SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Skatteudvalget 2017-18
SAU Alm.del
Offentligt

3. juni 2016

J. nr. 15-1266594

Plannr. 115-200

Intern Revision

Rapport 2015

Direktørområdet Økonomi

Økonomistyring i SKAT

Modtager

Direktør Jesper Rønnow Simonsen

Kopi

Direktør Karsten Juncher, Økonomi

Skatteministeriets Departement

Rigsrevisionen



Revision

Rådgivning

Rapportering

SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Forord

Intern Revision (IR) har, jævnfør orienteringsbrev af 23. april 2015, revideret

økonomistyringsprocessen i SKAT. Revisionen har overvejende omfattet SKATs

driftsstyring særligt de understøttende dashboards og

KPI’er.

Den udførte revision

er en del af den samlede revision for 2015.

Rapporten indeholder en samlet konklusion omfattende det reviderede område. I

konklusionsafsnittet redegør vi for de observationer, som konklusionen i det

væsentligste er baseret på. Konklusionsafsnittet indeholder Intern Revisions

bedømmelse af det reviderede område samt en beskrivelse af grundlaget for

bedømmelsen. Det vil derfor almindeligvis være tilstrækkeligt at læse selve

rapporten. Såfremt der ønskes uddybning og detaljering, henvises der til bilagene.

Rapportens bilag 1 indeholder en systematisk fremstilling af de observationer, som

den udførte revision har givet anledning til. Bilaget indeholder tillige en vurdering

af de tilknyttede risici samt Intern Revisions forslag til anbefalinger, der kan

formindske de vurderede risici. Med udgangspunkt i risikovurderingerne har SKAT

udarbejdet handleplaner med henblik på at formindske de vurderede risici.

Intern Revisions anbefalinger har været anvendt som inspiration ved udarbejdelse

af handleplaner. Vi vil løbende vurdere implementeringen af SKATs handleplaner.

Rapportens bilag 2 indeholder en beskrivelse af de prioriteringer, der er anvendt

ved klassifikationen af de enkelte observationer. Bilaget indeholder herudover en

beskrivelse af koblingen mellem observationernes prioriteringer og den samlede

overordnede konklusion.

Rapporten har været fremsendt i udkast til den reviderede enhed med henblik på

at sikre, at Intern Revision og den reviderede enhed har en ensartet opfattelse af

de observerede forhold. SKAT har efterfølgende udarbejdet handleplaner.

København, den 3. juni 2016

Kurt Wagner

Revisionschef

Susanne Eskildsen

Manager

Økonomistyring i SKAT

2 af 50

Formål

Formålet med revisionen har været at gennemgå og vurdere økonomistyringspro-

cessen i SKAT. Revisionen har overvejende omfattet SKATs driftsstyring særligt

de understøttende dashboards og KPI’er.

Gennemgangen har primært omfattet 1.

halvår 2015, men vi har tillige gennemgået opsætning af dashboards og

KPI’er

som følge af SKATs versionsændring af dashboards. Versionsændringen er

implementeret med effekt fra august 2015.

Revisionen har i det væsentligste omfattet nedenstående punkter:



Gennemgang af overordnede styringsprincipper for relationen mellem de-

partement og styrelse fra Finansministeriet.

Gennemgang af de generelle økonomiske styringsprincipper i SKAT. Det

skal præciseres, at revisionen primært har omfattet driftsstyringen.

Gennemgang af dashboards med tilhørende KPI’er,

der er nøgleelementer

i driftsstyringen.

Gennemgang af principper for dataregistrering og

–styring

til grundlag for

KPI rapporteringen.

Gennemgang af SKATs generelle økonomiske ledelsesrapportering, her-

under KPI’er, transparens og interne sammenhænge.

Revisionen gennemføres som en del af årsregnskabsrevisionen for 2015

vedrørende Finanslovens paragraf 9.

2. Omfang

Revisionen er gennemført i perioden maj til august 2015 og har omfattet en

gennemgang af følgende områder:



Gennemgang af overordnede styringsprincipper for relationen mellem departe-

ment og styrelse fra Finansministeriet.

Gennemgang af de økonomiske styringsprincipper i SKAT særligt driftsstyring.

Gennemgang af dashboards, herunder

KPI’er.

Gennemgang af principper for dataregistrering og

–validering.

Stikprøvevis substanstest af aggregerede

KPI’er med tilhørende templates.

Overordnet gennemgang af ledelsesrapporteringen for Q1 2015 omfattende

forretningsområderne Indsats, Inddrivelse, Kundeservice, IT, Økonomi samt

HR. Endelig har gennemgangen omfattet den konsoliderede rapport for SKAT.

Derudover har vi har afholdt afklaringsmøde med SKAT i oktober 2015.

Økonomistyring i SKAT

3 af 50

Vi har tillige fulgt op på vores observationer frem til medio november 2015 med

henblik på at sikre observationernes fortsatte aktualitet. Endelig har vi på

foranledning af SKAT været til et afklaringsmøde primo december 2015 med

deltagelse af SKATs ledelse.

Revisionen er udført af Tina D. Jørgensen og Susanne Eskildsen i henhold til

gældende revisionsstandarder, herunder vejledninger fra Finansministeriet og

Moderniseringsstyrelsen.

Revisionen er udført ved interviews, gennemgang af foreliggende materiale samt

analytiske handlinger vedrørende principper for driftsstyring, herunder dashboards

KPI’er.

Ved revisionen har vi interviewet medarbejdere fra Budget og Styring, Business

Intelligence samt controller fra Produktionsstyring I (koordinerende controller for

Økonomi og HR & Stab) og controller fra Produktionsstyring II (controller for

Indsats). Desuden har vi som gennemgående kontaktperson fra SKAT haft et

udbytterigt samarbejde med fungerende kontorchef Michael Svendsen, produk-

tionsstyring II.

3. Konklusion

Det er vores vurdering, at der i væsentligt omfang er behov for ændringer i den

reviderede proces. Jævnfør rapportens formål og omfang har revisionen ikke om-

fattet hele processen for økonomistyring i SKAT, men har primært omfattet SKATs

driftsstyring med understøttende dashboards og

KPI’er.

SKATs årlige driftsbudget

udgør ca. 5 mia. kr.

Konklusionen baserer vi på følgende forhold:



Der findes ca. 250 kildesystemer, som leverer data til datawarehouse.

Kvalitetssikring og styring af data samt dataejerskab er ikke etableret. Der er

som følge heraf forøget risiko for, at datakvaliteten og rapporteringen i SKAT

er fejlbehæftet.

Dashboards har primært til formål at give direktører og underdirektører et over-

blik over den løbende produktion. SKAT er ansvarlig for opkrævning af told,

skatter og afgifter for omtrent 1.000 mia. kr. årligt. På dashboards er der

imidlertid ikke opstillet KPI’er, der understøtter løbende målinger på kritiske

forhold vedrørende indtægtsprocessen.

Hovedparten af de ca. 400 KPI’er i SKAT er reelt nøgletal, der udtrykker forhold

vedrørende forretningsområdernes og afdelingernes operationelle opgaver.

Fastsættelsen

af KPI’er sker

ikke med udgangspunkt i risikoafdækningen

(risikobillede for SKAT).



Økonomistyring i SKAT

4 af 50



De opsatte KPI’er omfatter både eksterne kerneprocesser samt de interne

støtteprocesser i SKAT, men er ikke vægtet. Eksempelvis har de interne

støtteprocesser (input fra koncernservice om oprettede sager og frister for

serviceboksen) lige så stor indflydelse som de eksterne kerneprocesser (kor-

rekthed årsopgørelser fysiske personer og ejendomsvurderinger) i forhold til

finanslovsmålet

”Tilfredshed”.

Processtyring i SKAT centrerer sig om de processer, der kaldes ydelses- og

”end-to-end” processer.

Vi har konstateret, at end-to-end processer (hovedpro-

cesserne) ikke er en integreret del af dashboards for forretningsområderne.



Vi har prioriteret de observerede forhold således:

Revisionsemne

Prioritet 1

Høj risiko for

manglende

målopfyldelse

Prioritet 2

Middel risiko for

manglende

målopfyldelse

Prioritet 3

Lav risiko for

manglende

målopfyldelse

alt

Styringsrelation mellem

departement og styrelse

Økonomiske styrings-

principper i SKAT særligt

driftsstyring

Dashboards med til-

hørende

KPI’er

Dataregistrering og

–

validering

Substanstest af KPI’er

Overordnet ledelses-

rapportering

I alt

Prioriteterne skal ses i forhold til det reviderede område og er nærmere defineret i bilag 2.

Vi har under vores revision efterspurgt mål- og resultatplanen for 2015 mellem

departementet og SKAT, men har ikke fået forelagt denne. Intern Revision har

derudover

konstateret, at ”Resultatlønskontrakt

for SKATs Direktion

2015”

først

er fremlagt den 11. november 2015. Observationen vedrørende den sene ind-

gåelse af resultatlønskontrakter er ikke medtaget i rapporten. Det er imidlertid

vores vurdering, at mål- og resultatplaner samt resultatlønskontrakter omfattende

et kalenderår bør være indgået ved årets begyndelse for at kunne anvendes som

et hensigtsmæssigt styringsredskab.

SKAT har oplyst, at en større omstillingsproces af de interne økonomiske styrings-

principper (styringsmodellen) er påbegyndt, og at der fortsat arbejdes intenst med

den videre udvikling af økonomistyringen. Der er igangsat en række strategiske

aktiviteter:



Evaluering af styringsmodellen

Udførelse af turnusanalyser samt

Udarbejdelse af strategiske målbilleder.

Økonomistyring i SKAT

5 af 50

Afledt af evalueringen af styringsmodellen i efteråret 2015 har SKAT etableret et

styringsprogram, der skal sikre implementering af anbefalingerne fra evalueringen.

SKAT har således på en række af Intern Revisions anbefalinger allerede i gangsat

konkrete aktiviteter. Som omtalt under afsnit 2: Omfang er revisionen gennemført

i perioden maj til august 2015.

SKAT har oplyst, at ovennævnte aktiviteter på en lang række områder vil imøde-

komme anbefalingerne i de enkelte observationer.

Vi har modtaget handleplaner fra det reviderede direktørområde. Det er vores

vurdering, at implementeringen af de udarbejdede handleplaner i overvejende grad

vil medvirke til en reduktion af de vurderede risici.

For en række af observationerne er det Intern Revisions vurdering, at de modtagne

handleplaner ikke i tilstrækkeligt omfang vil medvirke til en reduktion af de vur-

derede risici. Intern Revision har ud for disse observationer angivet supplerende

bemærkninger.

Økonomistyring i SKAT

6 af 50

Bilag 1: Observationer, risici og anbefalinger

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Sammenhæng

mellem risikoafdækning og design af KPI’er

(vedrører revisionsemne 2)

Der er risiko for, at koblingen mellem

risikodækning og design af de enkelte

KPI’er ikke er en integreret proces.

Der er risiko for, at der ikke er det for-

nødne kendskab til risk management i

SKAT, idet risikostyring ikke er indar-

bejdet som en del af styringsdokumen-

tet for SKAT(styringshåndbogen).

Vi anbefaler, at der etableres en tæt sammen-

hæng mellem risikoafdækning og design af de

enkelte KPI’er.

I forbindelse med identifikation af

de strategiske risici bør der foretages en skøns-

mæssig økonomisk kvantificering af de enkelte

strategiske risici (konsekvens) samt sandsynlig-

heden for risikoen.

Desuden anbefaler vi, at centrale dokumenter

vedrørende SKATs Risk Management indarbej-

des som en del af styringshåndbogen.

12.1

Vi har anvendt

dokumentet ”Risikostyring i

2015

SKAT”, der er udarbejdet i februar 2015.

Prio.

I dokumentet er blandt andet præciseret:



Ansvaret for både

risikostyringen og risiko-



ledelsen

Værktøjer,

som er til rådighed for at støtte

arbejdet.

Risici identificeres i forretningsområderne, og de

afrapporteres i forbindelse med måneds- og

kvartalsopfølgningen.

I SKAT har processen for opsætning af KPI’er

på dashboard overvejende bestået af en bottum

up tilgang. Vi har konstateret, at hovedparten af

de præsenterede KPI’er

på dashboard reelt er

nøgletal, der udtrykker forhold vedrørende den

enkelte afdelings operationelle opgaver.

Vi har tillige gennemgået SKATs styringshånd-

bog. Vi har konstateret, at ansvaret for både

risikostyringen og risikoledelsen, som beskrevet

i risikostyringsdokumentet, ikke er en integreret

del af styringshåndbogen.

Økonomistyring i SKAT

7 af 50

Nr.

Observationer

SKATs supplerende kommentarer fremsat på

møde den 9. december 2015:

SKAT har meddelt Intern Revision, at Deloitte i

august 2015 har igangsat en evaluering af risiko-

styringsmodellen. SKAT imødeser udfaldet af

Deloittes evaluering, før der tages initiativ til

yderligere aktiviteter.

Risici

Anbefalinger

Handleplan, Styringsprogrammet, Finn Danielsen

Løsningskataloget fra Evaluering af styringsmodellen, initiativ A9, samt udvikling af risikostyring i SKAT, B7

Der foreligger på nuværende tidspunkt et udkast til en risikostyringspolitik, der skal danne grundlag for den fremadrettede risikostyring i

SKAT. Løsningsforslaget B7 forventes implementeret i løbet af 2016 og 2017 (i andet kvartal 2017). Implementeringsplanen indeholder

følgende hovedpunkter:



SKAT udpeger en fuldtids risikopartner

Risikostyring starter som pilot i et forretningsområde

Nyt afsnit om risikostyring indarbejdes i styringshåndbogen

Den udarbejdede plan forventes fuldt ud implementeret ca. 12 måneder efter start

–

og forventes af have fuld effekt ca. 18 måneder efter

start.

Opstarten er sket 1. april.

Frist: 31.12.2016

SKAT vil desuden i sit arbejde med at udvikle KPI’er tage risikoafdækning med i sine overvejelser.

Økonomistyring i SKAT

8 af 50

Sammenhæng

mellem Finanslovsmål og KPI’er

(vedrører revisionsemne 2)

Manglende sammenhæng mellem fi-

nanslovsmålene og KPI’er indebærer

risiko for, at KPI’er ikke kan anvendes

som pejlemærker i forhold til de over-

ordnede mål på Finansloven.

Vi anbefaler, at der foretages en vurdering og

vægtning af de enkelte KPI’ers betydning for

fremdriften på finanslovsmålene (vurdering af

kerne- og støtteprocesser).

12.2

På Finansloven for finansåret 2015 er be-

2015

skrevet, at SKAT har 4 overordnede mål:

Prio.

Fastholde skattegabet

Nedbringe restancerne

Øge kundetilfredsheden

Mindske ressourceanvendelsen

I SKAT er der opstillet omtrent 400 KPI’er på

dashboards, der funktionsmæssigt er sat op til

at pege på / understøtte finanslovsmålene.

Ved ”mapningen” mellem KPI’er og Finans-

lovsmål på de enkelte dashboard foretages

der ingen vurdering

af, hvorvidt de 400 KPI’er

har lige stor indflydelse på udviklingen på Fi-

nanslovsmålene.

I mapningen indgår både de eksterne kunde-

processer samt de interne støtteprocesser.

Eksempelvis for så vidt angår finanslovsmålet

”Tilfredshed”,

hvor både

interne støttepro-

cesser i SKAT

(input fra Koncernservice om

oprettede sager og frister for serviceboksen)

har lige indflydelse som

eksterne kernepro-

cesser

(korrekthed årsopgørelser fysiske per-

soner og ejendomsvurderinger).

Økonomistyring i SKAT

9 af 50

SKATs supplerende kommentarer fremsat på

møde den 9. december 2015:

SKAT har meddelt Intern Revision, at der

løbende foretages en vurdering af de enkelte

KPI’ers betydning for fremdriften på finanslovs-

målene i tæt samarbejde med den enkelte for-

retningsenhed eller afdeling. Udfaldet heraf kan

eksempelvis afstedkomme, at dashboard for

den enkelte afdeling ændres markant i lighed

med afdelingen HR.

SKAT har supplerende meddelt, at de ikke

ønsker at foretage en vægtning af de enkelte

KPI’ers betydning for fremdriften på

finanslovs-

målene. Det er SKATs vurdering, at vægtninger

KPI’erne

af interne støtte- og eksterne kerne-

processer afstedkommer, at KPI opsætningen

på dashboards bliver for kompleks.

Intern Revisions kommentarer:

Det er fortsat Intern Revisions anbefaling, at der

bør foretages en vurdering og vægtning af de

enkelte KPI’ers betydning for fremdriften på

finanslovsmålene (vurdering af kerne- og støtte-

processer). Formålet er at sikre, at der er en

stærkere sammenhæng mellem de væsentligste

KPI’er

og finanslovsmålene. Dette vil tillige redu-

cere antallet

af KPI’er og fokusere samt forenkle

styringsprocessen.

Økonomistyring i SKAT

10 af 50

Handleplan Center for Økonomistyring og Finanslov, Jens Madsen

I dag er der en markering på de enkelte KPI’er i dashboardet af hvilket finanslovsmål,

de spiller op mod. Det er korrekt, at der for de interne

støttefunktioner er behov for en gennemgang af markeringen af finanslovsmålet.

SKAT vil desuden

i sit arbejde med at udvikle KPI’er have vurdering af de enkelte KPI’ers betydning for fremdriften på finanslovsmålene med

sine overvejelser.

Intern Revisions supplerende bemærkning til handlingsplanen:

Vi har konstateret, at SKAT anerkender, at der for de interne støttefunktioner er behov for en gennemgang af markeringen af finanslovsmålet.

Det må forstås således, at SKAT vil vurdere, hvilken indflydelse KPI’erne har på finanslovsmålene.

Vi tillægger det således stor værdi, at SKAT vil vurdere de

enkelte KPI’ers betydning i forhold til finanslovsmålene.

SKAT har ikke angivet en tidsfrist. Af hensyn til den videre opfølgning i den fælles Revisionsdatabase har vi angivet en tidsfrist for opfølgning

pr. 31.12.2016.

Frist: 31.12.2016

Økonomistyring i SKAT

11 af 50

Etablering

af KPI’er på indtægtssiden (hjemtagelse af provenu) via dashboards

(vedrører revisionsemne 2)

Vi anbefaler, at SKATs Direktion på det tilhørende

dashboard for SKAT

opstiller KPI’er, der relaterer

sig til indtægtsdannelsen (hjemtagelse af prove-

nu). Det kan eksempelvis være KPI’er, der illu-

strerer:



Realiserede indtægter opgjort på hovedposter

sammenholdt med forskudsopgørelserne.

Debitorerne aldersfordeling og udviklingen i

debitorerne.

12.3

SKAT er ansvarlig for opkrævning af told, skat-

Manglende etablering af KPI’er på ind-

2015

ter og afgifter og den tilhørende sagsbehandling tægtssiden på dashboards giver for-

i forhold til borgere og virksomheder. Der op-

Prio.

kræves årligt for omtrent 1000 mia. kr.

øget risiko for, at:



Formålet med dashboards er på en let og

overskuelig måde, at give direktører og under-

direktører overblik over deres løbende pro-

duktion. På dashboard for SKATs øverste

ledelse er der opstillet

8 KPI’er:



Ressourceforbrug (forbrugte lønomk.)

Forståelighed

Frister

Korrekthed

Budgetoverholdelse (i forhold til drifts-

budgettet)

Fremdrift, projekter

Omkostninger indbetalt

1000

kr.

Omkostninger inddrevet

1000

kr.



Der ikke er ledelsesmæssig be-

vågenhed på, om de forudsatte

indtægter hjemtages.

Der ikke iværksættes analytiske

handlinger rettidigt.

Vi anbefaler samtidig, at der, i de underliggende

linjeansvarliges direktører (forretningsområdeni-

veau) og afdelinger med et indtægtsansvar, bliver

indarbejdet KPI’er,

der understøtter indtægtsdan-

nelsen.

På dashboards er der imidlertid ikke opstillet

KPI’er, der understøtter løbende målinger på

kritiske forhold vedrørende indtægtsprocessen,

der udgør omtrent 1000 mia. kr. årligt, og som

er væsentlige dele i SKATs kerneproduktion.

Økonomistyring i SKAT

12 af 50

SKATs supplerende kommentarer fremsat på

møde den 9. december 2015:

SKAT har meddelt Intern Revision, at der er

igangsat en omfattende evaluering af SKATs

styringsmodel, der udføres af Deloitte. Evalu-

eringen omfatter også en overordnet gennem-

gang af de strategiske KPI’er. SKAT imødeser

udfaldet af evalueringen, før der tages initiativ

til andre aktiviteter.

SKAT er enige med Intern Revision, at der pt.

ikke er opsat KPI’er, der understøtter løbende

målinger af kritiske forhold vedrørende indtægts-

processen.

Handleplan, Styringsprogrammet, Finn Danielsen

Evaluering af styringsmodellen, initiativ B5. Løsningsforslaget er opdelt i flere faser, hvor den første fase er at implementere en

opfølgningsmodel i 2016 samt definere nøgletal, som kan anvendes som KPI’er.

Frist: 31.12.2016.

Økonomistyring i SKAT

13 af 50

End-to-end processtyring via dashboards (vedrører revisionsemne 2)

Manglende end-to-end processtyring

medfører risiko for, at der ikke er til-

strækkelig fokus på effektivitet, kvalitet

og kundeorientering. Desuden er der

risiko for, at væsentlige styringspro-

cesser

ikke er understøttet med KPI’er.

Afledt er der risiko for suboptimering,

idet der via dashboards ikke er indbyg-

get struktur eller incitamenter for at

styre efter hovedprocesser (end-to-end

processtyring)

Vi anbefaler, at SKAT opstiller KPI’er, der under-

støtter kerneleverancerne for de enkelte delpro-

cesser

(KPI’er for den samlede processtyring).

12.4

I SKAT har processen for opsætning af KPI’er

2015

på dashboards overvejende bestået af en bot-

tum up tilgang. Mange af de præsenterede

Prio.

KPI’er på

dashboards er reelt nøgletal, der ud-

trykker forhold vedrørende den enkelte afde-

lings operationelle opgaver.

Vi har konstateret, at der ultimo 1. halvår 2015

er indarbejdet et afsnit i styringshåndbogen om

processtyring (kapitel 7). I dette er omtalt, at

processtyring har til formål at designe, imple-

mentere, evaluere og forbedre processerne og

dermed organisationens performance.

Processtyring i SKAT centrerer sig om de pro-

cesser, der kaldes ydelses-

og ”end-to-end

processer”. En ydelsesproces

er en kæde af

aktiviteter, der fører frem til en ydelse. End-to-

end processer omfatter typisk flere ydelses-

processer.

Vi har konstateret, at processtyring i SKAT

ikke er en integreret del af KPI’er på dash-

board i forhold til opstilling af end-to-end pro-

cesansvar.

SKAT har meddelt Intern Revision, at der som

led i projektet God ProcesStyring (GPS) ar-

bejdes med beskrivelser af de tværgående pro-

cesser (end-to-end processtyring). Det er pt.

Økonomistyring i SKAT

14 af 50

ikke afklaret, hvorledes og hvorvidt opfølgning

samt styring af de tværgående processer

skal indarbejdes i dashboards. Der afventes udfaldet af det idere

arbejde i projektet God ProcesStyring (GPS).

Handleplan

–

Center for Implementeringsstøtte, Majken Elbrandt & Controlling

–

Indsats & Inddrivelse, Michael K. Svendsen

Opstilling af KPI’er for de tværgående processer er en kompleks opgave, da det blandt omfatter at aggregere KPI’er for de enkelte

processer

på tværs af forretningsområder.

SKAT vil i sit arbejde med at udvikle KPI’er have behovet for at opstille KPI’er, der understøtter

kerneleverancerne for de enkelte delprocesser

med i sine overvejelser.

Intern Revisions supplerende bemærkning til handlingsplanen:

Forudsætningen for

at kunne opstille KPI’er, der understøtter end-to-end

processtyring, er et deltaljeret kendskab til virksomhedens kerne-

og støtteprocesser. På baggrund af handlingsplanen er det ikke gennemsigtigt, hvorvidt løsningsforslaget også vil omfatte opstilling af

KPI’er,

der relaterer sig til end-to-end processtyring via dashboards. (Vi har dog bemærket, at SKAT andetsteds i handleplanerne har beskrevet, at

der er igangsat et initiativ C06, der omfatter screening for

manglende tværgående KPI’er.

Initiativ C06 er beskrevet i SKATs handlingsplan ¨

under observation nummer 6).

SKAT har ikke angivet en tidsfrist. Af hensyn til den videre opfølgning i den fælles Revisionsdatabase har vi angivet en tidsfrist for opfølgning

pr. 31.12.2016.

(Tidsfristen er således i overensstemmelse med initiativ C06, der er beskrevet under observation nummer 6).

Frist: 31.12.2016

Økonomistyring i SKAT

15 af 50

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Aktivitetsbaseret budgettering (vedrører revisionsemne 2)

Der er risiko for, at manglende aktivi-

tetsbaseret budgettering medfører util-

strækkeligt fokus på omkostningerne

for at producere ydelserne samt afledt

forbedringspotentialet for besparelser.

Vi anbefaler, at SKAT fortsætter det igangsatte

arbejde med aktivitetsbaseret budgetlægning på

afdelingsniveau.

12.5

Fordelingen af driftsrammen sker ud på forret-

2015

ningsområder og afdelinger med udgangs-

punkt i tidligere års faktiske forbrug korrigeret

Prio.

for effektiviseringer, besparelser og nye tiltag.

Der tildeles rammer for løn og øvrig drift, her-

under renter, afskrivninger og låneramme.

Derudover fastsættes rammer for forandrings-

projekter. Rammerne skal fordeles ud på ydel-

ser. På løndelen forventes det at ske fra januar

2015.

Rammerne tager således udgangspunkt

i ram-

mebevillinger og ikke afsæt i de mængder,

som afdelingen forventes at producere.

Vi har fået oplyst, at der i SKAT er udvalgt tre

afdelinger under forretningsområdet Kundeser-

vice, hvor der er påbegyndt arbejdet med akti-

vitetsbaseret budgettering.

Vi har desuden fået oplyst, at SKAT er i gang

med at beskrive og udvikle de enkelte afde-

lingers KPI’er, der vedrører opgørelsen af en-

hedsomkostninger.

Økonomistyring i SKAT

16 af 50

Nr.

Observationer

SKATs supplerende kommentarer fremsat på

møde den 9. december 2015:

SKAT har meddelt Intern Revision, at der er

behov for at foretage en overordnet prioritering

af de mange initiativer, der er foreslået af

Deloitte, Rigsrevisionen og Intern Revision med

henblik på at vurdere, hvorvidt der arbejdes

videre med Aktivitetsbaseret Budgettering.

Risici

Anbefalinger

Handleplan, Styringsprogrammet, Finn Danielsen & Controlling

–

Indsats & Inddrivelse, Michael K. Svendsen

Styringsprogrammet indeholder en række initiativer, som understøtter det videre arbejde med aktivitetsbaseret budgettering. Initiativerne

arbejder i flere spor, herunder rammevilkår, værktøjer og adfærd. Initiativerne udvikles i styringsprogrammet og forankres i

controllerkontorerne.

Rammevilkår

A02

–

Controllerroller

Initiativet skal sikre et klart billede af controllerens rolle, herunder forventninger til kompetencer inden for aktivitetsbaseret budgettering.

Initiativet er gennemført.

Værktøjer

B01

–

Budgetværktøj

Initiativet skal levere et budgetsystem, som kan understøtte de krav og forventninger, der er i forhold til proces, datakvalitet, proceseffektivitet

mv. Initiativet er planlagt gennemført og forankret i 3. kvartal 2016.

C13

–

Fælles niveauer for ramme-/budgetforudsætninger

Initiativet skal bidrage til en standardisering af budgetlægningen for at sikre en ensartet praksis. Initiativet forventes at køre sammen med B01.

Adfærd

Økonomistyring i SKAT

17 af 50

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

C04

–

Monitorering af controlleres kompetencer

Initiativet skal bidrage til, at controllerne har de nødvendige kompetencer til at udfylde rollen samt imødekomme de behov, som forretningen

har til controllerfunktionen, herunder tilgange og brugen af aktivitetsbaseret budgettering. Initiativet forventes at være gennemført og forankret

senest i 1. kvartal 2017.

C10

–

Opfølgning på styringsforståelse hos direktører mv.

Initiativet skal bidrage til en bedre sammenhæng mellem de værktøjer, som stilles til rådighed, og forretningens anvendelse af aktivitetsbaseret

budgettering. Initiativet forventes at være gennemført og forankret senest i 1. kvartal 2017.

D03

–

Pilotprojekt for brug af aktivitetsbudgetter

Initiativet skal understøtte den videre udrulning af aktivitetsbudgetter i forretningen ved at vise de styringsmæssige fordele ved at arbejde med

aktivitetsbudgetter. Initiativet er ikke planlagt endnu, men der er planlagt opstart på modningsfasen i januar 2017

Intern Revisions supplerende bemærkning til handlingsplanen:

SKAT har ikke angivet én samlet tidsfrist for opfølgning på handlingsplanen. Af hensyn til den videre opfølgning i den fælles Revisionsdata-

base har vi angivet en tidsfrist for opfølgning

pr. 31.03.2017,

således at der er overensstemmelse mellem tidsfrist og opfølgning på aktivitet-

erne C04 og C10.

Frist: 31.03.2017

Økonomistyring i SKAT

18 af 50

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Proces for etablering af KPI’er (vedrører revisionsemne 3)

Den manglende individuelle vægtning

af KPI’erne medfører

risiko for, at

SKATs overordnede strategi ikke

understøttes i fornødent omfang.

KPI’erne

kan ikke bruges som forud-

sat, idet der for nogle af de præsente-

rede KPI’er

ikke er opstillet resultat-

krav. Sammenholdelse af udviklingen i

KPI’er og resultatkrav skal således ind-

hentes via andre platforme, hvorved

betydningen af dashboard som dyna-

misk ledelsesrapport marginaliseres.

Vi anbefaler, at SKAT foretager en overordnet

gennemgang af den samlede KPI portefølje. For-

målet er at vurdere, hvorvidt der findes KPI’er,

som ikke har betydning for opfyldelse af SKATs

overordnede strategi.

Desuden anbefaler vi, at der til de enkelte KPI’er

på dashboards er fastsat såvel resultatmål som

realiserede værdier. Alternativt kan vælges, at

KPI’er uden fastsat resultatmål ikke er et nøgletal

på dashboard.

13.1

Ifølge styringshåndbogen for SKAT skal dash-

2015

boards bruges som en dynamisk ledelsesrap-

port, der giver indsigt i:

Prio.



Enhedens faktiske forbrug

Enhedsomkostninger og

KPI værdier.

I SKAT er der omtrent 400 KPI’er, der i ud-

gangspunktet er opsat på baggrund af work-

shops i de enkelte afdelinger startende nede-

fra og op. Vi har konstateret, at der er en stor

spændvidde i definitionen af KPI’er i SKAT af-

hængigt af det organisatoriske tilhørshold.

Mange

af de 400 KPI’er er således reelt nøgle-

tal, der udtrykker forhold vedrørende operati-

onelle opgaver.

Vi har desuden konstateret, at der for nogle af

de opstillede KPI’er ikke er opstillet resultat-

mål, og at den styringsmæssige anvendelig-

hed af KPI’erne dermed er begrænset. SKAT

har oplyst, at det er et bevidst ledelsesmæs-

sigt fravalg. Endelig har vi konstateret, at der

ikke er gennemført en individuel vægtning af

den enkelte KPI i forhold til SKATs overordne-

de strategi.

Økonomistyring i SKAT

19 af 50

SKATs supplerende kommentarer fremsat på

møde den 9. december 2015:

SKAT har meddelt Intern Revision, at der

løbende foretages en overordnet gennemgang

og vurdering af den samlede KPI portefølje.

Denne vurdering foretages i tæt samarbejde

med den enkelte forretningsenhed eller afdeling.

SKAT har desuden meddelt Intern Revision, at

det fortsat er et bevidst ledelsesmæssigt fravalg,

at der til flere af KPI’erne ikke er fastsat resultat-

mål, idet KPI’erne afspejler retssikkerheds-

mæssige forhold.

Handleplan Styringsprogrammet, Finn Danielsen & Controlling

–

Indsats & Inddrivelse, Michael K. Svendsen

Styringsprogrammet indeholder initiativer, som understøtter etablering af KPI og fastsættelse af resultatkrav. Initiativerne er ikke designet til at

imødegå anbefalingerne fra Intern Revision, men har til formål at styrke den konkrete brug af KPI’erne i den løbende styring.

Initiativerne

udvikles i styringsprogrammet og forankres i controllingkontorerne.

Formulering af KPI

C05

–

Kortlægning

af problematiske KPI’er

Initiativet skal sikre, at alle KPI’er på afdelingsniveau er dækkende og styringsrelevante. Initiativet forventes gennemført

og forankret i 4.

kvartal 2016.

C06

– Screening for manglende tværgående KPI’er

Initiativet skal sikre,

at der er KPI’er, som understøtter det tværgående fokus i afdelinger og forretningsområder. Initiativet forventes

gennemført og forankret i 4. kvartal i 2016.

Fastsættelse af resultatkrav

C07

–

Indstillinger om rammeændringer og resultatkrav

Økonomistyring i SKAT

20 af 50

Initiativet skal bidrage til, at der er sammenhæng mellem rammer og resultatkrav. Initiativet forventes gennemført og forankret i 3. kvartal 2016.

C08

–

Resultatkrav skal være differentieret

–

hvis relevant

Initiativet skal sikre, at kravene er specifikke i forhold til de perioder, som de vedrører. Initiativet forventes gennemført og forankret i 3. kvartal

2016.

Intern Revisions supplerende bemærkning til handlingsplanen:

SKAT har ikke angivet én samlet tidsfrist for opfølgning på handlingsplanen. Af hensyn til den videre opfølgning i den fælles Revisionsdata-

base har vi angivet en tidsfrist for opfølgning

pr. 31.12.2016,

således at der er overensstemmelse mellem tidsfrist og opfølgning på akti-

viteterne C05 og C06.

Frist: 31.12.2016

Økonomistyring i SKAT

21 af 50

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Ledelsesmæssigt styringsgrundlag/-redskab vedrørende kritiske forhold på dashboards (vedrører revisionsemne 3)

Det manglende ledelsesmæssige sty-

ringsgrundlag/-redskab over kritiske

forhold medfører risiko for, at dash-

boards ikke understøtter den væsent-

lige styring.

Vi anbefaler, at dashboards bør være et ledelses-

mæssigt styringsgrundlag/-redskab i forhold til

præsentationen af kritiske forhold i SKAT.

13.2

Den enkelte afdelings KPI’er bliver visuelt und-

2015

erstøttet på et såkaldt dashboard. På dash-

board for SKATs øverste ledelse er der opstil-

Prio.

let 8 KPI’er.

I funktionaliteterne:



Overordnet KPI Status for: SKAT samt

Alarmer fordelt på målsætninger for: SKAT

er det via en supplerende rulletekst muligt at få

en bruttoliste over henholdsvis røde, gule og

grønne KPI’er.

For den øverste ledelse tilveje-

bringer rulleteksten ingen information om de

kritiske forhold idet:

Rulleteksten er udelukkende i overskrifts-

form og har intet substantielt indhold.

Eksempelvis er der i overskriftsform infor-

mation om 52

røde KPI’er for SKAT for juli

2015.

Den er ikke ”ledelsesmæssigt” tilpasset, så-

ledes at der er en præsentation af de kriti-

ske forhold.

Dette skal ses i sammenhæng

med, at der ikke er opsat en individuel vægt-

ning af de 400 KPI’er i SKAT.

Økonomistyring i SKAT

22 af 50

SKAT har supplerende oplyst, at der i den

skriftlige ledelsesrapportering til Direktionen er

foretaget

en ”ledelsesmæssig” tilpasning, så-

ledes at ledelsesrapporteringen indeholder en

beskrivelse af de kritiske KPI’er. Det er

forret-

ningsområdet Økonomi, der vurderer, hvilke

KPI’er der er kritiske i forhold til SKATs per-

formance, og som derfor indgår i den skriftlige

ledelsesrapportering.

SKATs supplerende kommentarer fremsat på

møde den 9. december 2015:

SKAT har meddelt Intern Revision, at dash-

boards ikke kan stå alene som ledelsesmæs-

sigt styringsgrundlag/-redskab i forhold til præ-

sentation af kritiske forhold i SKAT. Den måned-

lige skriftlige ledelsesrapport understøtter pro-

cessen som ledelsesmæssigt styringsgrundlag.

SKAT har supplerende oplyst, at der i den

skriftlige ledelsesrapportering til Direktionen er

foretaget en ”ledelsesmæssig” tilpasning,

så-

ledes at ledelsesrapporteringen indeholder en

beskrivelse af de kritiske

KPI’er.

Det er forret-

ningsområdet Økonomi, der vurderer, hvilke

KPI’er der er kritiske i forhold til SKATs perfor-

mance, og som derfor indgår i den skriftlige

ledelsesrapportering.

Økonomistyring i SKAT

23 af 50

Handleplan

Dashboardet skal danne udgangspunkt for dialogen mellem underdirektøren og forretningsdirektøren og mellem forretningsdirektøren og

direktøren i SKAT. I dashboardet fremgår, hvilke resultatkrav, der er røde, gule og grønne.

Hver direktør har ansvaret for at påpege kritiske områder i forretningsområdet og handlinger som skal få opgaven på ret spor. På SKAT-niveau

(i direktionen) er det således ikke hensigten, at de alle skal forholde sig til alle de røde KPI’er.

Intern Revisions supplerende bemærkning til handlingsplanen:

Intern Revision skal supplerende bemærke, at nytteværdien af dashboards er afhængig af

SKATs evne til at identificere de KPI’er, som har

den største indflydelse på målopfyldelsen.

SKAT har ikke angivet én samlet tidsfrist for opfølgning på handlingsplanen. Af hensyn til den videre opfølgning i den fælles Revisionsdata-

base har vi angivet en tidsfrist for opfølgning

pr. 31.12.2016.

Desuden har SKAT ikke angivet en ansvarlig organisatorisk enhed. Af hensyn til den fælles opfølgning mellem SKAT og Intern Revision har vi

angivet

direktørområdet Økonomi som ansvarlig enhed.

Frist: 31.12.2016

Økonomistyring i SKAT

24 af 50

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Funktionaliteter og data i præsentationen på dashboards (vedrører revisionsemne 3)

Manglende funktionaliteter og data

medfører risiko for, at dashboard ikke

kan bruges som en dynamisk ledelses-

rapport.

Vi anbefaler, at dashboards udbygges med funk-

tionaliteter, således at det kan anvendes som en

dynamisk ledelsesrapport.

Det skal blandt andet være muligt:



At foretage opfølgning på rammeoverholdelse i

forhold til gældende version af rammen

At foretage opfølgning på det faktiske forbrug i

forhold til den godkendte ramme (lønomkost-

ninger samt øvrig drift).

At foretage opfølgning på enhedsomkost-

ninger.

13.3

Ifølge styringshåndbogen skal et dashboard

2015

bruges som en dynamisk ledelsesrapport, der

giver indsigt i:

Prio.

1. Enhedens faktiske forbrug

2. Enhedsomkostninger og

3. KPI værdier.

På de enkelte afdelingers dashboards er der

blandt andet KPI’er for budgetoverholdelse

samt ressourceforbrug.

Overholdelse af rammen måles i forhold til det

resultatkrav, der indgås i efteråret i forbindelse

med det kommende års budgetforhandlinger. Vi

har konstateret, at det via dashboard ikke er

muligt at følge op på rammeversioner som følge

af ændringer i rammerne (besparelser etc.).

Desuden har vi konstateret, at dashboard i for-

hold til KPI’en ”Ressourceforbrug”

ikke inde-

holder data og funktionalitet om

ressource-

forbrug i forhold til rammen.

Vi har fået oplyst, at

det er et bevidst ledelsesmæssigt fravalg.

Yderligere har vi konstateret, at arbejdet med

udvikling af KPI’erne ”Enhedsomkostning”

fort-

sat pågår. SKAT har supplerende oplyst, at den

økonomiske opfølgning på de gældende

Økonomistyring i SKAT

25 af 50

økonomiske rammer foretages i den skriftlige

ledelsesrapportering.

SKATs supplerende kommentarer fremsat på

møde den 9. december 2015:

SKAT har meddelt Intern Revision, at dash-

boards ikke kan stå alene som ledelsesmæssigt

styringsgrundlag/-redskab i forhold til præsen-

tation af kritiske forhold i SKAT. Den månedlige

skriftlige ledelsesrapport understøtter processen

som ledelsesmæssigt styringsgrundlag.

Intern Revisions supplerende kommentarer:

Det er Intern Revisions vurdering, at væsentlige

trender og udsving bør være afspejlet på dash-

boards for at kunne anvende dashboards som

en dynamisk ledelsesrapport jævnfør formålet

med dashboards. Dertil kommer, at SKATs må-

nedlige ledelsesrapport i udgangspunktet rap-

porteres medio den efterfølgende måned,

hvilket forøger behovet for den løbende an-

vendelse af dashboards.

Handleplan

Valget af oplysninger i dashboard er truffet på baggrund af en afvejning af antallet af informationer og af overskuelighed.

Oplysningerne vedr. rammeoverholdelse er en del af de skriftlige ledelsesrapporter

–

hvor det ligeledes er muligt at skrive bemærkninger til

overholdelsen. Helt overordnet har det ikke været hensigten, at ledelsesinformationen alene skulle bestå af dashboards.

Økonomistyring i SKAT

26 af 50

Et dashboard bør give hurtig og grafisk adgang til meget overordnet styringsinfo, mens en ledelsesrapport kan indeholde betydelig flere

oplysninger, herunder korrigerende handlinger.

Intern Revisions supplerende bemærkning til handlingsplanen:

Vi har noteret os, at dashboard og ledelsesrapportering skal betragtes som ét samlet hele.

SKAT har ikke angivet en tidsfrist. Af hensyn til den videre opfølgning i den fælles Revisionsdatabase har vi angivet en tidsfrist for opfølgning

pr. 31.12.2016.

Desuden har SKAT ikke angivet en ansvarlig organisatorisk enhed. Af hensyn til den fælles opfølgning mellem SKAT og Intern Revision i

Revisionsdatabasen har vi angivet

direktørområdet Økonomi som ansvarlig enhed.

Frist: 31.12.2016

Økonomistyring i SKAT

27 af 50

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Ejerskab af KPI’er og anvendelse i den operationelle daglige drift (IT)

(vedrører revisionsemne 3)

Der er risiko for, at forretningsområdet

IT ikke tager det styringsmæssige ejer-

skab for de definerede KPI’er, idet for-

retningsområdet (med underliggende

afdelinger) ikke har været involveret og

haft medbestemmelse i processen

med opstilling af KPI’er.

Der er tillige risiko for, at alle relevante

forhold ikke er medtaget i opsætning af

KPI’er for IT, idet forretningsområdet

IT ikke har været involveret.

Vi anbefaler, at det enkelte forretningsområde

(med underliggende afdelinger) er involveret i

processen med opstilling af KPI’er for at sikre

medejerskab.

13.4

Vi har fået oplyst, at processen for opstilling af

2015

KPI’er i den enkelte afdeling i SKAT har været

faciliteret af Deloitte i workshops med repræ-

Prio.

sentanter for ledelse og medarbejdere fra den

enkelte afdeling. Vi har supplerende fået op-

lyst, at denne tilgang er valgt for at sikre invol-

vering og medbestemmelse i den enkelte afde-

ling i SKAT.

Vi har desuden fået oplyst, at

KPI’erne for for-

retningsområdet IT

er defineret af departe-

mentet uden involvering af forretningsområdet

IT i SKAT. Flere af KPI’erne omfattende forret-

ningsområdet IT samt underliggende afde-

linger (Udvikling og Drift) er fortsat under vid-

ereudvikling.

SKAT har efterfølgende oplyst, at der pågår i

IT et arbejde, som understøttes af afdelingen

Økonomi og Virksomhedsstyring, med at til-

passe

KPI’erne, så de afspejler styringsbe-

hovet i IT. Arbejdet er afhængigt af og afven-

ter, at der sker en udarbejdelse-/opbygning af

nye universer i DW (Remedy sagsstyring samt

tilgængelighed på IT-systemer). Intern Revisi-

ons anbefaling er således allerede ved at blive

implementeret.

Økonomistyring i SKAT

28 af 50

SKATs supplerende kommentarer fremsat på

møde den 9. december 2015:

SKAT orienterede Intern Revision om de for-

skelligartede aktiviteter, der havde været i gang-

sat i Forretningsområdet Økonomi i forbindelse

med opsætning af dashboards.

Intern Revision fastholdt, at observationen fort-

sat udelukkende har relevans for forretnings-

området IT.

Handleplan– IT Jura og Leverandørstyring, Lone Munch Thorsen

SKAT er enig i anbefalingen.

SKAT er allerede i gang med initiativer, som håndterer anbefalingen.

Intern Revisions supplerende bemærkning til handlingsplanen:

Intern Revision har bemærket, at SKAT er enig i anbefalingen, og at SKAT har påbegyndt initiativer, der skal imødekomme anbefalingen.

SKAT har ikke angivet én samlet tidsfrist for opfølgning på handlingsplanen. Af hensyn til den videre opfølgning i den fælles Revisionsdata-

base har vi angivet en tidsfrist for opfølgning

pr. 31.12.2016.

Frist: 31.12.2016

Økonomistyring i SKAT

29 af 50

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Entydig ansvarsplacering for dataejerskab (vedrører revisionsemne 4)

Manglende entydig ansvarsplacering

for dataejerskab medfører, at rapporte-

ringen kan være fejlbehæftet, idet der

ikke udføres systematiske kontroller af

validitet af data.

Vi anbefaler, at der udarbejdes en opgave- og

ansvarsplacering for dataejerskab. Opgave- og

ansvarsplaceringen bør indeholde en model for,

hvordan SKAT overvåger og løbende måler på

datakvalitet.

14.1

I styringshåndbogen er beskrevet, at - for at

2015

styringsmodellen kan have maksimal effekt -

kræves der blandt andet et løbende fokus på

Prio.

et komplet datagrundlag med høj kvalitet.

Vi har konstateret, at der i SKATs styringsmo-

del ikke findes en beskrivelse vedrørende sty-

ring eller ansvarsplacering af data.

Vi har tilsvarende gennemgået opgave- og

ansvarsfordeling for SKAT og konstateret, at

der ikke findes en beskrivelse af principper for

og styring af dataejerskab.

Vi har således konstateret, at dataejerskabet

ikke er beskrevet, men SKAT har oplyst, at

ansvaret for data er placeret gennem forret-

ningsprocesserne.

SKAT har generelt og supplerende oplyst, at

der som led i projektet God ProcesStyring

(GPS) arbejdes med beskrivelser af det gene-

relle procesejerskab i SKAT, herunder proces-

sen for dataejerskab.

Økonomistyring i SKAT

30 af 50

SKATs supplerende kommentarer fremsat på

møde den 9. december 2015:

SKAT har meddelt Intern Revision, at der er

igangsat en turnusanalyse i SKAT, der blandt

andet omfatter ansvarsplaceringen for data-

ejerskab.

Handleplan

–

Teknologi, Data og Sikkerhed, Rasmus Holm Madsen

Forholdet blev påpeget i Turnusanalysen af BI og Analyse, der blev endelig godkendt i SKAT’s direktion

i maj 2015.

På baggrund af Turnusanalysen blev der indstillet to projekter til direktionen, ”Implementering af måling af datakvalitet” og ”Model for ejerskab

og ansvar for data”, den 16-09-2015.

Ifølge indstillingerne skal projekterne fokusere på de første dataområder og være afsluttet henholdsvis d. 01-02-2017 og d. 01-03-2017.

Derefter vil der kunne arbejdes videre med flere dataområder.

Intern Revisions supplerende bemærkning til handlingsplanen:

SKAT har ikke angivet én samlet tidsfrist for opfølgning på handlingsplanen. Af hensyn til den videre opfølgning i den fælles Revisionsdata-

base har vi angivet en tidsfrist for opfølgning

pr. 31.03.2017,

således at der er overensstemmelse mellem tidsfrist og afslutning på projekterne.

Frist: 31.03.2017

Økonomistyring i SKAT

31 af 50

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Konsolidering af KPI på dashboard på SKATs øverste ledelsesniveau (vedrører revisionsemne 5)

Ufuldstændig konsolidering af KPI’en

indebærer risiko for, at der ikke er den

fornødne ledelsesmæssige bevågen-

hed på væsentlige forhold.

Der er risiko for, at det øverste ledel-

sesniveau i SKAT ikke kan udføre de

fornødne ledelsesmæssige handlinger,

idet KPI ”fremdrift projekter” ikke om-

fatter væsentlige forhold (røde foran-

dringsprojekter).

Vi anbefaler, at der er en velbeskrevet sammen-

hæng mellem definitionen af KPI’en, og de forhold

som KPI’en er opsat til at illustrere på dashboard.

Vi anbefaler desuden, at definitionen og opsæt-

ningen af KPI’er medtager de strategiske foran-

dringsprojekter, der er problematiske (røde foran-

dringsprojekter).

15.1

Vi har foretaget en kvalitativ gennemgang af

2015

udvalgte KPI’er,

eksempelvis

KPI’en ”Frem-

drift, projekter”.

På dashboard for

SKAT er

Prio.

KPI’en defineret som ”Andelen

af igangvær-

ende forandringsprojekter hvor projektstatus er

grøn eller gul”. Vi kan konstatere, at måling-

erne på KPI ”fremdrift projekter” for SKAT er

eksklusive forandringsprojekter, hvor projekt-

status er rød.

Vi har samtidig konstateret, at der er indbygget

interne forståelsesmæssige sammenhænge i

forhold til de bagvedliggende målemetoder. Ek-

sempelvis for

KPI’en ”Fremdrift

projekter” for

SKAT, hvor fremdrift på KPI’en måles på basis

af resultaterne fra forretningsområdet Økonomi,

mens der ikke indgår målinger fra forretnings-

området IT.

Det er imidlertid ikke muligt, på baggrund af

definitionen

af KPI’en ”fremdrift projekter” for

SKAT, at konkludere, at målinger fra forret-

ningsområdet IT ikke indgår. For den øverste

ledelse i SKAT er det ikke muligt at slutte den

konklusion ved præsentationen på dashboard.

SKAT har efterfølgende

oplyst, at KPI’en

”fremdrift på projekter” ikke følger den ”nor-

male” aggregering.

Økonomistyring i SKAT

32 af 50

Intern Revision kan fortsat konstatere, at der

på dashboards ikke er transparens i forbind-

else med konsolidering af KPI’en ”Fremdrift,

projekter” fra forretningsområdeniveau til direk-

tionsniveau.

I kvartalsrapporteringen for SKAT for 1. kvartal

2015 er den strategiske forretningsrisiko

”Manglende

fremdrift i UCC-projektet”

katego-

riseret rød (stor sandsynlighed og meget alvor-

lig konsekvens). Det er bemærkelsesværdigt,

at KPI’en ”fremdrift projekter” på dashboard ik-

ke medtager de røde forandringsprojekter,

som forretningen kategoriserer som strate-

giske.

SKATs supplerende kommentarer fremsat på

møde den 9. december 2015:

SKAT har meddelt Intern Revision, at opgørel-

sesmetoden for KPI’en

”fremdrift i projekter”

efterfølgende er blevet ændret med effekt i dash-

board fra den 22. september 2015, således at

KPI’en medtager alle projekter i SKATs for-

andringsportefølje, uanset om der er tale om

IT-udviklingsprojekter og uanset hvilken fase,

projektet befinder sig i.

Intern Revisions kommentarer:

Intern Revision kan efterfølgende konstatere, at

der ikke er fuldstændig transparens mellem

defi-

nitionen

af KPI’en

”fremdrift i projekter” for

SKAT og definitionen af KPI’en

”fremdrift i pro-

jekter” for Økonomi.

Økonomistyring i SKAT

33 af 50

Handleplan

SKAT er opmærksom på, at beskrivelsen af KPI’en i Dashboard ikke er enslydende, men har primært haft fokus på

at sikre, at indholdet er ens

og korrekt.

Som anført er indholdet blevet ændret med virkning den 22. september 2015, hvorved den påpegede risiko ses væsentlig reduceret. SKAT er

enig i, at definitionerne skal være retvisende og dækkende for at opfylde deres formål. Det er dog SKATs opfattelse, at den manglende

ensartethed i beskrivelsen ikke modsvarer den fastsatte prioritering, når det tages højde for, at indholdet i KPI’en er ændret.

SKAT vil sikre, at definitionerne er retvisende og dækkende i forhold til indholdet.

Intern Revisions supplerende bemærkning til handlingsplanen:

SKAT har ikke angivet én samlet tidsfrist for opfølgning på handlingsplanen. Af hensyn til den videre opfølgning i den fælles Revisionsdata-

base har vi angivet en tidsfrist for opfølgning

pr. 31.12.2016.

Desuden har SKAT ikke angivet en ansvarlig organisatorisk enhed. Af hensyn til den fælles opfølgning mellem SKAT og Intern Revision har vi

angivet

direktørområdet Økonomi som ansvarlig enhed.

Frist: 31.12.2016

Økonomistyring i SKAT

34 af 50

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Konsolidering i KPI ”Fremdrift projekter” for forretningsområder (vedrører revisionsemne 5)

Der er konstateret usikkerhed i konso-

lidering af KPI ”Fremdrift i projekter”.

Det skyldes, at opgørelsen af KPI på

forretningsområde ikke er opgjort ens-

artet mellem forretningsområde og

underliggende afdelinger.

Det er Intern Revisions vurdering, at

forretningsområdets afdelinger således

vanskeligt kan anvende deres KPI som

et styringsgrundlag, idet opsætningen

af et nøgletal ikke inkluderer alle for-

hold. I henhold til styringshåndbogen

er formålet med dashboards på en let

og overskuelig måde at give direktører

og underdirektører i SKAT overblik

over deres løbende produktion.

Vi anbefaler, at der er transparens ved konsolide-

ringen af

KPI’er, således at det klart fremgår,

hvorledes konsolideringen er foretaget.

15.2

Med henblik på at efterprøve principper for

2015

konsolidering af KPI på forretningsområde

niveau har vi udvalgt to tilfældige forretnings-

Prio.

områder og én KPI. Vi har udvalgt forretnings-

områderne Kundeservice samt IT og den tvær-

gående KPI ”Fremdrift i projekter”.

Vi har konstateret, at opgørelsen af KPI mel-

lem forretningsområde og underliggende afde-

linger ikke er ensartet.

For så vidt angår forretningsområdet IT er

KPI’en defineret som ”Andel

af projekter gen-

udbud (IT drift) samt projektgennemførsel (Ud-

vikling og Projekter) som overholder planerne”.

Der er således 2 bidragsydere til udviklingen i

KPI’en:



Afdelingen IT

–

Udvikling



Afdelingen IT

–

Drift

For så vidt angår resultaterne for 2. kvartal 2015

er de oplistet i nedenstående:

Forretningsenhed IT: 86,7

IT- Udvikling:

IT- Drift:

86,4

Økonomistyring i SKAT

35 af 50

Vi har samtidig fået oplyst, at der ikke er ind-

bygget en vægtning i de enkelte KPI nøgletal.

For så vidt angår forretningsområdet Kunde-

service

er KPI’en defineret som ”Andelen

forandringsprojekter med grøn og gul farve i

projektstatus”.

Vi har konstateret, at der er 1 bidragsyder; afde-

lingen Udvikling, til at måle fremdriften på

KPI’en. For afdelingen Udvikling er KPI ”frem-

drift i projekter” defineret som ”Andelen af

forandringsprojekter med grøn og gul farve i

projektstatus”.

Definitionen for KPI’en er således identisk

mel-

lem forretningsområdet og den underliggende

afdeling.

For så vidt angår resultaterne for august måned

2015 er de oplistet i nedenstående:

Forretningsenhed Kundeservice: 78,3

Afdeling Udvikling:

86,7

Vi har ikke mulighed for at efterregne resultatet

for hverken forretningsområdet Kundeservice

eller forretningsområdet IT.

Økonomistyring i SKAT

36 af 50

SKATs supplerende skriftlige kommentarer:

SKAT har efterfølgende oplyst, at på forret-

ningsområdeniveau medtages alle projekter i

det enkelte forretningsområde, uanset om de

indgår i en underliggende KPI (i en af forret-

ningsområdets afdelinger).

Handleplan

SKAT er enig i anbefalingen.

SKAT vil i sit arbejde med at udvikle KPI’er tilstræbe, at der ved konsolidering af KPI’erne er tænkt ind, hvordan KPI’erne vægtes

ved det

næste niveau.

Intern Revisions supplerende bemærkning til handlingsplanen:

Intern Revision skal supplerende bemærke, at forudsætningen for at kunne konsolidere en KPI er, at regelsættet for konsolidering er fastsat

forinden.

SKAT har ikke angivet én samlet tidsfrist for opfølgning på handlingsplanen. Af hensyn til den videre opfølgning i den fælles Revisionsdata-

base har vi angivet en tidsfrist for opfølgning

pr. 31.12.2016.

Desuden har SKAT ikke angivet en ansvarlig organisatorisk enhed. Af hensyn til den fælles opfølgning mellem SKAT og Intern Revision har

vi angivet

direktørområdet Økonomi som ansvarlig enhed.

Frist: 31.12.2016

Økonomistyring i SKAT

37 af 50

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Transparens ved

afrapportering på KPI’er på dashboards

(vedrører revisionsemne 3)

Der er risiko for, at uønskede interne

forskydninger mellem hver af de 6

forretningsenheders evne til at udføre

deres processer ikke bliver afspejlet i

den aggregerede KPI

”Korrekthed”.

På

dashboard fremgår det ikke, hvor stort

stikprøvegrundlaget har udgjort i abso-

lutte tal for SKAT samt de underliggen-

de forretningsenheder.

Manglende transparens ved afrappor-

tering medfører risiko for, at udsagnet

af den aggregerede KPI

”Korrekthed”

ikke kan anvendes.

Vi anbefaler, at SKAT vurderer, hvorvidt det er

hensigtsmæssigt at aggregere nøgletallet

”Kor-

rekthed”.

3.6

Vi har blandt andet udvalgt den aggregerede

2015

KPI ”Korrekthed” til nærmere gennemgang. På

dashboard er KPI’en for SKAT defineret

som

Prio.

”Andel sager med korrekt vejledning eller

sagsbehandling

i SKAT”.

Vi kan konstatere, at fremdriften på den aggre-

gerede KPI ”Korrekthed” for SKAT måles

ved

en kombination af KPI’erne

for interne støtte-

og KPI’erne for eksterne kerneprocesser.

Dis-

se konsolideres for SKAT jævnfør nedenstå-

ende oversigt, der gengiver stikprøve popula-

tionen for maj måned 2015:

Økonomi:

311 sager, heraf 301 korrekt

HR:

99 sager, heraf 98 korrekt

IT:

57 sager, heraf 27 korrekt

Kundeservice:2.472 sager heraf 2.371 korrekt

Indsats:

1.514 sager, heraf 1.460 korrekt

Inddrivelse:

331 sager, heraf 268 korrekt

Total

4.784 sager, heraf 4.525 kor.

Den aggregerede KPI benævnt

”Korrekthed”

er således udtryk for det samlede antal sager,

der er behandlet i SKAT uanset hvilke typer af

sager, der behandles.

Økonomistyring i SKAT

38 af 50

Handleplan

Et dashboard bør give hurtig og grafisk adgang til meget overordnet styringsinfo, mens en ledelsesrapport kan indeholde betydelig flere

oplysninger, herunder korrigerende handlinger.

Det er korrekt, at antallet af interne kontroller, som er gennemført for de enkelte enheder ikke fremgår på dashboardet. På H-drevet har

controlleren dog mulighed for at finde datagrundlaget for de enkelte KPIer, herunder antallet af kontroller i forbindelse med korrekthed.

Det er valgt at vægte alle kontrollerne med 1. Det vil sige, at Kundeservice og Indsats som gennemfører flest kontroller tæller mest i den

overordnede korrektheds-KPI.

SKAT vil desuden i sit arbejde

med at udvikle KPI’er tage aggregeringen af KPI’er

med i sine overvejelser, således

at KPI’erne aggregeres på

den mest hensigtsmæssige måde.

Intern Revisions supplerende bemærkning til handlingsplanen:

Intern Revision skal supplerende bemærke, at forudsætningen for at konsolidere fejl på tværs af de enkelte processer vil være, at de enkelte

fejl har samme betydning og er en følge af én og samme ensartede proces. Dette er ikke tilfældet.

SKAT har ikke angivet én samlet tidsfrist for opfølgning på handlingsplanen. Af hensyn til den videre opfølgning i den fælles Revisionsdata-

base har vi angivet en tidsfrist for opfølgning

pr. 31.12.2016.

Desuden har SKAT ikke angivet en ansvarlig organisatorisk enhed. Af hensyn til den fælles opfølgning mellem SKAT og Intern Revision har vi

angivet

direktørområdet Økonomi som ansvarlig enhed.

Frist: 31.12.2016

Økonomistyring i SKAT

39 af 50

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Controlling af datagrundlag (vedrører revisionsemne 5)

Der er risiko for, at den manglende

controlling af de bagvedliggende data

medfører, at rapporteringen er fejlbe-

hæftet.

Vi anbefaler, at der udarbejdes og implementeres

dokumentation og retningslinjer for, hvordan con-

trolling af afdelingernes inddata skal udføres.

(Vi har fået oplyst, at der ultimo juni måned 2015

foreligger en procesbeskrivelse for datacontrol-

ling. Vi har efterfølgende fået oplyst, at procesbe-

skrivelsen forventes at foreligge ultimo 2015.).

5.3

SKAT har oplyst, at de har ca. 250 kildesy-

2015

stemer, der anvendes som dataflow til data-

warehouse. Vi har konstateret, at BI ledelses-

Prio.

information udfører

tekniske valideringer af

data

i forbindelse med overførsel af data fra

produktionssystemerne (kildesystemerne) til

data-warehouse.

Ifølge dokumentet

”Risikostyring

i SKAT” skal

Økonomi medvirke til at sikre, at data er til rå-

dighed

i den løbende ledelsesinformation samt

løbende overvåge dette og trække essensen

af bevægelser i data ud af ledelsesinformati-

onen. Det er

forretningsområdernes ansvar

sikre, at væsentlige forhold afspejles i ledel-

sesinformationen samt at gennemføre den

interne kvalitetssikring.

Vi har konstateret, at dataregistreringer ikke

altid foreligger fra afdelingerne med henblik på

at beregne KPI’en. Eksempelvis har

vi i for-

bindelse med gennemgang af nøgletallet

”Kor-

rekthed” konstateret, at data ikke er

rettidigt

registreret for den underliggende afdeling;

mindre virksomheder under forretningsom-

rådet Indsats.

Økonomistyring i SKAT

40 af 50

Tilsvarende har vi ved vores gennemgang af

KPI’en ”Korrekthed”

konstateret, at den gen-

nemgåede sagsmængde og antal korrekt be-

handlede sager på IT er identisk for de 5 første

måneder i 2015. Der er i disse måneder ud-

taget 57 sager, hvoraf der har været 27 korrekt

behandlede sager.

SKATs supplerende kommentarer fremsat på

møde den 9. december 2015:

SKAT har meddelt Intern Revision, at for så vidt

angår information om størrelsen af den gennem-

gåede sagsmængde og antal korrekt behandlede

sager, er antallet uændret, indtil der foreligger en

ny måling. Antallet fremskrives således, indtil

der foreligger en ny stikprøve.

Handleplan

Der er i forbindelse med en turnusanalyse af hele Business Intelligence-området lagt op til etablering af en Data Governance-struktur, som

skal håndtere dele af anbefalingen.

Direktionen har derfor igangsat to projekter i 2016, som konkret skal udmønte anbefalingen i turnusanalysen.

Model for ejerskab og ansvar for data

Projektet skal skabe forudsætningerne for det videre arbejde med at øge datakvaliteten i SKAT.

Implementering af måling af datakvalitet

Projektets leverancer skal sikre øget fokus på datakvalitet ved løbende monitorering samt sikre dokumentation af datakvaliteten på en ensartet

måde.

Intern Revisions supplerende bemærkning til handlingsplanen:

Økonomistyring i SKAT

41 af 50

SKAT har ikke angivet én samlet tidsfrist for opfølgning på handlingsplanen. Af hensyn til den videre opfølgning i den fælles Revisionsdata-

base har vi angivet en tidsfrist for opfølgning

pr. 31.03.2017.

Desuden har SKAT ikke angivet en ansvarlig organisatorisk enhed. Af hensyn til den fælles opfølgning mellem SKAT og Intern Revision har vi

angivet

Teknologi, Data og Sikkerhed, Rasmus Holm Madsen som ansvarlig enhed.

(I overensstemmelse med, at Teknologi, Data og

Sikkerhed, Rasmus Holm Madsen er ansvarlig organisatorisk enhed for observation nummer

10).

Frist: 31.03.2017

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

42 af 50

Økonomistyring i SKAT

Opdateret systemdokumentation (templates) for de aggregerede KPI’er

(vedrører revisionsemne 4)

Der er risiko for, at den sammenstyk-

kede systemdokumentation er meget

personafhængig og ressourcekræv-

ende, idet den er baseret på løbende

manuelle registreringer i tilhørende

regneark.

Vi anbefaler, at udarbejdelsen af systemdoku-

mentationen (templates) for de enkelte KPI’er

udføres i IT understøttede procesflows, således at

manuelle registreringer undgås.

Vi anbefaler, at den bagvedliggende systemdoku-

mentation i form af templates for de tværgående

KPI’er opdateres.

4.2

Beskrivelsen af den enkelte KPI foretages i en

2015

template. I templaten er de forretningsmæs-

sige krav til KPI’en beskrevet, ligesom den sy-

Prio.

stemmæssige dokumentation.

Vi har udvalgt en række af de aggregerede

KPI’er for en nærmere gennemgang og kon-

stateret, at templatene for de aggregerede

KPI’er ikke

er opdateret.

Det vedrører eksempelvis

KPI’en ”Forståe-

lighed”

i templaten for SKAT (1900) og for

Kundeservice (3000). Her er definitioner af

anvendte data, under de tekniske specifika-

tioner, ikke opdateret i forhold til de anvendte

datakilder. Vi har fået oplyst, at der i forhold til

den aggregerede

KPI ”Forståelighed”

an-

vendes en midlertidig manuel løsning som

følge af, at der er ved at blive konstrueret et

”univers”.

Derudover er beskrivelsen af kriterierne for,

hvornår en KPI er grøn, gul og rød ikke opda-

teret, men resultatkravene til hver enkel KPI

styres i regneark. Dette regneark opdateres

manuelt. Vi kan således konstatere, at der ikke

foreligger

én samlet

fyldestgørende systemdo-

kumentation for beskrivelsen af de enkelte

KPI’er.

SKAT har efterfølgende oplyst, at vedrørende

Økonomistyring i SKAT

43 af 50

opdatering af template

”Forståelighed” er den

midlertidige manuelle løsning ændret i mellem-

tiden (efter revisionstidspunktet), så der nu

foreligger opdaterede templates.

Hvad angår skabelonen for templates, så inde-

holder den felter til grænseværdier, men disse

felter anvendes fortsat ikke. I stedet for styres

og datafanges oplysninger fortsat i resultat-

kravsarkene.

SKATs supplerende kommentarer fremsat på

møde den 9. december 2015:

SKAT har meddelt Intern Revision, at den bag-

vedliggende systemdokumentation i form af

templates efterfølgende er opdateret.

Handleplan

Der foreligger pt. templates på alle KPIerne, da det er den kravsspecifikation som sendes til TDS i forbindelse med opsætningen. TDS

dokumenterer ligeledes deres udsøgninger heri.

Der er korrekt, at der i en kortere periode ikke var en opdateret template for forståeligheds-KPIen, da KPIen blev understøttet af regneark

midlertidigt, da vi afventede opbygningen af et univers. Der er nu foretaget en ændring af indberetningen af KPIen og der forligger en template

på KPIen.

Grænseværdierne dokumenteres ikke i templaten, men i de ark som anvendes til indlæsning af resultatkravene. Årsagen hertil er,

at KPI’en er

mere blivende imens resultatkrav kan ændres hvert kvartal jf. styringshjulet.

Det er således et bevidst valg tilbage til efteråret 2013, at resultatkrav ikke angives og ajourføres i templaten for KPI’en.

Det er ikke hensigten

at begynde at bruge templates til resultatkravene.

Økonomistyring i SKAT

44 af 50

Derimod er det tænkt ind i forbindelse med evaluering af styringsprojektet at der skal etableres et planlægningsværktøj, hvori resultatkrav kan

anføres og versionsstyres.

Indtil denne løsning etableres vil resultatkrav opført i selvstændige regneark pr. KPI være at foretrække, da det er den eneste måde, hvorpå

resultatkrav kan indlæses i dashboard.

Der bør foretages en systemunderstøttelse, således at resultatkravene kan indrapporteres, versioneres og kontrolleres som et samlet datasæt.

Intern Revisions supplerende bemærkning til handlingsplanen:

Intern Revision har som supplerende bemærkning, at der fortsat er forøget risiko for fejl, når der anvendes manuelt understøttede regneark.

SKAT har anerkendt, at der bør foretages systemunderstøttelse, således at data indrapporteres og kontrolleres som ét samlet datasæt.

SKAT har ikke angivet én samlet tidsfrist for opfølgning på handlingsplanen. Af hensyn til den videre opfølgning i den fælles Revisions-

database har vi angivet en tidsfrist for opfølgning

pr. 31.12.2016.

Desuden har SKAT ikke angivet en ansvarlig organisatorisk enhed. Af hensyn til den fælles opfølgning mellem SKAT og Intern Revision har vi

angivet

direktørområdet Økonomi som ansvarlig enhed.

Frist: 31.12.2016

Økonomistyring i SKAT

45 af 50

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Ressource- og tidskrævende proces for økonomisk ledelsesrapportering (vedrører revisionsemne 6)

Der er risiko for, at ledelsesrapporte-

ringen ikke opnår den fornødne fokus

og gennemslagskraft som følge af det

meget omfattende materiale. Den sto-

re mængde af materiale er en indika-

tion på, at der mangler prioritering af

information til beslutningsforaene.

Vi anbefaler, at den økonomiske rapportering for-

enkles og strømlines, herunder at omfanget af

rapporteringen reduceres.

(Intern Revision er opmærksom på, at SKAT er i

en gennemgribende omstillingsproces i forhold til

tilrettelæggelse og udformning af den fremtidige

økonomistyring).

6.1

Vi har konstateret, at det udarbejdede mate-

2015

riale til rapportering til SKATs underdirektører

efter 1. kvartal 2015 først forelå ultimo maj

Prio.

måned 2015. Vi har fået oplyst, at direktøren

for SKAT medio april måned modtager en sta-

tusoversigt (flash) over de økonomiske KPI’er.

De verbale forklaringer til den bagvedliggende

udvikling er beskrevet i den efterfølgende

meget omfattende økonomiske rapportering.

Vi har desuden konstateret, at rapporteringen

til SKATs underdirektører for 1. kvartal 2015

udgjorde ca. 500 sider bestående af mødema-

teriale på ca. 250 sider samt ca. 250 siders

baggrundsmateriale til kvartalsmøde. Dertil

kommer den økonomiske- og styringsmæs-

sige information, som er tilgængelig via dash-

board.

SKATs supplerende kommentarer fremsat på

møde den 9. december 2015:

SKAT har meddelt Intern Revision, at de er enige

i, at ledelsesrapporteringen er kvantitativt om-

fangsrig, og det er et område, som der arbejdes

målrettet med at forbedre. SKAT har suppleren-

de oplyst, at Intern Revisions udvalgte stikprøve

(ledelsesrapporteringen for Q1 2015) var den

kvantitativt mest omfangsrige.

Økonomistyring i SKAT

46 af 50

Handleplan Styringsprogrammet, Finn DanielsenEvalueringen

af styringsmodellen indeholder initiativer, som håndterer anbefalingen.

A05

–

Tilpasning af standard ledelsesinformation

Initiativet skal sikre, at direktører og underdirektører i SKAT samt departementet modtager den rette ledelsesinformation til brug for den

løbende styring. Initiativet omfatter både den månedlige og kvartalsvise rapportering. Initiativet forventes forankret i 4. kvartal 2016.

C01

–

Ensartning og tilpasning af supplerende ledelsesinformation

Initiativet skal sikre, at den supplerende ledelsesinformation som leveres ud over standardrapporteringen er afstemt med den enkelte

modtagers behov. Initiativet forventes gennemført og forankret i 3. kvartal 2016.

Intern Revisions supplerende bemærkning til handlingsplanen:

SKAT har ikke angivet én samlet tidsfrist for opfølgning på handlingsplanen. Af hensyn til den videre opfølgning i den fælles Revisionsdata-

base har vi angivet en tidsfrist for opfølgning

pr. 31.12.2016,

således at der er overensstemmelse mellem tidsfrist og opfølgning på

aktiviteterne A05 og C01.

Frist: 31.12.2016

Økonomistyring i SKAT

47 af 50

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Afrapportering på aktive KPI’er via dashboards

(vedrører revisionsemne 5)

Manglende afrapportering på aktive

KPI’er på dashboard medfører risiko

for, at den enkelte forretningsenhed

eller afdeling ikke kan anvende dash-

board som redskab.

Manglende afrapportering på delkom-

ponenter i de aggregerede nøgletal

medfører risiko for, at resultatet for

KPI’en

ikke er retvisende. Afledt er der

risiko for ufuldstændigt styringsgrund-

lag.

Vi anbefaler, at der rapporteres på alle aktive

KPI’er,

således at dels dashboards kan anvendes

som redskab for den enkelte forretningsenhed,

dels at de aggregerede nøgletal sammenstilles

fuldstændigt.

5.4

Vi har fra Budget og Styring modtaget en liste

2015

med aktive KPI’er opgjort på forretningsen-

heder. I forbindelse med vores gennemgang af

Prio.

udvalgte KPI’er har vi blandt andet udvalgt den

aggregerede KPI ”Tilfredshed”.

Vi har konstateret, at for så vidt angår KPI’en

”Tilfredshed” rapporteres

denne ikke på forret-

ningsenheden HR og Stab. Tilsvarende er der

for den underlagte afdeling HR en række af

KPI’er, der enten ikke er opsat (eksempelvis

enhedsomkostninger eller procesansvar), eller

ikke rapporteres på (eksempelvis tilfredshed

ansættelse samt tilfredshed HR-partner).

Vi har konstateret ovennævnte udfordringer for

andre forretningsenheder og KPI’er. Eksem-

pelvis for så vidt angår forretningsenhed Ind-

sats, hvor:



KPI’en ”Forståelighed”

ikke er opsat.

KPI’en

”Produktionsstatus”

der ikke rap-

porteres på.

KPI’en

”Klageprocent” samt KPI’en ”Brut-

toreguleringsværdi”,

hvor

der ikke findes

resultatkrav.

Økonomistyring i SKAT

48 af 50

SKAT har efterfølgende oplyst, at det tyder på,

at Intern Revision har modtaget oplysninger

om KPI’er, som er aftalt på plads med

forret-

ningen, men som endnu ikke vises i dash-

boardet.

SKATs supplerende kommentarer fremsat på

møde den 9. december 2015:

SKAT har meddelt Intern Revision, at der

løbende foretages en overordnet gennemgang

og vurdering af den samlede KPI portefølje.

Denne vurdering foretages i tæt samarbejde

med den enkelte forretningsenhed eller afdeling.

Udfaldet heraf kan eksempelvis afstedkomme, at da h-

board for den enkelte afdeling ændres markant i

lighed med afdelingen HR, hvor dashboard pt.

ikke er opsat for 16

af de i alt 20 KPI’er, og

derfor er alle KPI’er ikke aktive.

Handleplan

Det er korrekt, at der er gjort plads til KPI’er i dashboardet som ikke endnu er aktive, men som

er aftalt med forretningen. Dette skyldes et

ønske om at gøre det synligt at KPI’er er aftalt og på sigt skal være en del af den samlede styring. Der er således truffet

et aktivt valg af

metode. SKAT

rapporterer på alle aktive KPI’er. Ikke aktive KPI’er kan

der ikke rapporteres på.

Intern Revisions supplerende bemærkning til handlingsplanen:

Af hensyn til den videre opfølgning i den fælles Revisionsdatabase har vi angivet en tidsfrist for opfølgning

pr. 31.12.2016.

Desuden har SKAT

ikke angivet en ansvarlig organisatorisk enhed. Af hensyn til den fælles opfølgning mellem SKAT og Intern Revision har vi angivet

direktør-

området Økonomi som ansvarlig enhed.

Frist: 31.12.2016

Økonomistyring i SKAT

49 af 50

Bilag 2: Anvendte skala

Konklusionen er udarbejdet med udgangspunkt i nedenstående vejledende skala:

Intet behov for

procesændringer

Intern Revision har ikke observeret svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område.

Prioritet 1:

Prioritet 2:

Behov for proces-

ændringer i mindre

omfang

Ingen observationer

Intern Revision har observeret enkelte svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område.

Prioritet 1:

Prioritet 2:

Ingen observationer

Enkelte observationer

Behov for proces-

ændringer i større

omfang

Intern Revision har observeret flere svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Observationerne er

hovedsageligt omfattet af prioritet 1 og 2 med flest observationer i prioritet 2 og

ingen eller enkelte observationer i prioritet 1.

Prioritet 1:

Prioritet 2:

Enkelte eller ingen observationer.

Flere observationer

Behov for

procesændringer i

væsentligt omfang

Intern Revision har observeret flere svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Observationerne er

hovedsageligt omfattet af prioritet 1 eller 2 med flest observationer i prioritet 1

og enkelte eller ingen observationer i prioritet 2.

Prioritet 1: Flere observationer

Prioritet 2: Enkelte eller ingen observationer

Prioritet skal ses i forhold til det reviderede område og er defineret således:

Prioritet 1: Høj Risiko for manglende målopfyldelse:

Væsentlige svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Svaghederne kan

omfatte manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne kontroller,

manglende regnskabsmæssige faciliteter. Som følge heraf er der en væsentlig øget

risiko for, at processens formål ikke realiseres. Manglende opfyldelse af processens mål

vil have store konsekvenser virksomheden. Der bør snarest muligt iværksættes

foranstaltninger med henblik på at udbedre de observerede svagheder.

Prioritet 2: Middel risiko for manglende målopfyldelse:

Svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Svaghederne kan omfatte

manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne kontroller, manglende

regnskabsmæssige faciliteter. Som følge heraf er der en øget risiko for, at processens

målopfyldelse ikke fuldtud realiseres. Manglende opfyldelse af processens mål vil have

store konsekvenser for virksomheden. Der bør iværksættes foranstaltninger med

henblik på at udbedre den observerede svaghed.

Prioritet 3: Lille risiko for manglende målopfyldelse:

Ingen svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Som følge heraf er der ikke

en øget risiko for, at processens formål ikke realiseres. Den reviderede proces kan dog

designes med henblik på at forbedre eksekveringen af processen. Processen vil dog

være omfattet af den risiko, der, uanset styrken af de interne kontroller, altid vil være

tilstede.

Prioritet 4: Lille risiko for manglende målopfyldelse:

Ingen svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Som følge heraf er der ikke

en øget risiko for, at processens formål ikke realiseres. Processen vil dog være omfattet

af den risiko, der, uanset styrken af de interne kontroller, altid vil være tilstede.

Økonomistyring i SKAT

50 af 50