SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Skatteudvalget 2017-18
SAU Alm.del
Offentligt

14. april 2015

J. nr.

14-4289419

Plannr. 114450

Intern Revision

Rapport 2014

Inddrivelse

EFI-funktionernes overensstemmelse

med lovgivningen vedrørende udlæg

Modtager

Departementschef Jens Brøchner

Kopi

Direktør Jesper Rønnow Simonsen

Direktør Jens Sørensen



Revision

Rådgivning

Rapportering

SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Forord

Intern Revision (IR) har, jævnfør orienteringsbrev af 28. oktober 2014, revideret

EFI funktionernes overensstemmelse med lovgivningen vedrørende udlæg. Den

udførte revision er en del af den samlede revision for 2014.

Rapporten indeholder en samlet konklusion omfattende det reviderede område. I

konklusionsafsnittet redegør vi for de observationer, som konklusionen i det

væsentligste er baseret på. Konklusionsafsnittet indeholder Intern Revisions

bedømmelse af det reviderede område samt en beskrivelse af grundlaget for

bedømmelsen. Det vil derfor almindeligvis være tilstrækkeligt at læse selve

rapporten. Såfremt der ønskes uddybning og detaljering, henvises der til

bilagene.

Rapportens bilag 1 indeholder en systematisk fremstilling af de observationer,

som den udførte revision har givet anledning til. Bilaget indeholder tillige en

vurdering af de tilknyttede risici samt Intern Revisions forslag til anbefalinger, der

kan formindske de vurderede risici. Med udgangspunkt i risikovurderingerne har

SKAT udarbejdet handleplaner med henblik på at formindske de vurderede risici.

Intern Revisions anbefalinger har været anvendt som inspiration ved

udarbejdelse af handleplaner. Vi vil løbende vurdere implementeringen af SKATs

handleplaner.

Rapportens bilag 2 indeholder en beskrivelse af de prioriteringer, der er anvendt

ved klassifikationen af de enkelte observationer. Bilaget indeholder herudover en

beskrivelse af koblingen mellem observationernes prioriteringer og den samlede

overordnede konklusion.

Rapporten har været fremsendt i udkast til den reviderede enhed med henblik på

at sikre, at Intern Revision og den reviderede enhed har en ensartet opfattelse af

de observerede forhold. SKAT har efterfølgende udarbejdet handleplaner.

Silkeborg, den 14. april 2015

Kurt Wagner

Revisionschef

Henrik Fruelund Møller

Revisor

EFI funktionernes overensstemmelse med lovgivningen vedrørende udlæg

2 af 23

Formål

Intern Revision har, som led i årsplanen for 2014, gennemført en revision af EFI

funktionernes overensstemmelse med lovgivningen vedrørende udlæg.

Revisionens formål er at undersøge, om de processer, som udføres i EFI er i

overensstemmelse med lovgivningen og interne forskrifter.

Herudover har vi undersøgt de manuelle processer, hvor EFI-funktion midlertidigt

er erstattet af en manuel handling samt de processer, der ikke er omfattet af EFI.

Ved revisionen efterprøves, om indsatsen

overensstemmelse med lovgivningen.

"Udlæg

EFI”

fungerer

2. Omfang

Revisionen er gennemført ved en stikprøvevis gennemgang af udlæg foretaget i

perioden fra august 2014 til november 2014 og udlæg fra den 29. januar 2015,

samt ved analyse af lovgrundlaget og gennemgang af vejledninger mv. på

området. Desuden har Inddrivelsen fremsendt en del materiale, som er

gennemgået.

Gennemgangen af stikprøverne har endvidere medført, at Inddrivelsen har

besvaret en række uddybende spørgsmål om arbejdsgange og konkrete sager.

De væsentligste observationer og de spørgsmål og svar, som Intern Revision har

udvekslet med Inddrivelsen undervejs i revisionen, er indarbejdet i bilag 1.

Revisionen har efterprøvet, om processerne og sagsbehandlingen i EFI (eller

manuelt) udføres i overensstemmelse med de materielle og formelle regler,

eksempelvis



at skyldners rettigheder og pligter er iagttaget i.f.m. udlægsforretningen,



at udlæg foretages af en foged (dvs., at pgl. har autorisation som foged),



at der er udlægsret for kravet,



at fuldbyrdelsesfristen er iagttaget, og der er sket forkyndelse efter Rpl. § 493

stk. 3,



at protokollering opfylder minimumskravene,



at sikringsakten (tinglysning) er iagttaget, og at dette sker i umiddelbar

tidsmæssig tilknytning til, at udlægget er gennemført,



at der denuntieres over for evt. foranstående ejerpantebreve samt 3. mands

bedre rettigheder,



hvordan ejerpantebreve/omsætningsgældsbreve registreres/opbevares,

EFI funktionernes overensstemmelse med lovgivningen vedrørende udlæg

3 af 23



at der beregnes korrekt retsafgift (kan EFI håndtere, hvorvidt der tidligere er

beregnet retsafgift af et beløb, eller beregnes der dobbelt retsafgift),

at der i forbindelse med udlæg noteres korrekt forældelsesdato i EFI,

hvordan udlægsprotokollen nummereres.

Revisionen blev gennemført i perioden november 2014 til januar 2015 af Mona

Udesen og Henrik Møller.

3. Konklusion

På baggrund af den udførte revision er det Intern Revisions vurdering, at de

manuelle procedurer omkring sagsbehandlingen af udlæg i EFI er behæftet med

fejl i et sådant omfang, at den samlede vurdering af EFI funktionernes overens-

stemmelse med lovgivningen vedrørende udlæg må betegnes som ikke helt

tilfredsstillende.

Intern Revision baserer denne konklusion på følgende forhold:

1. Den systemmæssige opsætning af EFI,



for så vidt angår tilsigelse og gennemførelse af udlæg, følger lovgivningen

og interne forskrifter. Der tilsiges efter reglerne, og tilsigelserne følges op

med udlæg inden for de fastsatte frister. Udlæggene gennemføres, og der

underrettes efterfølgende efter reglerne.

Samtlige udlæg, der krævede tinglysning, er tinglyst.

Forældelsesdatoerne i EFI er anført korrekt som følge af udlæggene.

De systemmæssige fejl, vi har observeret, anses for at være forbigående,

idet mange af fejlene, som vi har fundet og stillet spørgsmål til i

forbindelse med revisionen, allerede er rettet her kort tid efter, at

revisionen er gennemført.

Eksempelvis ordlyden i udlægsbladene og titlen på pantefogeden.



2. Der er dog en række manuelle sagsbehandlerfejl i de gennemgåede udlæg,

som bevirker, at udlæggene ikke opfylder de krav, der stilles til det

retsdokument, som et udlægsblad er, og de gennemgåede udlæg har derfor

ikke den kvalitet, som de burde have.

Nogle af fejlene må anses for at være kritiske for forretningen, idet de kan

bevirke,



at SKAT ikke får den forventede beløbsmæssige sikkerhed af udlægget,

når der eksempelvis ikke denuntieres over for foranstående

ejerpantebreve, eller det ikke vurderes, hvilken friværdi, der måtte være i

den ejendom, der foretages udlæg i,

at SKAT ikke iagttager kundens retssikkerhed, når der tinglyses for et

andet beløb end det, der er foretaget udlæg for,



EFI funktionernes overensstemmelse med lovgivningen vedrørende udlæg

4 af 23

3. Desuden er der nogle iagttagelser, som er væsentlige for forretningen:



Der kan være risiko for, at SKAT ikke får den tilsigtede

forældelsesafbrydelse af restancen, når der foretages forgæves udlæg

Note 1 side 5

, hvis protokolleringen er mangelfuld i forbindelse med, at der er

gennemført et forgæves udlæg, uden at kunden har været til stede ved

fogedforretninger på kundens bopæl.

Der er fra 1. august 2014 indført et nyt månedligt kontrolpunkt i den

interne risikostyring vedrørende udlæg, men kontrolpunktet var på

revisionstidspunktet endnu ikke gennemført som forudsat. Mange af de

sagsbehandlerfejl, der er fundet i denne revision, kan afdækkes og

minimeres, såfremt der gennemføres og følges systematisk op på den

interne kvalitetssikring, der er udtænkt vedrørende udlægsforretninger.

Der er en del af de indberettede EFI fogedblade, der ikke er identiske

med de originale håndskrevne fogedblade, hvilket kan bevirke, at senere

udskrifter af fogedbogen ikke er korrekte.



4. Endelig er der en hel række sagsbehandler fejl, som må betegnes som

”sjuske fejl”,

som Intern Revision dog anser for at være af mindre betydning

for forretningen, de væsentligste af disse er beskrevet i bilag 1.

Vi har prioriteret de observerede forhold således:

EFI funktionernes overensstemmelse med lovgivningen vedrørende udlæg

5 af 23

Revisionsemne

Denuntiation over

for foranstående

ejerpant

Tinglysning for et

andet beløb end

det, der er

foretaget udlæg for

Forgæves udlæg

uden at kunden har

været til stede.

Intern

kvalitetssikring af

udlæg

Håndskrevne

fogedblade der

efterfølgende

overføres til EFI

Ordlyden i

udlægsbladene

Titel på fogeden

”Sjuske fejl”

I alt

Prioritet 1

Kritisk for

forretningen

Prioritet 2

Væsentlig for

forretningen

Prioritet 3

Mindre betydning

for forretningen

I alt

Prioriteringerne skal ses i forhold til det reviderede område og er nærmere defineret i

bilag 2.

Note 1: Forgæves udlæg betyder, at skyldener ikke kan anvise noget til sikkerhed for

restancen (svarer til insolvens erklæring).

EFI funktionernes overensstemmelse med lovgivningen vedrørende udlæg

6 af 23

Bilag 1: Observationer, risici og anbefalinger

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Denuntiation over for foranstående ejerpant

Når der ikke denuntieres over for et

foranstående ejerpantebrev, risikerer

SKAT, at den gæld, som

ejerpantebrevet ligger til sikkerhed for,

udvides, og at SKAT derfor får en

ringere sikkerhed end den, der var på

udlægstidspunktet.

Desuden kan pantebrevet bruges til

sikkerhed for ny gæld, såfremt den

gamle gæld indfries, uden at SKAT får

besked om det.

Endvidere kan det medføre et tab for

SKAT, idet der er en forøget risiko for

manglende dækning til SKATS udlæg

ved et evt. salg af ejendom eller bil.

Vi anbefaler, at reglerne omkring denuntiation

opfriskes over for fogederne, og at punktet

fremhæves i den interne risikostyring, så det

sikres, at der sker denuntiation fremover.

1.1.

For at SKAT kan få den bedst mulige

fra

prioritetsstilling, skal der i forbindelse med

2014

udlæg i fast ejendom eller bil denuntieres over

for et foranstående ejerpantebrev, således at

Priori

SKAT forhindrer en eventuel udvidelse af den

tet 1

gæld, som ejerpantebrevet ligger til sikkerhed

for, så SKATs prioritetsstilling ikke forringes og

for at sikre SKAT en oprykning i

prioritetsrækkefølgen, såfremt fordringen, der

har sikkerhed i ejerpantebrevet, indfries.

Inddrivelsen har over for Intern Revision

oplyst, at udlæg forsat skal denuntieres. Dette

skal i øjeblikket ske ved, at fogederne sender

en meddelelse til journalpostkasse JP-

Tinglysning, hvorefter en sagsbehandler i

Erhvervsrestancer foretager denuntiationen.

I 5 af de gennemgående udlægssager har der

været et foranstående ejerpantebrev, der

skulle denuntieres overfor. Dette er ikke sket i

nogen af de 5 (100 %) udlægssager.

I flere af fogedbøgerne fremgår det, at der, ud

EFI funktionernes overensstemmelse med lovgivningen vedrørende udlæg

7 af 23

Nr.

Observationer

over udlægget i den faste ejendom, er

foretaget et delvist forgæves udlæg, men det

fremgår ikke af sagen eller af noterne i

udlægsbladet, hvilken vurdering der ligger til

grund for, at der ikke er fuld dækning i den

faste ejendom.

Risici

Anbefalinger

Handleplan fra [Angiv navn og kontor]:

Afdeling Fogeder, funktionsleder Knud-Erik Hansen : i Tjekskema, til brug for gennemførsel af udlægsforretning, har der under pkt. 11 været

anført, at fogeden skal undersøge foranstående panthæftelser og under pkt. 15 om Sikringsakter og legitimationsvirkning er der

nu tilføjet ”..

herunder denuntiering til foranstående

ejerpanthaver” og uddybende tilføjet ”Det skal i

alle udlægssager, der skal tinglyses, tjekkes om der et

foranstående ejerpant, i hvilket tilfælde der via mail til JP-Tinglysning

sendes underretning til ejerpanthaver herom”. Der arbejdes på, at

medarbejdere i stedet for i EFI kan oprette en opgave herom til håndtering i Erhvervsrestancer, hvilket gør det nemmere at følge op på

løsning af denne opgave. Forholdet har allerede i et par måneder været medtaget i den månedlige interne kvalitetssikring på udlæg, med

efterfølgende italesættelse i alle fogedenhederne og omtale under det faglige teams rundtur i fogedenhederne. For at sikre efterlevelse af det

fremhævede punkt i tjekskemaet vil der indledningsvis i månederne marts til og med maj 2015 i Fogeder blive iværksat 100 % kontrol af

underretning til foranstående ejerpanthaver. Disse initiativer fremgår også af SAP38 under kontrolgruppe 801399, målenummer 515 for

januar måned 2015.

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Tinglysning for et andet beløb end det, der er foretaget udlæg for

Såfremt der tinglyses for mere end der

er foretaget udlæg for, kan det få

konsekvenser for kunden, og i sidste

ende kan SKAT være

erstatningsansvarlig, såfremt kunden

kan dokumenterer et tab, som følge af

Det anbefales, at det sikres evt. via den interne

risikostyring, at tinglyste udlæg kontrolleres for

korrekt beløb.

2.1.

2 af de 5 tinglyste udlæg er tinglyst med et

fra

forkert beløb.

2014

Priori

55.000, og udlægget er efterfølgende tinglyst

tet 1

for kr. 132.000.

I en af disse er der foretaget udlæg for kr.

EFI funktionernes overensstemmelse med lovgivningen vedrørende udlæg

8 af 23

Nr.

Observationer

På et af de tinglyste udlæg er der medtaget en

tillægsafgift, selvom udlægget er foretaget på

SKATs adresse (Tillægsafgift i forbindelse

med udlæg kan kun beregnes, hvis udlægget

er foretaget uden for SKATs adresse).

Fejlen skyldes, iflg. oplysninger fra

Inddrivelsen, at man har glemt at fjerne et

flueben i forbindelse med overførsel af et

håndskrevet udlæg til EFI.

Fejlene er nu rettet iflg. oplysninger fra

Inddrivelsen.

Risici

fejlen.

Anbefalinger

Handleplan fra [Angiv navn og kontor]:

Afdeling Fogeder, funktionsleder Knud-Erik Hansen: Forholdet er allerede omfattet af det månedlige IRS kontrolpunkt for Udlæg i SAP 38 (se

for eksempel januar 2015). I Tjekskema til brug for gennemførsel af udlægsforretning er der

under pkt. 14 om fogedbog tilføjet: ”Hvis der

udfærdiges manuelt fogedblad forud for oprettelses af EFI-fogedblad, så skal foged nøje påse, at EFI-fogedblad oprettes i overensstemmelse

med det manuelle fogedblad”, og som supplerende tekst til pkt. 15 om sikringsakter er tilføjet ”Fogeden skal påse, at der ikke sker tinglysning

for mere end det gennemførte udlæg”.

EFI funktionernes overensstemmelse med lovgivningen vedrørende udlæg

9 af 23

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Forgæves udlæg uden at kunden har været til stede.

Der kan være risiko for, at udlægget

ikke har den tilsigtede

forældelsesafbrydende virkning, hvis

protokolleringen er mangelfuld i

forbindelse med, at der er gennemført

et forgæves udlæg på kundens bopæl,

uden at kunden har været til stede.

Intern Revision anbefaler, at dette punkt indgår i

den interne risikostyring.

3.1.

Der er gennemført forgæves udlæg på

fra

kundens bopæl, uden at kunden har været til

2014

stede under udlægsforretningen.

Priori

I 3 af de gennemførte udlæg var kunden ikke

tet 1

til stede under udlægsforretningen (i en af

disse var kunden repræsenteret ved en

stedfortræder).

I disse sager har der i fogedbladet ikke været

beskrevet præcist nok hvad der er foregået

under udlægsforretningen og om fogeden har

skaffet sig adgang til kundens bopæl.

Iflg. SKM2008.201.SKAT er et forgæves

udlæg forældelsesafbrydende, såfremt

fogeden har gennemgået kundens bolig med

henblik på foretagelse af udlæg og der kunnet

konstatere, at der intet findes til genstand for

udlæg og at udlægsforretningen derfor kan

afsluttes med forgæves udlæg

I forbindelse med den faktuelle høring har

Inddrivelsen meddelt at de i den interne

vejledning og deres månedlige IRS vil være

opmærksom på protokollering.

EFI funktionernes overensstemmelse med lovgivningen vedrørende udlæg

10 af 23

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

for gennemførsel af udlægsforretning er der til pkt. 2 tilføjet:

”Ved udlæg ude ku de s tilstedeværelse, se SKM

SKAT” sa t

u der pkt. 4 o fogedboge s udfyldelse ”Hve deltog” er tilføjet, ” –

vær specielt opmærksom på EFI-fogedblad vedr. kundens

tilstedeværelse”.

Handleplan fra [Angiv navn og kontor]:

Afdeling Fogeder, funktionsleder Knud-Erik Hansen: I det månedlige afrapporteringsskema er der vedrørende fogedbogens udfyldelse anført:

”

3. Er fogedbog (EFI-

og evt. a uelt) udfyldt korrekt iht Tjekske a, heru der o ku de s tilstedeværelse ?”. I æv te Tjekske a til brug

Nr.

Observationer

Intern kvalitetssikring af udlæg (bilag 3)

Risici

Anbefalinger

4.1.

Der er med virkning fra 1. august 2014 indført

fra

et nyt kontrolpunkt i den interne

2014

kvalitetssikring, der hedder ”Udlæg

(inkl

forældelsesafbrydende) gennemført”.

Det nye

Priori

kontrolpunkt erstatter tidligere kontrolpunkter.

tet 1

Udsøgningen for august 2014 var gennemført,

og kontrol var påbegyndt, men punktet var på

revisionstidspunktet endnu ikke gennemført.

Iflg. Interne kontroller for kontrolperiode

201439 (trukket 12. februar 2015) er der nu

udarbejdet en rapport, som er behandlet i

fogedledergruppen i januar 2015. Det fremgår

desuden, at kontrolpunktet endnu ikke er

afsluttet for perioden september til december

Der er risiko for, at fejl gentages. Det

kan medføre, at udlæg eksempelvis

ikke har den forældelsesafbrydende

virkning, som er forventet.

Mange af de fejl, vi har fundet i denne

revision, kan formentlig minimeres

fremadrettet ved gennemførelse af

effektive kontroller.

Det anbefales, at den interne kvalitetssikring for

så vidt angår ”Udlæg

(inkl forældelsesafbrydende)

gennemført”

udbygges med de punkter, der

nævnes i denne rapport, og at den gennemføres

hver måned som planlagt.

EFI funktionernes overensstemmelse med lovgivningen vedrørende udlæg

11 af 23

Nr.

Observationer

2014.

Risici

Anbefalinger

Handleplan fra [Angiv navn og kontor]:

Fogeder, funktionsleder Knud-Erik Hansen: De af SIR under kritiske og væsentlige observationer 1.-5. anførte anbefalinger er nu indarbejdet i

den månedlige interne kvalitetssikring af Udlæg. Gennemførsel af den månedlige kvalitetssikring følger nu den i SAP38 anførte plan. Således

er rapport for kvalitetssikring af udlæg for februar 2015 nu udarbejdet og indsat i SAP38. Udsøgning af stikprøve for gennemførte udlæg i

marts måned vil ske i uge 15 (1. arbejdsuge i april måned).

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Håndskrevne fogedblade der efterfølgende overføres til EFI

Når original udlægsbladet (det

håndskrevne udlægsblad) og EFI

kopien ikke er identiske, vil senere

udskrifter af fogedbogen ikke være

korrekte.

Der anføres tillægsafgifter på EFI

kopien, som der reelt ikke er foretaget

udlæg for, idet disse ikke har været

medtaget på det håndskrevne udlæg.

Udgiften

formentlig påløbet, men da

den ikke fremgår af originaludlægget,

er der ikke foretaget udlæg for denne.

Det anbefales, at der indføres en procedure, der

sikrer, at det originale udlægsblad og EFI kopien

er ens i de sager, hvor det er nødvendigt at

udarbejde et håndskrevet udlægsblad.

5.1.

Somme tider er det nødvendigt for fogeden at

fra

udfylde udlægsbladet i hånden under

2014

fogedforretningen (enten fordi EFI ikke virker,

eller der ikke er internet dækning i det område,

Priori

hvor udlægsforretningen gennemføres osv.)

tet 2

6 af de gennemgåede 20 udlæg er udfyldt i

hånden og efterfølgende overført til EFI.

På 5 af disse udlæg er der ikke

overensstemmelse mellem det håndskrevne

udlæg og det elektroniske udlæg i EFI for så

vidt angår restance eller anførte afgifter.

EFI funktionernes overensstemmelse med lovgivningen vedrørende udlæg

12 af 23

Nr.

Observationer

På 3 udlæg er der på EFI udlægget påført

400,- kr. (tillægsafgift) mere end på

originaludlægget.

På 2 udlæg er restancen mindre end på

original udlægget.

På enkelte af udlæggene er navnet på den

foged, der har underskrevet det originale

håndskrevne udlæg og fogedens navn på det

udlæg, der efterfølgende er sat ind i EFI, ikke

identisk.

Desuden er der ikke altid overensstemmelse

mellem det manuelle udlægsblad og EFI

udlægsbladet for så vidt angår datoer og

ordlyd.

Intern Revision har fået oplyst, at det er

fogedens ansvar, at udlægsbladene er ens.

Jfr. EFI-vejledning

”registrering af udlæg for

lukke og mellem perioden” fremgår det,

hvorledes fogeden skal indrapportere

fogedbøger, som er udarbejdet manuelt på

udlægsforretningen.

Inddrivelsen vil nu medtage forholdet i en

tjekliste for gennemførelse af udlæg, samt ved

den månedlige IRS stikprøve for udlæg.

Risici

Anbefalinger

Handleplan fra [Angiv navn og kontor]:

EFI funktionernes overensstemmelse med lovgivningen vedrørende udlæg

13 af 23

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Fogeder, funktionsleder Knud-Erik Hansen, funktionsleder Sussi Madsen: Manuelt fogedblad vil forekomme samtidig med maskinelt

fogedblad i alle situationer, hvor det ikke har været muligt at oprette et EFI-fogedblad direkte under udlægsforretningen (for eksempel hvis

fogedens PC ikke har haft mobilbredbåndsadgang, mobilbredbåndsdækning, hvis EFI ikke har været tilgængeligt, hvis kunden ikke har en

gyldig dansk adresse, hvis det i øvrigt ikke har været muligt/hensigtsmæssigt at oprette EFI-fogedblad direkte under udlægsforretning

(aktioner med politi m.v.)).

Der er udarbejdet landsdækkende procesnotater for henholdsvis udarbejdelse og protokollering af manuelle fogedblade, hvilke også er tilføjet

i Tjekskema til gennemførelse af udlægsforretninger. Vedrørende overensstemmelse mellem manuelt fogedblad og EFI-fogedblad henvises

til handlingsplan for observation 2 ovenfor.

Nr.

Observationer

Ordlyden i udlægsbladene

Risici

Anbefalinger

Teksten på de gennemgåede EFI udlægsblade Der kan opstå situationer, hvor det

6.1.

har en ordlyd (omvendt ordstilling), der kunne

fra

bliver tvivlsomt, om et udlæg kan

se ud som et spørgsmål, som fogeden skal tage opretholdes, idet fogedbogen ikke

2014

stilling til ved udfyldelsen. Sikkert en

Priori

standardtekst, hvor skyldners navn automatisk

tet 3

indsættes i de forskellige sætninger. Man kan

ikke altid læse, om fogeden reelt har talt med

kunden, og om fogeden har gjort/sagt det, der

står på fogedbladet.

Teksten på EFI udlægsbladet passer ikke altid

til situationen, når der ingen er truffet, eller der

udgør tilstrækkelig dokumentation for,

hvad der er passeret ved

udlægsforretningen.

Intern Revision har ingen anbefalinger til dette

område, idet problemstillingen nu er rettet.

Det kan dog være en god ide, at gennemgå de

udlæg, der er lavet indtil rettelserne blev

gennemført.

Inddrivelsen har til Intern Revision udtalt følgende:

”Den

tekniske opsætning i EFIs udlægs

”modul”

havde på tidspunktet for brevet ikke de

valgmuligheder, der skulle til at vælge, om den

tilsagte faktisk var til stede på udlægstidspunktet.

Af den årsag blev valgmuligheder i udformningen

EFI funktionernes overensstemmelse med lovgivningen vedrørende udlæg

14 af 23

Nr.

Observationer

måske har været en anden til stede.

Teksten bliver usammenhængende og

selvmodsigende, således at der savnes et

egentligt meningsindhold.

Intern Revision har stikprøvevis gennemgået en

ekstra stikprøve af udlæg indberettet i EFI den

29. januar 2015. Af denne stikprøve fremgår

det, at ovennævnte problemstilling nu er løst.

Risici

Anbefalinger

af brevteksten betydeligt vanskeliggjort. Der kunne

således ikke ved dannelsen af udlægsbladet i EFI

foretages de nødvendige valg, der skulle danne

grundlag for en entydig brevtekst.

Derfor måtte teksten på udlægsbladet i en periode

have udformning som forudsætningsdannende

udsagn.

Længere nede på udlægsbladet kunne et af de

udsagn få sin opfyldelse ved angivelse af

tilstedeværende under udlægsforretningen eller

ved angivelse af, at ingen var til stede.

Det er desværre en af de uheldige konsekvenser,

der opstår af de begrænsninger EFI i sin blandede

drift-/udviklingsfase, har givet i sammenhængen

mellem brugerfladen og brevdannelsen.

Der er siden den udgave af udlægsbladet, som var

omfattet af denne revision, sket rettelser.

I den nu gældende udgave er der udviklet

valgmuligheder, der tager højde for situationen

under udlægsforretningen, så teksten på

udlægsbladet konkret tilpasses det hændte”.

Handleplan fra [Angiv navn og kontor]:

Preben Bialas, Inddrivelse og betalingsprocesser. Der er oprettet en ”fast track proces” for varetagelse af fremtidige ændringsbehov i de

brevskabeloner som anvendes i EFI, herunder udlægsbladet. Processen er tiltænkt iværksættelse samtidig med EFI’s overdragelse

til

procesejer. Indtil da følges en tilnærmet proces i forbindelse med den løbende udvikling og test, der fortsat finder sted.

EFI funktionernes overensstemmelse med lovgivningen vedrørende udlæg

15 af 23

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Nr.

Observationer

Titel på fogeden

Risici

Anbefalinger

7.1.

Det fremgår ikke af EFI-fogedbladene i

fra

stikprøven fra august til november 2014, at det

2014

er en pantefoged, der har foretaget udlægget.

Priori

tet 3

Handleplan ikke nødvendig

Intern Revision har ingen anbefaling, idet en ny

stikprøve fra den 29. januar 2015 viser, at

Inddrivelsen nu har tilføjet titlerne ”Pantefoged” og

”Vidne” til fogedbladet.

Nr.

Observationer

”Sjuske fejl”

Risici

Anbefalinger

8.1.

Ud over ovenstående problemstillinger er der

fra

en del enkeltstående

”sjuske fejl” i de

2014

gennemgåede udlæg.

Priori

Eksempelvis er der fogedbøger, hvor navnet

tet 3

på kunden ikke er udfyldt korrekt (enten forkert

navn eller slet intet navn).

Da et udlæg er et retsdokument, og

inddrivelsen skal kunne

støtte/dokumentere sin rettighed med

hensyn til at opnå en prioritetsplads og

evt. betaling på grundlag af udlægget,

og det tjener som

forældelsesafbrydende foranstaltning,

er det vigtigt, at udlæggene er korrekt

gennemført og udfyldt.

Det anbefales, at den interne risikovurdering

udbygges mht. kontrol af gennemførte udlæg.

EFI funktionernes overensstemmelse med lovgivningen vedrørende udlæg

16 af 23

Nr.

Observationer

Der er eksempler på, at fogedens navn ikke

fremgår.

Der er skrevet en helt anden dato end den,

hvor udlægget er gennemført.

Noteringerne omkring hvad der er passeret

under udlægsforretningerne er ikke ordentligt

beskrevet.

Ufuldstændige upload af de tilsigelser, der

ligger til grund for udlægget (sider mangler).

Glemt at lave sagsnotater om

udlægsforretningen.

Intet protokolleret om en påbegyndt

fogedforretning.

Glemt at skanne original håndskrevet udlæg

ind.

Manglende gebyrer.

Forkerte retsafgifter

Tillægsafgifter vedr. udlæg på SKATs adresse.

Risici

Anbefalinger

Handleplan fra [Angiv navn og kontor]:

EFI funktionernes overensstemmelse med lovgivningen vedrørende udlæg

17 af 23

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Fogeder, funktionsleder Knud-Erik Hansen, funktionsleder Sussi Madsen: De observerede sjuskefejl er nu omfattet af den månedlige

stikprøvegennemgang og vil desuden blive italesat af funktionslederne på enhedsmøder og ved Fagligt Teams rundtur til de enkelte enheder

her i foråret 2015.

EFI funktionernes overensstemmelse med lovgivningen vedrørende udlæg

18 af 23

Bilag 2: Anvendte skala

Ved vurderingen i konklusionen er følgende skala anvendt:

Meget

tilfredsstillende

Intern Revision har ikke konstateret svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter de reviderede område. Samtlige observationer kan

henføres til prioritet 3.

Prioritet 1: Ingen observationer

Prioritet 2: Ingen observationer

Prioritet 3: Samtlige observationer

Tilfredsstillende

Intern Revision har observeret enkelte svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Størstedelen af

observationerne er omfattet af prioritet 3. Enkelte observationer med prioritet 2

kan dog forekomme. Samlet set udgør de implementerede forretningsgange et

”tilfredsstillende” grundlag for administration af området.

Prioritet 1: Ingen observationer

Prioritet 2: Enkelte observationer

Prioritet 3: Hovedparten af observationer

Ikke helt

tilfredsstillende

Intern Revision har observeret flere svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Størstedelen af

observationer er omfattet af prioritet 2 eller 3 med hovedvægten på prioritet 2.

Enkelte observationer i prioritet 1 kan dog forekomme. Samlet set medfører

svaghederne, at de implementerede forretningsgange udgør ”et ikke helt

tilfredsstillende” grundlag for administration af området.

Der er som følge heraf

en forøget risiko for



Væsentlig fejlinformation i regnskaber og ledelsesrapportering

Manglende overholdelse af gældende lovgivning

Manglende overholdelse af interne regler og retningslinjer

Manglende overholdelse af overordnede politikker

Manglende iagttagelse af ”skyldige økonomiske hensyn”

Prioritet 1: Enkelte observationer

Prioritet 2: Hovedparten af observationer

Prioritet 3: Et mindre antal observationer

Ikke

tilfredsstillende

Intern Revision har observeret flere væsentlige svagheder i de

forretningsgange og processer, der understøtter det reviderede område.

Størstedelen af observationerne er omfattet af prioritet 1 eller 2 med

hovedvægten på prioritet 1. Enkelte observationer i prioritet 3 kan forekomme.

Samlet set medfører svaghederne, at de implementerede forretningsgange

udgør et ”ikke tilfredsstillende grundlag” for administration af området. Der er

som følge heraf en væsentlig forøget risiko for:



Væsentlig fejlinformation i regnskaber og ledelsesrapportering

Manglende overholdelse af gældende lovgivning

Manglende overholdelse af interne regler og retningslinjer

Manglende overholdelse af overordnede politikker

Manglende iagttagelse af ”skyldige økonomiske hensyn”

Manglende realisering af forretningsmålene for det reviderede område.

Prioritet 1: Hovedparten af observationer

Prioritet 2: Et mindre antal observationer

Prioritet 3: Enkelte observationer

EFI funktionernes overensstemmelse med lovgivningen vedrørende udlæg

19 af 23

Prioritet skal ses i forhold til det reviderede område og er defineret således:

Kritisk for forretningen:

Væsentlig svaghed i de etablerede forretningsgange/processer.

Svagheden kan omfatte manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne

kontroller, manglende regnskabsmæssige faciliteter. Der er en væsentlig forøget risiko for, at

processens målopfyldelse ikke realiseres som følge af den konstaterede svaghed. Der bør

straks iværksættes foranstaltninger med henblik på at udbedre de observerede svagheder.

Væsentlig for forretningen:

Svaghed i de etablerede forretningsgange/processer. Svagheden

kan omfatte manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne kontroller,

manglende regnskabsmæssige faciliteter. Der er forøget risiko for, at processens

målopfyldelse ikke realiseres i fuldt omfang som følge af den konstaterede svaghed. Der bør

iværksættes foranstaltninger med henblik på at udbedre de observerede svagheder.

Mindre betydning for forretningen:

Ingen væsentlige svagheder i de etablerede

forretningsgange/processer. Det er dog muligt at designe de enkelte processer på en mere

hensigtsmæssig måde, således at eksekveringen forbedres.

EFI funktionernes overensstemmelse med lovgivningen vedrørende udlæg

20 af 23

Bilag 3:

Notat

Skatteministeriets Interne Revision (SIR)

Inddrivelse

Betaling og Inddrivelse

6. november 2014

J.nr. 13-0242188

Version nr. 1.0

Intern kvalitetssikring af udlæg

SIR har indledt en revision angående EFI funktionernes overensstemmelse

med lovgivningen vedrørende udlæg. I den forbindelse har SIR i en mail af

3. november 2014 bedt om at få tilsendt materiale om den interne

risikostyring og evt. andre interne kontroller, der er på området.

I den anledning kan det oplyses, at Fogeder i alle fogedenheder i SAP 38

har gennemført kvartalsvis intern kontrol af sikringsakter og legitimationsvirkning

for udlæg til og med juli måned 2014. Dette punkt gennemføres nu for sidste gang

for juli måned 2014 i hver fogedenhed, under periode 201439, hvorefter punktet

tænkes at udgå, da det er omfattet af den nye månedlige kontrol af udlæg under

målenummer 515 for Fogeder (kontrolgruppe 801399) fra og med august 2014, jf.

nedenfor.

Fra og med august måned 2014 gennemfører Fogeder en månedlig intern kontrol

af udlæg med udgangspunkt i en skabelon, som blev godkendt af KC

Produktionsgruppen i Inddrivelse den 8. september 2014. Vedlagt den skabelon,

der er lagt i SAP38 under kontrolgruppe 801399 målenummer 515 periode

201439 (september), selvom kontrolpunktet implementeres for udlæg gennemført

i EFI fra august 2014. Udsøgning for august 2014 er gennemført og kontrol er

påbegyndt, men ikke færdig, da de medarbejdere der har været benyttet, også har

været involveret i anden tværgående kvalitetssikring i Fogeder. Afrapportering af

den nye kontrol vil ske i takt med, at kontrollen gennemføres, både internt i

Fogeder og til KC Produktionsgruppen via det tværgående projekt om intern

kvalitetssikring i Inddrivelse.

Desuden har Fogeder siden medio september 2014 gennemført en ugentlig intern

kontrol af de prioriterede opgaver, herunder listegennemgang med henblik på

udlægstilsigelser til forældelsesafbrydelse, som afrapporteres hver uge til KC

Produktionsgruppen og hver måned til Ledergruppen i Inddrivelse. Ved

fogedernes udarbejdelse af tilsigelserne sker yderligere kvalitetssikring.

Jens Perch Nielsen

EFI funktionernes overensstemmelse med lovgivningen vedrørende udlæg

21 af 23

Opfølgningspunkt

Navn

Udlæg (inkl forældelsesafbrydende) gennemført

Henvisning til

gældende regler på

området

Der henvises til Juridisk Vejledning afsnit G.A., herunder

G.A.3.2.2. Udlæg, gældende EFI-vejledninger til Udlægsmodulet

samt Fogeders notater

Gennemførelse af udlægsforretninger

med

tilhørende tjekliste,

Afhentning af løsøre, Modtagelse af penge og

udlagte effekter.

Fra APS-kontoret udsøges indledningsvis månedligt (senest den 5.

i efterfølgende måned) fra lukket BO-univers for EFI liste over

identer med afsluttede udlægsindsatser i forrige måned

(forgæves udlæg, udlæg i aktiver), der leveres til funktionsleder i

Fogeder med ansvar for gennemførelsen af kontrollen for

afdelingen. Første gang for august måned 2014.

Beskrivelse af metode, krav til størrelsen (herunder evt.

validitetskrav)

Der udsøges 5% af identer (cpr-/cvr-numre) med udlægsblad i EFI

i den pågældende måned (gennemførte udlæg som Forgæves

udlæg eller Udlæg i aktiver, dog minimum 10 og max 25 af hver

type).

Vedrørende pkt. 1 nedenfor foretages dog 100% kontrol af alle

udlægsblade, hvor der i EFI er svaret ”JA” til at

undtagelsesbestemmelserne er anvendt.

Hver udsøgt sag kontrolleres for følgende tjekpunkter og noteres

i regneark på Sharepoint for Fogeder med begrænset adgang for

dem der deltager i kontrollens gennemførelse (hvis et tjekpunkt

ikke er relevant, vælges Ikke relevant og begrundelse noteres i

Bemærkninger). Hvis der konstateres fejl vælges Fejltype og

Initiativ, med mulig uddybning i Bemærkninger.

Hvis undtagelsesbestemmelser

for

forkyndelse/underretninger i Retsplejelovens § 486, 2

eller 493, 2 er anvendt

–

er tilstrækkelig begrundelse

anført?

Hvis fotooptagelse

er anvendt

–

er der sikret anonymitet

mod personhenføring samt sletning af optagelse fra

optageenhed

Er fogedbog udfyldt korrekt,

herunder med notering af

aktiver og omstændigheder

Hvis udlæg i aktiver

–

er sikringsakt og

legitimationsvirkning gennemført korrekt

Hvis aktiv virksomhed

–

er det noteret hvilket

regnskabsmateriale der har været fremvist

6. Grundet EFI-funktionalitet:

Hvis ”Henstand ej klagebetinget”

–

er udlæg for disse

fordringer behandlet systemmæssigt korrekt?

Hvis forkert forældelsesdato er passeret på

retskraftige fordringer

–

er udlæg for disse fordringer

behandlet systemmæssigt korrekt?

Hvis udlæg i simple fordringer eller kontanter

–

er EFI-

feltet ”særlige be ærk i ger” udfyldt korrekt

Hvis udlæg i ejendomme med flere matr.nr.

–

er der

sket korrekt manuel tinglysning via

Erhvervsrestancer?

Udsøgning og

population

Udtagning af

stikprøven

Vejledning i

kontrollens

gennemførelse

EFI funktionernes overensstemmelse med lovgivningen vedrørende udlæg

22 af 23

Link til risikovurdering - på baggrund af følgende EFI-vejledninger

- Manuel tilsigelse og oprettelse af udlægsblad på

forgæves udlæg

–

version 10 (08.08.2014)

- Oprettelse af udlægsblad på aktiver, der ikke kræver

tinglysning

–

version 8 (13.8.2014)

- Oprettelse af udlægsblad på aktiver, der kræver

tinglysning

–

version 7 (13.8.2014)

(forud for august måned 2014 har indsættelse af udlæg via EFI

ikke været frigivet til generel anvendelse, men i en styret proces)

EFI funktionernes overensstemmelse med lovgivningen vedrørende udlæg

23 af 23