SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Skatteudvalget 2017-18
SAU Alm.del
Offentligt

17. august 2015

J. nr.

15-0927239

Plannr. 114-490

Intern Revision

Rapport 2014

Indsats

Revision af processen for afgørelser i

projekt ”Store

selskabers moms og

lønsumsafgift 2014”

Modtager

Departementschef Jens Brøchner

Kopi

Direktør Jesper Rønnow Simonsen

Direktør Jim Sørensen



Revision

Rådgivning

Rapportering

SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Forord

Intern Revision (IR) har, jævnfør orienteringsbrev af 20. marts 2015, foretaget

revision af projekt ”

Store selskabers moms og lønsumsafgift

2014”.

Den udførte

revision er en del af den samlede revision for 2014.

Rapporten indeholder en samlet konklusion omfattende det reviderede område. I

konklusionsafsnittet redegør vi for de observationer, som konklusionen i det

væsentligste er baseret på. Konklusionsafsnittet indeholder Intern Revisions

bedømmelse af det reviderede område samt en beskrivelse af grundlaget for

bedømmelsen. Det vil derfor almindeligvis være tilstrækkeligt at læse selve

rapporten. Såfremt der ønskes uddybning og detaljering, henvises der til bilagene.

Rapportens bilag 1 indeholder en systematisk fremstilling af de observationer, som

den udførte revision har givet anledning til. Bilaget indeholder tillige en vurdering

af de tilknyttede risici samt Intern Revisions forslag til anbefalinger, der kan

formindske de vurderede risici. Med udgangspunkt i risikovurderingerne har SKAT

udarbejdet handleplaner med henblik på at formindske de vurderede risici.

Intern Revisions anbefalinger har været anvendt som inspiration ved udarbejdelse

af handleplaner. Vi vil løbende vurdere implementeringen af SKATs handleplaner.

Rapportens bilag 2 indeholder en mere detaljeret beskrivelse af revisionens

observationer.

Rapportens bilag 3 indeholder en beskrivelse af de prioriteringer, der er anvendt

ved klassifikationen af de enkelte observationer. Bilaget indeholder herudover en

beskrivelse af koblingen mellem observationernes prioriteringer og den samlede

overordnede konklusion.

Rapporten har været fremsendt i udkast til den reviderede enhed med henblik på

at sikre, at Intern Revision og den reviderede enhed har en ensartet opfattelse af

de observerede forhold. SKAT har efterfølgende udarbejdet handleplaner.

København,

den 17. august 2015

Kurt Wagner

Revisionschef

Søren Kristensen

Revisor

Store selskabers moms og lønsumsafgift 2014

2 af 11

Formål

SKAT har siden 2013 haft særlig fokus på borgernes retssikkerhed. Dette har

medført organisationsændringer, implementering af nye processer og

udarbejdelse af nye interne vejledninger, som skal understøtte borgernes

retssikkerhed i sagsbehandlingen.

Der er blandt andet beskrevet retningslinjer for retssikkerhed, kommunikation og

intern ansvarsfordeling. Der er udarbejdet kontrolmanualer, og fra 1. januar 2014

har det været obligatorisk at udarbejde en drejebog for hvert projekt inden for

indsatsområdet. Drejebogen beskriver konkrete forretningsgange og interne

kontroller for sagsbehandling af projektets sager. Desuden omtales de formelle og

de væsentligste materielle regler for de sagstyper, som projektet omfatter.

Formålet med revisionen er at undersøge og vurdere, om kontrolmiljøet ved

gennemførelsen af de etablerede forretningsgange og interne kontroller i

indsatsprojektet

”Store selskabers moms og lønsumsafgift 2014”

har den fornødne

styrke til at sikre, at procedurerne følges.

2. Omfang

Revisionen omfatter 3 delprojekter i projekt

”Store selskabers moms og

lønsumsafgift 2014”.

Projekt

”Store selskabers moms og lønsumsafgift 2014” er forankret i Store

Selskaber 4 og blev påbegyndt 1. januar 2014 og forventes afsluttet 31. december

2016. Projektet fungerer som en paraply for 6 delprojekter. 3 af delprojekterne er

baseret på tidligere projekter, og disse blev igangsat primo 2014. Revisionen har

alene omfattet de 3 delprojekter, Virksomheders forretningsgange,

Holdingselskaber og International handel, der blev igangsat i 2014.

Revisionen er gennemført ved et interview af projektejer, der er funktionsleder for

Store Selskaber 4, undersøgelse af forretningsgange og interne kontroller i de 3

delprojekter og gennemgang af 6 afsluttede sager i projektet.

Revisionen er gennemført af Søren Kristensen og Egon Skindhøj.

Store selskabers moms og lønsumsafgift 2014

3 af 11

3. Konklusion

Det er Intern Revisions vurdering, at kontrolmiljøet ved gennemførelsen af

forretningsgange og interne kontroller i projekt

”Store selskabers moms og

lønsumsafgift 2014”

er ikke helt tilfredsstillende. Denne konklusion baserer vi på

følgende forhold:



De i projektet implementerede forretningsgange for interne kontroller for den

løbende sagsbehandling i form af ledelsesinvolvering og andre øjne efterleves

kun i ringe grad.

Den manglende efterlevelse af retningslinjer for kvalitetssikring og kontrol har

medført, at en række formelle forhold i sagsbehandlingen og i de trufne afgørelser

ikke er overholdt. Der er ved revisionen dog ikke konstateret materielle fejl i

reviderede afgørelser.

Vi har prioriteret de observerede forhold således:

Nr.

Revisionsemne

Prioritet 1

Kritisk for

forretningen

Prioritet 2

Væsentlig

for

forretningen

Prioritet 3

Mindre

betydning for

forretningen

I alt

Forretningsgange og

interne kontroller

I alt

Prioriteringerne skal ses i forhold til det reviderede område og er nærmere defineret i bilag

Vi har modtaget handleplaner fra det/de reviderede direktørområde/

direktørområder. Det er vores vurdering, at implementeringen af de udarbejdede

handleplaner vil medvirke til en reduktion af de vurderede risici.

Store selskabers moms og lønsumsafgift 2014

4 af 11

Bilag 1: Observationer, risici og anbefalinger

Nr.

1.1.

fra

2014

Observationer

Forretningsgange og interne kontroller

Risici

Anbefalinger

Den interne kontrol i form af ledelses-

involvering/-godkendelse af afgørelser i

enkeltsager er i to af tre tilfælde ikke

gennemført som forretningsgangene i

Priori

projektet forudsætter.

tet 1

I ét af de to tilfælde er kontrollen gennemført

på et senere tidspunkt end forudsat.

Der er en forøget risiko for at kravene til

journalisering, notatpligten, vejledningspligten

og udsendelse af kontrolrapport ikke

overholdes.

Der er dermed risiko for, at virksomhedernes

retssikkerhed forringes, og deres tillid til SKAT

forringes.

Intern Revision anbefaler, at

ledelsen i højere grad overvåger,

at de etablerede forretningsgange

for interne kontroller følges.

Handleplan fra projektejer Connie Mankov og tovholder Helle Katrine Asmussen Store selskaber 4

Forventet dato for implementering: Drejebøger skal revideres. Arbejdet forventes afsluttet den 1.9.2015. Der afholdes møde med

projektdeltagerne den 15.9.2015, hvor kvalitetssikringen vil blive gennemgået. I løbet af september holdes møde med de

personaleledere, der har medarbejdere i projektet.

1.2.

fra

2014

Den interne kontrol i form af faglig

kvalitetssikring af en kollega i henhold til

koncept ”Andre øjne” er i fem af seks tilfælde

ikke gennemført som forretningsgangene i

Priori

projektet forudsætter.

tet 1

I to af tilfældene er ”Andre øjne” gennemført

men foretaget senere end foreskrevet.

Der er risiko for:



at kravene til journalisering, notatpligten,

vejledningspligten og udsendelse af

kontrolrapport ikke overholdes.

Der er således risiko for, at virksomhedernes

retssikkerhed forringes, og deres tillid til SKAT

forringes.

Intern Revision anbefaler, at

ledelsen i højere grad overvåger,

at de etablerede forretningsgange

interne kontroller følges.

Store selskabers moms og lønsumsafgift 2014

5 af 11

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Handleplan fra projektejer Connie Mankov og tovholder Helle Katrine Asmussen Store selskaber 4

Forventet dato for implementering: Drejebøger skal revideres. Arbejdet forventes afsluttet den 1.9.2015. Der afholdes møde med

projektdeltagerne den 15.9.2015, hvor kvalitetssikringen vil blive gennemgået.

1.3.

fra

2014

Priori

tet 2

Muligheden for at tilpasse den interne kontrol

i form af intern kvalitetssikring af sager efter

afgørelsen er truffet, er ikke (overvejet)

anvendt i det konkrete projekt.

Projektejer, der selv er funktionsleder/

kontorchef, foretager alene intern kvalitets-

sikring af sager i egen afdeling.

Dermed har projektejer ikke et specifikt

kendskab til, om interne kontroller udføres, og

om formelle og materielle regler iagttages i

projektets sager, idet sagsbehandling også

sker i andre enheder.

Projektejer har oplyst, at erfaringen fra den

interne kvalitetssikring ikke har givet

anledning til justering af forretningsgange og

interne kontroller i projektet.

Handleplan fra projektejer Connie Mankov og tovholder Helle Katrine Asmussen.

I løbet af september holdes møde med de personaleledere, der har medarbejdere i projektet, med henblik på præcisering af

reglerne for intern kvalitetssikring. Problemet ses at være gældende for hele indsats og bør tages op på et ledermøde der.

Der er en forøget risiko for, at resultaterne af

den interne kvalitetssikring ikke kan indgå som

et grundlag for løbende evaluering, optimering

sikring

forretningsgange

sagsbehandlingsprocesser i kontrolsager.

Intern Revision anbefaler, at det

ved

etableringen

forretningsgangen

for

intern

kvalitetssikring i indsatsprojekter

overvejes, om kontrollerne skal

udsøges og udføres af deltagere i

en gruppe af koordinerende

funktionsledere

eller

faglige

nøglemedarbejdere. Derved kan

resultaterne af den interne

kvalitetssikring i højere grad

anvendes til vurdering af, om der

er behov for justering af projektets

forretningsgange

interne

kontroller.

Store selskabers moms og lønsumsafgift 2014

6 af 11

Bilag 2: Resultat af stikprøvegennemgang

Intern Revision har i SKAT Ligning udsøgt sager med sagstype 76061 og udvalgt

6 tilfældige selskabssager, der blev påbegyndt og afsluttet i 2014. Ved

stikprøvegennemgangen har vi undersøgt, om drejebogens beskrivelse af

forretningsgange og interne kontroller sikrer, at sagsbehandlingen udføres i

overensstemmelse med formelle regler, samt om afgørelserne er i

overensstemmelse med formelle og materielle regler.

1. Forretningsgange og interne kontroller

1.1 Formelle regler ved sagsbehandlingen

IR har undersøgt, om følgende formelle regler ved sagsbehandlingen blev

iagttaget:



Er relevant materiale journaliseret i SKAT Ligning?



Er notatpligten overholdt?



Er sagen tilstrækkeligt oplyst (officialmaksimen)?



Indeholder materialeindkaldelsen oplysning om formålet med det ønskede

materiale?



Er regler om varsling af kontrolbesøg opfyldt?



Er rapport efter kontrolbesøg udleveret i reguleringssager/regelbrud?



Er reglerne for henvendelse til revisor/advokat iagttaget?



Er mail med økonomiske oplysninger sendt som "sikker e-mail"?



Er der fremsendt kvitteringsbrev ved afslutning af sagen?

Stikprøvegennemgangen viste, at de formelle regler ved sagsbehandlingen ikke

blev iagttaget i 9 tilfælde fordelt på 5 sager.

I 3 tilfælde blev notatpligten ikke gennemført som foreskrevet i

drejebogen/kontrolmanualen. I ét tilfælde er der ikke udarbejdet sagsnotat. I 2

tilfælde omtales faktiske omstændigheder, hændelser og dokumenter ikke.

Endvidere blev kontrolmanualens krav, at konklusionen skal fremgå af

sagsnotatet, ikke opfyldt.

I 4 tilfælde blev relevant materiale ikke journaliseret, idet bl.a. breve, mail,

kontospecifikationer og momsbilag ikke ses i SKAT Ligning, ligesom journalisering

ikke er sket løbende.

I ét tilfælde blev der ikke udsendt kontrolrapport og i ét tilfælde (samme sag) blev

der ikke udsendt kvitteringsbrev ved afslutning af sagen.

Som følge af manglende journalisering af en mail kan det ikke afgøres, om den

skulle være sendt som ”sikker e-post”.

1.2 Formelle krav til afgørelsen (forslaget/afgørelsen)

IR har undersøgt, om følgende formelle krav til en afgørelse blev iagttaget:



Er der foretaget partshøring?

Er der henvist til hjemlen for ansættelsesændringen?

Er ansættelsesfristerne overholdt, eller er fravælgelsen begrundet?

Store selskabers moms og lønsumsafgift 2014

7 af 11



Er forslaget/afgørelsen fyldestgørende begrundet (faktiske forhold oplyst

og paragraf henvisning)?

Er hovedhensyn ved udøvelse af skøn anført?

Er der i afgørelsen givet klage adgang og vejledning?

Er selskabet ved opnået enighed orienteret herom, og er der fremsendt

efterangivelse?

Er almindelig og særlig vejledningspligt opfyldt?

Stikprøvegennemgangen viste, at de formelle krav til en afgørelse ikke blev

iagttaget i 3 tilfælde.

I to tilfælde blev der opnået enighed med selskaberne om ændringen, og efter

anmodning

indsendte

selskaberne

underskrevne

efterangivelser.

Vejledningspligten opfyldes ikke, idet selskaberne ikke blev orienteret om, at de

inden for de almindelige fristregler for genoptagelse kan fortryde deres underskrift

på aftalen (efterangivelsen).

I ét tilfælde blev et selskab ikke orienteret om, at moms efterbetalingen påvirker

selskabets indkomstopgørelse.

1.3 Materielle krav til afgørelsen (forslaget/afgørelsen)

IR har undersøgt, om følgende materielle krav til en afgørelse blev iagttaget:



Er forslaget/afgørelsen materielt set korrekt?



Er de talmæssige opgørelser korrekte for de enkelte reguleringspunkter?



Er alle beløb korrekt indberettet til DR-systemet?

Stikprøvegennemgangen viste, at de materielle regler blev iagttaget i alle sager.

1.4 Interne kontroller

I den løbende sagsbehandling af projektets sager er der 3 interne kontroller i form

af Ledelsesinvolvering,

”Andre øjne”

og kontrol af korrekt indberetning.

Den 10. april 2014 blev der af SKATs ledelse udmeldt et samlet koncept for sikring

af kvaliteten i afgørelsessager i Indsats. Der blev fastsat rammer for:

1. ledelsesinvolvering/-godkendelse af afgørelser i enkeltsager

retningslinjerne om faglig kvalitetssikring af en kollega (koncept ”Andre øjne”)

blev opdateret

3. intern kvalitetssikring af sager efter afgørelsen er truffet (omtales i afsnit 2

nedenfor).

Projektet

har

haft

Ledelsesinvolvering

siden

januar

2014,

idet

funktionsleder/kontorchef eller projektejer skal underskrive alle forslag og

afgørelser, før de udsendes.

Faglig kvalitetssikring er obligatorisk i alle sager, hvor der foretages ændring af

moms eller lønsumsafgiften. Den faglige kvalitetssikring skal foretages af en

kollega og gennemføres, uanset om selskabet er enig i ændringen, eller

ændringen foretages ved udsendelse af forslag/afgørelse. Kvalitetssikringen skal

foretages, før selskabet underrettes om ændringen, og kvalitetssikringens skal

dokumenteres i tjek-skemaet

fra koncept ”Andre øjne”.

Forinden en sag endelig afsluttes, skal sagsbehandleren undersøge, om

ændringen/efterangivelsen er indberettet korrekt og gemme et skærmprint af det

registrerede i SKAT-Ligning.

Store selskabers moms og lønsumsafgift 2014

8 af 11

Gennemgangen af de 6 stikprøver viste, at der i én sag blev gennemført intern

kontrol som foreskrevet.

I 5 tilfælde blev

der ikke gennemført ”Andre øjne” som foreskrevet.

I 2 af tilfældene

”Andre øjne” gennemført men foretaget senere end foreskrevet.

I 2 tilfælde blev der ikke foretaget Ledelsesinvolvering som foreskrevet. I ét af

tilfældene blev afgørelsen underskrevet af funktionsleder, men forslaget blev det

ikke.

I 2 tilfælde blev der ikke gemt skærmprint af den registrerede ændring.

2. Intern kvalitetssikring

Med henblik på at evaluere, forebygge og modvirke fejl overvåger SKATs ledelse

gennem intern kvalitetssikring forretningsgange og interne kontroller, samt hvorvidt

indberetninger og de formelle og materielle regler iagttages.

Intern kvalitetssikring er en stikprøvekontrol og omfatter typisk 5 sager af alle

afsluttede sager i funktionslederens/kontorchefens enhed uanset hvilket projekt,

sagerne er omfattet af.

Overvågning af processer og kvaliteten i sagsbehandlingen af projektets sager

følger som nævnt SKATs generelle anvisninger.

Projektejer, der selv er funktionsleder/kontorchef, foretager derfor alene intern

kvalitetssikring af sager i egen afdeling. Dermed har projektejer ikke et specifikt

kendskab til, om interne kontroller udføres, og om formelle og materielle regler

iagttages i projektets sager, idet sagsbehandling også sker i andre enheder.

Muligheden for at opdage svagheder og fejl er således ikke optimale.

Projektejer har oplyst, at erfaringen fra den interne kvalitetssikring ikke har givet

anledning til justering af forretningsgange og interne kontroller i projektet.

IR har ikke undersøgt, om funktionslederne/kontorchefer ved udførelse af den

interne kvalitetssikring har haft bemærkninger til projektets sager, som har været

undergivet intern kvalitetssikring.

Store selskabers moms og lønsumsafgift 2014

9 af 11

Bilag 3: Den anvendte skala

Ved vurderingen i konklusionen er følgende skala anvendt:

Meget

tilfredsstillende

Intern Revision har ikke konstateret svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter de reviderede område. Samtlige observationer kan

henføres til prioritet 3.

Prioritet 1: Ingen observationer

Prioritet 2: Ingen observationer

Prioritet 3: Samtlige observationer

Tilfredsstillende

Intern Revision har observeret enkelte svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Størstedelen af

observationerne er omfattet af prioritet 3. Enkelte observationer med prioritet 2

kan dog forekomme. Samlet set udgør de implementerede forretningsgange et

”tilfredsstillende” grundlag for administration af området.

Prioritet 1: Ingen observationer

Prioritet 2: Enkelte observationer

Prioritet 3: Hovedparten af observationer

Ikke helt

tilfredsstillende

Intern Revision har observeret flere svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Størstedelen af

observationer er omfattet af prioritet 2 eller 3 med hovedvægten på prioritet 2.

Enkelte observationer i prioritet 1 kan dog forekomme. Samlet set medfører

svaghederne, at de implementerede forretningsgange udgør ”et ikke helt

tilfredsstillende” grundlag for administration af området.

Der er som følge heraf

en forøget risiko for



Væsentlig fejlinformation i regnskaber og ledelsesrapportering

Manglende overholdelse af gældende lovgivning

Manglende overholdelse af interne regler og retningslinjer

Manglende overholdelse af overordnede politikker

Manglende iagttagelse af ”skyldige økonomiske hensyn”

Prioritet 1: Enkelte observationer

Prioritet 2: Hovedparten af observationer

Prioritet 3: Et mindre antal observationer

Ikke

tilfredsstillende

Intern Revision har observeret flere væsentlige svagheder i de

forretningsgange og processer, der understøtter det reviderede område.

Størstedelen af observationerne er omfattet af prioritet 1 eller 2 med

hovedvægten på prioritet 1. Enkelte observationer i prioritet 3 kan forekomme.

Samlet set medfører svaghederne, at de implementerede forretningsgange

udgør et ”ikke tilfredsstillende grundlag” for administration af området. Der er

som følge heraf en væsentlig forøget risiko for:



Væsentlig fejlinformation i regnskaber og ledelsesrapportering

Manglende overholdelse af gældende lovgivning

Manglende overholdelse af interne regler og retningslinjer

Manglende overholdelse af overordnede politikker

Manglende iagttagelse af ”skyldige økonomiske hensyn”

Manglende realisering af forretningsmålene for det reviderede område.

Prioritet 1: Hovedparten af observationer

Prioritet 2: Et mindre antal observationer

Prioritet 3: Enkelte observationer

Store selskabers moms og lønsumsafgift 2014

10 af 11

Prioritet skal ses i forhold til det reviderede område og er defineret således:

Kritisk for forretningen:

Væsentlig svaghed i de etablerede forretningsgange/processer.

Svagheden kan omfatte manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne

kontroller, manglende regnskabsmæssige faciliteter. Der er en væsentlig forøget risiko for, at

processens målopfyldelse ikke realiseres som følge af den konstaterede svaghed. Der bør

straks iværksættes foranstaltninger med henblik på at udbedre de observerede svagheder.

Væsentlig for forretningen:

Svaghed i de etablerede forretningsgange/processer. Svagheden

kan omfatte manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne kontroller,

manglende regnskabsmæssige faciliteter. Der er forøget risiko for, at processens

målopfyldelse ikke realiseres i fuldt omfang som følge af den konstaterede svaghed. Der bør

iværksættes foranstaltninger med henblik på at udbedre de observerede svagheder.

Mindre betydning for forretningen:

Ingen væsentlige svagheder i de etablerede

forretningsgange/processer. Det er dog muligt at designe de enkelte processer på en mere

hensigtsmæssig måde, således at eksekveringen forbedres.

Store selskabers moms og lønsumsafgift 2014

11 af 11