SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Skatteudvalget 2017-18
SAU Alm.del
Offentligt

8. april 2016

J. nr.

15-2866973

Plannr. 115-160

Intern Revision

Rapport 2015

Økonomi

Revision af Lønprocessen

Modtager

Jesper Rønnow Simonsen

Kopi

Karsten Juncher

Departementet

Rigsrevisionen



Revision

Rådgivning

Rapportering

SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Forord

Intern Revision (IR) har, jævnfør orienteringsbrev af 9. oktober 2015, revideret

lønprocessen herunder gennemgået og vurdereret de dele af lønprocessen, som

varetages af Statens Administration (SAM). Den udførte revision er en del af den

samlede revision for 2015.

Rapporten har været fremsendt i udkast til den reviderede enhed med henblik på

at sikre, at Intern Revision og den reviderede enhed har en ensartet opfattelse af

de observerede forhold. SKAT har efterfølgende udarbejdet handleplaner.

Rapporten indeholder en samlet konklusion omfattende det reviderede område. I

konklusionsafsnittet redegør vi for de observationer, som konklusionen i det

væsentligste er baseret på. Konklusionsafsnittet indeholder Intern Revisions

bedømmelse af det reviderede område samt en beskrivelse af grundlaget for

bedømmelsen. Det vil derfor almindeligvis være tilstrækkeligt at læse selve

rapporten. Såfremt der ønskes uddybning og detaljering, henvises der til bilagene.

Rapportens bilag 1 indeholder en systematisk fremstilling af de observationer, som

den udførte revision har givet anledning til. Bilaget indeholder tillige en vurdering

af de tilknyttede risici samt Intern Revisions forslag til anbefalinger, der kan

formindske de vurderede risici. Med udgangspunkt i risikovurderingerne har SKAT

udarbejdet handleplaner med henblik på at formindske de vurderede risici. Intern

Revisions anbefalinger har været anvendt som inspiration ved udarbejdelse af

handleplaner. Vi vil løbende vurdere implementeringen af SKATs handleplaner.

Rapportens bilag 2 indeholder en beskrivelse af de prioriteringer, der er anvendt

ved klassifikationen af de enkelte observationer. Bilaget indeholder herudover en

beskrivelse af koblingen mellem observationernes prioriteringer og den samlede

overordnede konklusion.

København, den 8. april 2016

Kurt Wagner

Revisionschef

Heidi Eriksen

Manager

Revision af lønprocessen

2 af 19

1. Formål

Formålet med revisionen er at vurdere, om der på alle væsentlige og risikofyldte

områder i lønprocessen er etableret betryggende procedurer (manuelle og

automatiserede forretningsgange og interne kontroller) samt at efterprøve, hvorvidt

procedurerne fungerer effektivt. Procedurer fungerer effektivt, når de sikrer en

fuldstændig og nøjagtig behandling af løntransaktioner, et rigtigt regnskab mv.

I henhold til § 9-aftalen mellem Rigsrevisionen (RR) og Skatteministeriet er

revisionen af lønområdet delt mellem RR og IR. RR varetager revisionen af

lønninger og pensioner ved undersøgelse af forretningsgange og gennemgang af

konkrete løn-, personale- og pensionssager for at sikre, at de udbetalte ydelser er

i overensstemmelse med love, overenskomster og andre aftaler. IR varetager

revisionen af afstemninger og regnskabsaflæggelse.

I forbindelse med revisionen af afstemninger og regnskabsaflæggelsen skal IR

ligeledes vurdere, hvorvidt der er etableret betryggende procedurer i de øvrige dele

af lønprocessen (fra datafangst til bogføring) samt sikre, at disse fungerer effektivt.

Dette omfatter ligeledes de dele af lønprocessen, som varetages af SAM.

SKAT er forpligtet til at modtage ydelser fra SAM på en række områder inden for

lønprocessen. På disse områder er SKAT således afhængig af, at der er etableret

betryggende procedurer hos SAM og at disse fungerer effektivt. SAM revideres af

Finansministeriets Koncernrevision (FKR) og RR.

Den overordnede lønproces i forbindelse med gennemførelse af en løntransaktion

er skitseret herunder. Forud for denne proces ligger ansættelsesprocessen.

Revision af lønprocessen

3 af 19

Som det fremgår af oversigten varetages de enkelte opgaver i lønprocessen af

forskellige enheder i SKAT og af SAM:



Personale 1+2 opretter lønordrer og overfører disse til SAM via lønportalen

og HR-Løn

SAM forestår behandlingen af SKATs lønordrer, herunder tilbagesøgning af

refusioner hos kommunerne

Intern Regnskab 1 påser udbetaling af løn, afregning af skatter og pensioner,

bogføring af løn samt afstemning af bogføringssaldi til SLS.

Controlling og Service foretager opfølgning på den bogførte og udbetalte løn pr.

medarbejder ved sammenholdelse med oplysninger i HR-løn mv.

Vi har udført revisionen med udgangspunkt i ovenstående oversigt.

Revision af lønprocessen

4 af 19

2. Omfang

Vi har interviewet nøglemedarbejdere hos Personale 1+2, Intern Regnskab 1 og

Controlling og Service samt gennemgået dele af den dokumentation, som

udarbejdes af de enkelte enheder.

Vi har gennemgået processen i forbindelse med gennemførelse af løn-

transaktioner, herunder de etablerede procedurer ved behandlingen af lønordrer i

Personale 1+2. Vi har endvidere gennemgået grænsefladerne mellem SKAT og

SAM samt vurderet de processer, som varetages af SAM. Vi har gennemgået

afstemningsprocedurer i Intern Regnskab 1. Vi har endvidere gennemgået

controlling af løn hos Controlling og Service samt den ledelsesinformation, som

udarbejdes på grundlag heraf.

I forbindelse med revisionen har vi afholdt møder med RR’s lønrevisionsteam. Som

nævnt indledningsvist varetager RR i henhold til § 9-aftalen revisionen af

lønprocessen fra oprettelse og registrering af nye medarbejdere til bogføring af

løn. I forbindelse med vores revision og vurdering af den samlede lønproces har vi

inddraget RR’s

observationer og vurderinger fra den del af lønprocessen, som RR

reviderer. RR har i 2015 revideret løn hos Spillemyndigheden og SKAT.

Derudover har vi afholdt møde med medarbejdere hos Finansministeriets Koncern

Revision (FKR), som varetager revisionen af lønprocessen hos SAM. Vi har

gennemgået det eksisterende aftalegrundlag mellem SKAT og SAM samt

gennemgået den i 2014 modtagne revisorerklæring fra SAM’s revisor FKR

vedrørende revisionen af de dele af SKATs lønproces, som varetages af SAM.

SKAT har på baggrund af den nye vejledning om lønkontrol fra Moderniserings-

styrelsen udarbejdet en lønkontrolplan. SKAT har implementeret den nye

kontrolplan pr. 1. januar 2016. Vi har overordnet gennemgået SKATs nye

kontrolplan.

Revisionen blev foretaget i perioden oktober 2015 til januar 2016 og vedrører

finansåret 2015.

I forbindelse med revisionen anvendes nedenstående model, som opdeler

regnskabsprocessen i en række funktionsområder. Vi har i forbindelse med

nærværende revision vurderet alle funktionsområder fra datafangst til

regnskabsaflæggelse på lønområdet samt stikprøvevist testet registreringer og

afstemninger til underliggende dokumentation i Personale 1+2 og Intern Regnskab

1. Rammevilkår omfatter såvel interne som eksterne regler, retningslinjer og

instrukser. Vi har i den forbindelse gennemgået relevante afsnit om lønområdet i

de interne instrukser og vejledninger samt gennemgået lønkontrolplanen. (De

gennemgåede funktionsområder er fremhævet med gråt i figuren).

Revision af lønprocessen

5 af 19

Rammevilkår for funktionsområderne

Datafangst

Kvittering

Registering

Opgørelse

Bogføring

Opkrævning

Betaling

Regnskabsaflæggelse

I forbindelse med gennemførelse af løntransaktioner er følgende enheder ansvar-

lige for de enkelte funktionsområder:

Personale 1+2



Rammevilkår for funktionsområderne



Datafangst



Registrering

SAM



Registrering



Opgørelse



Opkrævning

Intern Regnskab 1+2



Rammevilkår for funktionsområderne



Bogføring



Betaling



Regnskabsaflæggelse

Controlling og Service



Rammevilkår for funktionsområderne

Revision af lønprocessen

6 af 19

3. Konklusion

Det er vores vurdering, at der

i større omfang er behov

for ændringer i de

reviderede processer. Denne vurdering baserer vi på følgende forhold:



Revisorerklæringen for 2014 fra FKR giver ikke sikkerhed for, at de manuelle

og automatiserede forretningsgange og interne kontroller, som varetages af

SAM, har fungeret effektivt i hele året.

Procesejerskabet for lønprocessen er delt mellem en række enheder. Som

følge heraf mangler der et samlet overblik over kontrollerne i hele

lønprocessen end-to-end, herunder identifikation af manglende-, overflødige-

eller dobbeltkontroller.

Der foretages ikke systematiske og løbende afstemninger mellem løndata,

som overføres fra Personale 1+2 til SAM og løndata som overføres fra SAM til

Intern Regnskab 1. Der er derfor ikke sikkerhed for, at de bogførte løndata i

Intern Regnskab 1 stemmer overens med løndata i Personale 1+2.

Der anvendes mange ressourcer på interne kontroller, som i visse tilfælde

udføres dobbelt.



Vi har prioriteret de observerede forhold således:

Revisionsemne

Revisionserklæring

Interne Kontroller og

lønkontrolplan

Afstemninger

Bogføring og afstemning af

refusioner

Registrering i HR-løn

I alt

Prioritet 1

Høj risiko

Prioritet 2

Middel risiko

Prioritet 3/4

Lille risiko

alt

Prioriteterne skal ses i forhold til det reviderede område og er nærmere defineret i bilag 2.

Vi har for tre af de syv observationer modtaget handleplaner fra de reviderede

direktørområder. Det er vores vurdering, at implementeringen af de udarbejdede

handleplaner vil medvirke til en reduktion af de vurderede risici. For fire obser-

vationer har vi ved dateringen af nærværende rapport endnu ikke modtaget

handleplaner fra de ansvarlige direktørområder. Vi har således ikke kunnet

vurdere, hvorvidt påtænkte ændringer vil reducere de identificerede risici. For

yderligere se bemærkninger under de enkelte observationer.

Revision af lønprocessen

7 af 19

Bilag 1: Observationer, risici og anbefalinger

Nr.

Observationer

Revisionsemne: Revisorerklæringer

Risici

Anbefalinger

Funktionsområde:

Rammevilkår for funktionsområder

Med henblik på at sikre, at væsentlige kontroller i den

del af SKATs lønproces, som varetages af SAM,

fungerer effektivt i hele regnskabsåret, skal vi

anbefale, at SKAT fremover indhenter en specifik

revisorerklæring til SKAT fra SAM udarbejdet i

overensstemmelse med ISAE 3402. Revisor-

erklæringen kan hensigtsmæssigt udarbejdes af

SAM’s revisorer FKR

og RR. Revisor-erklæringen

skal indhentes hvert år. Revisor-erklæringerne vil

endvidere give SKAT sikkerhed for, at oplysninger i

driftsstatusrapporter mv. er korrekte.

Endvidere skal vi anbefale, at SKAT hvert år

indhenter en revisorerklæring om revisionen af SLS.

1.1

FKR har i 2014 udarbejdet en generel Da den modtagne revisorerklæring fra

2015

revisorerklæring

til alle SAM’s kunder.

FKR i 2014 ikke er udarbejdet specifikt

Erklæringen er ikke udarbejdet i overens-

Prio.

stemmelse med ISAE 3402. Erklæringen er

endvidere ikke udarbejdet specifikt til SKAT.

FKR har oplyst, at erklæringen er udarbejdet i

henhold til aftale med RR.

Ifølge oplysninger fra FKR er SAM organiseret i

en række lønteams. Hvert lønteam betjener en

række kunder hos SAM. FKR reviderer alle

lønteams hvert år. Kunderne i de enkelte

lønteams revideres efter en rotationsplan over

en årrække. SKATs lønproces hos SAM

revideres således ikke hvert år.

til SKAT, er der risiko for, at SKATs

lønproces

hos

SAM,

herunder

behandlingen af SKATs løndata, ikke i

tilstrækkeligt omfang dækkes af den af

FKR udførte revision. Endvidere er der

risiko for, at SKAT ikke rettidigt

modtager oplysninger om specifikke

risikofyldte forhold vedrørende SKATs

lønproces

hos

SAM,

herunder

kontrolsvagheder, idet erklæringen kun

omtaler generelle forhold for alle

kunder hos SAM. Der er endvidere

risiko for, at erklæringen ikke afdækker

det forhold, at SKATs opgaver afviger

fra opgavesplittet hos SAM.

De opgaver, som SAM varetager for SKAT,

afviger fra standardopgavesplittet hos SAM, idet

SKAT varetager bogføring, opkræver tilgode-

SKAT har ingen sikkerhed for, at SAM

havender hos fratrådte medarbejdere mv.

efterlever bestemmelserne i SKATs

SKAT afholder løbende statusmøder med SAM, regnskabsinstruks.

hvor forhold vedrørende samarbejdet og

services drøftes. På møderne gennemgås drifts- Da

SKAT

ikke

indhenter

statusrapporterne.

revisorerklæring om SLS, er der risiko

for, at SKAT ikke rettidigt modtager

I henhold til SLA’en pkt. 7 skal SKAT sikre, at

oplysninger om risikofyldte forhold og

SAM overholder bestemmelserne i SKATs kontrolsvagheder i SLS. Manglende

regnskabsinstruks.

indhentelse af en revisorerklæring om

SLS er endvidere ikke i overens-

Revision af lønprocessen

8 af 19

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

SKAT anvender statens lønsystem (SLS). SLS stemmelse med regnskabsinstruksens

revideres af RR. RR har oplyst, at RR ikke pkt. 3.5.

afgiver revisorerklæringer til SKAT eller andre

statslige virksomheder om revisionen af SLS.

Ifølge regnskabsinstruksen pkt. 3.5 skal

enheder, der modtager materiale fra data-

behandlere fastlægge procedurer til kontrol af

indholdets rigtighed, omfang og form samt fuld-

stændighed. Den udførte kontrol skal doku-

menteres.

Handleplan

SIR anbefaler under observationen, at der, for at sikre at alle væsentlige kontroller er foretaget af Statens Administration, skal indhentes en

revisorerklæringen, jf. regnskabsinstruksens pkt. 3.5.

Det skal hertil bemærkes, at regnskabsinstruksens pkt. 3.5 alene omfatter driftsafvikling hos it-leverandører, hvormed der er indgået en

kontrakt om drift og eventuel systemudvikling. Regnskabsinstruksens pkt. 3.5 omhandler således ikke aftalen med Statens Administration.

Moderniseringsstyrelsen har tidligere over for SKAT oplyst, at der ikke er fastsat regler om, at der skal udarbejdes revisorerklæring, da der er

tale om statslige institutioner, der alle revideres af Rigsrevisionen, eller der er indgået en §9 aftale med Rigsrevisionen.

SKAT vil videresende en beskrivelse af problematikken, herunder Intern Revisions anbefaling, til Moderniseringsstyrelsen til videre drøftelse

og afklaring med Rigsrevisionen.

Ansvarlig:

Mette Herner

Tidsfrist:

Senest 1. juni 2016

IR’s supplerende kommentarer:

Som følge af, at SKAT afventer svar fra Moderniseringsstyrelsen, foreligger der ikke på tidspunktet for afslutningen af rapporten konkrete

handleplaner fra SKAT. Vi har derfor ikke haft mulighed for at vurdere, hvorvidt de identificerede risici vil blive reduceret.

Revision af lønprocessen

9 af 19

Revisionsemne: Interne kontroller og lønkontrolplan

Funktionsområde:

Rammevilkår for funktionsområder

Med henblik på at identificere manglende,

overflødige eller dobbeltkontroller i lønprocessen

skal vi anbefale, at der etableres et samlet overblik

over hvilke kontroller, som udføres, herunder hvem

der udfører kontrollerne.

Dette overblik kan f.eks. etableres ved at

udarbejde oversigter (Flow charts) med tilhørende

beskrivelser af forretningsgange og kontroller i

lønprocessen, end-to-end.

Nødvendigheden af at skabe et overblik over

manuelle og automatiserede forretningsgange og

kontroller forøges som følge af, at væsentlige dele

af lønprocessen varetages af SAM og som følge

af, at der anvendes et eksternt lønsystem (SLS).

SKAT bør endvidere overveje at etablere en

funktion med ansvar for hele lønprocessen. Denne

funktion skal blandt andet koordinere kontroller

end-to-end i lønprocessen samt stille krav til

kontrollers implementering og effektivitet.

2.1

SKAT har ikke etableret et samlet overblik over

2015

de interne kontroller, som udføres i løn-proces-

sen.

Prio.

Manuelle og automatiserede forretningsgange

og interne kontroller i forbindelse med

gennemførelse af løntransaktioner er fordelt

mellem Personale 1+2, SAM, Intern Regnskab

1+2 samt Controlling og Service. De enkelte

afdelinger har ansvaret for den del af løn-

processen, hvori deres opgaver udføres.

Vi har konstateret, at der udføres dobbelt-

kontroller i Personale 1+2 og hos SAM.

Eksempelvis foretages der begge steder 100%

kontrol i forbindelse med ansættelser,

oprykninger, udnævnelser, afskedigelser m.m.

SKAT har oplyst, at SKAT udfører kontroller ud

fra en risikovurdering, herunder har SKAT

vurderet, at der er behov for supplerende

kontroller som følge af en forøget risiko for fejl i

lønbehandlingen hos SAM i forbindelse med

SAM’s udflytning

og udskiftning af med-

arbejdere.

SKAT har ultimo 2015 udarbejdet en løn-

kontrolplan, som skal implementeres pr. 1/1

2016. Lønkontrolplanen omfatter ikke den del af

lønprocessen, som varetages af SAM. Den del

af lønprocessen, som varetages af SAM, er

beskrevet i Statens Administrations EPI

Centret.

Som følge af, at SKAT ikke har

etableret et samlet overblik over de

kontroller, som udføres i lønprocessen,

er der risiko for, at der mangler

implementering af væsentlige kontroller

samt risiko for, at der udføres over-

flødige eller dobbeltkontroller.

Når der udføres dobbeltkontroller er der

risiko for, at ressourcerne ikke

anvendes optimalt.

Den nye lønkontrolplan skaber ikke et

samlet overblik over lønprocessen end-

to-end hos SKAT.

Revision af lønprocessen

10 af 19

Handleplan

SKAT vil følge Intern Revisions anbefaling om, at etablere et samlet oveblik over lønkontrolprocessen end-to-end. Overblikket vil skabes via

flow-charts og tilhørende beskrivelser af forretningsgange og kontroller i løn-processen. For så vidt angår anbefalingen om at etablere en

funktion med ansvar for hele lønprocessen, vil SKAT overveje at etablere en funktion med ansvar for kontrollerne i den del af lønprocessen,

der varetages af SKAT.

Ansvarlig:

Mette Herner

Tidsfrist:

Senest 1. september 2016

Handleplan modtaget

Revision af lønprocessen

11 af 19

Revisionsemne: Afstemninger og kvalitetssikring af løndata

Funktionsområde: Bogføring

Vi skal anbefale, at der etableres systematiske og

løbende afstemninger mellem ind- og uddata,

således at der kontinuerligt foretages afstemninger

mellem løndata, der overføres til SAM og løndata,

der modtages fra SAM. Kontrollerne kan udføres

ved, at der foretages afstemning mellem løntotaler

i lønordrer fremsendt fra Personale 1+2 og

løntotaler i bogføringen i SAPIntern. Løntotaler er

f.eks. samlet bruttoløn, samlede udbetalinger,

samlede antal medarbejdere mv. Herved sikres

fuldstændighed og nøjagtighed mellem løndata i

Personale 1+2 og Intern Regnskab 1, herunder at

der følges op på unøjagtigheder, fejl eller mangler

mv. i forbindelse med lønbehandlingen hos SAM.

Såfremt det ikke er muligt at etablere ovenstående

afstemning, skal vi anbefale, at der i forbindelse

med hver lønkørsel indhentes dokumentation fra

SAM, som bekræfter, at SAM har foretaget

afstemning mellem inddata og uddata.

3.1

Personale 1+2 foretager en række kvalitets- Som følge af, at der ikke foretages

2015

sikringshandlinger af de løndata, som overføres afstemning mellem løndata overført fra

til SAM. Ifølge EPI-centrets forretningsgangs-

Prio.

beskrivelser foretager SAM afstemning mellem

inddata modtaget fra Personale 1+2 og uddata,

som overføres til Intern Regnskab 1. Intern

Regnskab 1 foretager afstemning mellem

lønoversigter iflg. SLS og bogføring i SAPIntern.

SKAT har oplyst, at det ikke er muligt at foretage

afstemning mellem inddata fra Personale 1+2 og

de data, som indlæses i SAP Intern fra SLS og

som Intern Regnskab 1 foretager afstemning af.

Personale 1+2 til SAM og bogføringen

af løn i Intern Regnskab 1, er der risiko

for, at fejl eller mangler i forbindelse

med lønbehandlingen hos SAM ikke

opdages og korrigeres rettidigt.

Revision af lønprocessen

12 af 19

Handleplan

Personale 1 og Personale 2 foretager inddatakontrol på alle lønordrer, der behandles i SAM. Efter vores oplysninger foretager SAM ind- og

uddatakontrol på alle transaktioner.

Som nævnt under punkt 3.3, findes der ikke uddata fra SLS, der muliggør en afstemning som anført af Intern Revision. Der foretages afstemning

mellem SLS og SAP ved hver lønkørsel.

På baggrund af disse processer, er det SKATs opfattelse, at der er sikkerhed for, at der er overensstemmelse med data ifølge lønordre til SAM,

lønudbetalingerne og den løn, der fremgår af regnskabet.

SKAT vil undersøge muligheden for, at der i forbindelse med hver lønkørsel kan indhentes dokumentation fra SAM, som bekræfter, at SAM har

foretaget afstemning af ind- og uddata.

Ansvarlig:

Mette Herner

Tidsfrist:

Senest 1. juli 2016

IR’s supplerende kommentarer:

Som følge af, at SKAT afventer svar fra SAM, foreligger der ikke på tidspunktet for afslutningen af rapporten konkrete handleplaner fra SKAT.

Vi har derfor ikke haft mulighed for at vurdere, hvorvidt de identificerede risici vil blive reduceret.

Revision af lønprocessen

13 af 19

Revisionsemne: Afstemning mellem SAPIntern og eIndkomst

3.2

Der foretages ikke afstemning mellem bogført Som følge af, at SKAT ikke foretager

2015

løn i SAPIntern og indberettet løn i eIndkomst. afstemning mellem bogført løn i

Funktionsområde: Bogføring

Vi skal anbefale, at der etableres systematiske og

løbende afstemninger mellem bogført løn i

SAPIntern og indberetningen i eIndkomst. Det er

vores vurdering, at det ikke er tilstrækkeligt, at SAM

foretager afstemning mellem SLS og eIndkomst,

idet dette ikke sikrer, at f.eks. acontoløn samt øvrige

manuelle lønposteringer i SAPIntern indberettes

korrekt i eIndkomst. Afstemningen mellem løndata

ifølge SLS og indberetning i eIndkomst udgør en

væsentlig del af afstemningen mellem bogført løn og

indberetning i eIndkomst, men kan efter vores

opfattelse ikke stå alene.

Ifølge beskrivelser i EPI-centret foretager SAM SAPIntern og indberetning i eIndkomst,

Prio.

afstemning mellem SLS og indberetning i er der risiko for, at løn ikke indberettes

eIndkomst.

korrekt.

Handleplan

SKAT har indgået aftale med SAM, der foretager denne afstemning. SAM orienterer SKAT, såfremt der konstateres uoverensstemmelser.

For så vidt angår aconto løn og øvrige manuelle lønposter sker der ingen indberetning fra SAP til e-indkomst. Indberetningen til e-indkomst

foretages altid fra SLS, idet udbetaling af aconto løn mv altid afløses af en lønordre til SLS.

På baggrund heraf vurderes det, at den med SAM aftalte proces giver den nødvendige sikkerhed for, at der foretages korrekt indberetning til

e-indkomst.

Ansvarlig:

Betty Solgaard

IR’s supplerende kommentarer:

IR er ikke enig. En lønafstemning udført af SKAT giver efter IR’s vurdering SKATs ledelse sikkerhed for, at alle lønposteringer

i SAP Intern er

indberettet fuldstændigt og nøjagtigt i eIndkomst. En lønafstemning udført af SAM er afhængig af, at SKAT har indberettet alle lønposteringer

til SAM og opdager ikke såfremt, der mangler indberetninger. Dette vil en lønafstemning udført af SKAT gøre. En lønafstemning er en

efterfølgende kontrolforanstaltning, en opdagende kontrol, som giver ledelsen sikkerhed for, at alle lønposteringer bogført i SAP Intern er

indberettet fuldstændigt og nøjagtigt i eIndkomst. IR vil i 2016 foretage opfølgning på lønkonti i SAP Intern, herunder vurdere, om der eksisterer

den fornødne sikkerhed for, at alle manuelle lønposteringer efterfølgende registreres fuldstændigt og nøjagtigt i SLS og indberettes i eIndkomst.

Revision af lønprocessen

14 af 19

Revisionsemne: Afstemning mellem SAPIntern og SLS

3.3

I forbindelse med en lønkørsel indlæses en lønfil Der er risiko for, at akkumulerede saldi

2015

i SAPIntern. Der foretages efterfølgende på lønkonti i SAPIntern ikke stemmer til

Funktionsområde: Bogføring

Vi skal anbefale, at der i forbindelse med hver

lønkørsel

foretages

afstemning

mellem

akkumulerede saldi på lønkonti i SAPIntern og

akkumulerede saldi iflg. SLS.

afstemning mellem den bogførte løn på lønkonti akkumulerede saldi iflg. SLS og at

Prio.

i SAPIntern og udskrift fra SLS. I forbindelse med lønnen derfor ikke bogføres fuld-

afstemningen foretages ikke afstemning af stændigt og nøjagtigt.

akkumulerede saldi på lønkonti i SAPIntern og

akkumulerede saldi iflg. SLS.

Handleplan

Revisionen anbefaler, at der foretages afstemning mellem akkumulerede saldi i SAP-intern og SLS, således det sikres, at der er

overensstemmelse mellem lønnen i SLS og den bogførte løn i SAP-intern.

Der findes ikke uddata fra SLS, der muliggør en sådan afstemning. Der foretages afstemning mellem SAP og SLS ved hver lønkørsel, og da

der ikke kan ændres i disse totaler, er det vurderingen, at risikoen for, at der ikke er overensstemmelse mellem SLS og SAP er elimineret.

Ansvarlig:

Betty Solgaard

IR’s supplerende kommentarer:

Efter vores vurdering er det ikke et argument, at der systemteknisk ikke forefindes uddata, som muliggør en afstemning af akkumulerede saldi.

Hos SAM må der forefindes akkumulerede saldi i SLS, da SAM ellers ikke kan sikre en fuldstændig og nøjagtig indberetning af løn fra SLS til

eIndkomst. I alle lønsystemer forefindes akkumulerede saldi (løntotaler) for alle lønarter, ligesom der forefindes akkumulerede lønsaldi på alle

medarbejderes lønsedler. Akkumulerede lønsaldi i SLS er jo blot en sammenlægning af alle medarbejderes lønsedler. IR vil foretage opfølgning

herpå i 2016.

Revision af lønprocessen

15 af 19

Revisionsemne: Bogføring og afstemning af sygedagpenge

Funktionsområde: Bogføring

Vi skal anbefale, at sygedagpenge indregnes som

tilgodehavender i takt med, at medarbejderne

afholder sygedage. Tilgodehavender afstemmes

herefter med indbetalinger fra kommunerne.

Endvidere skal vi anbefale, at det løbende sikres,

at SAM tilbagesøger sygedagpengerefusioner

inden for tidsfristerne herfor.

registrerer

sygdom

i Indregningen af sygedagpengere-

4.1

Medarbejdere

2015

tidsregistreringssystemet. Registreringen sker fusioner sker ikke i takt med SKATs

dels løbende og dels, når medarbejderen optjening heraf. Indregningen sker

Prio.

genoptager arbejdet.

dermed ikke i overensstemmelse med

regnskabsbekendtgørelsen.

På grundlag af registrering af sygedage i

tidsregistreringssystemet fremsender Personale

2 oplysninger til SAM om medarbejdere, som Som følge af, at SKAT kun foretager

SAM skal tilbagesøge sygedagpenge for. SAM stikprøvevis kontrol af, at SAM tilbage-

foretager

herefter

tilbagesøgning

af søger alle refusionsberettigede syge-

sygedagpenge hos medarbejdernes bopæls- dage, har SKAT ingen sikkerhed for, at

kommuner.

Tilbagesøgningerne

indgår

i alle refusionsberettigede sygedage

lønordrer i SLS og fremsendes til bogføring i refunderes.

Intern Regnskab 1. Der udarbejdes og bogføres

lønordrer hver 14. dag.

Der er endvidere risiko for, at SKAT

I forbindelse med bogføring af sygedagpenge

modtager Intern Regnskab 1 en oversigt over de

medarbejdere, som der er tilbagesøgt

sygedagpenge for. Oversigten er specificeret på

medarbejdernes CPR-nr. Oversigten anvendes

som grundlag til opfølgning på indbetalinger fra

de enkelte kommuner.

Personale 1+2 foretager stikprøvevis opfølgning

på, at SAM foretager tilbagesøgning af alle

refusionsberettigede sygedage.

I henhold til regnskabsbekendtgørelsen skal

indregningen (bogføringen) af sygedagpenge-

refusioner foretages i takt med, at refusioner

optjenes, det vil sige i takt med, at

medarbejderne afholder refusionsberettigede

sygedage. Af regnskabsinstruksen fremgår det

endvidere, at refusioner skal indregnes, når der

ikke modtager de refusioner, som

SKAT er berettiget til, hvis SAM ikke

overholder tidsfristerne for tilbage-

søgning

sygedagpenge

hos

kommunerne.

Revision af lønprocessen

16 af 19

opstår et retsligt krav og i den periode, hvor de

skabes.

Vi har konstateret, at indregningen af

sygedagpenge ikke sker i takt med, at

sygedagpenge optjenes, idet der kun foretages

bogføring af sygedagpenge i forbindelse med

de lønordrer, som modtages fra SAM hver 14.

dag.

Vi har endvidere fået oplyst, at SAMs

tilbagesøgning af refusioner hos kommunerne

kan være forsinket. I henhold til SLA’en mellem

SKAT og SAM er SAM ansvarlig for korrekt og

rettidig behandling af det modtagne materiale

ud fra fastsatte tidsfrister. SAM har dog ikke

hjemmel til at erstatte udgifter uanset, om det er

SAM, som har fejlet.

Handleplan

Der er i første omgang ikke udarbejdet handlingsplan for observationen her, idet det mellem SKAT og Intern Revision er aftalt at der afholdes

møde med henblik på nærmere at drøfte, hvor tidligt tilgodehavenderne kan registreres, jf. tillige regnskabsbekendtgørelsen § 25, stk. 1.

For så vidt angår bemærkningen om, at det løbende skal sikres, at SAM tilbagesøger refusionerne inden for fristerne, skal det bemærkes, at

der foretages en stikprøvevis kontrol heraf. Stikprøven fastsættes ud fra væsentlighed og risiko.

Det betyder, at stikprøven vil blive udvidet, såfremt forholdene tilsiger dette. Der er således i en periode i 2015 konstateret et stigende antal fejl

på området for søgning af refusion i forbindelse med barsel. På baggrund heraf, blev der i en periode foretaget 100 % kontrol af alle søgte

barselsrefusioner.

Såfremt der konstateres fejl, underrettes SAM straks herom.

Såfremt der konstateres forsinkelser i forbindelse med søgningen af refusioner, er der en løbende dialog med SAM herom.

Kontaktperson:

Mette Herner

Tidsfrist:

1. maj 2016

Handleplan modtaget

Revision af lønprocessen

17 af 19

Nr.

Observationer

Revisionsemne: Registreringer i HR-Løn

Risici

Anbefalinger

Funktionsområde: Registrering

5.1

Vi har konstateret at der i forbindelse med

2015

registrering af engangsydelser (tillæg, over- og

merarbejde mm.) i HR-løn kan ske lønkørsel

Prio.

uden en ordre er godkendt i systemet, det vil

sige, at alle lønordrer køres igennem uanset om

de er godkendte eller ej.

SKAT foretager overvågning af HR-løn således,

at ikke godkendte lønkørsler kontrolleres

umiddelbart før og umiddelbart efter den

endelig fremsendelse til SAM. Det er således

muligt at stoppe lønudbetalinger, som ikke er

godkendte.

Der sker derudover logning af alle aktiviteter i

HR-løn ligesom Controlling og Service hver

måned foretager kontrol af godkendelser.

Der er er risiko for at der anvendes

unødigt mange ressourcer på manuelle

kontroller, som kan afhjælpes ved at

etablere en systemunderstøttet løs-

ning.

IR anbefaler, at der etableres en system-

understøttet løsning, som sikrer, at der kun kan

gennemføres en lønkørsel, når der foreligger en

godkendt lønordre. SKAT bør stille krav om

etablering af systemunderstøttelsen hos SAM.

Handleplan:

SKAT vil gøre Moderniseringsstyrelsen

–

som ejer HR-løn

–

opmærksom på Intern Revisions anbefaling om etablering af denne

systemunderstøttelse.

Kontaktperson:

Mette Herner

Tidsfrist:

1. maj 2016

Handleplan modtaget

Revision af lønprocessen

18 af 19

Bilag 2: Anvendt skala

Ved udarbejdelsen af konklusionen er følgende skala anvendt:

Intet behov for

procesændringer

Intern Revision har ikke observeret svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område.

Prioritet 1:

Prioritet 2:

Behov for proces-

ændringer i mindre

omfang

Ingen observationer

Intern Revision har observeret enkelte svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område.

Prioritet 1:

Prioritet 2:

Ingen observationer

Enkelte observationer

Behov for proces-

ændringer i større

omfang

Intern Revision har observeret flere svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Observationerne er

hovedsageligt omfattet af prioritet 1 og 2 med flest observationer i prioritet 2.

Prioritet 1:

Prioritet 2:

Flere observationer

Flest observationer

Behov for

procesændringer i

væsentligt omfang

Intern Revision har observeret flere svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Observationerne er

hovedsageligt omfattet af prioritet 1 eller 2 med flest observationer i prioritet 1.

Prioritet 1: Flest observationer

Prioritet 2: Flere observationer

Det skal bemærkes, at ovenstående beskrivelse, med hensyn til antal observationer pr.

prioritet, er vejledende i forhold til vores samlede vurdering af konklusionen.

Prioritering af de enkelte observationer:

Prioritet 1: Høj Risiko for manglende målopfyldelse:

Væsentlige svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Svaghederne kan

omfatte manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne kontroller,

manglende regnskabsmæssige faciliteter. Som følge heraf er der en væsentlig øget

risiko for, at processens formål ikke realiseres. Manglende opfyldelse af processens

formål vil have store konsekvenser for virksomheden. Der bør snarest muligt

iværksættes foranstaltninger med henblik på at udbedre de observerede svagheder.

Prioritet 2: Middel risiko for manglende målopfyldelse:

Svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Svaghederne kan omfatte

manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne kontroller, manglende

regnskabsmæssige faciliteter. Som følge heraf er der en øget risiko for, at processens

målopfyldelse ikke fuldtud realiseres. Manglende opfyldelse af processens formål vil

have store konsekvenser for virksomheden. Der bør iværksættes foranstaltninger med

henblik på at udbedre den observerede svaghed.

Prioritet 3: Lille risiko for manglende målopfyldelse:

Ingen svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Som følge heraf er der ikke

en øget risiko for, at processens formål ikke realiseres. Den reviderede proces kan dog

designes med henblik på at forbedre eksekveringen af processen. Processen vil dog

være omfattet af den risiko, der, uanset styrken af de interne kontroller, altid vil være til

stede.

Prioritet 4: Lille risiko for manglende målopfyldelse:

Ingen svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Som følge heraf er der ikke

en øget risiko for, at processens formål ikke realiseres. Processen vil dog være omfattet

af den risiko, der, uanset styrken af de interne kontroller, altid vil være til stede.

Revision af lønprocessen

19 af 19