SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Skatteudvalget 2017-18
SAU Alm.del
Offentligt

9. januar 2015

J. nr. 14-4090288

Plannr. 114-940

Intern Revision

Rapport 2014

Inddrivelse

Revision af processen for afstemninger

fra fødesystemer til regnskabssystem

Modtager

Departementschef Jens Brøchner

Kopi

Direktør Jesper Rønnow Simonsen

Direktør Jens Sørensen

Underdirektør René Frahm Jørgensen



Revision

Rådgivning

Rapportering

SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Forord

Intern

．．．

(IR) har

．．．

orienteringsbrev

．．．

september

．

．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．

10.

．．．．．

2014 revideret

．．

Revision

．．．

jævnfør

．．．．．．

．

．．

processen for afstemninger fra fødesystemer til regnskabssystem . Den udførte

revision er en del af den samlede revision for 2014.

Rapporten indeholder en samlet konklusion omfattende det reviderede område. I

konklusionsafsnittet redegør vi for de observationer, som konklusionen i det

væsentligste er baseret på. Konklusionsafsnittet indeholder Intern Revisions

bedømmelse af det reviderede område samt en beskrivelse af grundlaget for

bedømmelsen. Det vil derfor almindeligvis være tilstrækkeligt at læse selve

rapporten. Hvis der ønskes uddybning og detaljering, henvises til bilagene.

Rapportens bilag 1 indeholder en systematisk fremstilling af de observationer,

som den udførte revision har givet anledning til. Bilaget indeholder tillige en

vurdering af de tilknyttede risici samt Intern Revisions forslag til anbefalinger, der

kan formindske de vurderede risici. Med udgangspunkt i risikovurderingerne har

SKAT udarbejdet handleplaner med henblik på at formindske de vurderede risici.

Intern Revisions anbefalinger har været anvendt som inspiration ved

udarbejdelse af handleplaner. Vi vil løbende vurdere implementeringen af SKATs

handleplaner.

Rapportens bilag 2 indeholder en beskrivelse af de prioriteringer, der er anvendt

ved klassifikationen af de enkelte observationer. Bilaget indeholder herudover en

beskrivelse af koblingen mellem observationernes prioriteringer og den samlede

overordnede konklusion.

Rapporten har været fremsendt i udkast til den reviderede enhed med henblik på

at sikre, at Intern Revision og den reviderede enhed har en ensartet opfattelse af

de observerede forhold. SKAT har efterfølgende udarbejdet handleplaner.

København, den 9. januar 2015

Kurt Wagner

Revisionschef

Thomas Thidemann

Seniormanager

Revision af processen for afstemninger fra fødesystemer til regnskabssystem

1 af 9

Formål

SKATs administration beror på en digital indgang til SKAT for borgere og

virksomheder med en meget høj grad af systemunderstøttelse i de videre

processer. Dette medfører også, at regnskabsaflæggelsen for hovedparten af

transaktionernes vedkommende sker fuldstændig systembaseret.

Sammenhængen mellem de forskellige systemer, som føder regnskabssystemet,

og herunder sikring af, at data gennemløber de systemunderstøttede processer i

fuldstændig og uforvansket form, er derfor af vital betydning for, at SKAT har

kontrol over dataene i processerne og i regnskabet.

Underdirektøren for Betaling og regnskab er, jf. regnskabsinstruksen for

Skatteministeriets koncern § 38, ansvarlig for, at der i forbindelse med

regnskabsaflæggelsen foretages en kontrol af sammenhængen mellem

regnskabet og de underliggende systemer.

Revisionen har til formål at undersøge, om regnskabsprocessen, for så vidt

angår afstemning af fødesystemer, indeholder de nødvendige faciliteter til at

sikre, at de nødvendige afstemninger gennemføres, resultaterne heraf vurderes

og den regnskabsmæssige dokumentation er tilstrækkelig.

Intern Revision har sideløbende med udførelsen af revisionen ydet faglig sparring

til Betaling og Regnskab i forbindelse med etableringen af en plan for

regnskabsafslutningen 2014. Budskaberne i den ydede faglige sparring er i

overensstemmelse med anbefalingerne i den udførte revision. Det er vores

opfattelse, at de aktiviteter og styringsfaciliteter, som er under etablering, og som

planlægges for regnskabsafslutningen 2014, vil kunne indgå i afdelingens

handlingsplaner for de observerede forhold.

2. Omfang

Emnet for revisionen er regnskabsprocessen vedrørende afstemninger fra

fødesystemer til regnskabssystem.

Revisionsemnet omfatter den tilrettelæggelse, styring, opfølgning og

dokumentation af de afstemninger fra fødesystemer til regnskabssystem, som

indgår i regnskabsprocessen for regnskabsaflæggelsen.

Revisionen er gennemført af Jørn Bækkegaard Sander og Thomas Thidemann.

Revision af processen for afstemninger fra fødesystemer til regnskabssystem

2 af 9

3. Konklusion

Det er vores vurdering, at kontrolmiljøet ved gennemførelse af processen

vedrørende afstemninger fra fødesystemer til regnskabssystem er ikke

tilfredsstillende. Denne konklusion baserer vi på det forhold, at der ikke er

etableret en proces for en dokumenteret løbende og central regnskabsmæssig

opfølgning på afstemninger fra fødesystemer til regnskabssystem.

Fraværet af denne proces har betydet, at:



der ikke er etableret et overblik over den samlede systemunderstøttelse

og afstemningerne heri til brug for risikovurdering og en

regnskabsmæssig opfølgning

der ikke er foretaget en systematisk og dokumenteret risikovurdering af

systemunderstøttelsen, herunder identifikation af, hvilke afstemninger der

skal indgå i regnskabsprocessen som en væsentlig intern kontrol

der ikke er taget stilling til, hvordan en central regnskabsmæssig

opfølgning og vurdering af afstemningsresultater skal foregå

der ikke er taget stilling til, hvilke formkrav der skal stilles til

afstemningernes udførelse, dokumentation og indrapportering til central

regnskabsmæssig opfølgning.



Vi har prioriteret de observerede forhold således:

Revisionsemne

Regnskabsprocessen

vedrørende

afstemninger fra

fødesystemer til

regnskabssystem

I alt

Prioritet 1

Kritisk for

forretningen

Prioritet 2

Væsentlig for

forretningen

Prioritet 3

Mindre betydning

for forretningen

I alt

Prioriteringerne skal ses i forhold til det reviderede område og er nærmere defineret i

bilag 2.

Vi har modtaget handlingsplaner fra det reviderede direktørområde. Det er vores

vurdering, at implementeringen af de udarbejdede handleplaner vil medvirke til

en reduktion af de vurderede risici.

Revision af processen for afstemninger fra fødesystemer til regnskabssystem

3 af 9

Bilag 1: Observationer, risici og anbefalinger

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Regnskabsprocessen vedrørende afstemninger fra fødesystemer til regnskabssystem.

Der er risiko for, at kontroller ikke er

effektive til at imødegå risici, når

opfølgning ikke sker som led i en

struktureret og løbende

regnskabsproces.

Ineffektive kontroller medfører en

betydelig risiko for, at data tabes eller

forvanskes i processen fra

fødesystemer til regnskabssystem.

SKAT løber en betydelig risiko for ikke

at have kontrol med data i de

systemunderstøttede processer og for

at rapportere ukorrekte oplysninger til

eksterne interessenter.

IR anbefaler, at der straks etableres en central

regnskabsmæssig opfølgning på afstemninger fra

fødesystemer til regnskabssystem.

Vi vurderer, at en fuldstændig gennemførelse og

evaluering af de aktiviteter og styringsfaciliteter,

som er under etablering, og som planlægges for

regnskabsafslutningen 2014, vil kunne imødegå

de identificerede risici.

1.1

Der er ikke foretaget en samlet løbende

2014

central regnskabsmæssig opfølgning på

afstemninger fra fødesystemer til

regnskabssystem.

Handlingsplan fra Betalings- og Regnskabskontoret:

Der er på baggrund af et nedsat ”Projekt afstemninger” besluttet, at der skal ske en central opfølgning af samtlige afstemninger.

Denne

centrale opfølgning er ansvarsplaceret i Betalings- og Regnskabskontoret. Der er således lavet en fuldstændig oplistning af samtlige

afstemninger i Betaling og Regnskab pr. 30.11.2014, herunder systemafstemninger, hvor ansvaret for afstemning ligger hos system- eller

procesejere udenfor Betaling og Regnskab. Herudover er der lavet en afstemningslog, hvor de ansvarlige hver måned skal registrere evt.

differencer i afstemningen og hvilken betydning det har i forhold til statsregnskabet. Hvis ansvaret ligger udenfor Betaling og Regnskab, har

der i slutningen af november 2014 været rettet henvendelse til system- og procesejere angående dokumentation for afstemningen, herunder

Revision af processen for afstemninger fra fødesystemer til regnskabssystem

4 af 9

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

hvad der er afstemt og en begrundelse, hvis ikke den er foretaget.

Pr. 31.12.2014 vil der blive indhentet samme informationer som pr. 30.11.2014, ligesom der vil blive foretaget opfølgning og fra februar 2015

central IKS på området.

Dette system som kun er testet her i første omgang, forventes med lidt småjusteringer gennemført løbende fremover.

Tidsfrist for handlingsplanens implementering:

Er allerede i test for november og december 2014. Med virkning for periode 01 2015 forventes processen at køre fuldt ud.

1.2

Der er ikke etableret et overblik over

2014

systemunderstøttelsen og afstemninger heri til

brug for risikovurdering og regnskabsmæssig

opfølgning.

Der er risiko for, at der ikke er

etableret de nødvendige kontroller i

regnskabsprocessen, når der ikke er

skabt overblik over, hvor risici og

kontroller forekommer i processerne.

IR anbefaler, at den samlede regnskabsproces

redesignes, og at der til brug for kontroldesignet

etableres et overblik over systemunderstøttelsen

af processerne gennem en struktureret

dokumentation af processernes dataflow og

aktiviteter.

Handlingsplan fra Betalings- og Regnskabskontoret:

Samtidig med, at der er lavet et samlet overblik, afstemningslog og opfølgning over afstemninger som nævnt i handling under punkt 1.1.,

arbejdes der med en tegning der viser det fulde overblik over datastrømmene, hvor man kan se, hvilke afstemninger der foretages de

forskellige steder. Tegningen udvikles løbende i takt med, at vi har dannet os overblikket. I første omgang, er tegningen lavet på de områder,

hvor risikoen vurderes størst.

Tidsfrist for handlingsplanens implementering:

Er allerede i test for november og december 2014. Med virkning for periode 01 2015 forventes processen at køre fuldt ud.

1.3

Der er ikke foretaget en dokumenteret

2014

risikovurdering af systemunderstøttelsen,

herunder identifikation af, hvilke afstemninger

der skal indgå i regnskabsprocessen.

Der er risiko for, at der ikke er

etableret en effektiv intern kontrol, som

skal forhindre, at data tabes eller

forvanskes i processen fra

fødesystemer til regnskabssystem.

IR anbefaler, at den samlede regnskabsproces

redesignes, og at der i den nye regnskabsproces

indgår en risikovurdering af

systemunderstøttelsen, og at der på baggrund

heraf foretages en vurdering af, hvilke interne

kontroller og afstemninger, der skal etableres.

Revision af processen for afstemninger fra fødesystemer til regnskabssystem

5 af 9

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Handlingsplan fra Betalings- og Regnskabskontoret:

I dag bliver der sædvanligvis fulgt op på afstemningerne enten som IKS eller i sandsynlighedskontrollen i de enkelte driftsenheder.

I forlængelse af testen her for november og december 2014, vil vi i Betalings- og Regnskabskontoret risikovurdere samtlige afstemninger og

selv foretage IKS vedr. de relevante, uanset hvilken driftsenhed der har ansvaret for selve afstemningen.

Dette vil fremover løbende blive foretaget hver måned.

Tidsfrist for handlingsplanens implementering:

Er allerede i test for november og december 2014. Med virkning for periode 01 2015 forventes processen at køre fuldt ud.

1.4

Der er ikke taget stilling til, hvordan en central

2014

regnskabsmæssig opfølgning og vurdering af

afstemningsresultater skal foregå og

dokumenteres.

Der er risiko for, at kontroller ikke er

effektive, når kontrollen og opfølgning

herpå ikke sker som led i en

systematisk og løbende

regnskabsproces.

SKAT påtager sig desuden en

betydelig risiko for, at det

dokumentations- og

regnskabsmateriale, som regnskabet

bygger på, ikke udgør et tilstrækkeligt

regnskabsmæssigt grundlag for

kontrol.

IR anbefaler, at den samlede regnskabsproces

redesignes, og at den nye regnskabsproces

omfatter en systematisk og løbende proces for

regnskabsmæssig evaluering af udførte

afstemninger.

Handlingsplan fra Betalings- og Regnskabskontoret:

Som nævnt under punkt 1, vil der hver måned blive lavet en afstemningslog, som viser, hvilken difference der måtte være, herunder om det

er periodisering eller fejl og den samlede konklusion/konsekvens vil efter, at der er foretaget IKS af Betalings- og Regnskabskontoret, blive

videregivet til § 38 kontoret, som en del af ledelsestilsynet. Dvs. normalt senest den 15.x, således der kan tages hensyn hertil inden

regnskabsgodkendelserne.

Tidsfrist for handlingsplanens implementering:

Revision af processen for afstemninger fra fødesystemer til regnskabssystem

6 af 9

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Er allerede i test for november og december 2014. Med virkning for periode 01 2015 forventes processen at køre fuldt ud.

1.5

Der er ikke taget stilling til, hvilke formkrav der

2014

skal stilles til afstemningernes udførelse,

dokumentation og indrapportering til central

regnskabsmæssig opfølgning.

Der er risiko for, at kontrollerne ikke er

effektive til at imødegå risici, når

kontrollen og opfølgning herpå ikke

sker som led i en struktureret og

løbende regnskabsproces.

Afstemningerne er meget

forskelligartede og udspringer af

forskellige driftsmæssige hensyn. Det

kan derfor være ressourcekrævende,

at vurdere de udførte afstemninger i

forbindelse med

regnskabsaflæggelsen, hvis der ikke

sker en ensretning af afrapporteringen.

IR anbefaler, at den samlede regnskabsproces

redesignes, og at der i redesignet af

regnskabsprocessen fastlægges en række

formkrav til de enkelte afstemninger og navnlig til

den rapportering af afstemningernes resultater,

som skal tilgå den centrale opfølgning.

Handlingsplan fra Betalings- og Regnskabskontoret:

Vi har allerede testet tilbagerapporteringsformen til Betalings- og Regnskabskontoret, som så vil blive endelig fastlagt fra 2015.

Når vi i januar 2015 har det fulde overblik over de forskellige typer af afstemninger, vil der blive taget stilling til følgende:

1. Generelle formkrav/dokumentation.

2. Noget specifikt rettet mod system- og procesejere

3. Stillingtagen til frekvens (afhænger bl.a. af risikovurderingen).

Disse formkrav, vil der i forbindelse med den central gennemførte IKS, løbende kunne følges med i og foretages en ensartet udvikling på

området.

Tidsfrist for handlingsplanens implementering:

Er allerede i test for november og december 2014. Med virkning for periode 01 2015 forventes processen at køre fuldt ud.

Revision af processen for afstemninger fra fødesystemer til regnskabssystem

7 af 9

Bilag 2: Den anvendte skala

Ved vurderingen i konklusionen er følgende skala anvendt:

Meget

tilfredsstillende

Intern Revision har ikke konstateret svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Samtlige observationer

kan henføres til prioritet 3.

Prioritet 1: Ingen observationer

Prioritet 2: Ingen observationer

Prioritet 3: Samtlige observationer

Tilfredsstillende

Intern Revision har observeret enkelte svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Størstedelen af

observationerne er omfattet af prioritet 3. Enkelte observationer med prioritet 2

kan dog forekomme. Samlet set udgør de implementerede forretningsgange et

”tilfredsstillende” grundlag for administration af området.

Prioritet 1: Ingen observationer

Prioritet 2: Enkelte observationer

Prioritet 3: Hovedparten af observationer

Ikke helt

tilfredsstillende

Intern Revision har observeret flere svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Størstedelen af

observationerne er omfattet af prioritet 2 eller 3 med hovedvægten på prioritet

2. Enkelte observationer i prioritet 1 kan dog forekomme. Samlet set medfører

svaghederne, at de implementerede forretningsgange udgør ”et ikke helt

tilfredsstillende” grundlag for administration af området. Der er som følge heraf

en forøget risiko for



Væsentlig fejlinformation i regnskaber og ledelsesrapportering

Manglende overholdelse af gældende lovgivning

Manglende overholdelse af interne regler og retningslinjer

Manglende overholdelse af overordnede politikker

Manglende iagttagelse af ”skyldige økonomiske hensyn”

Prioritet 1: Enkelte observationer

Prioritet 2: Hovedparten af observationer

Prioritet 3: Et mindre antal observationer

Ikke

tilfredsstillende

Intern Revision har observeret flere væsentlige svagheder i de

forretningsgange og processer, der understøtter det reviderede område.

Størstedelen af observationerne er omfattet af prioritet 1 eller 2 med

hovedvægten på prioritet 1. Enkelte observationer i prioritet 3 kan forekomme.

Samlet set medfører svaghederne, at de implementerede forretningsgange

udgør et ”ikke tilfredsstillende grundlag” for administration af området. Der er

som følge heraf en væsentlig forøget risiko for:



Væsentlig fejlinformation i regnskaber og ledelsesrapportering

Manglende overholdelse af gældende lovgivning

Manglende overholdelse af interne regler og retningslinjer

Manglende overholdelse af overordnede politikker

Manglende iagttagelse af ”skyldige økonomiske hensyn”

Manglende realisering af forretningsmålene for det reviderede område.

Prioritet 1: Hovedparten af observationer

Prioritet 2: Et mindre antal observationer

Prioritet 3: Enkelte observationer

Revision af processen for afstemninger fra fødesystemer til regnskabssystem

8 af 9

Prioritet skal ses i forhold til det reviderede område og er defineret således:

Kritisk for forretningen:

Væsentlig svaghed i de etablerede forretningsgange/processer.

Svagheden kan omfatte manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne

kontroller, manglende regnskabsmæssige faciliteter. Der er en væsentlig forøget risiko for, at

processens målopfyldelse ikke realiseres som følge af den konstaterede svaghed. Der bør

straks iværksættes foranstaltninger med henblik på at udbedre de observerede svagheder.

Væsentlig for forretningen:

Svaghed i de etablerede forretningsgange/processer. Svagheden

kan omfatte manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne kontroller,

manglende regnskabsmæssige faciliteter. Der er forøget risiko for, at processens

målopfyldelse ikke realiseres i fuldt omfang som følge af den konstaterede svaghed. Der bør

iværksættes foranstaltninger med henblik på at udbedre de observerede svagheder.

Mindre betydning for forretningen:

Ingen væsentlige svagheder i de etablerede

forretningsgange/processer. Det er dog muligt at designe de enkelte processer på en mere

hensigtsmæssig måde, således at eksekveringen forbedres.

Revision af processen for afstemninger fra fødesystemer til regnskabssystem

9 af 9