REU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 916: Spm., om politiet efter de gældende regler havde pligt til at journalisere eller på anden måde gemme de slettede e-mails, der nu er kommet frem i Tibet-sagen, til justitsministeren

Retsudvalget 2017-18
REU Alm.del
Offentligt

Folketinget

Retsudvalget

Christiansborg

1240 København K

Dato:

Kontor:

Sagsbeh:

Sagsnr.:

Dok.:

31. august 2018

Databeskyttelseskontoret

Christian Birkmose Eri-

chsen

2018-0030-1281

814676

Hermed sendes besvarelse af spørgsmål nr. 916 (Alm. del), som Folketin-

gets Retsudvalg har stillet til justitsministeren den 22. juni 2018. Spørgsmå-

let er stillet efter ønske fra Peter Skaarup (DF).

Søren Pape Poulsen

Jakob Lundsager

Slotsholmsgade 10

1216 København K.

T +45 7226 8400

F +45 3393 3510

www.justitsministeriet.dk

[email protected]

REU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 916: Spm., om politiet efter de gældende regler havde pligt til at journalisere eller på anden måde gemme de slettede e-mails, der nu er kommet frem i Tibet-sagen, til justitsministeren

Spørgsmål nr. 916 (Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg:

”Vil ministeren redegøre for, om politiet efter de gældende reg-

ler havde pligt til at journalisere eller på anden måde gemme de

slettede e-mails, der nu er kommet frem i Tibet-sagen, og i be-

kræftende fald hvor længe disse e-mails skulle gemmes?”

Svar:

Tibetkommissionen blev som bekendt gennedsat den 4. juli 2018. Kommis-

sionen har bl.a. til opgave at gennemføre en supplerende undersøgelse af de

forhold, der blev undersøgt af den oprindelige Tibetkommission, og at un-

dersøge og redegøre for politiets håndtering af demonstrationer mv. i for-

bindelse med officielle kinesiske besøg i Danmark siden 1995. Det forud-

sættes i kommissoriet, at myndigheder mv. giver kommissionen fuld adgang

til at søge i e-mail-systemer, eventuelle andre IT-systemer og filservere mv.

samt at iværksætte forsøg på genskabelse af e-mails mv., som ikke er umid-

delbart tilgængelige. Bl.a. derfor finder Justitsministeriet det rigtigst ikke på

nuværende tidspunkt at bede politiet vurdere spørgsmålet om, hvorvidt de

pågældende e-mails burde havde været journaliseret eller gemt. Justitsmini-

steriet kan dog mere generelt oplyse følgende:

Offentlige myndigheders pligt til at journalisere eller på anden måde

gemme e-mails følger af forvaltningsretten, arkivlovgivningen og – i det

omfang en e-mail indeholder personoplysninger – databeskyttelseslovgiv-

ningen.

Hvilke regler for journalisering, der gælder, afhænger af, hvornår et do-

kument er indgået til, oprettet af eller udgået fra en myndighed. Før 1. ja-

nuar 2014 var spørgsmålet om journalisering reguleret af god forvaltnings-

skik, mens reglerne om journalisering efter 1. januar 2014 følger af offent-

lighedslovens § 15, stk. 1.

Før 1. januar 2014 var der ikke i lovgivningen fastsat regler om forvalt-

ningsmyndigheders pligtmæssige journalisering. Derimod fulgte det af god

forvaltningsskik, at forvaltningsmyndigheder i første række skulle foretage

en systematisk (og løbende) journalisering af ind- og udgående post.

Det var dog ikke antaget, at god forvaltningsskik indebar, at alle afsendte

eller modtagne e-mails skulle journaliseres, men den nærmere afgrænsning

af, hvilke e-mails der skulle (eller ikke skulle) journaliseres, var dog ikke

fastlagt nærmere.

Kravene til journalisering i medfør af god forvaltningsskik blev kodificeret

og nuanceret med offentlighedslovens § 15, stk. 1. Journaliseringspligten ef-

ter offentlighedslovens § 15, stk. 1, gælder for alle dokumenter, herunder e-

mails, der er udvekslet efter 1. januar 2014.

Efter offentlighedslovens § 15, stk. 1, 1. pkt., skal dokumenter, der er modta-

get eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sags-

behandling i forbindelse med dens virksomhed, journaliseres, i det omfang

dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det

samme gælder interne dokumenter, der foreligger i endelig form, jf. bestem-

melsens 2. pkt.

Offentlighedslovens § 15, stk. 1, om journalisering varetager en række for-

skellige hensyn, herunder bl.a. kontrolhensyn, bevis- og dokumentations-

hensyn, offentlighedshensyn samt bevarings- og arkivmæssige hensyn.

Disse hensyn medfører dog ikke, at ethvert dokument, der er omfattet af of-

fentlighedslovens anvendelsesområde, er omfattet af pligten til at journali-

sere efter offentlighedslovens § 15, stk. 1, 1. pkt.

E-mails er som udgangspunkt omfattet af lovens dokumentbegreb, men kan

dog efter omstændighederne have en sådan »formløs« karakter, at de ikke

kan sidestilles med egentlige skriftlige dokumenter, og dermed ikke anses

for at være et dokument i lovens forstand. Om det er tilfældet beror på en

konkret vurdering af indholdet og karakteren af den enkelte e-mail sammen-

holdt med indholdet og karakteren af den sag som e-mailen vedrører.

Journaliseringspligten gælder endvidere under forudsætning af,

doku-

mentet er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i ad-

ministrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, og

det på-

gældende dokument har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øv-

rigt.

Bestemmelsens krav om, at dokumentet skal være indgået som led i admi-

nistrativ sagsbehandling indebærer bl.a., at bøger, aviser, tidsskrifter, rekla-

mer, tryksager, kort, brochure, ind- og udgående takkeskrivelser, kursustil-

bud samt mødeindkaldelser ikke skal journaliseres. Det samme gælder do-

kumenter, som en forvaltningsmyndighed blot modtager til opbevaring.

Kravet efter offentlighedslovens § 15, stk. 1, 1. pkt., om at dokumentet skal

have ”betydning for en sag” eller ”betydning for […] sagsbehandlingen i

øvrigt” medfører, at dokumentet enten skal have betydning for sagens ind-

holdsmæssige del, eller at dokumentet i forhold til den pågældende sag skal

have en dokumentations- eller bevismæssig værdi.

For så vidt angår modtagne eller afsendte e-mails er disse – ligesom papir-

baserede dokumenter – omfattet af journaliseringspligten, hvis den enkelte

e-mail er indgået som led i administrativ sagsbehandling og har haft betyd-

ning for sagen eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det kan eksempelvis være e-

mails, der indeholder oplysninger om en sags faktiske omstændigheder el-

ler eksterne faglige vurderinger af betydning for sagen.

Det indholdsmæssige kriterium – sammenholdt med e-mailens uformelle

karakter – indebærer dog, at ganske mange e-mails, som en forvalt-

ningsmyndighed (eller den enkelte ansatte) modtager, ikke skal journalise-

res. Det kan eksempelvis være e-mails om bekræftelse af mødetidspunkt,

anmodninger om at blive ringet op eller henvendelser fra andre offentlige

ansatte om, hvornår en sag kan forventes færdigbehandlet.

Persondataloven, der nu er ophævet, indeholdt i § 5 en række grundlæg-

gende databeskyttelsesretlige principper. Disse principper finder i vid ud-

strækning fortsat anvendelse på behandlingen af personoplysninger i dag i

medfør af artikel 5 i databeskyttelsesforordningen og retshåndhævelseslo-

vens § 4.

Det fremgik af persondatalovens § 5, stk. 5, at indsamlede oplysninger ikke

måtte opbevares på en måde, der gav mulighed for at identificere den regi-

strerede i et længere tidsrum end det, der var nødvendigt af hensyn til de

formål, hvortil oplysningerne blev behandlet.

Persondatalovens § 5, stk. 5, bidrog til at sikre mod unødvendig ophobning

af data, idet en dataophobning principielt altid indebærer en forøget risiko

for krænkelse af de registrerede, f.eks. derved at oplysningerne kommer

uvedkommende i hænde.

Det fremgik af bemærkningerne til persondataloven, at oplysningerne ikke

måtte opbevares i identificerbar form i længere tid end, hvad der var nød-

vendigt af hensyn til de formål, hvortil oplysningerne blev indsamlet, eller i

forbindelse med hvilke oplysningerne senere blev behandlet. Ifølge be-

mærkningerne var det ikke muligt generelt at beskrive, for hvilke tidsrum

opbevaring af identificerbare oplysninger ville kunne ske. Dette måtte afgø-

res i den enkelte situation. Det forudsattes dog, at der gennem vedkom-

mende tilsynsmyndigheds virksomhed ville blive fastsat nogle generelle kri-

terier for, hvor længe den dataansvarlige i almindelighed måtte opbevare

identificerbare oplysninger.

Registerudvalget havde i betænkning nr. 1345/1997 om behandling af per-

sonoplysninger udtalt, at det forudsattes, at der gennem Datatilsynets virk-

somhed etableredes en praksis, som gjorde det muligt for forvaltningsmyn-

digheder at opbevare oplysninger, så længe der var et administrativt behov

herfor. Ved vurderingen af dette spørgsmål ville der ofte kunne hentes støtte

i særlovgivningen, idet denne kunne indeholde regler herom. Under alle om-

stændigheder var det vigtigt, at myndighederne ikke blev tvunget til at slette

oplysninger, der fortsat var et sagligt behov for at opbevare.

Datatilsynet havde i flere sager haft spørgsmål om en arbejdsgivers behand-

ling af en medarbejders e-mailkonto i tilfælde, hvor en medarbejder forlod

arbejdspladsen.

Datatilsynet fastlagde derfor i 2011 retningslinjer, for så vidt angår fratrådte

medarbejderes e-mailkonti og længden på den periode, hvor disse kunne

holdes aktive. Retningslinjerne blev senest opdateret i 2015.

Retningslinjerne fastslog, at når en medarbejder forlod arbejdspladsen og

ikke længere kunne få adgang til sin personlige e-mailkonto på arbejdsplad-

sen, måtte e-mailkontoen kun holdes aktiv i en periode, der var så kort som

muligt.

Det fulgte endvidere af Datatilsynets retningslinjer, at periodens længde

skulle fastsættes under hensyntagen til den fratrådte medarbejders stilling

og funktion og maksimalt kunne være på 12 måneder.

Justitsministeriet har – med inddragelse af Datatilsynet – taget initiativ til at

udarbejde generelle retningslinjer for statslige myndigheders praksis for op-

bevaring og sletning af medarbejderes e-mails. Justitsministeriet har i til-

knytning hertil endvidere taget initiativ til af udarbejde nogle anbefalinger

om, hvordan statslige myndigheder bør forholde sig med hensyn til sletning

og backup af e-mails, når der er udsigt til, at der skal nedsættes en undersø-

gelseskommission, som myndigheden må forventes at skulle levere materi-

ale til. Der henvises bl.a. til justitsministerens besvarelser af 18. april 2018

af spørgsmål nr. 514 REU (alm. del) og af 19. april 2018 af samrådsspørgs-

mål Q fra Folketingets Retsudvalg.

Det skal herudover bemærkes, at i forhold til opbevaring til arkivmæssige

formål så fremgik det af persondatalovens § 14, at oplysninger, der var om-

fattet af denne lov, kunne overføres til opbevaring i arkiv efter reglerne i ar-

kivlovgivningen. I det omfang en opbevaringspligt fulgte af disse regler,

ville opbevaring være berettiget. I de situationer, hvor det ikke længere var

nødvendigt for en dataansvarlig myndighed at opbevare oplysninger i per-

sonhenførbar form, jf. den dagældende regel i persondatalovens § 5, stk. 5,

kunne der således som alternativ til sletning eller anonymisering ske arki-

vering efter reglerne i arkivlovgivningen.

Arkivloven indeholder regler om myndigheders opbevaring af dokumen-

ter og oplysninger. Det følger af arkivlovgivningens regler og principper,

herunder arkivlovens § 8, stk. 1 og 2, at en myndighed ikke er berettiget til

at kassere (destruere) dokumenter eller slette oplysninger, medmindre lov-

givningen indeholder udtrykkelig hjemmel hertil.

Hvor længe en myndighed skal opbevare et dokument afhænger således i

første række af arkivforskrifterne om kassation, der netop indeholder en ud-

trykkelig regulering af kassationsadgangen. Rigsarkivaren udsteder således

jævnligt bevarings- og kassationsbestemmelser for konkrete myndigheds-

områder, som nærmere afgrænser, hvilke arkivalier der henholdsvis skal

kasseres og bevares, jf. arkivbekendtgørelsens § 5

Det grundlæggende synspunkt er, at dokumenter først må kasseres, når der

ikke længere er noget administrativt eller retligt behov for dem, jf. arkiv-

lovens § 4, nr. 2. Hvornår dette tidspunkt indtræder beror på en konkret vur-

dering, hvor bl.a. de almindelige forældelsesregler må indgå.

Det beroede således på en konkret vurdering af hver enkelt af de e-mails,

der omtales i spørgsmålet, om politiet efter de gældende regler havde en

pligt til at journalisere eller på anden måde gemme disse e-mails, ligesom

det beroede på en konkret vurdering efter databeskyttelseslovgivningen,

hvornår en e-mail med personoplysninger burde slettes.

Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og om offentlige arki-

vers virksomhed.