SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Skatteudvalget 2017-18
SAU Alm.del
Offentligt

21. juni 2016

J. nr. 15-3055154

Plannr. 115-181

Intern Revision

Rapport 2015

Direktørområderne IT og Økonomi

Investeringsprocessen vedrørende it-

projekter

Modtager

Direktøren Jesper Rønnow Simonsen

Kopi

Direktøren Karsten Juncher, IT og Økonomi

Departementet

Rigsrevisionen



Revision

Rådgivning

Rapportering

SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Forord

Intern Revision (IR) har, jævnfør orienteringsbrev af 27. oktober 2015, revideret

investeringsprocessen vedrørende it-projekter. Den udførte revision er en del af

den samlede revision for 2015.

Rapporten har været fremsendt i udkast til den reviderede enhed med henblik på

at sikre, at Intern Revision og den reviderede enhed har en ensartet opfattelse af

de observerede forhold. SKAT har efterfølgende udarbejdet handleplaner.

Rapporten indeholder en samlet konklusion omfattende det reviderede område. I

konklusionsafsnittet redegør vi for de observationer, som konklusionen i det

væsentligste er baseret på. Konklusionsafsnittet indeholder Intern Revisions

bedømmelse af det reviderede område samt en beskrivelse af grundlaget for

bedømmelsen. Det vil derfor almindeligvis være tilstrækkeligt at læse selve

rapporten. Såfremt der ønskes uddybning og detaljering, henvises der til bilagene.

Rapportens bilag 1 indeholder en systematisk fremstilling af de observationer, som

den udførte revision har givet anledning til. Bilaget indeholder tillige en vurdering

af de tilknyttede risici samt Intern Revisions forslag til anbefalinger, der kan

formindske de vurderede risici. Med udgangspunkt i risikovurderingerne har SKAT

udarbejdet handleplaner med henblik på at formindske de vurderede risici. Intern

Revisions anbefalinger har været anvendt som inspiration ved udarbejdelse af

handleplaner. Vi vil løbende vurdere implementeringen af SKATs handleplaner.

Rapportens bilag 2 indeholder en beskrivelse af de prioriteringer, der er anvendt

ved klassifikationen af de enkelte observationer. Bilaget indeholder herudover en

beskrivelse af koblingen mellem observationernes prioriteringer og den samlede

overordnede konklusion.

København, den 21. juni 2016

Kurt Wagner

Revisionschef

Lars Kørvell

Manager

Investeringsprocessen vedrørende it-projekter

2 af 22

1. Formål

Formålet med revisionen er at vurdere, om SKAT har etableret hensigtsmæssige

forretningsgange og interne kontroller for investeringsprocessen omfattende it-

projekter. Revisionen omfatter derudover en vurdering af de overordnede

styringsprincipper for it-investeringsprocessen i SKAT. Som en del af revisionen

har Intern Revision udvalgt to større investeringsprojekter (DIAS og eKapital), hvor

vi har foretaget substanstest samt efterprøvet de etablerede forretningsgange og

interne kontroller.

2. Omfang

Vi har gennemgået processerne for budgettildeling, løbende økonomisk opfølgning

og styring af projekter, registrering på projekter, disponering/ godkendelse samt

leverandørstyring.

I forbindelse med revisionen har vi holdt møde med Controlling og Service, IT-

Udvikling samt Styring og Analyse. Derudover har vi gennemgået materiale for

forretningsgange og interne kontroller.

Som en del af revisionen har vi gennemgået to større investeringsprojekter (DIAS

og eKapital). For de to projekter har vi interviewet projektchef og medarbejdere. Vi

har efterprøvet de etablerede forretningsgange og interne kontroller. Materiale for

budgettildeling, budgetopfølgning og rapportering er blevet gennemgået. Vi har

stikprøvevis sammenholdt regnskabsmæssige registreringer til underliggende

kontraktmateriale. Derudover har vi gennemgået og kontrolleret underliggende

materiale, der danner grundlag for de månedlige og kvartalsvise

regnskabsgodkendelser.

I forbindelse med revisionen har vi gennemgået procedurer, som sikrer korrekt

klassifikation. Vi har efterprøvet, at bogføringen på alle PSP-elementer, der skal

anlægsføres (LF løn og LF faktura) er blevet

overført til regnskabsposten ”anlæg

under opførelse”.

Vi har efterprøvet SKATs opgørelse af anlægsløn og Interne

Produktionsomkostninger (IPO). SKAT rapporterer og registrerer anlægsløn og

IPO på projekter med et samlet budget på over 8 mio. kr. For 2015 har SKAT

bogført anlægsløn og IPO på i alt 5 projekter under udvikling, som har haft et

budget over 8 mio. kr. For alle 5 projekter har vi gennemgået opgørelse over

Investeringsprocessen vedrørende it-projekter

3 af 22

medgåede interne timer til bogføringen i SAP. Det er blevet kontrolleret at

anlægsløn og IPO er bogført under anlæg og SKAT har anvendt de opgjorte

timesatser for 2015.

Derudover har vi foretaget revision af afskrivninger og nedskrivninger for

immaterielle anlægsaktiver. Rapporteringen herfor er fortaget i den afsluttende

revision.

Revisionen er gennemført i perioden november 2015 til februar 2016 og vedrører

finansåret 2015.

I forbindelse med revisionen anvendes nedenstående model, som opdeler

regnskabsprocessen i en række funktionsområder. Vi har i forbindelse med

revisionen vurderet funktionsområderne Rammevilkår for funktionsområderne,

datafangst, registrering, bogføring, betaling og regnskabsaflæggelse.

Rammevilkår for funktionsområderne

Datafangst

Kvittering

Registrering

Opgørelse

Bogføring

Opkrævning

Betaling

Regnskabsaflæggelse

3. Konklusion

Det er vores vurdering, at der

i større omfang er behov

for ændringer i de

reviderede processer. Denne vurdering baserer vi på følgende forhold:



SKAT styrer alene efter senest gældende projektbudget. Manglende fokus på

ankerbudget kan medføre, at incitamentet til at udarbejde retvisende

budgetter samt overholde budgetter bliver reduceret.

Investeringsprocessen vedrørende it-projekter

4 af 22



SKAT sondrer ikke korrekt mellem bevillingsfinansiering og lånefinansiering

for projekter. SKAT har aktiveret et beløb på et projekt som retligt burde have

været driftsført.

Der er ikke sammenhæng mellem de enkelte

styringsredskaber/rapporteringer i SKAT, ligesom der ikke er sammenhæng

mellem tal i regnskabet og ledelsesrapporteringen i SKAT. Der er dermed

risiko for, at informationerne der tilgår ledelsen er fejlbehæftet og styringen af

SKAT bliver uensartet.

SKAT har over for Intern Revision ikke kunne dokumentere, at

udbudsreglerne har været overholdt ved indgåelse af to tillægskontrakter til et

projekt.

SKAT har afregnet faktura med for høj timepris i forhold til indgået kontrakt.

Adgangen til at tidsregistrere på projekter er ikke systemunderstøttet.

Således har alle medarbejdere i SKAT adgang til at tidsregistrere på de

enkelte projekter.

Timesedler bliver ikke godkendt en gang om måneden.

Vi har prioriteret de observerede forhold således:

Revisionsemne

1. Budgetopfølgning og Styring

2. Kontroller

3. Love/regler

4. Faktura

5. Godkendelse

I alt

Prioritet 1

Høj risiko

Prioritet 2

Middel risiko

Prioritet 3/4

Lille risiko

alt

Prioriteterne skal ses i forhold til det reviderede område og er nærmere defineret i bilag 2.

Vi har for 6 af de 8 observationer modtaget handleplaner fra det reviderede

direktørområde. Det er vores vurdering, at implementeringen af de udarbejdede

handleplaner vil medvirke til en reduktion af de vurderede risici. For 2 observationer

(observation 2.1 og 5.1) har SKAT valgt ikke at udarbejde handleplaner. Intern

Revision fastholder de vurderede risici for de 2 observationer. Vi vil derfor

fremadrettet tilrettelægge revisionen på området ud fra denne vurdering.

Investeringsprocessen vedrørende it-projekter

5 af 22

Bilag 1: Observationer, risici og anbefalinger

Nr.

Observationer

Budgetopfølgning og Styring

Risici

Anbefalinger

Funktionsområde: Rammevilkår for

funktionsområderne

1.1 Styringsgrundlag for SKATs opfølgning

2015 på projekter

Prio.

projektbudget. Rapporteringen sker i forhold til

senest gældende aftalegrundlag og

udviklingen i forhold til dette. Såfremt et projekt

følger den fremdrift, der senest er aftalt med

Direktionen, vil fremdriften vurderes som

værende ”grøn”. Dette uanset, at projektet er

forsinket i forhold til den oprindelige

projektplan. På tilsvarende vis vil et projekt,

der følger det risikobillede, der senest er aftalt

med Direktionen være ”grøn” uanset, at

risiciene for projektet er øget i forhold til den

oprindelige projektplan.

Budgetopfølgningen bliver foretaget på

baggrund af senest godkendte projektbudget

og kan således afvige i forhold til det

ankerbudget, der oprindeligt er lagt for

projektet.

Hvis det bliver nødvendigt at udvide den

økonomiske ramme for et projekt skal der

udarbejdes en ny indstilling til

”Change

Board”,

om udvidelse af budgettet. Ændres økonomien

eller forudsætningerne for større projekter skal

SKAT derudover udarbejde et nyt aktstykke,

SKAT styrer alene efter senest gældende

Manglende efterfølgende vurdering af

det oprindelige budget (ankerbudget)

kan medføre, at incitamentet til at

udarbejde retvisende budgetter samt

overholde budgetter bliver reduceret.

Den manglende efterfølgende

vurdering af ankerbudget kan tillige

medføre, at SKAT ikke forsøger at

klarlægge årsager til manglende

opfyldelse af budgetforudsætninger og

derved ikke anvender viden om

bristede budgetforudsætninger ved

udarbejdelse af fremtidige budgetter.

Intern Revision anbefaler, at

projektrapporteringen til SKATs ledelse tillige

indeholder den oprindelige budgetversion.

Vi anbefaler, at SKAT evaluerer samt anvender

viden om bristede budgetforudsætninger ved den

fremadrettede budgettering.

Investeringsprocessen vedrørende it-projekter

6 af 22

Nr.

Observationer

som skal forelægges Finansudvalget til

godkendelse.

SKAT har oplyst, at der er procedurer, hvor

der skal redegøres for ændringer i forhold til

mandatet fra direktionen

–

herunder

budgetændringer.

Risici

Anbefalinger

Handleplan fra Center for Økonomistyring og Finanslov, Jens Madsen

SKAT vil definere, hvilket budgetestimat, der fremadrettet skal figurere som ankerbudget for et projekt

–

herunder hvilke regler, der gør sig

gældende i forhold til en revurdering af ankerbudgettet.

SKAT tilpasser den løbende ProjektStatusRapport så ankerbudgettet fremadrettet fremgår. ProjektStatusRapporten er tilpasset senest d.

31.12.2016– ansvaret herfor er placeret hos René Svendsen.

Frist: 31.12.2016

1.2 Indregning af benefit i Business case

2015

Intern Revision har konstateret, at costbenefit

opgørelsen i Business casen for eKapital ikke

Prio.

er retvisende, idet benefit for projektet ikke er

medtaget i costbenefit opgørelsen. Vi har

således konstateret, at projektet påregnes at

kunne reducere skattegabet. Det skal dog

bemærkes, at denne benefit er henført til ikke

økonomiske gevinster og således ikke

fremstår som en benefit for projektet. I

Digitaliseringsstyrelsens vejledning til statens

business case-model

fremgår: ”Gevinster

opdeles i fire typer. Budgetmæssige,

produktivitetsmæssige, samfundsøkonomiske

og ikke økonomiske gevinster

Intern Revision anbefaler, at SKAT implementerer

en procedure, som sikrer, at SKAT opgør benefit i

Business casen for alle projekter i SKAT.

Investeringsprocessen vedrørende it-projekter

7 af 22

Nr.

Observationer

(kvalitetsløftgevinster). For de tre første typer

gælder, at de skal optræde i Business casen

og er gjort målbare i monetære enheder”.

SKAT har oplyst, at den generelle praksis er,

at SKAT indregner benefit for projekter,

herunder samfundsøkonomiske gevinster. Der

er for det konkrete projekt sket en beklagelige

fejl ved udfyldelse af Business casen, hvor

benefit ved en fejl ikke er blevet medregnet

ved opgørelse af costbenefit.

SKAT har oplyst, at benefit fremgår af de

aktstykker, som er tiltrådt af Finansudvalget.

Benefits indgår således i

beslutningsgrundlaget, selvom de ikke har

været indregnet i Business casen.

Af Digitaliseringsstyrelsens vejledning

”Vejledning til gevinstrealiseringsplan” fremgår,

at Gevinstrealiseringsplanen sammen med

Gevinstdiagrammet og Programplanen er et

centralt ledelsesprodukt for programledelsen,

idet dokumentet sætter rammen for opfølgning

og måling af gevinster, som programmet skal

opnå. Klart definerede gevinster hjælper

programstyregruppe og programbestyrelsen til

at vurdere programmets værdi, og prioritere

dette ift. andre initiativer, som organisationen

ønsker at iværksætte.

Risici

Anbefalinger

Investeringsprocessen vedrørende it-projekter

8 af 22

Nr.

Observationer

Ingen handleplan

Risici

Anbefalinger

SKAT vurderer ikke, at der er behov for handleplan, da samfundsmæssige benefits i forvejen medtages.

Investeringsprocessen vedrørende it-projekter

9 af 22

1.3 Sondring mellem bevillingsfinansiering

2015 og lånefinansiering

Prio.

vedr. uddannelse. Det aktiverede beløb

vedrører betaling til leverandør for ændret

uddannelsesforløb samt midlertidigt

uddannelsesmiljø.

SKAT har oplyst, at fakturabeløbet vedrører

både uddannelse og udvikling. Det er vores

vurdering, at uddannelse ikke indgår som en

del af udviklingsfasen på et projekt uanset om

det er en ekstern leverandør eller SKAT, der

afholder omkostningen. En andel af

fakturabeløbet burde således have været

driftsført.

SKAT har oplyst, at flere projekter i SKAT vil

blive udviklet agilt. Flere projekter vil således

på et givent tidspunkt omfatte transaktioner,

der skal aktiveres henholdsvis driftsføres.

Vi har konstateret, at SKAT har aktiveret beløb

Risiko for at regnskabet ikke bliver

retvisende, såfremt SKAT ikke sondrer

korrekt mellem bevillingsfinansiering

og lånefinansiering.

Vi anbefaler, at SKAT ved indgåelse af kontrakter

sikrer, at der foretages en opdeling mellem de

leverancer, der skal aktiveres og de leverancer,

der skal driftsføres.

Vi anbefaler, at SKAT anmoder leverandører om,

at fremsende fakturaer, hvor fakturabeløbet bliver

opdelt på leverancer, der skal aktiveres

henholdsvis driftsføres.

Vi anbefaler, at SKAT implementerer

tilstrækkelige procedurer, der sikrer, at der ved

budgetlægning og bogføring af it-projekter bliver

sondret korrekt mellem bevillingsfinansiering og

lånefinansiering.

Investeringsprocessen vedrørende it-projekter

10 af 22

Handleplan fra Center for Økonomistyring og Finanslov, Jens Madsen

SKAT vurderer ikke, at spørgsmålet kan løses i forhold til leverandøren og kontraktindgåelse, idet det dog kan overvejes om det er muligt, at man i

aftalen om betalingsmilepæle mv kunne håndtere at man fakturerede opdelt på LF og BF så ville man hjælpe projekterne og controllerne en hel del.

I det nuværende setup kontrolleres aktiverbarheden af projektstyringskonsulenten, projektlederen, projektcontrolleren samt den

økonomimedarbejder, der foretager afregningen til anlægget.

SKAT vil indarbejde det beskrevne forslag fremadrettet i det omfang det er muligt.

Frist 31.10.2016.

Investeringsprocessen vedrørende it-projekter

11 af 22

1.4 Projektrapporteringen som

2015 ledelsesmæssigt styringsgrundlag

Prio.

følgende styringsredskaber og rapporteringer:

SkmØk, Porteføljestatus- Projektportefølje,

Projekt Status Rapportering,

Budgetkonsolidering samt Business case.

Vi har konstateret, at der ikke er

sammenhæng mellem de enkelte

styringsredskaber og rapporteringer i SKAT.

Vi har konstateret, at der i ledelsesrapportering

benævnt

”Porteføljestatus” for eKapital

bliver

rapporteret et væsentligt lavere

investeringsbeløb for januar 2016 end

kvartalet før.

I ledelsesrapporteringen benævnt

”Projektportefølje” ”Status januar 2016” er

eKapital rapporteret et afkast i forhold til

Business casen, som ikke umiddelbart kan

afstemmes til den grundlæggende Business

case for projektet (rapporteret til

Finansudvalget og IT-projektrådet). I

”Porteføljestatus” kan de opgjorte gevinster

ikke umiddelbart afstemmes til gevinster i

”Projektportefølje”.

SKAT har oplyst, at der er

retningslinjer for indholdet i de enkelte tabeller.

Derudover har vi konstateret, at SKAT

aktiverer anlægsløn i regnskabet med en

I styringen af projekter anvender SKAT

Risiko for, at informationen, der tilgår

SKATs ledelse er fejlbehæftet, såfremt

der ikke er sammenhæng mellem de

enkelte styringsredskaber.

Risiko for, at styringen i SKAT bliver

uensartet, når der ikke er

sammenhæng mellem tal i regnskab

og ledelsesrapporteringen.

Vi anbefaler, at SKAT etablerer sammenhæng

mellem de enkelte styringsredskaber og

rapporteringer i SKAT.

Vi anbefaler, at SKAT etablerer et

transaktionsspor, så der er sammenhæng mellem

tal i regnskabet og ledelsesrapporteringen. Vi

anbefaler, at den anvendte timesats for intern løn

harmoniseres.

Vi anbefaler endvidere, at SKAT etablerer

kvalitetssikringsprocedurer, der skal sikre

sammenhæng mellem de enkelte

styringsredskaber og rapporteringer i SKAT.

Vi anbefaler, at SKAT i højere grad redegør for

beregningen af de oplyste tal i

ledelsesrapporteringen

eksempelvis ”Afkast

forhold til

Business case” og ”Akk. Drifts-

og ÅV

effekter”.

Investeringsprocessen vedrørende it-projekter

12 af 22

timesats, som ikke er i overensstemmelse med

den i SkmØk anvendte timesats.

SKAT har oplyst, at da SkmØk’en er en

budgetmodel, har SKAT valgt at tage

udgangspunkt i de timesatser, der anvendes

efter aftale med Finansministeriet og ikke den

beregnede timesats tillagt IPO.

Handleplan fra Center for Økonomistyring og Finanslov, Jens Madsen

SKAT vurderer, at der er sammenhæng mellem de enkelte styringsredskaber

–

og at der alene er tale om menneskelig fejl bag de

divergerende tal. SKAT vurderer ikke, at det vil være hensigtsmæssigt at foretage sig yderligere på nuværende tidspunkt, da

porteføljestyringen og porteføljerapporteringen netop står for at blive ændret i regi af Styringsprogrammet.

SKAT vurderer ikke umiddelbart, at det vil være hensigtsmæssigt at anvende den regnskabsmæssigt fastlagte timesats for anlægsaktivering

ved estimering af ressourcetrækket generelt i projekterne. Den nuværende sats, der anvendes, er den sats, der generelt anvendes i

forbindelse med budgettering over for finansudvalget mv.

– og eftersom SkmØk’en (hvori ressourceberegningen foretages) er et

budgetredskab, der skal kunne afstemmes over for aktstykker mv., vurderer SKAT det mest hensigtsmæssigt at bibeholde det nuværende

princip. SKAT vil dog genoverveje muligheden for harmonisering af timesatsen og redegøre for løsningen ved fristens udløb.

SKAT vil revurdere den eksisterende afkastberegning og vil i forbindelse med implementeringen udarbejde passende dokumentation for

metoden

–

herunder eksplicit forklaring i en note i rapporteringsmaterialet.

Frist: 31.12.2016

Investeringsprocessen vedrørende it-projekter

13 af 22

Nr.

Observationer

Kontroller

Risici

Anbefalinger

Funktionsområde: Rammevilkår for

funktionsområderne

2.1 Tidregistrering på PSP-elementer

2015

Økonomistyring, Økonomi opretter PSP-

elementer, som de interne medarbejdere, der

Prio.

er tilknyttet de enkelte projekter skal anvende.

Aktiviteter i udviklingsfasen skal registreres på

lovfinansierede PSP-elementer og vil blive

aktiveret på projektet. Under revisionen

konstaterede Intern Revision, at alle

medarbejdere i SKAT har mulighed for, at

registrere tid på alle oprettede PSP-elementer.

Der er således ikke opsat begrænsninger i

SAP, så kun de medarbejdere, som er

tilknyttet det enkelte projekt, kan registrere tid

på projektet. Under revisionen har Intern

Revision fået oplyst, at Projektchefen løbende

følger op på registreret forbrug, ligesom

projektchefen og projektstyringskonsulenten

kontrollerer forbrug i forbindelse med

budgetopfølgning og regnskabsgodkendelse af

det enkelte projekt.

SKAT har oplyst, at omkostningerne ved at

implementere en systemunderstøttet adgang

til at registrere tid på PSP-elementer ikke vil

stå mål med gevinsten.

SKAT har oplyst, at det er personalelederens

ansvar at sikre, at medarbejderne kun

anvender et givet projekts PSP-elementer i

den udstrækning de pågældende er allokeret

Risiko for, at medarbejdere, der ikke

har været involveret i udviklingsfasen

af et projekt, fejlagtigt registrerer tid på

projektet.

Intern Revision anbefaler, at adgangen til at

registrere tid på PSP-elementer bliver

systemunderstøttet, således at det kun er

medarbejdere, som er involveret i et projekt, der

har adgang til at registrere tid på projektet.

Investeringsprocessen vedrørende it-projekter

14 af 22

Nr.

Observationer

til og arbejder på projektet. Dette sikres i

dialog med den pågældende projektleder.

SKAT har oplyst, at eftersom projektarbejde

ofte involverer medarbejdere ad-hoc, vil en

systemunderstøttelse der låser PSP-elementet

forhindre de enkelte ad-hoc tilknyttede

medarbejdere i at foretage den daglige

timefordeling.

Ingen handleplan

Risici

Anbefalinger

SKAT vurderer, at omkostningerne ved at implementere en systemunderstøttet adgang til at registrere tid på PSP-elementer ikke vil stå mål

med gevinsten. Den enkelte projektleder har stor interesse i, at det kun er de rette medarbejdere, der opgavefordeler på deres projekt, da

forkert tidsforbrug vil mindske deres råderum. Herudover skal man være opmærksom på, at eftersom projektarbejde ofte involverer

medarbejdere ad-hoc, vil en systemunderstøttelse der låser PSP-elementet forhindre de enkelte ad-hoc tilknyttede medarbejdere i at foretage

den daglige timefordeling.

På ovenstående baggrund vil SKAT ikke foretage sig yderligere.

IR´s supplerende kommentarer:

Intern Revision fastholder den vurderede risiko.

Investeringsprocessen vedrørende it-projekter

15 af 22

Nr.

Observationer

Love/regler

Risici

Anbefalinger

Funktionsområde: Rammevilkår for

funktionsområderne

3.1 Overholdelse af udbudsregler

2015

Intern Revision konstaterede under revisionen,

Prio.

hovedkontrakten for de to projekter, som var

omfattet af Intern Revisions gennemgang.

Det er bl.a. projektleders opgave at sikre, at

udbudsreglerne er overholdt.

Intern Revision har bedt SKAT dokumentere, at

udbudsreglerne har været overholdt for to

tillægskontrakter/ændringsanmodninger på

henholdsvis 11 og 14 mio. kr. SKAT har oplyst,

at tillægskontrakterne ikke har været

genudbudt.

SKAT har oplyst, at der generelt er etableret en

gældende proces, der involverer høring af den

Contract Manager, der er tilknyttet projektet, for

rådgivning om udbudsretlige regler. Ansvaret for

efterlevelse af dennes rådgivning/anbefalinger

ligger hos projektchef/projektleder for det

pågældende projekt.

Det er Intern Revisions vurdering, at den af

SKAT etablerede proces for kontrol af, om

udbudsreglerne overholdes, ikke har været

iagttaget i forbindelse med indgåelse af de to

tillægskontrakter.

at der var udarbejdet tillægskontrakter til

Risiko for, at SKAT ikke overholder

udbudsreglerne ved indgåelse af

tillægskontrakter til hovedkontrakt

Intern Revision anbefaler, at SKAT etablerer en

procedure, der sikre, at udbudsreglerne bliver

overholdt ved indgåelse af

tillægskontrakter/ændringsanmodninger til

projekter.

Investeringsprocessen vedrørende it-projekter

16 af 22

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Handleplan fra IT jura og leverandørstyring, Lone Munch Thorsen:

SKAT vil indskærpe den gældende proces over for projektledere og formænd for styregrupper.

SKAT vil derudover gennemgå processen og overveje om det er nødvendigt at iværksætte yderligere tiltag.

Frist: 30.09.2016.

Investeringsprocessen vedrørende it-projekter

17 af 22

Nr.

Observationer

Faktura

Risici

Anbefalinger

Funktionsområde: Bogføring

4.1 Fejlfakturering

2015

Intern Revision konstaterede, at en faktura for

Prio.

faktureret med for høj timepris i forhold til

indgået kontrakt. SKAT gav udtryk for, at der

var problemer med specielt et konsulenthus,

som fakturerede med for høj timepris. Det er

Intern Revisions opfattelse, at SKAT ikke har

lovhjemmel til at afholde meromkostninger for

konsulentarbejde ud over de omkostninger

som SKAT har aftalt med leverandør i henhold

til den indgået kontrakt.

SKAT har oplyst, at SKAT har procedurer,

hvor leverandøren anmodes om en ny faktura,

såfremt fakturaen ikke stemmer overens med

den aftalte pris i henhold til kontrakt.

Konsulenthusenes fakturaer bliver løbende

kontrolleret af den

projektchef/projektleder/projektstyringskonsule

nt, der er tilknyttet det projekt fakturaen

vedrører, og der bliver forlangt kreditnota,

såfremt SKAT har betalt et for højt beløb i

forhold til kontrakten.

afregning af eksterne konsulenttimer var

SKAT afholder en meromkostning som

SKAT ikke har hjemmel til at afholde.

Intern Revision anbefaler, at SKAT gennemgår

alle betalte fakturaer fra det konkrete

konsulenthus og beder leverandør udstede

kreditnota, for de fakturaer, hvor SKAT har betalt

et højt honorar i forhold til kontrakt.

Investeringsprocessen vedrørende it-projekter

18 af 22

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Handleplan fra: Center for Økonomistyring og Finanslov, Jens Madsen

SKAT vil gennemgå alle betalte fakturaer fra det konkrete konsulenthus og bede leverandør udstede kreditnota, for de fakturaer, hvor SKAT

har betalt et højt honorar i forhold til kontrakt.

SKAT vil udarbejde

en vejledning til projektledere/PSK’er, der pålægger dem at lave en oversigt over samtlige konsulenttimepriser på deres

projekter og anvende den ved fakturakontroller

–

samt indskærpe en regel om kreditering og ny faktura ved alle fejlfaktureringer.

Frist: 31.10.2016

Investeringsprocessen vedrørende it-projekter

19 af 22

Nr.

Observationer

Godkendelse

Risici

Anbefalinger

Funktionsområde: Bogføring

5.1 Godkendelse af timesedler

2015

Under gennemgang af anlægsførte timer, som

Prio.

Intern Revision, at tidsregistreringen ikke bliver

kontrolleret af medarbejdernes chef. SKAT har

oplyst, at projekterne trækker på interne

medarbejdere i SKAT via en intern

ressourcebank i SKAT. Det er projektchefen,

som har kendskab til arbejdsopgaverne samt

hvilke medarbejdere, der er tilknyttet projektet.

Under revisionen har Intern Revision fået

oplyst, at Projektchefen løbende følger op på

registeret forbrug, ligesom projektchefen og

projektstyringskonsulenten overordnet

kontrollerer forbrug i forbindelse med

budgetopfølgning og regnskabsgodkendelse af

det enkelte projekt.

Opgørelse af medgåede interne timer bliver en

gang om måneden opgjort af sagsbehandler i

Økonomi, Controlling og Service.

Projektchefen godkender projektregnskabet

hvert kvartal, som indbefatter en overordnet

godkendelse af registreringerne i regnskabet.

Ingen handleplan

bliver aktiveret på projekterne konstaterede

Forøget risiko for fejl i timeregnskabet,

såfremt dette ikke løbende

kvalitetssikres.

Intern Revision anbefaler, at SKAT etablerer en

procedure, hvor det fremgår, at de timer fra

timeregnskabet/timesedlerne, som bliver konteret

på det enkelte projekt er blevet kvalitetssikret

samt godkendt af projektchefen. Kontrollen bør

udføres minimum en gang om måneden.

Projekterne ser i dag hver måned de medgående timer. Kvartalsvist er der en formel godkendelse fra projektlederen. SKAT vurderer ikke, at

der vil være væsentlige styringsmæssige gevinster ved at indføre en formel månedlig godkendelsesproces. I det omfang, at der er

Investeringsprocessen vedrørende it-projekter

20 af 22

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

fejlregistreringer på et projekt, vil projektlederen have en stor interesse i at dette rettes til, så det bliver retvisende, da der ellers vil være tale

om indskrænkelse af projektets råderum.

På ovenstående baggrund vil SKAT ikke foretage sig yderligere.

IR´s supplerende kommentarer:

Intern Revision fastholder den vurderede risiko.

Investeringsprocessen vedrørende it-projekter

21 af 22

Bilag 2: Anvendt skala

Ved udarbejdelsen af konklusionen er følgende skala anvendt:

Intet behov for

procesændringer

Intern Revision har ikke observeret svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område.

Prioritet 1:

Prioritet 2:

Behov for proces-

ændringer i mindre

omfang

Ingen observationer

Intern Revision har observeret enkelte svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område.

Prioritet 1:

Prioritet 2:

Ingen observationer

Enkelte observationer

Behov for proces-

ændringer i større

omfang

Intern Revision har observeret flere svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Observationerne er

hovedsageligt omfattet af prioritet 1 og 2 med flest observationer i prioritet 2.

Prioritet 1:

Prioritet 2:

Flere observationer

Flest observationer

Behov for

procesændringer i

væsentligt omfang

Intern Revision har observeret flere svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Observationerne er

hovedsageligt omfattet af prioritet 1 eller 2 med flest observationer i prioritet 1.

Prioritet 1: Flest observationer

Prioritet 2: Flere observationer

Det skal bemærkes, at ovenstående beskrivelse, med hensyn til antal observationer pr.

prioritet, er vejledende i forhold til vores samlede vurdering af konklusionen.

Prioritering af de enkelte observationer:

Prioritet 1: Høj Risiko for manglende målopfyldelse:

Væsentlige svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Svaghederne kan

omfatte manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne kontroller,

manglende regnskabsmæssige faciliteter. Som følge heraf er der en væsentlig øget

risiko for, at processens formål ikke realiseres. Manglende opfyldelse af processens

formål vil have store konsekvenser for virksomheden. Der bør snarest muligt

iværksættes foranstaltninger med henblik på at udbedre de observerede svagheder.

Prioritet 2: Middel risiko for manglende målopfyldelse:

Svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Svaghederne kan omfatte

manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne kontroller, manglende

regnskabsmæssige faciliteter. Som følge heraf er der en øget risiko for, at processens

målopfyldelse ikke fuldtud realiseres. Manglende opfyldelse af processens formål vil

have store konsekvenser for virksomheden. Der bør iværksættes foranstaltninger med

henblik på at udbedre den observerede svaghed.

Prioritet 3: Lille risiko for manglende målopfyldelse:

Ingen svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Som følge heraf er der ikke

en øget risiko for, at processens formål ikke realiseres. Den reviderede proces kan dog

designes med henblik på at forbedre eksekveringen af processen. Processen vil dog

være omfattet af den risiko, der, uanset styrken af de interne kontroller, altid vil være til

stede.

Prioritet 4: Lille risiko for manglende målopfyldelse:

Ingen svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Som følge heraf er der ikke

en øget risiko for, at processens formål ikke realiseres. Processen vil dog være omfattet

af den risiko, der, uanset styrken af de interne kontroller, altid vil være til stede.

Investeringsprocessen vedrørende it-projekter

22 af 22