SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Skatteudvalget 2017-18
SAU Alm.del
Offentligt

11. februar 2015

J. nr. 14-4034107

Plannr. 114-620

Intern Revision

Rapport 2014

Forretningsområdet Økonomi i SKAT

Revision af husleje

Modtager

Departementschef Jens Brøchner

Kopi

Direktør Jesper Rønnow Simonsen

Direktør Karsten Juncker

Underdirektør Kim A. Bak

Kontorchef Jens Madsen

Kontorchef Lene Roos

Kontorchef Thomas Reinholt Hansen

Kontorchef Betty Solgaard



Revision

Rådgivning

Rapportering

SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Forord

Intern Revision (IR) har, jævnfør orienteringsbrev af 18. september 2014,

revideret i forhold til husleje og deposita i SKAT. Den udførte revision er en del af

den samlede revision for 2014.

Rapporten indeholder en samlet konklusion omfattende det reviderede område. I

konklusionsafsnittet redegør vi for de observationer, som konklusionen i det

væsentligste er baseret på. Konklusionsafsnittet indeholder Intern Revisions

bedømmelse af det reviderede område samt en beskrivelse af grundlaget for

bedømmelsen. Det vil derfor almindeligvis være tilstrækkeligt at læse selve

rapporten. Såfremt der ønskes uddybning og detaljering, henvises der til

bilagene.

Rapportens bilag 1 indeholder en systematisk fremstilling af de observationer,

som den udførte revision har givet anledning til. Bilaget indeholder tillige en

vurdering af de tilknyttede risici samt Intern Revisions forslag til anbefalinger, der

kan formindske de vurderede risici. Med udgangspunkt i risikovurderingerne har

SKAT udarbejdet handleplaner med henblik på at formindske de vurderede risici.

Intern Revisions anbefalinger har været anvendt som inspiration ved

udarbejdelse af handleplaner. Vi vil løbende vurdere implementeringen af SKATs

handleplaner.

Rapportens bilag 2 indeholder en beskrivelse af de prioriteringer, der er anvendt

ved klassifikationen af de enkelte observationer. Bilaget indeholder herudover en

beskrivelse af koblingen mellem observationernes prioriteringer og den samlede

overordnede konklusion.

Rapporten har været fremsendt i udkast til den reviderede enhed med henblik på

at sikre, at Intern Revision og den reviderede enhed har en ensartet opfattelse af

de observerede forhold. SKAT har efterfølgende udarbejdet handleplaner.

København, den 11. februar 2015

Kurt Wagner

Revisionschef

Steen Vitus Bering

Revisor

Revision af husleje i SKAT

2 af 9

Formål

Formålet med revisionen har været at vurdere, hvorvidt der er etableret

tilfredsstillende forretningsgange og interne kontroller i forhold til husleje- og

depositaregistreringer, som har betydning for regnskabsaflæggelsen. Hvis

kontrollerne ikke er tilfredsstillende, er der risiko for væsentlige fejl eller mangler i

årsregnskabet.

Intern Revision har i 2014 revideret SAP Intern med fokus på fakturahåndte-

ringsprocessen. Denne revision har omfattet følgende forhold: 1. Systemdoku-

mentation og brugervejledning 2. Systemets funktioner og funktionsadskillelse 3.

Behandling af inddata med fokus på IDOC og FI-modulet 4. Anvendte registre 5.

Behandling af uddata 6. Transaktions- og kontrolspor. På baggrund af den

udførte revision var det Intern Revisions samlede vurdering, at de undersøgte it-

kontroller vedrørende SAP Intern er på et tilfredsstillende niveau. Vi har foretaget

en afgrænsning i forhold til disse revisionsemner.

2. Omfang

Vi har i perioden oktober-november 2014 revideret tilrettelæggelsen af

forretningsgange og interne kontroller, for så vidt angår husleje- og

depositaregistreringer. Vi har endvidere testet udvalgte kontroller, herunder

vurderet controllerfunktionen. På området afholdes ca. 4,7 % af SKATs bevilling.

Revisionen indgår som en turnusrevision i Intern Revisions plan.

Revisionen har omfattet følgende i forhold til husleje- og depositaregistreringer:



Forretningsgange og interne kontroller.

Koordinering mellem ansvarsområder i SKAT

Revisionen er udført i henhold til gældende revisionsstandarder, herunder

vejledninger fra Rigsrevisionen og god revisionsskik. I forbindelse med revisionen

har Intern Revision afholdt møde med Bygninger og Service, som har ansvaret

for kontrakter, økonomi- og budget og den daglige administration af

Skatteministeriets lejemål. Kontoret indgår, forlænger, tilpasser og opsiger

bygningsrelaterede serviceaftaler og kontrakter. Intern Revision har interviewet

controllerfunktionen i Produktionsstyring 1 samt kontorchef og øvrige

medarbejdere i Bygninger og Service vedr. validering af husleje- og

depositaregistreringer.

Revision af husleje i SKAT

3 af 9

3. Konklusion

På baggrund af den udførte revision er det vores samlede vurdering, at

forretningsgange og interne kontroller i SKAT i forhold til husleje-og

depositaregistreringer, er på et ikke helt tilfredsstillende niveau.

Vores konklusion er baseret på nedenstående observationer:



Bygninger og Service har ikke i tilstrækkeligt omfang modtaget speci-

ficerede forbrugstal fra produktionsstyring 1. På revisionstidspunktet var

der således kun modtaget specificerede forbrugstal omfattende periode 1

til periode 5.

Bygninger og service har ikke udarbejdet forretningsgangsbeskrivelser

omfattende kontrol af og afstemning af deposita og husleje



Vi har prioriteret de observerede forhold således:

Prioritet 1

Kritisk for

forretningen

Prioritet 2

Væsentlig for

forretningen

Prioritet 3

Mindre

betydning for

forretningen

Prioritet

I alt

Procedurer til sikring af

korrekt registrering af

husleje i SKAT via

Bygninger og Service

Procedurer til sikring af

korrekt registrering af

deposita i SKAT via

Bygninger og Service

I alt

Prioriteterne skal ses i forhold til det reviderede område og er nærmere defineret i bilag 2.

Revision af husleje i SKAT

4 af 9

Bilag 1: Observationer, risici og anbefalinger

Nr. 1

1.1

Observationer

Risici

Anbefalinger

Husleje

–

Retningslinjer for registrering af husleje i SKAT

Finansåret

Det kan konstateres, at Bygninger

2014

og Service ikke har udarbejdet

forretningsgangsbeskrivelser i for-

Prioritet 2

hold til kontrol og afstemning af

husleje i SKAT.

Manglende beskrivelser af implemen-

terede kontroller medfører forøget risiko

for, at der ikke er kendskab til det

opsatte kontrolmiljø i Bygninger og

Service. Der er endvidere risiko for, at

Bygninger og Service ikke kan fast-

holde kendskabet til implementerede

forretningsgange ved udskiftning af

med-arbejdere.

Intern Revision anbefaler, at implemen-

terede interne kontroller, afstemninger og

løbende budgetopfølgninger vedr. bl.a.

husleje identificeres og dokumenteres.

Der bør etableres en proces som sikrer,

at der mindst én gang årligt, sker

opdatering af gældende vejledninger.

Handleplan fra virksomheden [Lene Roos, Bygninger og Service]:

Den løbende kontrol og afstemning af husleje i SKAT vil blive beskrevet i en forretningsgangsbeskrivelse. Det vil fremgå

af beskrivelsen, hvordan afstemningen dokumenteres. Forretningsgangsbeskrivelsen er udarbejdet inden udgangen af

februar måned 2015.

5 af 9

Nr. 1

1.2

Observationer

Risici

Anbefalinger

Husleje

–

Controllerfunktionen i Produktionsstyring 1 i Koncernservice

Finansåret

Bygninger og Service har modtaget specificerede for-

2014

brugstal fra Produktionsstyring 1 til og med periode 05.

Derudover er der i forbindelse med månedsrapporterne

Prioritet 1

fra Produktionsstyring 1 modtaget forbrugstal for perio-

derne august og oktober. Bygninger og Service oplyser,

at der indtil sommerferien 2014 har været tre forskellige

controllere, som har beskæftiget sig med bl.a. husleje og

deposita. Den 1. august 2014 blev der ansat en ny

controller. De forandringsprocesser, herunder omrokerin-

ger og nyansættelser, der er i gang i Produktionsstyring

1, har bl.a. bevirket, at der ikke er foretaget tiltrækkelig

sidemandsoplæring. Den nuværende controllerfunktion

har således ikke været klædt på til at servicere

Bygninger og Service, som hidtil. Ydermere er det oplyst,

at Produktionsstyring 1 ikke er bekendt med et

leveranceansvar over for Bygninger og Service vedr.

nævnte specificerede forbrugstal.

De mange skift af controllere og

manglende sidemandsoplæring

samt det forhold at Produktions-

styring 1 ikke har været bekendt

med et leveranceansvar, er år-

sagen til, at Bygninger og Ser-

vice ikke har modtaget speci-

ficerede forbrugstal for husleje

siden sommerferien. Dette ska-

ber en høj kontrolrisiko i forhold

til den løbende afstemning af

bl.a. huslejeudgifter, der foreta-

ges på månedsbasis.

Intern Revision anbefaler,

at Bygninger og Service og

Produktionsstyring 1, sna-

rest foretager en forvent-

ningsafstemning i forhold til

Bygninger

og Service’ be-

hov for specificerede for-

brugstals for de enkelte

lejemål. Der bør udarbejdes

en skriftlig leveranceaftale.

Handleplan fra virksomheden [Thomas Reinholt Hansen, Produktionsstyring 1]:

Det er aftalt mellem Bygninger og Service og Produktionsstyring 1, at der fra 1. januar 2015 i den efterfølgende måned

efter månedsafslutningen vil blive leveret specificerede forbrugstal fra Produktionsstyring 1 til Bygninger og Service. I

Produktionsstyring 1 vil der inden udgangen af februar 2015 blive udarbejdet en forretningsgangsbeskrivelse af

forbrugsrapporten således, at personuafhængigheden sikres. Der vil løbene være en dialog mellem Bygninger og Service

og Produktionsstyring 1 omkring indholdet og designet af forbrugsrapporterne.

6 af 9

Nr. 2

2.1

Observationer

Risici

Anbefalinger

Deposita

–

Retningslinjer for registrering af deposita i SKAT

Finansåret

Det kan konstateres, at Bygninger og

2014

Service ikke har udarbejdet forretnings-

gangsbeskrivelser i forhold til kontrol og

Prioritet 2

afstemning af deposita i SKAT.

Manglende beskrivelser af implemen-

terede kontroller bevirker, at der ikke

er kendskab til det opsatte kontrol-

miljø i Bygninger og Service. Der er

endvidere risiko for, at Bygninger og

Service ikke kan fastholde kend-

skabet til implementerede forretnings-

gange ved fx udskiftning af medar-

bejdere.

Intern Revision anbefaler, at imple-

menterede interne kontroller, afstem-

ninger og løbende budgetopfølgninger

vedr. bl.a. deposita identificeres og

dokumenteres. Der bør etableres en

proces som sikrer, at der mindst én

gang årligt, sker opdatering af

gældende vejledninger.

Handleplan fra virksomheden [Lene Roos, Bygninger og Service]:

Den løbende kontrol og afstemning af huslejedeposita i SKAT vil blive beskrevet i en forretningsgangsbeskrivelse. Det vil

fremgå af beskrivelsen, hvordan afstemningen dokumenteres. Forretningsgangsbeskrivelsen er udarbejdet inden

udgangen af februar måned 2015.

7 af 9

Bilag 2: Anvendte skala

Ved vurderingen i konklusionen er følgende skala anvendt:

Meget

tilfredsstillende

Intern Revision har ikke konstateret svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter de reviderede område. Samtlige observationer kan

henføres til prioritet 3.

Prioritet 1: Ingen observationer

Prioritet 2: Ingen observationer

Prioritet 3: Samtlige observationer

Tilfredsstillende

Intern Revision har observeret enkelte svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Størstedelen af

observationerne er omfattet af prioritet 3. Enkelte observationer med prioritet 2

kan dog forekomme. Samlet set udgør de implementerede forretningsgange et

”tilfredsstillende” grundlag for administration af området.

Prioritet 1: Ingen observationer

Prioritet 2: Enkelte observationer

Prioritet 3: Hovedparten af observationer

Ikke helt

tilfredsstillende

Intern Revision har observeret flere svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Størstedelen af

observationer er omfattet af prioritet 2 eller 3 med hovedvægten på prioritet 2.

Enkelte observationer i prioritet 1 kan dog forekomme. Samlet set medfører

svaghederne, at de implementerede forretningsgange udgør ”et ikke helt

tilfredsstillende” grundlag for administration af området.

Der er som følge heraf

en forøget risiko for



Væsentlig fejlinformation i regnskaber og ledelsesrapportering

Manglende overholdelse af gældende lovgivning

Manglende overholdelse af interne regler og retningslinjer

Manglende overholdelse af overordnede politikker

Manglende iagttagelse af ”skyldige økonomiske hensyn”

Prioritet 1: Enkelte observationer

Prioritet 2: Hovedparten af observationer

Prioritet 3: Et mindre antal observationer

Ikke

tilfredsstillende

Intern Revision har observeret flere væsentlige svagheder i de

forretningsgange og processer, der understøtter det reviderede område.

Størstedelen af observationerne er omfattet af prioritet 1 eller 2 med

hovedvægten på prioritet 1. Enkelte observationer i prioritet 3 kan forekomme.

Samlet set medfører svaghederne, at de implementerede forretningsgange

udgør et ”ikke tilfredsstillende grundlag” for administration af området. Der er

som følge heraf en væsentlig forøget risiko for:



Væsentlig fejlinformation i regnskaber og ledelsesrapportering

Manglende overholdelse af gældende lovgivning

Manglende overholdelse af interne regler og retningslinjer

Manglende overholdelse af overordnede politikker

Manglende iagttagelse af ”skyldige økonomiske hensyn”

Manglende realisering af forretningsmålene for det reviderede område.

Prioritet 1: Hovedparten af observationer

Prioritet 2: Et mindre antal observationer

Prioritet 3: Enkelte observationer

8 af 9

Prioritet skal ses i forhold til det reviderede område og er defineret således:

Kritisk for forretningen:

Væsentlig svaghed i de etablerede forretningsgange/processer.

Svagheden kan omfatte manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne

kontroller, manglende regnskabsmæssige faciliteter. Der er en væsentlig forøget risiko for, at

processens målopfyldelse ikke realiseres som følge af den konstaterede svaghed. Der bør

straks iværksættes foranstaltninger med henblik på at udbedre de observerede svagheder.

Væsentlig for forretningen:

Svaghed i de etablerede forretningsgange/processer. Svagheden

kan omfatte manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne kontroller,

manglende regnskabsmæssige faciliteter. Der er forøget risiko for, at processens

målopfyldelse ikke realiseres i fuldt omfang som følge af den konstaterede svaghed. Der bør

iværksættes foranstaltninger med henblik på at udbedre de observerede svagheder.

Mindre betydning for forretningen:

Ingen væsentlige svagheder i de etablerede

forretningsgange/processer. Det er dog muligt at designe de enkelte processer på en mere

hensigtsmæssig måde, således at eksekveringen forbedres.

9 af 9