REU, Alm.del - 2017-18 - Supplerende svar på spørgsmål 796: Spm. om oversendelse af al relevant kommunikation internt i ministeriet og mellem ministeriet og andre myndigheder vedrørende sagen om at udlevere e-mails, til justitsministeren

Retsudvalget 2017-18
REU Alm.del
Offentligt

Sagsnr.: 2017-750-0089 Akt: 51 Dok.: 758050 Titel: Pressesvar til DR

From:

Henrik Skovgaard-Petersen

Sent:

Wed, 23 May 2018 17:33:14 +0000

To:

'[email protected]';'[email protected]'

Cc:

Caroline

฀stergaard

Nielsen

Subject:

VS:

Sp฀rgsm฀l

beg฀ring

om aktindsigt vedr. JM's opbevaring af slettede mails i

relation til Tibet-kommissionens arbejde

Kære begge

Dette svar er for lidt siden sendt til Jesper Tynell.

Med venlig hilsen

Henrik Skovgaard-Petersen

Specialkonsulent

Stats- og Menneskeretskontoret

Slotsholmsgade 10

1216 København K

Tlf. direkte: 7226 8847

Tlf.: 7226 8400

www.justitsministeriet.dk

[email protected]

Fra:

Jakob Kronborg

Sendt:

23. maj 2018 19:14

Til:

Jesper Tynell P1 Aktualitet <[email protected]>

Emne:

Re: Spørgsmål og begæring om aktindsigt vedr. JM's opbevaring af slettede mails i relation til Tibet-

kommissionens arbejde

Kære Jesper

I forbindelse med din dialog med Udenrigsministeriet kan vi forstå, at der har været rejst spørgsmål om

pligten til at udlevere materiale til en undersøgelseskommission.

Justitsministeriet kan i den forbindelse oplyse følgende:

Ifølge undersøgelseskommissionslovens § 9, stk. 1, 1. pkt., har enhver pligt til at udlevere materiale til en

undersøgelseskommission, når den anmoder om det.

Bestemmelsen indebærer, at undersøgelseskommissionen kan anmode om alt materiale, der er relevant

for undersøgelsen.

Kommissionen kan vælge at formulere en helt bred anmodning om alt relevant materiale, eller den kan

vælge at konkretisere, hvilke søgeord mv. der skal bruges til at finde materialet frem.

Uanset hvordan kommissionens anmodning er formuleret, vil der i sagens natur være behov for at

afgrænse anmodningen og tilrettelægge en fremgangsmåde for at søge det relevante materiale frem.

I praksis er der to måder, man kan tilrettelægge søgeprocessen på. Myndigheden kan enten gå i dialog med

kommissionen om, hvordan søgningen skal gennemføres, eller myndigheden kan selv tilrettelægge

REU, Alm.del - 2017-18 - Supplerende svar på spørgsmål 796: Spm. om oversendelse af al relevant kommunikation internt i ministeriet og mellem ministeriet og andre myndigheder vedrørende sagen om at udlevere e-mails, til justitsministeren

Sagsnr.: 2017-750-0089 Akt: 51 Dok.: 758050 Titel: Pressesvar til DR

søgningen og redegøre for søgeprocessen over for kommissionen. Begge fremgangsmåder er helt

sædvanlige i praksis.

Det gælder generelt, at en undersøgelseskommission er en uafhængig myndighed, der selv er ansvarlig for

at tilrettelægge sin undersøgelse. Kommissionen har som nævnt ganske vide beføjelser til at kræve

materiale udleveret. Hvis kommissionen ikke er tilfreds med det materiale, den har modtaget, eller med

den søgeproces, der er fulgt, har kommissionen mulighed for at gå i dialog med myndighederne herom og

kræve, at myndigheden udleverer yderligere materiale eller udvider søgningen.

For så vidt angår Tibetkommissionens undersøgelse, kan der henvises til justitsministerens besvarelse af 22.

maj 2018 af spørgsmål nr. 671 fra Folketingets Retsudvalg.

I forbindelse med din henvendelse til Justitsministeriet den 20. april, kan vi oplyse følgende:

For så vidt angår proceduren for sletning af postkasser for fratrådte medarbejdere i Justitsministeriets

departement kan det oplyses, at Koncern IT I kriminalforsorgen som udgangspunkt iværksætter en

automatiseret proces i de tilfælde, hvor der modtages besked om, at en medarbejder er fratrådt sin stilling.

Ud over at den pågældendes Windows konto bliver deaktiveret, medfører proceduren, at brugerens

postkasse bliver dekoblet fra brugerens Windows konto, ligesom postkassen bliver slettemarkeret. Når en

postkasse slettemarkeres, bliver den liggende på mailserveren i 365 dage, hvorefter den automatisk bliver

slettet. Herefter kan postkassen ikke længere genskabes på mailserveren. Den vil dog i princippet kunne

genskabes fra backup i de 21 dage, backuppen gemmes. En postkasse, der bliver slettemarkeret, vil således

ikke kunne genskabes 386 dage efter, at slettemarkeringen er foretaget.

Den beskrevne procedure er har været gældende siden foråret 2016.

Proceduren kan være fraveget i visse tilfælde. Dette kan eksempelvis være en følge af menneskelige fejl

eller meddelelse herom.

En manglende sletning kan således skyldes, at Koncern IT ikke har fået besked fra en lokal

autorisationsansvarlig om at lukke en konto og dertil hørende mailboks, eller at en lokal

autorisationsansvarlig aktivt har bedt om, at Koncern IT ikke må slette en brugers mailboks.

Justitsministeriet har ikke ved en søgning herom kunne fremfinde oplysninger om, at der aktivt skulle være

anmodet om, at Koncern IT ikke må slette en brugers mailboks.

Mvh

Jakob Kronborg

Presse- og Kommunikationsrådgiver

Justitsministeriet

On Fri, Apr 20, 2018 at 2:46 PM +0200, "Jesper Tynell P1 Aktualitet" <[email protected]> wrote:

Kære Jakob

Endnu en gang tak for svarene nedenfor fra i går.

Som sagt ved jeg positivt, at der var en tidligere medarbejder i JM, der fik gennemgået en backup af sin

mailboks ifm. Tibetkommissionens forespørgsel i 2016. Hun havde forladt JM 3 år forinden, men

ministeriet havde altså fortsat alle hendes mails 3 år senere – og foretog en systematisk søgning heri for

kommissionen.

Sagsnr.: 2017-750-0089 Akt: 51 Dok.: 758050 Titel: Pressesvar til DR

Derfor vil jeg høre dig, om du kan oplyse mere præcist om, hvor længe jeres backupsystem gemte e-

mails i hhv. foråret 2016 og nu?

I den forbindelse må I meget gerne differentiere, hvis I har flere backupsystemer med forskellige

overskrivningstider. Hos Udenrigsministeriet har de fx et almindeligt backupsystem, der gemmer i 5 år.

Herudover har de Enterprise Vault, der automatisk komprimerer emails efter 370 dage og i princippet

gennem den i uendelig lang tid. Herudover har de angiveligt også en mail kaldet

”[email protected]” som aldrig bliver slettet i det almindelige system.

Det vil være rart at vide, hvordan jeres gemme/slette-frister var i de forskellige systemer hos jer i foråret

2016, da Tibet-kommissionen sendte sin forespørgsel. Herunder hvor lang tid også slettede emails og

aftrådte medarbejderes slettede konti blev gemt i disse backup/komprimeringssystemer og lign.

Kan det lade sig gøre?

God vind til vi mæles ved.

De bedste hilsner Jesper :-)

--------------------------------------------------------------------------------------------

Jesper Tynell

Fagmedarbejder, Orientering på P1

DR Byen

Emil Holms Kanal 20, opg.6-4

DK-0999 København C

M +45 2854 5971

[email protected]

www.dr.dk

--------------------------------------------------------------------------------------------

Fra:

Jakob Kronborg [mailto:[email protected]]

Sendt:

19. april 2018 15:07

Til:

Jesper Tynell P1 Aktualitet <[email protected]>

Emne:

SV: Spørgsmål og begæring om aktindsigt vedr. JM's opbevaring af slettede mails i relation til

Tibet-kommissionens arbejde

Kære Jesper

Jeg beklager mange gange det sene svar. Hermed følger svar fra Justitsministeriet på dine spørgsmål. Jeg

giver dig ligeledes et kald.

***

”Justitsministeriet vil generelt gøre opmærksom på, at det ikke kan udelukkes, at en person, der har haft

til hensigt helt at slette en mail, har kunne finde veje til at gøre dette.”

Fsva. Spørgsmål 1:

Sagsnr.: 2017-750-0089 Akt: 51 Dok.: 758050 Titel: Pressesvar til DR

”I Justitsministeriet blev fratrådte medarbejders mailkonti som udgangspunkt slettet efter et år også i

2015. Afgående justitsministres mailkonti har man i Justitsministeriet opbevaret uden tidsbegrænsning.

Det gør sig i hvert fald gældende for de ministre, der er relevante for Tibet-kommissionen.

Justitsministeriet kan som tidligere nævnt oplyse, at

slettede e-mails

som udgangspunkt opbevares i et år

efter sletning. Det gælder også for ministre.

Som tidligere oplyst vil Justitsministeriet – under inddragelse af Datatilsynet – tage initiativ til at

udarbejde generelle retningslinjer for statslige myndigheders praksis for opbevaring og sletning af e-

mails.

I den forbindelse vil der også blive set på praksis for opbevaring af fratrådte ministres e-mails.”

Fsva. Spørgsmål 2-4:

”Justitsministeriet kan oplyse, at der til brug for Tibet-kommissionens undersøgelse er foretaget søgning

i mailkonti tilhørende justitsministrene i den undersøgte periode (dvs. Morten Bødskov, Karen

Hækkerup, Mette Frederiksen og Søren Pind). Der blev udleveret mails til kommissionen fra Karen

Hækkerup, Mette Frederiksen og Søren Pinds mailkonti, hvorimod der ved søgning ikke blev identificeret

mails af relevans for kommissionens arbejde i Morten Bødskovs mailkonto.”

Med venlig hilsen

Jakob Kronborg

Presse- og Kommunikationsrådgiver

Kommunikation

Slotsholmsgade 10

1216 København K

Tlf. direkte: 72268423

Tlf.: 7226 8400

www.justitsministeriet.dk

[email protected]

Fra:

Jesper Tynell P1 Aktualitet <[email protected]>

Sendt:

16. april 2018 15:46

Til:

Jakob Kronborg <[email protected]>

Cc:

Jesper Tynell P1 Aktualitet <[email protected]>

Emne:

SV: Spørgsmål og begæring om aktindsigt vedr. JM's opbevaring af slettede mails i relation til

Tibet-kommissionens arbejde

Kære Jacob

Jeg kan ikke se, at jeg skulle have fået svar på mine 4 spørgsmål nedenfor fremsendt den 14. marts 2018.

Er det korrekt eller har jeg overset noget?

Og er der i givet fald udsigt til, at jeg kan få svar i dag eller i morgen, tænker du?

På forhånd stor tak for hjælpen – når den kommer.

Sagsnr.: 2017-750-0089 Akt: 51 Dok.: 758050 Titel: Pressesvar til DR

De bedste hilsner Jesper :-)

--------------------------------------------------------------------------------------------

Jesper Tynell

Fagmedarbejder, Orientering på P1

DR Byen

Emil Holms Kanal 20, opg.6-4

DK-0999 København C

M +45 2854 5971

[email protected]

www.dr.dk

--------------------------------------------------------------------------------------------

Fra:

Jesper Tynell P1 Aktualitet

Sendt:

21. marts 2018 15:36

Til:

Jakob Kronborg <[email protected]>

Cc:

Jesper Tynell P1 Aktualitet <[email protected]>

Emne:

SV: Spørgsmål og begæring om aktindsigt vedr. JM's opbevaring af slettede mails i relation til

Tibet-kommissionens arbejde

Kære Jakob!

Jeg ser stadig frem til at få svare på nedenstående spørgsmål og begæring om aktindsigt.

I forbindelse med aktindsigt-begæringen kan jeg tilføje, at Tibet-kommissionen på side 425-426 i i sin

beretning skriver følgende om korrespondancen med JM:

”

Justitsministeriet fremsendte den 1. marts 2016 skriftligt materiale til kommissionen

og oplyste i den forbindelse, at ministeriet ved anvendelse af de af kommissionen

foreslåede søgeord havde søgt i akter og mails fra perioden 14. marts 2012 til 2. oktober

2015. Søgningen var foretaget i akter oprettet i Statsrets- og Menneskeretskontoret

og i Politikontoret.

Kommissionen har i perioden 8. april 2016 til 27. januar 2017, modtaget yderligere

materiale fra Justitsministeriet, herunder mails sendt til eller fra udvalgte medarbejderes

mailkonti.

Kommissionen har derudover modtaget et enkelt klassificeret dokument – uddrag af

et godkendt referat af møde i Embedsmandsudvalget for Sikkerhedsspørgsmål den

14. maj 2012. Referatet blev senere delvis afklassificeret og har derfor kunnet indgå i

ekstraktmaterialet, jf. tillige nedenfor vedrørende Udenrigsministeriet.”

Det er bl.a. ovenstående korrespondance med Tibet-kommissionen og herudover også i forbindelse med

denne, min begæring om aktindsigt omfatter.

Endnu en gang på forhånd tak for hjælpen.

De bedste hilsner Jesper

--------------------------------------------------------------------------------------------

Jesper Tynell

Sagsnr.: 2017-750-0089 Akt: 51 Dok.: 758050 Titel: Pressesvar til DR

Fagmedarbejder, Orientering på P1

DR Byen

Emil Holms Kanal 20, opg.6-4

DK-0999 København C

M +45 2854 5971

[email protected]

www.dr.dk

--------------------------------------------------------------------------------------------

Fra:

Jesper Tynell P1 Aktualitet

Sendt:

14. marts 2018 15:09

Til:

'Jakob Kronborg' <[email protected]>

Cc:

Jesper Tynell P1 Aktualitet <[email protected]>

Emne:

Spørgsmål og begæring om aktindsigt vedr. JM's opbevaring af slettede mails i relation til Tibet-

kommissionens arbejde

Kære Jakob!

Endnu en gang tak for svarene nedenfor m.v.

Jeg har to yderligere spørgsmål og en aktindsigtbegæring, som jeg vil høre, om du kan hjælpe med at

besvare:

1. Da Tibet-kommissionen bad justitsministeriet om adgang til emails fra ministeriets medarbejdere

og ministres mailkonti, havde justitsministeriet da en praksis med at slette medarbejdere og

ministres mails, efter de har/havde forladt deres stillinger/hverv?

2. I forbindelse med Tibet-kommissionens arbejde, fik Tibet-kommissionen så udleveret mails fra

skiftende justitsministres mailkonti?

3. I givet fald hvilke?

4. I benægtende fald hvorfor ikke?

Herudover vil jeg gerne begære aktindsigt i den korrespondance, som justitsministeriet har haft med

Tibet-kommissionen vedr. udlevering af mails fra ministeriets medarbejderes og ministres mailkonti.

Sig endelig til, hvis noget af ovenstående skaber tvivl eller er muligt at begrænse, så I ikke skal bruge

unødig tid på det.

Da der er tale om relativt få og enkle spørgsmål og en begæring om aktindsigt i relativ få dokumenter,

håber jeg, at det kan lade sig gøre at besvare begge dele hurtigst muligt.

Sagsnr.: 2017-750-0089 Akt: 51 Dok.: 758050 Titel: Pressesvar til DR

På forhånd stor tak for også dette.

De bedste hilsner Jesper :-)

--------------------------------------------------------------------------------------------

Jesper Tynell

Fagmedarbejder, Orientering på P1

DR Byen

Emil Holms Kanal 20, opg.6-4

DK-0999 København C

M +45 2854 5971

[email protected]

www.dr.dk

--------------------------------------------------------------------------------------------

Fra:

Jakob Kronborg [mailto:[email protected]]

Sendt:

5. marts 2018 16:29

Til:

Jesper Tynell P1 Aktualitet <[email protected]>

Emne:

SV: Spørgsmål vedr. opbevaring af slettede e-mails

Kære Jesper

Beklager det sene sene svar. Hermed følger Justitsministeriets besvarelser af dine spørgsmål.

1. Er det stadigvæk korrekt, at Justitsministeriet også i dag kun opbevarer slettede e-mails i 30 dage

efter sletningen, og at der herefter ikke eksisterer backups heraf?

Justitsministeriet kan oplyse,

at slettede e-mails som udgangspunkt opbevares i et år efter sletning.

2. I givet fald hvorfor opbevares slettede e-mails kun i 30 dage efter sletning? (herunder gerne

specifikke henvisninger til hjemmelsgrundlag m.v., hvis det er juridiske vanskeligheder, der evt.

forhindrer en længere opbevaring af slettede mails, herunder oplysninger om manglende

logning, hvis det er det, der er det afgørende – og evt. økonomiske overvejelser, hvis det evt. er

ressourcemæssige dispositioner, der ligger bag)

Ikke relevant, grundet svaret på første

spørgsmål.

3. Når det gælder fratrådte medarbejdere, hvor længes gemmes deres (ikke-slettede) e-mails så

efter deres fratrædelse? (Her synes praksis hos nogle andre myndigheder også at være sletning

efter 30 dage).

Justitsministeriet kan oplyse, at e-mails fra fratrådte medarbejdere som

udgangspunkt opbevares i et år efter fratrædelse.

Med venlig hilsen

Jakob Kronborg

Presse- og Kommunikationsrådgiver

Kommunikation

Sagsnr.: 2017-750-0089 Akt: 51 Dok.: 758050 Titel: Pressesvar til DR

Slotsholmsgade 10

1216 København K

Tlf. direkte: 72268423

Tlf.: 7226 8400

www.justitsministeriet.dk

[email protected]

Fra:

Jesper Tynell P1 Aktualitet [mailto:[email protected]]

Sendt:

28. februar 2018 15:04

Til:

Jakob Kronborg <[email protected]>

Cc:

Jesper Tynell P1 Aktualitet <[email protected]>

Emne:

SV: Spørgsmål vedr. opbevaring af slettede e-mails

Kære Jacob

Endnu en gang tak for kontakten vedr. nedenstående spørgsmål m.m.

Regner I med at kunne svare på nogle af de nutidige spørgsmål vedr. praksis i dag her om lidt?

Endnu en gang stor tak for hjælpen.

De bedste hilsner Jesper

PS: Jeg har i dag optaget et interview med Datatilsynets direktør, der siger, at Datatilsynet aldrig har

taget stilling til, om man kan gemme backup af slettede mails i et særskilt backupsystem i fx 5 eller 10 år.

Det kan Datatilsynet derfor ikke sige noget om lovligheden af, før det har haft lejlighed til at vurdere de

modsatte hensyn over for hinanden.

I forhold til eventuelle spørgsmål om EU-ret, har det britiske datatilsyn lavet denne vejledning, der

tillader forsat opbevaring af slettede data i fx et separat backup-system, der er omgærdet af bestemte

sikkerhedsforanstaltninger – fx af hensyn til, hvis domstolene i fremtiden skulle kræve de slettede

oplysninger udleveret:

https://ico.org.uk/media/for-organisations/documents/1475/deleting personal data.pdf

Som sagt er der i alt fald også ét dansk ministerium, der har omlagt sin praksis, så alle mails de senere år

løbende er blevet gemt på en lukket backup, der gemmes i 5 år – herunder også slettede mails. Andre

myndigheder sletter fortsat backup af slettede mails efter 30 dage. Så praksis synes i dag at være

forskellige fra område til område.

--------------------------------------------------------------------------------------------

Jesper Tynell

Fagmedarbejder, Orientering på P1

DR Byen

Emil Holms Kanal 20, opg.6-4

DK-0999 København C

M +45 2854 5971

[email protected]

www.dr.dk

--------------------------------------------------------------------------------------------

Sagsnr.: 2017-750-0089 Akt: 51 Dok.: 758050 Titel: Pressesvar til DR

Fra:

Jesper Tynell P1 Aktualitet

Sendt:

27. februar 2018 09:46

Til:

[email protected]

Emne:

Sv: Spørgsmål vedr. opbevaring af slettede e-mails

Kære Jacob!

Endnu en gang tak fordi, du vil se på nedenstående.

Ved du, om I har mulighed for at svare på spørgsmålene i dag?

De tre første spørgsmål handler om nutiden, de fire sidste om noget fortidigt.

Hvis det er hurtigere at svare på spørgsmålene vedr. nutiden, vil jeg høre, om I evt. kan sende

svarene af to omgange, så jeg hurtigst muligt får svar på de tre første spørgsmål og evt. en dag

eller to senere på de fire sidste. Er det en mulighed?

De bedste hilsner Jesper :-)

Fra:

Jesper Tynell P1 Aktualitet

Sendt:

21. februar 2018 13:20:44

Til:

[email protected]

Cc:

Jesper Tynell P1 Aktualitet

Emne:

Spørgsmål vedr. opbevaring af slettede e-mails

Kære Jakob

Tak for samtalen.

Jeg skriver som sagt til dig, fordi jeg er ved at lave radioindslag om de problemer, som tre

forskellige undersøgelseskommissioner uafhængigt af hinanden er stødt ind i, når det gælder

adgang til slettede e-mails.

Sagsnr.: 2017-750-0089 Akt: 51 Dok.: 758050 Titel: Pressesvar til DR

Både Skattesagskommissionen, men også fra Tibet-kommissionens og Statsløse-kommissionens

påpeger således vanskeligheder i forhold til at få adgang til slettede e-mails i forbindelse med de

sager, I er sat til at undersøge.

Det synes således generelt at være sådan, at visse myndigheders backupsystemer hver 30. dag

løbende overskriver tidligere backups og dermed gør det vanskeligt eller umuligt at få adgang til

mails, som er slettet før seneste backup er taget.

Det synes også at gælde for Justitsministeriets område, fremgår det af Statsløse-kommissionens

beretning, hvori i der står:

http://justitsministeriet.dk/sites/default/files/media/Pressemeddelelser/pdf/2015/statsloesekommis

sion_bind_1.pdf

”Justitsministeriet oplyste i november 2012 på kommissionens forespørgsel, at

Integrationsministeriet ikke havde taget en backup af mails i forbindelse med overvejelserne eller

beslutningen om at nedsætte en undersøgelseskommission. Slettede mails blev opbevaret

elektronisk i 30 dage efter sletningen.”

I den forbindelse vil jeg høre, om Justitsministeriet kan hjælpe med at afklare følgende

spørgsmål:

1. Er det stadigvæk korrekt, at Justitsministeriet også i dag kun opbevarer slettede e-mails i 30 dage

efter sletningen, og at der herefter ikke eksisterer backups heraf?

2. I givet fald hvorfor opbevares slettede e-mails kun i 30 dage efter sletning? (herunder gerne

specifikke henvisninger til hjemmelsgrundlag m.v., hvis det er juridiske vanskeligheder, der evt.

forhindrer en længere opbevaring af slettede mails, herunder oplysninger om manglende

logning, hvis det er det, der er det afgørende – og evt. økonomiske overvejelser, hvis det evt. er

ressourcemæssige dispositioner, der ligger bag)

3. Når det gælder fratrådte medarbejdere, hvor længes gemmes deres (ikke-slettede) e-mails så

efter deres fratrædelse? (Her synes praksis hos nogle andre myndigheder også at være sletning

efter 30 dage).

4. Er det muligt (evt. ved begæring om aktindsigt) at få udleveret den omtalte korrespondance

mellem Justitsministeriet og Statsløsekommissionen herom?

5. Hvornår var der senest lavet an backup af det daværende Integrationsministeriums e-mails forud

for annonceringen af nedsættelsen af en undersøgelseskommission den 8. marts 2011?

Sagsnr.: 2017-750-0089 Akt: 51 Dok.: 758050 Titel: Pressesvar til DR

6. Hvornår blev der første gang lavet en backup af det daværende Integrationsministeriums e-mails

forud for annonceringen af nedsættelsen af en undersøgelseskommission den 8. marts 2011?

7. Blev der på noget tidspunkt lavet en ekstra backup af det daværende Integrationsministeriums

e-mails forud for annonceringen af nedsættelsen af en undersøgelseskommission den 8. marts

2011, som ikke senere blev overskrevet, når der en måneds tid senere blev lavet en ny backup?

Jeg er som sagt klar over, at de sidste 3 spørgsmål måske bør rettes til Udlændinge- og

Integrationsministeriet. Men i fald, det er JM, der kan svare herpå, vil det være fornemt at få svar

fra jer.

På forhånd tak for hjælpen.

De bedste hilsner Jesper :-)

--------------------------------------------------------------------------------------------

Jesper Tynell

Fagmedarbejder, Orientering på P1

DR Byen

Emil Holms Kanal 20, opg.6-4

DK-0999 København C

M +45 2854 5971

[email protected]

www.dr.dk

--------------------------------------------------------------------------------------------

Sagsnr.: 2017-750-0089 Dok.: 764894 Titel: Presseberedskab genåbning af T...

Fakta

Tibetkommissionen har brugt to år og mere end 23 mio.

kr. på en meget grundig undersøgelse af forløbene i for-

bindelse med de tre officielle kinesiske besøg i 2012-

2014. Kommissionen har gennemgået mere end 65.000

siders materiale og flere end 3.000 lydfiler og afhørt i

alt 72 personer.

Sagsnr.: 2017-750-0089 Dok.: 765165 Titel: UM svar JT 17-04-2018

Jesper Tynell P1 Aktualitet

[email protected]

Asiatisk Plads 2

DK-1448 København K

Telefon +45 33 92 00 00

Telefax +45 32 54 05 33

E-mail: [email protected]

http://www.um.dk

Bilag

Sag/ID Nr.

Enhed

Dato

2018 - 13158 / 3149987

Koncernjura, Offentlig 17-04-2018

ret og Arkiv (JTK)

Anmodning om aktindsigt i UM's korrespondance med Tibet-

kommissionen

Ved e-mail af 21. marts 2018 har du anmodet Udenrigsministeriet om

aktindsigt i

”alt

journaliseret og ikke-journaliseret materiale (herunder dokumenter og

alle former for sådanne), som UM har udvekslet med Tibet-kommissionen

vedr. udlevering af enhver form for materiale til kommissionen.”

”Udenrigsministeriet

har foretaget en søgning i ministeriets journalsystem

mv. efter dokumenter af den i aktindsigtsanmodningen nævnte karakter.

Udenrigsministeriet har identificeret dokumenter, som vurderes at være

omfattet af din anmodning.

Udenrigsministeriet vender hermed i forlængelse af vores telefonsamtale

tilbage til din anmodning om aktindsigt. Udenrigsministeriet kan

beklageligvis ikke overholde den tidligere meddelte frist. Det skyldes, som

beskrevet telefonisk, at spørgsmålet om aktindsigt i Tibet-kommissionens

korrespondance giver anledning til overvejelser jævnfør kapitel 10 om

offentlighed i lov om undersøgelseskommissioner, som kræver nærmere

undersøgelse.

Udenrigsministeriet forventer at kunne færdigbehandle

aktindsigtsanmodning inden for 2 arbejdsdage fra i dag.

din

Sammen med din anmodning om aktindsigt har du fremsendt en række

spørgsmål. Som aftalt telefonisk får du svarene samt tilhørende bilag.

Sagsnr.: 2017-750-0089 Dok.: 765165 Titel: UM svar JT 17-04-2018

Har UM i forbindelse med Tibet-kommissionens arbejdet foretaget en søgning i ikke-

journaliserede e-mails?

Udenrigsministeriet gennemførte i perioden 10. juni 2016 til 8. juli 2016

en høring blandt medarbejdere, der eventuelt kunne have ujournaliserede

akter, der skulle leveres til Tibetkommissionen. Der henvises til

vedhæftede høringsmail af 10. juni 2016.

Da Tibet-kommissionen bad UM om adgang til emails og andet materiale fra

ministeriets medarbejdere og ministres mailkonti, havde justitsministeriet da en praksis

med at slette medarbejdere og ministres mails, efter de har/havde forladt deres

stillinger/hverv?

Tibetkommissionen blev nedsat 23. december 2015 og afgav beretning

den 18. december 2017. Udenrigsministeriet havde i 2016-2017 under

Tibetkommissionens arbejde følgende praksis for så vidt angår bevaring

af e-mails: Medarbejdere og ministres e-mail konti blev slettet 30 dage

efter, at deres ansættelsesforhold i Udenrigsministeriet var ophørt. Dette

omfatter også stillingsskift mellem hjemme- og udetjenesten, men ikke

skift mellem forskellige enheder i hjemmetjenesten. I enkelte tilfælde

kunne en medarbejders e-mail postkasse blive bevaret i en længere periode

efter ansættelsesophør, hvis vedkommende udtrykte ønske herom.

Desuden anvendes Enterprise Vault, hvor medarbejderes postkasser

komprimeres og gemmes i længere tid. Alle e-mails ældre end 370 dage

bliver automatisk placeret i Entreprise Vault. Vaultede mails slettes ikke,

selv om medarbejderens ansættelsesforhold i Udenrigsministeriet ophører.

Almindelige backup bånd gemmes i op til fem år, men kan indeholde

mails, der er ældre.

I forbindelse med Tibet-kommissionens arbejde, fik Tibet-kommissionen så udleveret

mails fra (evt. skiftende) udenrigsministres mailkonti? I givet fald hvilke?

Udenrigsministeriets udlevering af materiale til Tibetkommissionen har

været tilrettelagt på sagsniveau. Heri vil også være indgået eventuelt

relevante mails fra konkrete mailkonti, herunder fra den til enhver tid

siddende udenrigsminister. Udenrigsministeriet har endvidere været

Tibetkommissionen behjælpelig med kontaktoplysninger på relevante

udenrigsministre.

Sagsnr.: 2017-750-0089 Dok.: 765165 Titel: UM svar JT 17-04-2018

Du er i øvrigt velkommen til at kontakte undertegnede på telefonnummer

3392 0722 eller pr. e-mail på [email protected], hvis du har spørgsmål.

Med venlig hilsen

Birgitte Krejsager

Chefkonsulent

Sagsnr.: 2017-750-0089 Dok.: 765166 Titel: Bilag til UM svar til JT 17-04...

Udenrigsministeriet

Asiatisk Plads 2

DK-1448 København K

Telefon +45 33 92 00 00

Telefax +45 32 54 05 33

E-mail: [email protected]

Tibet-Kommissionen, høring vedr. ujournaliserede mails.

Da o 3 04 20 8

Sagsnr 20 6 25462

Sagsbeh Lars G Kar sson,

Koncern ura, Offen g re og Ark v

(JTK)

Brevdato

Afsender

Modtagere

Identifikationsnummer

Versionsnummer

Ansvarlig

Vedlagte dokumenter

20 06 2016

Lars G. Karlsson (Medarbejder, Udenrigsministeriets

hovedpostkasse)

1541419

Lars G. Karlsson

Tibet Kommissionen, høring vedr. ujournaliserede mails.

Tibet Kommissionen Endeligt kommissorium 11112015

Eksempel mail allerede i arkiv 16062016

Dokumenter uden PDF version (ikke

vedlagt)

Udskrevet

13 04 2018

Sagsnr.: 2017-750-0089 Dok.: 765166 Titel: Bilag til UM svar til JT 17-04...

Undersøgelseskommissionen skal i den forbindelse undersøge og redegøre

for indholdet af de instruktioner mv. om politiets opgavevaretagelse, der

blev givet til det politipersonale, som konkret udførte politiets opgaver i

forbindelse med de pågældende besøg. Undersøgelseskommissionen skal

tillige undersøge og redegøre for tilblivelsen af sådanne instruktioner mv.,

herunder for de oplysninger, overvejelser og vurderinger, som lå til grund

for indholdet af de pågældende instruktioner mv.

Undersøgelseskommissionen skal herunder undersøge og redegøre for, i

hvilket omfang der forud for og under besøgene blev givet såvel generelle

som konkrete instruktioner mv. i forhold til indgriben over for

demonstrationer og andre meningstilkendegivelser fra personer, og om der

i den forbindelse blev givet instruktioner, henstillinger, opfordringer mv.

til at gribe ind på en måde, som er retsstridig. I givet fald skal

undersøgelseskommissionen undersøge og redegøre for, hvem der har

udstedt instruktionerne, hvem der i øvrigt var bekendt med indholdet heraf

samt hvordan, i hvilket omfang og af hvem de blev kommunikeret til det

relevante politipersonale.

Undersøgelseskommissionen skal også – i forbindelse med undersøgelsen

og redegørelsen for indholdet af de nævnte instrukser mv. – undersøge og

redegøre for, i hvilket omfang andre statslige myndigheder end

Københavns Politi har været involveret i forløbet omkring tilblivelsen af

instruktioner om politiets opgavevaretagelse, herunder fremkommet med

opfordringer, henstillinger, instruktioner mv. om, hvordan politiet burde

agere i forhold til demonstrationer og andre meningstilkendegivelser fra

personer. I givet fald skal undersøgelseskommissionen undersøge og

redegøre for den nærmere karakter af en sådan involvering, herunder hvad

der har været af møder, korrespondance og andre kontakter mellem

statslige myndigheder om spørgsmålet, hvad formålet med disse kontakter

har været, og hvad der nærmere er drøftet i den forbindelse.

Selv om undersøgelseskommissionen ikke har til opgave at undersøge og

redegøre for, hvad menigt politipersonale har foretaget sig ved konkrete

episoder, kan kommissionen dog undersøge og redegøre for sådanne

forhold, i det omfang det er relevant til belysning af de forhold, som

kommissionen har til opgave at undersøge og redegøre for.

Undersøgelseskommissionen skal desuden undersøge og redegøre for, i

hvilket omfang der er afgivet urigtige eller vildledende oplysninger til

Sagsnr.: 2017-750-0089 Dok.: 765166 Titel: Bilag til UM svar til JT 17-04...

Folketinget eller fortiet oplysninger, der er af væsentlig betydning for

Folketingets bedømmelse af sagen.

Undersøgelseskommissionen skal i den forbindelse bl.a. undersøge og

redegøre for sagsbehandlingen i Justitsministeriet, Rigspolitiet,

Københavns Politi og andre involverede myndigheder i forbindelse med

udarbejdelsen af besvarelser til Folketinget og for, hvad der har været af

møder, korrespondance og andre kontakter mellem de respektive

myndigheder. Undersøgelseskommissionen skal herunder undersøge og

redegøre for, hvilke nærmere oplysninger som var urigtige, vildledende

mv., og hvorfra de pågældende oplysninger hidrørte, samt hvilke

bestræbelser de respektive myndigheder udfoldede for at sikre, at

oplysningerne i besvarelserne var korrekte og fyldestgørende.

På baggrund af den beskrevne undersøgelse og redegørelse skal

undersøgelseskommissionen efter § 4, stk. 3, i lov om

undersøgelseskommissioner komme med forslag til sådanne ændringer af

love, administrative bestemmelser eller administrativ praksis, som

undersøgelsen kan begrunde.

Undersøgelseskommissionen kan undlade at komme med forslag til

ændringer af love, administrative bestemmelser eller administrativ praksis,

hvis undersøgelseskommissionen vurderer, at dette vil medføre, at

resultatet af kommissionens arbejde først kan foreligge på et senere

tidspunkt end de to år, som er forudsat under pkt. 5 nedenfor. Det

bemærkes i den forbindelse, at undersøgelseskommissionen vil kunne

komme med en mere overordnet beskrivelse af mulige ændringer af love,

administrative bestemmelser eller administrativ praksis, hvis en mere

tilbundsgående beskrivelse heraf ikke er mulig inden for den forudsatte

tidsramme.

Undersøgelseskommissionen skal endvidere efter lovens § 4, stk. 4,

foretage retlige vurderinger til belysning af, om der foreligger grundlag

for, at det offentlige søger nogen draget til ansvar.

Den Uafhængige Politiklagemyndighed efterforsker på grundlag af en

anmeldelse fra politidirektøren i Københavns Politi en række forhold med

nær forbindelse til de spørgsmål, som undersøgelseskommissionen har til

opgave at undersøge og redegøre for.

Det forudsættes, at undersøgelseskommissionen inddrager det materiale,

som tilvejebringes i forbindelse med politiklagemyndighedens

Sagsnr.: 2017-750-0089 Dok.: 765166 Titel: Bilag til UM svar til JT 17-04...

efterforskning, i kommissionens undersøgelse. I det omfang kommissionen

vurderer, at spørgsmål, som kommissionen har til opgave at undersøge og

redegøre for, er tilstrækkeligt belyst af politiklagemyndighedens

efterforskning, kan kommissionen basere sin undersøgelse og redegørelse

på materiale udarbejdet som led i politiklagemyndighedens efterforskning.

Det forudsættes endvidere, at undersøgelseskommissionen og

politiklagemyndigheden i fornødent omfang drøfter de spørgsmål, der

løbende kan opstå om forholdet mellem undersøgelseskommissionens og

politiklagemyndighedens arbejde, samt mere praktiske spørgsmål med

henblik på bl.a. at sikre, at kommissionen og politiklagemyndigheden kan

modtage det materiale, som er relevant for de respektive undersøgelser.

Endvidere forudsættes undersøgelseskommissionen at inddrage

administrative afgørelser og domstolsafgørelser – herunder afgivne

forklaringer i den forbindelse – i sin undersøgelse, i det omfang det er af

betydning for de forhold, som undersøgelseskommissionen skal undersøge

og redegøre for.

Undersøgelseskommissionen bør tilrettelægge og gennemføre sin

undersøgelse på en sådan måde, at hensynet til statens sikkerhed og til

forebyggelse og efterforskning af lovovertrædelser ikke skades.

Møder i undersøgelseskommissionen er som udgangspunkt offentlige. Dog

kan kommissionen bestemme, at møder skal foregå for lukkede døre, hvis

dette er påkrævet bl.a. af hensyn til sagens oplysning, jf. § 30, stk. 1, i lov

om undersøgelseskommissioner.

Undersøgelseskommissionen bør tilrettelægge sit arbejde således, at den

så vidt muligt kan afgive beretning om resultatet af sin undersøgelse senest

to år, efter at kommissionen er endeligt nedsat.

Hvis kommissionen ikke kan afgive beretning inden det nævnte tidspunkt,

anmodes kommissionen om at orientere justitsministeren skriftligt om

baggrunden herfor og om, hvornår kommissionen forventer at kunne

afgive sin beretning.

Sagsnr.: 2017-750-0089 Dok.: 765167 Titel: UM svar til JT 02-05-2018

Jesper Tynell P1 Aktualitet

[email protected]

Asiatisk Plads 2

DK-1448 København K

Telefon +45 33 92 00 00

Telefax +45 32 54 05 33

E-mail: [email protected]

http://www.um.dk

Bilag

Sag/ID Nr.

Enhed

Dato

2018 - 13158 / 3149987

Koncernjura, Offentlig 02-05-2018

ret og Arkiv (JTK)

Anmodning om aktindsigt i UM's korrespondance med Tibet-

kommissionen

1. Ved e-mail af 21. marts 2018 har du anmodet Udenrigsministeriet om

aktindsigt i

”alt

journaliseret og ikke-journaliseret materiale (herunder dokumenter og

alle former for sådanne), som UM har udvekslet med Tibet-kommissionen

vedr. udlevering af enhver form for materiale til kommissionen.”

Udenrigsministeriet har kontaktet dig med henblik på en nærmere

præcisering af din anmodning om aktindsigt. På baggrund af telefonisk

samtale om præcisering forstår Udenrigsministeriet din anmodning

således, at aktindsigten vedrører alt journaliseret og ikke-journaliseret

materiale, som Udenrigsministeriet har udvekslet med Tibet-

kommissionen vedrørende udleveringen af materiale til kommissionen og

aktindsigten omfatter således ikke selve det materiale, der er udleveret til

Tibetkommissionen.

2. Udenrigsministeriet har foretaget en søgning i ministeriets

journalsystem mv. efter dokumenter af den i aktindsigtsanmodningen

nævnte karakter. Udenrigsministeriet har identificeret dokumenter, som

vurderes at være omfattet af din anmodning.

Udenrigsministeriet vedlægger to aktindsigtsrapporter med

dokumenter, der er omfattet af din anmodning samt en aktliste.

Sagsnr.: 2017-750-0089 Dok.: 765167 Titel: UM svar til JT 02-05-2018

Udenrigsministeriet har undtaget en række dokumenter og oplysninger fra

retten til aktindsigt. Det er ud for hver enkel indførsel på

bemærkningsarket anført, hvis og i givet fald efter hvilken bestemmelse i

offentlighedsloven de pågældende dokumenter eller oplysninger er

undtaget.

Udenrigsministeriet vedlægger i øvrigt et særskilt dokument med svar på

dine spørgsmål stillet ved e-mail af 20. og 21 april 2018.

…

3. Efter offentlighedslovens § 22, omfatter retten til aktindsigt ikke sager

om førelse af kalendere, og kalendere, der føres som led i tjenesten er

således i det hele undtaget fra aktindsigt. Udenrigsministeriet har undtaget

enkelte dokumenter efter § 22. Der er tale om skærmdumps fra

medarbejderes kalendere.

…

Efter offentlighedslovens § 30, stk. 1, omfatter retten til aktindsigt ikke

oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold.

Udenrigsministeriet har undtaget oplysninger om cpr.nr. og fødselsdata på

medarbejdere i Udenrigsministeriet i en række dokumenter.

…

Efter offentlighedslovens § 31 kan retten til aktindsigt begrænses i det

omfang, det er af væsentlig betydning for statens sikkerhed eller rigets

forsvar.

Udenrigsministeriet har undtaget en række oplysninger fra retten til

aktindsigt i medfør af denne bestemmelse, da det er Udenrigsministeriets

vurdering, at det er af væsentlig betydning for statens sikkerhed og rigets

forsvar, at oplysningerne ikke udleveres.

…

Efter offentlighedslovens § 32, stk. 1, kan retten til aktindsigt begrænses

af hensyn til rigets udenrigspolitiske interesser m.v., herunder forholdet til

andre lande eller internationale organisationer, i det omfang fortrolighed

følger af EU-retlige eller folkeretlige forpligtelser eller lignende.

Sagsnr.: 2017-750-0089 Dok.: 765167 Titel: UM svar til JT 02-05-2018

I medfør af denne bestemmelse har Udenrigsministeriet undtaget

oplysninger, der er modtaget som led i et diplomatisk samarbejde med

forbehold om diskretion enten under forudgående udtrykkelig

tilkendegivelse fra afgiveren eller under en stiltiende indbyrdes anerkendt

og efterlevet kutyme. Det er Udenrigsministeriets vurdering, at de

pågældende oplysninger bør undtages af hensyn til rigets udenrigspolitiske

interesser, da fortrolighed vedrørende de pågældende oplysninger følger

af den omtalte forventning om fortrolighed. Udenrigsministeriet har

derfor undtaget de pågældende oplysninger fra aktindsigt.

…

Efter offentlighedslovens § 32, stk. 2, kan retten til aktindsigt begrænses, i

det omfang det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til rigets

udenrigspolitiske interesser mv., herunder forholdet til andre lande eller

internationale organisationer.

I medfør af denne bestemmelse har Udenrigsministeriet efter en konkret

vurdering undtaget en række oplysninger.

Der er tale om program og udkast til program for statsbesøget, to

mødereferater forud for besøget samt oplysninger om en række tidligere

højtstående besøg fra Kina i Danmark.

Der er nærliggende fare for, at udlevering af disse oplysninger vil kunne

skade forholdet til Kina, og at det derfor er nødvendigt at undtage disse til

beskyttelse af væsentlige hensyn til rigets udenrigspolitiske interesser.

…

Det følger af offentlighedslovens § 35, at pligten til at meddele oplysninger

er begrænset af særlige bestemmelser om tavshedspligt fastsat ved lov eller

med hjemmel i lov for personer, der virker i offentlig tjeneste eller hverv.

Udenrigsministeriet har i medfør af bestemmelsen undtaget oplysninger

vedrørende underretning af Det Udenrigspolitiske Nævn, da materialet er

omfattet af tavshedspligten i § 4 i lov om Det udenrigspolitiske Nævn.

…

Udenrigsministeriet har herefter overvejet, om de undtagne dokumenter

og oplysninger kan udleveres til dig efter princippet om meroffentlighed,

jf. offentlighedslovens § 14, stk. 1. Udenrigsministeriet har i den

forbindelse foretaget en afvejning af på den ene side de hensyn, der ligger

Sagsnr.: 2017-750-0089 Dok.: 765167 Titel: UM svar til JT 02-05-2018

til grund for offentlighedslovens § 31, § 32, stk. 1, og stk. 2 samt § 35, og

på den anden side den berettigede interesse, du må antages at have i, at

anmodningen om aktindsigt imødekommes. Udenrigsministeriet har på

den baggrund ikke fundet grundlag for at udlevere de pågældende

dokumenter.

Endvidere bemærkes i denne sammenhæng, at Udenrigsministeriet anser

de oplysninger, der er undtaget efter § 30, nr. 1, for omfattet af

bestemmelsen om tavshedspligt, jf. forvaltningslovens § 27, stk. 1, og at

ministeriet derfor ikke har mulighed for at meddele dig aktindsigt i disse

oplysninger. Ministeriet kan henvise til, at der efter bestemmelserne i

offentlighedslovens § 14, kun kan gives meraktindsigt, hvis det ikke vil

være i strid med anden lovgivning, herunder regler om tavshedspligt.

Yderligere bemærkes, at der er tale om materiale, der indgår i Tibet-

kommissionens undersøgelse, og derfor kan indholdet, herunder de

oplysninger, som Udenrigsministeriet har undtaget, være gjort tilgængeligt

for offentligheden i Tibetkommissionens beretning, jf. § 32 i lov nr. 357

af 2. juni 1999 om undersøgelseskommissioner.

4. Denne afgørelse kan ikke påklages til anden administrativ myndighed.

Du er i øvrigt velkommen til at kontakte undertegnede på telefonnummer

3392 0405 eller pr. e-mail på [email protected], hvis du har spørgsmål.

Med venlig hilsen

Mads Kirkegaard

Chefkonsulent

Sagsnr.: 2017-750-0089 Dok.: 765168 Titel: Bilag til UM svar til JT 02-05...

Bilag

–

svar på faktuelle spørgsmål fra Jesper Tynell, DR P1

Mail til IT-chef Lone Munch Thorsen den 20.4.2018, kl. 12.38

Er det korrekt forstået, at

ailbokse ”[email protected]” aldrig bliver

slettet?

Ja, selve mailboksen bliver ikke slettet. Der gælder dog de samme sletteregler for indholdet i

mailboksen

”[email protected]”

som for alle andre postkasser.

b) I modsat fald, hvor lang tid går dens indhold normalt tilbage i tiden?

Jf. ovenfor.

Hvor la g tid tilbage i tide ru

er ailbokse ”[email protected]” på uvære de

tidspunkt (kl. 12.38 den 20.04.2018) e-mails fra?

Der er modtagne mails i denne mailboks tilbage til 21.8.2007. Der er sendt post tilbage fra

14.1.2010.

d) I hvor høj grad gælder det både afsendte og modtagne mails?

Jf. ovenfor.

e) Vil Udenrigsministeriet på nuværende tidspunkt kunne foretage en søgning i

”[email protected]” og fi de fre til e-mails

fra hhv. 2012, 2013 og/eller 2014?

Det er muligt at søge på specifikke søgeord i den pågældende postkasse på sendte og modtagne

mails i den nævnte periode.

Vil Udenrigsministeriet på nuværende tidspunkt kunne foretage en søgning i det almindelige

backup-system efter nuværende og afgåede ministres og embedsmænds e-mails fra årene hhv.

2012, 2013 og/eller 2014?

Udenrigsministeriet vil kunne søge i alle de e-mails, der var tilgængelige på det tidspunkt, hvor den

seneste back-up blev taget.

g) Vil Udenrigsministeriet på nuværende tidspunkt kunne foretage en søgning i Enterprise Vault-

systemet efter nuværende og afgåede ministres og embedsmænds e-mails fra årene hhv. 2012,

2013 og/eller 2014?

Hvis deres postkasser er blevet vaultet, hvilket som nævnt tidligere ikke altid er tilfældet, da EV er

en service, som ikke alle gør brug af, er det muligt at søge i navngivne ministres og embedsmænds

vaultede e-mails fra hhv. 2012, 2013 og 2014.

Sagsnr.: 2017-750-0089 Dok.: 765168 Titel: Bilag til UM svar til JT 02-05...

Mail til JTK/aktindsigt den 21.4.2018, kl. 12.27

1. Da udenrigsministeriet d. 20.06.2016 bad udvalgte medarbejdere at undersøge, om de var i

besiddelse af mails eller dokumenter af relevans for kommissionens undersøgelse, hvor

mange personer blev da spurgt herom?

Høringen blev sendt til 101 medarbejdere.

2. Hvilke personer blev spurgt herom?

Medarbejdere der i perioden 2012

–

2015 havde været ansat i en af de enheder, der var involveret i

planlægning af de kinesiske besøg i Danmark, og som fortsat var ansat i UM.

3. Hvilke personer modtog e-

aile

ed title ”Tibet-Kommissionen,

høring vedr.

ujour aliserede ails” af . 6.

(jf. side 2 i vedhæftede pdf-fil

’Tibet-Kommissionen

høri g…’)?

Den gruppe medarbejdere, der er nævnt i svaret til spørgsmål nr. 1 og 2.

4. Hvor mange af disse personer responderede herpå ved at fremkomme med hidtil

ujournaliserede e-mails?

34 medarbejdere responderede på høringen. Nogle med oplysningen om, at deres mailkonto var

blevet slettet og ikke længere fandtes, f.eks. som følge af en udstationering til en repræsentation.

Tre medarbejdere indsendte ujournaliserede mails, som de fandt var af relevans for Tibet-

Kommissionen.

5. Hvilke af disse personer responderede herpå ved at fremmekomme med hidtil

ujournaliserede e-mails?

Annette Lassen, Lars Peter Levy og Marcus Carter Mathiasen. Det bemærkes, at de konkrete mails

indleveret af Lars Peter Levy ikke relaterede sig til planlægning eller gennemførelse af de tre

kinesiske besøg i 2012, 2013 og 2014, hvorfor disse ikke indgik i materialet til Tibetkommissionen.

6. Hvorfor foretog Udenrigsministeriet ikke en søgning i daværende og fratrådte medarbejdere

og ministres ujournaliserede mails (hverken i eksisterende mailbokse, i Enterprise Vault og i det

almindelige backupsystem), da Tibetkommissionen i foråret 2016 (med henvisning til bestemte

søgeord) bad om søgning i og adgang til alt materiale, der kunne hjælpe kommissionen med at

løse sin opgave? (Sådan som andre myndigheder, fx Justitsministeriet, gjorde)

Fremgangsmåden for identifikation af relevant materiale for Tibet-Kommissionen blev aftalt på et

møde i Udenrigsministeriet den 2. maj 2016, hvor kommissionens formand og juridiske sekretær

Sagsnr.: 2017-750-0089 Dok.: 765168 Titel: Bilag til UM svar til JT 02-05...

deltog. UM havde inden mødet fremsendt en sagsliste/skematisk oversigt til Kommissionen med

sager, der som udgangspunkt vurderedes relevante for kommissionen. Sagslisten var dannet på

grundlag af de søgeord, som Kommissionen havde fremsendt i skrivelse af 17. februar 2016, samt

UM’s ege ge e ga g af tidligere beha dlede akti dsigtssager.

UM understregede, at oversigten

ikke skulle opfattes som begrænsende. Kommissionen kunne således på et hvilket som helst

tidspunkt rekvirere yderligere materiale, idet UM var interesseret i at stille alt materiale til

rådighed, som Kommissionen måtte ønske at få udleveret. Kommissionen ville således også få

udleveret de e-mails, som har indgået i tidligere aktindsigtssager, ligesom UM ville anmode

relevante medarbejdere om at fremsende evt. relevant materiale, der ikke var journaliseret.

7. Hvem traf i sidste ende beslutningen

–

og med input fra hvem - om ikke at foretage en

søgning i ujournaliseret mailkorrepondance, da Tibetkommissionen bad om materiale?

Der blev ikke truffet en beslutning om ikke at søge i ujournaliserede mails. Det var bl.a. med henblik

på at fremskaffe eventuelt ujournaliserede mails, at man henvendte sig til medarbejdere, der

kunne have ujournaliseret materiale af relevans for Tibet-Kommissionen.

8. Fik Tibetkommissionen ved kontrolbesøg i Udenrigsministeriet mulighed for at foretage

stikprøvekontrol af ujournaliserede e-mails i hhv. mailbokse, Enterprise Vault og det almindelige

backupsystem

–

eller fik kommissionen ved kontrolbesøg alene adgang til at lave

stikprøvekontrol i ministeriets journalsystem?

Der var ingen begrænsninger i, at hvad Tibet-Kommissionen kunne foretage stikprøvekontrol i ved

sit besøg i Udenrigsministeriet.

9. Hvorfor fik Tibetkommissionen ikke under kontrolbesøg adgang til at foretage

stikprøvekontrol af ujournaliserede e-mails i hhv. mailbokse, Enterprise Vault og det almindelige

backupsystem (sådan som kommissionen fik mulighed for hos Justitsministeriet og andre

myndigheder)?

Jf. svar på spørgsmål 8.

10. Hvem besluttede i sidste ende, at Tibetkommissionen under kontrolbesøg ikke skulle have

adgang til at foretage stikprøvekontrol af ujournaliserede e-mails i hhv. mailbokse, Enterprise

Vault og det almindelige backupsystem?

Jf. svar på spørgsmål 7 og 8.

Sagsnr.: 2017-750-0089 Dok.: 765168 Titel: Bilag til UM svar til JT 02-05...

Supplerende:

1. e-mail-ko

toe ”ude rigs i istere @u .dk< ailto:ude rigs i istere @u .dk>” bliver

angiveligt aldrig slettet. Vil udenrigsministeriet nu foretage en søgning i mailboksen

”ude rigs i istere @u .dk< ailto:ude rigs i istere @u .dk>” ed brug af de søgeord, so

Tibet-kommissionen ønskede anvendt?

Tibet-Kommissionen har afsluttet sit arbejde, og Udenrigsministeriet har ikke planer om at foretage

nye søgninger.

2. Fortsat ansatte medarbejderes mailbokse findes stadigvæk. Vil udenrigsministeriet nu

foretage en søgning i ministeriets mailbokse med brug af de søgeord, som Tibet-kommissionen

ønskede anvendt?

Jf. svar på spørgsmål 1.

3. Enterprise Vault indeholder komprimerede e-mails helt tilbage fra 2010, som angiveligt bliver

gemt i uendelig lang tid (også mails der siden er blevet slettet og mails, der aldrig er blevet

journaliseret). Vil udenrigsministeriet nu foretage en søgning i Enterprise Vault med brug af de

søgeord, som Tibet-kommissionen ønskede anvendt?

Jf. svar på spørgsmål 1.

4. Ministeriets almindelige backup-system indeholder (ligeledes også slettede og

ujournaliserede) e-mails, der bliver gemt i op til 5 år tilbage i tiden eller længere. Vil

udenrigsministeriet nu foretage en søgning i det almindelige backupsystem med brug af de

søgeord, som Tibet-kommissionen ønskede anvendt?

Jf. svar på spørgsmål 1.

Sagsnr.: 2017-750-0089 Dok.: 765169 Titel: HASTER Afgørelse om aktindsigt...

From:

Sent:

To:

Cc:

Subject:

Jesper Tynell P1 Aktualitet

Fri, 4 May 2018 14:04:10 +0000

[email protected]

Jesper Tynell P1 Aktualitet

HASTER: Afgørelse om aktindsigt med bilag og svar på spørgsmål

Kære Mads og co.!

Endnu en gang tak for materialet og svarene på mine spørgsmål – og for jeres arbejde hermed. Mange tak!

Vi er nu klar til at publicere radio, tv og artikler vedr. mulighederne for finde frem til ikke-journaliserede e-

mails fra ministre og embedsmænd i UM, der ikke blev søgt efter i ministeriets forskellige digitale systemer

i forbindelse Tibetkommissionens arbejde.

På baggrund af bl.a. Udenrigsministeriets svar af hhv. 17.04.2018, 18.04.2018 og 02.05.2018 agter vi derfor

i nær fremtid at berige offentligheden med nedenstående viden og udsagn.

For en god ordens skyld, forelægger vi hermed denne viden, så I har mulighed for at korrigere eventuelle

misforståelse eller lign., inden vi publicerer.

Herudover har vi nederst i denne e-mail et par uddybende spørgsmål hertil.

E-mails fra ministre og embedsmænd om Tibet-sagen kan stadig findes frem

Den overordnede konklusion er, at det stadigvæk er muligt at foretage en søgning i ujournaliserede og

siden eventuelt også slettede e-mails tilhørende Udenrigsministeriets ministre og embedsmænd, hvis

mailbokse aldrig blev gennemsøgt i forbindelse med Tibetkommissionens arbejde. Udenrigsministeriet har

endda flere forskellige systemer, der giver mulighed herfor. De gør det tillige muligt at finde e-mails

tilhørende fratrådte medarbejdere og ministre, herunder også de der siden de kinesiske statsbesøg i 2012,

2013 og 2014 har skiftet arbejde fra hjemme- til ude-tjenesten eller omvendt. På samme måde er det også

stadig muligt at søge efter e-mails, der siden er blevet slettet, hvad enten denne sletning er sket automatisk

eller manuelt.

Det er der flere grunde til:

Backup af e-mails fra Udenrigsministeriets ministre og embedsmænd eksisterer stadig 5 år tilbage i tiden

eller mere

Udenrigsministeriet ligger stadig inde med backup af ujournaliserede og nu ellers slettede e-mails, der

fandtes i ministres og medarbejderes mailbokse, da den ældste backup blev taget for omkring 5 år siden.

”Almindelige backup bånd gemmes i op til fem år, men kan indeholde mails, der er ældre.”, oplyser

Udenrigsministeriet (svar af 17.04.2018).

Sagsnr.: 2017-750-0089 Dok.: 765169 Titel: HASTER Afgørelse om aktindsigt...

E-mails, der er mere end 5 år gamle, findes således også i backupsystemet, hvis de lå i ministres og

embedsmænds mailbokse, da den ældste backup blev lavet for omkring 5 år siden. Disse e-mails kan

således stadig findes frem og udleveres fra backupsystemet den dag i dag.

Backupsystemet indeholder derfor også slettede mails og mailbokse, der er blevet helt slettet, når

medarbejdere er fratrådt eller har skiftet stilling mellem fx ude- og hjemme-tjenesten i København. Hvis de

slettede e-mails fandtes i mailboksen, da backup’en blev taget, er det stadig muligt at finde disse e-mails

frem, også selvom de siden da er blevet slettet. Det gælder også mails, der er mere end 5 år gamle, oplyser

Udenrigsministeriet:

”Det skyldes, at der bliver taget daglige, ugentlige, månedlige og års backupper. Så hvis en mail eksempelvis

lå i mailboksen på det tidspunkt, hvor den årlige backup bliver taget, så bliver den pågældende mail gemt i

op til 5 år.”, skriver ministeriet (svar af 18. april 2018)

Det er derfor stadigvæk muligt at søge efter ujournaliserede og slettede e-mails vedr. Tibetsagen helt

tilbage fra de kinesiske statsbesøg i 2012, 2013 og 2014. Hvis de lå i mailboksen, da den ældste backup blev

taget for omkring 5 år siden, findes de stadig i backupsystemet, oplyser Udenrigsministeriet:

”Udenrigsministeriet vil kunne søge i alle de e-mails, der var tilgængelige på det tidspunkt, hvor den

seneste back-up blev taget.” (svar af 2. maj 2018)

Det er med andre ord stadigvæk muligt at lave en systematisk søgning i disse e-mails. En søgning, der aldrig

blev foretaget i Udenrigsministeriets mailsystem i forbindelse med Tibetkommissionens arbejde.

E-mails fra ministre og embedsmænd i Udenrigsministeriet i København er herudover også blevet

automatisk gemt i et andet system efter et års tid. Som udgangspunkt gemmes de her i uendelig lang tid.

I dette system findes således mails helt tilbage fra systemets start i 2010 og frem

Ud over det femårige backupsystem, har Udenrigsministeriet også et andet system, der automatisk

gemmer e-mails – endda mails fra fratrådte medarbejdere, der ellers har fået slettet deres mailbokse helt.

Systemet hedder Enterprice Vault og gemmer som udgangspunkt e-mails i uendelig lang tid.

Systemet er egentlig til for at spare serverplads. Det er derfor sat op til komprimere e-mails og vedhæftede

filer, der er mere end et års tid gamle.

”Alle e-mails ældre end 370 dage bliver automatisk placeret i Enterprise Vault”, forklarer ministeriet (svar af

17.04.2018)

For Udenrigsministeriets medarbejdere ude i verden er systemet en service, de bliver tilbudt. Men for

ministeriets embedsmænd og ministre i København er systemet obligatorisk, oplyser ministeriet.

”Alle i hjemmetjenesten får ’vaulted’ mails, der er over 370 dage gamle”, skriver Udenrigsministeriet (svar

af 18. april 2018)

I praksis fungerer systemet dog også som et ekstra backupsystem. De mails, der automatisk bliver langt ind

i systemet, bliver nemlig ikke slettet automatisk igen. Heller ikke selvom en medarbejder holder op og får

slettet sin postkasse helt, forklarer Udenrigsministeriet.

Sagsnr.: 2017-750-0089 Dok.: 765169 Titel: HASTER Afgørelse om aktindsigt...

”Vaultede mails slettes ikke, selv om medarbejderens ansættelsesforhold i Udenrigsministeriet ophører”,

skriver ministeriet (svar af 17.04.2018)

Det samme gælder, når en medarbejder, der stadig er ansat i ministeriet, manuelt går ind og sletter en

sådan e-mail fra sin mailboks. Selvom mailen bliver slettet her, bliver den ikke af den grund slettet fra

Vaultsystemet, bekræfter ministeriet.

”Det er korrekt at mails, der er blevet gemt i Enterprise Vault, ikke automatisk bliver slettet.”

På den måde fungerer Entreprise Vault i praksis som en slags ekstra backupsystem, der også gemmer

komprimerede mails, der siden er blevet slettet. I princippet i uendelig lang tid, oplyser ministeriet.

”I Enterprise Vault er der ikke automatisk sletning af mails, hvorfor de – medmindre der aktivt gøres andet

– bliver gemt uendeligt. For postkasser, der tilhører tidligere medarbejdere, gælder samme princip; de

bliver

ikke

slettet automatisk, hvorfor der reelt er vaultede mails tilbage til 2010, hvor løsningen blev

gradvist implementeret.”, skriver Udenrigsministeriet (svar af 18. april 2018)

Det er derfor også muligt at lave en søgning i Enterprise Vault efter ujournaliserede og slettede e-mails, der

aldrig blev søgt efter systematisk i forbindelse med Tibetkommissionens arbejde.

Når det gælder de e-mails, som ministre og embedsmænd i Udenrigsministeriet i København først har

slettet mere end et års tid efter de sendte eller modtog dem i forbindelse med Tibet-sagen, så kan de stadig

findes frem. Som Udenrigsministeriet skriver, ”er det muligt at søge i navngivne ministres og

embedsmænds vaultede e-mails fra hhv. 2012, 2013 og 2014.”

(I parentes bemærket skriver Udenrigsministeriet også følgende: ”EV er en service, som ikke alle gør brug

af.” (svar af 2. maj 2018). Eftersom Udenrigsministeriet samtidig skriver, at ”Alle i hjemmetjenesten får

’vaulted’ mails, der er over 370 dage gamle”, må der tænkes på, at ikke alle i udetjenesten gør brug af

Enterprise Vault. Det tager teksten ovenfor højde for. Derfor anses ovenstående gengivelse for korrekt.)

Udenrigsministeriens mailkonto,

[email protected],

bliver aldrig slettet og indeholder

herudover ligeledes stadig e-mails tilbage fra 2010 og frem

Når det gælder tidligere udenrigsministre, findes der også en tredje mulighed for at søge i ujournaliserede

e-mails fra deres mailkonto. Altså søge i minister-mails, der heller aldrig blev søgt i i forbindelse med

Tibetkommissionens arbejde.

Den til enhver tid siddende udenrigsminister får tildelt mailboksen

[email protected],

der har

noget særligt ved sig: ”mailboksen bliver aldrig slettet”, oplyser Udenrigsministeriet (svar af 2. maj 2018)

I det omfang konkrete e-mails ikke siden er blevet slettet på anden vis, findes de derfor også stadig i denne

mailsboks.

”Der er modtagne mails i denne mailboks tilbage til 21.8.2007. Der er sendt post tilbage fra 14.1.2010”,

forklarer Udenrigsministeriet (svar af 2. maj 2018).

Ifølge Udenrigsministeriet kan det derfor også her stadig lade sig gøre at søge efter tidligere

udenrigsministres mails med relation til de kinesiske statsbesøg i 2012, 2013 og 2014.

Sagsnr.: 2017-750-0089 Dok.: 765169 Titel: HASTER Afgørelse om aktindsigt...

”Det er muligt at søge på specifikke søgeord i den pågældende postkasse på sendte og modtagne mails i

den nævnte periode.”, oplyser ministeriet (svar af 2. maj 2018).

(I parentes bemærket skriver Udenrigsministeriet også følgende: ”Der gælder dog de samme sletteregler

for indholdet i mailboksen ’[email protected]’ som for alle andre postkasser.” (svar af 2. maj

2018). Eftersom der findes e-mails tilbage fra 2007 og frem i boksen, kan der ikke her tænkes på den

automatik for sletning af fratrådte medarbejderes e-mails, der nævnes som praksis andetsteds. Derfor

anses ovenstående gengivelse for korrekt.)

Vi er som sagt klar til at bringe indslag i radio, tv og på nettet med og på baggrund af ovenstående

oplysninger. Formentlig allerede mandag eller tirsdag i næste uge.

I den forbindelse må I meget gerne vende hurtigst muligt tilbage med svar på følgende to spørgsmål:

SPØRGSMÅL:

A. Kan I påpege noget faktuelt forkert i ovenstående gengivelse af jeres svar? I givet fald

præcis hvad og hvorfor?

B. Hvilken dato og år blev den nu ældste års-backup taget?

C. Hvis muligt: Hvor langt tilbage i tiden rummer den ældste års-backup på nuværende

tidspunkt e-mails fra? (Der kan jo godt være taget backup af endnu ældre og meget

gamle mails i mailboksene i selv den ældste årsbackup, jf. ovenstående)

Hvis I har mulighed for at besvare spørgsmål A før spørgsmål B og C, må I meget gerne gør det. I den

forstand kan mailen her betragtes som en forelæggelse af de påstande, vi har planer om at publicere i

starten af næste uge.

Endnu en gang stor tak for den allerede store hjælp og på forhånd tak for hjælpen med at besvare

ovenstående to spørgsmål.

God weekend, når og hvis I kommer så langt.

De bedste hilsner Jesper :-)

--------------------------------------------------------------------------------------------

Jesper Tynell

Fagmedarbejder, Orientering på P1

DR Byen

Emil Holms Kanal 20, opg.6-4

DK-0999 København C

M +45 2854 5971

[email protected]

www.dr.dk

--------------------------------------------------------------------------------------------

Sagsnr.: 2017-750-0089 Dok.: 765169 Titel: HASTER Afgørelse om aktindsigt...

Fra:

Mads Kirkegaard [mailto:[email protected]]

Sendt:

2. maj 2018 11:32

Til:

Jesper Tynell P1 Aktualitet <[email protected]>

Emne:

VS: Afgørelse om aktindsigt med bilag og svar på spørgsmål

Kære Jesper Tynell

Vedhæftet fremsender Udenrigsministeriet afgørelse om aktindsigt med bilag og svar på

spørgsmål. Der eftersendes grundet filens størrelse ét bilag.

Udenrigsministeriet skal beklage den lange sagsbehandlingstid.

_______________________________________________________

MADS KIRKEGAARD /[email protected]

CHEFKONSULENT / JTK

DIREKTE +4533920405

UDENRIGSMINISTERIET

ASIATISK PLADS 2 / DK-1448 KØBENHAVN K

TLF. +45 3392 0000 /WWW.UM.DK

Fra:

Mads Kirkegaard

Sendt:

2. maj 2018 11:29

Til:

'Jesper Tynell P1 Aktualitet' <[email protected]>

Emne:

Afgørelse om aktindsigt med bilag og svar på spørgsmål

Kære Jesper Tynell

Vedhæftet fremsender Udenrigsministeriet afgørelse om aktindsigt med bilag og svar på

spørgsmål.

Udenrigsministeriet skal beklage den lange sagsbehandlingstid.

Sagsnr.: 2017-750-0089 Dok.: 765169 Titel: HASTER Afgørelse om aktindsigt...

_______________________________________________________

MADS KIRKEGAARD /[email protected]

CHEFKONSULENT / JTK

DIREKTE +4533920405

UDENRIGSMINISTERIET

ASIATISK PLADS 2 / DK-1448 KØBENHAVN K

TLF. +45 3392 0000 /WWW.UM.DK

Sagsnr.: 2017-750-0089 Akt: 58 Dok.: 768601 Titel: Fra Udenrigsministeriet: Anmod...

Mailudkast til Tynell:

”I lyset af den seneste tids debat om Tibetkommissionens adgang til e-mails har regeringen

som bekendt besluttet at invitere de politiske partier til en drøftelse af, hvordan man håndterer

de spørgsmål, som diskussionerne giver anledning til. På baggrund af den beslutning og som

forberedelse til det samråd, der er indkaldt i sagen, er Udenrigsministeriet ved på ny at

gennemgå tilgængeligheden af de omtalte IT-systemer.

Den gennemgang giver anledning til at uddybe et svar, som vi gav dig i mail af 14. maj. Vi

skrev i den mail, at den ældste backup af Udenrigsministeriets mailsystem stammer fra

november 2015. Det skal i den forbindelse præciseres, at det er Udenrigsministeriets system

til reetablering af IT-infrastrukturen ved IT-nedbrud (backupsystemet), der er fra november

2015. Men systemet har fra starten været sat op således, at backuppen af mailsystemet er ca.

et år gammel. Det vil sige, at ældste backup af mailsystemet er fra medio 2017. For så vidt

angår mailbokse gælder det fortsat, at hver enkelt systembackup rækker så langt tilbage i

tiden, som der var mails i de mailbokse, der eksisterede på det tidspunkt, øjebliksbilledet af

IT-systemet blev taget.

Du er velkommen til at ringe, hvis ovennævnte giver anledning til spørgsmål.

Mvh Anne”

Sagsnr.: 2017-750-0089 Akt: 59 Dok.: 768696 Titel: Korrespondance med Udenrigsmin...

Fra:

Mikkel Randeris Kristensen <[email protected]>

Sendt:

4. juni 2018 10:04

Til:

Kasper Thams Olsen <[email protected]>

Emne:

Berlingske - advokat anmoder om udlevering af mails i Tibetsag

Kære Kasper

Hermed som aftalt et par linjer:

Om Tibetsagen og de mails,

som DR for nyligt beskrev,

fra afgåede ministre og

embedsmænd, der skulle ligge som backup i UM-systemer.

Nu har forsvarsadvokat Anders Nemeth, der repræsenterer Claus Hjelm Olsen i en

kommende retssag vedr. falsk forklaring i retten, anmodet Statsadvokaten i København

om at få udleveret de mails.

Mit spørgsmål er:

Vil UM, hvis statsadvokaten beder ministeriet om det, udlevere samtlige af de mails,

som den har liggende som backup i dens systemer, og som kan være af relevans for

Tibetsagen?

Vi har deadline kl 14.

Mikkel Randeris

25 45 46 23