FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

Finansudvalget 2018-19 (1. samling)
FIU Alm.del Bilag 127
Offentligt

April 2019

— 14/2018

Rigsrevisionens beretning afgivet

til Folketinget med Statsrevisorernes

bemærkninger

Lønforvaltningen

i staten

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

14/2018

Beretning om

lønforvaltningen i staten

Statsrevisorerne fremsender denne beretning med

deres bemærkninger til Folketinget og vedkommende

minister, jf. § 3 i lov om statsrevisorerne og § 18, stk. 1,

i lov om revisionen af statens regnskaber m.m.

København 2019

Denne beretning til Folketinget skal behandles ifølge lov om revisionen af statens regnskaber, § 18:

Statsrevisorerne fremsender med deres bemærkning Rigsrevisionens beretning til Folketinget og vedkom-

mende minister.

Finansministeren afgiver en redegørelse til beretningen.

Rigsrevisor afgiver et notat med bemærkninger til ministerens redegørelse.

På baggrund af ministerens redegørelse og rigsrevisors notat tager Statsrevisorerne endelig stilling til beret-

ningen, hvilket forventes at ske i august 2019.

Ministerens redegørelse, rigsrevisors bemærkninger og Statsrevisorernes eventuelle bemærkninger samles

i Statsrevisorernes Endelig betænkning over statsregnskabet, som årligt afgives til Folketinget i februar må-

ned – i dette tilfælde Endelig betænkning over statsregnskabet 2018, som afgives i februar 2020.

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

Henvendelse vedrørende

denne publikation rettes til:

Statsrevisorerne

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

Tlf.: 3337 5987

[email protected]

www.ft.dk/statsrevisorerne

Yderligere eksemplarer kan

købes ved henvendelse til:

Rosendahls Lager og Logistik

Vandtårnsvej 83A

2860 Søborg

Tlf.: 4322 7300

[email protected]

www.rosendahls.dk

ISBN trykt 978-87-7434-608-1

ISBN pdf 978-87-7434-609-8

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

Statsrevisorernes bemærkning

Statsrevisorernes

bemærkning

Statsrevisorerne

Beretning om lønforvaltningen i staten

I 2008 blev det besluttet, at lønopgaverne i ca. 150 statslige institutioner

skulle samles i ét servicecenter, i dag benævnt Statens Administration,

under Finansministeriet. Formålet var at effektivisere og højne kvaliteten

af statens lønforvaltning.

Statsrevisorerne finder det ikke tilfredsstillende, at der mere end 10 år

efter, at statens lønforvaltning blev samlet i Finansministeriet, fortsat

er problemer med dobbeltadministration og deraf følgende risici for

fejl.

Statsrevisorerne gentager således deres kritik fra 2013 af, at det er util-

fredsstillende, at statens lønforvaltning endnu ikke er blevet effektivi-

seret i det omfang, det var hensigten med at samle lønadministratio-

nen i Finansministeriet.

Statsrevisorerne bemærker således:

•

At dobbeltadministrationen forekommer, når de statslige institutioner

og Statens Administration indtaster de samme lønoplysninger og fore-

tager de samme lønkontroller.

At arbejdsgange i lønforvaltningen ikke er tilstrækkeligt standardisere-

de og systemunderstøttede. Finansministeriet forventer dog at imple-

mentere et nyt system i 2019 og 2020.

At Finansministeriet ikke har fulgt op på, om institutionernes lønkon-

trol udføres i overensstemmelse med det planlagte. Rigsrevisionen på-

peger, at institutionernes lønkontrolplaner i mange tilfælde er man-

gelfulde.

At Finansministeriet ikke i tilstrækkelig grad finder og samler op på

fejl i lønforvaltningen og dermed ikke har et tilstrækkeligt grundlag

for at forbedre kvaliteten i lønforvaltningen.

At der er uoverensstemmelse mellem de kongelige resolutioner, hvor-

med man samlede alle lønopgaver i Finansministeriet, og den konkre-

te arbejdsdeling i statens lønforvaltning.

10. april 2019

Henrik Thorup

Klaus Frandsen

Henrik Sass Larsen

Villum Christensen

Frank Aaen

Britt Bager

•

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

Indholdsfortegnelse

1. Introduktion og konklusion ....................................................................................................... 1

1�½1. Formål og konklusion ....................................................................................................................... 1

1�½2. Baggrund ............................................................................................................................................... 3

1�½3. Revisionskriterier, metode og afgrænsning ........................................................................... 4

2. Lønforvaltningen i staten .......................................................................................................... 7

2�½1. Arbejdsdelingen i lønforvaltningen ............................................................................................ 7

2�½2. Koncept og planer for lønkontrol ............................................................................................. 12

2�½3. Kvalitet og opsamling på fejl ...................................................................................................... 15

Bilag 1. Metodisk tilgang ................................................................................................................................. 18

Bilag 2. Ordliste................................................................................................................................................... 21

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

Rigsrevisionen har selv taget initiativ til denne undersøgelse og af-

giver derfor beretningen til Statsrevisorerne i henhold til § 17, stk. 2,

i rigsrevisorloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 101 af 19. januar 2012.

Rigsrevisionen har revideret regnskaberne efter § 2, stk. 1, nr. 1,

jf. § 3 i rigsrevisorloven.

Beretningen vedrører finanslovens § 7. Finansministeriet.

I undersøgelsesperioden har der været følgende ministre:

Sophie Løhde: november 2016 -

Beretningen har i udkast været forelagt Finansministeriet, hvis be-

mærkninger er afspejlet i beretningen. Herudover har beretningen

været forelagt Udenrigsministeriet, Erhvervsministeriet, Børne- og

Socialministeriet, Uddannelses- og Forskningsministeriet, Kultur-

ministeriet samt Miljø- og Fødevareministeriet, da institutioner på

disse ministerområder indgik i lønrevisionerne, som danner bag-

grund for beretningen.

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

Introduktion og konklusion |

1. Introduktion og

konklusion

1.1.

Formål og konklusion

Statens Administration

1. Denne beretning handler om, hvordan Finansministeriet understøtter lønforvaltnin-

gen i staten, dvs. Statens Administrations og institutionernes opgave med at forvalte

og i sidste ende udbetale løn til ansatte i staten.

Regeringen besluttede i 2008 at oprette et fælles servicecenter for løn og regnskab

under Finansministeriet. Servicecenteret hedder i dag Statens Administration. Servi-

cecenteret skulle løse en række løn- og regnskabsopgaver, som tidligere blev løst af

de statslige institutioner. Ressortansvaret for lønopgaverne blev overdraget fra insti-

tutionerne til Finansministeriet ved kongelige resolutioner i perioden 2009-2010.

Formålet med at samle løn- og regnskabsopgaverne var, at opgaverne skulle løses

mere effektivt og med højere kvalitet. Det skulle give institutionerne mere tid til at lø-

se deres kerneopgave – og dermed skabe mest mulig værdi for skattekronerne. Det

var en grundlæggende forudsætning for at kunne løfte effektiviteten og kvaliteten, at

arbejdsgangene i lønforvaltningen skulle standardiseres og systemunderstøttes.

2. Når Statens Administration og institutionerne skal samarbejde om at løse lønopga-

verne, kan der være problemer i form af dobbeltadministration og risiko for fejl. Fejl i

lønnen kan medføre forkerte udbetalinger i hele ansættelsesperioden, idet den faste

løn udbetales automatisk hver måned. Finansministeriet skriver i konceptet for løn-

kontrol, at der er

en stigende kompleksitet i opgave- og ansvarsdelingen, jo flere par-

ter der er involveret, og hermed øget risiko for dobbeltkontrol og sager, der falder

mellem 2 stole.

Der ligger således en vigtig opgave for ministeriet i at sikre, at samar-

bejdet fungerer mest effektivt.

3. Rigsrevisionen afgav i 2013 beretning til Statsrevisorerne om samlingen af den

statslige lønadministration i Finansministeriet, der pegede på problemer med dob-

beltadministration og fejl i lønforvaltningen. Rigsrevisionen vurderede, at lønforvalt-

ningen samlet set ikke var blevet effektiviseret i det omfang, det var hensigten med

sammenlægningen. Derfor anbefalede Rigsrevisionen bl.a., at ministeriet skulle vur-

dere opgavesplittet, dvs. arbejdsdelingen, i den samlede statslige lønforvaltning.

Statens Administration løser

lønopgaver for ca. 150 stats-

lige institutioner. Statens Ad-

ministration forvalter sammen

med institutionerne lønmidler

for ca. 20 mia. kr.

Kongelig resolution

En kongelig resolution anven-

des bl.a., når der sker ressort-

ændringer, dvs. ændringer i

ministeriers sagsområder.

Dobbeltadministration

Dobbeltadministration dæk-

ker dobbeltindtastning og

dobbeltkontrol. Dette fore-

kommer, når Statens Admini-

stration og institutionerne ind-

taster de samme oplysninger

og udfører de samme kontrol-

ler i forbindelse med lønudbe-

talinger.

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

| Introduktion og konklusion

4. Formålet med denne undersøgelse er at vurdere, om Finansministeriet har under-

støttet lønforvaltningen i staten tilfredsstillende. Rigsrevisionen har selv taget initiativ

til undersøgelsen i august 2018. Undersøgelsen bygger på lønrevisioner, som Rigsre-

visionen har udført i Statens Administration og 6 udvalgte institutioner i 2018. De ud-

valgte institutioner er Udenrigsministeriet, Erhvervsstyrelsen, Statsforvaltningen,

KADK, Rigsarkivet og Fødevarestyrelsen. Lønrevisionerne afdækker bl.a. arbejds-

gangene på tværs af Statens Administration og institutionerne, herunder om der fo-

rekommer dobbeltadministration i lønforvaltningen.

Konklusion

Rigsrevisionen vurderer, at Finansministeriet ikke har understøttet lønforvaltningen i

staten tilfredsstillende. Opgaven blev samlet i 2008 med henblik på at effektivisere

lønforvaltningen, og selv om ministeriet har arbejdet med at effektivisere, er der mere

end 10 år efter fortsat problemer med dobbeltadministration. Konsekvensen er, at re-

surserne i Statens Administration og i institutionerne ikke anvendes hensigtsmæssigt.

Der er således et yderligere potentiale for at effektivisere lønforvaltningen i staten.

Undersøgelsen viser, at der er dobbeltadministration, da Statens Administration og in-

stitutionerne indtaster de samme lønoplysninger og foretager de samme lønkontrol-

ler. Finansministeriet har ikke gjort det tilstrækkeligt klart for institutionerne, i hvil-

ken grad de kan basere sig på de lønkontroller, Statens Administration udfører. Mini-

steriet har derudover ikke sikret, at arbejdsgangene i lønforvaltningen er tilstrækkeligt

standardiserede og systemunderstøttede. Dette til trods for at standardisering og sy-

stemunderstøttelse var en grundlæggende forudsætning for at kunne løse lønopgaver-

ne mere effektivt og med højere kvalitet, da regeringen besluttede at samle lønadmini-

strationen. Ministeriet vil afvente implementeringen af et nyt it-system, før ministeriet

vil vurdere arbejdsdelingen og analysere den samlede systemunderstøttelse i lønfor-

valtningen. Det er derfor uklart, hvornår ministeriet får løst problemerne med dob-

beltadministration. Rigsrevisionen har løbende fulgt området og vurderer, at der ikke

har været tilstrækkelig fremdrift siden 2013.

Undersøgelsen viser desuden, at Finansministeriet ikke har fulgt op på, om konceptet

for lønkontrol er implementeret efter hensigten, og om målene med at indføre kon-

ceptet er opnået. Dermed har ministeriet heller ikke fulgt op på, om institutionernes

lønkontrolplaner medvirker til at undgå dobbeltkontrol i lønforvaltningen, sådan som

det var formålet. Rigsrevisionens gennemgang viser, at institutionernes lønkontrolpla-

ner er mangelfulde på væsentlige områder, og at det fremgår i halvdelen af planerne,

at der udføres dobbeltkontrol.

Herudover viser undersøgelsen, at Finansministeriet ikke i tilstrækkelig grad finder og

samler op på fejl i lønforvaltningen. Dermed har ministeriet ikke et overblik over, hvor

mange og hvilke fejl der opstår, hvad de skyldes, og hvad der skal til for at undgå fejle-

ne. Det er derfor vanskeligt for ministeriet at overvåge og forbedre kvaliteten i lønfor-

valtningen.

Endelig kan Rigsrevisionen konstatere, at der ikke er overensstemmelse mellem de

kongelige resolutioner vedrørende ressortoverdragelsen og arbejdsdelingen i lønfor-

valtningen. Finansministeriet tager Rigsrevisionens bemærkning til efterretning og vil

igangsætte en revurdering af forholdet.

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

Introduktion og konklusion |

1.2. Baggrund

Arbejdsdeling i den statslige lønforvaltning

5. Da regeringen i 2008 besluttede at samle lønadministrationen i et servicecenter,

blev ressortansvaret for alle opgaver vedrørende lønadministration, herunder alle

lønudbetalinger, overdraget fra institutionerne til Finansministeriet ved kongelige re-

solutioner. Ansvaret for lønbevillingen forblev hos de enkelte institutioner. Institutio-

nerne har dermed fortsat ansvaret for, at der udbetales korrekt løn til medarbejderne

og i sidste ende, at regnskabet er rigtigt. Ministeriet har udmøntet arbejdsdelingen

mellem Statens Administration og institutionerne i kundeaftaler med institutionerne.

Arbejdsdelingen fremgår desuden af

Standardmodel for opgavesplit på lønområdet

fra april 2018. Af denne fremgår det bl.a., at en institution selv løser lønopgaven, hvis

der er tale om en engangsudbetaling, fx udbetaling af overarbejde. Statens Admini-

stration løser derimod lønopgaven for institutionen, når der er tale om løbende lønud-

betalinger til medarbejderne i institutionen. Figur 1 viser arbejdsdelingen og arbejds-

gangene for de opgaver, hvor Statens Administration skal løse lønopgaven.

Figur 1

Arbejdsgangene ved løbende lønudbetalinger

INSTITUTION

STATENS ADMINISTRATION

Indtaster og sender

oplysninger (blanket og

grunddokumentation)

Printer blanket

og grund-

dokumentation

Indtaster

oplysninger

i HR-Løn

Kontrollerer

inddata

Kontrollerer

uddata

Udbetaler

løn

Kilde:

Rigsrevisionen.

Det fremgår af figur 1, at institutionerne skal indtaste og sende oplysninger til Statens

Administration, der behandler oplysningerne og indtaster lønnen i lønsystemet HR-

Løn. Herefter kontrollerer Statens Administration indtastningen af lønnen (inddata-

kontrol). Når systemet har bearbejdet de indtastede oplysninger, kontrollerer Sta-

tens Administration, at resultatet er korrekt (uddatakontrol), før lønnen bliver udbe-

talt. Det er Finansministeriets opgave at sikre, at samarbejdet og arbejdsgangene på

tværs af Statens Administration og institutionerne er understøttet, så lønopgaverne

bliver løst effektivt og med høj kvalitet. En effektiv lønforvaltning med høj kvalitet be-

tyder, at der ikke forekommer dobbeltadministration og fejl.

HR-Løn

HR-Løn er et it-system, der

sammen med SLS (Statens

Løn System) udgør Statens

Lønløsning. Systemet bruges

både af Statens Administra-

tion og af statslige institutio-

ner til at indberette løn til an-

satte i staten.

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

| Introduktion og konklusion

Igangsatte initiativer for at forbedre lønforvaltningen

6. Finansministeriet har, bl.a. på baggrund af Rigsrevisionens beretning fra 2013,

iværksat flere initiativer for at styrke effektiviteten og kvaliteten i lønforvaltningen. Ét

af initiativerne er et koncept for lønkontrol, der bl.a. skal medvirke til at højne effektivi-

teten og kvaliteten i lønforvaltningen. Konceptet blev implementeret i 2015 og er se-

nest opdateret i september 2017.

Lønkontrolplan

En lønkontrolplan bør fx inde-

holde en beskrivelse af, hvor-

dan institutionen har tilrette-

lagt sine lønkontroller. Institu-

tionen skal beskrive lønkon-

trollerne, der ifølge Finansmi-

nisteriet bør være baseret på

en vurdering af risiko og væ-

sentlighed. Herudover bør det

tydeligt fremgå, hvem der har

ansvaret for at udføre lønkon-

trollerne.

Konceptet indeholder vejledningsmateriale og en skabelon for, hvordan institutioner-

ne bør udarbejde planer for lønkontrol, der er med til at sikre, at institutionerne fore-

tager effektive og sikre lønkontroller. En lønkontrolplan er dermed et vigtigt styrings-

redskab for institutionens ledelse. Konceptet skal fx medvirke til at undgå dobbelt-

kontrol i lønforvaltningen. Planerne synliggør, hvilke opgaver institutionerne selv skal

løse, og derigennem hvilke opgaver Statens Administration skal løse, for at opnå et

effektivt samarbejde om opgaverne.

7. Finansministeriet arbejder herudover på at forbedre systemunderstøttelsen af ar-

bejdsgangene i statens lønforvaltning med et nyt it-system. Ifølge ministeriet skal sy-

stemet forenkle og give et kvalitetsløft, give bedre datakvalitet og dataoverblik og

skabe mere tid til kerneopgaverne. Systemet hedder Statens HR og skal efter planen

implementeres i over 120 statslige institutioner i løbet af 2019 og 2020. Ministeriet

har siden 2013 arbejdet på at kravspecificere, udbyde og anskaffe Statens HR.

1.3. Revisionskriterier, metode og afgrænsning

Revisionskriterier

8. Formålet med denne undersøgelse er at vurdere, om Finansministeriet har under-

støttet lønforvaltningen i staten tilfredsstillende. For at vurdere dette har vi undersøgt

følgende:

1. Har Finansministeriet sikret en hensigtsmæssig arbejdsdeling mellem Statens

Administration og institutionerne?

2. Har Finansministeriet understøttet, at konceptet for lønkontrol er implementeret i

institutionerne?

3. Samler Finansministeriet op på fejl, og overvåger ministeriet kvaliteten af lønfor-

valtningen?

For at besvare det første spørgsmål har vi undersøgt, om Finansministeriet har vur-

deret, om arbejdsdelingen er hensigtsmæssig, så der ikke forekommer dobbeltadmi-

nistration i lønforvaltningen. Vi har undersøgt, om ministeriet har sikret, at arbejds-

gangene er tilstrækkeligt standardiserede og systemunderstøttede, som det var hen-

sigten, da man samlede lønopgaverne i et fælles servicecenter, og forudsætningen

for, at medarbejderne i lønforvaltningen kunne løse lønopgaverne effektivt. Herud-

over har vi undersøgt, om Statens Administration og institutionerne udfører samme

lønkontroller, dvs. dobbeltkontrol, og om ministeriet har understøttet, at dobbeltkon-

trol undgås. Vi har i den forbindelse undersøgt, om ministeriet kommunikerer tydeligt

til institutionerne, hvilke lønkontroller Statens Administration udfører, og hvad fejlni-

veauet er, så institutionerne har et grundlag for at målrette deres kontroller og der-

igennem undgå dobbeltkontrol.

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

Introduktion og konklusion |

For at besvare det andet spørgsmål har vi undersøgt, om Finansministeriet har fulgt

op på, om institutionerne følger ministeriets koncept for lønkontrol fra 2017, og om

målene med det nye initiativ er nået, fx i forhold til, om konceptet har medvirket til, at

dobbeltkontrol undgås. Opfølgningen på konceptet er vigtig for ministeriet i forhold til

at kunne vurdere, om konceptet eventuelt skal justeres eller suppleres af yderligere

initiativer. Det er obligatorisk for de institutioner, der er kunder hos Statens Admini-

stration, at udarbejde lønkontrolplaner, der afspejler deres risici og kontroller. Sta-

tens Administration underskriver institutionernes lønkontrolplaner, der indgår som

bilag til kundeaftalerne. Dette forpligter Statens Administration til løbende at følge op

på, at alle kunder har en lønkontrolplan. I den forbindelse har ministeriet via Statens

Administration en oplagt mulighed for at samle viden om og vurdere, om lønkontrol-

planerne følger konceptet, om de medvirker til at undgå dobbeltkontrol, og om kon-

ceptet skal justeres eller suppleres af yderligere initiativer. Vi har som led i undersø-

gelsen gennemgået lønkontrolplaner fra institutioner, der er kunder hos Statens Ad-

ministration, for at vurdere, om planerne følger konceptet.

For at besvare det tredje spørgsmål har vi undersøgt, om Finansministeriet har sikret,

at der er en dækkende fejlopsamling, der gør det muligt for ministeriet at overvåge

kvaliteten i lønforvaltningen. Vi har desuden udtaget en stikprøve på en række lønsa-

ger fra udvalgte institutioner for at se, hvordan lønkontrollen gennemføres, om der er

fejl i sagerne, og om lønnen er udbetalt korrekt.

9. Vi har som en del af undersøgelsen fulgt op på 2 punkter fra Rigsrevisionens beret-

ning til Statsrevisorerne om samlingen af den statslige lønadministration i Finansmi-

nisteriet fra 2013. Punkterne er:

•

Finansministeriets vurdering af opgavesplittet mellem kunderne og Statens Admi-

nistration og anvendelsen af HR-Løn i 2017

•

Finansministeriets arbejde med at sikre valide opgørelser af kvalitet og fejlniveau i

lønadministrationen.

Metode

10. Undersøgelsen er primært baseret på lønrevisioner i Statens Administration og i 6

udvalgte institutioner. Formålet med lønrevisionerne har bl.a. været at undersøge for-

retningsgangene og lønudbetalingerne i lønforvaltningen. Lønrevisionerne er gennem-

ført som end-to-end-revision, hvilket betyder, at vi har fulgt udvalgte lønsager fra in-

stitutionerne gennem Statens Administration og frem til den endelige udbetaling af

løn.

Vi har i forbindelse med undersøgelsen holdt møder med Finansministeriets departe-

ment, Statens Administration og Moderniseringsstyrelsen. Vi har foretaget sags- og

dokumentgennemgang samt interviews med relevante medarbejdere i ministeriet og

i de udvalgte institutioner om arbejdsgange og processer for lønkontrol.

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

| Introduktion og konklusion

Vi har udtaget en stikprøve på i alt 114 lønsager. De 114 sager er udtaget inden for om-

råderne chefløn og nyansættelser og er fordelt på de 6 udvalgte institutioner. Formå-

let med stikprøven har været at følge sager fra institutionerne gennem Statens Admi-

nistration og frem til den endelige lønudbetaling for at afdække forretningsgangene i

lønforvaltningen og eventuelle fejl i de endelige lønudbetalinger. Stikprøven er ikke

repræsentativ, og de fejl, der blev fundet i lønsagerne, kan således ikke bruges til at

konkludere noget generelt om fejlniveauet i lønforvaltningen. Undersøgelsens meto-

de er uddybet i bilag 1.

11. Revisionen er udført i overensstemmelse med standarderne for offentlig revision,

jf. bilag 1.

Afgrænsning

12. Undersøgelsen er afgrænset til at omfatte den del af lønforvaltningen i staten, hvor

Statens Administration er involveret, dvs. i forhold til løbende lønudbetalinger for de

statslige institutioner, der er kunder hos Statens Administration. Undersøgelsen om-

fatter fx ikke Forsvarsministeriet, politiet og anklagemyndigheden, Kriminalforsorgen

samt de selvejende institutioner, da de ikke er kunder hos Statens Administration på

lønområdet. Undersøgelsen omfatter kun løn og ikke regnskab, selv om Statens Admi-

nistration også løser regnskabsopgaver for institutionerne. Undersøgelsen omhand-

ler perioden oktober 2017 - september 2018, som er den periode, lønrevisionerne

dækker.

13. I bilag 1 er undersøgelsens metodiske tilgang beskrevet. Bilag 2 indeholder en ord-

liste, der forklarer udvalgte ord og begreber.

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

Lønforvaltningen i staten |

2. Lønforvaltningen i

staten

2.1. Arbejdsdelingen i lønforvaltningen

14. Vi har undersøgt, om Finansministeriet har sikret en hensigtsmæssig arbejdsde-

ling mellem Statens Administration og institutionerne, når de skal forvalte og i sidste

ende udbetale løn til ansatte i staten.

Finansministeriets standardisering og systemunderstøttelse af arbejds-

gangene

15. Vi har gennemgået arbejdsgangene på tværs af institutioner og Statens Admini-

stration for at afdække, om de er standardiserede og systemunderstøttede, så dob-

beltindtastning undgås. På den baggrund har vi identificeret de arbejdsgange, hvor

Statens Administration og institutionerne indtaster oplysninger. Figur 2 viser arbejds-

gangene.

Figur 2

Dobbeltindtastning med de nuværende arbejdsgange

INSTITUTION

STATENS ADMINISTRATION

Indtaster

og sender

oplysninger (blanket og

grunddokumentation)

Printer blanket

og grund-

dokumentation

Indtaster

oplysninger

i HR-Løn

Kilde:

Rigsrevisionen.

Vores gennemgang viser, at medarbejdere i institutionerne indtaster og sender op-

lysninger i digitale blanketter sammen med vedhæftet grunddokumentation, fx et an-

sættelsesbrev. Herefter printer medarbejdere i Statens Administration sagerne og

indtaster de samme oplysninger i lønsystemet HR-Løn og tilføjer lønkoder mv.

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

| Lønforvaltningen i staten

Der er således ikke nogen sammenhæng mellem det system, hvori institutionerne

indtaster oplysninger, og HR-Løn, som Statens Administration indtaster løn i. Der-

med viser undersøgelsen, at der udføres dobbeltindtastning, når der skal udbetales

løn til ansatte i staten.

Statens Administration printer oplysningerne fra institutionerne i form af blanketter

og grunddokumentation, før de behandler sagen. Når Statens Administration modta-

ger sagerne digitalt, overgår de således til at være papirbaserede, indtil oplysninger-

ne bliver indtastet i HR-Løn. Dette skyldes ifølge Statens Administration, at grunddo-

kumentationen fra institutionerne er uensartet, og at medarbejderne, der skal be-

handle sagerne i Statens Administration, derfor ikke kan sagsbehandle digitalt, men

har behov for et udskrift af sagen. Boks 1 beskriver denne manuelle arbejdsgang.

Boks 1

Årsværk til at printe og omdele sager

Statens Administration bruger ét årsværk på at printe og omdele de sager, som sendes

fra institutionerne. De digitale blanketter og grunddokumentation bliver printet og efter-

følgende sorteret efter sagstype i farvede plastikcharteks. Herefter omdeles sagerne

fysisk i fordelingsreoler, der er opstillet i forskellige lokaler. De enkelte sagsbehandlere

henter herefter sagerne i fordelingsreolerne, hvorefter de behandler sagerne ved at ind-

taste oplysningerne og tilføje lønkoder mv. i HR-Løn.

Kilde:

Rigsrevisionen.

16. Finansministeriet anerkender udfordringerne med den manuelle, papirbaserede

sagsbehandling, som primært skyldes en manglende digital løsning til overførsel af

oplysningerne fra kundernes bestilling til lønsystemet. Ministeriet har oplyst, at Sta-

tens Administration arbejder på at systemunderstøtte de papirbaserede arbejdsgan-

ge i løbet af 1. halvår 2019. Ifølge ministeriet kan arbejdsgangene dog ikke fuldt ud sy-

stemunderstøttes, før institutionernes grunddokumentation, der sendes til Statens

Administration, bliver mere ensartet.

Finansministeriet anerkender dermed også det fortsatte behov for at standardisere

arbejdsgangene og har oplyst, at ministeriet afventer resultaterne af implementerin-

gen af Statens HR. Ministeriet har endvidere oplyst, at Statens Administration og Mo-

derniseringsstyrelsen i forbindelse med implementeringen af systemet vil følge op

på, om der skal ske en yderligere standardisering med henblik på at understøtte den

effektivisering, som var forudsat ved etableringen af Statens Administration.

17. Det er Rigsrevisionens opfattelse, at Finansministeriet snarest bør sikre tilstræk-

kelig standardisering og systemunderstøttelse af arbejdsgangene, da det var en for-

udsætning for at kunne løse lønopgaverne mere effektivt og med højere kvalitet, da

regeringen besluttede at samle lønadministrationen i 2008.

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

Lønforvaltningen i staten |

Dobbeltkontrol i lønforvaltningen

18. Vi har gennemgået i alt 67 lønkontrolplaner fra statslige institutioner, som er kun-

der hos Statens Administration. Formålet var at undersøge, om der forekommer dob-

beltkontrol i lønforvaltningen i staten.

Gennemgangen af lønkontrolplanerne viser, at institutionerne i 35 planer, dvs. halv-

delen af tilfældene, tilkendegiver, at de udfører fuld uddatakontrol på ét eller flere om-

råder. Fuld uddatakontrol betyder, at en institution kontrollerer alle udbetalinger af

løn på ét eller flere områder modsat stikprøvekontrol, hvor kontrollen kun omfatter

en andel af udbetalingerne. Statens Administration har oplyst, at de på nuværende

tidspunkt foretager fuld uddatakontrol på alle de områder, hvor de indtaster løn for

kunderne, hvilket betyder, at der udføres dobbeltkontrol. Dette er vist i figur 3.

De 67 lønkontrolplaner

De 67 lønkontrolplaner dæk-

ker 116 statslige institutioner,

der er kunder hos Statens Ad-

ministration. Det skyldes, at

flere institutioner er samlet i

personaleadministrative cen-

tre på ministerområderne og

derfor har fælles lønkontrol-

planer.

Figur 3

Dobbeltkontrol med de nuværende arbejdsgange

STATENS ADMINISTRATION

Kontrollerer

uddata

Kontrollerer inddata

Kontrollerer

uddata

Udbetaler løn

INSTITUTION

Kilde:

Rigsrevisionen.

Det fremgår af figur 3, at det er ved kontrollen af uddata, at dobbeltkontrol forekom-

mer. Statens Administration og institutionerne kontrollerer uddata for at sikre, at det

er den korrekte løn, der bliver udbetalt. Da ressortansvaret for lønadministrationen

blev overdraget til Finansministeriet, forblev ansvaret for lønbevillingen hos de enkel-

te institutioner. Institutionerne har dermed fortsat ansvaret for, at der udbetales kor-

rekt løn til medarbejderne og i sidste ende, at regnskabet er rigtigt. Når Statens Ad-

ministration og institutionerne udfører den samme kontrol, anvendes resurserne ikke

hensigtsmæssigt.

19. Finansministeriet har oplyst, at Statens Administration yder en aktiv indsats for at

italesætte over for institutionerne, at dobbeltkontrol bør undgås og som minimum

beskrives og begrundes. Ifølge ministeriet henholder institutionerne sig generelt til, at

de har ansvaret for bevillingen og dermed ansvaret for, at der udbetales korrekt løn.

Derfor ser institutionerne sig nødsaget til at gennemføre kontrol af uddata, selv om

det er dobbeltkontrol, jf. boks 2.

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

| Lønforvaltningen i staten

Boks 2

Dobbeltkontrol i institutionerne

Flere af de 6 udvalgte institutioner har i forbindelse med lønrevisionerne oplyst, at dob-

beltkontrol i nogle tilfælde udføres, fordi institutionen har vurderet, at der er forhøjet ri-

siko for fejl eller behov for at højne kvaliteten på ét eller flere områder.

Kilde:

Rigsrevisionen.

Epicenteret

Epicenteret er et digitalt sy-

stem i Statens Administration,

som kunderne kan logge på

for at få oplysninger om de

kunderettede processer i Sta-

tens Administration. Det er fx

her, at kunderne i detaljer skal

kunne se, hvilke opgaver der

løses af Statens Administra-

tion, og hvilke der løses af in-

stitutionerne selv.

20. Rigsrevisionen er opmærksom på, at Finansministeriet ikke har instruktionsbefø-

jelse over for kunderne, men er af den opfattelse, at Statens Administration gennem

bedre kommunikation med kunderne og ved at indhente systematisk viden om ind-

holdet i kundernes lønkontrolplaner i højere grad kan medvirke til at undgå dobbelt-

kontroller. Statens Administration kan fx styrke kommunikationen med institutioner-

ne om, hvilke kontroller der gennemføres i Statens Administration, og hvad kontrol-

lerne viser, så institutionerne bedre kan vurdere behovet for egne kontroller. Det er

Rigsrevisionens opfattelse, at beskrivelserne i det nuværende epicenter ikke skaber

et tydeligt overblik for institutionerne over gennemførte lønkontroller i Statens Admi-

nistration. Dermed er det ikke gjort tilstrækkeligt klart for institutionerne, i hvilken

grad de kan basere sig på de lønkontroller, Statens Administration udfører.

21. Finansministeriet har oplyst, at ministeriet tager dette til efterretning. Ministeriet

vil i 2019 igangsætte et arbejde med at videreudvikle epicenteret, så det bliver tyde-

ligt for kunderne, hvor og hvordan Statens Administration varetager væsentlige kon-

troller i lønforvaltningen. Arbejdet skal både understøtte gennemsigtighed og effektiv

resurseanvendelse på tværs af staten.

Finansministeriets vurdering af arbejdsdelingen i lønforvaltningen

22. Vi har fulgt op på, om Finansministeriet har vurderet arbejdsdelingen mellem Sta-

tens Administration og institutionerne i statens lønforvaltning, herunder anvendelsen

af HR-Løn. Dette anbefalede Rigsrevisionen i beretningen om samlingen af den stats-

lige lønadministration i Finansministeriet fra 2013.

23. Finansministeriet har oplyst, at ministeriet er enig i, at der er behov for at vurdere

arbejdsdelingen mellem kunderne og Statens Administration. Ministeriet vil gennem-

føre en analyse af, hvordan alle processer i samarbejdet mellem Statens Administra-

tion og kunderne bedst systemunderstøttes for at sikre en effektiv arbejdsdeling og

undgå dobbeltindtastning. Ministeriet oplyste i 2017, ved Rigsrevisionens seneste op-

følgning på beretningen fra 2013, at ministeriet i forbindelse med implementeringen

af Statens HR ville vurdere arbejdsdelingen mellem Statens Administration og insti-

tutionerne. Rigsrevisionen fandt dengang, at ministeriet burde foretage vurderingen

ved indkøbet af systemet i 2017. Ministeriet har i forbindelse med denne undersøgel-

se fastholdt, at vurderingen af arbejdsdelingen og analysen af den samlede system-

understøttelse ikke kan påbegyndes før 4. kvartal 2019, da ministeriet vil afvente, at

Statens HR som minimum er implementeret i de planlagte pilotinstitutioner.

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

Lønforvaltningen i staten |

Statens Administration har i en kundeundersøgelse afdækket kundernes oplevelse

af arbejdsdelingen. Dette er beskrevet i boks 3.

Boks 3

Halvdelen af kunderne oplever problemer med arbejdsdelin-

gen

Ca. halvdelen af de institutioner, der får løst lønopgaver hos Statens Administration, op-

lever, at arbejdsdelingen giver udfordringer i forhold til en effektiv administration. Det

viser resultatet af Statens Administrations kundeundersøgelse fra 2017. Spørgsmålet

vedrørende tilfredshed med arbejdsdelingen var ikke en del af den nyeste kundeunder-

søgelse fra 2018.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af Statens Administrations kundeundersøgelse.

Undersøgelsen viser på den baggrund, at Finansministeriet endnu ikke har vurderet,

om arbejdsdelingen, herunder anvendelsen af HR-Løn, fungerer hensigtsmæssigt i

forhold til at sikre en effektiv lønforvaltning uden dobbeltadministration. Det er derfor

uklart, hvornår problemerne med dobbeltadministration bliver løst, da tidshorisonten

afhænger af resultatet af ministeriets vurdering.

24. Da regeringen i 2008 besluttede at samle lønadministrationen i et servicecenter,

blev ressortansvaret for lønadministrationen overdraget fra institutionerne til Finans-

ministeriet ved kongelige resolutioner. Det følger af de kongelige resolutioner,

at alle

opgaver vedrørende lønadministration, herunder alle lønudbetalinger,

blev overdra-

get fra institutionerne til Finansministeriet. Ministeriet tilbageførte i 2012 nogle af løn-

opgaverne til institutionerne, så institutionerne selv løser lønopgaven, hvis der er tale

om engangsudbetalinger, dvs. at institutionerne i disse tilfælde selv indberetter løn-

nen i HR-Løn uafhængigt af Statens Administration. Denne arbejdsdeling har mini-

steriet udmøntet i kundeaftaler med de enkelte institutioner samt i standardmodellen

for opgavesplittet og ikke ved kongelige resolutioner. Der er således ikke overens-

stemmelse mellem de kongelige resolutioner, hvor alle opgaver vedrørende lønadmi-

nistration blev overdraget til Finansministeriet, og arbejdsdelingen i lønforvaltningen.

25. Finansministeriet har oplyst, at ministeriet tager Rigsrevisionens bemærkning til

efterretning og vil igangsætte en revurdering af forholdet. Det er dog ikke ministeriets

nuværende opfattelse, at der er sket en tilbageførsel af dele af ressortansvaret ved

den konkrete arbejdsdeling.

Det er Rigsrevisionens opfattelse, at ministeriet skal sikre overensstemmelse mellem

de kongelige resolutioner og arbejdsdelingen.

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

| Lønforvaltningen i staten

Resultater

Undersøgelsen viser, at Finansministeriet ikke har sikret en hensigtsmæssig arbejds-

deling mellem Statens Administration og institutionerne.

Undersøgelsen viser, at der fortsat forekommer dobbeltadministration i lønforvalt-

ningen. Finansministeriet har ikke sikret, at arbejdsgangene er tilstrækkeligt standar-

diserede og systemunderstøttede, så dobbeltindtastning og manuelle arbejdsgange

undgås. Dette til trods for at standardisering og systemunderstøttelse var en forud-

sætning for at kunne løse lønopgaverne mere effektivt og med højere kvalitet, da re-

geringen besluttede at samle lønadministrationen i 2008. Undersøgelsen viser endvi-

dere, at Statens Administration og institutionerne udfører dobbeltkontrol, og at Sta-

tens Administration ikke gør det tilstrækkeligt klart for institutionerne, hvilke lønkon-

troller Statens Administration udfører, og hvad lønkontrollerne viser. Konsekvensen

af dobbeltadministrationen er, at resurserne i lønforvaltningen ikke anvendes hen-

sigtsmæssigt.

Undersøgelsen viser også, at Finansministeriet ikke har vurderet arbejdsdelingen

mellem Statens Administration og institutionerne, sådan som Rigsrevisionen anbefa-

lede for over 5 år siden. Ministeriet vil afvente implementeringen af Statens HR, før

ministeriet vil vurdere arbejdsdelingen og analysere den samlede systemunderstøt-

telse i lønforvaltningen. Det er derfor uklart, hvornår ministeriet får løst problemerne

med dobbeltadministration i lønforvaltningen. Rigsrevisionen har løbende fulgt områ-

det og vurderer, at der ikke har været tilstrækkelig fremdrift siden 2013.

Endelig kan Rigsrevisionen konstatere, at der ikke er overensstemmelse mellem de

kongelige resolutioner vedrørende ressortoverdragelsen og arbejdsdelingen i lønfor-

valtningen. Finansministeriet har oplyst, at ministeriet tager Rigsrevisionens bemærk-

ning til efterretning og vil igangsætte en revurdering af forholdet. Det er dog ikke mi-

nisteriets nuværende opfattelse, at der er sket en tilbageførsel af dele af ressortan-

svaret ved den konkrete arbejdsdeling.

Rigsrevisionen finder, at Finansministeriet skal sikre overensstemmelse mellem de

kongelige resolutioner og arbejdsdelingen.

2.2. Koncept og planer for lønkontrol

26. Vi har undersøgt, om Finansministeriet har understøttet, at konceptet for lønkon-

trol er implementeret i institutioner, der betjenes af Statens Administration. Koncep-

tet for lønkontrol er ministeriets initiativ, der bl.a. skulle medvirke til at højne effektivi-

teten og kvaliteten i lønforvaltningen.

Institutionernes planer for lønkontrol

27. Vi har gennemgået 67 lønkontrolplaner for at vurdere, om de lever op til Finans-

ministeriets koncept for lønkontrol. Figur 4 viser resultatet af vores gennemgang.

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

Lønforvaltningen i staten |

Figur 4

Gennemgang af lønkontrolplaner

42 %

Meget tilfredsstillende

Tilfredsstillende

40 %

12 %

Ikke helt tilfredsstillende

Ikke tilfredsstillende

Kilde:

Rigsrevisionen.

Det fremgår af figur 4, at over halvdelen af planerne enten ikke er tilfredsstillende el-

ler ikke er helt tilfredsstillende. Det skyldes bl.a., at planerne for nogle institutioner er

uaktuelle, da der er sket så store ændringer i organisationen, at planen bør opdate-

res. I flere af planerne er det heller ikke klart beskrevet, hvilke institutioner der er om-

fattet af planen, og der mangler en præcisering af, hvem der har ansvaret for hvilke

opgaver. De fleste planer tager udgangspunkt i ansvarsfordelingen mellem Statens

Administration og institutionen, men institutionerne har ikke beskrevet den interne

ansvarsfordeling.

Gennemgangen viser endvidere, at institutionerne mangler at tage stilling til og be-

grunde, hvad der er væsentligt og risikofyldt på lønområdet i den pågældende institu-

tion. Herudover har institutionerne ikke beskrevet sammenhængen mellem risiko og

væsentlighed og de kernekontroller og stikprøvekontroller, institutionerne foretager

på lønområdet. Institutionerne mangler desuden at beskrive, hvordan institutionerne

samler op på fejl, og hvordan fejlopsamlingen bliver brugt til at vurdere institutioner-

nes behov for stikprøvekontroller. Generelt beskriver institutionerne risiciene for be-

svigelse, men det fremgår ikke, hvilke handlinger institutionerne foretager for at und-

gå besvigelse.

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

| Lønforvaltningen i staten

Finansministeriets opfølgning på konceptet for lønkontrol

28. Vi har undersøgt, om Finansministeriet har fulgt op på, om konceptet for lønkon-

trol bliver brugt efter hensigten, og om målene med konceptet er opnået.

Opfølgningen på konceptet er vigtig for Finansministeriet i forhold til at kunne vurde-

re, om konceptet eventuelt skal justeres eller suppleres af yderligere initiativer. Det

er obligatorisk for de institutioner, der er kunder hos Statens Administration, at udar-

bejde lønkontrolplaner, og Statens Administration underskriver institutionernes løn-

kontrolplaner, der indgår som bilag til kundeaftalerne. I den forbindelse har ministe-

riet via Statens Administration en oplagt mulighed for at samle viden om og vurdere,

om lønkontrolplanerne følger konceptet, om de medvirker til at undgå dobbeltkon-

trol, og om konceptet skal justeres eller suppleres af yderligere initiativer.

Undersøgelsen viser, at Finansministeriet ikke har fulgt op på, om målene med at ind-

føre konceptet for lønkontrol er opnået. Statens Administration har i foråret 2018 til-

budt kunderne at gennemgå deres lønkontrolplaner. Det er dog ikke alle kunder, der

har taget imod dette tilbud. Statens Administration har beskrevet processen og me-

toden for gennemgangen af planerne. Heraf fremgår det, at gennemgangen skulle fo-

retages med fokus på væsentlighed og risiko, risiko for svig, dobbeltkontroller samt

kontrol af refusioner.

Vores undersøgelse viser, at Statens Administration har gennemgået 22 lønkontrol-

planer. Undersøgelsen viser endvidere, at resultatet af gennemgangen ikke dækker

de oprindeligt definerede formål, og at der ikke er fulgt systematisk op på gennem-

gangen af planerne. Der er fx ingen samlet konklusion på gennemgangen, og Statens

Administration har ikke systematisk givet anbefalinger til institutionerne vedrørende

de gennemgåede lønkontrolplaner.

Finansministeriet anerkender, at der for Statens Administration kunne være et po-

tentiale i at rådgive og påvirke kunderne i forhold til deres udmøntning af lønkontrol-

planen på baggrund af analyser og dataindsamling.

Formålet med at indføre konceptet for lønkontrol var bl.a. at undgå dobbeltkontrol.

Dobbeltkontrol var også et af fokusområderne i gennemgangen af kundernes lønkon-

trolplaner. Undersøgelsen viser imidlertid, at der med gennemgangen ikke er fulgt op

på, om der forekommer dobbeltkontrol i institutionerne. Statens Administration har

kun bemærket, at der er dobbeltkontrol i forhold til 2 lønkontrolplaner. Dermed har

Finansministeriet ikke via Statens Administration eller på anden vis indhentet viden

om dobbeltkontrollernes omfang, og om konceptet har haft den ønskede effekt i for-

hold til at undgå dobbeltkontrol. Vores gennemgang viser, at det fremgår i halvdelen

af lønkontrolplanerne, at der udføres dobbeltkontrol på ét eller flere områder.

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

Lønforvaltningen i staten |

Resultater

Undersøgelsen viser, at Finansministeriet ikke i tilstrækkelig grad har understøttet, at

konceptet for lønkontrol er implementeret i institutioner, der betjenes af Statens Ad-

ministration. Ministeriet har ikke fulgt op på, om lønkontrolplanerne bliver brugt efter

hensigten, og om målene med at indføre konceptet for lønkontrol er opnået, herunder

om konceptet har medvirket til at undgå dobbeltkontrol i lønforvaltningen. Rigsrevisio-

nens gennemgang viser, at det fremgår i halvdelen af lønkontrolplanerne, at der udfø-

res dobbeltkontrol på ét eller flere områder, og at konceptet for lønkontrol ikke an-

vendes efter hensigten. Det skyldes, at institutionernes lønkontrolplaner er mangel-

fulde på væsentlige områder, fx i forhold til at beskrive, hvad der er væsentligt og risi-

kofyldt på lønområdet i den pågældende institution, og hvem der har ansvar for løn-

kontrollerne i institutionen.

2.3. Kvalitet og opsamling på fejl

29. Vi har undersøgt, om Finansministeriet samler op på fejl og overvåger kvaliteten

af lønforvaltningen, herunder om ministeriet har et tilstrækkeligt grundlag for at vur-

dere fejlniveauet. Dermed har vi fulgt op på ministeriets arbejde med at sikre valide

opgørelser af kvalitet og fejlniveau i lønadministrationen, som var et af de åbne punk-

ter fra beretningen om samlingen af den statslige lønadministration fra 2013.

Finansministeriets opsamling på fejl

30. Vi har gennemgået processerne for fejlopsamling i Statens Administration for at

vurdere, om den interne fejlopsamling er dækkende.

Vores gennemgang viser, at Statens Administration har defineret en KPI for fejl. Gen-

nemgangen viser dog, at fejlopsamlingen ikke følger Finansministeriets koncept for

lønkontrol, der indeholder en vejledning og en skabelon for fejlopsamling. Statens Ad-

ministration registrerer således ikke kilder til fejl eller hvilken type sager, fejlene knyt-

ter sig til, selv om dette anbefales i skabelonen for fejlopsamling. Gennemgangen vi-

ser også, at Statens Administration ikke samler op på fejl, som identificeres i kontrol-

len af inddata, selv om det fremgår af konceptet for lønkontrol, at fejlopsamling bør

finde sted både ved ind- og uddatakontrol. Boks 4 beskriver fejlopsamlingen i de 6

udvalgte institutioner.

KPI (Key Performance

Indicators)

KPI er nøgletal, der måler en

institutions præstation på ud-

valgte indikatorer.

Boks 4

Fejlopsamling i institutionerne

Lønrevisionerne i de 6 udvalgte institutioner viser, at 5 af institutionerne ikke foretager

systematisk fejlopsamling. Systematisk fejlopsamling er et vigtigt redskab for institutio-

nerne i forhold til at kunne vurdere risikoen for fejl på lønområdet. Dermed kan systema-

tisk fejlopsamling være med til at målrette institutionernes kontrol af uddata, der skal

sikre, at fejl i lønudbetalinger identificeres og rettes.

Kilde:

Rigsrevisionen.

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

| Lønforvaltningen i staten

31. Når medarbejderne i Statens Administration finder fejl i uddatakontrollen, som

skyldes Statens Administration, registrerer de fejlene på fysiske lister. Den manuelle

fejlopsamling øger risikoen for, at ikke alle fejl registreres. Statens Administration op-

samler endvidere fejl fra institutionerne via standardblanketter, som institutionen

skal indsende til Statens Administration. Gennemgangen viser imidlertid, at fejl iden-

tificeret af institutionerne ikke altid rapporteres via standardblanketterne, men fx via

e-mails, og derfor ikke kommer med i opgørelsen af fejl. Herudover samler Statens

Administration ikke systematisk op på institutionernes udfordringer med at fremsen-

de relevant grunddokumentation eller udfylde blanketter korrekt. Dvs. at der ikke er

overblik over indholdet og omfanget af det tilbageløb, der sker, når institutioner skal

fremsende ny grunddokumentation eller udfylde blanketter på ny.

32. Finansministeriet anerkender, at der er udfordringer ved brugen af fejlblanketter

og den manuelle optælling af fejl i Statens Administration. Ministeriet har i øvrigt op-

lyst, at Statens Administration vil iværksætte en opsamling på fejl i inddatakontrollen,

herunder opsamling på indholdet og omfanget af tilbageløb, når institutionerne frem-

sender mangelfulde eller ukorrekte oplysninger.

Finansministeriets overvågning af kvaliteten

33. Vi har undersøgt, om Finansministeriet løbende overvåger kvaliteten, herunder

om ministeriet har et tilstrækkeligt grundlag for at overvåge kvaliteten. I den forbin-

delse har vi udtaget en stikprøve på lønsager for at vurdere, om der var uopdagede

fejl i udbetalingen af løn.

34. Finansministeriet har oplyst, at tilsynet med Statens Administration er uddelege-

ret fra ministeriets departement til Moderniseringsstyrelsen. Statens Administration

sender månedlige og kvartalsvise rapporter til Moderniseringsstyrelsen, bl.a. med

status på mål fra driftsaftalen. I den forbindelse modtager Moderniseringsstyrelsen

opfølgning på målet om, at minimum 99,5 % af hændelserne på løn er korrekte. Dette

er baseret på de fejl, Statens Administration finder i uddatakontrollen. Ifølge rappor-

teringerne opfyldte Statens Administration målet i alle 4 kvartaler i 2018. Ministeriet

har endvidere oplyst, at de løbende afrapporteringer drøftes på månedlige og kvar-

talsvise statusmøder på direktionsniveau mellem Moderniseringsstyrelsen og Sta-

tens Administration.

35. Vores stikprøve viser, at der var fejl i 16 ud af 114 lønsager, dvs. fejl, som Statens

Administration og institutionerne ikke selv havde opdaget, jf. boks 5.

Boks 5

Fejl i udbetalinger af løn

De 16 fejl, der blev identificeret i denne undersøgelse, fordeler sig på udbetaling af løn til

medarbejdere i 5 af de 6 udvalgte institutioner. 3 af fejlene havde direkte beløbsmæssig

konsekvens. 3 af de 16 fejl blev begået i Statens Administration, hvoraf 2 havde direkte

beløbsmæssig konsekvens for den endelige udbetaling af løn. De resterende 13 fejl, som

var begået i institutionerne, vedrørte bl.a. manglende beregning af anciennitet, manglen-

de godkendelse og manglende dokumentation.

Kilde:

Rigsrevisionen.

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

Lønforvaltningen i staten |

Undersøgelsen viser, at der er 3 uopdagede fejl i Statens Administration, og at fejlop-

samlingen i Statens Administration ikke er dækkende. Dermed er der risiko for, at ik-

ke alle fejl registreres, og at rapporteringerne om fejl til Moderniseringsstyrelsen ikke

er dækkende. Dette gør det vanskeligt for Finansministeriet at overvåge og forbedre

kvaliteten i lønforvaltningen.

Finansministeriet har oplyst, at Statens Administration vil igangsætte en styrkelse af

dataindsamlingen i forbindelse med ind- og uddatakontrollerne, herunder sikre en

systematisk gennemgang af data, med henblik på yderligere kvalificering af lønfor-

valtningen.

Resultater

Undersøgelsen viser, at Finansministeriet ikke i tilstrækkelig grad samler op på fejl og

overvåger kvaliteten af lønforvaltningen. Ministeriet overvåger løbende kvaliteten af

lønforvaltningen gennem rapporteringer fra Statens Administration, men undersøgel-

sen viser, at der er uopdagede fejl i Statens Administration, og at fejlopsamlingen i

Statens Administration ikke er dækkende. Dermed har ministeriet ikke et overblik

over, hvor mange og hvilke fejl der opstår, hvad de skyldes, og hvad der skal til for at

undgå fejlene. Dette gør det vanskeligt for ministeriet at overvåge og forbedre kvali-

teten i lønforvaltningen.

Rigsrevisionen, den 3. april 2019

Lone Strøm

/Mads Nyholm Jacobsen

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

| Metodisk tilgang

Bilag 1. Metodisk tilgang

Formålet med denne undersøgelse er at vurdere, om Finansministeriet har under-

støttet lønforvaltningen i staten tilfredsstillende. Derfor har vi undersøgt følgende:

•

Har Finansministeriet sikret en hensigtsmæssig arbejdsdeling mellem Statens Ad-

ministration og institutionerne?

•

Har Finansministeriet understøttet, at konceptet for lønkontrol er implementeret i

institutionerne?

•

Samler Finansministeriet op på fejl, og overvåger ministeriet kvaliteten af lønfor-

valtningen?

I undersøgelsen indgår Finansministeriet, herunder Statens Administration.

Herudover indgår resultater fra lønrevisioner udført i 6 udvalgte statslige institutioner,

der betjenes af Statens Administration. De 6 institutioner er Udenrigsministeriet, Er-

hvervsstyrelsen (Erhvervsministeriet), Statsforvaltningen (Børne- og Socialministeri-

et), Det Kongelige Danske Kunstakademis Skoler for Arkitektur, Design og Konserve-

ring (Uddannelses- og Forskningsministeriet), Rigsarkivet (Kulturministeriet) og Føde-

varestyrelsen (Miljø- og Fødevareministeriet).

Revisionerne i de 6 udvalgte institutioner er udført for at vurdere, hvordan lønforvalt-

ningen fungerer end-to-end. Revisionerne tjener derfor som eksempler på, hvordan

arbejdsgange og lønkontroller fungerer i lønforvaltningen. Resultaterne af revisioner-

ne i de 6 udvalgte institutioner er ikke repræsentative for alle de institutioner, der be-

tjenes af Statens Administration.

Vi har udvalgt institutionerne på baggrund af ét eller flere af følgende kriterier:

•

institutioner med en svag lønkontrolplan, baseret på Rigsrevisionens gennemgang

af planerne

•

institutioner, der i lønkontrolplanen angiver eller i praksis udfører fuld uddatakon-

trol – og dermed dobbeltkontrol

•

store og små institutioner.

Undersøgelsen bygger på lønrevisioner, sagsgennemgang, gennemgang af dokumen-

ter, lønkontrolplaner og en stikprøve på lønsager. Vi har desuden holdt møder med

Finansministeriets departement, Statens Administration, Moderniseringsstyrelsen og

de 6 udvalgte institutioner.

Undersøgelsen omhandler perioden oktober 2017 - september 2018, som er den pe-

riode, lønrevisionerne dækker.

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

Metodisk tilgang |

Væsentlige dokumenter

Vi har gennemgået en række dokumenter, herunder:

lønkontrolplaner fra statslige institutioner, som betjenes af Statens Administra-

tion

•

Lønkontrol Koncept og rammer

fra 2017, Moderniseringsstyrelsen

•

udvalgte lønsager.

Vi har gennemgået i alt 67 lønkontrolplaner fra statslige institutioner, som er kunder

hos Statens Administration. Formålet med gennemgangen af lønkontrolplanerne har

været at undersøge, om de er dækkende og følger Finansministeriets koncept for

lønkontrol fra 2017. Lønkontrolplanerne er vurderet ud fra følgende kriterier, der er

udledt af konceptet for lønkontrol:

•

Organiseringen er tydeligt beskrevet.

Roller og ansvar er klart defineret.

Institutionen forholder sig til risiko.

Institutionen forholder sig til væsentlighed.

Kernekontroller er defineret.

Stikprøvekontroller er præciseret og med sammenhæng til risiko og væsentlighed.

Institutionen foretager fejlopsamling.

Institutionen har forholdt sig til besvigelsesrisici.

Vi har vurderet lønkontrolplanerne i forhold til 4 nedenstående kategorier på bag-

grund af, hvor mange af de ovenstående 8 kriterier der er opfyldt, dvs. beskrevet til-

strækkeligt i planerne. Dette fremgår af tabellen nedenfor.

Vurdering af lønkontrolplaner

Meget tilfredsstillende

Alle 8 kriterier opfyldt

Tilfredsstillende

5-7 kriterier opfyldt

Ikke helt tilfredsstillende

2-4 kriterier opfyldt

Ikke tilfredsstillende

0-1 kriterie opfyldt

Stikprøve

Vi har udtaget en stikprøve på i alt 114 lønsager. De 114 sager er udtaget inden for om-

råderne chefløn og nyansættelser og er fordelt på de 6 udvalgte institutioner.

Formålet med stikprøven har været at følge sager fra institutionerne gennem Statens

Administration og til den endelige lønudbetaling for at afdække forretningsgangene i

lønforvaltningen og eventuelle fejl i de endelige lønudbetalinger. Vi skelner mellem

fejl, der har direkte beløbsmæssig betydning, og andre typer af fejl, fx manglende be-

regning af anciennitet, manglende godkendelse og manglende dokumentation. Her-

udover skelner vi mellem fejl, der er begået i institutionerne, og fejl, der er begået i

Statens Administration.

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

| Metodisk tilgang

Stikprøven, der blev udtaget i forbindelse med lønrevisionerne, er afgrænset til at

vedrøre nyansættelser og chefløn, da det er sagstyper, der typisk behandles både af

Statens Administration og institutionerne. Herudover er det de områder, der er mest

fejlbehæftede, når vi kigger på gennemførte lønrevisioner i 2017 og 2018. Stikprøven

er ikke repræsentativ.

Standarderne for offentlig revision

Revisionen er udført i overensstemmelse med standarderne for offentlig revision.

Standarderne fastlægger, hvad brugerne og offentligheden kan forvente af revisio-

nen, for at der er tale om en god faglig ydelse. Standarderne er baseret på de grund-

læggende revisionsprincipper i rigsrevisionernes internationale standarder (ISSAI

100-999).

FIU, Alm.del - 2018-19 (1. samling) - Bilag 127: Beretning nr. 14/2018 om lønforvaltningen i staten

Ordliste |

Bilag 2. Ordliste

Dobbeltadministration

Dækker dobbeltindtastning og dobbeltkontrol. Dette forekommer, når Statens Administration og insti-

tutionerne indtaster de samme oplysninger og udfører de samme kontroller i forbindelse med lønudbe-

talinger.

Digitalt system i Statens Administration, som kunderne kan logge på for at få oplysninger om de kun-

derettede processer i Statens Administration. Det er fx i epicenteret, at kunderne kan få overblik over,

hvilke opgaver der løses af Statens Administration, og hvilke der løses af institutionerne selv.

It-system, der sammen med SLS (Statens Løn System) udgør Statens Lønløsning. Systemet bruges

både af Statens Administration og af statslige institutioner til at indberette løn til ansatte i staten.

Den kontrol, Statens Administration udfører for at tjekke, at indtastningen af lønnen i lønsystemet HR-

Løn er korrekt i forhold til de oplysninger, der følger af blanket og grunddokumentation.

Resultat af Moderniseringsstyrelsens kortlægning og analyse af lønkontrolprocessen. Konceptet blev

implementeret i 2015 og er senest opdateret i september 2017. Konceptet indeholder bl.a. vejled-

ningsmateriale og en skabelon for, hvordan institutionerne bør udarbejde planer for lønkontrol, der un-

derstøtter, at institutionerne foretager de mest effektive og sikre lønkontroller.

Anvendes bl.a., når der sker ressortændringer, dvs. ændringer i ministeriers sagsområder.

Nøgletal, der måler en institutions præstation på udvalgte indikatorer.

Epicenter

HR-Løn

Inddatakontrol

Koncept for lønkontrol

Kongelig resolution

KPI (Key Performance

Indicators)

Lønforvaltning

Betegnelse for de opgaver, Statens Administration og statslige institutioner udfører, når de skal udbe-

tale løn til ansatte i staten.

Udføres for at sikre korrekt løn til ansatte i henhold til de aftaler, der er indgået mellem medarbejder og

ansættelsesmyndighed, og i henhold til gældende regler, overenskomster, lokalaftaler, ferielov mv. For-

målet med lønkontrollen er endvidere at sikre, at der ikke udbetales løn til medarbejdere, der ikke er

ansat eller ikke har udført arbejde i en given periode. Ved tilrettelæggelsen af lønkontrollen skal der ta-

ges højde for risiko og væsentlighed.

Skal være med til at sikre, at institutionen foretager de mest effektive og sikre lønkontroller. En lønkon-

trolplan er dermed et vigtigt styringsredskab for institutionens ledelse. Lønkontrolplanen bør fx inde-

holde en beskrivelse af, hvordan institutionen har tilrettelagt sine lønkontroller. Institutionen skal be-

skrive lønkontrollerne, der ifølge Finansministeriet bør være baseret på en vurdering af risiko og væ-

sentlighed. Herudover bør det tydeligt fremgå, hvem der har ansvaret for at udføre lønkontrollerne. Fi-

nansministeriet har udarbejdet en vejledning og skabelon for lønkontrolplaner, som er den del af kon-

ceptet for lønkontrol, der senest er opdateret i 2017.

Løser en række af ministeriernes administrationsopgaver. Formålet med at samle opgaverne i et ser-

vicecenter er fx at opnå stordriftsfordele, effektivisere administrationen og sikre et højt niveau af kom-

petencer til opgaveløsningen. Statens Administration og Statens It er administrative servicecentre i

staten, der blev oprettet efter regeringens beslutning i 2008.

Nyt fællesstatsligt it-system, der ifølge Finansministeriet skal forenkle og give et kvalitetsløft, give bed-

re datakvalitet og dataoverblik og skabe mere tid til kerneopgaverne. Statens HR skal efter planen im-

plementeres i over 120 statslige institutioner i løbet af 2019 og 2020. Finansministeriet har siden

2013 arbejdet på at kravspecificere, udbyde og anskaffe it-systemet.

Den kontrol, Statens Administration udfører, efter at lønsystemet HR-Løn har bearbejdet de indtaste-

de oplysninger. Her kontrolleres, at resultatet af lønkørslen er i overensstemmelse med oplysninger i

blanket og grunddokumentation, før lønnen bliver udbetalt.

Lønkontrol

Lønkontrolplan

Servicecenter i staten

Statens HR

Uddatakontrol