UFO, Alm.del - 2017-18 - Bilag 30: Notat om fortrolighedsstemplede udvalgsdokumenter.

Udvalget for Forretningsordenen 2017-18
UFO Alm.del Bilag 30
Offentligt

UDVALGSSEKRETARIATET

NOTAT

OM FORTROLIGHEDSSTEMPLEDE UDVALGSDOKUMENTER

Til orientering og med henblik på drøftelse i Udvalget for Forretningsordenen

følger hermed notat om fortrolighedsstemplede udvalgsdokumenter. Notatet

er en opfølgning på Præsidiets konference den 23. og 24. januar 2017,

hvorefter Udvalget for Forretningsordenen nedsatte en arbejdsgruppe til at

følge op på konferencen. Resultatet af arbejdsgruppens drøftelser fremgår af

en rapport (UFO alm. del bilag 62, 2016-17), som bl.a. indeholder

nedenstående forslag om at skabe overblik over omfanget og indholdet af

fortrolighedsstemplede udvalgsdokumenter:

”4. Fortrolighed

Forslag 4.1. Med henblik på at få en indikation af omfanget af

fortrolighedsstemplede udvalgsdokumenter og de begrænsninger,

som fortroligheden medfører for udvalgsmedlemmerne, herunder

bl.a. muligheden for at kommentere relevante sager, kan

administrationen – hvis der træffes beslutning herom – for en

(kortere) perioden iværksætte en registrering af fortroligstemplede

dokumenter i udvalgte udvalg (f.eks. UUI, SOU og REU).

Registreringen kan give et overblik over, hvor mange dokumenter

det drejer sig om, dokumenternes (hoved)indhold og begrundelser

for, at dokumenterne er stemplet fortroligt. På baggrund heraf kan

det overvejes, om der er grundlag for at ændre eller præcisere

regler, procedurer og praksis.”

Overvejelser om ændring af praksis for fortrolighedsstemplet

udvalgsbilag

Nedenstående gennemgang af fortrolige udvalgsbilag indikerer, at

fortrolighedsstemplingen for de fleste udvalg umiddelbart ikke synes at udgøre

en stor udfordring. Ses der på omfanget af fortrolighedsstemplede

udvalgsdokumenter i de 5 udvalg i den tremåneders-periode, hvor

registreringen pågik, har antallet af fortrolighedsstemplede dokumenter i alt

udgjort under 3,5 procent af udvalgsdokumenterne.

Udvalget for Forretningsordenen kan på baggrund af registreringerne drøfte,

om notatet giver grundlag for at ændre eller præcisere regler, procedurer og

praksis i forhold til fortrolighedsstempling af udvalgsdokumenter.

26. januar 2018

Ref.: 13-000609-33

Anne Nygaard Just

Udvalgssekretær

1/7

UFO, Alm.del - 2017-18 - Bilag 30: Notat om fortrolighedsstemplede udvalgsdokumenter.

Drøftelserne kan bl.a. indeholde følgende overvejelser om generelle tiltag

gældende for enten enkelte eller samtlige udvalg:

1. Udvalgssekretariatet kan i højere grad end i dag vejlede medlemmerne, når

de stiller alm. del spørgsmål til ministre vedrørende en konkret henvendelse

med personfølsomme oplysninger i forhold til, om medlemmet ønsker, at

ministeriet besvare spørgsmålet konkret i forhold til sagen (og dermed i et

fortroligt svar) eller besvare den generelle eller principielle problemstilling (i et

offentligt svar), så svaret kan anvendes mere aktivt af medlemmerne.

2. Alternativt til punkt 1 kan udvalgene bede ministrene om fremadrettet at

svare mere generelt og uden personhenførbare oplysninger, når udvalget

stiller alm. del spørgsmål til konkrete henvendelser eller personsager omtalt i

medierne.

3. At bede ministrene om både at oversende et offentligt svar/bilag uden

fortrolige oplysninger og medsende et særskilt bilag med eventuelle fortrolige

oplysninger, som kan gøres fortroligt. Denne praksis har i enkelte tilfælde

været anvendt i UUI. Med overgangen til elektronisk håndtering af fortrolige

bilag ventes det at blive enklere at håndtere både offentlige og fortrolige svar

på samme spørgsmål

4. At bede ministeren om tydeligt at markere i en ’læsevejledning” til fortrolige

svar og bilag, hvilke dele af oplysningerne der er fortrolige og hvilke dele, der

ikke er fortrolige og dermed kan anvendes aktivt af udvalgsmedlemmerne.

Det foreslås, at dette notat efter drøftelse i Udvalget vedrørende

Forretningsordenen bliver omdelt i de 5 udvalg omfattet af registreringen med

henblik på eventuel drøftelse.

Sammenfatning

Udvalgssekretariatets registrering af fortrolige udvalgsdokumenter har

klarlagt, at der i en tre-måneders periode i alt blev registreret 67 fortrolige

udvalgsdokumenter i de 5 omfattede udvalg ud af i alt ca. 2.000

udvalgsdokumenter.

Den primære årsag til fortrolighedsstemplingen af udvalgsdokumenter er

personfølsomme oplysninger, som er årsagen til at 34 ud af 43 bilag og 16 ud

af 24 svar på alm. del spørgsmål er fortrolighedsstemplet.

Generelt har omfanget af fortrolige udvalgsdokumenter ikke givet anledning til

drøftelse i de 5 berørte udvalg i den periode, som registreringen har fundet

sted, dog har der været en særlig problemstilling i forhold til udlændinge- og

integrationsministerens oversendelse af svar på udvalgsspørgsmål, mere om

det senere i notatet. UUI har tidligere drøftet både omfanget af fortrolige

2/7

UFO, Alm.del - 2017-18 - Bilag 30: Notat om fortrolighedsstemplede udvalgsdokumenter.

besvarelser, typen af spørgsmål, der besvares fortroligt, og muligheden for at

udskille de fortrolige dele i separate bilag for at tydeliggøre, hvilke dele der er

omfattet af fortrolighed.

Regler for fortrolige udvalgsdokumenter

Indledningsvis kan det oplyses, at der fremgår følgende regler for fortrolige

udvalgsdokumenter i § 4, stk. 2, i ”Regler om adgang til Folketingets

parlamentariske dokumenter m.v.”, som Præsidiet vedtog den 25. februar

2015:

”Parlamentariske dokumenter er fortrolige, hvis de indeholder

oplysninger, som efter deres art er omfattet af §§ 30-33 i lov om

offentlighed i forvaltningen, eller andre særlige forhold taler for, at

dokumentet behandles fortroligt. Er et dokument modtaget fra en

ekstern part, som ved stempling eller på anden måde har oplyst, at

parten betragter dokumentet som fortroligt, anses dokumentet for

fortroligt.”

Af ”Håndbog i Folketingsarbejde, oktober 2015” side 58 fremgår det bl.a., at:

”Når en minister sender et fortroligt dokument til Folketinget, er det

som regel et af Folketingets udvalg, som modtager dokumentet.

Ministeren bør vejlede udvalget om, at dokumentet efter

ministerens opfattelse indeholder fortrolige oplysninger, men i

princippet kan ministeren ikke pålægge Folketinget (udvalget) at

behandle dokumentet som fortroligt, da en minister som

udgangspunkt ikke har beføjelse til at give Folketinget

tjenesteordrer. I praksis følger Folketingets udvalg dog altid

vejledningen fra ministeren. Hvis der er tvivl om, hvorvidt hele

dokumentet er fortroligt eller kun dele af dokumentet er det, kan

udvalget anmode ministeren om en nærmere vejledning.”

Det fremgår endvidere, at der gælder særlige regler for bl.a. Det

Udenrigspolitiske Nævn.

Registreringer

På baggrund af forslaget fra arbejdsgruppen under Udvalget for

Forretningsordenen har Udvalgssekretariatet iværksat en registrering af alle

fortrolighedsstemplede udvalgsdokumenter i Retsudvalget, Udlændinge- og

Integrationsudvalget, Sundheds- og Ældreudvalget, Social-, Indenrigs- og

Børneudvalget og § 71-tilsynet i perioden 1. oktober – 31. december 2017.

Registreringen har omfattet antallet af fortrolighedsstemplede dokumenter,

typen af dokument (f.eks. ministers svar på spørgsmål fra et udvalg,

orienteringer fra en minister og henvendelser til udvalget) og den primære

årsag til, at dokumenterne er fortrolighedsstemplet. For en god ordens skyld

3/7

UFO, Alm.del - 2017-18 - Bilag 30: Notat om fortrolighedsstemplede udvalgsdokumenter.

skal det bemærkes, at registreringen ikke har omfattet dokumenter, der er

registreret som interne, hvilke indebærer, at de – selvom de ikke er fortrolige –

ikke er offentligt tilgængelige på Folketingets hjemmeside.

I den tre-måneders periode, hvor registreringen har fundet sted i de 5 udvalg,

er der i alt registreret 67 fortrolige udvalgsdokumenter ud af i alt ca. 2.000

udvalgsdokumenter. Ud af de 67 fortrolige udvalgsdokumenter, var 43 af

dokumenterne bilag, mens 24 var svar på alm. del spørgsmål. Af tabellen

herunder fremgår fordelingen af de 67 fortrolige udvalgsdokumenter på

udvalg.

Tabel 1: Antal fortrolige bilag og svar på alm. del spørgsmål i perioden 1. oktober – 31. december 2017

Svar på alm. del spm.

Retsudvalget

Udlændinge- og Integrationsudvalget

Sundheds- og Ældreudvalget

Social-, Indenrigs- og Børneudvalget

§ 71-tilsynet

I alt

Bilag

I alt

I forhold til de fortrolige udvalgsbilag fordeler de sig på følgende typer af

dokumenter:

Tabel 2: Antal fortrolighedsstemplet bilag fordelt på type af dokumenter

Antal fortrolighedsstemplet bilag

Borgerhenvendelser

Henvendelser fra institutioner/organisationer m.v.

Orienteringer/redegørelser fra en minister

Andet

I alt

Af de 43 udvalgsbilag der i perioden 1. oktober – 31. december 2017 er

fortrolighedsstemplet i de 5 udvalg, vedrører mere end 70 pct. af bilagene

borgerhenvendelser.

Ud af de 43 bilag er 39 af bilagene fortrolighedsstemplet på baggrund af en

vurdering foretaget af Udvalgssekretariatet, mens 4 af bilagene er

fortrolighedsstemplet på foranledning af en minister.

Årsager til, at udvalgsdokumenter fortrolighedsstemples

I forbindelse med registreringen af omfanget af fortrolighedsstemplede

udvalgsdokumenter er den primære årsag

til, at dokumenterne er

Nogle af de udvalgsdokumenter der er fortrolighedsstemplet, er fortrolighedsstemplet af flere

årsager – f.eks. fordi dokumentet både indeholder personfølsomme oplysninger (a) og indeholder

oplysninger, som er fortrolige af hensyn til tredje person (b).

4/7

UFO, Alm.del - 2017-18 - Bilag 30: Notat om fortrolighedsstemplede udvalgsdokumenter.

fortrolighedsstemplet ligeledes registreret. Forud for registreringen havde

Udvalgssekretariatet defineret 11 kategorier, som fortrolighedsstemplingen

kunne være begrundet i. Kategorierne fremgår af nedenstående tabeller.

Udvalgsbilag

I de 5 udvalg fordelte årsagerne til fortrolighedsstemplingen af udvalgsbilag

sig således:

Tabel 3: Årsager til fortrolighedsstempling af udvalgsbilag

Bilag

a. Oplysninger om enkeltpersoners

private, herunder økonomiske forhold

(personfølsomme oplysninger)

b. Hensynet til en anden person, end

den der har sendt henvendelsen

c. Hensynet til den person, som har

sendt henvendelsen

d. Virksomheds-/erhvervsinteresser

e. Danmarks udenrigspolitiske

interesser/forholdet til andre lande og

internationale organisationer

f. Beskyttelse af mellemstatslige aftaler

g. Sikkerhedspolitiske interesser

h. Hensynet til politiets efterforskning

i. Terrorrisiko

j. Oplysninger fra/om

efterretningstjenester

k. Andet

I alt

REU

UUI

SUU

SOU

§ 71-tilsynet

I alt

Som det fremgår af ovenstående tabel er den primære årsag til, at

udvalgsbilag i de 5 udvalg fortrolighedsstemples, at bilagene indeholder

oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold (a). Det

gælder for 34 af de 43 bilag. Foruden hensyn til enkeltpersoner (a, b og c) er

2 bilag fortrolighedsstemplet på baggrund af oplysninger om virksomheds-

/erhvervsinteresser (d), mens 1 bilag er fortrolighedsstemplet med henvisning

til sikkerhedspolitiske interesser (g).

Som det fremgår af tabel 2 er kun 4 af de 43 udvalgsbilag stemplet fortroligt af

ministerierne, når Folketinget modtager dem. De 4 bilag, der er stemplet

fortrolige af ministerierne, fordeler sig på 2 udvalgsbilag i REU, 1 i UUI og 1 i

SUU. Årsagen til, at de 4 udvalgsbilag er stemplet fortrolige af ministerierne

er, at:

- 1 bilag indeholder oplysninger om virksomheds-/erhvervsinteresser

og personhenførbare oplysninger

5/7

UFO, Alm.del - 2017-18 - Bilag 30: Notat om fortrolighedsstemplede udvalgsdokumenter.

1 bilag indeholder personfølsomme oplysninger

1 bilag indeholder information om politiets efterforskning og

1 bilag indeholder EU-Kommissionens arbejdsprogram, som det er

praksis at fremsende fortroligt, da dokumenterne anses for fortrolige

mellem medlemslandene og EU-Kommissionen

Svar på alm. del spørgsmål

I de 5 udvalg fordelte årsagerne til fortrolighedsstemplingen sig således for

svar på alm. del spørgsmål:

Tabel 4: Årsager til fortrolighedsstempling af svar på alm. del spørgsmål

Svar på alm. del spørgsmål

a. Oplysninger om enkeltpersoners

private, herunder økonomiske forhold

(personfølsomme oplysninger)

b. Hensynet til en anden person, end

den der har sendt henvendelsen

c. Hensynet til den person, som har

sendt henvendelsen

d. Virksomheds-/erhvervsinteresser

e. Danmarks udenrigspolitiske

interesser/forholdet til andre lande og

internationale organisationer

f. Beskyttelse af mellemstatslige aftaler

g. Sikkerhedspolitiske interesser

h. Hensynet til politiets efterforskning

i. Terrorrisiko

j. Oplysninger fra/om

efterretningstjenester

k. Andet

I alt

REU

UUI

SUU

SOU

§ 71-tilsynet

I alt

Den primære årsag til at svar på alm. del spørgsmål fortrolighedsstemples er

ligesom udvalgsbilag hensynet til enkeltpersoners private, herunder

økonomiske forhold (a), som er årsag til, at i alt 16 af de 24 svar er stemplet

fortroligt.

Herudover fordeler den primære årsag til fortrolighedsstemplingen sig for de

resterende 8 svar sig på følgende:

- 1 svar skyldes hensynet til en anden person, end den der har sendt

henvendelsen (b)

- 1 svar skyldes oplysninger om virksomheds-/erhvervsinteresser (d)

- 4 svar skyldes hensynet til politiets efterforskning (h)

- 1 svar skyldes, at svaret indeholder oplysninger fra/om

efterretningstjenester (j)

- og herudover falder 1 svar inden for kategorien ’Andet’ (k).

6/7

UFO, Alm.del - 2017-18 - Bilag 30: Notat om fortrolighedsstemplede udvalgsdokumenter.

Det er i alle 24 tilfælde med fortrolighedsstemplede svar på alm. del

spørgsmål ministerierne, der har stået for fortrolighedsstemplingen. Ca.

halvdelen af alm. del spørgsmålene, som ministrene har besvaret, er stillet på

baggrund af en konkret henvendelse med personfølsomme oplysninger sendt

til et udvalg.

Udvalgenes drøftelser af begrænsningerne ved fortrolige

udvalgsdokumenter

Det kan indledningsvis bemærkes, at ingen medlemmer af de 5 udvalg i

perioden for registreringen – Udvalgssekretariatet bekendt – har rejst

spørgsmål om, drøftet eller udtrykt utilfredshed med antallet af eller indholdet

af de fortrolighedsstemplede udvalgsdokumenter, jf. dog nedenfor.

Udlændinge- og integrationsministeren meddelte den 10. maj 2017, at

ministeren fremover ville besvare spørgsmål, der vurderes at være fortrolige

af hensyn til Danmarks udenrigspolitiske interesser, i Det Udenrigspolitiske

Nævn i stedet for i fagudvalgene. Ministeren begrundede dette med, at

oplysninger givet i fortrolighed havde været gengivet i pressen. Ministeren har

efterfølgende sendt flere besvarelser til Nævnet. I den registrerede periode

drejer det sig om 5 besvarelser på alm. del spørgsmål stillet til ministeren,

heraf 4 alm. del spørgsmål stillet i UUI og 1 alm. del spørgsmål stillet i REU.

REU og UUI finder begge, at ministerens praksis begrænser udvalgenes

adgang til relevant information og forringer medlemmernes parlamentariske

arbejde og mulighed for at føre kontrol med regeringen. REU har i brev af 5.

december 2017 gjort ministeren opmærksom på dette og UUI har besluttet at

gøre tilsvarende, jf. REU alm. del – bilag 90.

7/7