SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Skatteudvalget 2017-18
SAU Alm.del
Offentligt

21. april 2016

J. nr.

15-3239802

Plannr. 115-190

Intern Revision

Rapport 2015

SKAT

Besvigelser og svig

Modtager

Jesper Rønnow Simonsen

Kopi

Karsten Juncher

Departementet

Rigsrevisionen



Revision

Rådgivning

Rapportering

SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Forord

Intern Revision (IR) har revideret besvigelser og svig i SKAT. Revisionen af

uregelmæssigheder og svig er en integreret del af den samlede revision af virk-

somheden. Revisionen udføres som en del af revisionen af årsregnskabet for

SKAT §9 regnskabet. Der er udarbejdet en særskilt rapport om besvigelser og svig.

Rapporten indeholder en samlet konklusion omfattende det reviderede område. I

konklusionsafsnittet redegør vi for de observationer, som konklusionen i det

væsentligste er baseret på. Konklusionsafsnittet indeholder Intern Revisions

bedømmelse af det reviderede område samt en beskrivelse af grundlaget for

bedømmelsen. Det vil derfor almindeligvis være tilstrækkeligt at læse selve

rapporten. Såfremt der ønskes uddybning og detaljering, henvises der til bilagene.

Rapportens bilag 1 indeholder en systematisk fremstilling af de observationer, som

den udførte revision har givet anledning til. Bilaget indeholder tillige en vurdering

af de tilknyttede risici samt Intern Revisions forslag til anbefalinger, der kan

formindske de vurderede risici. Med udgangspunkt i risikovurderingerne har SKAT

udarbejdet handleplaner med henblik på at formindske de vurderede risici.

Intern Revisions anbefalinger har været anvendt som inspiration ved udarbejdelse

af handleplaner. Vi vil løbende vurdere implementeringen af SKATs handleplaner.

Rapportens bilag 2 indeholder en beskrivelse af de prioriteringer, der er anvendt

ved klassifikationen af de enkelte observationer. Bilaget indeholder herudover en

beskrivelse af koblingen mellem observationernes prioriteringer og den samlede

overordnede konklusion.

Rapporten har været fremsendt i udkast til den reviderede enhed med henblik på

at sikre, at Intern Revision og den reviderede enhed har en ensartet opfattelse af

de observerede forhold. SKAT har efterfølgende udarbejdet handleplaner.

København, den 21. april 2016

Kurt Wagner

Revisionschef

Susanne Eskildsen

Revisor

Revision af besvigelser og svig i SKAT

2 af 12

Formål

Formålet med revisionen er en overordnet gennemgang og forespørgsel om risi-

koen for internt begåede besvigelser og svig i SKAT. Revisionen af uregelmæs-

sigheder og svig er en integreret del af den samlede revision af virksomhedens

årsrapport for 2015. Revisionen udføres som en del af årsregnskabsrevisionen for

§9 regnskabet.

Det primære ansvar for at forebygge og opdage uregelmæssigheder (besvigelser

og svig) er placeret hos virksomhedens ledelse. Ledelsens ansvar og opgaver

fremgår af bekendtgørelse fra Finansministeriet om statens regnskabsvæsen.

Virksomhedens ledelse har ansvaret for løbende at kontrollere om budget- og

regnskabsregler samt andre regelsæt overholdes. Videre skal ledelsen påse, at

interne kontroller og forretningsgange følges.

For at forebygge uregelmæssigheder og svig bør ledelsen af virksomheden for-

mulere en politik og strategi til forebyggelse af uregelmæssigheder og svig. Der-

udover bør virksomhedens ledelse dels vurdere virksomhedens risici for forekomst

af uregelmæssigheder og svig, dels beskytte virksomhedens værdier på en hen-

sigtsmæssig måde ved:



At etablere forretningsgange og interne kontroller, der sigter mod at for-

hindre og afdække uregelmæssigheder og svig

Løbende at sikre, at forretningsgange og interne kontroller fungerer som

forudsat

At etablere procedurer for løbende opfølgning og rapportering

2. Omfang

Revisionen er gennemført i perioden februar

–

medio marts 2016 og har omfattet

en overordnet gennemgang af følgende emner i SKAT:



Forespørgsel hos ledelsen vedrørende risiko for interne besvigelser og svig.

Undersøgelse af, hvorvidt der er udarbejdet et systematisk risikobillede for be-

svigelser og svig.

Undersøgelse af, hvorvidt der er udarbejdet Code Of Conduct eller anden

central dokumentation (politik og strategi).

Undersøgelse af, hvilke generelle kontroller der er etableret med henblik på at

reducere risici for besvigelser og svig.

Undersøgelse af, hvorvidt der er etableret en systematisk proces for rappor-

tering og opfølgning.

Revision af besvigelser og svig i SKAT

3 af 12

Revisionen er udført af Jørn Haagensen og Susanne Eskildsen i henhold til

gældende revisionsstandarder, herunder vejledninger fra Finansministeriet og

Moderniseringsstyrelsen.

Revisionen er overvejende udført ved forespørgsler hos ledelsen og indhentelse

af underliggende dokumentation. I forbindelse med revisionen anvendes neden-

stående model, som opdeler regnskabsprocessen i en række funktionsområder.

Rammevilkår for funktionsområderne

Datafangst

Kvittering

Registrering

Opgørelse

Bogføring

Opkrævning

Betaling

Regnskabsaflæggelse

3. Konklusion

Det er vores vurdering, at der er

behov for mindre ændringer

i den reviderede

proces. Konklusionen baserer vi på følgende forhold:



Ledelsen i SKAT har ikke etableret en formaliseret politik til forebyggelse af

uregelmæssigheder og svig. Intern Revision er opmærksom på, at et væsent-

ligt element i SKATs risikostyring er intern kvalitetssikring. Gennemførelsen af

de interne kvalitetssikringspunkter kan medvirke til at forebygge uregelmæs-

sigheder og svig, men de interne kvalitetssikringspunkter er ikke direkte eta-

bleret som kontrolpunkter, der skal forebygge besvigelser og svig. I dokumen-

tet ”Risikostyring

i SKAT”

fra 2015 er beskrevet,

at den interne kvalitetssikring

bygger på en løbende udvælgelse af kontrolpunkter for ydelser, der vurderes

at have stor risiko for fejl, eller hvor fejl har store konsekvenser for borgere og

virksomheder. Der er ligeledes ikke udarbejdet retningslinjer i forbindelse med

kommunikation af besvigelser og svig eller etableret en systematisk rap-

portering.

Ledelsen i SKAT har ikke etableret en systematisk vurdering af risikoen for

besvigelser og svig i SKATs processer som en del af risikostyringen. Eksem-

pelvis er der ikke etableret den fornødne funktionsadskillelse og interne kon-

troller, der sigter mod at forhindre og afdække uregelmæssigheder og svig.



Revision af besvigelser og svig i SKAT

4 af 12

Det er således via anvendelse af en specifik firmakode i SAP muligt at atte-

stere og frigive beløb, uden at der foreligger dokumentation for udbetalingen.

Der er ikke etableret kompenserende kontroller i form af fastsættelse af væ-

sentlighedsbeløb på kontoen.

Vi har prioriteret de observerede forhold således:

Prioritet 1

Kritisk for

forretningen

Prioritet 2

Væsentlig for

forretningen

Prioritet 3

Mindre betydning

for forretningen

Revisionsemne

Rammevilkår

I alt

Prioriteringerne skal ses i forhold til det reviderede område og er nærmere defineret i bilag 2.

Revision af besvigelser og svig i SKAT

5 af 12

Bilag 1: Observationer, risici og anbefalinger

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Funktionsområde:

Rammevilkår for funktionsområde

Vi anbefaler, at SKAT udarbejder en politik med

beskrivelse af opgave- og ansvarsfordeling i

forbindelse med internt begåede besvigelser og

svig. Vi anbefaler, at SKAT udarbejder retningslinjer

for den interne kommunikation af besvigelser og

svig.

Vi anbefaler desuden, at SKAT overvejer, hvorvidt

der bør etableres en whistleblower funktion der

varetages af 3. part eksempelvis et advokatfirma.

Whistleblower funktionen kan blandt andet anvendes

ved medarbejderes bekymringer om kollegers ad-

færd, vildledning, ændrede registreringer, bortskaf-

felse af dokumentation med videre.

Formaliseret politik til forebyggelse af uregelmæssigheder og svig samt

retningslinjer for kommunikation

Manglende overordnet politik og

manglende retningslinjer for kommuni-

kation indebærer uklare rolle- og an-

svarsfordelinger.

Der er desuden risiko for rygtedan-

nelse, uro, utilfredshed blandt medar-

bejdere med videre i forbindelse med

besvigelsessager, som kan skade be-

rørte afdelinger og medarbejdere i

SKAT.

1.1

Ledelsen i SKAT har ikke etableret en for-

2015

maliseret politik til forebyggelse af uregelmæs-

sigheder og svig.

Prio.

Intern Revision er opmærksom på, at et

væsentligt element i SKATs risikostyring er

intern kvalitetssikring. Gennemførelsen af de

interne kvalitetssikringspunkter kan medvirke

til at forebygge uregelmæssigheder og svig,

men de interne kvalitetssikringspunkter er ikke

direkte etableret som kontrolpunkter, der skal

forebygge besvigelser og svig.

Der er ligeledes ikke udarbejdet retningslinjer

for den interne kommunikation af besvigelser

og svig. SKAT har oplyst, at det skyldes, at

sager vedrørende besvigelser og svig er så

sjældent forekommende, at det ikke er hen-

sigtsmæssigt med en fast procedure.

I SKAT er udarbejdet Code of Coduct

(adfærdskodeks for ansatte i SKAT). Af dette

6 af 12

Nr.

Observationer

fremgår ikke eksplicit, hvorledes medarbejdere

skal forholde sig i tilfælde af internt begåede

besvigelser og svig.

Risici

Anbefalinger

Handleplan fra [Helle Bjørnskov Skytte, Organisation og Personalejura]:

HR udarbejder udkast til en proces for medarbejderes og lederes pligter i tilfælde af, at der konstateres eller opstår mistanke om

besvigelse eller svig begået af kolleger, medarbejdere eller ledere. Processen forventes opbygget på samme måde som den

proces, der gælder for early warning og vil indeholde beskrivelse af hvilke situationer processen gælder for, beskrivelse af

referencelinjer og procedure, herunder retningslinjer for eventuel politianmeldelse, orientering af Departementet, jf.

Justitsministeriets cirkulære af 10. november 1938, Intern Revision og Rigsrevisionen, jf. rigsrevisorlovens § 10.

Udkast til proces kan forelægges for direktionen inden sommerferien.

Ud over den information, der vil fremgå af processen for håndtering af henvendelser om svig, jf. ovenfor, vil der ikke blive

udarbejdet retningslinjer for den interne kommunikation. Det skyldes, at sager om besvigelser og svig er relativt sjældne og at

eventuel kommunikation af hensyn til medarbejdernes retssikkerhed og politiets eventuelle efterforskning nødvendigvis må være

meget situationsbestemt fra sag til sag.

Der vil ikke blive arbejdet på en egentlig whistleblower funktion. Det er SKATs opfattelse, at der ikke er behov for en sådan

funktion, da det må være enhver medarbejders eller leders pligt at rapportere opad i systemet, hvis man får konkret mistanke om

eventuelle uregelmæssigheder. I de tilfælde vil en proces a la early warning processen, som er velkendt for SKATs

medarbejdere, kunne dække behovet. Hvis medarbejdere er utrygge ved at gå til deres leder, kunne det være en mulighed, at de

kan kontakte Borger- og Retssikkerhedschefen. Det løser ikke spørgsmålet om anonymitet, men der kan være ansatte, der finder

det lettere end at gå til deres egen leder. Spørgsmålet skal dog afklares endeligt med Borger- og Retssikkerhedschefen.

Kommentarer fra Intern Revision:

Det er fortsat Intern Revisions anbefaling, at SKAT udarbejder generelle retningslinjer for den interne kommunikation i forbindelse

med besvig-elser og svig. Det forhold, at der kun er enkeltstående tilfælde af besvigelsessager i SKAT, er efter vores vurdering

7 af 12

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

ikke et tilstrækkeligt argument for ikke at udarbejde retningslinjer for intern kommunikation i forbindelse med besvigelsessager.

Alle informationer kan og skal ikke kommu-nikeres i forbindelse med en besvigelsessag, men af hensyn til både medarbejdere,

afdelingen samt SKAT som virksomhed er det vigtigt, at der ikke opstår unødig rygtedannelse eller dårligt omdømme i forbindelse

med besvigelsesager. Dette kan undgås ved at etablere generelle retningslinjer for, hvilke nødvendige informationer, der skal

kommunikeres, når situationen opstår.

Det er fortsat Intern Revisions anbefaling, at SKAT overvejer, hvorvidt der bør etableres en whistleblower funktion, der bliver

administreret af en ekstern part. Vi kan supplerende oplyse, at for de finansielle virksomheder er det et lovgivningsmæssigt krav

at etablere en whistleblower-ordning, hvor ansatte anonymt kan henvende sig, hvis de har mistanke og/eller viden om

overtrædelser af den finansielle regulering. Ønsket er at sikre, at medarbejdere ikke sidder inde med viden, der kan have

væsentlige konsekvenser for virksomheden og det finansielle marked. Den 1. september 2014 er den nye lov om en obligatorisk

whistleblower-ordning for virksomheder i den finansielle sektor trådt i kraft. Vi er be-kendt med, at SKAT ikke er omfattet af loven,

men SKAT har imidlertid en funktion og volumen, der kan sidestilles med de finansielle virksom-heder.

8 af 12

Nr.

Observationer

Funktionsadskillelse og interne kontroller

Risici

Anbefalinger

Funktionsområde:

Rammevilkår for funktionsområde

Vi anbefaler, at SKAT sikrer, at der er de fornødne

konteringsinstrukser på samtlige konti i SKATs

kontoplan.

1.1

Ledelsen i SKAT har ikke etableret en syste-

2015

matisk vurdering af risikoen for besvigelser og

Prio.

svig i SKATs processer som en del af risiko-

styringen. Eksempelvis er der ikke etableret

den fornødne fuktionsadskillelse og interne

kontroller, der sigter mod at forhindre og

afdække uregelmæssigheder og svig. Det er

således via anvendelse af en specifik firma-

kode i SAP muligt at attestere og frigive udbe-

talinger,

uden at der skal foreligge dokumenta-

tion.

Intern Revision har ikke undersøgt, hvorvidt

den manglende funktionsadskillelse og interne

kontroller omfatter

andre konti i SKAT.

I analyse af regnskabsaflæggelse på §9 fra

2015 er omtalt, at der anvendes meget få res-

sourcer særligt på udførelsen af interne kon-

troller (0,2 ÅV). Analysen omfatter 86 årsværk

i økonomiprocesserne i SKAT.

Der er risiko for, at manglende regn-

skabsregler (konteringsinstrukser) sy-

stematisk kan anvendes til internt at

begå besvigelser og svig.

Der er forøget risiko for, at utilstrække-

lige interne kontroller i økonomistyr-

ingsprocessen medfører, at eventuelle

internt begåede besvigelser og svig

ikke opdages.

9 af 12

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Handleplan fra [Christina Liljegren, Regnskab

–

Skatter og Afgifter]:

Efter aftale med SIR er handleplanen omfattet af den handleplan, der udarbejdes i forbindelse med revisionsrapporten vedrørende

processen for manuelle udbetalinger § 38, j. nr. 115-072. I revisionsrapporten vedrørende processen for manuelle udbetalinger §

38 vil det være den/de handleplaner, der er omfattet af observation nummer 1 og 3.

10 af 12

Bilag 2: Anvendt skala

Ved udarbejdelsen af konklusionen er følgende skala anvendt:

Intet behov for

procesændringer

Intern Revision har ikke observeret svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område.

Prioritet 1:

Prioritet 2:

Behov for proces-

ændringer i mindre

omfang

Ingen observationer

Intern Revision har observeret enkelte svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område.

Prioritet 1:

Prioritet 2:

Ingen observationer

Enkelte observationer

Behov for proces-

ændringer i større

omfang

Intern Revision har observeret flere svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Observationerne er

hovedsageligt omfattet af prioritet 1 og 2 med flest observationer i prioritet 2.

Prioritet 1:

Prioritet 2:

Flere observationer

Flest observationer

Behov for

procesændringer i

væsentligt omfang

Intern Revision har observeret flere svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Observationerne er

hovedsageligt omfattet af prioritet 1 eller 2 med flest observationer i prioritet 1.

Prioritet 1: Flest observationer

Prioritet 2: Flere observationer

Det skal bemærkes, at ovenstående beskrivelse, med hensyn til antal observationer pr.

prioritet, er vejledende i forhold til vores samlede vurdering af konklusionen.

Prioritering af de enkelte observationer:

Prioritet 1: Høj Risiko for manglende målopfyldelse:

Væsentlige svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Svaghederne kan

omfatte manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne kontroller,

manglende regnskabsmæssige faciliteter. Som følge heraf er der en væsentlig øget

risiko for, at processens formål ikke realiseres. Manglende opfyldelse af processens

formål vil have store konsekvenser for virksomheden. Der bør snarest muligt

iværksættes foranstaltninger med henblik på at udbedre de observerede svagheder.

Prioritet 2: Middel risiko for manglende målopfyldelse:

Svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Svaghederne kan omfatte

manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne kontroller, manglende

regnskabsmæssige faciliteter. Som følge heraf er der en øget risiko for, at processens

målopfyldelse ikke fuldtud realiseres. Manglende opfyldelse af processens formål vil

have store konsekvenser for virksomheden. Der bør iværksættes foranstaltninger med

henblik på at udbedre den observerede svaghed.

Prioritet 3: Lille risiko for manglende målopfyldelse:

Ingen svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Som følge heraf er der ikke

en øget risiko for, at processens formål ikke realiseres. Den reviderede proces kan dog

designes med henblik på at forbedre eksekveringen af processen. Processen vil dog

være omfattet af den risiko, der, uanset styrken af de interne kontroller, altid vil være til

stede.

11 af 12

Prioritet 4: Lille risiko for manglende målopfyldelse:

Ingen svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Som følge heraf er der ikke

en øget risiko for, at processens formål ikke realiseres. Processen vil dog være omfattet

af den risiko, der, uanset styrken af de interne kontroller, altid vil være til stede.

12 af 12