SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Skatteudvalget 2017-18
SAU Alm.del
Offentligt

7. september 2015

J. nr. 15-0076978

Plannr. 114-500

Intern Revision

Rapport 2015

Indkøb og Udbud i Koncernservice

Overvågning og styring af

indkøbsområdet

Modtager

Departementschef Jens Brøchner

Kopi

Direktør Jesper Rønnow Simonsen

Direktør Karsten Juncher



Revision

Rådgivning

Rapportering

SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Forord

Intern Revision (IR) har, jævnfør orienteringsbrev af 13. januar 2015, foretaget en

analyse og vurdering af indkøbsområdet. Den udførte analyse er en del af den

samlede revision for 2014.

Rapporten indeholder en samlet konklusion omfattende det reviderede område. I

konklusionsafsnittet redegør vi for de observationer, som konklusionen i det

væsentligste er baseret på. Konklusionsafsnittet indeholder Intern Revisions

bedømmelse af det reviderede område samt en beskrivelse af grundlaget for

bedømmelsen. Det vil derfor almindeligvis være tilstrækkeligt at læse selve

rapporten. Såfremt der ønskes uddybning og detaljering, henvises der til bilagene.

Rapportens bilag 1 indeholder en systematisk fremstilling af de observationer, som

den udførte revision har givet anledning til. Bilaget indeholder tillige en vurdering

af de tilknyttede risici samt Intern Revisions forslag til anbefalinger, der kan

formindske de vurderede risici. Med udgangspunkt i risikovurderingerne har SKAT

udarbejdet handleplaner med henblik på at formindske de vurderede risici.

Intern Revisions anbefalinger har været anvendt som inspiration ved udarbejdelse

af handleplaner. Vi vil løbende vurdere implementeringen af SKATs handleplaner.

Rapportens bilag 2 indeholder en beskrivelse af de prioriteringer, der er anvendt

ved klassifikationen af de enkelte observationer. Bilaget indeholder herudover en

beskrivelse af koblingen mellem observationernes prioriteringer og den samlede

overordnede konklusion.

Rapportens bilag 3 indeholder redegørelser og detaljerede observationer som

analysen af indkøbsområdet har givet anledning til.

Rapporten har været fremsendt i udkast til den reviderede enhed med henblik på

at sikre, at Intern Revision og den reviderede enhed har en ensartet opfattelse af

de observerede forhold. SKAT har efterfølgende udarbejdet handleplaner.

København, den 7. september 2015

Kurt Wagner

Revisionschef

Martin Bergmann Pedersen

Manager

Indkøb og Udbud

2 af 19

Formål

Ved revisionen har vi analyseret og vurderet om SKATs processer for opfølgning

sikrer, at indkøb gennemføres i overensstemmelse med gældende regelsæt.

Formålet er at vurdere om:



SKAT efterlever de fællesstatslige indkøbsaftaler samt opfylder krav fra

Moderniseringsstyrelsen i den forbindelse, herunder implementering af

indkøbskategorier samt fremsendelse af data vedrørende indkøb.

SKAT generelt overvåger indkøbsområdet med hensyn til overholdelse af

øvrige indkøbsaftaler samt sikrer, at relevante indkøbsområder

konkurrenceudsættes i overensstemmelse med regelsæt om udbud eller

for at opnå kommercielle fordele.



2. Omfang

Vi har analyseret og vurderet indkøb, der ansvarsmæssigt er forankret ved

enheden Indkøb og Udbud i Koncernservice. Analysen og vurderingerne er

gennemført på baggrund af dokumentation og tilgængelige data ved denne enhed.

Vi har endvidere foretaget interview af enheden Intern Regnskab 1 vedrørende

styring og implementering af indkøbskategorier.

Vores gennemgang og analyse er baseret på følgende informationskilder:



Regnskabsdata for gennemførte indkøb i 2014.

Indkøbsaftaler,

(TRICOM).

der

fremgår

indkøbssystemet

TRICOMMERCE



Informationer og oplysninger modtaget fra medarbejdere i enheden Indkøb

og Udbud samt Intern Regnskab 1.

Dokumentationsmateriale fra

fællesstatslige indkøbsaftaler.

Moderniseringsstyrelsen

vedrørende



Indkøb og Udbud

3 af 19

3. Konklusion

Skats samlede indkøb kan i 2014 opgøres til ca. 1,7 mia. kr. Hovedparten af de

1,7 mia. kr. vedrører dog indkøb af it, hvilket ikke er omfattet af vores gennemgang

i nærværende rapport.

Indkøbsområdet kan inddeles i 2 hovedområder. Det fællesstatslige

indkøbsområde og det øvrige indkøbsområde. Det fællesstatslige indkøbsområde

udgør ca. 30% af SKATs indkøbsvolumen for 2014. Ved det fællesstatslige

indkøbsområde er indkøbsaftaler obligatoriske for SKAT at anvende. Det øvrige

indkøbsområde, omfatter egne aftaler, SKI-aftaler samt indkøb uden

aftaleindgåelse.

Det er vores vurdering, at de indkøb der gennemføres via enheden Indkøb og

Udbud i Koncernservice, i al væsentlighed, gennemføres, som forudsat via den

etablerede indkøbsproces.

Gennemgang af udvalgte data og processer ved enheden Indkøb og Udbud har

givet anledning til nedenfor anførte konklusioner.

Styring af fællesstatslige indkøbsaftaler

Det er vores vurdering, at processer i forbindelse med opfølgning på de

fællesstatslige indkøbsaftaler er

Tilfredsstillende.

Denne konklusion baserer vi på følgende forhold:



Enheden Indkøb og Udbud har via indkøbssystemet TRICOMMERCE et

godt datagrundlag for, inden for eget ansvarsområde, at overvåge

indkøbsaftaler.

I al væsentlighed efterlever enheden Indkøb og Udbud de indgåede

fællesstatslige indkøbsaftaler. Herudover fremsendes regneark over

gennemførte indkøb til Moderniseringsstyrelsen én gang i kvartalet.

Det er dog vores vurdering, at der er en afledt risiko for, at SKATs

fremsendte informationer til Moderniseringsstyrelsen ikke fuldt ud

understøtter Moderniseringsstyrelsens formål med modtagelse heraf.

Dette skyldes, at den af Moderniseringsstyrelsen udarbejdede vejledning,

med hensyn til anvendelse og implementering af indkøbskategorier, ikke

efterleves fuldt ud af SKAT.

Enheden Indkøb og Udbud udarbejder og fremsender compliancegrader

vedrørende indkøb gennemført inden for de fællesstatslige indkøbsaftaler

til Underdirektør og Skatteministeriet, samtidig med at de underliggende

indkøbsdata fremsendes til Moderniseringsstyrelsen. De opgjorte

compliancegrader beregnes efter samme metode som Moderniserings-

styrelsen anvender. Det er dog vores vurdering, at denne



Indkøb og Udbud

4 af 19

opgørelsesmetode ikke giver en helt præcis præsentation af omfanget af

indkøb, der er gennemført på de fællesstatslige indkøbsaftaler.

Styring af det øvrige indkøbsområde (ikke fællesstatslige indkøbsaftaler)

På baggrund af den foreliggende information, har vi ikke et tilstrækkeligt grundlag

for at vurdere processer i forbindelse med opfølgningen på det øvrige

indkøbsområde.

Denne konklusion baserer vi på følgende forhold:



Enheden Indkøb og Udbud har oplyst, at der medio maj måned 2015

fremsendes ledelsesrapportering vedrørende overholdelse af regelsæt om

udbud for 2014. Denne ledelsesrapportering er derfor ikke gennemgået i

forbindelse med nærværende revision. Vi har på den baggrund således

ikke kunnet vurdere, hvorvidt ledelsen løbende er tilstrækkeligt orienteret,

om risici for manglende overholdelse af regelsæt om udbud.

Det forhold at information til ledelsen vedrørende det fællesstatslige

område fremsendes løbende én gang

i kvartalet, mens

ledelsesrapportering på det øvrige indkøbsområde fremsendes maj måned

i efterfølgende kalenderår, er jf. vores vurdering baseret på en

forudsætning om, at risikoen for kritiske fejl og mangler på det

fællesstatslige indkøbsområde er større end på det øvrige indkøbsområde.

Såfremt denne forudsætning ikke holder, er der risiko for, at ledelsen ikke

informeres rettidigt om væsentlige forhold på det øvrige indkøbsområde.



Generelle betragtninger

Gennemgang af udvalgte data og processer ved enheden Indkøb og Udbud har

endvidere givet anledning til følgende generelle betragtning om den overordnede

organisering og styring af indkøbsområdet i SKAT.

Ledelsen i SKAT bør overveje, hvorvidt det er formålstjenesteligt at placere

ansvaret for at gennemføre en samlet overvågning og udarbejdelse af

ledelsesrapportering af indkøbsområdet ved én enhed, således at den

pågældende enhed samt ledelsen opnår et samlet overblik over risikoafdækning

af hele indkøbsområdet i SKAT, herunder af det fællesstatslige samt det øvrige

indkøbsområde.

For at en sådan enhed vil kunne løfte denne opgave effektivt, er det nødvendigt at

al relevant dataregistrering, herunder indkøbsaftaler, er samlet i ét system.

Indkøb og Udbud

5 af 19

Vi har prioriteret de observerede forhold således:

Prioritet 1

Kritisk for

forretningen

Prioritet 2

Væsentlig

for

forretningen

Prioritet 3

Mindre

I alt

betydning for

forretningen

Revisionsemne

Styring af fællesstatslige

indkøbsaftaler

Styring af det øvrige indkøbsområde

I alt

Prioriteringerne skal ses i forhold til det reviderede område og er nærmere defineret i bilag

Vi har modtaget handleplaner fra det reviderede direktørområde. Det er vores

vurdering, at implementeringen af de udarbejdede handleplaner vil medvirke til en

reduktion af de vurderede risici.

Indkøb og Udbud

6 af 19

Bilag 1: Observationer, risici og anbefalinger

Nr. Observationer

Styring af fællesstatslige indkøbsaftaler

Der er risiko for, at præsentation af indkøb

bliver mangelfuld, såfremt indkøbskategorier

ikke implementeres og anvendes i

overensstemmelse med

Moderniseringsstyrelsens vejledning.

Vi anbefaler, at SKAT foretager en

gennemgang af implementeringen og

anvendelsen af indkøbskategorier.

Såfremt det er nødvendigt/ønskeligt at

fravige fra Moderniseringsstyrelsens

vejledning ved implementering af

indkøbskategorier, bør dette afklares med

Moderniseringsstyrelsen.

Vi anbefaler, at SKAT vurderer, hvorvidt

ansvaret for implementeringen af

indkøbskategorier er hensigtsmæssigst

forankret ved Intern Regnskab 1.

Risici

Anbefalinger

1.1.

Indkøbskategorier

præsentation af indkøb vedrørende de

Indkøbskategorier ligger til grund for SKATs

fællesstatslige indkøbsaftaler, og udgør således

også grundlaget for beregning af compliance.

Indkøbskategorier er af Moderniseringsstyrelsen

beskrevet som følgende:

Indkøbskategorier anvendes ved, at alle indkøb

påføres den indkøbskategori, der bedst beskriver

varens eller tjenesteydelsens art, og alle indkøb skal

kategoriseres.

Vi har konstateret, at:

Indkøbskategorier ikke registreres for alle indkøb

af varer og tjenesteydelser.

SKAT ikke har implementeret alle relevante

indkøbskategorier.

SKATs anvendelse af indkøbskategorier ikke i

alle tilfælde er i overensstemmelse med

Moderniseringsstyrelsens vejledning.

Ansvaret for implementering af indkøbskategorier er

forankret ved enheden Intern Regnskab 1.

Indkøb og Udbud

7 af 19

Nr. Observationer

Risici

Anbefalinger

Handleplan fra Intern Regnskab

–

Ansvarlig Betty Solgaard

Intern regnskab har implementeret alle relevante indkøbskategorier, og det er et bevidst valg, at ikke relevante kategorier ikke implementeres. Ved

implementeringen er der ikke sket fravigelse af Moderniseringsstyrelsen vejeledninger. Moderniseringsstyrelsens vejledninger er i nogle tilfælde

mangelfulde, og ved eventuelle usikkerhed kontaktes Moderniseringsstyrelsen med henblik på afklaring.

Implementering af indkøbskategorier i SKAT knytter sig til artskontoplanen. Ansvaret for artskontoplanen er forankret i intern regnskab, og det

vurderes, at ansvaret for implementeringen af indkøbskategorier mest hensigtsmæssigt er forankret i tilknytning til artskontoplanen.

1.2.

Fremsendelse af indkøbsdata til

Moderniseringsstyrelsen

Enheden Indkøb og Udbud er ansvarlig for at

udarbejde og fremsende indkøbsdata til

Moderniseringsstyrelsen.

Ved gennemgang af indkøbsdata fremsendt til

Moderniseringsstyrelsen for 2014 har vi konstateret,

at det ikke er muligt at adskille indkøb gennemført

på fællesobligatoriske aftaler fra indkøb gennemført

på øvrige aftaler ved samme leverandør.

Enheden Indkøb og Udbud har oplyst, at dette er et

bevidst valg. Valget er truffet fordi

Moderniseringsstyrelsen har godkendt den valgte

metode, samt at det vurderes at være meget

ressourcekrævende at fremskaffe det nødvendige

datagrundlag for at kunne adskille fællesstatslige

indkøb fra øvrige indkøb.

Ledelsesrapportering/opfølgning

På baggrund af de dataark der fremsendes til

Moderniseringsstyrelsen beregner Indkøb og Udbud

De beregnede compliancegrader der

fremsendes som ledelsesinformation

vedrørende fællesstatslige indkøb, er efter

vores vurdering ikke helt præcise, idet der i

større eller mindre omfang kan være

indregnet indkøb for produkter, der ikke er

omfattet af de fællesstatslige indkøbsaftaler.

Det bevirker, at ledelsesinformationen ikke

helt præcist præsentere omfanget af de

faktiske gennemførte indkøb inden for de

fællesobligatoriske indkøbsaftaler.

Vi har på det foreliggende grundlag dog ikke

mulighed for at vurdere omfanget heraf, ved

hovedparten af de fællesstatslige

indkøbsaftaler, fx it-indkøb, da disse ligger

uden for enheden Indkøb og Udbuds

ansvarsområde.

Vi anbefaler at ledelsen vurderer, hvorvidt

det er formålstjenesteligt at metoden for

beregning af compliancegrader, til brug

for den interne rapportering, ændres,

således at denne opgøres på baggrund af

de gennemførte indkøb inden for det

fællesstatslige indkøbsområde.

(Varenummer niveau)

Indkøb og Udbud

8 af 19

Nr. Observationer

compliancegrader for de fællesstatslige indkøb og

sender disse til Underdirektør i Koncernservide samt

til Departementet. Dette benævnes

ledelsesrapportering.

Formålet hermed er at ledelsen opnår kendskab til

de opgørelser som Moderniseringsstyrelsen når

frem til, på baggrund af de fremsendte regneark.

Det er vores vurdering, at den anvendte metode til

beregning af compliance er uhensigtsmæssig til

brug for den interne rapportering.

Risici

Anbefalinger

Indkøb & Udbud

–

Ansvarlig Erik Hansen:

Indtil videre fastholder vi afrapporteringsformen med leverandør compliance til Moderniseringsstyrelsen, men vi følger Moderniseringsstyrelsens

arbejde med at indhente fakturadata fra samtlige statslige institutioner herunder Skatteministeriet, som muliggør udarbejdelse af compliance på

varenummer niveau for samtlige institutioner.

Indkøb & Udbud vil i samarbejde med leverandøren af SKATs indkøbsanalyse Tricom forsøge at få udarbejdet en standardrapport, som kan

muliggøre et udtræk af compliancegrader på varenumre niveau. Rapporten forventes klar 1. kvartal 2016.

Nr. Observationer

Styring af det øvrige indkøbsområde

Risici

Anbefalinger

2.1.

Det øvrige indkøbsområde omfatter indkøb, der

gennemføres inden for ikke fællesstatslige

indkøbsaftaler, fx SKI eller egne indkøbsaftaler,

Det forhold at information til ledelsen

vedrørende det fællesstatslige område

fremsendes løbende én gang i kvartalet,

mens ledelsesrapportering på det øvrige

indkøbsområde fremsendes maj måned i

Vi anbefaler, at ledelsen foretager en

vurdering af, hvorvidt den nuværende

Indkøb og Udbud

9 af 19

efterfølgende kalenderår, er jf. vores

vurdering baseret på en forudsætning om, at

risikoen for kritiske fejl og mangler på det

fællesstatslige indkøbsområde, er større end

Overvågning af indkøbsområder

på det øvrige indkøbsområde.

På baggrund af den gennemførte revision er det

Såfremt denne forudsætning ikke holder, er

vores vurdering, at enheden Indkøb og Udbud har en der risiko for, at ledelsen, ved den nuværende

hensigtsmæssig overvågning af egne indkøb der

rapporteringsfrekvens, ikke informeres

gennemføres på det øvrige indkøbsområde.

rettidigt om væsentlige forhold på det øvrige

indkøbsområde.

Vi har dog på baggrund af de foreliggende

informationer ikke mulighed for at vurdere opfølgning

på indkøb, der gennemføres uden for indkøbsaftaler.

Kontrol herfor var på revisionstidspunktet ikke

dokumenteret.

Enheden Indkøb og Udbud har oplyst, at der for 2014

fremsendes ledelsesrapportering bl.a. vedrørende

kontrol af, om regelsæt om udbud er efterlevet i 2014.

Denne ledelsesrapportering fremsendes medio maj

måned 2015. Det er endvidere oplyst, at en

tilsvarende ledelsesrapportering ikke har været

udarbejdet for tidligere år. Vi har i forbindelse med

revisionen således ikke foretaget en gennemgang af

ledelsesrapportering på dette område.

Det skal endvidere bemærkes, at compliancegrader

vedrørende indkøb på det fællesstatslige

indkøbsområde fremsendes én gang i kvartalet,

mens ledelsesinformation på det øvrige

indkøbsområde fremsendes én gang om året. Dette

uanset, at det fællesstatslige indkøbsområde

omfangsmæssigt er væsentlig mindre end det

øvrige indkøbsområde. Det fællesstatslige

samt indkøb der gennemføres uden en

indkøbsaftale.

rapporteringsfrekvens på det øvrige

indkøbsområde er tilstrækkelig.

Vi anbefaler, at ledelsesrapporteringen for

det øvrige indkøbsområde foreligger på et

tidligere tidspunkt.

Indkøb og Udbud

10 af 19

Nr. Observationer

indkøbsområde udgør kun ca. 30% af den samlede

indkøbsvolumen.

Risici

Anbefalinger

Handleplan fra Indkøb & Udbud

–

ansvarlig Erik Hansen:

Indkøb og Udbud fastholder den årlige afrapportering omkring SKATs overholdelse af udbudsreglerne til direktionen, som afgives i januar kvartal.

Dog vil vi i forbindelse med intern kvalitetssikring af priser på indkøb (ekskl. IT-indkøb) udbygge priskontrollen af stikprøverne med kontrol omkring

aftale overholdelse herunder overholdelse af udbudsreglerne. Opfølgningsfrekvensen af den interne kvalitetssikring er kvartalsvis, hvilket er

identisk med afrapporteringsfrekvensen for de fælles statslige indkøbsaftaler, som Moderniseringsstyrelsen har indgået på vegne af hele staten.

På baggrund af dette tiltag bør risikoen for at ledelsen ikke bliver orienteret rettidig være reduceret væsentligt.

Handleplanen iværksættes ultimo 4. kvartal 2015.

Dokumentation for den udbyggede priskontrol vil foreligge medio april 2016.

Indkøb og Udbud

11 af 19

Bilag 2: Anvendte skala

Ved vurderingen i konklusionen er følgende skala anvendt:

Meget

tilfredsstillende

Intern Revision har ikke konstateret svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter de reviderede område. Samtlige observationer kan

henføres til prioritet 3.

Prioritet 1: Ingen observationer

Prioritet 2: Ingen observationer

Prioritet 3: Samtlige observationer

Tilfredsstillende

Intern Revision har observeret enkelte svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Størstedelen af

observationerne er omfattet af prioritet 3. Enkelte observationer med prioritet 2

kan dog forekomme. Samlet set udgør de implementerede forretningsgange et

”tilfredsstillende” grundlag for administration af området.

Prioritet 1: Ingen observationer

Prioritet 2: Enkelte observationer

Prioritet 3: Hovedparten af observationer

Ikke helt

tilfredsstillende

Intern Revision har observeret flere svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Størstedelen af

observationer er omfattet af prioritet 2 eller 3 med hovedvægten på prioritet 2.

Enkelte observationer i prioritet 1 kan dog forekomme. Samlet set medfører

svaghederne, at de implementerede

forretningsgange udgør ”et ikke helt

tilfredsstillende” grundlag for administration af området. Der er som følge heraf

en forøget risiko for



Væsentlig fejlinformation i regnskaber og ledelsesrapportering

Manglende overholdelse af gældende lovgivning

Manglende overholdelse af interne regler og retningslinjer

Manglende overholdelse af overordnede politikker

Manglende iagttagelse af ”skyldige økonomiske hensyn”

Prioritet 1: Enkelte observationer

Prioritet 2: Hovedparten af observationer

Prioritet 3: Et mindre antal observationer

Ikke

tilfredsstillende

Intern Revision har observeret flere væsentlige svagheder i de

forretningsgange og processer, der understøtter det reviderede område.

Størstedelen af observationerne er omfattet af prioritet 1 eller 2 med

hovedvægten på prioritet 1. Enkelte observationer i prioritet 3 kan forekomme.

Samlet set medfører svaghederne, at de implementerede forretningsgange

udgør et ”ikke tilfredsstillende grundlag” for administration af området. Der er

som følge heraf en væsentlig forøget risiko for:



Væsentlig fejlinformation i regnskaber og ledelsesrapportering

Manglende overholdelse af gældende lovgivning

Manglende overholdelse af interne regler og retningslinjer

Manglende overholdelse af overordnede politikker

Manglende iagttagelse

af ”skyldige økonomiske hensyn”

Manglende realisering af forretningsmålene for det reviderede område.

Prioritet 1: Hovedparten af observationer

Prioritet 2: Et mindre antal observationer

Prioritet 3: Enkelte observationer

Indkøb og Udbud

12 af 19

Prioritet skal ses i forhold til det reviderede område og er defineret således:

Kritisk for forretningen:

Væsentlig svaghed i de etablerede forretningsgange/processer.

Svagheden kan omfatte manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne

kontroller, manglende regnskabsmæssige faciliteter. Der er en væsentlig forøget risiko for, at

processens målopfyldelse ikke realiseres som følge af den konstaterede svaghed. Der bør

straks iværksættes foranstaltninger med henblik på at udbedre de observerede svagheder.

Væsentlig for forretningen:

Svaghed i de etablerede forretningsgange/processer. Svagheden

kan omfatte manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne kontroller,

manglende regnskabsmæssige faciliteter. Der er forøget risiko for, at processens

målopfyldelse ikke realiseres i fuldt omfang som følge af den konstaterede svaghed. Der bør

iværksættes foranstaltninger med henblik på at udbedre de observerede svagheder.

Mindre betydning for forretningen:

Ingen væsentlige svagheder i de etablerede

forretningsgange/processer. Det er dog muligt at designe de enkelte processer på en mere

hensigtsmæssig måde, således at eksekveringen forbedres.

Indkøb og Udbud

13 af 19

Bilag 3: Detaljerede observationer

Vi har i bilag 3 inddelt indkøbsområdet ved enheden Indkøb og Udbud i følgende

3 hovedområder:

Fællesstatslige

indkøbsaftaler

Øvrige indkøb

uden

indkøbsaftale

Øvrige

indkøbsområde,

herunder SKI-aftaler

Opfølgning på indkøb der gennemføres uden indkøbsaftale, adskiller sig

styringsmæssigt fra indkøb med indkøbsaftaler. Størrelsen på figurens 3 skiver

udtrykker ikke områdernes beløbsmæssige omfang.

I nærværende bilag præsenterer vi vores analyse og gennemgang via denne

opdeling af hovedområderne.

Afslutningsvis omfatter bilag 3 en gennemgang af ledelsesrapportering. Hensigten

med at gennemgå ledelsesrapportering er at vurdere, hvorvidt denne er

hensigtsmæssig med hensyn til styring af indkøbsområdet.

Bilag 3 har følgende indhold/struktur:

1. Styring af fællesstatslige indkøbsaftaler

a. Implementering og anvendelse af Moderniseringsstyrelsens

indkøbskategorier

b. Hyppighed samt metode ved SKATs beregning af compliancegrad.

2. Styring af øvrige indkøbsaftaler

3. Styring af indkøb uden indkøbsaftaler

4. Ledelsesrapportering

1. Styring af fællesstatslige indkøbsaftaler

Statens formål med de fællesstatslige indkøbsaftaler er bl.a. at opnå besparelser

på statens indkøb. Besparelser skal opnås ved at udnytte stor indkøbsvolumen.

De fællesstatslige indkøbsaftaler og styring heraf varetages i samarbejde mellem

Finansstyrelsen,

Økonomistyrelsen

Moderniseringsstyrelsen.

fællesstatslige indkøbsaftaler er obligatoriske at anvende for SKAT.

Som et led i styring af de fællesstatslige indkøbsaftaler har

Moderniseringsstyrelsen udarbejdet en række indkøbskategorier, som SKAT,

samt øvrige statslige enheder, skal anvende i forbindelse med kontering af alle

indkøb af varer og tjenesteydelser.

Som en del af opfølgningen vedrørende anvendelse af de fællesstatslige

indkøbsaftaler skal SKAT, én gang i kvartalet, fremsende indkøbsdata til

Moderniseringsstyrelsen, således at Moderniseringsstyrelsen løbende kan følge

op på omfanget af anvendelsen af de fællesstatslige indkøbsaftaler. I forbindelse

Indkøb og Udbud

14 af 19

med opfølgningen beregner Moderniseringsstyrelsen compliancegrader pr.

indkøbskategori.

Vores analyse og vurdering af de fællesstatslige indkøbsaftaler for 2014 ved

enheden Indkøb og Udbud, har omfattet følgende:



Implementering

anvendelse

Moderniseringsstyrelsens

indkøbskategorier

Hyppighed samt metode ved SKATs beregning af compliancegrad

Implementering og anvendelse af Moderniseringsstyrelsens indkøbskategorier

Til brug for vurdering af implementering af indkøbskategorier har vi via Intern

Regnskab 1 modtaget en SAP rapport benævnt ”ZV_ZINKATREL” der viser

kontobroen mellem artskontering og indkøbskategorier. Vi har sammenkørt denne

oversigt med gennemførte indkøb for 2014, samt med Moderniseringsstyrelsens

vejledning vedrørende indkøbskategorier.

I forbindelse med analyse og vurdering af SKATs implementering og anvendelse

af indkøbskategorier, har vi observeret følgende:

Indkøbskategorier er ikke registreret ved alle indkøb af varer og tjenesteydelser. I

2014 kan der identificeres udgifter for ca. 85,4 mio. kr., hvor der ikke er angivet en

indkøbskategori. Alle indkøb er således ikke kategoriseret.

Intern Regnskab 1 har oplyst, at Skatteministeriet bevidst har fravalgt at

implementere indkøbskategorier for de indkøbskategorier, der er benævnt

institutionsspecifikke varer og tjenesteydelser. SKAT bør efter vores vurdering

sikre, at en evt. fravigelse af vejledningen vedrørende implementering af

indkøbskategorier afklares med Moderniseringsstyrelsen, således at SKATs

løbende afrapportering understøtter Moderniseringsstyrelsens formål med

modtagelse heraf.

Herudover har vi konstateret, at ikke alle indkøbskategorier anvendes som

furudsat. Vi har konstateret én udgift under kategori 4020 til Deloitte der vedrører

en erklæring. Jf. Moderniseringsstyrelses vejledning skal kategori 4020 anvendes

til advokat og indkøbskategori 4030 til revisor.

Nedenfor har vi til orientering gengivet en lille del af Moderniseringsstyrelsens

vejledning vedrørende indkøbskategorier:

Indkøb og Udbud

15 af 19

Vejledningen omfatter kategorikoder fra nummer 1110 - 8610. Der er i alt 80

indkøbskategorier. Enkelte kategorier omfatter en frivillig underopdeling i

undernumre, som det enkelte ministerium kan vælge at anvende, såfremt dette

tjener interne/lokale styringsmæssige formål.

Moderniseringsstyrelsen har udarbejdet en ny oversigt, der er gældende for indkøb

i 2015.

Hyppighed samt metode ved SKAT beregning af compliance

Vi har konstateret, at enheden Indkøb og Udbud har udarbejdet og fremsendt en

beregning af compliancegrad for 1., 2. og 3. kvartal for 2014. Opgørelsen af

compliancegrad for 4. kvartal 2014, var ikke udarbejdet på tidspunktet for

revisionen. Nedenfor har vi gengivet målingen af compliancegrad for 3. kvartal

2014:

Indkøbskategori Rækkenavne

1750

5460

1660

1640

1610

1920

1810

1710

1670

1620

1630

5410

AV udstyr

Hjemmearbejdspladser

IT forbrugsstoffer (toner mv.)

IT Netværk

IT Servere og mainframes

Kontorartikler

Kontormøbler og skrivebordsbelysning

Kopi- og multifunktionsmaskiner

Kopi- og printerpapir

PC Arbejdsstationer

Printere

Telefoni

Køb i alt

Køb på

aftaler

Køb udenfor

aftale

Compliancegrad

18.680,00

0,00

23.040,80

25.562,40

0,00

34.882,41

9.856,00

8.566,44

0,00

6.653,80

0,00

138.304,93

84,61%

100,00%

94,20%

95,07%

100,00%

85,94%

96,23%

84,38%

100,00%

98,49%

100,00%

96,98%

121.372,56

102.692,56

439.946,41

397.299,40

374.258,60

518.483,50

492.921,10

2.829.033,19 2.829.033,19

248.091,92

213.209,51

261.286,00

251.430,00

54.852,44

46.286,00

197.391,65

441.768,44

435.114,64

7.134,20

4.573.949,85 4.435.644,92

Hovedtotal

10.090.609,56 9.825.062,78

265.546,78

97,37%

Resultatet viser, at de fællesstatslige indkøbsaftaler i høj grad overholdes.

En væsentlig del af ovenstående beregning vedrører it-området, der som tidligere

nævnt ikke har været omfattet af vores gennemgang. Enheden Indkøb og Udbud

er bl.a. ikke ansvarlig for it-indkøb. Enheden er dog ansvarlig for beregning af

Indkøb og Udbud

16 af 19

compliance heraf til brug for ledelsesinformation samt i øvrigt for fremsendelse af

indkøbsdata til Moderniseringsstyrelsen.

Metode til beregning af compliance

Vi har modtaget og gennemgået det materiale, som enheden Indkøb og Udbud

fremsender til Underdirektør i Koncernservice og Departementet i forbindelse med

beregning af compliancegrad.

Vi har konstateret, at enheden Indkøb og Udbud beregner compliancegrader på

leverandørniveau, hvilket enheden også har oplyst via interview. Dvs. alt indkøb

der gennemføres inden for en indkøbskategori ved en leverandør, med hvem der

er indgået en fællesstatslig indkøbsaftale, bliver indregnet som et indkøb, der ligger

inden for den fællesstatslige indkøbsaftale, uanset om de varer (varenumre) der

indkøbes, er omfattet af den fællesobligatoriske indkøbsaftale eller ej.

Enheden Indkøb og Udbud har oplyst, at den valgte metode for beregning er

compliance er godkendt af Moderniseringsstyrelsen, samt at metoden også

anvendes ved andre statslige enheder, herunder enheder der anvender

regnskabssystemet Navision, hvor Moderniseringsstyrelsen selv trækker

indkøbsdata til brug for beregning af compliance.

Jf. Moderniseringsstyrelsens vejledning fremgår dog, at compliance skal beregnes

som den andel af ministeriets indkøb inden for en indkøbskategori, som foretages

hos godkendte leverandører på de forpligtende indkøbsaftaler på området. SKI-

aftaler og øvrige indkøbsaftaler er ikke forpligtende. Det er på den baggrund vores

vurdering, at compliance således, i videst muligt omfang, bør måles på

varenummerniveau, da det kun på det niveau kan afgøres, hvorvidt den enkelte

vare reelt er omfattet af en fællesobligatorisk indkøbsaftale.

Det vi lægger til grund for denne vurdering er, at i det omfang de fællesobligatoriske

indkøbsaftaler omfatter specifikke varer, vil de rabatter, der opnås via de

fællesobligatoriske indkøbsaftaler kun omfatte de varenumre, der fremgår af

indkøbsaftalen. Indkøb af andre varer, om end ved samme leverandør, kan

således være prisfastsat uden rabat, og i øvrige være indkøbt uden for en

indkøbsaftale.

Det er på den baggrund vores vurdering at det er uhensigtsmæssigt/upræcist at

opgøre compliancegrader på leverandørniveau. Det er vores vurdering, at

compliance bør opgøres op varenummer niveau.

Test af metoder til beregning af compliance

Vi har gennemført en test af compliance af de fællesstatslige indkøbsaftaler. Via

testen sammenholder vi metoden, der anvendes af enheden Indkøb og

Udbud/Moderniseringsstyrelsen (leverandør compliance), med den metode der

efter vores vurdering giver et mere præcist resultat (varenummer compliance).

Vores beregning er gennemført ved at sammenholde varenumre på indkøbsaftaler

med varenumre på fakturaer. Vi har således testet, i hvilket omfang indkøb er

gennemført på de varenumre, der er omfattet af indkøbsaftalerne.

Til brug for vores test har vi gjort brug af varenumre pr. indkøbsaftale, der inden

for enheden Indkøb og Udbuds ansvarsområder, fremgår af indkøbssystemet

TRICOMMERCE (TRICOM). Herudover har vi anvendt rapportfunktionen

”fakturalinjer”,

under analysefunktioner i indkøbssystemet TRICOM, hvoraf data pr.

fakturalinje fremgår.

Indkøb og Udbud

17 af 19

Vi har ikke kunnet gennemføre en fuldstændig test, ved den af SIR valgte

beregningsmetode, idet flere af indkøbskategorierne, der er omfattet af de

fællesstatslige indkøbsaftaler, omfatter it-området. It-områdets aftaler fremgår ikke

af indkøbssystemet TRICOM.

Vi har valgt at gennemføre test af indkøb vedrørende kontorartikler for 3. kvartal

2014. Resultatet af testen er præsenteret i nedenstående tabel:

30.063 kr.

(Uden

aftale)

SKAT

248.092 kr.

213.210 kr.

34.882 kr.

85,94%

Øverste linje viser vores (SIRs) beregning og nederste linje viser SKATs beregning.

Beregning af

IndKat. 1920

SIR

Køb i alt

247.466 kr.

Køb inden

for aftale

207.905 kr.

Køb uden for aftale

9.498 kr.

(SKI)

Graden af

compliance

84,01%

Som det fremgår giver begge metoder, i det konkrete eksempel, relativt set ens

resultater med hensyn til køb inden for den fællesobligatoriske indkøbsaftale

vedrørende kontorartikler. Det fremgår dog også, at indkøb uden for

indkøbsaftalen delvist er indregnet i SKATs beregning. I tilfældet vedrørende

indkøbskategori 1920 vurderes fejlen dog at være uvæsentlig.

For øvrige indkøbskategorier kan fejlandelen dog være mere betydelig. Vi kan dog

ikke kunnet efterprøve dette på det foreliggende datagrundlag. Hertil har vi brug

for at indhente indkøbsaftaler på it-området, samt kortlægge aftaleperioder.

2. Styring af øvrige indkøbsaftaler

Øvrige indkøbsaftaler omfatter aftaler som SKAT selv har indgået samt SKI-aftaler.

Enheden Indkøb og Udbud har oplyst, at enheden løbende gennemfører

priskontroller der tester, hvorvidt der betales den aftalte og/eller ensartet pris for

samme varer. Herudover varetager enheden al kontakt til leverandører, der er

omfattet af indkøb inden for enhedens ansvarsområde.

På baggrund af interview med enheden Indkøb og Udbud er det vores samlede

vurdering, at indkøb, inden for enhedens ansvarsområde, i al væsentlighed

gennemføres i overensstemmelse med den etablerede indkøbsproces samt at

enheden har et hensigtsmæssigt overblik herover.

Vi har i forbindelse med revisionen dog ikke fået forelagt dokumentation for, hvilken

ledelsesinformation der fremsendes vedrørende dette område, idet denne

dokumentation ikke var udarbejdet på tidspunktet for revisionen.

3. Styring af indkøb uden indkøbsaftaler

Overvågning af indkøb, hvor der ikke er indgået indkøbsaftaler, er efter vores

vurdering nødvendig for at sikre, at enkelte indkøbsområder ikke andrager så store

beløb, at disse bør konkurrenceudsættes for at opnå stordriftsfordele, eller for at

imødegå risiko for manglende efterlevelse af regelsæt om udbud.

Enheden Indkøb og Udbud har oplyst, at opgaver sendes i udbud, når det samlede

indkøb, pr. indkøbsområde overstiger 500.000 kr. over en 4-årig periode. Dette

gøres bl.a. ved, at det løbende vurderes, hvorvidt der skal indgås en indkøbsaftale,

såfremt der inden for en kortere indkøbsperiode synes at have været gennemført

flere større indkøb på et givent indkøbsområde. Dette bevirker, jf. enhedens

vurdering, at indkøbsområdet uden indkøbsaftaler udgør en mindre væsentlig

andel.

Indkøb og Udbud

18 af 19

Processen ved gennemførelse af løbende indkøb er endvidere, at der først søges

indkøb via de fællesstatslige indkøbsaftaler. Er dette ikke muligt gennemgås

mulighederne i SKI-aftaler samt egne aftaler. Først herefter gennemføres indkøb

uden for en indkøbsaftale. Denne proces gennemføres af centrale medarbejdere i

enheden Indkøb og Udbud. Processen vurderes at sikre, at andelen af indkøb uden

for aftaler reduceres til et minimum.

Vi har i forbindelse med revisionen dog ikke fået forelagt dokumentation for, hvilken

ledelsesinformation der fremsendes vedrørende dette område, idet denne

dokumentation ikke var udarbejdet på tidspunktet for revisionen.

4. Ledelsesinformation

Omfanget af ledelsesinformation skal tage udgangspunkt i relevante

styringsbehov, således at ledelsen kan træffe de nødvendige beslutninger på de

rigtige tidspunkter.

Ledelsesinformation skal efter vores vurdering bl.a. bidrage til sikring af, at

ledelsen via de modtagne informationer opnår et tilstrækkeligt overblik over status

på de forhold, som er kritiske for ledelsen.

Vi har i forbindelse med denne revision spurgt til, hvilken ledelsesinformation der

fremsendes til ledelsen med henblik på at afdække risiko for at regelsæt om udbud

overholdes.

Enheden Indkøb og Udbud har oplyst, at der i maj måned 2015 fremsendes

ledelsesrapportering der bl.a. omfatter kontrol af, at regelsæt om udbud er

efterlevet i 2014. Vi har i forbindelse med revisionen således ikke foretaget en

gennemgang af denne ledelsesrapportering. Det er endvidere oplyst, at en

tilsvarende ledelsesrapportering ikke har været udarbejdet for tidligere år.

Enheden Indkøb og Udbud har endvidere oplyst, at der fremsendes følgende

ledelsesrapportering:



Intern beregning af compliance på fællesstatslige aftaler

–

én gang i

kvartalet.



Overholdelse af konsulentstrategien



TCO-analyse af relevante indkøbsområder.

–

iværksat i 2014.

Den øverste bullet er beskrevet tidligere i nærværende rapport. Dokumentationen

for de sidste 2 bullets er ikke gennemgået i forbindelse med revisionen.

Enheden Indkøb og Udbud har oplyst, at enheden arbejder efter statens

indkøbspolitik. Det er ikke udarbejdet en specifik indkøbspolitik for SKAT.

Indkøb og Udbud

19 af 19