SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Skatteudvalget 2017-18
SAU Alm.del
Offentligt

5. juni 2015

J. nr. 14-3930874

Plannr. 114-430

Intern Revision

Rapport 2014

Inddrivelse

Forældelse af fordringer

Modtager

Departementschef Jens Brøchner

Kopi

Direktør Jesper Rønnow Simonsen

Direktør Jens Sørensen

Kontorchef Helle Hemmingsen



Revision

Rådgivning

Rapportering

SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Forord

Intern Revision (IR) har, jævnfør orienteringsbrev af 21. august 2014, revideret

”Forældelse af fordringer”.

Den udførte revision er en del af den samlede revision

for 2014.

Rapporten indeholder en samlet konklusion omfattende det reviderede område. I

konklusionsafsnittet redegør vi for de observationer, som konklusionen i det væ-

sentligste er baseret på. Konklusionsafsnittet indeholder Intern Revisions bedøm-

melse af det reviderede område samt en beskrivelse af grundlaget for bedømmel-

sen. Det vil derfor almindeligvis være tilstrækkeligt at læse selve rapporten. Hvis

der ønskes uddybning og detaljering, henvises til bilagene.

Rapportens bilag 1 indeholder en systematisk fremstilling af de observationer, som

den udførte revision har givet anledning til. Bilaget indeholder tillige en vurdering

af de tilknyttede risici samt Intern Revisions forslag til anbefalinger, der kan for-

mindske de vurderede risici. Med udgangspunkt i risikovurderingerne har SKAT

udarbejdet handleplaner med henblik på at formindske de vurderede risici.

Intern Revisions anbefalinger har været anvendt som inspiration ved udarbejdelse

af handleplaner. Vi vil løbende vurdere implementeringen af SKATs handleplaner.

Rapportens bilag 2 indeholder en uddybning af observationer samt en sammen-

fatning.

Rapportens bilag 3 indeholder en beskrivelse af de prioriteringer, der er anvendt

ved klassifikationen af de enkelte observationer. Bilaget indeholder herudover en

beskrivelse af koblingen mellem observationernes prioriteringer og den samlede

overordnede konklusion.

Rapporten har været fremsendt i udkast til den reviderede enhed med henblik på

at sikre, at Intern Revision og den reviderede enhed har en ensartet opfattelse af

de observerede forhold. SKAT har efterfølgende udarbejdet handleplaner.

Silkeborg, den 5. juni 2015

Kurt Wagner

Revisionschef

Tove Dubgård

Revisor

Forældelse af fordringer

2 af 19

Formål

Revisionens formål er at undersøge, om der i SKAT er etableret forretningsgange

og interne kontroller, der sikrer den fornødne kvalitet i datagrundlaget for håndte-

ring af forældelsesspørgsmål og om forældelsesspørgsmål håndteres i overens-

stemmelse med forældelseslovgivningen.

2. Omfang

Revisionen har alene omfattet krav overgivet til inddrivelse, hvor SKAT er for-

dringshaver. Det drejer sig om krav, der er oversendt/konverteret fra følgende sy-

stemer: SAP, Kobra og DMO (D/R).

Revisionen er gennemført ved interviews med udvalgte ledere og medarbejdere

fra bl.a. Inddrivelse, analyse, planlægning og styring samt interviews med leder og

medarbejdere fra Sec.38

–

Regnskab.

Vi har efterfølgende foretaget en stikprøvevis gennemgang af konverterede krav

fra ovennævnte systemer. Den stikprøvevise gennemgang af sager, der oprinde-

ligt var registreret i SAP, DMO og Kobra omfatter hhv.10, 10 og 5 stk.

Resultatet af stikprøvegennemgangen er den 10. november 2014 sendt til Inddri-

velse, analyse, planlægning og styring med henblik på en gennemgang af vore

konklusioner. Resultatet heraf er indarbejdet i bilag 2.

Herudover har vi foretaget en stikprøvevis gennemgang af de sager, der har været

omfattet af den interne kvalitetssikring i enhederne Erhvervsrestancer, Personre-

stancer og Fogeder.

Revisionen har tillige omfattet en vurdering af Den juridiske Vejledning, afsnit A.A.9

”Forældelse af fordringer” og afsnit A.A.12 ”Henstand”.

Herudover har vi foretaget

en vurdering af den interne vejledning ”Forældelseshåndtering” af 10.

september

2014.

Revisionen er gennemført i perioden august til november 2014 af Tove Dubgård

og Ruth Tønning.

3. Konklusion

Processen vedrørende

”Forældelse af fordringer”

vurderes som værende ikke til-

fredsstillende. Den gennemførte forældelseshåndtering har i væsentligt omfang

været fejlbehæftet. Af en bruttobeholdning på ca. 20 mio. konverterede fordringer

Forældelse af fordringer

3 af 19

har SKAT foretaget en manuel gennemgang af ca. 2 mio. fordringer. Intern Revi-

sion har konstateret, at der trods den manuelle gennemgang, fortsat er mange fejl.

Denne konklusion baserer vi på følgende forhold:



I mange sager er der indsat ukorrekt forældelsesdato i forbindelse med afbry-

delse af forældelsen, eksempelvis ved udlæg, lønindeholdelser, betalingsaf-

taler, henstand mv.



I andre sager er der indsat forældelsesdato på et forkert grundlag, f.eks. hvor

sagsbehandler fejlagtigt har vurderet en handling som forældelsesafbrydende

(henstand).



I flere tilfælde anvendes forfaldsdato i stedet for sidste rettidige betalings-

dato ved beregning af forældelsesdatoen. Dette bevirker, at forældelsesda-

toen falder for tidligt.



Vi har ved revisionen konstateret, at inddrivelsesrenter i flere tilfælde er regi-

streret med op til 6 års forældelse i stedet for 3 år. SKAT har oplyst, at der er

tale om en kendt defect, der har høj prioritet i forhold til løsning.



Dagbøder efter skattekontrolloven er oversendt fra SAP til EFI med 10 års

forældelse, uagtet at disse er omfattet af forældelseslovens almindelige re-

gelsæt og hovedreglen med 3 års forældelse.



Hvis der er afsagt dom i en sag medfører dette en forældelsesfrist på 10 år.

Sådanne sager er oversendt fra SAP til EFI med den forældelsesfrist, der

normalt knytter sig til fordringens art, typisk 3 års forældelse. Det har den virk-

ning, at når der foretages en forældelsesafbrydende handling, ændres foræl-

delsesfristen kun med 3 år og ikke med 10 år.

Den interne kvalitetssikring omfatter som udgangspunkt 1 % af de forældelses-

håndterede sager, men den reelle kvalitetssikring udgør, efter SKATs oplysnin-

ger, flere sager.

Ved konverteringen af data fra de ophørende systemer har SKAT gennemført en

kvalitetssikring af de konverterede data. Det har imidlertid vist sig ved den lø-

bende forældelsesafbrydelse i 2014, at 5,4 % af fordringerne allerede var foræl-

dede på det tidspunkt, hvor forældelseshåndteringen blev iværksat. Ovenstående

forhold giver anledning til følgende overvejelser:



Den gennemførte kvalitetskontrol af konverterede data har øjensynligt ikke

identificeret samtlige fejl, når der ved den løbende forældelsesafbrydelse blev

identificeret fejl svarende til 5,4 % af de fordringer, der er forældelseshåndte-

ret i 2014



Der er ikke belæg for at konkludere, at kun fordringer, der skulle forældelses-

afbrydes i 2014 er behæftet med fejl.

Intern Revision vurderer, at der

–

trods en ihærdig indsats med forældelseshånd-

tering - fortsat er fejl i datagrundlaget, og at det er tvivlsomt, om SKAT kan afværge,

at yderligere krav utilsigtet forælder.

Vores konklusion baserer sig på de observationer og anbefalinger, der fremgår af

bilag 1. Bilag 2 indeholder en oversigt over og sammenfatning af observationer

mv.

Forældelse af fordringer

4 af 19

Intern Revision har udarbejdet anbefalinger til styrkelse af de reviderede områder.

Anbefalingerne fremgår af bilag 1.

Vi har prioriteret de observerede forhold således:

Prioritet 1

Kritisk for forret-

ningen

Prioritet 2

Prioritet 3

Væsentlig for for- Mindre betydning

retningen

for forretningen

Revisionsemne

Datagrundlaget i

EFI

Forældelseshånd-

teringen

Intern kvalitetssik-

ring

Vejledninger

I alt

Prioriteringerne skal ses i forhold til det reviderede område og er nærmere defineret i bilag

Vi har modtaget handleplaner fra det/de reviderede direktørområde/direktørområ-

der. Det er vores vurdering, at implementeringen af de udarbejdede handleplaner

vil medvirke til en reduktion af de vurderede risici.

Forældelse af fordringer

5 af 19

Bilag 1: Observationer, risici og anbefalinger

Nr.

Observationer

Datagrundlaget i EFI

Risici

Anbefalinger

1.1

Ved/efter konverteringen til EFI er der ikke i

2014

alle tilfælde registreret korrekte forældelsesda-

toer.

I forbindelse med forældelsesafbrydende

handlinger sker der fejl ved indsættelse af for-

ældelsesdato på fordringerne.

Der foretages også registrering af forældelses-

datoer på et forkert grundlag, idet sagsbe-

handler fejlagtigt har vurderet en handling som

forældelsesafbrydende, f.eks. henstand.

Der er ikke i alle tilfælde overensstemmelse

mellem forfaldsdato/sidste rettidige betalings-

dato i SAP og i EFI. Dermed kan der være tvivl

om, hvorvidt den forældelsesdato, som er regi-

streret i EFI, er korrekt.

I flere tilfælde anvendes forfaldsdatoen i stedet

for sidste rettidige betalingsdato ved beregning

IR vurderer, at der er høj risiko for, at

det datagrundlag vedrørende forældel-

sesdatoer, som foreligger efter konver-

teringen til EFI, er ufuldstændigt og fejl-

behæftet.

Intern Revision vurderer, at der er ri-

siko for, at der også er fejl i en stor del

af de resterende poster i EFI.

Hvis forældelsesdatoen er sat for tid-

ligt, er der risiko for, at kravet bliver af-

skrevet før tid.

Hvis forældelsesdatoen er sat for langt

ud i fremtiden, er der risiko for, at der

sker inddrivelse på ikke retskraftige

krav. Samtidig er der risiko for utilsigtet

forældelse.

Intern Revision ser en risiko for, at

skattekontrollovsbøder generelt er

konverteret med 10 års forældelse,

Intern Revision vil, set i lyset af de mange fejl, an-

befale, at SKAT iværksætter en analyse af den

fordringsmasse, der ikke behandles ved den lø-

bende forældelseshåndtering.

Forældelse af fordringer

6 af 19

af forældelsesdatoen. Dermed ligger forældel-

sesdatoen for tidligt.

Vi har ved revisionen konstateret, at inddrivel-

sesrenter i flere tilfælde står registreret med op

til 6 års forældelse i stedet for 3 år.

Det har ikke i alle sager været muligt at vur-

dere, om den angivne forældelsesdato er kor-

rekt.

Dagbøder efter skattekontrolloven er over-

sendt fra SAP til EFI med 10 års forældelse,

uagtet at disse er omfattet af forældelseslo-

vens almindelige regelsæt og hovedreglen om

3 års forældelse.

Krav med dom medfører 10 års forældelses-

frist. Vi har konstateret, at sådanne sager er

oversendt fra SAP til EFI med den forældel-

sesfrist, der normalt knytter sig til fordringens

art, typisk 3 års forældelse. Det har den virk-

ning, at når der foretaget en forældelsesafbry-

dende handling, ændrer EFI den registrerede

forældelsesfrist med kun 3 år og ikke med 10

år.

Intern Revisions stikprøvegennemgang under-

støtter i øvrigt de resultater, der forekommer

ved SKATS egen kvalitetssikring.

idet de i SAP står registreret som bø-

der.

Da SAP ikke kan håndtere forældel-

sesfrister, ser IR en risiko for, at sager,

hvori der er afsagt dom, generelt er

konverteret med for kort forældelses-

frist. Hertil kommer risikoen for, at

skyldner bebyrdes med unødvendige

inddrivelsesskridt med henblik på for-

ældelsesafbrydelse

Forældelse af fordringer

7 af 19

Nr.

Observationer

Ved konverteringen af data fra de ophørende

systemer har SKAT gennemført en kvalitets-

sikring af de konverterede data. Det har imid-

lertid vist sig ved den løbende forældelsesaf-

brydelse i 2014, at 5,4 % af de konverterede

fordringer var forældede på det tidspunkt, hvor

forældelseshåndteringen blev iværksat. Den

gennemførte kvalitetskontrol af konverterede

data har ikke afdækket samtlige fejl og mang-

ler.

Risici

Anbefalinger

Handleplan fra:

Preben Bialas, Inddrivelses- og betalingsprocesser og Helle Hemmingsen, Analyse, planlægning og styring.

Handleplan afventer resultatet af Analyse fra Accenture og kammeradvokat, herunder udarbejdelse af stratificeret, statistisk signifikant stik-

prøve.

Det igangsatte arbejde med manuel gennemgang af udvalgte risikogrupper fortsætter, herunder sagsomkostninger og politibøder. Der forven-

tes delvis afklaring omkring 31.10.2015.

Forældelse af fordringer

8 af 19

Nr.

Observationer

Forældelseshåndtering efter konvertering

Risici

Anbefalinger

2.1

På konverteringstidspunktet blev der konverte-

2014

ret ca. 20 mio. poster til EFI. Efter en maskinel

gennemgang af disse var der mange poster,

der skulle omfattes af en manuel forældelses-

håndtering.

SKAT iværksatte forældelseshåndtering både

vedrørende den løbende forældelse i 2014, ca.

1,2 mio. poster og vedrørende oprydning efter

konverteringen, ca. 891.000 poster. Af de

891.000 poster udestår der stadig en rest på

ca. 439.000 poster, hvor der også er risiko for

tab.

80 % af ressourcerne i Inddrivelsen har delta-

get i opgaven.

Gennemgangen har allerede ved revisionens

afslutning medført, at der er konstateret

214.357 forældede poster med et samlet beløb

på 844.570.188 kr. SKAT har oplyst, at den

Med udgangspunkt i de konstaterede

fejl ved den løbende forældelsesafbry-

delse i 2014 er det Intern Revisions vur-

dering, at der er en væsentlig forøget ri-

siko for, at fordringer, der skal omfattes

af den løbende forældelsesafbrydelse

fra 1. januar 2015 og fremover tillige er

fejlbehæftede.

Intern Revision anbefaler, at der bliver foretaget

systematiske stikprøver af hele populationen i

EFI. Den interne kvalitetssikring bør således ikke

alene omfatte den løbende forældelseshåndte-

ring, men også den resterende population i EFI.

Forældelse af fordringer

9 af 19

Nr.

Observationer

endelige efterpostering vedrørende forældede

poster er væsentlig større.

Hertil kommer afskrivninger efter INDOG § 16

med 29.024.120 kr. fordelt på 14.810 poster.

Intern Revision vurderer, at der givetvis også

er tab i de sager, der er registreret under ”Sag

OK” mv., jf. bilag 2.

Den interne kvalitetssikring af den løbende for-

ældelseshåndtering viser, at der er fejl i 5,4 %

af de gennemgåede fordringer.

SKAT oplyser, at der også i 2015 er risiko for,

at der vil være krav, som man ikke kan nå at

forældelsesafbryde, fordi EFI ikke er i fuld drift.

Risici

Anbefalinger

Handleplan fra:

Preben Bialas, Inddrivelses- og betalingsprocesser og Helle Hemmingsen, Analyse, planlægning og styring.

Handleplan afventer resultatet af Analyse fra Accenture og kammeradvokat, herunder udarbejdelse af stratificeret, statistisk signifikant stik-

prøve.

Det igangsatte arbejde med manuel gennemgang af udvalgte risikogrupper fortsætter, herunder sagsomkostninger og politibøder. Der forven-

tes delvis afklaring omkring 31.10.2015.

Forældelse af fordringer

10 af 19

Nr.

Observationer

Intern kvalitetssikring

Risici

Anbefalinger

3.1

Intern Revision har konstateret, at der løbende

2014

foretages intern kvalitetssikring. Intervallerne

er ændret fra kvartalsvise kontroller til må-

nedsvise kontroller og senest til ugentlige kon-

troller med afrapportering til Produktionsgrup-

pen.

Der skal foretages kvalitetssikring af 1 % af de

forældelseshåndterede sager. Kvalitetssikrin-

gen foretages både i enhederne Person- og

Erhvervsrestancer samt Fogeder.

IR vurderer, at kvalitetssikringen er tilfredsstil-

lende.

Ved kvalitetssikringen bliver der konstateret

mange sagsbehandlerfejl. Der er ikke alene

tale om notefejl, men også fejl ved beregning

af korrekt forældelsesdato.

SKAT oplyser, at der foretages løbende op-

følgning i de enkelte afdelinger. Herudover af-

Der er risiko for, at de samme fejl gen-

tager sig uge for uge. Vi har ikke, af af-

rapporteringerne, kunnet vurdere, om

der bliver iværksat tilstrækkelige tiltag

for at rette op på fejlene.

Intern Revision er ikke vidende om

metode mv., der er anvendt ved den

stikprøvetagning, der ligger til grund

for kvalitetssikringen. Umiddelbart er

det således ikke muligt at vurdere,

hvorvidt stikprøveresultaterne er re-

præsentative for hele populationen og

dermed tage stilling til, om resultatet er

kritisk for inddrivelsesprocessen.

Hvis det eksempelvis forudsættes, at

den løbende kvalitetssikring gennemfø-

res med udgangspunkt i repræsentative

stikprøver, er der en væsentlig forøget

risiko for, at den resterende del af de

behandlede sager (godt og vel 99 %) til-

lige er fejlbehæftede.

Intern Revision anbefaler, at der holdes fokus på

den interne risikostyring.

Intern Revision anbefaler, at omfanget af den lø-

bende kvalitetssikring vurderes, jf. i øvrigt anbefa-

lingen under punkt 2. Der bør samtidig foretages

en vurdering af, hvorvidt den løbende kvalitetssik-

ring hviler på et repræsentativt grundlag.

Forældelse af fordringer

11 af 19

Nr.

Observationer

rapporteres der løbende til Produktionsgrup-

pen, og på baggrund heraf iværksættes for-

skellige tiltag.

Til trods for de mange tiltag, er der ingen ned-

gang at spore i fejlprocenterne.

Risici

Anbefalinger

Handleplan fra:

Jens Perch Nielsen, Betaling og Inddrivelse.

Handleplan afventer resultatet af analyse fra Accenture og Kammeradvokaten, herunder udarbejdelse af stratificeret, statistisk signifikant stik-

prøve.

Arbejdet i Koordinationsgruppen om intern kvalitetssikring fortsætter, herunder vurdering af resultatet af ovenstående. Koordinationsgruppen

arbejder bl.a. med et forslag til den fremtidige proces for godkendelse af manuel afskrivning med indbygget intern kvalitetssikring (procesret-

tet kvalitetssikring). Der forventes delvis afklaring omkring 31.10.2015.

Forældelse af fordringer

12 af 19

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Intern Vejledning - Forældelseshåndtering af 10. september 2014

Der er risiko for, at man taber "nuan-

cerne", og der er risiko for, at man

glemmer, at mange sager skal afgøres

ud fra en konkret bedømmelse. Det

drejer sig blandt andet om skyldners

erkendelse af gælden med heraf føl-

gende afbrydelse af forældelsesfristen.

Intern Revision anbefaler, at teksten i vejlednin-

gen gøres så tydelig, at der ikke kan opstå misfor-

ståelser.

4.1

Intern Revision har gennemgået vejledningen

2014

”Forældelseshåndtering af 10. september

2014”

og sammenholdt denne med Juridisk

Vejledning samt lovgivningen på området.

Vi har observeret, at vejledningens formulerin-

ger kan give anledning til misforståelser.

Det vedrører i særlig grad afsnittet om hen-

stand. Ved læsning af dette afsnit er det ikke

umiddelbart muligt at konstatere, hvordan rets-

stillingen er vedrørende virkningerne af hen-

stand.

Handleplan fra:

Preben Bialas, Inddrivelses- og betalingsprocesser og Helle Hemmingsen, Analyse, planlægning og styring.

Vejledningen er revideret adskillige gange og afsnittet om henstand er udgået. Vejledningen har nu fokus på sikring af afrapporteringer og

listeforklaringer, og indeholder kun i meget begrænset omfang henvisninger til faglige problemstillinger, men henviser til juridisk vejledning

Vejledningen er senest gennemgået ved møde d. 26.2.15 og der arbejdes med yderligere rettelser. Der forventes delvis afklaring omkring

31.10.2015.

Forældelse af fordringer

13 af 19

Bilag 2: Observationer/sammenfatning vedrørende "Forældelse af for-

dringer"

Indledning

Dette bilag omhandler i hovedsagen faktuelle forhold vedrørende den gennemførte

revision. Bilaget indeholder dog også i mindre omfang vurderinger.

Datakvaliteten generelt

I forbindelse med konverteringen af data til EFI, har SKAT konstateret, at nogle de

konverterede data er utilstrækkelige. På trods af, at der har været iværksat et stort

oprydningsarbejde forud for konverteringen, har SKAT store udfordringer i forhold til

datakvaliteten.

SKAT oplyser, at en række af disse fejl udspringer som led i den valgte konverte-

ringsstrategi, manglende oplysninger i de gamle systemer i forhold til specifikations-

grad samt tekniske fejl i kommunikationen/overdragelsen af fordringer til EFI.

Oprydningsopgaven

IR har fået oplyst, at der efter konverteringen blev iværksat en forældelsesdatoind-

sats, som dels skulle sikre oprydningen i de data, der var problemer med og dels

skulle behandle de krav, som løbende kommer ud med nært forestående forældel-

sesdatoer.

SKAT har iværksat en større oprydning

–

forældelsesanalyse - i forhold til de fordrin-

ger, hvor det vides, at der er problemer med forældelsesdatoen. Samlet set er der

tale om en manuel gennemgang af 891.000 fordringer. Fordringerne har SKAT op-

delt i ”manuelle pakker” og ”analysepakker”.

IR har i forbindelse med revisionen modtaget status på oprydningsopgaven, som den

ser ud ved udgangen af uge 46. Af denne status fremgår blandt andet følgende:

Manuelle pakker



Gennemgået i alt 147.214 fordringer



Heraf forældet

–

50.918 fordringer (35 %), som udgør 273.733.235,01 kr.

Analysepakker



Gennemgået i alt 292.378 fordringer



Heraf forældet

–

96.264 fordringer (33 %), som udgør 346.773.371 kr.

Den løbende forældelseshåndtering

I forhold til den løbende forældelseshåndtering

er funktionaliteten ”erkend fordring”

igangsat i sommeren 2014. Indsatsen omfatter alle kundens fordringer, men kan på

grund af dataudfordringerne kun anvendes på en begrænset mængde kunder, indtil

afskrivning og dataopretning er gennemført. Den løbende forældelseshåndtering be-

handles som anvist i notatet,

”Forældelseshåndtering 2014” af 4.7.2014

med efterføl-

gende rettelser.

Der er tale om et stort antal. Eksempelvis er der registreret 220.000 fordringer med

forældelsesdatoer til behandling alene de to første uger i 2015.

Forældelse af fordringer

14 af 19

IR har i forbindelse med revisionen modtaget status på forældelsesopgaven, som den

ser ud ved udgangen af uge 46. Af denne status fremgår blandt andet følgende:

Forældelse 2014



Gennemgået i alt 1.233.600 fordringer



Heraf forældet

–

67.175 fordringer, som udgør 224.063.582 kr.



INDOG § 16

–

14.810 fordringer, som udgør 29.024.120 kr.

Afrapportering af forældelsesopgaverne

Fordringer, som kommer ud til behandling, fordi de i EFI står med en nært forestå-

ende forældelsesdato, rubriceres. SKAT har i et internt notat beskrevet, hvordan

denne rubricering skal foretages. Rubriceringen omfatter følgende muligheder:



Behandles ikke



Betalt/afdragsordning



Forældet (antal + beløb)



INDOG § 16 (antal + beløb)



Gældserkendelse



Sag OK



Tilsiges

IR har konstateret, at en væsentlig del af fordringerne bliver rubriceret under katego-

rien ”Sag OK”. Ifølge vejledningen skal

sidstnævnte rubricering bruges i de tilfælde,

hvor forældelsen ér afbrudt (dvs. ukorrekt forældelsesdato). SKAT har herudover op-

lyst,

at der ikke kan gives et entydigt svar på, i hvilke situationer rubrikken ”Sag OK”

er anvendt.

IR må forstå dette således, at ”Sag OK” i denne forbindelse

ikke kan ta-

ges som udtryk for, at det er undersøgt og konstateret, at den registrerede forældel-

sesdato er i overensstemmelse med forældelseslovgivningen.

I forbindelse med afrapporteringen er der ligeledes en rubrik, som hedder ”Behandles

ikke”. IR har spurgt SKAT, hvilke sager der registreres

under denne kategori. Vi har

fået oplyst, at det som hovedregel drejer sig om sager, hvor SKAT ikke kan foretage

forældelsesafbrydende tiltag. Det vil i mange tilfælde dreje sig om civilretlige krav,

hvor SKAT ikke har udpantningsret Der er derfor stor risiko for, at en stor del af disse

sager ligeledes vil være forældede, da der ifølge sagens natur kun sjældent vil være

foretaget forældelsesafbrydende skridt. SKAT oplyser, at der ikke er foretaget en op-

gørelse, der viser, hvor meget det udgør.

Til ovenstående to opgaver, dvs. oprydningsopgaven og den løbende forældelsesop-

gave, anvendes 80 % af ressourcerne i Inddrivelsen indtil ultimo 2014.

Intern kvalitetssikring

Som en yderligere kvalitetssikring af data er der sat større fokus på forældelseshånd-

teringen i forbindelse med den interne kvalitetssikring. Primo 2014 blev kontrollerne

udført kvartalsvis, siden månedsvis og fra september 2014 blev det besluttet at ud-

føre kontrollerne som ugentlige kontroller.

Forældelse af fordringer

15 af 19

Vi vurderer, at arbejdet med den interne kvalitetssikring i sig selv er velfungerende.

Der bliver konstateret mange fejl, og som følge deraf er intensiteten af kontrollerne

øget. Det bemærkes, at de konstaterede fejl, er fejl, der er sket i forbindelse med den

manuelle forældelseshåndtering.

Afdelingslederne eller de personer, som er bemyndiget til at foretage den interne kva-

litetssikring, agerer i forhold til fejlene ved at tale med de enkelte sagsbehandlere

og/eller sætte fokus på generelle fejl. Resultatet af den interne kvalitetssikring afrap-

porteres ugentligt til Produktionsgruppen og månedligt til ledergruppen.

IR har erfaret, at et tiltag fra Produktionsgruppen er, at de 100 største afskrivningssa-

ger vedrørende forældede krav, skal gennemgå et ekstra kvalitetstjek med henblik på

at kontrollere, om de faktisk er forældede. Herudover har vi, efter revisionens afslut-

ning, modtaget en redegørelse fra SKAT, der viser, at der løbende iværksættes sær-

lige tiltag med henblik på at sikre korrekt opsætning/beregning af forældelsesdato.

Til trods for de særlige tiltag er der ingen tilbagegang at spore i fejlprocenterne.

SAP-krav

IR betragter de oversendte/konverterede SAP-krav som værende risikofyldte i forhold

til forældelse. Dette skyldes bl.a., at SAP ikke er et inddrivelsessystem, men alene et

bogføringssystem. Der er derfor ingen forældelsesdatoer i SAP. Muligheden for fejl i

forbindelse med oversendelsen/konverteringen er derfor stor.

Forældelsestaskforce

Der er i EFI-projektet nedsat en forældelses-taskforce. Denne taskforce er etableret

med henblik på at foretage et ekstra kvalitetstjek i forhold til at afklare, om EFI opfører

sig, som EFI skal, når de forskellige indsatser iværksættes. Vi kender ikke omfang og

resultat af arbejdet i forældelses-taskforcen.

Stikprøver

IR har foretaget en stikprøvevis gennemgang af i alt 25 sager konverteret fra hhv.

SAP, Kobra og DMO (D/R). Stikprøvekontrollen viste følgende:

Dagbøder efter skattekontrolloven er konverteret fra SAP til EFI med 10 års foræl-

delse, uagtet at disse er omfattet af forældelseslovens almindelige regelsæt og ho-

vedreglen med 3 års forældelse. SKAT oplyser, at alle bøder (altså også dagbøder

efter skattekontrolloven) er registreret

med fordringstypen ”bøder/konfiskation”.

Denne fordringstype bestemmer, at der er tale om ultimativ forældelse, dvs.10 år. IR

kan heraf udlede, at der er tale om en generel fejl.

Krav med dom (10 års forældelse): Stikprøvegennemgangen viste en enkelt sag, hvor

SKAT ikke har registreret den ændrede forældelsesdato, som følge af dommen. Kra-

vet er medtaget i et udlæg og er registreret med 3 års forældelsesfrist sammen med

de øvrige krav i udlægget. Af SKATs tilbagemelding fremgår det, at ”fordringshaver

SAP” har indsendt kravet med en fordringstype, der medfører 3 års forældelsesfrist.

Dette betyder, at forældelsesafbrydende tiltag kun registreres med en ny frist på 3 år

Forældelse af fordringer

16 af 19

og ikke på 10 år. IR vurderer, at dette kan være et generelt problem i de sager, hvor

der er afsagt dom.

Gennemgangen af de konverterede Kobra-krav har vist, at der forekommer fejl, hvor

inddrivelsesrenten af ukendte årsager er registreret med 6 års forældelsesfrist i stedet

for 3 år. Herudover er der andre sager, hvor IR ikke kan gennemskue den registre-

rede forældelsesdato på inddrivelsesrenten.

Gennemgangen af krav fra DMO har vist, at der er en del fejl vedrørende forældel-

sesdatoer på renter. Også her er der konstateret inddrivelsesrenter med 6 års foræl-

delsesfrist samt en del sager, hvor forældelsesdatoerne forekommer uforklarlige.

Dette gælder i overvejende grad renterne, men i en enkelt sag også i forhold til ho-

vedfordringen. SKAT oplyser, at der i forhold til inddrivelsesrenterne med 6 års foræl-

delsesfrist er tale om en kendt fejl. Rettelse af denne er højt prioriteret.

Sammenfatning

Der er/kan være tale om tre fejltyper:

a) oprindelige fejl vedrørende forældelse, dvs. forældelsesdatoen var forkert alle-

rede i de hidtidige systemer og forud for konverteringen

b) systemfejl

c) sagsbehandlerfejl i forbindelse med forældelseshåndteringen.

De krav, som er nævnt tidligere, vedrører krav/poster, som behandles i SKAT af to år-

sager:



Kravene skal behandles, fordi der er konstateret fejl i disse i forbindelse med kon-

verteringen. I september 2014, da IR indledte denne revision, drejede det sig om i

alt 891.000 fordringer.



Fordringer, som skal forældelsesafbrydes, idet de løbende rammer det tidspunkt,

hvor forældelse ville indtræde ifølge den forældelsesdato, som er opsat i EFI.

Disse krav skal behandles manuelt, og der skal tages stilling til, om den indsatte

forældelsesdato er korrekt.

Ved det indledende møde i september 2014 spurgte IR til de øvrige krav, som er i

EFI. SKAT svarede, at man antog, at disse krav stod med korrekt forældelsesdato.

IR har konstateret, at der indtil uge 46 er gennemgået ca. 2 mio. poster. Det har ikke

været muligt at få oplyst det samlede antal poster i EFI, men vi har fået oplyst, at der

på konverteringstidspunktet var ca. 20 mio. poster. Det er IRs vurdering, at der i ad-

skillige af de sager/poster, som ikke er gennemgået, må formodes at forekomme

samme fejltyper som de, der bliver konstateret i den løbende gennemgang (vedrø-

rende forældelse) af sagerne.

Forældelse af fordringer

17 af 19

Bilag 3: Anvendt skala

Ved vurderingen i konklusionen er følgende skala anvendt:

Meget

Tilfredsstillende

Intern Revision har ikke konstateret svagheder i de forretningsgange og pro-

cesser, der understøtter det reviderede område. Samtlige observationer kan

henføres til prioritet 3.

Prioritet 1: Ingen observationer

Prioritet 2: Ingen observationer

Prioritet 3: Samtlige observationer

Tilfredsstillende

Intern Revision har observeret enkelte svagheder i de forretningsgange og pro-

cesser, der understøtter det reviderede område. Størstedelen af observatio-

nerne er omfattet af prioritet 3. Enkelte observationer med prioritet 2 kan dog

forekomme. Samlet set udgør de implementerede forretningsgange et ”tilfreds-

stillende” grundlag for administration af området.

Prioritet 1: Ingen observationer

Prioritet 2: Enkelte observationer

Prioritet 3: Hovedparten af observationer

Ikke helt

Tilfredsstillende

Intern Revision har observeret flere svagheder i de forretningsgange og pro-

cesser, der understøtter det reviderede område. Størstedelen af observatio-

nerne er omfattet af prioritet 2 eller 3 med hovedvægten på prioritet 2. Enkelte

observationer i prioritet 1 kan dog forekomme. Samlet set medfører svaghe-

derne, at de implementerede forretningsgange udgør ”et ikke helt tilfredsstil-

lende” grundlag for administration af området.

Der er som følge heraf en for-

øget risiko for



Væsentlig fejlinformation i regnskaber og ledelsesrapportering

Manglende overholdelse af gældende lovgivning

Manglende overholdelse af interne regler og retningslinjer

Manglende overholdelse af overordnede politikker

Manglende iagttagelse af ”skyldige økonomiske hensyn”

Prioritet 1: Enkelte observationer

Prioritet 2: Hovedparten af observationer

Prioritet 3: Et mindre antal observationer

Ikke

Tilfredsstillende

Intern Revision har observeret flere væsentlige svagheder i de forretnings-

gange og processer, der understøtter det reviderede område. Størstedelen af

observationerne er omfattet af prioritet 1 eller 2 med hovedvægten på prioritet

1. Enkelte observationer i prioritet 3 kan forekomme. Samlet set medfører

svaghederne, at de implementerede forretningsgange udgør et ”ikke tilfredsstil-

lende grundlag” for administration af området. Der er som følge heraf en væ-

sentlig forøget risiko for:



Væsentlig fejlinformation i regnskaber og ledelsesrapportering

Manglende overholdelse af gældende lovgivning

Manglende overholdelse af interne regler og retningslinjer

Manglende overholdelse af overordnede politikker

Manglende iagttagelse af ”skyldige økonomiske hensyn”

Manglende realisering af forretningsmålene for det reviderede område.

Prioritet 1: Hovedparten af observationer

Prioritet 2: Et mindre antal observationer

Prioritet 3: Enkelte observationer

Forældelse af fordringer

18 af 19

Prioritet skal ses i forhold til det reviderede område og er defineret således:

Kritisk for forretningen:

Væsentlig svaghed i de etablerede forretningsgange/processer.

Svagheden kan omfatte manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne kon-

troller, manglende regnskabsmæssige faciliteter. Der er en væsentlig forøget risiko for, at pro-

cessens målopfyldelse ikke realiseres som følge af den konstaterede svaghed. Der bør straks

iværksættes foranstaltninger med henblik på at udbedre de observerede svagheder.

Væsentlig for forretningen:

Svaghed i de etablerede forretningsgange/processer. Svagheden

kan omfatte manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne kontroller, mang-

lende regnskabsmæssige faciliteter. Der er forøget risiko for, at processens målopfyldelse ikke

realiseres i fuldt omfang som følge af den konstaterede svaghed. Der bør iværksættes foran-

staltninger med henblik på at udbedre de observerede svagheder.

Mindre betydning for forretningen:

Ingen væsentlige svagheder i de etablerede forretnings-

gange/processer. Det er dog muligt at designe de enkelte processer på en mere hensigtsmæs-

sig måde, således at eksekveringen forbedres.

Forældelse af fordringer

19 af 19