SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Skatteudvalget 2017-18
SAU Alm.del
Offentligt

2. februar 2015

J. nr. 14-4095655

Plannr. 114-720

Intern Revision

Rapport 2014

Skatteankestyrelsen

Revision af husleje

Modtager

Departementschef Jens Brøchner

Kopi

Direktør, Anette Hummelshøj

Kontorchef, Niels Frode-Jensen



Revision

Rådgivning

Rapportering

SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Forord

Intern Revision (IR) har, jævnfør orienteringsbrev af 29. september 2014,

revideret husleje og deposita i Skatteankestyrelsen. Den udførte revision er en

del af den samlede revision for 2014.

Rapporten indeholder en samlet konklusion omfattende det reviderede område. I

konklusionsafsnittet redegør vi for de observationer, som konklusionen i det

væsentligste er baseret på. Konklusionsafsnittet indeholder Intern Revisions

bedømmelse af det reviderede område samt en beskrivelse af grundlaget for

bedømmelsen. Det vil derfor almindeligvis være tilstrækkeligt at læse selve

rapporten. Såfremt der ønskes uddybning og detaljering, henvises der til

bilagene.

Rapportens bilag 1 indeholder en systematisk fremstilling af de observationer,

som den udførte revision har givet anledning til. Bilaget indeholder tillige en

vurdering af de tilknyttede risici samt Intern Revisions forslag til anbefalinger, der

kan formindske de vurderede risici. Med udgangspunkt i risikovurderingerne har

Skatteankestyrelsen udarbejdet handleplaner med henblik på at formindske de

vurderede risici. Intern Revisions anbefalinger har været anvendt som inspiration

ved udarbejdelse af handleplaner. Vi vil løbende vurdere implementeringen af

Skatteankestyrelsens handleplaner.

Rapportens bilag 2 indeholder en beskrivelse af de prioriteringer, der er anvendt

ved klassifikationen af de enkelte observationer. Bilaget indeholder herudover en

beskrivelse af koblingen mellem observationernes prioriteringer og den samlede

overordnede konklusion.

Rapporten har været fremsendt i udkast til den reviderede enhed med henblik på

at sikre, at Intern Revision og den reviderede enhed har en ensartet opfattelse af

de observerede forhold. Skatteankestyrelsen har efterfølgende udarbejdet

handleplaner.

København, den 2. februar 2015

Kurt Wagner

Revisionschef

Steen Vitus Bering

Revisor

Revision af husleje i Skatteankestyrelsen

2 af 11

Formål

Formålet med revisionen har været at undersøge, hvorvidt der er etableret

tilfredsstillende forretningsgange og interne kontroller i forhold til husleje- og

depositaregistreringer, som har betydning for regnskabsaflæggelsen. Hvis

kontrollerne ikke er tilfredsstillende, er der risiko for væsentlige fejl eller mangler i

årsregnskabet.

Intern Revision har i perioden januar til maj 2014 gennemført revision af SAP

Intern, med fokus på faktura-håndteringsprocessen. Denne revision har omfattet

følgende forhold: 1. Systemdokumentation og brugervejledning 2. Systemets

funktioner og funktionsadskillelse 3. Behandling af inddata med fokus på IDOC

og FI-modulet 4. Anvendte registre 5. Behandling af uddata 6. Transaktions- og

kontrolspor. På baggrund af den foretagne revision var det Intern Revisions

samlede vurdering, at de undersøgte it-kontroller vedrørende SAP Intern er på et

tilfredsstillende niveau. Der i revisionen foretaget en afgrænsning i forhold til

disse revisionsemner.

2. Omfang

Vi har i perioden oktober-november 2014 revideret tilrettelæggelsen af

forretningsgange og interne kontroller, for så vidt angår husleje- og

depositaregistreringer. Vi har endvidere foretaget test af udvalgte kontroller,

herunder foretaget vurdering af controllerfunktionen. På området afholdes ca.

6,5 % af Skatteankestyrelsens bevilling. Revisionen indgår som en turnusrevision

i Intern Revisions plan.

Revisionen har omfattet følgende i forhold til husleje- og depositaregistreringer:



Skatteankestyrelsens forretningsgange

Skatteankestyrelsens controllerfunktion

Arbejdsdeling med Bygninger og Service i Koncernservice

Revisionen er foretaget i henhold til gældende revisionsstandarder, herunder

vejledninger fra Rigsrevisionen og god revisionsskik. I forbindelse med revisionen

har Intern Revision afholdt møde med Bygninger og Service i Koncernservice,

som har ansvaret for kontrakter, økonomi- og budget og den daglige

administration af Skatteministeriets lejemål. Kontoret indgår, forlænger, tilpasser

og opsiger bygningsrelaterede serviceaftaler og kontrakter. Intern Revision har

interviewet controllerfunktionen i Skatteankestyrelsen vedr. validering af husleje-

og depositaregistreringer. Vi har endvidere haft e-mailkorrespondance med

kontorchefen for Økonomi og Administration i Skatteankestyrelsen.

Revision af husleje i Skatteankestyrelsen

3 af 11

3. Konklusion

På baggrund af den udførte revision er det vores samlede vurdering, at

beskrivelse og udførelse af de interne kontroller i Skatteankestyrelsen i forhold til

husleje-og depositaregistreringer, er på et ikke helt tilfredsstillende niveau.

Vores konklusion er baseret på de observationer, der er anført i nedenstående

skema. Den væsentligste anbefaling er:



Set i lyset af fusionen mellem Landsskatteretten og Skatteankenævnene pr.

1. januar 2014 med væsentlig tilgang af nye lejemål fra skatteankenævnene

vurderer Intern Revision, at controllerfunktionen bør have større fokus på

forbrugstallene fordelt på hvert enkelt lejemål. Skatteankestyrelsens

controllerfunktion bør udføre løbende kontrol af forbrugstallene fordelt på de

enkelte

lejemål

(husleje,

fællesudgifter,

ejendomsskatter,

administrationsgebyr til Bygningsstyrelsen mv.), og herefter sammenholde

med ajourførte budgettal for at sikre korrekt registrering. Endvidere bør

controllerfunktionen løbende føre sig ajour med Bygningsstyrelsen, der

lægger oplysninger ud på Ejendomsportalen om fx huslejereguleringer og

deposita pr. lejemål.

Vi har prioriteret de observerede forhold således:

Prioritet 1

Kritisk for

forretningen

Prioritet 2

Væsentlig for

forretningen

Prioritet 3

Mindre

betydning for

forretningen

Prioritet

I alt

Procedurer til sikring af

korrekt registrering af

husleje i

Skatteankestyrelsen i

samarbejde med

Bygninger og Service

Procedurer til sikring af

korrekt registrering af

deposita i

Skatteankestyrelsen i

samarbejde med

Kontrakter og Service

I alt

Prioriteterne skal ses i forhold til det reviderede område og er nærmere defineret i bilag 2.

Revision af husleje i Skatteankestyrelsen

4 af 11

Bilag 1: Observationer, risici og anbefalinger

Nr. 1

1.1

Observationer

Risici

Anbefalinger

Husleje

–

Retningslinjer vedr. registrering af husleje i Skatteankestyrelsen

Finansåret

Intern Revision har ikke identificeret beskrivelser af

2014

implementerede interne kontroller i virksomheden til

understøttelse af korrekte registreringer af husleje.

Prioritet 2

Skatteankestyrelsen er resultatet af en fusion mel-

lem Landsskatteretten og Skatteankenævnene pr. 1.

januar 2014. De organisatoriske sammenlægninger

har bl.a. medført flere medarbejdere og lejemål.

Handleplan fra virksomheden:

Manglende beskrivelser af de inter-

ne kontroller medfører forøget risiko

for, at der ikke er kendskab til dele af

virksomhedens forretningsområde.

Organisatoriske ændringer stiller

særlige krav til at få beskrevet

eventuelle nye forretningsgange og

interne kontroller.

Vi anbefaler, at der sker

identificering og dokumen-

tation af implementerede

forretningsgange for virk-

somhedens interne kon-

troller vedr. registrering af

husleje.

Skatteankestyrelsen vil udarbejde en beskrivelse af de interne kontroller vedrørende registrering af husleje. Beskrivelsen

forventes udarbejdet i 1. halvår 2015.

Michael Ehlers Hansen er ansvarlig for dette.

Side 5 af 11

Nr. 1

1.2

Observationer

Risici

Anbefalinger

Husleje

–

Udførte kontroller i Skatteankestyrelsen

Finansåret

Grundbudgettet er specificeret for de

2014

enkelte måneder og denne specifikation

danner grundlag for både den kvartalsvise

Prioritet 2

udgiftsopfølgning og de månedlige bud-

getprognoser. Regnskabstallene gennem-

gås nærmere i det omfang, der er uven-

tede differencer i forhold til budgetterin-

gen. I forbindelse med fusionen pr. 1.

januar 2014 har der været en væsentlig

tilgang af nye lejemål fra skatteanke-

nævnene. Det kan konstateres, at control-

lerfunktionen ikke beregner forbrugstal

fordelt på hvert enkelt lejemål.

Handleplan fra virksomheden:

Grundet tilgangen af

flere lejemål til Skatte-

ankestyrelsen pr. 1. ja-

nuar 2014 samt det for-

hold, at der løbende i

året kan opstå flere kor-

rektioner til forbrugstal-

lene på de enkelte leje-

mål, er der øget risiko for

fejl vedr. huslejeregistre-

ringer.

Intern Revision anbefaler, at Skatteankestyrelsens

controllerfunktion foretager løbende kontrol af for-

brugstallene fordelt på de enkelte lejemål (husleje,

fællesudgifter, ejendomsskatter, administrationsgebyr

til Bygningsstyrelsen mv.) og disse herefter sammen-

holdes med ajourførte budgettal for at sikre korrekt

registrering. I controllerfunktionen bør der også være

en løbende ajourføring med Bygningsstyrelsen, der

lægger oplysninger ud på Ejendomsportalen om fx

huslejereguleringer og deposita pr. lejemål. Skattean-

kestyrelsen bør i sin egenskab af budgetansvarlig

have adgang til og benytte denne portal.

De interne kontroller vil blive beskrevet og udført fremover, jf. pkt. 1.1.

Side 6 af 11

Nr. 1

1.3

Observationer

Risici

Anbefalinger

Husleje

–

Retningslinjer vedr. registrering af husleje i Bygninger og Service på vegne af Skatteankestyrelsen

Finansåret

Koncernservice ved Regnskab 1 og Bygninger og

2014

Service står for fakturahåndteringen vedrørende

Skatteankestyrelsens lejemål, dvs. at de skal sikre,

Prioritet 2

at der betales den husleje som huslejekontrakterne

betinger, herunder husleje-, deposita- og pristals-

reguleringer.

Intern Revision har ikke identificeret beskrivelser af

implementerede forretningsgange vedr. arbejdsfor-

delingen mellem Skatteankestyrelsen og Bygninger

og Service.

Handleplan fra virksomheden:

Manglende beskrivelser af

forretningsgange vedr. ar-

bejdsfordelinger i forhold til

Koncernservice skaber risiko

for, at nødvendige kontroller

ikke bliver udført.

Endvidere skaber dette risiko

for, at der ikke er kendskab til

dele af virksomhedens forret-

ningsområde.

Skatteankestyrelsen har det

budgetmæssige ansvar, og

skal derfor skabe en klar

forventningsafstemning over

for Koncernservice vedr. den

løbende afstemning og kon-

trol af huslejeregistreringer.

Forventningsafstemningen

skal udmøntes i en forret-

ningsgangsbeskrivelse.

Det er foreløbig aftalt, at SKAT Bygninger og Service udarbejder et budget for Skatteankestyrelsens lejemål for

hele 2015. Budgettet vil danne udgangspunkt for den løbende kontrol af registreringen af husleje mv., jf.

ovenstående.

Forretningsgangene og arbejdsdelingen mellem Skatteankestyrelsen og Bygninger og Service vil blive beskrevet.

Beskrivelsen forventes udarbejdet i 1. halvår 2015. Michael Ehlers Hansen er ansvarlig for dette.

Side 7 af 11

Nr. 2

2.1

Observationer

Risici

Anbefalinger

Deposita

–

Retningslinjer vedr. registrering af deposita i Skatteankestyrelsen

Finansåret

Skatteankestyrelsen er resultatet af en fusion mel-

2014

lem Landsskatteretten og Skatteankenævnene pr.

1. januar 2014. De organisatoriske sammenlægnin-

Prioritet 2

ger har bl.a. medført flere medarbejdere og leje-

mål, hvilket har givet øgede administrative byrder.

Intern Revision har i denne forbindelse ikke iden-

tificeret beskrivelser af virksomhedens interne kont-

roller til understøttelse af korrekte registreringer af

deposita.

Handleplan fra virksomheden:

Manglende beskrivelser af virk-

somhedens interne kontroller bevir-

ker, at der ikke er kendskab til dele

af virksomhedens forretningsområ-

de. Organisatoriske ændringer stil-

ler særlige krav til at få beskrevet

eventuelle nye interne kontroller.

Vi anbefaler, at der sker iden-

tificering og dokumentation af

implementerede interne kon-

troller i virksomheden såle-

des, at der skabes kendskab

til det opsatte kontrolmiljø.

Koncernservice (Bygninger og Service) har overfor Skatteankestyrelsen bekræftet, at Bygninger og Service foretager

opfølgning på deposita, og at processen vil blive nærmere beskrevet. Beskrivelsen forventes udarbejdet i 1. halvår 2015.

Michael Ehlers Hansen vil følge op på, at dette sker som aftalt, og at en eventuel supplerende beskrivelse af

Skatteankestyrelsens interne kontroller udarbejdes, i det omfang der er behov for en sådan.

Side 8 af 11

Nr. 2

2.2

Observationer

Deposita

–

Udførte kontroller i Skatteankestyrelsen

Risici

Anbefalinger

Finansåret

Grundbudgettet danner grundlag for både den kvartalsvise

2014

udgiftsopfølgning og de månedlige budgetprognoser.

Regnskabstallene gennemgås nærmere i det omfang, der

Prioritet 3

er uventede differencer i forhold til budgetteringen.

Controllerfunktionen har på baggrund af fusionen udført en

afstemning med Koncernservice. Intern Revision har

foretaget en sammenholdelse med de af Bygninger og

Service registrerede deposita og oplysninger fra Bygnings-

styrelsen. Det kan konstateres, at der foretages en udgifts-

kontrol i Skatteankestyrelsen samt en udgift- og afstem-

ningskontrol i Bygninger og Service.

Handleplan fra virksomheden:

Se handleplan under pkt. 2.1.

Arbejdsdelingen i forhold til

controllerfunktionen mellem

Skatteankestyrelsen

Bygninger og Service i Kon-

cernservice vurderes at væ-

re ikke fuldt afklaret, hvilket

giver risiko for, at nødvendi-

ge kontroller enten ikke bli-

ver udført eller, at de bliver

udført dobbelt.

Skatteankestyrelsen har det

budgetmæssige ansvar. Det

anbefales derfor, at der fore-

tages en forventningsafstem-

ning over for Bygninger og

Service vedr. den løbende

afstemning af deposita. Det

anbefales endvidere, at den-

ne arbejdsfordeling formule-

res i en forretningsgangsbe-

skrivelse.

Side 9 af 11

Bilag 2: Anvendte skala

Ved vurderingen i konklusionen er følgende skala anvendt:

Meget

tilfredsstillende

Intern Revision har ikke konstateret svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter de reviderede område. Samtlige observationer kan

henføres til prioritet 3.

Prioritet 1: Ingen observationer

Prioritet 2: Ingen observationer

Prioritet 3: Samtlige observationer

Tilfredsstillende

Intern Revision har observeret enkelte svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Størstedelen af

observationerne er omfattet af prioritet 3. Enkelte observationer med prioritet 2

kan dog forekomme. Samlet set udgør de implementerede forretningsgange et

”tilfredsstillende” grundlag for administration af området.

Prioritet 1: Ingen observationer

Prioritet 2: Enkelte observationer

Prioritet 3: Hovedparten af observationer

Ikke helt

tilfredsstillende

Intern Revision har observeret flere svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Størstedelen af

observationer er omfattet af prioritet 2 eller 3 med hovedvægten på prioritet 2.

Enkelte observationer i prioritet 1 kan dog forekomme. Samlet set medfører

svaghederne, at de implementerede forretningsgange udgør ”et ikke helt

tilfredsstillende” grundlag for administration af området.

Der er som følge heraf

en forøget risiko for



Væsentlig fejlinformation i regnskaber og ledelsesrapportering

Manglende overholdelse af gældende lovgivning

Manglende overholdelse af interne regler og retningslinjer

Manglende overholdelse af overordnede politikker

Manglende iagttagelse af ”skyldige økonomiske hensyn”

Prioritet 1: Enkelte observationer

Prioritet 2: Hovedparten af observationer

Prioritet 3: Et mindre antal observationer

Ikke

tilfredsstillende

Intern Revision har observeret flere væsentlige svagheder i de

forretningsgange og processer, der understøtter det reviderede område.

Størstedelen af observationerne er omfattet af prioritet 1 eller 2 med

hovedvægten på prioritet 1. Enkelte observationer i prioritet 3 kan forekomme.

Samlet set medfører svaghederne, at de implementerede forretningsgange

udgør et ”ikke tilfredsstillende grundlag” for administration af området. Der er

som følge heraf en væsentlig forøget risiko for:



Væsentlig fejlinformation i regnskaber og ledelsesrapportering

Manglende overholdelse af gældende lovgivning

Manglende overholdelse af interne regler og retningslinjer

Manglende overholdelse af overordnede politikker

Manglende iagttagelse af ”skyldige økonomiske hensyn”

Manglende realisering af forretningsmålene for det reviderede område.

Prioritet 1: Hovedparten af observationer

Prioritet 2: Et mindre antal observationer

Prioritet 3: Enkelte observationer

Side 10 af 11

Prioritet skal ses i forhold til det reviderede område og er defineret således:

Kritisk for forretningen:

Væsentlig svaghed i de etablerede forretningsgange/processer.

Svagheden kan omfatte manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne

kontroller, manglende regnskabsmæssige faciliteter. Der er en væsentlig forøget risiko for, at

processens målopfyldelse ikke realiseres som følge af den konstaterede svaghed. Der bør

straks iværksættes foranstaltninger med henblik på at udbedre de observerede svagheder.

Væsentlig for forretningen:

Svaghed i de etablerede forretningsgange/processer. Svagheden

kan omfatte manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne kontroller,

manglende regnskabsmæssige faciliteter. Der er forøget risiko for, at processens

målopfyldelse ikke realiseres i fuldt omfang som følge af den konstaterede svaghed. Der bør

iværksættes foranstaltninger med henblik på at udbedre de observerede svagheder.

Mindre betydning for forretningen:

Ingen væsentlige svagheder i de etablerede

forretningsgange/processer. Det er dog muligt at designe de enkelte processer på en mere

hensigtsmæssig måde, således at eksekveringen forbedres.

Side 11 af 11