SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Skatteudvalget 2017-18
SAU Alm.del
Offentligt

19. maj 2016

J. nr. 16-0131183

Plannr. 115-072

Intern Revision

Rapport 2015

Kundeservice

Økonomi

Processen for manuelle udbetalinger § 38

Modtager

Direktør Jesper Rønnow Simonsen

Kopi

Direktør Merete Agergaard, Kundeservice

Direktør Karsten Juncher, Økonomi

Departementet

Rigsrevisionen



Revision

Rådgivning

Rapportering

SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Forord

Intern Revision (IR) har, jævnfør orienteringsbrev af 5. februar 2016, revideret

processen for manuelle udbetalinger for § 38. Den udførte revision er en del af den

samlede revision for 2015.

Rapporten har været fremsendt i udkast til den reviderede enhed med henblik på

at sikre, at Intern Revision og den reviderede enhed har en ensartet opfattelse af

de observerede forhold. SKAT har efterfølgende udarbejdet handleplaner.

Rapporten indeholder en samlet konklusion omfattende det reviderede område. I

konklusionsafsnittet redegør vi for de observationer, som konklusionen i det

væsentligste er baseret på. Konklusionsafsnittet indeholder Intern Revisions

bedømmelse af det reviderede område samt en beskrivelse af grundlaget for

bedømmelsen. Det vil derfor almindeligvis være tilstrækkeligt at læse selve

rapporten. Såfremt der ønskes uddybning og detaljering, henvises der til bilagene.

Rapportens bilag 1 indeholder en systematisk fremstilling af de observationer, som

den udførte revision har givet anledning til. Bilaget indeholder tillige en vurdering

af de tilknyttede risici samt Intern Revisions forslag til anbefalinger, der kan

formindske de vurderede risici. Med udgangspunkt i risikovurderingerne har SKAT

udarbejdet handleplaner med henblik på at formindske de vurderede risici. Intern

Revisions anbefalinger har været anvendt som inspiration ved udarbejdelse af

handleplaner. Vi vil løbende vurdere implementeringen af SKATs handleplaner.

Rapportens bilag 2 indeholder en beskrivelse af de prioriteringer, der er anvendt

ved klassifikationen af de enkelte observationer. Bilaget indeholder herudover en

beskrivelse af koblingen mellem observationernes prioriteringer og den samlede

overordnede konklusion.

København, den 19. maj 2016

Kurt Wagner

Revisionschef

Sayed Sulaiman Masoomi

Revisor

Processen for manuelle udbetalinger § 38

2 af 15

1. Formål

Formålet med revisionen er, at vurdere processen for manuelle udbetalinger for §

38, samt hvorvidt der er etableret en funktions- og personmæssig adskillelse

mellem den regnskabsmæssige registrering og betaling.

Hovedvægten i vores revision er lagt på den iboende risiko på området for

manuelle udbetalinger, samt på hvordan de eksisterende kontroller, der foretages

i forbindelse med udbetalinger er risikovurderede.

I forbindelse med vores revision af manuelle udbetalinger, har vi undersøgt og

vurderet, om SKAT efterlever kravene i regnskabsbekendtgørelsen, samt hvorvidt

den interne kvalitetssikring overholdes.

2. Omfang

Revisionen har omfattet en gennemgang og vurdering af, om processen for

manuelle udbetalinger for § 38 er hensigtsmæssigt tilrettelagt i forhold til de

iboende risici på området.

Revisionen er foregået via interviews med funktionsledere og medarbejdere,

gennemgang af udleverede procesbeskrivelser samt regnskabsinstruksen og

omfatter en vurdering af:



Funktionsadskillelse, roller og ansvar i forbindelse med oprettelse og

frigivelse af udbetalinger

Allerede etablerede interne kontroller på området

Styrken af dokumentation og kontrol af dokumentation

Prokuraforhold fra anmodende enheder

Revisionen omfatter processerne for udbetalinger i perioden januar 2015 - marts

2016.

Desuden er processerne for manuelle udbetalinger påset ved sidemands

observation inden for firmakoderne: 6176, 6171 og 6004 i Horsens, samt

firmakoden 6191 i Ringkøbing.

Processen for manuelle udbetalinger § 38

3 af 15

Revisionen er tilrettelagt ud fra arbejdsgangenes praktiske funktionsadskillelse på:

tildelte roller, fordelt på Opretter, Udbetaler og Frigiver indenfor SAP38.

Den tekniske funktionsadskillelse mellem Udbetaler og Frigiver er tidligere blevet

revideret af IR.

Anmodninger om manuel udbetaling foregår enten manuelt på opfordring fra andre

enheder i SKAT via journalpostkasser mv., eller på baggrund af data digitalt

overført og automatisk bogført i SAP38 via grænsefladesystemer, direkte fra

debitorerne eller lokalt hos udbetaler på baggrund af udsøgninger i SAP38, efter

for meget indbetalte beløb.

Sammenfald mellem de primære firmakoder i SAP38 og udbetalingsmåde er

illustreret i nedenstående udbetalingsmatrix.

Processen for manuelle udbetalinger § 38

4 af 15

I forbindelse med revisionen anvendes nedenstående model, som opdeler

processen i en række funktionsområder. Vi har i forbindelse med nærværende

revision revideret funktionsområdet betaling. (De reviderede funktionsområder er

fremhævet med gråt i figuren).

Rammevilkår for funktionsområderne

Datafangst

Kvittering

Registering

Opgørelse

Bogføring

Opkrævning

Betaling

Inddrivelse

Regnskabsaflæggelse

3. Konklusion

På baggrund af den udførte revision er det

IR’s vurdering, at

der for processen for

manuelle udbetalinger § 38

i mindre omfang er behov

for ændringer i de

reviderede processer. Denne konklusion baserer vi på følgende forhold:



Manglende funktionsadskillelse samt bevidsthed omkring ansvar og roller i

udbetalingsfunktionen

Kontroller foretages efter frigivelse af udbetalinger i firmakode 6191

Manglende kontrol af 3. parts dokumentation i firmakoderne 6171, 6176 og

6004

Svage prokuraforhold fra anmodende enheder

Vi har prioriteret de observerede forhold således:

Processen for manuelle udbetalinger § 38

5 af 15

Revisionsemne

Funktionsadskillelse, roller og

ansvar i forbindelse med

oprettelse og frigivelse af

udbetalinger

Etablerede interne kontroller på

området

Styrken af dokumentation og

kontrol af dokumentation

Prokuraforhold fra anmodende

enheder

I alt

Prioritet 1

Høj risiko

Prioritet 2

Middel risiko

Prioritet 3/4

Lille risiko

alt

Prioriteterne skal ses i forhold til det reviderede område og er nærmere defineret i bilag 2.

Vi har modtaget handleplaner fra det reviderede direktørområde. Det er vores

vurdering, at implementeringen af de udarbejdede handleplaner vil medvirke til en

reduktion af de vurderede risici.

Processen for manuelle udbetalinger § 38

6 af 15

Bilag 1: Observationer, risici og anbefalinger

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Funktionsområde: Betaling

IR anbefaler, at den allerede eksisterende IT

understøttede funktionsadskillelse udnyttes fuldt

ud ved at konsolidere to roller til én, hvilket

umuliggør medarbejdersammenfald af i

udbetalingsfunktionen.

Revisionsemne: Funktionsadskillelse, roller og ansvar

Risikoen for tilsigtede og utilsigtede

fejludbetalinger øges generelt såfremt

der blandt de involverede

medarbejdere (rolleindehavere) er tvivl

om placeringen af kontrollerne i de

enkelte roller.

Risikoen forøges i tilfælde af, at

medarbejderen der frigiver, har en

forventning om, at udbetaler har

ansvaret for at kontrollere

dokumentation. Såfremt

medarbejderen der frigiver, ikke er

opmærksom på, at en og samme

medarbejder har oprettet og

udarbejdet udbetalingsforslag, kan der

ske frigivelse, uden at der er

gennemført kontrol af dokumentation.

(pkt. 2).

Såfremt rollerne er fordelt blandt de

involverede

medarbejdere

som

beskrevet under pkt. 3, vil en

manglende

præcisering

kontrolansvaret hos medarbejderen,

der varetager rollen som ”udbetaler”

medføre, at der er en forøget risiko for,

at medarbejderen, der varetager rollen

som ”frigiver” reelt både udarbejder

1.1

Funktionsadskillelse i processen for manuelle

2015

udbetalinger samt roller og ansvar

Prio.

De definerede roller (jf. omfang) i

udbetalingsfunktionen kan fordeles blandt

medarbejderne jf. nedenstående:

1. Rollerne som opretter, udbetaler og

frigiver er tildelt tre forskellige

medarbejdere.

2. Rollerne som opretter og udbetaler er

tildelt én og samme medarbejder,

medens rollen som frigiver er tildelt en

anden medarbejder.

3. Rollerne som opretter og frigiver er

tildelt én og samme medarbejder,

mens rollen som udbetaler er tildelt en

anden medarbejder.

SAP understøtter som standard muligheden for at

tildele begge roller til en enkelt medarbejder, med

en indbygget kontrol der sikrer at en medarbejder

ikke kan godkende egne betalingsforslag.

Medarbejdere der er blevet tildelt en

godkenderrolle vil derfor samtidig kunne agere

som opretter på sager vedkommende ikke selv

godkender/frigiver til betaling.

Den nuværende opretterrolle og udbetalerrolle

konsolideres til én rolle, således at

medarbejderen, der opretter grundlaget for

udbetalingen samtidig lægger udbetalingen ind i

et udbetalingsforslag. Den samlede

dokumentation overdrages til godkender

(nuværende frigiver).

Medarbejderen, med rollen som godkender, vil

have ansvaret for at foretage kontrol af

udbetalingen ud fra en

risiko/væsentlighedsbetragtning på baggrund af

Alene adskillelsen mellem funktionen at

udbetale og funktionen at frigive er

systemunderstøttet, da det ikke er muligt for

Processen for manuelle udbetalinger § 38

7 af 15

Nr.

Observationer

en medarbejder at foretage begge dele i

SAP38.

IR har konstateret, at ikke alle medarbejdere

er bevidste omkring hvilket ansvar, der

påhviler den enkelte rolle i forbindelse med en

manuel udbetaling, herunder i hvilken rolle

ansvaret for kontrol af dokumentation er

placeret.

Risici

udbetalingsdokumentation samt frigiver

beløbet.

Den manglende bevidsthed omkring

hvilket ansvar, der påhviler de enkelte

roller i en udbetalingsfunktion kan

medføre risici for, at planlagte interne

kontroller ikke udføres.

I værste fald kan medarbejdere, der er

bevidste om den manglende forankring

af kontrollen udnytte dette.

Anbefalinger

udbetalingsmåden (jf. udbetalingsmatrix) og kan

derefter frigive/godkende udbetalingen.

Ovenstående rollefordeling vil give en klarere

opdeling af kontrollerne i udbetalingsfunktionen

og samtidig formindske muligheden for at

udbetaling sker på et grundlag, medarbejderen

selv har udarbejdet.

Handleplan fra DMR/SAP, FK 6004

Processen for manuelle udbetalinger i FK 6004 er gennemgået primo 2016 og implementering af ændringer var iværksat. Revisionens

observationer er taget til efterretning og anbefalingerne vil indgå i en fornyet gennemgang af de allerede etablerede processer.

Observationerne om, at ikke alle medarbejdere er bevidste om ansvarsfordelingen i de enkelte roller betyder, at vi vil gennemgå

processerne og styrke bevidstheden om, hvad den enkelte medarbejder har ansvar for i de tre processer, som indgår i den samlede

udbetalingsproces. Rollen som godkender har udelukkende været tildelt rutinerede medarbejdere, og det er vores indtryk, at godkender har

foretaget de nødvendige kontroller i forbindelse med godkendelse af udbetalingsforslagene. Grundet observationerne, vil handlingerne i

processen blive yderligere præciseret.

Anbefalingerne i forhold til samling af opretter- og udbetaler rollerne vil betyder, at der i enheden vil skulle oprettes et forholdsmæssigt stort

antal udbetalingsforslag hver dag

–

1 for hver medarbejder, som bogfører, dvs. hvis 40 medarbejdere = 40 udbetalingsforslag.

Vi har vurderet, at det ikke er alle medarbejdere, der skal have autorisationen til at kunne danne udbetalingsforslag (nye vikarer, elever mv)

og vi vurderer, at kontrollen af udbetalingsgrundlaget

i ”opretter-rollen” har mulighed for at fange evt.

uoverensstemmelser/mangler i

grundlaget for udbetaling. Bevidstheden i ansvaret for oprettelse af udbetalingsforslag vil blive styrket.

Anbefalingen om, at der ikke bør være sammenfald

mellem de medarbejdere, som kan ”oprette” udbetalingsgrundlaget og ”frigive” får den

konsekvens, at ”frigivere” ikke kan foretage bogføring i firmakoden, dvs.

reelt ikke kan arbejde med de opgaver, der løses i enheden.

Processen for manuelle udbetalinger § 38

8 af 15

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Anbefalingen kan I givet fald løses ved, at udbetalingsforslag skal frigives af medarbejdere i en anden enhed.

Vi vil gennemgå processen og anbefalingen i forbindelse med, at udbetalingsopgaven for FK 6004 ”ruller” til Ringkøbing.

Tidsfrist: 2. halvår 2016

Kontaktperson: Ellen Bach + ny leder for DMR/SAP-Ringkøbing (endnu ikke udpeget).

Handleplan fra SAP38/Selskabsskat, FK 6171 og FK 6176, Sonja Ek

Proces for manuelle udbetalinger er gennemgået i februar 2016, og ændringer er sat i værk. Det, revisionen har påpeget, er taget til

efterretning. Revisionens anbefalinger vil blive tænkt ind ved ny gennemgang af de processer, der foreligger i dag. Det er indtrykket, at

Udbetaler og Frigiver har foretaget de nødvendige kontroller i forbindelse med godkendelse af udbetalingsforslagene, men på grund af

revisionens observationer, er disse kontroller i processen blevet yderligere præciseret.

Der er allerede foretaget ændringer i kredsen af medarbejdere, der er tildelt godkender rollen. Opgaven er flyttet til de mest erfarne

medarbejdere, og samtidig er det indskærpet, hvilket ansvar der påhviler såvel Opretter, Udbetaler som Frigiver. Arbejdsbeskrivelsen er

forbedret og gennemgået på et enhedsmøde i februar 2016.

Anbefalingerne i forhold til samling af opretter- og udbetaler rollerne vil betyder, at der i enheden vil skulle oprettes et forholdsmæssigt stort

antal udbetalingsforslag hver dag

–

1 for hver medarbejder, som bogfører, dvs. hvis 20 medarbejdere = 20 udbetalingsforslag.

Det er vurderet, at det ikke er alle medarbejdere, der skal have autorisationen til at kunne danne udbetalingsforslag (nye vikarer, elever mv)

og vi vurderer, at kontrollen af udbetalingsgrundlaget i ”Udbetaler-rollen” har mulighed for at fange evt. uoverensstemmelser/mangler i

grundlaget for udbetaling. Bevidstheden i ansvaret for at danne udbetalingsforslag vil blive styrket.

Anbefalingen om, at der ikke bør være sammenfald mellem de medarbejdere, som kan ”oprette” udbetalingsgrundlaget og ”frigive”

får den

konsekvens, at ”frigivere” ikke kan foretage bogføring i

firmakoden, dvs. reelt ikke kan arbejde med de opgaver, der løses i enheden.

Anbefalingen kan I givet fald løses ved, at udbetalingsforslag skal frigives af medarbejdere i en anden enhed.

Processen og anbefalingen vil blive gennemgået i forbindelse med, at udbetalingsopgaven for FK 6171 og FK 6176 overgår til Ringkøbing.

Tidsfrist: 2. halvår 2016

Kontaktperson: Sonja Ek, SAP38/Selskabsskat

–

Horsens og Preben Gammeljord Nielsen, SAP38/Selskabsskat - Ringkøbing.

Processen for manuelle udbetalinger § 38

9 af 15

Nr.

Observationer

Handleplan fra Kobra/Kl, FK 6191

Risici

Anbefalinger

For så vidt angår FK 6191, hvor udbetaling håndteres i Ringkøbing. Her sikrer den nuværende proces at der er funktionsadskillelse mellem

opretter/udbetaler og frigiver. Frigivelsen er placeret i enheden Datafangst, som ikke opretter og danner udbetalingsforslag. Hvis anbefaling

med at opretter rolle og udbetaler rolle konsolideres til én rolle, vil dette medføre at der skal oprettes et forholdsmæssigt stort antal

udbetalingsforslag hver dag

–

1 for hver medarbejder som bogføre.

Den proces som i dag benyttes i Ringkøbing, mener vi sikrer at udbetaling ikke sker på grundlag som en medarbejder selv har udarbejdet.

Når de øvrige FK flyttes til Ringkøbing mener vi således også de skal underlægges den proces som benyttes for FK 6191 i dag.

Vi vil gennemgå den nuværende proces og sikre os at de personer som frigiver ikke opretter og danner udbetalingsforslag.

Tidsfrist 2. halvår 2016

Kontaktperson: Mona V. Kristensen og Preben Gammeljord Nielsen leder for Kobra Kr-l

Nr.

Observationer

Revisionsemne: Interne kontroller

Risici

Anbefalinger

Funktionsområde: Betaling

2.1

Kontrol af manuelle udbetalinger

2015

Kontrollen for manuelle udbetalinger i

Prio.

frigiver kontrollerer, om det der skal frigives i

SAP 38 stemmer overens med

firmakode 6191 er i dag etableret således, at

Kontrol foretaget efter frigivelse af

udbetalingen medfører en risiko for, at

fejl eller svig under sagsbehandlingen

først opdages efter frigivelsen er

foretaget.

Generelt bemærkes det, at der altid tages stilling

til den tidsmæssige placering af interne kontroller.

IR anbefaler derfor, at SKAT altid kontrollerer

udbetalingsforslag inden frigivelse og ikke efter.

betalingsforslagslisten fra sagsbehandleren,

der har dannet udbetalingsforslag.

IR har konstateret, at frigiver foretager kontrol i

form af 5 stikprøver på udbetalinger efter

udbetalingerne er frigivet. De udtagne

stikprøver kontrolles, om hvorvidt der er gyldig

dokumentation for, at udbetalingen er sket til

den pågældende konto, CPR-nr. eller CVR-nr.

Processen for manuelle udbetalinger § 38

10 af 15

Nr.

Observationer

Handleplan fra Kobra/Kl, FK 6191

Risici

Anbefalinger

Udbetalinger for FK 6191 foretages i Ringkøbing. Ansvaret for udbetalingsprocessen for FK 6191 er overdraget fra Horsens til Ringkøbing

den 1. marts 2016. Bogføring af udbetalinger kan ske fra forskellige enheder. Efterfølgende dannelse af udbetalingsforslag foretages i

enheden Kobra Kr-l. Frigivelsen af udbetalingsforslaget og efterfølgende kontrol foretages af enheden Datafangst.

Anbefalingen vil betyde en tidsmæssig forsinkelse i forhold til udbetalings tidspunktet.

Vi tager anbefalingen til efterretning og vil gå i dialog med enheden Datafangst, som har ansvar for frigivelse og kontrol af

udbetalingsoplysninger, for at finde en fremadrettet løsning som vil sikre at kontrol foretages før frigivelse.

Tidsfrist: 2. halvår 2016

Kontaktperson: Mona V. Kristensen og Preben Gammeljord Nielsen, leder for Kobra Kr-l

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Funktionsområde: Betaling

IR anbefaler, at der altid om muligt skal foreligge

3. parts dokumentation til grund for en udbetaling,

eksempelvis i form af mails fra borgeren eller

journalpostkasser, sagsdokumenter fra Remedy

eller debitorkontoudtog, der utvetydigt viser, at

debitor har penge til gode.

Det anbefales desuden, at medarbejdere med

rollerne som udbetaler og frigiver (fremadrettet

godkender) instrueres i, hvad der er godkendt

dokumentation, samt i at afvise/udskyde

udbetalinger, hvor der ikke ligger tilstrækkelig

dokumentation fra 3. mand til grundlag for en

udbetaling.

Revisionsemne: Interne kontroller og dokumentation

En mangelfuld dokumentation forøger

risikoen for utilsigtede udbetalinger og

mindsker samtidig opdagelsesrisikoen

hos godkender, da udbetaler og

frigiver i mange tilfælde alene

modtager en bogføringsjournal som

grundlag.

3.1

Dokumentation og kontrol af dokumentation

2015

Primært foretages manuelle udbetalinger

Prio.

indtægtsgrundlag eller som resultat af

overskydende indbetalinger.

IR har konstateret, at dokumentationen i

forbindelse med udbetalinger foranlediget af

ændret indtægtsgrundlag i firmakode 6004,

6171 og 6176 i flere tilfælde udgøres af internt

udarbejdet materiale, samt at godkendelse

alene beror på attestationer fra opretter, på

hhv. at der er udsøgt restancer i EFI og

SAP38, samt at opretter har noteret navn og

medarbejdernummer på bilaget. Der tages

enten på baggrund af ændret

Processen for manuelle udbetalinger § 38

11 af 15

Nr.

Observationer

foretages ikke systematisk kontrol til 3.mands

dokumentation.

I tilfælde af udbetalinger foranlediget af

overskydende indbetalinger vil udbetalinger

ske via udsøgninger og ikke nødvendigvis på

opfordring fra debitor. Her vil der alene ligge

udsøgninger til grundlag for udbetalingerne.

Handleplan fra DMR/SAP, FK 6004

Risici

Anbefalinger

Vi modtager i DMR/SAP besked fra bemyndigede sagsbehandlere om ændringer i krav, som

–

efter bogføring - kan resultere i en udbetaling.

Der vil/bør i disse tilfælde altid være en dokumentation, som danner grundlag for rettelse af kravet

–

og dermed også for evt. udbetaling.

Dokumentationen vil, i de tilfælde hvor det kan lade sig gøre, være hæftet op på bogføringen i SAP eller fremgå af en evt Remedy- eller

Captia-sag.

Der kan forekomme rettelser af krav, som medfører udbetalinger, uden at der foreligger dokumentation fra 3. mand, fx i forbindelse med

systemfejl (dobbelt oprettede fordringer etc.) I disse tilfælde skal rettelserne dokumenteres i et sådant tilstrækkelig omfang, at revisionsspor

kan følges. Det er vores strategi, at vi i SKAT

–

så vidt muligt

–

skal kunne agere og udbetale evt overskydende beløb uopfordret fra debitor.

Der vil kunne forekomme udbetalinger fra ”masserettelser” af krav samt udtrukne overskydende beløb, hvor dokumentationen vil

være de

behandlede ”lister”/udsøgninger fra SAP.

Vi vil skærpe opmærksomheden på kontrol af dokumentationen af udbetaling, og særligt i forbindelse med, at opgaverne på udbetalinger

”rulles” til Ringkøbing skal vi være skarpe på processen i forbindelse med oplæring af nye.

Tidsfrist: 2. halvår 2016

Kontaktperson: Ellen Bach + ny leder for DMR/SAP-Ringkøbing (endnu ikke udpeget).

Handleplan fra SAP38/Selskabsskat, FK 6171 og FK 6176, Sonja Ek

Vi modtager i SAP38/Selskabsskat

–

Horsens besked fra sagsbehandlere om oprettelser af og ændringer i krav, som efter bogføring kan

resultere i en udbetaling. Der vil/bør i disse tilfælde altid være en dokumentation, som danner grundlag for rettelse af kravet

–

og dermed

Processen for manuelle udbetalinger § 38

12 af 15

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

også for evt. udbetaling. Dokumentationen vil, i de tilfælde hvor det kan lade sig gøre, være hæftet op på bogføringen i SAP eller fremgå af

en evt Remedy- eller Captia-sag.

Ved jævnlige tjek af ”åbne poster” undersøger vi og udbetaler evt.

overskydende beløb uopfordret fra debitor.

Der forekommer således udbetalinger fra udtrukne overskydende beløb, hvor dokumentationen vil være de behandlede ”lister”/udsøgninger

fra SAP38.

Der er i forbindelse med gennemgang af standard og præcisering af Opretter, Udbetaler og Frigivers rolle også påpeget, at

opmærksomheden på kontrol af dokumentationen af udbetaling skal skærpes.

Tidsfrist: 2. halvår 2016

Kontaktperson: Sonja Ek, SAP38/Selskabsskat

–

Horsens og Preben Gammeljord Nielsen, SAP38/Selskabsskat - Ringkøbing

Nr.

Observationer

Revisionsemne: Prokura

Risici

Anbefalinger

Funktionsområde: Betaling

4.1

Liste over autoriserede afsendere

2015

Anmodning om udbetalinger fra andre enheder

Prio.

forbindelse med sagsbehandling og udbetaling

foretages en manuel kontrol af, om afsender er

bemyndiget til at foretage anmodningen.

Kontrollen foregår via navnelister modtaget fra

anmodende enheder.

IR har konstateret, at der ikke foreligger

opdaterede lister fra alle anmodende enheder.

i SKAT foregår primært via journalpostkasser. I

Forældede, eller ikke eksisterende

lister over autoriserede anmoder om

udbetalinger kan medføre, at der

foretages utilsigtede udbetalinger.

IR anbefaler, at der ikke foretages

sagsbehandling og udbetaling på interne

anmodninger, hvor afsender ikke er at finde på de

modtagne lister over bemyndigede afsendere.

Det anbefales, at der om muligt etableres en

delvis automatisk kontrol af om afsender er

autoriseret,

ved at udnytte funktionen ”Opsæt

regel” i Outlook til

at fordele mails fra godkendte

og ikke godkendte afsendere i

journalpostkasserne.

Ved kontinuerlig vedligeholdelse af

autorisationerne, vil SAP38 medarbejderne alene

Processen for manuelle udbetalinger § 38

13 af 15

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

skulle kontrollere prokura for afsendere der lander

i ”ikke godkendte” afsendere

journalpostkasserne.

Handleplan fra Betaling og Angivelse

Det skal sikres, at vi i Betaling og Angivelse altid har tilgang til opdaterede prokuralister (autoriserede/bemyndigede medarbejdere i

forretningsområderne). Problemet med de manglende opdateringer/adgange til listerne, er rejst for Regnskab

–

Skatter og afgifter, som har

taget ansvar for opfølgning på området.

Vi afventer en systematiseret opgørelse/ajourføring over gyldige bemyndigelser.

Indtil da, udfører vi stikprøvekontroller, i forhold til de udbetalte poster.

Vi vil samtidig forfølge anbefalingen om at ajourførte autorisationer sammenkører med de modtagne sager i Journalpostkassen. SAP38

Tidsfrist: 2. halvår 2016

Kontaktperson: ?? Betaling og Angivelse

Processen for manuelle udbetalinger § 38

14 af 15

Bilag 2: Anvendt skala

Ved udarbejdelsen af konklusionen er følgende skala anvendt:

Intet behov for

procesændringer

Intern Revision har ikke observeret svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område.

Prioritet 1:

Prioritet 2:

Behov for proces-

ændringer i mindre

omfang

Ingen observationer

Intern Revision har observeret enkelte svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område.

Prioritet 1:

Prioritet 2:

Ingen observationer

Enkelte observationer

Behov for proces-

ændringer i større

omfang

Intern Revision har observeret flere svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Observationerne er

hovedsageligt omfattet af prioritet 1 og 2 med flest observationer i prioritet 2.

Prioritet 1:

Prioritet 2:

Flere observationer

Flest observationer

Behov for

procesændringer i

væsentligt omfang

Intern Revision har observeret flere svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Observationerne er

hovedsageligt omfattet af prioritet 1 eller 2 med flest observationer i prioritet 1.

Prioritet 1:

Prioritet 2:

Flest observationer

Flere observationer

Det skal bemærkes, at ovenstående beskrivelse, med hensyn til antal observationer pr.

prioritet, er vejledende i forhold til vores samlede vurdering af konklusionen.

Prioritering af de enkelte observationer:

Prioritet 1: Høj Risiko for manglende målopfyldelse:

Væsentlige svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Svaghederne kan

omfatte manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne kontroller,

manglende regnskabsmæssige faciliteter. Som følge heraf er der en væsentlig øget

risiko for, at processens formål ikke realiseres. Manglende opfyldelse af processens

formål vil have store konsekvenser for virksomheden. Der bør snarest muligt

iværksættes foranstaltninger med henblik på at udbedre de observerede svagheder.

Prioritet 2: Middel risiko for manglende målopfyldelse:

Svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Svaghederne kan omfatte

manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne kontroller, manglende

regnskabsmæssige faciliteter. Som følge heraf er der en øget risiko for, at processens

målopfyldelse ikke fuldtud realiseres. Manglende opfyldelse af processens formål vil

have store konsekvenser for virksomheden. Der bør iværksættes foranstaltninger med

henblik på at udbedre den observerede svaghed.

Prioritet 3: Lille risiko for manglende målopfyldelse:

Ingen svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Som følge heraf er der ikke

en øget risiko for, at processens formål ikke realiseres. Den reviderede proces kan dog

designes med henblik på at forbedre eksekveringen af processen. Processen vil dog

være omfattet af den risiko, der, uanset styrken af de interne kontroller, altid vil være til

stede.

Prioritet 4: Lille risiko for manglende målopfyldelse:

Ingen svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Som følge heraf er der ikke

en øget risiko for, at processens formål ikke realiseres. Processen vil dog være omfattet

af den risiko, der, uanset styrken af de interne kontroller, altid vil være til stede.

Processen for manuelle udbetalinger § 38

15 af 15