SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Skatteudvalget 2017-18
SAU Alm.del
Offentligt

25. april 2016

J. nr.

16-0043572

Plannr.

115-048

Intern Revision

Rapport 2015

Indsats

Processen for afgørelser i et

indsatsprojekt

Modtager

Direktør Jesper Rønnow Simonsen

Kopi

Departementet

Rigsrevisionen



Revision

Rådgivning

Rapportering

SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Forord

Intern Revision har, jævnfør orienteringsbrev af 22. januar 2016, revideret

indsatsprojekterne

”Interne kontroloplysninger og opfølgning på sager” med ID i

Iplan: 4041”

”Compliance – Punktafgifter” med ID i Iplan 4119, omhandlende

indkomståret 2013”.

Den udførte revision er en del af den samlede revision for

2015.

Rapporten har været fremsendt i udkast til den reviderede enhed med henblik på

at sikre, at Intern Revision og den reviderede enhed har en ensartet opfattelse af

de observerede forhold. SKAT har efterfølgende udarbejdet handleplaner.

Rapporten indeholder en samlet konklusion omfattende det reviderede område. I

konklusionsafsnittet redegør vi for de observationer, som konklusionen i det

væsentligste er baseret på. Konklusionsafsnittet indeholder Intern Revisions

bedømmelse af det reviderede område samt en beskrivelse af grundlaget for

bedømmelsen. Det vil derfor almindeligvis være tilstrækkeligt at læse selve

rapporten. Såfremt der ønskes uddybning og detaljering, henvises der til bilagene.

Rapportens bilag 1 indeholder en systematisk fremstilling af de observationer, som

den udførte revision har givet anledning til. Bilaget indeholder tillige en vurdering

af de tilknyttede risici samt Intern Revisions forslag til anbefalinger, der kan

formindske de vurderede risici. Med udgangspunkt i risikovurderingerne har SKAT

udarbejdet handleplaner med henblik på at formindske de vurderede risici.

Intern Revisions anbefalinger har været anvendt som inspiration ved udarbejdelse

af handleplaner. Vi vil løbende vurdere implementeringen af SKATs handleplaner.

Rapportens bilag 2 indeholder en detaljeret beskrivelse af revisionen og

observationerne.

Rapportens bilag 3 indeholder en beskrivelse af de prioriteringer, der er anvendt

ved klassifikationen af de enkelte observationer. Bilaget indeholder herudover en

beskrivelse af koblingen mellem observationernes prioriteringer og den samlede

overordnede konklusion.

Silkeborg, den 25. april 2016

Kurt Wagner

Revisionschef

Lars Frimand

Manager

Juridisk/kritisk revision

”Rapport om processen for afgørelser i et indsatsprojekt”

2 af 26

Formål

Intern Revision (IR) har revideret Indsatsprojekterne

”Interne kontroloplysninger og

opfølgning på sager” med ID i Iplan: 4041”

”Compliance – Punktafgifter” med

ID i Iplan 4119, omhandlende indkomståret 2013”.

SKAT har siden 2013 haft særlig fokus på borgernes retssikkerhed. Dette har

medført organisationsændringer, nye processer og nye interne vejledninger mv.

Der er blandt andet beskrevet retningslinjer for retssikkerhed, kommunikation og

intern ansvarsfordeling. Der er udarbejdet kontrolmanualer, og fra 1. januar 2014

har det været obligatorisk at udarbejde en drejebog for hvert nyt projekt inden for

Indsatsområdet.

Formålet med revisionen er at undersøge og vurdere, om SKAT har etableret et

kontrolmiljø (forretningsgange og interne kontroller), der sikrer, at

sagsbehandlingen udføres i overensstemmelse med formelle regler, og sikrer, at

afgørelserne er i overensstemmelse med de materielle regler.

Intern Revision har med udgangspunkt i afsluttede indsatsprojekter for

indkomståret 2015 udvalgt følgende indsatsprojekter:

”Interne kontroloplysninger

og opfølgning på sager” med ID i Iplan: 4041”

”Compliance – Punktafgifter” med

ID i Iplan 4119, omhandlende indkomståret 2013”.

Intern Revision har tillige foretaget en efterprøvelse af opgørelsen af provenuet

(reguleringer/forhøjelser) i de undersøgte projekter.

Revisionen er gennemført ved interview af projektejeren og undersøgelse af

forretningsgange og interne kontroller samt en gennemgang af 20 afsluttede sager

i projektet.

De udsøgte projekter kan kort beskrives på følgende måde:

Projekt ”Interne kontroloplysninger og opfølgning på sager”:

Projektet blev påbegyndt, jf. Drejebogen, den 1. januar 2014 og er afsluttet den

31.12.2015. Herefter er projektet slået sammen med søsterprojektet

”Interne

kontroloplysninger og opfølgning på sager”

med ID i Iplan: 4013 i Virksomheds- og

Afgiftskontrol.

Projektet blev udvidet med 2 delprojekter, likvidationsudlodningssager og

opfølgning på sager, der opstår i Mellemstore Virksomheder, da der ikke var det

tilstrækkelige antal sager i det oprindelige projekts opgavekatalog.

Projektet har som overordnet formål at sikre en konsekvent opfølgning på sager,

hvor der er en risiko for, at en konstateret uvilje til at følge reglerne fortsætter.

Projekt

”Compliance – Punktafgifter” med ID i Iplan 4119, omhandlende

indkomståret 2013”.

Projektet blev påbegyndt jf. Drejebogen, den 1. juli 2014 og er afsluttet den

27.8.2015. Formålet med projektet er gennem berigtigelse af virksomhedens

punktafgifter at opgøre et estimeret skattegab for punktafgiftsområdet. I samme

Juridisk/kritisk revision

”Rapport om processen for afgørelser i et indsatsprojekt”

3 af 26

forbindelse undersøges

punktafgiftslovgivningen.

virksomhedernes

efterrettelighed

forhold

til

Formålet med revisionen er at undersøge og vurdere, om SKATs tiltag har medført

et kontrolmiljø (forretningsgange og interne kontroller) der sikrer, at

sagsbehandlingen udføres i overensstemmelse med formelle regler, samt om

afgørelserne er i overensstemmelse med formelle og materielle regler.

2. Omfang

Revisionen har omfattet en vurdering af forretningsgange og interne kontroller i

forbindelse med selve sagsbehandlingen af projektets sager.

Intern Revision har interviewet projektejer og tovholder og gennemgået relevante

vejledninger mv. Ved en stikprøvevis gennemgang af 20 afsluttede sager har

Intern Revision undersøgt, om de interne kontroller er gennemført, og om formelle

og materielle regler er iagttaget.

I forbindelse med revisionen har Intern Revision anvendt nedenstående model,

som opdeler processen i en række funktionsområder. Intern Revision har i

forbindelse med nærværende revision revideret funktionsområdet datafangst.

Rammevilkår for funktionsområderne

Datafangst

Kvittering

Registering

Opgørelse

Bogføring

Opkrævning

Betaling

Inddrivelse

Regnskabsaflæggelse

Revisionen har ikke omfattet selve udførelsen af den interne kvalitetssikring, som

funktionslederne har ansvaret for at udføre hver måned vedrørende afsluttede

sager.

Juridisk/kritisk revision

”Rapport om processen for afgørelser i et indsatsprojekt”

4 af 26

Revisionen er gennemført af Lars Albertsen og Lars Frimand i perioden januar

–

februar 2016.

3. Konklusion

Det er vores vurdering, at der i mindre omfang er behov for ændringer i de

reviderede processer.

Denne konklusion baserer Intern Revision på følgende forhold:



Intern Revisions gennemgang af stikprøvesager viser et stort antal fejl,

først og fremmest for så vidt angår formelle regler og overholdelse af

interne anvisninger og kun i få tilfælde for så vidt angår materielle regler.

Intern Revision bemærker i denne forbindelse, at de formelle regler blandt

andet har til formål at mindske risikoen for materielle fejl, og da der er

konstateret et stort antal formelle fejl, medfører dette, at der er høj risiko for

materielle fejl.

I et væsentlig omfang var de i forretningsgangsbeskrivelserne fastlagte

interne kontroller ikke gennemført. I mange tilfælde udføres interne

kontroller ikke og i enkelte tilfælde udføres der intern kontrol uden at fejl

udbedres. På grundlag af gennemgangen af stikprøver er det Intern

Revisions overordnede opfattelse, at kontrolmiljøet ikke er effektivt. I

forbindelse med revisionen har Intern Revision udarbejdet nogle

anbefalinger til styrkelse af kontrolmiljøet.



Intern Revision har prioriteret de observerede forhold således:

Revisionsemne

Formelle regler ved

sagsbehandlingen

Formelle krav til

afgørelsen

Materielle krav til

afgørelsen

Forretningsgange og

interne kontroller

I alt

Prioritet 1

Høj risiko

Prioritet 2

Middel risiko

Prioritet 3/4

Lille risiko

I alt

Prioriteringerne skal ses i forhold til det reviderede område og er nærmere defineret i bilag

2. Overholdelse af lovregler vægtes højere end overholdelse af interne anvisninger.

Intern Revision har modtaget handleplaner fra de 2 reviderede direktørområder.

Det er Intern Revision´s vurdering, at implementeringen af de udarbejdede

handleplaner vil medvirke til en reduktion af de vurderede risici.

Juridisk/kritisk revision

”Rapport om processen for afgørelser i et indsatsprojekt”

5 af 26

Bilag 1: Observationer, risici og anbefalinger

Nr.

Observationer

Formelle regler ved sagsbehandlingen

Risici

Anbefalinger

Funktionsområde: Datafangst

1.1

Intern Revision har undersøgt, om de formelle regler ved

2015

sagsbehandlingen er iagttaget.

Stikprøvegennemgangen viste, at de formelle regler ved

sagsbehandlingen ikke blev iagttaget i 33 tillfælde fordelt

med 16 tilfælde vedrørende projekt:

”Interne

kontroloplysninger og opfølgning på sager”

og 17 tilfælde

vedrørende projekt

”Compliance – Punktafgifter” med ID i

Iplan 4119, omhandlende indkomståret 2013”.

Vedrørende projekt:

”Interne kontroloplysninger og

opfølgning på sager”,

vedrører hovedparten af fejlene

journalisering af fagligt relevante dokumenter i

sagsbehandlingssystemet, sagens oplysninger

(officialmaksimen) og om borger/virksomhed er underrettet

om oversendelse til ansvarsvurdering/manglende

oversendelse til ansvarsvurdering.

Der er i enkelte tilfælde konkrete fejl vedrørende

manglende kryptering af e-mails, der indeholder

personfølsomme oplysninger og vedrørende reglerne for

henvendelse til revisor/advokat.

Vedrørende projekt:

”Compliance – Punktafgifter” med ID i

Iplan 4119,

omhandlende indkomståret 2013”

vedrører

hovedparten af fejlene journalisering af fagligt relevante

dokumenter i sagsbehandlingssystemet samt manglende

Intern Revision har konstateret, at den

manglende overholdelse af formelle

regler ved sagsbehandlingen medfører

en forøget risiko for retssikkerheden og

for materielle fejl.

Intern Revision anbefaler, at det tjek

skema, der skal udfyldes i forbindelse

med koncept

”Andre

øjne”, tilføjes

yderligere punkter vedrørende

kryptering af e-mails og journalisering

i sagsbehandlingssystem.

Intern Revision anbefaler, at ledelsen i

højere

grad

overvåger,

forretningsgange følges, og interne

kontroller gennemføres, så de

materielle og formelle regler i

forbindelse med sagsbehandlingen

overholdes.

Nr.

Observationer

kryptering af e-mails, der indeholder personfølsomme

oplysninger.

Der er i enkelte tilfælde konstateret fejl vedrørende: 1):

Manglende notatpligt, 2): Om sagen er tilstrækkelig oplyst

(officialmaksimen) og 3): Om materialeindkaldelsen

indeholder oplysninger om formålet med det ønskede

materiale.

Risici

Anbefalinger

Handleplan fra Indsats (Underdirektør Per Jacobsen, Virksomheds- og Afgiftskontrol):

Skattegabsledelsen har på møde den 14. januar 2016 besluttet, at anvendelse af tjekskemaer skal gøres obligatorisk. Det nye tjekskema skal

også indeholde ”Andre øjne” samt eventuelle elementer af den interne kvalitetssikring, så der ikke eksisterer flere sideordnede

tjek. Der

arbejdes med en testperiode i 2. kvartal 2016 hos Person- og Datakontrol samt Mellemstore Virksomheder. Efter vurdering af resultatet skal

tjekskemaet anvendes i alle afdelinger.

Punkterne vil blive givet videre til ansvarlig for udvikling af tjekskemaet projektchef Lars Møller Madsen. Det reviderede tjekskema forventes

implementeret i alle afdelinger senest den 30/9-2016.

Tjekskemaet vil være med til at sikre, at forretningsgangene følges.

Se i øvrigt bemærkninger under punkt 4.

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Funktionsområde: Datafangst

Intern Revision anbefaler, at intern

kvalitetssikring af projektets sager

fremover udføres af projektejer,

således at erfaringen fra den interne

kvalitetssikring direkte kan anvendes

til vurdering af, om der er behov for

justering

projektets

forretningsgange

interne

kontroller.

Endvidere henvises til

(Forretningsgange

kontroller)

pkt. 4

interne

Formelle krav til afgørelsen (forslag/agterskrivelse, afgørelse/kendelse)

Intern Revision har konstateret, at

kontrolmiljøet ikke i særlig grad sikrer,

at fejl vedrørende de formelle krav til

afgørelsen forebygges. Dette medfører

en forøget risiko for retssikkerheden og

for materielle fejl.

2.1

Intern Revision har bl.a. undersøgt, om ansættelsesfrister

2015

er overholdt, om der er foretaget partshøring og om

afgørelsen er fyldestgørende begrundet.

Stikprøvegennemgangen viste, at de formelle krav til en

afgørelse ikke blev iagttaget i 7 tilfælde, fordelt med 5

tilfælde vedrørende projekt:

”Interne kontroloplysninger og

opfølgning på sager”

og 2 tilfælde vedrørende projekt

”Compliance – Punktafgifter” med ID i Iplan 4119,

omhandlende indkomståret 2013”.

Vedrørende projekt:

”Interne kontroloplysninger og

opfølgning

på sager”,

vedrører hovedparten af fejlene

begrundelser for forslag/afgørelse.

Vedrørende projekt:

”Compliance – Punktafgifter” med ID i

Iplan 4119, omhandlende indkomståret 2013”

er der

konstateret fejl ved partshøringen og ved begrundelsen for

forslag/afgørelse.

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Handleplan fra Indsats (Underdirektør Per Jacobsen, Virksomheds- og Afgiftskontrol):

Intern kvalitetssikring (SAP):

Processen i Indsats er lavet om, så den interne kvalitetssikring udføres fælles i de enkelte afdelinger. Processen i afdelingerne er, at faglige

nøglemedarbejdere gennemgår de udtagne sager med støtte i et fælles hjælpeskema og giver

–

ud fra en samlet vurdering af de

konstaterede mangler i sagen - et forslag til, om sagen er med fejl på et eller flere af nedenstående tre punkter. Beslutning om, at en sag er

med fejl træffes af den koordinerende funktionsleder i samråd med funktionslederen for driftsenheden, hvor kontrolsagen er behandlet. Dvs.

at sager med fejl drøftes funktionslederne imellem og der opnås enighed herom. Det drejer sig om følgende 3 interne kontroller:

•

om der er væsentlige formelle fejl i sagsbehandlingen

om der er materielle fejl i afgørelsen/afslutningen af sagen eller

om der er fejl i grundregistrering af krav

Den interne kvalitetssikring vil derfor blive mere ensartet.

Anbefalingerne sendes videre til arbejdsgruppen for intern kvalitetssikring til vurdering af, hvordan anbefalingerne kan implementeres i

forretningsgangen. Det forventes, at arbejdsgruppen senest den 30/6-2016 har vurderet anbefalingerne og forelagt indsatsledelsen evt.

forslag til ændringer. Det skal bemærkes, at Intern Revisions anbefalinger ikke vil være praktisk muligt i mange af de store driftsopgaver og

indsatsprojekter.

Endvidere vil de obligatoriske tjekskemaer styrke kvaliteten i forhold til de formelle krav til afgørelsen.

Nr.

Observationer

Materielle krav til afgørelsen

Risici

Anbefalinger

Funktionsområde: Datafangst

Det anbefales, at det tjek skema, der

skal udfyldes i forbindelse med

koncept ”Andre øjne”, tilføjes nye

tjekpunkter, således at det

kontrolleres, om der er foretaget

korrekt indberetning af afgørelsen.

Det anbefales, at der indføres

lederkontrol ved indberetning til SLUT-

systemet, således at indberetningen

forudsætter, at der er sket endelig

godkendelse fra nærmeste leder.

På nuværende tidspunkt understøtter

SLUT-systemet ikke lederkontrol.

3.1

Intern Revision har bl.a. undersøgt, om afgørelserne

2015

materielt set er korrekt, og om indkomstændringen er

indberettet korrekt i SKATs systemer.

Stikprøvegennemgangen viste, at de materielle regler ikke

blev iagttaget i 2 tilfælde, fordelt med 2 tilfælde vedrørende

projekt:

”Interne kontroloplysninger og opfølgning på sager”

og 0 tilfælde vedrørende projekt

”Compliance –

Punktafgifter” med ID i Iplan 4119, omhandlende

indkomståret 2013”.

Vedrørende projekt:

”Interne kontroloplysninger og

opfølgning på sager”,

vedrører

fejlene et enkelt tilfælde af

forkert indberetning til SLUT-systemet. Et andet tilfælde

vedrører manglende indberetning af statistikfelt 904 for

projektet.

Handleplan fra Indsats

–

(Underdirektør Per Jacobsen, Virksomheds- og Afgiftskontrol):

Punktet vil blive givet videre til ansvarlig for udvikling af tjekskemaet projektchef Lars Møller Madsen. Det reviderede tjekskema forventes

implementeret i alle afdelinger senest den 30/9-2016.

Nr.

Observationer

Forretningsgange og interne kontroller

Risici

Anbefalinger

Funktionsområde: Datafangst

4.1

Der er udarbejdet drejebøger for de udvalgte projekter, som

2015

løbende er ajourført. Formålet med drejebogen er bl.a. at

”klæde” deltagerne på til at udføre sagsbehandlingen

ensartet og korrekt. Projektets drejebog beskriver

forretningsgange og interne kontroller samt relevante

problemstillinger, herunder formelle og materielle regler af

betydning for behandling af projektets sager.

I den løbende sagsbehandling er der 2 interne kontroller,

dels

lederinvolvering

og dels koncept

”Andre øjne”.

Lederinvolvering:

Lederinvolvering blev udmeldt af SKATs ledelse den 10.

april 2014.

Der indgår forskellige objektive kriterier i begge projekter for

lederinvolvering, hvor den i projekt:

”Interne

kontroloplysninger og opfølgning på sager”

er fastsat til

ændring af indkomst over 500.000 kr./ændringer

vedrørende momsreguleringer på mere end 125.000 kr., så

er den for

projekt

”Compliance – Punktafgifter” med ID i

Iplan 4119, omhandlende indkomståret 2013”

fastsat til at

ændringer, der overstiger 1. mio. kr.

I begge drejebøger er der jf. udmeldingen af 14. april 2014,

anvisninger til fastlæggelse af lederinvolvering ud fra

subjektive kriterier.

”Andre Øjne”

Konceptet ”Andre øjne”

har været gældende fra

begyndelsen af projekterne og indebærer en faglig

Det er Intern Revisions vurdering, at

kontrolmiljøet ikke har tilstrækkelig

styrke til at sikre, at formelle og

materielle regler fuldt ud iagttages.

Intern Revision har konstateret, at

der i projekt:

”Interne

kontroloplysninger og opfølgning på

sager”

indgår lederinvolvering

ved

ændring af indkomst over 500.000

Dette medfører en forhøjet risiko for, at kr./ændringer vedrørende

momsreguleringer på mere end

borgernes retssikkerhed forringes, at

125.000 kr. Intern Revision anser

deres skatteansættelse bliver for høj

disse objektive beløbsgrænser for

eller for lav.

lederinvolvering, som værende

meget høje for f.eks. en

lønmodtager.

Det anbefales derfor, at der ved

behandling af projektets sager

gennemføres flere interne kontroller

som indbefatter lederinvolvering ved

at ændre beløbsgrænserne for

lederinvolvering.

Endvidere anbefales det, at der i

mindre grad anføres subjektive

grænser for lederinvolvering som

f.eks. ”stor

økonomisk alvor for den

involverede borger eller virksomhed”,

men i stedet inddrages primært

objektive beløbsgrænser for

lederinvolvering.

Hvis der i projektet anvendes

subjektive kriterier for

lederinvolvering, bør det i højere

Nr.

Observationer

kvalitetssikring af en kollega og omfatter bl.a. følgende

sager:



Indkomsten forhøjes med mindst 200.000 kr.

Forhøjelse af moms, afgifter og skat med mindst

50.000 kr.

Nedsættelse af indkomst, moms, afgifter og skat

med mindst 50.000 kr.

Risici

Anbefalinger

grad præciseres, hvad der skal

forstås ved disse kriterier.

Det anbefales, at

projektleder/projektejer fremover

foretager intern kvalitetssikring af

projektets afsluttede sager.

Erfaringen fra kontrollen bør løbende

anvendes til vurdering af, om der er

behov for justering af

forretningsgange og interne

kontroller.

Efterfølgende blev

”Andre øjne” udvidet til også at omfatte

kontrol af korrekt indberetning til SKATs systemer.

Intern Revision har konstateret, at i projekt:

”Interne

kontroloplysninger og opfølgning på sager”

foreligger der

”Andre Øjne”-skemaer

i sager, hvor Intern Revision har

konstateret materielle eller formelle fejl - hvilket viser, at de

interne kontroller ikke er effektive.

Intern kvalitetssikring (SAP):

Kvaliteten af SKATs afgørelser sikres endvidere gennem

intern kvalitetssikring

af afsluttede sager.

Gennem intern kvalitetssikring overvåger SKATs ledelse

forretningsgange og interne kontroller, herunder

indberetninger, og om formelle og materielle regler

iagttages.

Da intern kvalitetssikring af projektets afsluttede sager

foretages af mange funktionsledere, er muligheden for at

opdage og korrigere for svagheder i forretningsgange og

interne kontroller ikke optimal.

Intern kvalitetssikring af projektets sager følger SKATs

almindelige procedure, som betyder, at kvalitetssikringen

Nr.

Observationer

udføres i den driftsenhed, der har behandlet sagen. Dette

medfører, at den interne kvalitetssikring af projektets sager

udføres af mange funktionsledere.

Intern Revision har ikke undersøgt, om funktionslederne

ved udførelse af den interne kvalitetssikring har haft

bemærkninger til sagerne.

Stikprøverne:

Den stikprøvevis gennemgang viste, at 15 sager

beløbsmæssigt var omfattet af konceptet

”Andre

øjne”, men

at der kun foreligger et ”Andre Øjne” skema i 13 sager –

altså 2 sager, hvor skemaet mangler. Begge fejl vedrører

projekt

”Compliance – Punktafgifter” med ID i Iplan 4119,

omhandlende indkomståret 2013”.

Vedrørende lederinvolvering har revisionen påvist, at den

interne kontrol var gennemført i 2 sager, men burde have

været gennemført i 11 sager. Dermed mangler der

lederinvolvering i 9 sager.

Af de 9 sager, vedrører de 6 tilfælde projekt:

”Interne

kontroloplysninger og opfølgning på sager”

og de

resterende 3 sager vedrører projekt

”Compliance –

Punktafgifter” med ID i

Iplan 4119, omhandlende

indkomståret 2013”.

Stikprøvegennemgangen viste endvidere, at der i 2 sager

ikke var foretaget korrekt indberetning til brug ved

afrapportering af projektforløbet (se under

”Materielle

krav

til afgørelsen”). Her er der vedrørende projekt:

”Interne

kontroloplysninger og opfølgning på sager”,

fundet fejl

vedrørende et enkelt tilfælde af forkert indberetning til

SLUT-systemet, mens det i et andet tilfælde vedrører

manglende indberetning af felt 904 statistikfelt.

Risici

Anbefalinger

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Handleplan fra Indsats (Underdirektør Per Jacobsen, Virksomheds- og Afgiftskontrol):

Lederinvolvering:

Indsatsledelsen har besluttet, at det er op til de enkelte projekter, om ledelsesinvolvering sker via egen personaleleder eller projektejer.

På baggrund af Intern Revisions anbefalinger vil dette samt beløbsgrænser for lønmodtagere og subjektive kriterier blive drøftet i

Indsatsledelsen på ny. Det forventes, at indsatsledelsen senest den 30/6-2016 har vurderet anbefalingerne med evt. forslag til ændringer.

Andre øjne:

Det er besluttet i Indsats, at de enkelte projekter skal træffe beslutning om, hvem i projektet, der skal udføre andre øjne for at sikre bedre

kvalitet og større ensartethed.

Intern kvalitetssikring (SAP):

Der henvises til punkt 2.

Bilag 2: Beskrivelse af revisionen og observationer

Forretningsgange og interne kontroller

Intern Revision (IR) har revideret Indsatsprojekterne

”Interne kontroloplysninger og

opfølgning på sager” med ID i Iplan: 4041”

”Compliance – Punktafgifter” med

ID i Iplan 4119, omhandlende indkomståret 2013”.

Indsatsprojektet ”Interne kontroloplysninger og opfølgning på sager”

Projektet er påbegyndt den 1.1.2014. Projekts formål er at sikre en konsekvent

opfølgning på sager, hvor der er risiko for, at en konstateret uvilje til at følge

reglerne fortsætter.

Der er tale om et indsatsprojekt, hvor hovedformålet er kontrol og opfølgning af

sager hjemhørende i Mellemstore virksomheder. Det er udelukkende et

kontrolprojekt, som løber i perioden 1/1-2014 til 31/12-2016.

Projektet behandler alt inden for skat-, moms- og afgiftsområdet og sagerne er ikke

kendte i forvejen. Dette projekt har været afhængig

af projekt 4035 ”Anmeldelser

og kontroloplysninger”, som først er

påbegyndt den 1. april 2014. Dette projekt

(4035) har skullet levere sagerne.

Projektet er pr. 1.1.2016 overgået til Virksomheds- og Afgifts Kontrol (VAK). Der

findes et ”søsterprojekt” i Mindre Virksomheder, som har det samme formål, nemlig

at fungere som en slags

”opsamlingsprojekt

internt benævnt ”skraldespand”

for

sager, som ikke passer ind i eksisterende projekter - eller som opfølgning på andre

sager, herunder egne sager.

Projektet

blev

efterfølgende

udvidet

med

delprojekter,

likvidationsudlodningssager og opfølgning på sager, der opstår i Mellemstore

Virksomheder, da der ikke var det tilstrækkelige antal sager i det oprindelige

projekts opgavekatalog.

Vedrørende delprojektet ”opfølgning

på sager, der opstår i Mellemstore

Virksomheder”

målgruppen virksomheder, der hører til Mellemstore

Virksomheder, der ikke efterlever reglerne, og hvor den manglende efterlevelse

har en væsentlig størrelse og/eller grovhed. Der vil primært være tale om

opfølgning på administrative afgørelser foretaget i Mellemstore Virksomheder, som

f.eks.:

•

Beskatning af frie goder

–

bil, bolig, jagt m.m.

Ændring af afskrivningsgrundlag/afskrivninger

Ændring af underskud til fremførsel

Likvidationsudlodning

Fratrukne privatudgifter

Momskontroller med konsekvenser skat/moms for efterfølgende år

Projektet har haft en normering på 10 årsværk og har haft sin base i Holbæk samt

på 2 lokaliteter i Jylland. Der har ikke indgået oplæring/undervisning af

ressourcer/projektdeltagere, idet de enkelte projektdeltagere som udgangspunkt

har en skatterevisoruddannelse.

Funktionslederen har supplerende oplyst, at de fleste projektdeltagere er placeret

på samme lokalitet, således at der har foregået løbende sparring. Ved eventuelle

problemer har funktionslederen været inde over problemstillingen og fulgt op.

Vedrørende interne kontroller bl.a. ”Andre Øjne”, oplyste

funktionslederen, at

denne efterfølgende, som supplerende kontrol,

har foretaget en ”skimming” af

samtlige afgørelsessager med henblik på at rette og udbedre fejl og mangler. Der

har ikke foretaget nogen kontrol af, om der er foretaget korrekt indberetning mv.

Vedrørende

SAP-kontroller

(Internt

kvalitetsstyringssystem),

oplyste

funktionslederen, at projektets kontroller også indgår i den population, hvoraf der

udtages sager til indrapportering i SAP (Internt kvalitetsstyringssystem).

Drejebogen

–

generelle krav:

Siden 1. januar 2014 har det været obligatorisk at udarbejde en drejebog for hvert

indsatsprojekt. Projektets drejebog er udarbejdet efter den tilhørende skabelon og

vejledning.

Tovholder orienterer relevante medarbejdere, funktionsledere og projektchefer om

ajourføring af drejebogen og andre relevante oplysninger/nyheder.

Drejebogen skal tage stilling til, hvorledes sagsbehandlingen skal foregå. Den skal

medvirke til øget fokus på retssikkerhed, og belyse relevante

retssikkerhedsmæssige problemstillinger, der skal iagttages ved behandling af

projektets sager.

Drejebogen skal blandt andet forholde sig til:



Persondatalovens bestemmelser for registrering og anvendelse af data

Kontrolbeføjelser, herunder retssikkerhedslovens bestemmelser, der

anvendes ved kontakt til projektets målgruppe

Kontrolbeføjelser og principper for indhentning af oplysninger fra tredjemand

Korrekt processuel regelanvendelse, herunder tavshedspligt,

offentlighedslove (notatpligt og aktindsigt)

Korrekt materiel regelanvendelse

Ensartet sagsbehandling og kvalitetssikring

regler

beskriver

drejebogen

Udover relevante formelle og materielle

forretningsgange og interne kontroller.

Den 10. april 2014 blev der udmeldt et samlet koncept for sikring af kvaliteten i

afgørelsessager i Indsats. Der blev fastsat rammer for 1) ledelsesinvolvering/-

godkendelse i enkeltsager og 2) retningslinjerne om faglig kvalitetssikring ved en

kollega (koncept

”Andre øjne”) blev opdateret. Lederinvolvering og ”Andre

øjne”

skal anvendes, før borgeren præsenteres for forslaget eller afgørelsen. 3) Den

interne kvalitetssikring, der udføres hver måned af driftsenhedernes

funktionsleder/kontorchef, er også en del af det samlede koncept og dokumenteres

i det interne kvalitetssikringssystem (SAP). Intern kvalitetssikring af projektets

sager følger SKATs almindelige procedure, som betyder, at kvalitetssikringen

udføres i den driftsenhed, der har behandlet sagen. I begge projekter medfører

dette, at den interne kvalitetssikring udføres af mange funktionsledere. Projektejer,

der selv er funktionsleder, har dermed ikke et specifikt kendskab til, om interne

kontroller udføres, og om formelle og materielle regler iagttages i projektets sager.

Muligheden for at opdage svagheder og fejl er således ikke optimale.

Drejebogen

–

særlige krav for dette projekt:

I henhold til drejebogen skal ledelsesinvolvering ske i følgende tilfælde:

•

Hvis

ændringer

indkomsten>

500.000

kr.

og/eller

momsreguleringer> 125.000 kr.

Hvis kontakten med virksomheden/rådgiveren har været konfliktfyldt,

og der ikke er enighed om afgørelsen

–

uanset beløbsstørrelse.

Hvis der er tale om en afgørelse af principiel karakter.

Hvis der er tale om en VIP-sag eller anden sag, hvor der er

orienteringsforpligtelse op ad i systemet.

Hvis afgørelsen medfører stor økonomisk alvor for den involverede

borger eller virksomhed, fx hvor en afgørelse kan true en

virksomheds eksistens.

Hvis der er tale om en mulig større ansvarssag.

Hvis der er uenighed mellem sagsbehandler og kollegaen, der

gennemgår kontrolsagen (andre øjne).

Hvis sagsbehandleren i øvrigt finder ledelsesinvolvering nødvendig.

Ledelsesinvolveringen sker på følgende måde:

•

Projektdeltagerens egen funktionsleder involveres, før forslag

udsendes.

Funktionslederen er medunderskriver på både forslag til afgørelse og

den endelige afgørelse.

”Andre øjne” foretages af kollega.

Funktionslederen afgør, om sagen har en karakter, der kræver, at godkendelse

skal ske af afdelingens underdirektør.

I henhold til drejebogen skal der ske kollegainvolvering i følgende tilfælde:

”Andre

øjne” skal anvendes i følgende tilfælde:



Forhøjelse af indkomst over 200.000 kr.

Forhøjelse af moms og afgifter over 50.000 kr.

Nedsættelser over 50.000 kr. på indkomst, moms og afgifter

Formindskelse og forøgelse af tab til fremførsel efter ABL, EBL og

KGL over 200.000

Indsigelse på sager, der har været omfattet af ”Andre øjne”

Ved udførelse af Andre øjne skal det blandt andet påses, at kravene til partshøring,

klagevejledning, begrundelse, regelanvendelse og retssikkerhedsloven er

overholdt. Den interne kontrol dokumenteres i et tjek-skema.

Indsatsprojektet

”Compliance – Punktafgifter” med ID i Iplan 4119, omhandlende

indkomståret 2013”

Projektet er påbegyndt den 31.7.2014. Formålet med projektet er gennem kontrol

af virksomhedernes punktafgifter at opgøre et estimeret skattegab for

punktafgiftsområdet. I samme forbindelse undersøges virksomhedernes

efterrettelighed i forhold til punktafgifter.

Projektet vedrører hele landet, og der har indgået oplæring/undervisning af

ressourcer/projektdeltagere forskellige steder.

Det blev på det indledende møde den 29. januar 2016 oplyst, at ud over interne

kontroller,

bl.a. ”Andre Øjne”, har

projektlederen foretaget en efterfølgende kontrol

af samtlige 630 sager med henblik på at rette og udbedre fejl og mangler, herunder

indberetning i Dipsy.

Kontrollerne er fastlagt på pligtniveau dvs. kontrol af singulære pligtkoder, dog med

sammenhængende kontrol ved komplementære afgiftsarter.

Vedrørende SAP-kontroller (Internt kvalitetsstyringssystem), blev det oplyst, at

disse Compliance-kontroller også indgår i den population, hvoraf der udtages

sager til indrapportering i SAP (Internt kvalitetsstyringssystem).

Drejebogen

–

særlige krav for dette projekt:

Vedrørende de generelle krav henvises der til afsnit ”Drejebogen – generelle krav”

i forrige afsnit.

Det oplyses under afsnit 8.5 i drejebogen, Afgørelseskonceptet/sagsfremstilling),

at det er valgfrit, om sagsbehandleren bruger det nye afgørelseskoncept, eller om

sagsbehandleren vælger at udarbejde et forslag med tilhørende sagsfremstilling.

Det skal påpeges, at det ikke er korrekt, når drejebogen anfører, at det er valgfrit.

Dette er kun korrekt indtil den 25. august 2015. Efter den 25. august 2015, skal

forslag/afgørelse og sagsfremstilling fremover, jf. konceptet, være i et dokument.

Der kan henvises til: Interne meddelelser> Afgifter (Miljø, energiafgifter og andre

afgifter)> 2015.

I henhold til drejebogen skal ledelsesinvolvering ske i følgende tilfælde:

•

Kontrolsager, der forventes sendt til ansvarsvurdering,

Kontrolsager, hvor virksomheden har indsigelser mod forslag til

afgørelsen,

Kontrolsager, hvor SKAT foreslår reglerne om fristgennembrud

anvendt,

Kontrolsager, hvor der ønskes beslaglæggelse og som forinden skal

forelægges domstolene,

Kontrolsager omfattende personer inden for rocker- og bandemiljøet,

Kontrolsager, hvor der kan forventes presseomtale eller

ministerhenvendelser,

VIP-sager,

Kontrolsager, med en forventet regulering, der overstiger 1 mio. kr.

–

dog kan det f.eks. under hensyn til virksomhedens størrelse, efter

forelæggelse for funktionsleder besluttes, at sagen kan forsætte

uden yderligere ledelsesinvolvering (underskrift på forslag og

afgørelse),

Andre kontrolsager, hvor medarbejder finder forelæggelse relevant

–

også her kan det konkret, efter aftale med funktionsleder besluttes,

at sagen kan færdiggøres uden yderligere ledelsesinvolvering.

•

I henhold til drejebogen skal der ske kollega involvering vedrørende

”Andre øjne”

følgende tilfælde:

”Andre

øjne”- konceptet

Retningslinjerne for beløbsmæssige ændringer på over 50.000 kr. for

punktafgiftssager, er ligeledes gældende i compliance, og det betyder, at det skal

sikres, at der kommer andre øjne på kontrolsager, såfremt der er ændringer for

mere end 50.000 kr.

Det oplyses endvidere af drejebogen, at det i punktafgifter er besluttet, at der skal

ske intern kvalitetssikring af alle sager, hvor der sker sagsbehandling, og disse

retningslinjer skal også følges i dette projekt. Dette betyder, at ud over

compliancetjekskemaet, som følger sagen,

og ”andre øjne”-tjekskema

i sager over

50.000 kr., så skal sagsdokumentationsskemaet i henhold til retningslinjerne

ligeledes udfyldes.

Udvælgelse af stikprøver

Intern Revision har ved gennemgang af 20 stikprøver undersøgt, om interne

kontroller (lederinvolvering og

”Andre

øjne”) udføres, og om formelle og materielle

regler iagttages. Intern Revision har ikke specifikt udsøgt sager, der har været

undergivet intern kvalitetssikring af en funktionsleder. Fra projektejer/projektleder

har Intern Revision for begge projekter modtaget en oversigt over afsluttede sager

(populationer), hvoraf der er udtaget 10 stikprøver for hvert projekt. Kriterierne for

selve udvælgelsen er som følgende:

Kriterier for stikprøve i Projektet ”Compliance – Punktafgifter” med ID i Iplan 4119

Der er foretaget en stikprøve på 10 stk. ud fra populationen på i alt 630 sager. Der

er ikke foretaget stikprøveudtagning i de sager, som er angivet som buffer.

Det kan vedrørende populationen på 630 konstateres, at disse er forholdsmæssig

fordelt med 500 stk. på de mindre virksomheder, 100 på de mellemstore

virksomheder og 30 på de store virksomheder. Intern Revision har ud fra

populationen på i alt 630 besluttet at udvælge 10 stikprøver, med stikprøver på 5

stk. for mindre virksomheder, 3 stk. på mellemstore virksomheder og 2 stk. på de

store virksomheder. Der er ved udtagelsen af stikprøverne lagt vægt på, at

stikprøverne skal dække forskellige brancher herunder både private og offentlige

virksomheder, så stikprøven er så bredt funderet som muligt.

Kriterier for stikprøve i Projektet ”Interne kontroloplysninger og opfølgning på

sager” med ID i Iplan 4041

Intern Revision har modtaget og gennemgået populationen på i alt 708 sager på

afsluttede sager for 2015 herunder populationen for ansvarssager i særskilt

opgørelse på i alt 57 sager inklusiv særlig kontrol. Ud fra populationen har Intern

Revision udvalgt 10 stikprøver. Stikprøven har fokuseret på at skabe en bred

spredning på sagsbehandlere og indsatsemner, således at stikprøven dækker

fagligt bredt.

Interne kontroller

Der er gennemgået 20 stikprøver i alt på begge projekter, der er omfattet af

kontrollen.

Lederinvolvering:

Vedrørende intern ledelsesinvolvering kan det konstateres, at der i 10 sager ikke

var foretaget intern ledelsesinvolvering, selvom der burde have været.

Der er konstateret en del sager, hvor der burde have indgået ledelsesinvolvering i

projekt: ”Interne kontroloplysninger og opfølgning på sager”.

Årsagen er

formentligt, at der i drejebogen er angivet som objektiv krav, at der kun skal indgå

lederinvolvering ved ændringer af indkomst over 500.000 kr./ændringer

vedrørende momsreguleringer på mere end 125.000 kr. Intern Revision anser

disse objektive beløbsgrænser for lederinvolvering som værende for høje i f.eks.

lønmodtagersager, og idet flertallet af stikprøverne for dette projekt angår

regulering af lønmodtagere, omfattes disse typisk ikke af beløbsgrænserne. Hvis

den enkelte sagsbehandler udelukkende inddrager de objektive beløbsgrænser i

sin vurdering af, om vedkommendes egen leder skal inddrages ved udsendelse af

afgørelse, vil der typisk ikke ske ledelsesinvolvering.

Men inddrages de subjektive kriterier jf. drejebøgerne, herunder f.eks. sagens

karakter eller om afgørelsen betyder stor økonomisk alvor for den involverede

borger eller virksomhed, har Intern Revision vurderet, at der i en række sager

burde have indgået ledelsesinvolvering.

”Andre Øjne”

- konceptet:

Vedrørende "Andre Øjne" - konceptet kan det konstateres, at der i 2 sager

vedrørende projekt

”Compliance – Punktafgifter”

ikke var foretaget intern kontrol

(”Andre

Øjne” –

konceptet), selvom der burde have været.

Intern Revision har konstateret, at kontrolmiljøet ikke omfatter interne kontroller i

den løbende sagsbehandling af

sager vedrørende ”Andre Øjne”

- konceptet for

sager med en regulering omfattet af beløbsgrænser for indkomst fra -50.000 kr. til

200.000 kr./-50.000 kr. til 50.000 kr. Som udgangspunkt er der et væsentligt

reguleringsområde, som ikke er omfattet af konceptet.

Intern Revision bemærker endvidere, at der i projekt:

”Interne kontroloplysninger

og opfølgning på sager”

foreligger ”Andre Øjne”

- skemaer i sager, hvor Intern

Revision har konstateret materielle eller formelle fejl.

Stikprøvegennemgangen viste endvidere, at der

projekt:

”Interne

kontroloplysninger og opfølgning på sager”

i 1 tilfælde ikke var foretaget

indberetning eller sket fejlagtig indberetning til SLUT-systemet i statistikfelt 904.

Indberetning i felt 904 har ingen betydning for borgerens årsopgørelse, men

anvendes til afrapportering af projektforløbet.

Formelle regler ved sagsbehandlingen

Intern Revision har undersøgt, om følgende formelle regler ved sagsbehandlingen

blev iagttaget:



Er relevant materiale journaliseret i SKAT Ligning og Captia

Er notatpligten overholdt

Er sagen tilstrækkelig oplyst (officialmaksimen)

Indeholder materiale indkaldelsen oplysning om formålet med det ønskede

materiale

Er regler om varsling af kontrolbesøg opfyldt

Er reglerne for henvendelse til revisor/advokat iagttaget

Er mail med personfølsomme oplysninger sendt som "sikker e-mail"

Er forbuddet mod selvinkriminering iagttaget

Er borger underrettet om oversendelse til ansvarsvurdering

Stikprøvegennemgangen af 20 sager viste, at de formelle regler ved

sagsbehandlingen ikke blev iagttaget i 33 tilfælde.

Stikprøvegennemgangen viste, at de formelle regler ved sagsbehandlingen ikke

blev iagttaget i 33 tillfælde, fordelt med 16

tilfælde vedrørende projekt: ”Interne

kontroloplysninger og opfølgning på sager” og 17 tilfælde vedrørende projekt

”Compliance – Punktafgifter” med ID i Iplan 4119, omhandlende indkomståret

2013”.

Vedrørende projekt: ”Interne kontroloplysninger og opfølgning på sager”,

er fejlene

konstateret på følgende områder:

Der er 5 sager, hvor journalisering af faglige relevante dokumenter i

sagsbehandlingssystemet ikke er foretaget.

Der er 5 sager, hvor sagen ikke er tilstrækkelig oplyst (officialmaksimen).

Problemstillingen drejer sig om, at der ikke foreligger den fornødne dokumentation

i sagsbehandlingssystemet, som sagen baseres på.

Der er 4 sager, hvor borger/virksomhed enten ikke er underrettet om oversendelse

til ansvarsvurdering/manglende oversendelse til ansvarsvurdering eller der ud fra

drejebogens objektive/subjektive præmisser ikke er sket oversendelse til ansvar.

Der er en enkelt sag, hvor der er fundet fejl vedrørende manglende kryptering af

e-mails, der indeholder personfølsomme oplysninger. I denne sag er der sendt e-

mails, men det oplyses ikke, om det er foretaget som sikker post. Dog oplyser

sagsbehandleren i sagen (CVR nr. 12113063 for 2011

–

2014) ved e-mail til revisor

den 19/9 2014 at ”jeres sikker mail er ikke brugbar”. Dog fremsendes i samme mail

et vedhæftet brev med forslagsskrivelse til skatteyder og der sendes efterfølgende

e-mail til samme e-mail adresse.

Der er en enkelt sag, hvor der er fundet fejl vedrørende reglerne for henvendelse

til revisor/advokat. I denne sag er der er henvist til revisor i forbindelse med

materialeindkaldelsen og derefter bør revisor have kopi af agterskrivelse.

Vedrørende projekt: ”Compliance – Punktafgifter” med ID i Iplan 4119,

omhandlende indkomståret 2013”

er fejlene konstateret på følgende områder:

Der er 9 sager, hvor journalisering af faglige relevante dokumenter i

sagsbehandlingssystemet ikke er foretaget.

Der er 4 sager, hvor der er fundet fejl vedrørende manglende kryptering af e-mails,

der indeholder personfølsomme oplysninger. Der er i de enkelte sager tale om

enten enkelte e-mails eller alle e-mails, hvor der ikke er foretaget kryptering

vedrørende følsomme oplysninger.

Der er 2 sager, hvor materialeindkaldelsen ikke indeholder oplysninger om

formålet med det ønskede materiale, som der ifølge god forvaltningsskik bør være.

I begge sager er der som udgangspunkt sendt e-mail mellem SKATs

sagsbehandler og selskabets repræsentant, hvor kontrolbesøg adviseres. Men

efterfølgende foregår der e-mailudveksling med selskabet, hvor der anmodes om

supplerende materiale, uden at der foretages nogen form for redegørelse for,

hvorfor SKAT ønsker den konkrete dokumentation.

Når en forvaltningsmyndighed beder om materiale, er det god forvaltningsskik, jf.

Den juridiske Vejledning 2016-1 A.C.2.1.1.2, at SKAT så vidt muligt redegør for

anmodningen om indsendelse af regnskabsmateriale mv. og andre dokumenter.

Dette ses ikke at være sket i e-mailen, men det kan naturligvis være foregået i den

telefonsamtale, som ligger til grund for mailen. Dette skulle så have været noteret

i et telefonnotat og arkiveret i SkatLigning, hvilket ikke kan verificeres.

Der er konstateret en enkelt sag, hvor der er konstateret manglende opfyldelse af

notatpligten.

den

pågældende

sag

begynder

sagen

ifølge

sagsbehandlingssystemet Captia den 22. december 2014 med en e-mail, hvor

revisionsbesøg bekræftes. Dermed oplyses det også, at der er foregået

kommunikation tidligere, uden at der foreligger et telefonnotat.

Der er konstateret en enkelt sag, hvor sagen ikke er tilstrækkeligt oplyst

(officialmaksimen). I den pågældende sag

(

sagsnummer i Captia: 14-3766713) er

der afholdt møde med virksomheden med efterfølgende udsendelse af brev med

SKATs bemærkninger (overordnet, hvad der blev gennemgået og aftalt på mødet),

samt resultatet af undersøgelsen og afklaringer af tvivl og mangler. Der er

modtaget en efterangivelse på 313.071.536 kr., men det er ikke muligt via Captia

at konkludere, hvordan aftalen bag ved denne efterangivelse er fremkommet. Det

må dog antages at være aftalt med SKAT på mødet den 16. april 2015 eller via

telefon den 16. juni 2015, hvor sagsbehandleren har haft en dialog med

repræsentanten fra virksomheden. Men hvem der har taget initiativ til aftalen og

hvordan beløbet kan specificeres, er ikke umiddelbart muligt at få oplyst via Captia.

Dermed mangler der relevant dokumentation i sagen.

Formelle krav til afgørelsen (forslaget/afgørelse)

Intern Revision har undersøgt om følgende formelle krav til en afgørelse regler ved

sagsbehandlingen blev iagttaget:



Er der foretaget partshøring?

Er der henvist til hjemlen for ansættelsesændringen?

Er ansættelsesfristerne overholdt eller er fravælgelsen begrundet?

Er forslaget/afgørelsen fyldestgørende begrundet (faktiske forhold oplyst

og paragraf henvisning)?

Er hovedhensyn ved udøvelse af skøn anført?

Er der i afgørelsen givet klage adgang og vejledning?

Er alm. og særlig vejledningspligt opfyldt?

Intern Revision har bl.a. undersøgt, om ansættelsesfrister er overholdt, om der er

foretaget partshøring og om afgørelsen er fyldestgørende begrundet.

Stikprøvegennemgangen viste, at de formelle krav til en afgørelse ikke blev

iagttaget i 7 tilfælde fordelt med 5 tilfælde vedrørende projekt: ”Interne

kontroloplysninger og opfølgning på sager” og 2 tilfælde vedrørende projekt

”Compliance – Punktafgifter” med ID i Iplan 4119, omhandlende indkomståret

2013”.

Vedrørende projekt: ”Interne kontroloplysninger og opfølgning på sager”, er fejlene

konstateret på følgende områder:

Der er 3 sager, hvor der ikke foreligger en fyldestgørende begrundelse vedrørende

forslag/afgørelse. I 2 af sagerne burde forslag/afgørelsen indeholde en bedre

talmæssig specifikation/redegørelse. Den 3 sag indeholder en ustruktureret og

mangelfuld disponeret begrundelse for forslag til afgørelse.

Der er 2 sager, hvor hovedhensynet vedrørende udøvelsen af skøn, ikke er

angivet, jf. Den juridiske vejledning 2016-1,

afsnit ”A.A.7.4.7, Begrundelse”

vedrørende administrativt skøn. Heri fremgår det, at når en afgørelsen beror på et

skøn, er det ikke tilstrækkeligt i begrundelsen at henvise til den anvendte

lovbestemmelse. Begrundelsen skal derimod tillige angive, hvilke hovedhensyn,

der er lagt til grund for den konkrete afgørelse. Er der flere hensyn, der kan

tillægges vægt ved udøvelse af skøn, skal det fremgå af begrundelsen, hvis nogle

hensyn er tillagt særlig vægt. Det skal også fremgå, hvorfor hensynene er tillagt

forskellig værdi.

I begge sager anføres det ikke i afgørelsen, hvordan reguleringsbeløbene

fremkommer, herunder hvilke præmisser/hovedhensyn sagsbehandleren har lagt

til grund ved skønnet for at nå det konkrete reguleringsbeløb.

Vedrørende projekt:

”Compliance – Punktafgifter” med ID i Iplan 4119,

omhandlende indkomståret 2013” er fejlene konstateret på følgende områder:

Begge fejl er konstateret vedrørende sag (15-0305339), hvor der ikke er udsendt

forslag til afgørelse og dermed ikke er foretaget partshøring. I den pågældende

sag er der mellem SKAT og selskabet opnået enighed vedrørende reguleringen.

Der er hverken efter Afgørelseskonceptet, hvor forslag/afgørelse med

sagsfremstilling er samlet

eller efter de ”gamle” regler om udarbejdelse

af særskilt

agter/kendelse med tilhørende sagsfremstilling, udarbejdet en agter/afgørelse jf.

Captia. I stedet for ses der skriftligt at være aftalt en efterangivelse med selskabet,

som SKATs sagsbehandler efterfølgende modtager på en e-mail fra selskabet.

Denne procedure er for så vidt korrekt, jf. Den Juridisk Vejledning 2015-1, afsnit

A.A.8.3.1.3 (denne procedure er dog ændret med Den Juridiske Vejledning 2016,

men det er ikke aktuelt for dette år). Heri fremgår det, at når en efterangivelse er

fremkommet på SKATs initiativ, er der tale om en aftale mellem SKAT og den

moms/afgiftspligtige, hvorved en efterangivelse dermed ikke er en afgørelse.

Da en efterangivelse på SKATs initiativ ikke er en afgørelse, er en efterangivelse

ikke omfattet af reglerne i skatteforvaltningsloven og dermed heller ikke omfattet

af fristreglerne i skatteforvaltningslovens § 31 og § 32. Dog kan Intern Revision i

denne sag konstatere, at en NOx-afgift med en regulering på 13.921 kr. er en fejl,

som SKAT finder og tager initiativ til at få ændret, mens en naturgasafgift på

henholdsvis 1.595 kr. og 20.968 kr.

–

i alt 22.563 kr., er en fejl, som selskabet selv

har fundet og på eget initiativ oplyst til SKAT. Derfor bør denne oplysning

behandles efter reglerne i skatteforvaltningsloven, idet der er tale om en

anmodning om genoptagelse fra selskabet.

Materielle krav til afgørelsen (forslaget/afgørelse)

Vi har undersøgt om følgende materielle krav til en afgørelse blev iagttaget:



Er forslaget/afgørelsen materiel set korrekt

Er de talmæssige opgørelser korrekte for de enkelte reguleringspunkter

Er der taget stilling til om der skal foretages ny overskudsdisponering, når

virksomhedsordningen anvendes

Er ny overskudsdisponering foretaget korrekt/Er virksomheden orienteret

om muligheden



Er kapitalafkast beregnet korrekt når kapitalafkastordningen anvendes

Er alle beløb korrekt indberettet til SLUT-systemet

Intern Revision har bl.a. undersøgt, om afgørelsen materielt set er rigtig, og om

indkomstændringen er indberettet korrekt i SKATs systemer.

Stikprøvegennemgangen viste, at de materielle krav, der stilles til en afgørelse,

ikke blev iagttaget i 2 tilfælde, fordelt med 2

tilfælde vedrørende projekt: ”Interne

kontroloplysninger og opfølgning på sager” og 0 tilfælde vedrørende projekt

”Compliance – Punktafgifter” med ID i Iplan 4119, omhandlende indkomståret

2013”.

Vedrørende projekt: ”Interne kontroloplysninger og opfølgning på sager”,

vedrører fejlene et enkelt tilfælde af forkert indberetning til SLUT-systemet. Det

betyder, at skatteberegningen på borgerens årsopgørelse bliver forkert i forhold

til ansættelsen.

Den sidste fejl vedrører manglende indberetning af felt 904 statistikfelt.

Andre revisionshandlinger

Vi har desuden gennemset relevante afsnit i juridisk vejledning 2016-2, relevante

kontrolmanualer og vejledninger. Vi har ikke konstateret fejlagtige henvisninger til

lovbestemmelser.

Øvrige observationer

Vedrørende projekt: ”Interne kontroloplysninger og opfølgning på sager”,

oplyste

projektlederen på mødet den 3. februar 2016 i Holbæk, at der havde været

problemer med sager

, som

fejlagtigt var blevet inddraget i projekt "Interne

kontroller"). Det bevirkede, at der blev registreret sager i projektet af

sagsbehandlere, som ikke havde noget at gøre med projektet. Dette blev

imødegået ved at tage kontakt til de sagsbehandlere, som ikke burde være med i

projektet. Det viste sig dog at være en uoverkommelig opgave, og man

accepterede, at der indgik fejlregistreringer i projektet.

Det blev supplerende på mødet oplyst, at der blev givet tilladelse til, at en konkret

sagsbehandler fik adgang til at foretage sagsbehandling af likvidationssager,

selvom vedkommende ikke var en del af projektet. Det blev oplyst, at

vedkommende tog udgangspunkt i oplysninger i SKATs systemer uden at

verificere, om oplysningerne var korrekte, f.eks. ved at anmode

personen/virksomheden om kontroloplysninger, og har dermed på det foreliggende

grundlag tilsidesat bl.a. officialmaksimen.

Bilag 3: Anvendt skala

Ved udarbejdelsen af konklusionen er følgende skala anvendt:

Intet behov for

procesændringer

Intern Revision har ikke observeret svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område.

Prioritet 1:

Prioritet 2:

Behov for proces-

ændringer i mindre

omfang

Ingen observationer

Intern Revision har observeret enkelte svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område.

Prioritet 1:

Prioritet 2:

Ingen observationer

Enkelte observationer

Behov for proces-

ændringer i større

omfang

Intern Revision har observeret flere svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Observationerne er

hovedsageligt omfattet af prioritet 1 og 2 med flest observationer i prioritet 2.

Prioritet 1:

Prioritet 2:

Flere observationer

Flest observationer

Behov for

procesændringer i

væsentligt omfang

Intern Revision har observeret flere svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Observationerne er

hovedsageligt omfattet af prioritet 1 eller 2 med flest observationer i prioritet 1.

Prioritet 1: Flest observationer

Prioritet 2: Flere observationer

Det skal bemærkes, at ovenstående beskrivelse, med hensyn til antal observationer pr.

prioritet, er vejledende i forhold til vores samlet vurdering af konklusionen.

Prioritering af de enkelte observationer:

Prioritet 1: Høj Risiko for manglende målopfyldelse:

Væsentlige svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Svaghederne kan

omfatte manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne kontroller,

manglende regnskabsmæssige faciliteter. Som følge heraf er der en væsentlig øget

risiko for, at processens formål ikke realiseres. Manglende opfyldelse af processens

formål vil have store konsekvenser for virksomheden. Der bør snarest muligt

iværksættes foranstaltninger med henblik på at udbedre de observerede svagheder.

Prioritet 2: Middel risiko for manglende målopfyldelse:

Svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Svaghederne kan omfatte

manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne kontroller, manglende

regnskabsmæssige faciliteter. Som følge heraf er der en øget risiko for, at processens

målopfyldelse ikke fuldtud realiseres. Manglende opfyldelse af processens formål vil

have store konsekvenser for virksomheden. Der bør iværksættes foranstaltninger med

henblik på at udbedre den observerede svaghed.

Prioritet 3: Lille risiko for manglende målopfyldelse:

Ingen svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Som følge heraf er der ikke

en øget risiko for, at processens formål ikke realiseres. Den reviderede proces kan dog

designes med henblik på at forbedre eksekveringen af processen. Processen vil dog

være omfattet af den risiko, der, uanset styrken af de interne kontroller, altid vil være

tilstede.

Prioritet 4: Lille risiko for manglende målopfyldelse:

Ingen svagheder i den etablerede forretningsgang/proces. Som følge heraf er der ikke

en øget risiko for, at processens formål ikke realiseres. Processen vil dog være omfattet

af den risiko, der, uanset styrken af de interne kontroller, altid vil være til stede.