indkøbssyste-

met, samt håndtering af ekstraordinære indkøb uden om indkøbssystemet.

Anbefalingen indgår i de løbende overvejelser om opgave- og ressourcesituatio-

nen i Rigspolitiets Koncernindkøb. Rigspolitiets Koncernindkøb er på den bag-

grund blevet tilført ressourcer,

jf. Tiltag 3.

Rigspolitiet vil på grundlag af en samlet

udbudsoversigt foretage en fornyet vurdering af ressourcebehovet på indkøbs-

området på kort og lang sigt inden udgangen af 2018.

7: Der bør føres kontrol med overholdelse af budget og bevilling på indkøbstids-

punktet. Det anbefales derfor, at der sikres systemunderstøttelse hertil i indkøbs-

systemet eller ved krav om journalisering af godkendelser.

Rigspolitiet har igangsat en foranalyse af mulighederne for systemunderstøttelse

af intern kontrol af budget og bevilling på indkøbstidspunktet. Det er Rigspolitiets

forventning, at foranalysen vil vise, at anbefalingen kan håndteres ved fuld ibrug-

tagning af det statslige indkøbs- og fakturahåndteringssystem IndFak2. Rigspoli-

tiet har tidligere kun anvendt faktureringsdelen af systemet, og foranalysen skal

afklare, om anbefalingen kan imødekommes med en ibrugtagning af den anden

halvdel af systemet, dvs. indkøbsdelen. Såfremt analysen bekræfter dette, for-

ventes ibrugtagningen at ske i løbet af 2019. Den interne kontrol af budget og

bevilling ved omkostningsgodkendelse vil desuden blive styrket som beskrevet

nedenfor under

anbefaling 8.

8: Det anbefales, at Regnskabsinstruks for Politiet og Anklagemyndigheden til-

passes således, at de kontroller, som fremgår heraf i forbindelse med omkost-

ningsgodkendelse, flyttes fra rekvirenten til godkenderen, således at der sikres et

effektivt ”4-øjnes princip”.

Rigspolitiet vil imødekomme anbefalingen ved at skærpe godkenderens ansvar i

forbindelse med omkostningsgodkendelse af fakturaer. Godkenderen bliver såle-

des ansvarlig for at sikre, at der er foretaget kontrol af opkrævningsgrundlaget, at

der forligger et kontraktuelt grundlag for ydelsen, at dispositioner er foretaget

inden for budgettet og formålet med bevillingen, og at ydelsen ligger inden for det

aftalte formål. Ved køb af konsulentydelser implementeres der endvidere ret-

ningslinjer, der skærper kravet til dokumentation og opfølgning på de leverede

ydelser. Skærpelserne indarbejdes i Politiets og Anklagemyndighedens Regn-

skabsinstruks i forbindelse med opdateringen af denne pr. 1. januar 2019.

9: Det anbefales, at den udførte kontrol ved godkendelser i IndFak dokumenteres

med systemunderstøttelse eller i politiets journalisering, således at effektiviteten

af den udførte kontrol regelmæssigt kan testes.

Rigspolitiet vil imødekomme anbefalingen ved at skærpe kravene til dokumenta-

tion i Indfak2 ved omkostningsgodkendelse, så det efterfølgende vil være muligt

at teste grundlaget for godkendelserne. Skærpelserne bliver indarbejdet i Politiets

REU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 164: Status på tiltag til at sikre overholdelse af udbudsreglerne i politiet, fra justitsministeren

og Anklagemyndighedens Regnskabsinstruks i forbindelse med opdateringen af

denne pr. 1. januar 2019. Rigspolitiets enhed for Tilsyn og Controlling vil være

særlig opmærksom på, at de skærpede krav til dokumentation efterleves.

For alle de ni anbefalinger gælder, at de, med forbehold for implementeringen af

enkelte systemer, forventes færdigimplementeret inden udgangen af 1. halvår

2019. Tiltag 1 betragtes herefter som færdigimplementeret og overgår til drift.

Øvrige forhold

Rigspolitiet har i forløbet omkring opfølgningen på tiltagene til at sikre overholdel-

se af udbudsreglerne indgivet politianmeldelse af en tidligere afdelingschef. Af-

hængig af udfaldet heraf vil Rigspolitiet

–

med baggrund i Kammeradvokatens

udtalelse

–

vurdere, om der er grundlag for yderligere tiltag mod den tidligere

afdelingschef, herunder tilbagebetaling af fratrædelsesbeløbet. Endvidere har

Rigspolitiet i maj 2018 truffet afgørelse i en disciplinærsag vedrørende en nuvæ-

rende medarbejder.

Hvad angår politiets historiske indkøb af visse konsulentydelser har Kammerad-

vokaten foretaget en vurdering af, om der er juridisk grundlag for at rejse et tilba-

gebetalingskrav i forhold til overbetaling af juniorkonsulenter. Kammeradvokaten

har konkluderet, at der ikke er basis for at anse de fakturerede timepriser for væ-

sentligt over markedsniveauet, og at der dermed ikke er grundlag for at rejse et

krav om tilbagebetaling. Rigspolitiet har taget Kammeradvokatens vurdering til

efterretning og vil med de iværksatte tiltag fortsat have et stærkt fokus på korrekt

indkøb af konsulentydelser i politiet.

Side 6

Tiltag 2. Konkret gennemførelse af udbud på områder uden udbudsdæk-

ning

I Rigspolitiets notat med beskrivelse af de 6 tiltag fra marts 2017, fremgik det, at

der skulle gennemføres udbud på de områder, hvor der ikke tidligere var sket

korrekt konkurrenceudsættelse.

Rigspolitiet gennemførte med bistand fra konsulentfirmaet Valcon i 2017 en ana-

lyse af politiets indkøb for perioden 2013-2016. Dette skete bl.a. for at afdække,

hvor der var behov for at gennemføre udbud. Organisatorisk omfattede analysen

indkøb i hele politiet, dvs. Rigspolitiet, PET og politikredsene.

Analysen er efterfølgende blevet kvalitetssikret i den eksterne undersøgelse fore-

taget af PwC.

Gennemgangen af perioden 2013-2016 byggede på en samlet indkøbsvolumen

på ca. 9,1 mia. kr., svarende til gennemsnitligt ca. 2,3 mia. kr. årligt. Af den sam-

lede indkøbsvolumen på 9,1 mia. kr. blev der identificeret ca. 1,8 mia. kr. (sva-

rende til ca. 19 pct.), hvor der i politiet eksisterer et fortsat indkøbsbehov, men

hvor indkøbene hidtil ikke har været foretaget udbudsmæssigt og/eller forvalt-

ningsmæssigt korrekt, de såkaldt ”løbende

problematiske indkøb”.

REU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 164: Status på tiltag til at sikre overholdelse af udbudsreglerne i politiet, fra justitsministeren

Side 7

løbende problematiske indkøb

er på baggrund af dialog med de ansvarlige

enheder i organisationen blevet inddelt i udbudsbølger alt efter, hvor kritisk gen-

nemførelsen af udbuddene har været. Inddelingen er sket i følgende kategorier:

Kritisk i proces,

som indeholdt de indkøb, der allerede indledningsvist blev

identificeret som kritiske, og hvor udbuddene allerede var i proces på ana-

lysetidspunktet.

Udbudsbølge 1

Udbudsbølge 2 & 3

Indkøb efter de forvaltningsretslige principper,

dvs. indkøb af en størrelse

og type, der kan håndteres decentralt gennem indkøb efter de forvalt-

ningsretlige principper og ikke kræver udbud.

Langt størstedelen af udbuddene under

”Kritisk i proces”

er på nuværende tids-

punkt afsluttet, ligesom flere udbud i

”Udbudsbølge 1”.

De resterende udbud un-

der sidstnævnte kategori er enten under udarbejdelse eller afklaring. Da Rigspoli-

tiet den 16. marts 2018 offentliggjorde den eksterne undersøgelse,

jf. tiltag 1,

samt en overordnet status for fremdriften på samtlige tiltag

udestod fortsat en

gennemgang af indkøbene kategoriseret under

Udbudsbølge 2 & 3.

Rigspolitiets

direktion godkendte primo juli 2018 en indstilling til håndtering af disse indkøb.

Indstillingen indebar, at samtlige udbud og analyser i

Udbudsbølge 2 & 3

opstar-

tes inden udgangen af 2019. Det forventes, at disse udbud for langt størstede-

lens vedkommende kan være gennemført inden udgangen af 2020.

Der er således på nuværende tidspunkt taget stilling til samtlige indkøb identifice-

ret som

løbende problematiske.

Volumenmæssigt er 79 pct. af udbuddene under

Fremtidens indkøb

nu enten igangsat eller afsluttet.

Nedenstående

figur 1

viser en detaljeret oversigt over status på håndtering af

udbud under Fremtidens indkøb.

”Notat: Status på tiltag til at sikre overholdelse af udbudsreglerne i politiet”. Offentliggjort

under Rigspolitiets pressemeddelelse

”Undersøgelse bekræfter markante fejl i politiets

indkøb”,

16. marts 2018:

https://www.politi.dk/NR/rdonlyres/E2942BD9-0B3B-4B11-

B8D5-72C74427A5A8/0/Statuspåtiltagtilatsikreoverholdelseafudbudsreglerneipolitiet.pdf

REU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 164: Status på tiltag til at sikre overholdelse af udbudsreglerne i politiet, fra justitsministeren

Side 8

Figur 1: Fordeling

–

status på gennemførelse af udbud under Fremtidens indkøb

Med planlagte udbud (21 pct.) menes, at Rigspolitiet har fastlagt et tidspunkt for

gennemførelsen af udbuddene, men endnu ikke igangsat dem. Blandt de plan-

lagte udbud kan nævnes brandmateriel og håndtering og opbevaring af udsat

bohave, dvs. møbler og effekter udsat af fogeden, samt kontorforsyning og ren-

gøring af stationer i Grønlands Politi.

Med igangsatte udbud (18 pct.) forstås de udbud, der er sat i proces, hvilket vil

sige fra det udbudsforberedende arbejde igangsættes til kontrakten tildeles. Ek-

sempler på udbudsforberedende arbejde er udarbejdelse af markedsanalyser,

udbudsstrategier, udbudsmateriale og kontrakter. De igangværende udbud tæller

bl.a. terrængående patruljekøretøjer, skadesadministration og uniformer.

De afsluttede udbud (61 pct.) tæller i denne sammenhæng flere forskellige un-

derkategorier og bliver derved en fællesbetegnelse for de udbud, der ikke skal

foretages yderligere ved i regi af

Fremtidens indkøb.

Kategorien tæller de udbud,

der er afsluttet via en kontraktindgåelse, de indkøb, der er vurderet ikke aktuelle

eller som håndterede samt de indkøb, der kan håndteres med indkøb efter de

forvaltningsretlige principper: Indkøb efter de forvaltningsretslige principper teg-

ner sig for ca. 13 pct. af de afsluttede udbud afspejlet i

figur 1.

Blandt de udbud, der på nuværende tidspunkt er afsluttet, dvs.

hvor ud-

buddet er gennemført

og kontrakten er tildelt, kan bl.a. nævnes ballistiske

veste, beredskabsmateriel, tolkeydelser og værkstedsaftaler.

Ikke aktuelle/håndterede indkøb omhandler indkøb,

som i tiden efter un-

dersøgelsen er blevet aftaledækket, uden at det har været nødvendigt at

gennemføre udbud, bl.a. fordi ydelserne kan købes via en SKI-aftale.

Derudover omhandler kategorien indkøb, som politikredsene og/eller

Rigspolitiets områder har vurderet, ikke længere er aktuelle at udbyde.

REU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 164: Status på tiltag til at sikre overholdelse af udbudsreglerne i politiet, fra justitsministeren

Dette kan fx skyldes, at området kan dækkes ad anden vej, at der var tale

om et engangskøb eller fordi nærmere analyser har vist, at der ikke er en

udbudspligt. Eksempler på indkøb herfra er skiltning på en politistation.

Da dette har karakter af et engangskøb, vil der ikke fremover være et fast

behov for at udbyde dette.

Indkøb efter de forvaltningsretlige principper

omhandler som nævnt ind-

køb, hvor det beløbsmæssige omfang ikke kræver et udbud. De forvalt-

ningsmæssige principper indebærer saglighed, økonomisk ansvarlig for-

valtning, ligebehandling og proportionalitet. Det betyder eksempelvis i

praksis, at der skal indhentes minimum to tilbud, og at indkøbene altid

skal kunne dokumenteres. Rigspolitiets Koncernindkøb har udarbejdet en

række vejledninger, som, når disse følges, kan håndtere indkøbene. Dette

gælder eksempelvis størstedelen af politikredsenes indkøb af håndvær-

kerydelser, indkøb af møbler, netværkskabler og lignende. I forlængelse

af dette er der desuden identificeret en række indkøb i de nordatlantiske

kredse, hvor der, grundet de særlige geografiske forhold, er tale om en

eneleverandørsituation.

Side 9

Tiltag 3. Styrket koncernindkøb og kompetenceløft

For at styrke Rigspolitiets Koncernindkøb og øge kompetenceniveauet i politiets

indkøbsorganisation er der igangsat en række tiltag, bl.a. et generelt kompeten-

celøft, en fast kadence for afrapportering til politiets øverste ledelse samt udar-

bejdelse af en indkøbspolitik.

Som en del af dette tiltag er der derudover sket en styrkelse af Rigspolitiets cen-

trale indkøbsfunktion, Koncernindkøb, gennem rekruttering af en række medar-

bejdere med udbudskompetencer. Den juridiske bistand til gennemførelse af ud-

bud under

Fremtidens indkøb,

som Rigspolitiet sideløbende har modtaget fra

Kammeradvokaten, forventes udfaset med udgangen af 2018. Rigspolitiet vil fort-

sat anvende Kammeradvokatens bistand, men ikke i regi af

Fremtidens indkøb.

Med henblik på at sikre et generelt kompetenceløft på indkøbsområdet, har Rigs-

politiets Koncernindkøb i løbet af 2018 gennemført en række informationsmøder

om de forvaltningsretslige regler og udbudsreglerne i såvel politiet som Justitsmi-

nisteriets koncern.

Rigspolitiet har derudover påbegyndt udviklingen af en indkøbsuddannelse, der

henvender sig til medarbejdere i politiets indkøbsorganisation i såvel politikred-

sene som i Rigspolitiet. Uddannelsen, der afholdes første gang i løbet af 1. kvar-

tal 2019, udvikles med det formål at hæve medarbejdernes kompetenceniveau,

skabe en stærk indkøbsfaglighed og derigennem professionalisere politiets ind-

købsfunktion. Indkøb indgår endvidere som et tema på politiets førlederuddan-

nelse, da ledere er en vigtig målgruppe, idet de ofte rekvirerer eller godkender de

lokale indkøb.

Sideløbende med dette har Rigspolitiets Koncernindkøb løbende udarbejdet un-

derstøttende materiale, som er samlet på politiets fælles intranet.

REU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 164: Status på tiltag til at sikre overholdelse af udbudsreglerne i politiet, fra justitsministeren

Side 10

Der er samtidig etableret en tentativ plan for den løbende gennemførelse af ud-

bud på de indkøbsområder, der skal konkurrenceudsættes inden for en nærmere

kendt tidshorisont, men som ikke er omfattet af tiltaget vedrørende gennemførel-

se af udbud på områder uden udbudsdækning

(tiltag 2).

Planen, der løbende

udbygges med nye områder, skal med tiden give et samlet overblik over igang-

værende og kommende driftsudbud i politiet samt skabe grundlaget for en effek-

tiv ressourcestyring af de indkøbsfaglige kompetencer. For at sikre størst mulig

gennemsigtighed i politiets udbud og indkøb, arbejder Rigspolitiet på, at udbuds-

planen, når den er konsolideret, gøres offentligt tilgængelig på politiets hjemme-

side. Dette forventes at ske i løbet af 1. kvartal 2019.

Der afholdes en løbende opfølgning på initiativerne på indkøbsområdet til rele-

vante ledelsesniveauer i Rigspolitiet. Rigspolitiets direktion og Koncernledelse

modtager desuden halvårlige statusrapporteringer.

Rigspolitiets Koncernindkøb offentliggjorde i august 2018 politiets indkøbspolitik,

som sætter de udbudsretlige og kommercielle ramme for politiet. Indkøbspolitik-

ken er tilgængelig på politiets intranet og på

www.politi.dk.

Når de nye uddannelsestiltag går i drift primo 2019, og udbudsplanen er offent-

liggjort 1. kvartal 2019 betragtes tiltaget som færdigimplementeret og overgår

derefter til drift.

Tiltag 4. Styrket controlling

Jævnfør det fjerde tiltag beskrevet i Rigspolitiets notat fra marts 2017, skulle

controllingindsatsen styrkes. Dette omfattede hovedsagligt etablering af en ny

enhed for tilsyn og controlling. Denne skulle, med direkte reference til Rigspoliti-

ets direktion, styrke det interne kontrol- og tilsynsmiljø. Enheden skulle blandt

andet iværksætte løbende central controlling af forvaltningen af indkøbsområdet i

hele politiet og etablere et fast koncept for egenkontrol af indkøbsområdet i Rigs-

politiet, politikredsene og PET.

Enheden for tilsyn og controlling blev etableret pr. 1. maj 2017 og nåede, efter en

rekrutteringsperiode, fuld bemanding pr. 1. september 2017. Enheden har som

forudsat haft et særligt fokus på indkøbsområdet og har gennemført kvartalsvis

central controlling af indkøb i 2017 og i 1. kvartal 2018. På baggrund af stikprøver

blev det undersøgt, hvordan indkøbene lever op til regler og internt fastsatte ret-

ningslinjer, hvorefter resultaterne er afrapporteret til Rigspolitiets direktion. Både

de enkelte kredse og Rigspolitiets områder har fået en individuel tilbagemelding

på stikprøverne, og resultaterne er taget op på governancemøderne, som er be-

skrevet tiltag 5. Generelle lærings- og opmærksomhedspunkter er samlet i en

fælles tilbagemelding til ledelsen i kredsene og i Rigspolitiets områder.

Med henblik på yderligere at styrke tilsynsindsatsen blev et nyudviklet koncept for

egenkontrol på indkøbsområdet godkendt og implementeret i politiet i juni 2018.

Kontrolkonceptet indebærer kvartalsvise kontroller i politikredsene, PET og Rigs-

REU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 164: Status på tiltag til at sikre overholdelse af udbudsreglerne i politiet, fra justitsministeren

politiet med henblik på at sikre opfølgning på overholdelse af retningslinjerne for

indkøb.

Rigspolitiets Koncernindkøb overtog i august 2018 kontrolkonceptet og ansvaret

for at gennemføre den interne kontrol. Den generelle tilsynsindsats med indkøbs-

området er dog fortsat forankret i enheden for Tilsyn og Controlling. Resultaterne

af kontrollerne rapporteres til Rigspolitiets direktion og politikredsenes ledelse.

Tiltaget betragtes på baggrund af ovenstående som færdigimplementeret og

overgået til drift.

Tiltag 5. Indkøbsproces med stærk ledelsesmæssig forankring

I Rigspolitiets notat fra marts 2017 forpligtede politiet sig til at styrke det ledel-

sesmæssige fokus på indkøbsområdet i politiet. Under dette tiltag blev det frem-

hævet, at der ville ske ekstra stramninger på procedurerne for indgåelse af nye

indkøbsaftaler over 100.000 kr. ekskl. moms. Herudover ville retningslinjerne for

indkøb af eksterne konsulentydelser blive skærpet.

Rigspolitiet har på denne baggrund indført en indkøbsproces, hvor nye indkøbs-

aftaler med en kontraktsum, der overstiger 100.000 kr. ekskl. moms, skal påteg-

nes af den ansvarlige direktør i Rigspolitiet, PET eller politikredsen. Det er ligele-

des et krav, at nye indkøbsaftaler over 100.000 kr. skal være understøttet af en

juridisk og udbudsfaglig vurdering fra Rigspolitiets Koncernindkøb.

Herudover er retningslinjerne for indkøb af eksterne konsulentydelser blevet

skærpet. Således må der ikke indkøbes konsulentydelser, uden at der ligger et

skriftligt beslutningsgrundlag, der kvalificerer behovet for konsulentstøtte. Samti-

dig skal der fra Rigspolitiets Koncernindkøb være foretaget en udbudsjuridisk

vurdering, og indkøbet skal være godkendt på direktørniveau.

Endelig har Rigspolitiet i løbet af 1. halvår 2018 implementeret nye governance-

modeller på indkøbsområdet. Disse modeller indebærer afholdelse af en række

faste møder på øverste ledelsesniveau. Møderne har bl.a. til formål at fastholde

det ledelsesmæssige fokus på indkøbsområdet og løbende følge op på og drøfte

bl.a. overholdelse af indkøbsreglerne.

I tilfælde af, at der er behov for at foretage strengt forretningskritiske indkøb på

områder uden udbudsdækning, som eksempelvis kriminalteknisk udstyr og am-

munition, kan dette kun lade sig gøre, hvis der indhentes en direktørgodkendt

dispensation. Godkendelsen til dispensation gælder i en begrænset periode og

forudsætter, at der er foretaget en udbudsretlig vurdering og lagt en realistisk

plan for fremtidig konkurrenceudsættelse. Dispensationsordningen vil blive udfa-

set i takt med gennemførelsen af de udbud, der indgår i

tiltag 2.

Tiltaget betragtes på baggrund af ovenstående som færdigimplementeret og

overgået til drift.

Side 11

REU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 164: Status på tiltag til at sikre overholdelse af udbudsreglerne i politiet, fra justitsministeren

Tiltag 6. Styrket aftalestyring og opfølgning

For fremadrettet at sikre overholdelse af de udbudsretlige regler efter aftaleind-

gåelse og igennem hele kontraktens løbetid blev der i Rigspolitiets notat fra marts

2017 beskrevet flere initiativer. Blandt disse var sikring af dokumentation for kon-

trakter og ændringer i disse. Et andet eksempel var systemunderstøttede opfølg-

ningsprocedurer for kobling mellem registreringer i økonomisystemet og indgåe-

de kontraktgrundlag.

På baggrund af en analyse af politiets kontraktstyring sammenholdt med best

practice i andre organisationer, blev der i foråret 2018 truffet beslutning om et

fælles koncept for kontraktstyring på tværs af hele politiet. Konceptet skal under-

støtte styring af politiets kontrakter med henblik på at fastholde værdien af disse

samt at styre risici gennem kontrakternes levetid. Som en del af konceptet vil der

blandt andet blive etableret en klar rolle- og ansvarsfordeling og implementeret

faste og ensartede procedurer for kontrakthåndtering. Dette skal sikre, at der

opleves en styrkelse og professionalisering af arbejdet med brugen af politiets

kontrakter.

Til at implementere og drive dette arbejde blev der pr. 1. juni 2018 oprettet en

kontraktstyringsenhed i Rigspolitiets Koncernindkøb. Enheden har siden da ar-

bejdet med operationaliseringen af konceptet, herunder i samarbejde med forret-

ningen at udpege de strategisk vigtigste kontrakter, der skal prioriteres i kontrakt-

styringen.

Sideløbende med dette arbejdes der på anskaffelse af systemunderstøttelse af

konceptet. Det forventes, at både implementeringen af det fælles kontraktsty-

ringskoncept og systemunderstøttelsen heraf er færdigimplementeret i løbet af 1.

halvår 2019.

Herudover er alle indkomne indkøbsaftaler til en værdi over 100.000 kr. ekskl.

moms løbende blevet registreret i den eksisterende kontraktdatabase i Rigspoliti-

ets Koncernindkøb.

Rigspolitiets Koncernindkøb indførte ligeledes pr. 1. januar 2018 en ordning med

tildeling af et unikt kontrakt ID til alle nye kontrakter med en samlet kontraktsum

på over 100.000 kr. Formålet med dette har været at skabe en entydig kobling

mellem registreringer i økonomisystemet og det enkelte kontraktgrundlag. Siden

implementeringen af dette initiativ, har det ikke været muligt at betale en faktura i

politiets regnskabssystem uden at anføre et gyldigt kontrakt ID.

Med implementeringen af det fælles kontraktstyringskoncept og systemunderstøt-

telsen i løbet af 1. halvår 2019 vil tiltaget blive betragtet som færdigimplementeret

og overgået til drift.

Side 12