MOF, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 259: Mødemateriale i forbindelse med udflytningen af Miljøstyrelsen til Odense, fra miljø- og fødevareministeriet

Miljø- og Fødevareudvalget 2018-19 (1. samling)
MOF Alm.del Bilag 259
Offentligt

Den 14. november 2018

Status på risikostyring af sagsområderne ifm. udflytningen

Miljøstyrelsen (MST) udarbejdede efter udmeldingen om Bedre Balance II en risikoliste over områder

med særlige risici i forbindelse med udflytning af

MST’s hovedkvarter

til Odense. Risikolisten er et

internt arbejdsredskab, som siden er blevet systematisk fulgt op i MST og på jævnlige møder i

Følgegruppen mellem MST og departementet (DEP).

Forud for samrådet om udflytning 23. maj 2018 havde MST en risikoliste med 156 risici. Idet flere

risici er blevet håndteret, at worst-case er udeblevet eller at risikoen på andre måder ikke længere er

aktuel er der aktuelt 93 risici på risikolisten. 29 risici

bliver fulgt tæt af MST’s

direktion og der er

udarbejdet ekstraordinære handlingsplaner på 17 af disse risici. Heraf følges 12 handlingsplaner stadig

aktivt i Følgegruppen mellem MST og DEP. De resterende risici håndteres i

MST’s

enheder og

overvåges af direktionen. Risikolisten bliver løbende opdateret i dialog med enhederne.

Risikovurderingerne revideres i takt med ændringer i ex. bemandingssituationen og eksterne

beslutninger, herunder om nye eller ændrede opgaver.

Nedenfor gennemgås status på de 12 aktuelle handlingsplaner pr. 1. november 2018. Gennemgangen

viser, at alle tiltag er gennemført og pt fungerer planmæssigt. MST vurderer derfor, at opfølgningen

ikke giver anledning til nye handlinger ud over det, der er iværksat og planlagt, jf. nedenfor. MST har

endvidere taget stilling til, at der ikke har været en udvikling på andre sagsområder på risikolisten, der

medfører behov for at udarbejde nye ekstraordinære handlingsplaner.

Vedlagte bilag 1 er en oversigt over alle risikoområder, der har været omfattet af en ekstraordinær

handlingsplan eller har en middel til høj risikoscore på 6-9. For de 12 aktuelle handlingsplaner er

angivet en status quo-prognose for, hvornår sagsbehandlingstiden - alt andet lige - forventes at være

tilbage på 2017-niveau. I skemaet findes endvidere en vurdering af, hvorvidt sagsproduktionen og

sagsmængden vurderes at være hhv. normal, afvigende eller kritisk afvigende som følge af

udflytningen.

Risikoområder, der er omfattet af en ekstraordinær handleplan, men ikke længere er i høj risiko, er i

overensstemmelse flyttet til en kategori af for nuværende 17 risikoområder under særlig observation

fra Miljøstyrelsens direktions side. Alle risikoområder, der har været omfattet af en handlingsplan eller

har en relativ høj risikoscore på 6-9, er omfattet af oversigten og følges tæt. MST vurderer løbende, om

områder udvikler sig på en måde, hvor der er grund til at udarbejde eller opdatere ekstraordinære

handlingsplaner, til godkendelse og løbende opfølgning i Følgegruppen mellem DEP og MST.

Opfølgning på handlingsplaner pr. 1. november 2018, jf. skemaet i bilag 1:

Import/eksport af affald

–

sagsbehandling

Gebyrfinansieret sagsbehandling af ansøgninger om tilladelse til import/eksport af affald har ophæng i

at virksomheder efter fælles EU-regler har pligt til at anmelde import/eksport vedr. såkaldt

"anmeldepligtigt affald". Produktionen er stadig udfordret af, at der mangler erfarne medarbejdere, og

at nye medarbejdere skal læres op. Nye sagsbehandlere, AC-teknikere, studenter og jurister er ansat,

så teamet igen er fuldtalligt. Der ydes en særlig indsats for at fastholde flest mulige medarbejdere

Miljøstyrelsen • Haraldsgade 53 • 2100

København Ø

Tlf. 72 54 40 00

• CVR 25798376 • EAN 5798000860810 • [email protected] • www.mst.dk

MOF, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 259: Mødemateriale i forbindelse med udflytningen af Miljøstyrelsen til Odense, fra miljø- og fødevareministeriet

længst muligt. Der er indgået aftaler med rådgivningsvirksomhederne NIRAS og COWI, som pt har

indstationeret 4 tekniske konsulenter til sagsbehandling året ud. Der er afsat budget til, at der fortsat

vil være konsulentbistand i samme omfang i 2019 og EU-udbud er igangsat med højeste prioritet i

MST's juraenhed. Rutineprægede og ukomplicerede sager behandles efter en "fast track" procedure.

Hertil kommer, at muligheden for mere vejledning og kommunikation til virksomhederne

–

i tillæg til

MST’s hjemmeside –

drøftes med DI/ARI med henblik på, at flere sager er korrekte og fuldt oplyst ved

modtagelsen i MST, idet virksomhedernes anmeldelser fortsat ofte indeholder fejl og mangler, som

forsinker sagsbehandlingen. Status for udviklingen i sagsmængder er at 406 sager er modtaget

hvoraf46 sager ikke-påbegyndt pr. 26. oktober 2018 (men de har modtaget kvitteringsskrivelse).

Antallet af indkomne sager ligger væsentlig højere i 2018 end i 2017 hvor 348 var modtaget samme

tidspunkt. Sagspuklen forventes i december 2018 at være reduceret til niveauet fra januar 2018 og

sagsbehandlingstiden forventes medio 2019 - alt andet lige - at være på samme niveau som før

udflytningen.

2. Bilskrot

–

godkendelser

Miljøstyrelsen varetager visse dele af de opgaver, der er forbundet med udbetalingen af godtgørelse for

skrottede biler. Skrotningsgodtgørelsen for hver bil er på 2200 kr. Miljøstyrelsen forestår

sagsbehandling af de komplicerede sager, hvor der skal gives dispensation til udbetaling af

skrotningsgodtgørelse. De øvrige ca. 115.000 sager, der ikke kræver dispensation, behandles af

Miljøordning for Biler (MfB), der er en del af Dansk Producentansvarssystem. Produktionen er stadig

udfordret af, at der mangler erfarne medarbejdere, og at nye medarbejdere skal læres op. På baggrund

af den af MST bestilte forretningsgangsanalyse udført af Deloitte i juli og august 2018 har MST

iværksat en række konkrete handlinger, der skal afvikle sagspuklen hurtigst muligt. På kort sigt

forventes produktionen at være stigende på lettere sager, mens situationen er uændret kritisk for

tungere sager. Der er ansat yderligere to sagsbehandlere, så området har tre sagsbehandlere mod

tidligere en. I uge 43 2018 ansatte MST 4 vikarer, som frem mod årsskiftet skal hjælpe med at reducere

sagsbunken. Status for udviklingen i sagsmængder: Åbne sager 3826 (ultimo oktober 2018). Til

sammenligning var der 4771 åbne sager medio juli 2018 mod 2326 åbne sager medio juli 2017.

Forklaringen på stigningen fra juli 2017 til juli 2018 er, at skrotningsgodtgørelsen er steget fra 1750 kr.

til 2200 kr. pr. 1. januar 2017. Samtidig er bekendtgørelsen ændret, således at MST skulle lave flere

afgørelser end hidtil. Antallet af åbne sager er faldet betydeligt fra medio juli til ultimo oktober, som

følge af en ekstraordinær indsats og de nye sagsbehandlingsmetoder.

3. Biocidafgørelser og aktivstofvurderinger

Miljøstyrelsen skal på EU’s vegne frem mod 2025 godkende en række aktivstoffer og biocidprodukter,

hvor en stor del ikke tidligere har været omfattet af godkendelse. Miljøstyrelsen kommenterer desuden

på andre landes EU-produktgodkendelser (hidtil ca. 25 -40 pr. år). Produktionen er stadig udfordret

af, at der mangler erfarne medarbejdere, og at nye medarbejdere skal læres op. Enheden har ansat 4

nye toksikologer (6 toksikologer har sagt op) og der mangler to økotoksikologer, der er i

rekrutteringsproces sammen med en yderligere toksikolog. Muligheden for sidemandsoplæring af nye

toksikologer er meget begrænset, og det prioriteres derfor at ansætte nye medarbejdere med nogen

erfaring, samt trække på kollegaer fra pesticid-området i det omfang, det er muligt. Enkelte

toksikologi-opgaver sendes i udbud fra november måned og frem. Status for udviklingen i

sagsmængder: 50 produktgodkendelser afsluttet pr. 1. november 2018 mod 31 produktgodkendelser

afsluttet i hele 2017. 34 produkt-godkendelser er modtaget pr. 1. november 2018 mod 86 sager i hele

2017. Der er ingen aktuel sagspukkel. Da behandlingen af større ansøgninger er en proces, der tager op

til 3 år, er de ansøgninger, MST behandler i år, generelt modtaget i 2015 og 2016

I 2018 har Miljøstyrelsen generelt sagt nej til at modtage de mest ressourcekrævende ansøgninger, og

derfor forventes ingen sagspukkel. I det omfang sagsbehandlingstider bliver påvirket, forventes dette

MOF, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 259: Mødemateriale i forbindelse med udflytningen af Miljøstyrelsen til Odense, fra miljø- og fødevareministeriet

kun at dreje sig om kortere forsinkelser på op til et par måneder. De fleste ansøgninger som MST

behandler er kommenteringer på vurderinger foretaget af andre EU-lande. Disse kommenteringer

foregår efter stramme tidsfrister, hvor der kun er begrænset vindue for at påpege uenigheder med

vurderinger af produkter som efterfølgende kan sælges i Danmark. Ressourcemangel eller manglende

erfaring medfører ikke her risiko for en sagspukkel, men at MST ikke i samme omfang kan bidrage til

at sikre at miljø- og sundhedsvurderinger er korrekte, og at godkendelserne tager hensyn til danske

forhold. Forholdet vurderes ikke kritisk i forhold til miljø og sundhed.

Hvert år arbejdes der tillige på 2-3 aktivstofvurderinger. Da der ikke er tilstrækkeligt med erfarne

medarbejdere til at håndtere de vurderinger, der skal færdiggøres i 2019 og 2020, er der en risiko for,

at EU-afleveringsfristen overskrides på nogle af dem. Derfor er der en risiko for, at eksisterende

potentielt problematiske produkter med de pågældende aktivstoffer bliver tilsvarende længere tid på

markedet.

4. Pesticidafgørelser og aktivstofvurderinger

Miljøstyrelsen skal på EU’s vegne frem mod 2025 godkende en række aktivstoffer

pesticidprodukter, hvor en stor del ikke tidligere har været omfattet af godkendelse. Miljøstyrelsen

kommenterer desuden på andre landes EU-aktivstofgodkendelser (hidtil ca. 25 -40 pr. år). Der er

ingen aktuel sagspukkel. Behandlingen af større ansøgninger er en proces, der kan tage flere år,

hvorfor nogle af de ansøgninger, som MST behandler i 2018, er modtaget i 2015-2017.

Sagsbehandlingstiden forventes delvist overholdt i 2018 for de sager, som MST er hovedansvarlig for.

Der kan dog forekomme relativt begrænsede forsinkelser. MST arbejder på 3-10 aktivstofvurderinger

per år og forventer i 2018 at kunne kommentere på andre landes EU-aktivstofvurderinger i

nogenlunde samme grad som normalt.

5. Jordforurening og Grund-Risk

MST bidrager fagligt til statens forhandlinger med Regionerne om økonomien på

jordforureningsområdet der skal forhandles i 2019. Grund-Risk er en model der skal driftes fra MST,

som er i stand til at simulere mulig forurening i grundvandet. Grund-Risk-systemet skal udbygges

digitalt og implementeres i såvel lovgivningen som regionernes arbejde. Produktionen er i stigende

grad udfordret og i risiko for forsinkelser. Rekruttering har været en udfordring og området har derfor

været stærkt underbemandet siden april 2018. Sagsområdet håndteres af to nyansatte (pr. 1. oktober)

og en erfaren medarbejder. Grund-Risk opgaverne overdrages løbende fra DEP til MST frem mod

årsskiftet. Området vil derfor være overbemandet med en person frem til april 2019, hvor områdets

erfarne medarbejder fratræder. Der blev ansat en jurist til området pr. 1.august 2018 og 2 nye

medarbejdere blev ansat pr. 1.oktober 2018. Ekstern konsulent er hyret i perioden september-

december til at bistå med opgaveløsningen således, at der frigøres tid fra områdets erfarne

medarbejder til at oplære de nye medarbejdere inden denne fratræder.

6. Jagttegnsadministration

Jagttegnsekspeditionen betjener de ca. 180.000 jægere, som hvert år indløser dansk jagttegn.

Ligeledes yder ekspeditionen løbende service til ca. 10.000 prøveaspiranter, jagttegnskursuslærere og

til NST’s vildtkonsulenter.

Produktionen er stabil, men i nogen grad stadig i risiko for forsinkelser som

følge af potentielle opsigelser inden april 2019 og oplæring af nye medarbejdere, især i forbindelse

med jagtsæsonen i foråret 2019, hvor sagsbehandlingen bliver mest presset. Der skal sideløbende

gennemføres et udbud af selve IT-systemet Jagtportalen med de risici for opretholdelse af sikker drift,

som et evt. skift af leverandør vil medføre. Risikoen herfor øges af den nye bemanding på opgaven.

Der er hyret ekstern udbudsrådgivning i forbindelse med håndtering af udbuddet. Sagsområdet er

overbooket med to medarbejdere (fra medio september) og der ydes ekstra assistance fra en anden

medarbejder i enheden. Der rekrutteres yderligere en student i Miljøstyrelsens Informationscenter til

at bistå jagttegnsteamet med at supportere jagttegnsbrugerne.

MOF, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 259: Mødemateriale i forbindelse med udflytningen af Miljøstyrelsen til Odense, fra miljø- og fødevareministeriet

Vandrådsarbejdet

To ud af 3 hovedopgaver fra vandrådsarbejdet 2017 om at undtage mindre vandløb fra

indsatsbekendtgørelsen samt spørgsmålet om at udtage indsatser der har været videreført fra 1.

generations vandområdeplaner er behandlet og afrapporteret af MST. Den politiske proces er under

planlægning i DEP. Den resterende hovedopgave med vurdering af kunstige og stærkt modificerede

vandløb skal vurderes af konsulenter og resultatet heraf leveres efter aftale med DEP medio 2019. Der

er udarbejdet en ny handlingsplan for vandløbsarbejdet i samarbejde med DEP. Heraf fremgår, at der

skal afsættes yderligere midler til vandløbsarbejdet i 2019. Det betyder, at der vil blive ansat 2

yderligere medarbejdere inden udgangen af 2018.

8. 3. generations vandområdeplaner (VP3)

Produktionen af MST’s bidrag til

3. generations vandområdeplaner (VP3) er stabil, men i nogen grad

stadig i risiko for forsinkelser som følge af potentielle opsigelser samt, at nye medarbejdere skal læres

op. De to kontorchefstillinger er besat pr. 1. august 2018. Hertil kommer en ansættelse af en jurist

inden udgangen af 2018. Endvidere er der opmærksomhed på, at arbejdet fortsat til dels påvirkes af, at

grænsedragningen af ansvar og opgavevaretagelse mellem MST og DEP fortsat afklares i konkrete

sager.

9. VVM-sager (VVM-screeninger og miljøvurderinger)

Miljøstyrelsen behandler de VVM-sager, hvor staten er bygherre, såvel som en række konkret

afgrænsede projekttyper, som er nærmere specificeret i VVM-bekendtgørelsen. Interessenterne er

derfor primært de større statslige bygherrer Energinet.dk og Naturstyrelsen. Produktionen er i

stigende grad udfordret af mangel på erfarne medarbejdere og oplæring af nye medarbejdere, samt en

tiltagende sagspukkel med flere tunge sager. Sagsområdet er fuldt bemandet. Der er én ledig stilling

efter at en medarbejder har sagt op. Stillingen er under besættelse. Muligheden for periodisk

indstationering af en eller flere eksterne tekniske rådgivere med erfaring i VVM-sagsbehandling

afsøges konkret og rammebevilling er godkendt. 2 nye medarbejdere er tiltrådt hhv. 1. august og

1.september 2018 og et fokuseret introduktionsforløb forløber planmæssigt. Desuden indgår erfaren

medarbejder fra et andet team i løsningen af VVM-sager. Status for udviklingen i sagsmængde: 27

sager under behandling primo november, herunder 4 sager som følge af udmøntning af

kystsikringsmilliarden. De foregående år har sagsmængden svinget mellem 7 og 21 sager.

10. Økonomi, regnskab og HR

Enhedens produktivitet er udfordret af, at der mangler mange erfarne medarbejdere, og at mange nye

medarbejdere skal læres op. Hertil kommer, at det store antal nyansættelser i hele Miljøstyrelsens

organisation øger antallet af opgaver/transaktioner i HR og regnskab, herunder til administrative

aktiviteter, rekruttering, onboarding og oplæring af nye medarbejdere i de administrative sagsgange,

og at udflytning fylder meget i service, der håndterer de mange store praktiske og logistiske aktiviteter

i forbindelse med flytningen. Sagsområderne mangler 4 medarbejdere, som forventes ansat inden

årets udgang. Et udlån fra DEP er aftalt året ud og tre konsulenter er indlånt til at håndtere

økonomiopgaver og aftalerne forlænges året ud. Der er fokus på sikker drift og ingen kapacitet til

yderligere opgaver.

11. DANCEA projekter

Opgaven består i at administrere en tilskudsordning og føre tilsyn på igangværende projekter på både

Grønland og Færøerne, der understøtter det Arktiske samarbejde, herunder Danmarks indflydelse i

Arktisk Råd. Produktionen ift. uddelingen af midler er stabil og kun i mindre grad stadig i risiko for

forsinkelser. Opgaven varetages af to medarbejdere rokeret internt i enheden, og som fortsat løser

deres tidligere opgaver. MST medarbejderne oplæres af en medarbejder fra DEP, der indtil 1.

MOF, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 259: Mødemateriale i forbindelse med udflytningen af Miljøstyrelsen til Odense, fra miljø- og fødevareministeriet

december bidrager til opgaveløsningen en dag om ugen samtidigt med, at vedkomne løser øvrige

opgaver i DEP. Rulningen af ydelsesaftalen med AU vedr. Arktis, herunder arbejdsprogram for 2019,

er forsinket.

12. Erhvervsdigitale systemer (DMA og BOM)

Når virksomheder ansøger om miljøgodkendelse eller miljøanmelder, sker det via virksomhedsmiljø-

modulet i BOM (Byg og Miljø), der ejes af kommunerne. Miljøstyrelsen har ansvaret for

Virksomhedsmiljø-modulet. Miljøgodkendelser, som indgives gennem BOM og gennemførte

miljøtilsyn m.m. offentliggøres på DMA, som MST har det fulde ansvar for. DMA anvendes også til

EU-indberetning af IED–virksomheder. EU har i juni 2018 vedtaget et nyt indberetningsformat, der

skal virke fra 2019, hvorfor Miljøstyrelsen senest inden udgangen af 2018 skal have justeret formatet i

DMA. Som en service har virksomheder og kommuner mulighed for at kontakte Miljøstyrelsen ved

spørgsmål til brug af systemet. Produktiviteten i håndteringen af henvendelser, systemvedligehold og

gennemførelse af indberetninger vedr. de erhvervsdigitale systemer DMA (digital miljøadministration)

og BOM (Byg og Miljø til virksomheders miljøanmeldelser og ansøgninger om miljøgodkendelse) er

udfordret pga. tab af nøglemedarbejdere, og at det har været vanskeligt at tiltrække en erstatning.

Virksomheder og kommuner oplever pt længere svartider ved systemsupport-henvendelser, og der er

risiko for forsinkelser i EU-indberetningen af data. To nye medarbejdere er ansat pr. 1.oktober 2018 og

der er indgået aftale med eksterne konsulenter (KOMBIT) om oplæring i brug af BOM medio

november. Miljøministeriets Informationscenter ansætter og specialoplærer ekstra student for at

støtte enheden ekstraordinært med at håndtere henvendelser vedr. DMA og BOM fra januar 2019.

Forventningen er, at indberetningsforpligtelsen kan ske rettidigt, og at understøttelsen af de to

systemer vil være normaliseret inden udgangen af 2. kvartal 2019.