TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Transport-, Bygnings- og Boligudvalget 2017-18
TRU Alm.del Bilag 338
Offentligt

Signalprogrammet

Mål og status for programmets styring

Juni 2018

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet

Indhold

Forord

Resumé

Status for rebudgettering

Sammenhængende styring

Økonomistyring

Kontraktstyring

Risikostyring

Sammenhængende systemlandskab

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet

Forord

Deloitte har på opdrag af Transport-, Bygnings- og

Boligministeriet udarbejdet denne status over Signal-

programmets indsats for at forbedre en række for-

hold, der blev fremhævet af det eksterne review af

Signalprogrammet fra november 2018, som Deloitte

ligeledes var ansvarlig for.

Opdraget

Formålet med denne status er at tilvejebringe et aktu-

elt overblik over fremdriften i Signalprogrammets ar-

bejde med at forbedre styrbarhed og robusthed.

Denne status fokuserer alene på Signalprogrammets:



Rebudgettering og indsats for at øge budgettets

styrbarhed og robusthed.

Udvikling af målbilleder for tre essentielle sty-

ringsdiscipliner og arbejdet med at realisere disse.

Målbillede for en sammenhængende styring på

tværs af de tre styringsdiscipliner.

Målbilledet for en sammenhængende systemun-

derstøttelse af et styrket styringsregime.

der gælder for de styringsdiscipliner

–

økonomi-, kon-

trakt- og risikostyring

–

der aktuelt er særligt fokus

på at styrke i Signalprogrammet.

Samarbejdet

Deloitte og Banedanmark har gennem foråret og for-

sommeren samarbejdet om at etablere grundlaget for

denne status. Vi har desuden bistået Banedanmark,

med operationelle ressourcer, der under Banedan-

marks ledelse har bidraget i det omfattende arbejde

med at rebudgettere Signalprogrammet og specificere

målbilleder for styringsdisciplinerne.

Læsevejledning

Dette notat er udtryk for Deloittes vurdering af status,

fremdrift og udeståender baseret på vores iagttagel-

ser gjort fra februar til ultimo maj 2018. vurderin-

gerne er således baseret på detaljeret indsigt, men er

også udtryk for en fokuseret tilgang, der har skabt

særligt stor indsigt i økonomistyringen og forholdende

knyttet til budgettet. Notatet indfanger et øjebliksbil-

lede af Signalprogrammets indsats, og der vil fortsat

blive arbejdet videre på at adressere anbefalingerne

fra reviewet.

Notatet skal læses i det perspektiv.

18. juni 2018

Thomas Riisom

Partner

Ulrik Linder Jakobsen

Partner

Desuden giver denne status et kondenseret overblik

over Banedanmarks indsats siden november med at

håndtere nogle af de forhold, det eksterne review

adresserede.

Signalprogrammet og Banedanmark har valgt at udar-

bejde såkaldte målbilleder for dels fortsat at operatio-

nalisere og konkretisere anbefalingerne fra det eks-

terne review, dels at præcisere, hvilke udviklingsmål

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet

Resumé

På opdrag af Transport-, Bolig- og Bygningsministeriet

har Deloitte fulgt op på Signalprogrammets indsats for

at styrke en række forhold om de styringsmæssige di-

scipliner (kontrakt-, økonomi- og risikostyring) som i

det eksterne review fra november 2017 blev fremhæ-

vet som særligt vigtige i programmets restlevetid. Ne-

denfor er gengivet et ledelsesresumé af denne opfølg-

ning.

inden en endelig færdiggørelse af de første udrulnin-

ger (EDL) på fjernbanen, som for Vest forventes fær-

dig i efteråret 2018 og for Øst forventes færdig primo

2019. Det blev i reviewet anbefalet at inddrage læring

fra EDL forløbene i rebudgetteringen. Det har vist sig

muligt at hente væsentlige erfaringer fra den færdig

EDL på S-banen samt de to EDL-forløb på fjernbanen,

uagtet at de endnu ikke er afsluttet. Færdiggørelserne

af EDL’erne på fjernbanen udgør en central milepæl

for programmet og er således, i lighed med andre vig-

tige milepæle, et centralt tidspunkt for programmet at

gennemføre en dybdegående budgetopfølgning og en

ny prognose med afsæt i det lagte budget.

Rebudgetteringen er samtidig forankret i en ny udrul-

ningsplan. Udrulningsplanen er senest opdateret i

april 2018, og den reflekterer udrulningsstrategien,

der blev politisk godkendt på bagkant af det eksterne

review i november 2017. Udrulningsplanen indgår

endvidere i den samlede anlægsplan og er således af-

stemt med de øvrige aktiviteter på banenettet.

Der er yderligere foretaget ændringer til økonomisty-

ringen, som konsekvens af reviewets anbefaling om

forbedret tilsyn med økonomistyring i programmet.

Konkret er SP økonomi i efteråret 2017 etableret som

en programtværgående økonomienhed, forankret un-

der Banedanmarks økonomichef. Signalprogrammets

programme management office (PMO) er ligeledes

blevet reorganiseret og koblet tættere til Banedan-

marks øvrige styringskontorer. Reorganiseringen af

PMO’et blev effekturet i starten af 2018.

Reviewet i 2017

Reviewet af Signalprogrammet blev afsluttet i novem-

ber 2017. Deloittes analyser pegede på, at den hidti-

dige økonomistyring i begrænset omfang har under-

støttet programmets behov, at risikostyringen har

været for lavt prioriteret, samt at kontraktstyringen

på en række større kontrakter har været uensartet.

Herudover blev det påpeget, at Signalprogrammet

ikke havde et styrbart budget, der var forankret i en

realistisk plan for udrulning af programmet.

Status siden reviewet

Banedanmark har siden reviewet rebudgetteret hele

Signalprogrammet og ændret organiseringen af pro-

grammets styring. Således har Banedanmark nu et

styrbart budget, jf. Deloittes anbefaling i reviewet fra

november 2017. Dette er helt centralt ift. den fremad-

rettede økonomistyring.

Det nye budget er lagt i foråret 2018, hvilket er efter

EDL-strækningen på S-banen er fuldt ibrugtaget, men

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet

Endelig er der siden reviewet oprettet et Programme

Risk Board. Formålet med Programme

Risk Board’et

er en mere stringent håndtering af programmets

tværgående risici.

Igangværende initiativer

I efteråret 2017 har Banedanmark udarbejdet en

transformationsplan med indsatser målrettet de kriti-

ske observationer og de opstillede anbefalinger i det

eksterne review. Transformationsplanen har et bre-

dere fokus end styringsdisciplinerne, men anviser ud

over de nævnte gennemførte tiltag, yderligere initiati-

ver til styrkelse af økonomi-, kontrakt- og risikostyrin-

gen i Signalprogrammet, der endnu ikke er afsluttet.

Særligt skal her nævnes:



Standardiseret proces for forhandling med leveran-

dører.

Udvikling og implementering af rolle- og ansvars-

koncept for økonomistyring.

Bedre systemunderstøttelse af økonomistyringen.

Opmanding og opkvalificering af økonomifunktion

og PMO.

Hvert målbillede har til formål at opstille et realistisk

og behovsdrevet billede af Signalprogrammets sty-

ringsmæssige udvikling. Til hvert målbillede knytter

der sig en række indsatser, herunder en videreførelse

af de igangværende initiativer, der samlet udgør en

implementeringsplan for den nødvendige styrkelse af

styringen.

Planerne udgør, sammen med målbilledernes kon-

krete beskrivelser af Banedanmarks ambitioner for

styringen, et velegnet opfølgningsgrundlag i forhold til

fremdriften i styrkelsen af Signalprogrammets styring.

Vurdering af status for adressering af det

eksterne review

Det er Deloittes vurdering at der i forhold til observa-

tionerne fra det eksterne review har været tilfredsstil-

lende fremdrift på 13 ud af 16 områder, mens der på

tre områder har været delvist tilfredsstillende frem-

drift. Det er endvidere Deloittes vurdering at de udar-

bejdede målbilleder og de tilhørende implemente-

ringsplaner til fulde dækker det resterende arbejde,

der skal gennemføres for at adressere opfølgnings-

punkterne fra det eksterne review fuldt. På side 5

fremgår oversigt over fremdriften på hvert af de 16

punkter, samt hvilket målbillede der i det videre ar-

bejde vil adressere udviklingspunktet.

Planlagte initiativer

Siden reviewet har Banedanmark har planlagt en for-

bedring af styringsdisciplinerne med et bredere sigte

end observationerne og anbefalingerne fra det eks-

terne review. Banedanmark har således opstillet mål-

billeder for de tre styringsdiscipliner nævnt ovenfor,

samt etableret to tværgående målbilleder, et for sam-

menhængen i styringen og et for tværgående system-

understøttelse.

Deloittes samlede vurdering

Der er Deloittes samlede vurdering, at det hidtidige

arbejde med at styrke styringen, herunder særligt de

organisatoriske tiltag og den gennemførte rebudgette-

ring af programmet, har bidraget afgørende til at løfte

grundlaget for styringen.

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet

Det er endvidere Deloittes vurdering, at de øvrige

igangsatte tiltag indeholdt i Banedanmarks transfor-

mationsplan fra efteråret 2017 vil bidrage positivt til

Signalprogrammets styring.

Det er samtidig Deloittes vurdering, at de planlagte

initiativer i Banedanmarks målbilleder samlet set har

potentialet til at bidrage til en mere fuldstændig sty-

ring, såfremt disse implementeres fuldt ud.

Slutteligt er det Deloittes vurdering, at Banedanmarks

samlede plan for implementering af målbillederne er

realistisk, herunder at implementeringsplanen udgør

et fornuftigt afsæt til fremadrettet at foretage løbende

opfølgning i forhold til Banedanmarks fremdrift.

Af tabel 1 fremgår Deloittes vurdering af, hvordan ud-

fordringerne fra det eksterne review imødekommes af

hhv. de gennemførte aktiviteter og de fremadrettede

målbilleder. Den resterende del af dokumentet vil fo-

kusere på de opstillede målbilleder uden yderligere

detaljeret opfølgning i forhold til punkterne i det eks-

terne review i det de nu er indarbejdet i målbille-

derne.

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet

Tabel 1: Opfølgningspunkt fra reviewet

Decentral styring af projekternes økonomi

Uklarhed om roller og ansvar

Nuværende status

Fremdrift tilfredsstillende

Organisatorisk ændring med integration af SP Økonomi i Banedanmarks økonomifunktion.

Fremdrift delvist tilfredsstillende

Initiativer planlagt til håndtering af problemstillingen i målbillede for økonomistyring.

Fremdrift delvist tilfredsstillende

Det nye budget er koblet, i det omfang det er muligt, programmets økonomi med udrulningsstrækningerne, men der mangler fortsat fuld

implementering af en sammenhængende styringsmæssig støtte til projektledere og programdirektør.

Fremdrift tilfredsstillende

Styringsrelevant budget etableret i maj 2018.

Fremdrift tilfredsstillende

Udarbejdet standardiseret rapporterings- og tilsynsskabelon til departementet inkl. økonomioversigt.

Fremdrift tilfredsstillende

Udarbejdet generel plan for håndtering

af CR’s samt optimering

af processen for disse herunder processen for håndtering og opfølgning

på Early Warnings.

Fremdrift tilfredsstillende

Integration mellem Contract Management og Risk, som en del af optimering af CR processen samt opdatering af Contract Management

procedure

Fremdrift tilfredsstillende

Fælles møder med kontraktholderne for fjernbaneprojekterne er initieret og fælles møder med alle kontraktholdere holdes på ugebasis.

Organisering af kontraktstyring er inddraget som en del af den overordnede organisering af PMO'et for SP.

Fremdrift tilfredsstillende

Forretningsgang besluttet og implementeret.

Fremdrift tilfredsstillende

Programforudsætninger og -risici er identificeret. Derudover er en ensartet metode udviklet og implementeret.

Fremdrift tilfredsstillende

Fælles metode til vurdering af konsekvenser og sandsynlighed. Fælles metode til vurdering af konsekvens og sandsynlighed er imple-

menteret og der følges op på vurderingen ved månedlige risk alignment møder med projekterne relateret til de enkelte udrulningslinjer.

Fremdrift tilfredsstillende

Identifikation og planlægning af mitigerende handlinger er implementeret.

Fremdrift delvist tilfredsstillende

Der udestår en fuld og ensartet forankring af programmets risikostyringskoncept i alle projekter. Processen er påbegyndt i forbindelse

med rebudgetteringen, men er ikke fuldt tilendebragt.

Fremdrift tilfredsstillende

Rapportering af risici er opdateret med tidsplan som styrende element. Værktøjer som Monte Carlo simulering er inddraget til at vurdere

risici ifht. udrustning af tog.

Fremdrift tilfredsstillende

Det anvendte værktøj til risikostyring vurderes at kunne understøtte behovet for nuværende, ligesom værktøjet rummer yderligere mulig-

heder for udvidet anvendelse.

Fremdrift tilfredsstillende

- Der er opsat et Programme risk board, med ansvar for risici relateret til rammebetingelser og forretningsrisici og koordineringsmøder

med afsæt i de enkelte udrulningslinjer er er implementeret.

- Risikorapporteringen er ændret, så det styrende element for risici er de enkelte udrulningslinjer mm.

- Træning af risikoejere er startet

- Opfølgning på risici er et fast agendapunkt på status- og projekt alignmentmøder..

Videre håndtering

Målbillede for økonomistyring

Målbillede for sammenhængende styring

Økonomistyring

Uklar kobling mellem fremdrifts- og aktivitetsplanlægningen og

den finansielle styring

Fravær af styringsrelevant budget

Begrænset mulighed for at følge projektets fremdrift

Målbillede for økonomistyring

Reduktion af early warnings og CRs

Målbillede for kontraktstyring

Kontraktstyring

Igangsætte en række deffinerede initiativer for Onboard- og

fjernbaneprojekterne

Samling af kontraktholderansvaret for Onboard- og fjernbane-

projekterne centralt

Etablering af forretningsgang, der beskriver beslutningsproces

og håndtering af bodsspørgsmål

Ensartet metode til identifikation og registrering af risici

Etablering af fælles metode til vurderingen af konsekvenser

og sandsynlighed

Indfør planlægning af mitigerende handlinger

Målbillede for kontraktstyring

Målbillede for risikostyring

Risikostyring

Decentral, uensartet og mangelfuld håndtering af risici på

tværs af projekterne

Mere fælles rapportering og kommunikation

Målbillede for risikostyring

Bedre softwaresupport

Målbillede for sammenhængende systemlandskab

Optimering af rammebetingelser

Målbillede for risikostyring

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet

Status for rebudgettering

Opnåede resultater: Styrbarhed

Rebudgetteringen har resulteret i et væsentligt mere

styrbart budget end det estimate-to-complete der fo-

relå i foråret 2017.

Den forbedrerede styrbarhed er særligt opnået ved

følgende tiltag:



Øget budgetteringsdybde og dokumentation af

budgetforudsætninger, herunder brug af erfa-

ringstal.

Angivelse og budgettering af usikkerheder.

Risikomitigerende tiltag fremgår tydeligt af bud-

gettet, ligesom risici der vurderes sandsynlige er

søgt indbudgetteret enten som selvstændige om-

kostninger eller som input til budgettering af usik-

kerheder.

Eliminering af decentrale, ikke specificerede reser-

veposter.

Detaljeret gennemgang af historisk change-log og

vurdering af forventede fremtidige changes med

afsæt i læring fra EDL, inkl. S-banen.

Etablering af supplerende styringsdimensioner i

budgettet, herunder kobling til projektfaser og ak-

tiviteter samt til strækninger (hvor dette er mu-

ligt). Dette sikrer tættere kobling mellem udrul-

ningsplan og budget end i det tidligere estimate-

to-complete.

Det blev i forbindelse med det eksterne review anbe-

falet at foretage en rebudgettering af programmet

med henblik på dels at sikre kvaliteten i budgettet,

blandt andet ved agt inddrage erfaringer fra de første

udrulningsaktiviteter (EDL), dels sikre øget styrbarhed

via et bedre underbygget budget med en tæt kobling

til den nye udrulningsplan.

Banedanmark har i foråret 2018 gennemført en re-

budgettering af Signalprogrammet. Dermed har Ba-

nedanmark nu et styrbart budget. Dette er sket inden

en endelig færdiggørelse af EDL, som for Øst forven-

tes færdig primo 2019 og for Vest forventes færdig i

efteråret 2018. Det har imidlertid været muligt at

hente væsentlige erfaringer fra de to igangværende

EDL-forløb, som er inddraget i rebudgetteringen.

Rebudgetteringen har været forankret i en ny udrul-

ningsplan, senest opdateret og fastlåst i april 2018,

der reflekterer den strategi, der blev godkendt politisk

på bagkant af det eksterne review i november 2017.

Rebudgetteringen er gennemført af Banedanmark.

Deloitte har bidraget med udførende konsulenter un-

der Banedanmarks ledelse, og har i den forbindelse

gennemført en detaljeret gennemgang af den histori-

ske change-log med henblik på at sikre overensstem-

melse mellem budgetgrundlag og accepterede kon-

traktændringer.

Deloitte har på baggrund af den opnåede indsigt vur-

deret budgettet i forhold til styrbarhed og robusthed.



Trods disse væsentlige forbedringer af budgettets

styrbarhed finder vi, at Signalprogrammet fortsat skal

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet

have fokus på at implementere forbedringstiltag. Der

er der særligt behov for at sikre ensartethed i angivel-

sen af usikkerheder, samt forbedre og ensarte opgø-

relsen af risici i forhold til budgettet.

Det er vores vurdering, at det var fornuftigt at etab-

lere et styrbart budget frem mod beslutningsporten

senere på året, uagtet at EDL ikke er færdiggjort. Det

er imidlertid væsentligt, at det samlede erfarings-

grundlag fremadrettet, i forbindelse med en særligt

dybdegående budgetopfølgning og prognoseudarbej-

delse, indarbejdes i budgettet, når

EDL’erne er ende-

ligt afsluttede.

er fuldt færdiggjorte produkter, og udrulnings- og im-

plementeringsmetoder endnu ikke er endeligt afprøvet

til et niveau, hvor de har fået en endelig og repetér-

bar form om end S-banen er meget tæt på dette ni-

veau. Der er behov for fortsat læring, hvilket tilsiger,

at programmet bør operere med en væsentlig reserve

til uforudsete hændelser.

Forudsætninger for budgettet

Rebudgetteringen har resulteret i et nyt budget for

Signalprogrammet, der er baseret på en række forud-

sætninger. Forudsætninger om plan og produktions-

forhold fremgår generelt tydeligt i budgettets aktivite-

ter og periodisering.

Der er imidlertid også en række forudsætninger om

opnåelse af effektiviseringsgevinster, fra- og tilvalg af

løsninger, sammenlægninger af udrulningsforløb i for-

hold til programmets scope samt opnåelse af gevin-

ster ved stram udgifts- og budgetstyring, som mere

indirekte ligger til grund for budgettet.

Disse forudsætninger er det generelt vigtigt for Sig-

nalprogrammet at følge op på med fokus på to sær-

lige forhold:

For det første er forudsætningerne om effektivise-

ringstiltag i det nye budget, overført direkte fra effek-

tiviseringskataloget i det eksterne review, der er be-

regnet med afsæt i det estimate-to-complete der fo-

relå i foråret 2017.



Ikke-specificerede decentrale reserverer er høstet i

forbindelse med rebudgetteringen budgettet jf. for-

slag fra det eksterne review.

For dekommissionering, hvor opgaven er uændret,

forudsættes samme effektiviseringsgevinster som i

det eksterne review.

Opnåede resultater: Robusthed

Rebudgetteringen har ligeledes resulteret i et budget

som på flere områder er mere robust end det esti-

mate-to-complete, der forelå i foråret 2017. Særligt

er den øgede dokumentation af budgetforudsætnin-

ger, angivelsen af usikkerhed, elimineringen af uspe-

cificerede budgetposter og den konsekvente indbud-

gettering af risikomitigerende handlinger med til at

skabe øget tryghed om at budgettet matcher de plan-

lagte aktiviteter.

Der er imidlertid tale om et budget, der rummer en

begrænset reserve, hvilket i sig selv udgør en udfor-

dring for budgettets robusthed i restperioden. Der er i

forbindelse med rebudgetteringen identificeret en be-

tydelig mængde af risici både på projektniveau og

programtværgående, der ikke er medtaget i budgettet

i det de vurderes mindre sandsynlige eller ikke umid-

delbart kan mitigeres.

Projekterne i Signalprogrammet har forskelligt frem-

driftsstadie, men fælles for dem er, at der endnu ikke



TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet



Effektivisering af programorganisationen forudsæt-

ter både en optimeret organisering og udskiftning

af konsulentressourcer med Banedanmark ansatte.

Idet den nye plan forudsætter en længere udrul-

ningsperiode og dermed forøgede omkostninger til

programorganisationen i forhold til estimate-to-

complete fra foråret 2017, vurderes det sandsyn-

ligt at effektiviseringspotentialet fra det eksterne

review vil kunne realiseres jf. det nye budget.

Der er i budgetforudsætningerne ikke angivet en

detaljeret plan for optimering af organisationen

–

denne er under udarbejdelse i forbindelse med en

igangværende analyse af programorganisationen.

Endelig er der høstet gevinster i budgettet ved, jf.

forslag fra det eksterne review, at dele finansierin-

gen af kommunikationsudstyr (FTN aktiv og pas-

siv) mellem relevante programmer, fremfor at

samle hele opgavens finansiering i Signalprogram-

met.

Det er således væsentligt at følge op på analyserne og

optimeringen af programorganisationen, ligesom Ba-

nedanmarks tiltag i forhold til at tiltrække relevante

ressourcer til Signalprogrammet skal følges tæt.

For det andet knytter forudsætningen om stram bud-

get- og udgiftsstyring sig direkte til det målbillede for

økonomistyring Banedanmark og Signalprogrammet

har opstillet og gennemførelsen af den tilhørende im-

plementeringsplan. Det er i den sammenhæng væ-

sentligt at følge op på særligt ansvarliggørelsen af

projektledere i forhold til budgettet, den planlagte

etablering af en forbedret data- og systemunderstøt-

telse af økonomistyringen, samt på den planlagte

styrkelse af økonomipartnerfunktionen.

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet

Sammenhængende

styring

de tre styringsdiscipliner, men særligt tre forhold er

væsentlige for at skabe sammenhæng på tværs af

målbillederne.



Procesmæssig kobling mellem økonomistyring, risi-

kostyring, kontraktstyring og planlægning.

En sammenhængende begrebsmodel, der binder

styringsdisciplinerne sammen, således at nøglebe-

greber i styringen (f.eks. strækninger, leverancer,

budgetposter) er afstemt og anvendes ens på

tværs af styringsdisciplinerne.

En sammenhængende leverancemodel, der sikrer

integration af økonomistyring, kontrakt- og æn-

dringsstyring, risikostyring og tidsstyring i forhold

til støtte af projektlederne og programdirektøren.

Banedanmark har i arbejdet med styringen af Signal-

programmet fokuseret på økonomistyring, kontrakt-

styring og risikostyring som discipliner med henblik på

at imødekomme de observationer og anbefalinger

som blev fremhævet i det eksterne review. Til det for-

mål har Banedanmark opstillet et målbillede for den

sammenhængende styring af Signalprogrammet.

Gennemgående for arbejdet har været, at styringsdi-

sciplinerne skal fremadrettet skal hænge bedre sam-

men.



Mål med den sammenhængende styring

Signalprogrammets styring skal således være sam-

menhængende, forstået således at styringen lever op

til to overordnede mål.

For det første at styringen sikrer sammenhæng mel-

lem alle styringsrelevante forhold i programmet.

For det andet at styringen sikrer projektlederne og

programdirektøren en sammenhængende støtte i for-

bindelse med styringsopgaverne.

Målbilledet for sammenhængende styring danner

grundlag for Banedanmarks implementeringsplan.

Status i forhold til realisering af målbillede

for den sammenhængende styring.

Den nye organisering af styringsdisciplinerne har bi-

draget til at styrke fokus på den enkelte styringsdisci-

plin, ligesom øvrige aktiviteter i transformationspla-

nen har haft til formål at adressere de konkrete udfor-

dringer i hver styringsdisciplin. Næste skridt er fokus

på sammenhængskraften mellem styringsdiscipli-

nerne.

Målbillede for den sammenhængende sty-

ring

De overordnede mål for den sammenhængende sty-

ring er dybt forankret i de individuelle målbilleder for

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet

Rebudgetteringen i foråret 2018 har sat fornyet fokus

på sammenhængskraften i styringsdisciplinerne. Der

er i forbindelse med udarbejdelsen af budgettet sær-

ligt arbejdet med koblingen mellem den nye udrul-

ningsplan og det nye budget, hvilket har sikret væ-

sentligt skridt i forhold til en større sammenhængs-

kraft mellem planlægning og de øvrige styringsdisci-

pliner. Endvidere har rebudgetteringen bidraget til at

programmets begrebsapparat er blevet ensrettet i be-

tydelig grad.

Næste skridt er at skabe øget sammenhængskraft

mellem styringsdisciplinerne og særligt mellem de ud-

førende ressourcer. Planlæggere, risk managers, cont-

ract managers og økonomipartnere fremstår således

ikke i dag som en sammenhængende og afstemt ser-

vice- og supportfunktion for projektlederne. Vidensni-

veauet mellem de fire funktioner er uensartet og ba-

seret på en begrænset vidensdeling. Et element heri

er begrænset gennemsigtighed i data, hvilket vanske-

liggør en effektiv vidensdeling - dette punkt behand-

les i målbilledet om sammenhængende systemunder-

støttelse.

Uagtet den begrænsede systemunderstøttelse er den

manglende samordning af den styringsmæssige støtte

til særligt projektlederne ikke tilfredsstillende og et

indsatsområde af central betydning for en sikker sty-

ring af programmet, samt et væsentligt element i en

effektiv implementering af en styrket styring.

hængskraft styrkes, herunder særligt at det organisa-

toriske samspil forbedres. Samlet set er det Deloittes

vurdering at planerne rummer aktiviteter der kan

sikre en sammenhængende styring, samt at planerne

er realistiske. Af nedenstående oversigt frem går den

overordnede implementeringsplan, hvor indsatser

med særlig vigtighed for etableringen af en sammen-

hængende styring er fremhævet, ligesom den aktuelle

status for arbejdet opgøres, og vurderes i forhold til

den tid og de ressourcer Banedanmark har haft til rå-

dighed siden det eksterne review blev afsluttet.

Tabel 2: Mål med den sammenhæn-

gende styring

Nuværende status

1-års perspektiv

Et fælles begrebsapparat er fuldt

implementeret i alle dele af pro-

grammet.

2-års perspektiv

Signalprogrammets styringsgrundlag

er bundet sammen af en sammenhæn-

gende systemunderstøttelse og data-

model.

Styringen sikrer sammenhæng mellem alle styringsrele-

Fremdrift tilfredsstillende

vante forhold i programmet

Rebudgetteringen har bidraget til et

fælles begrebsapparat og sikre sam-

menhæng mellem planlægningen og

de øvrige styringsdiscipliner.

Styringen sikrer projektlederne og programdirektøren en

Fremdrift utilfredsstillende

sammenhængende støtte i forbindelse med styringsop- Støttefunktionerne (planlægger, risk

manager, contract manager, økonomi-

gaverne.

partner) omkring projektleder og pro-

gramdirektør fremstår ikke afstemte,

aftaler om arbejdsdeling og gensidig in-

volvering er ikke implementeret i prak-

sis og støttefunktionerne arbejder ud

fra et uensartet vidensniveau.

Støttefunktionernes rolle og an-

svarsbeskrivelser er endeligt

fastlagtet, indbyrdes afstemte og

implementeret i praksis.

Støttefunktionerne for et projekt

er samtrænet og udveksler lø-

bende viden om projektet, ind-

drager hinanden i analyser og

vurderinger og suporterer pro-

jektlederen udfra en aftalt og af-

stemt leverancemodel.

Støttefunktionerne bidrager som

centrale ressourcer i implemen-

teringen af udviklingstiltag i for-

hold til styringen.

Perspektivering og implementeringsplan

Indsatserne til forbedring af hver styringsdisciplin bi-

drager til den sammenhængende styring, men der er

for at sikre sammenhæng behov for koordination og

på at holde fortsat fokus på at styringens sammen-

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet

Økonomistyring



Der identificeres muligheder for og implementeres

tiltag til forbedring af programmets økonomi.

Målene med økonomistyring skal realiseres gennem

nedenstående fokus i udviklingen af Signalprogram-

mets økonomistyring.

Med udgangspunkt i programmets samlede økonomi-

styringsbehov, herunder de seks styringsmæssige ud-

fordringer fra det eksterne review (se tabel 1), har

Banedanmark formuleret et strategisk mål for økono-

mistyringen i Signalprogrammet. Signalprogrammets

ledelse og projekter har med udgangspunkt heri op-

stillet et målbillede med realistiske og behovsdrevne

pejlemærker for økonomistyringens udvikling. Målbil-

ledet adresserer udfordringerne fra det eksterne re-

view og inkluderer yderligere en række områder, som

Signalprogrammet selv har identificeret som væsent-

lige udviklingspunkter.

Målbilledet for Signalprogrammets økonomistyring er

retningssættende for det videre udviklingsarbejde og

udgør, sammen med den nuværende status og igang-

satte tiltag, grundlaget for at fastlægge indsatser og

udarbejdelsen af en implementeringsplan, som skal

sikre, at målbilledet realiseres.

Målbillede for økonomistyringen

Målbilledet for økonomistyringen i Signalprogrammet

er målrettet de overordnede formål og sætter særligt

fokus på at:



Programmet styres med afsæt i et

styrbart budget,

der udgør et realistisk og relevant styringsgrundlag

for projekterne og programmet som helhed og som

er koblet til den aktuelle plan.

Disponeringer følges tæt, ligesom budgetændrin-

ger varsles og analyseres før de indbudgetteres.

Der er klare retningslinjer for hvornår og hvordan

der disponeres af reserven til finansiering af bud-

getændringer.

Programmets registreringsramme sikrer at budget,

regnskab, planer og andre styringsinformationer

bindes sammen og skaber gennemsigtighed.

Økonomiopfølgningen er strømlinet og sikrer rele-

vant styringsinformation både eksternt og internt.

Rapportering suppleres med prognoser, der bidra-

ger til en effektiv styring af budgetændringer.



Mål med økonomistyring

Signalprogrammets økonomistyring skal fremadrettet

være fokuseret på indfrielsen af følgende formål:



Overholdelse af programmets samlede økonomi-

ske ramme på 20 mia. kr.

Programmets budgetter disponeres til de forud-

satte formål, aktiviteter og leverancer.

Programmets budgetansvarlige gøres ansvarlig for

deres budgetter og sikrer, at de overholdes.



TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet



Processer, roller og ansvar er klare og særligt øko-

nomipartnerrollen er styrket, samtidig med at pro-

jektledere og andre budgetansvarlige har en styr-

ket forståelse af deres økonomiansvar.

hvilke indsatser Banedanmark og Signalprogrammet

skal gennemføre med henblik på at løfte det styrings-

mæssige niveau til et punkt, der gør dem i stand til at

leve op til målsætningen.

Der er nedenfor samlet et overblik over arbejdet med

at realisere de strategiske mål for Signalprogrammets

økonomistyring, hvor de vigtigste indsatser fremgår.

Det er Deloittes vurdering, at den nuværende plan in-

deholder de rigtige indsatser og er realistisk at få fuldt

implementeret. Det er imidlertid vigtigt, at Banedan-

mark og Signalprogrammet prioriterer indsatserne i

målbilledet og afsætter de nødvendige ressourcer til

at bistå med det løbende udviklings- og implemente-

ringsarbejde under hensyntagen til en stabil drift.

Udviklingen af disse områder er forankret i en lang

række indsatser, som er defineret i samarbejde med

Banedanmark.

Status i forhold til realisering af mål for øko-

nomistyring

Rebudgetteringen af Signalprogrammet har bidraget

med en betydelig forbedring af programmets styrings-

grundlag, ligesom en række andre gennemførte eller

igangværende aktiviteter fra Signalprogrammets

transformationsplan bidrager til at realisere målene

for økonomistyringen. Samlet set er der således både

gennemført og igangsat væsentligt tiltag for at løfte

økonomistyringen, men der er fortsat vigtige indsat-

ser der skal gennemføres før programmets økonomi-

styring er løftet til det niveau, der er beskrevet i mål-

billedet. Særligt væsentlige er følgende indsatser:



Håndtering af budgetændringer

Etablering af registreringsramme, der kan sikre op-

følgning i forhold til det nye budget

Governance og proces for disponering af reserve

Kompetenceudvikling af budgetansvarlige og øko-

nomipartnere

Tabel 3: Mål med økonomistyringen

Overholdelse af programmets samlede økonomiske

ramme på 20 mia. kr.

Nuværende status

Fremdrift tilfredsstillende

Rebudgetteringen er endt med et styr-

bart budget, som er udgangspunktet

for styringen ift. bevillingen.

1-års perspektiv

Der er implementeret en styrket

styring af disponeringer, en ef-

fektiv proces for håndtering af

budgetændringer og klar gover-

nance i forbindelse med dispo-

nering af reserven.

Der er etableret en registrerings-

ramme der muliggør opfølgning

på det nye budget (senest 1/1-

2019).

2-års perspektiv

Programmets budgetter disponeres til de forudsatte for-

Fremdrift tilfredsstillende

mål, aktiviteter og leverancer.

Rebudgetteringen har etableret et bud-

get nedbrudt på aktiviteter, leverancer,

stækninger/litra og kontrakter

Yderligere udbygning af registrerings-

rammen. Der er etableret et priskata-

log, der datadrevet understøtter lø-

bende optimering af programmet og

bidrager til at identificere mulige bud-

getoverløb.

Økonomipartnerstrukturen, er i sam-

spil med de andre støttefunktioner

fuldt implementeret og fungerer som

en daglig sparringspartner for de bud-

getansvarlige.

Perspektiver og implementeringsplan

Den samlede portefølje af indsatser til realisering af

målbillede for økonomistyringen er samlet i en imple-

menteringsplan, som er tilrettelagt med afsæt i vigtig-

heden af indsatserne og den indsats og tid indsat-

serne kræver. Implementeringsplanen beskriver,

Programmets budgetansvarlige gøres ansvarlig for de-

Fremdrift delvist tilfredsstillende

res budgetter og sikrer, at de overholdes.

Processen omkring tydelig ansvarlig-

gørelse i forhold til budgettet har været

en central del af rebudgetteringen,

hvor projektledere og andre budgetan-

svarlige har fremlagt og forpligtet sig i

forhold til det nye budget. Der udeståer

imidlertid en fast forankring af budget-

ansvaret i den løbende opgaveløsning.

Der identificeres muligheder for og implementeres tiltag

Fremdrift tilfredsstillende

til forbedring af programmets økonomi

Rebudgetteringen indeholdt en række

optimeringsforslag, som samlet set

holder SP inden for bevillingen.

Projektlederes budgetansvar er

indskærpet, således at økonomi,

tid og kvalitet sidestilles i projek-

ternes styring, og er understøttet

af rolle/ansvarsbeskrivelser og

relevant uddannelse.

Der følges op på optimeringsfor-

slag såvel som læringseffekter

fra afsluttede EDL’er.

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet

Kontraktstyring

Målbillede for kontraktstyring

Målbilledet for kontraktstyring i Signalprogrammet

sætter særligt fokus på at:



Programmet skal have overblik over kontraktens

udvikling baseret på en effektiv kontraktadmini-

stration og styring af leverancer.

Der skal være et strategisk fundament for kon-

traktstyringen med henblik på løbende at udar-

bejde forhandlingsstrategier til brug for hver for-

handlingssituation.

Der skal være en klar retning for forberedelse og

gennemførelse af forhandlinger, herunder at sikre

et klart grundlag i form af dokumentation af egne

og leverandørens leverancer og opfyldelse af for-

pligtelser

Processer, roller og ansvar er klare og særligt

contract managers er styrket til at indgå i den

sammenhængende styring.

Der er en fast proces for overdragelse af drifts- og

projektkontrakter, der vedrører projekt- og pro-

gramleverancerne, herunder klare forventninger til

modtagerorganisationen.

Sikre sammenhæng mellem budgetdisponering og

ændringsstyring.

Med udgangspunkt i programmets samlede kontrakt-

styringsbehov, herunder de fire opfølgningspunkter

fra det eksterne review (se tabel 1), har Banedan-

mark formuleret et strategisk mål for kontraktstyring i

Signalprogrammet. Signalprogrammets ledelse og

projekter har med udgangspunkt heri opstillet et mål-

billede. Målbilledet adresserer anbefalingerne fra det

eksterne review og inkluderer yderligere en række

områder, som Signalprogrammet selv har identificeret

som væsentlige udviklingspunkter.

Målbilledet for Signalprogrammets kontraktstyring er

retningssættende for det videre udviklingsarbejde på

området og udgør, sammen med den nuværende sta-

tus og igangsatte tiltag, grundlaget for at fastlægge

indsatser og udarbejdelsen af en implementerings-

plan, som skal sikre, at målbilledet realiseres.



Mål med kontraktstyring

Signalprogrammets kontraktstyring skal fremadrettet

være fokuseret på indfrielsen af følgende formål:



At sikre at Signalprogrammet modtager de aftalte

leverancer til tiden, i rette kvalitet og til den af-

talte pris.

At sikre at Signalprogrammet står bedst muligt i

forbindelse med tvister og i det løbende samar-

bejde med leverandørerne.



Målene med kontraktstyring skal realiseres gennem

nedenstående fokus i udviklingen af Signalprogram-

mets modenhed på området.

Udviklingen af disse områder er forankret i en lang

række indsatser, som er defineret i samarbejde med

Banedanmark.

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet

Status i forhold til realisering af mål for kon-

traktstyring

Signalprogrammet har, frem til etableringen af målbil-

ledet, arbejdet med en samlet transformationsplan

som følge af reviewet fra efteråret 2017. Samlet set

er der både gennemført og igangsat en række tiltag

for at løfte kontraktstyringen. Der er fortsat vigtige

indsatser der skal gennemføres før programmets kon-

traktstyring, og disse er beskrevet i målbilledet. Sær-

ligt væsentligt er følgende indsatser:



Fastlæggelse af proces for overlevering af kon-

traktansvar til Teknik

Fastlæggelse af governance for leverandørfor-

handling og strategisk håndtering

Udarbejdelse af proces som sikre et centralt over-

blik over status for forpligtelser, herunder opfølg-

ning og leveranceaccepter

det er realistisk at gennemføre en fuld implemente-

ring af målbilledet.

Tabel 4: Mål med kontraktstyringen

Programmet modtager de aftalte leverancer til tiden, i

rette kvalitet og til den aftalte pris

Nuværende status

Fremdrift tilfredsstillende

Programmets kontraktstyring er gene-

relt set løftet og der er sat fokus på

ensartede principper for kontrakstyrin-

gen. Processen for håndtering af kon-

traktændringer er styrket.

Der er skabt økonomisk overblik over

historiske og aktuelle changes.

1-års perspektiv

Model og proces for overblik-ska-

bende rapportering er implemen-

teret, Processerne for administra-

tion af kontrakterne er i den for-

bindelse optimeret.

Forankring af processer for og

metoder til leveranceopfølgning, -

kontrol og

–styring,

herunder for-

ankring af roller og ansvar i orga-

nisationen..

Der er etableret nogle overord-

nede kommercielle principper,

der udmøntes i strategier for hver

leverandør ifht. de enkelte for-

handlinger.

Praksis omkring dokumentation

af leverandør- og programleve-

rancer er optimeret således at

opfyldelse af alle kritiske accept-

kriterier og forpligtelser er doku-

menteret.

2-års perspektiv

Model og praksis for overlevering af

kontrakter er fuldt implementeret.

Programmet står bedst muligt i forbindelse med tvister

og i det løbende samarbejde med leverandørerne

Fremdrift tilfredsstillende

Der arbejdes med ad hoc-strategier for

forhandling vedr. tvister.

Central forankring af forhandlingsforløb

sikrer fokus i forhandlingerne.

Perspektiver og implementeringsplan

Indsatskataloget for kontraktstyring er samlet i en im-

plementeringsplan, som er tilrettet med afsæt i vigtig-

heden af indsatserne, og den indsats og tid indsat-

serne kræver. Implementeringsplanen beskriver,

hvilke indsatser Banedanmark og Signalprogrammet

skal gennemføre med henblik på at løfte det styrings-

mæssige niveau til et punkt, der gør dem i stand til at

leve op til målsætningen.

Der er nedenfor samlet et overblik over arbejdet med

at realisere de strategiske mål for Signalprogrammets

kontraktstyring, hvor de vigtigste indsatser fremgår.

Det er Deloittes vurdering, at den nuværende plan in-

deholder de rigtige indsatser i forhold til den videre

udvikling af Signalprogrammets kontraktstyring, og at

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet

Risikostyring



At sikre, at risikobilledet for programmet er kendt,

og at der er implementeret en stringent proces til

identifikation, evaluering, mitigering og monitore-

ring.

Med udgangspunkt i programmets samlede risikosty-

ringsbehov, herunder de seks opfølgningspunkter fra

det eksterne review (se tabel 1), har Banedanmark

formuleret et strategisk mål for risikostyring i Signal-

programmet. Signalprogrammets ledelse og projekter

har med udgangspunkt heri opstillet et målbilledet

med realistiske og behovsdrevne pejlemærker for risi-

kostyring udvikling. Målbilledet adresserer anbefalin-

gerne fra det eksterne review og inkluderer yderligere

en række områder, som Signalprogrammet selv har

identificeret som væsentlige udviklingspunkter.

Målbilledet for Signalprogrammets risikostyring er ret-

ningssættende for det videre udviklingsarbejde på

området. Sammen med den nuværende status og

igangsatte tiltag skal målbilledet sikre grundlaget for

at fastlægge indsatser og udarbejdelsen af en imple-

menteringsplan herfor.

Målene med risikostyring skal realiseres gennem ne-

denstående fokus i udviklingen af Signalprogrammets

modenhed på området.

Målbillede for risikostyring

Målbilledet for risikostyring i Signalprogrammet er

målrettet de overordnede formål og sætter særligt fo-

kus på at:



Programmet har en fælles forståelse af risici, for-

ankret i en implementeret risikostrategi, der også

beskriver processer og governance.

Der foretages løbende risikovurderinger i hvert

projekt (bottom-up) og for det samlede program

(top-down). Risikovurderingerne suppleres af risi-

koanalyser, der gennemføres efter faste metoder

og er handlingsanvisende.

Risici formidles løbende og dynamisk til projektle-

dere og programansvarlige, med fokus på ændrede

risikoforhold. Rapporteringen er konkret og hand-

lingsanvisende.

Det er fastsat, hvilke risikotolerancer Signalpro-

grammet kan arbejde med. I forhold til disse tole-

rancer vurderes det løbende, hvordan risici hånd-

teres og mitigeres bedst.



Mål med risikostyring

Signalprogrammets risikostyring skal fremadrettet

være fokuseret på indfrielsen af følgende formål:



At være styringsrelevant for den enkelte projekt-

leder og programledelsen samt kunne opsumme-

res til rapportering til program board og eksterne

interessenter.

At sikre, at programmet er styrbart gennem vur-

dering og håndtering af identificerede risici for

både tid og økonomi i forhold til Signalprogram-

mets plan og budget.



TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet



Processer, roller og ansvar er klare og særligt risk

managerens rolle er styrket til at indgå i den sam-

menhængende styring.

Sammenhæng mellem budgetdisponering og æn-

dringsstyring.



Fastlæggelse af risikoanalysekoncept for større ri-

sici.



Perspektiver og implementeringsplan

Indsatskataloget for risikostyring er samlet i en imple-

menteringsplan, som er tilrettet med afsæt i vigtighe-

den af indsatserne og den indsats og tid indsatserne

kræver. Implementeringsplanen beskriver, hvilke ind-

satser Banedanmark og Signalprogrammet skal gen-

nemføre med henblik på at løfte det styringsmæssige

niveau til et punkt, der gør dem i stand til at leve op

til målsætningen.

Der er nedenfor samlet et overblik over arbejdet med

at realisere de strategiske mål for Signalprogrammets

risikostyring, hvor de vigtigste indsatser fremgår.

Det er Deloittes vurdering, at den nuværende plan in-

deholder de rigtige indsatser i forhold til den videre

udvikling af Signalprogrammets risikostyring, og at

det er realistisk at gennemføre en fuld implemente-

ring af målbilledet.

Udviklingen af disse områder er forankret i en lang

række indsatser, som er defineret i samarbejde med

Banedanmark.

Status i forhold til realisering af mål for risi-

kostyring

Signalprogrammet har, frem til etableringen af målbil-

ledet, arbejdet med en samlet transformationsplan

som følge af reviewet fra 2017. Der er i regi heraf

gennemført en række aktiviteter, der har modnet risi-

kostyringen, men der er fortsat rum til at udvikle risi-

kostyringen, jf. ovenstående. Der er således fortsat

vigtige indsatser, der skal gennemføres før program-

mets risikostyring er løftet til det niveau, der er be-

skrevet i målbilledet. Særligt væsentligt er følgende

indsatser



Implementering af udviklede metoder og proces-

ser.

Rapportering af risici er opdateret med tidsplan,

som styrende element

–

budgeteffekter skal ind-

arbejdes.

Principdokument som beskriver forretningsgangen

for integration mellem kontrakt- og risikostyring

er under udvikling.

Etablere struktur for planlægning af mittigerende

handlinger og håndtering af materialiserede risici

Fastlæggelse af klart kommunikerbare roller og

ansvar.



TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet

Tabel 5: Mål med risikostyringen

Nuværende status

Fremdrift delvist tilfredsstillende

Programmet har ændret fokus fra pro-

jektspecifikke risici til samlede risici for

programmets leverancer. Dermed er der

skabt et integreret risikobillede for idrift-

sættelsen af strækninger og udrustning

af tog indenfor de politisk besluttede pla-

ner. Disse risici vurderes løbende og mi-

tigerende handlinger iværksættes.

Det udestår endnu at få integreret risici

med særskilt økonomisk påvirkning i risi-

kostyringen, for derved at få et klart bil-

lede af den løbende risikoeksponering af

budgettet. Rebudgetteringen har bidra-

get til at der nu ligger et grundlag for at

koble risici og økonomi tættere.

1-års perspektiv

Der er etableret en ens risikofor-

ståelsen på tværs af programmet

og processerne for risikostyring

sikrer løbende opdatering af risiko-

billedet, herunder løbende plan-

lægning og budgetændringer med

afsæt i ændringer i risikobilledet.

2-års perspektiv

Programmet er styrbart ved, at identificerede risici for

både tid og økonomi vurderes og håndteres.

Risikobilledet for programmet er kendt, og der er imple-

Fremdrift tilfredsstillende

menteret en stringent proces til identifikation, evaluering Der er gennemført en omfattende opryd-

ning i programmets risikolog og etableret

mitigering og monitorering af risici.

et nyt top-down risikobillede.

Risikobilledet er opdateret og re-

flekterer en ensartet risikoforstå-

else. Risikobilledet er både koblet

til tid og økonomi.

Risikobilledet formidles via en

rsapporteringsskabelon, der både

skaber overblik og som er hand-

lingsunderstøttende for projektle-

dere og programansvarlige.

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet

Sammenhængende system-

landskab



Systemunderstøttelsen skal højne kvalitet og spor-

barhed i styringsgrundlaget

–

og minimere svarti-

der i forhold til basale spørgsmål om økonomi, tid,

kontrakter og risici

Systemunderstøttelsen skal lette arbejdet for både

supportfunktioner og projektdeltagere.

Et gennemgående element i målbillederne er ønsket

om større transparens, sammenhæng og ensartethed

i data. Særligt i forhold til økonomistyringen er det

nødvendigt at sikre, at processen understøttes med

værktøjer, der ikke bare letter adgangen til data, men

øger kvaliteten og effektiviteten i økonomiopfølgnin-

gen.

Herudover skal det sikres, at informationer flyder na-

turligt mellem styringsdisciplinerne. Da systemunder-

støttelsen skal sikre at data og processer bindes sam-

men på tværs af styringsdisciplinerne, har Banedan-

mark valg at se på systemunderstøttelsen af tværgå-

ende data som et selvstændigt tværgående tema,

fremfor at indarbejde tiltag vedr. systemunderstøt-

telse under hver styringsdisciplin.

Det forudsætter at systemunderstøttelsen benytter et

fælles begrebssæt, således at data i styringsdiscipli-

nerne er konsoliderede, og vedligeholdes med de nød-

vendige oplysninger til at tilgodese de tværgående

styringsbehov. Herigennem bliver det bliver muligt at

samle og integrere data mellem styringsdisciplinerne.

I tillæg til de tre overordnede mål, skal der tages hen-

syn til eksisterende løsninger i Banedanmarks porte-

følje. Ligesom at systemunderstøttelsen skal kunne

ibrugtages hurtigt og løbende udbygges

–

således at

gevinster ved systemunderstøttelsen kan realiseres

hurtigt.

Mål for den sammenhængende systemun-

derstøttelse

Systemunderstøttelsen af Signalprogrammets styring

skal opfylde tre overordnede mål:



Systemunderstøttelsen skal binde de centrale dele

af styringen sammen

–

med særligt fokus på kob-

lingen af plan og økonomi.

Målbillede for den sammenhængende sy-

stemunderstøttelse

For at opfylde de tre overordnede mål har Banedan-

mark opstillet et målbillede for den sammenhæn-

gende systemunderstøttelse, som er fokuseret på de

væsentligste udfordringer og som er pragmatisk. Mål-

billedet fokuserer på at øge systemunderstøttelsen

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet

der, hvor Signalprogrammets styringsmæssige sam-

menhænge er mest kritiske. Herudover skal der i for-

hold til den generelle sammenhængskraft i styrings-

grundlaget fokuseres på en ensretning af begreber og

datamodeller, således at det bliver lettere at konsoli-

dere og rapportere på tværs af styringsdisciplinerne.

Banedanmark har vurderet, at den væsentligste tvær-

gående systemmæssige udfordring er at sikre sam-

menhæng mellem budget, prognose, regnskab og di-

sponerede omkostninger på indkøbsordrer i SAP, samt

at sikre at styringsgrundlaget kobles til planlægnin-

gen.

Banedanmark har derfor opstillet et målbillede for sy-

stemunderstøttelsen, der er koblet til de system- og

databehov i programmet, der er essentielle for pro-

grammets tværgående styringsopgave.

I tillæg til den centrale opgave med at understøtte

særligt sammenhængen mellem budget, prognose,

regnskab, disponeringer og plan, skal systemunder-

støttelsen af de enkelte styringsdiscipliner tilpasses,

således at data struktureres på en måde, der tilgode-

ser behovene for sammenhæng mellem styringsdisci-

plinerne.

Konkret beskriver målbilledet følgende datasammen-

hænge og systemunderstøttelse, der skal ses som

supplementer og ændringer til den nuværende sy-

stemunderstøttelse:

Sammenhæng mellem kontraktstyring og økonomi-

styring:



Regnskabs- og indkøbssystemet understøtter, at

der entydigt kan følges op på kontrakter og indgå-

ede change-orders. Dette understøttes af planlæg-

ning og registrering på indkøbsordrer.



I kontraktdatabasen beriges kontrakter og aftale-

dokumenter løbende med metadata, der kobler do-

kumenterne med de nødvendige oplysninger om

indkøbsordrer og kobling til budgetposter.

Sammenhæng mellem økonomistyring og planlæg-

ning:



Der er etableret et budgetværktøj, hvor de væ-

sentligste forudsætninger, herunder sammenhæng

til udrulningsplaner og betalingsmilepæle, nemt

kan sikres i forhold til et konsolideret planlæg-

ningsoverblik/værktøj. Dette sikrer, at der er sam-

menhæng mellem økonomistyringens prognoser og

senest godkendte planer.

Datastrukturerne i regnskabssystemet og projekt-

økonomistyringssystemet afspejler budgettet og

sikrer mulighed for opfølgning på budgettet.

Som input til budgettet eksisterer et konsolideret

planlægningsoverblik der på baggrund af kontrak-

terne og de godkendte ændringer hertil sikrer, at

betalingsplaner er synkroniseret mellem aftaledo-

kumenter og planer.



Sammenhæng mellem risikostyring og økonomisty-

ring:

Risikodatabasen sikrer at alle besluttede risikomitige-

rende omkostninger medtages i budgettet, samt at ri-

sikoværdier tilpasses den løbende indregning af risi-

korelaterede omkostninger i programmets budget og

prognose. Konkret beriges risici i risikodatabasen lø-

bende med metadata der sikrer kobling til relevante

nedslagspunkter i budgettet.

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet

Sammenhængende rapportering:



Konsolideringen og integrationen af data på tværs

sikrer, at der udarbejdes en rapportering, hvor op-

følgning på tid, risici og økonomi baseres på

samme forudsætninger.

Der er etableret processer og tværgående princip-

per for versionsstyring, der sikrer at både eksterne

rapporteringsbehov og interne styringsbehov kan

understøttes.



Udviklingen af disse områder er forankret i en lang

række indsatser, som er defineret i samarbejde med

Banedanmark.

Budgetværktøjet, der er det primære supplement til

den eksisterende værktøjs- og systemportefølje, skal

udvikles under hensyntagen til Banedanmarks sam-

lede økonomistyringsstrategi, og der skal derfor væl-

ges et værktøj, der på sigt kan understøtte økonomi-

styringen af øvrige aktiviteter i Banedanmark.



Status for målbillede for sammenhængende

systemunderstøttelse

Målbilledet beskriver en række værktøjer og Banedan-

marks forventninger til graden af sammenhæng mel-

lem dem. Banedanmark har i dag værktøjsunderstøt-

telse af en række af de centrale processer i styringen

af Signalprogrammet. Særligt vigtigt er det at:



Systemlandskabet er ikke tilpasset den nye sty-

ringsmodel og er således ikke baseret på en samlet

datamodel, der binder plan, økonomi og andre sty-

ringsrelevante forhold sammen. Der udestår såle-

des en væsentlig opgave med at ensrette data på

tværs af systemerne, det er dog særligt vigtigt at



ensrette datamodellen, herunder især planlæg-

ningsværktøj, budgetværktøj og projektøkonomi-

styringsværktøj.

Budgettering foretages i dag i et komplekst land-

skab af Excel modeller, hvori der indsættes data

fra regnskabssystemet, planlægningssystemet og

en række andre kilder. Sporbarheden er begræn-

set i forhold til data og den excel-baserede løsning

understøtter ikke adgangskontrol og versionering

af budgettet, ligesom rapporteringsmulighederne

er begrænsede. Det vurderes som kritisk for pro-

grammets styring at budgetløsningen udskiftes

med et værktøj, der understøtter disse forhold og

har en høj grad af brugervenlighed. Det vurderes

ikke, at projektøkonomistyringsløsningen i SAP

(SAP PS) alene vil kunne understøtte budgetterin-

gen tilfredsstillende, hvorfor et egentligt budgette-

ringsværktøj skal tages i anvendelse.

Projektøkonomistyringsløsningen i SAP anvendes

til at understøtte Signalprogrammets opsamling af

realiserede data. Løsningen anvendes i alle projek-

ter i Banedanmark, men datastrukturen i løsningen

er skræddersyet til Signalprogrammet. Der pågår

en undersøgelse af muligheden for bedre at kunne

understøtte budgetforudsætningerne. En ændring i

opsætningen, så den matcher den nye styringsmo-

del, er påkrævet for at sikre opfølgning på det nye

budget.

Afledt af den manglende understøttelse af budget-

tet og den manglende tilpasning af registrerings-

modellen i projektøkonomistyringsløsningen i SAP

er der behov for at opdatere økonomirapporterin-

gen.

Ud over de nævnte områder, der er særligt kritiske,

kan det konstateres at:

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet



Den basale regnskabshåndtering afvikles i Ba-

nedanmarks SAP system. Ligeledes anvendes ind-

købsløsningen i SAP systemet til at foretage dispo-

neringer i forbindelse med indgåede aftaler. Disse

løsninger fungerer efter hensigten.

Projektstyring, planlægning og fremdriftsrapporte-

ring sker i Primavera, der anvendes af alle delpro-

jekter, suppleret med dokumentationsbiblioteker

opsat i Microsoft Sharepoint. Det er vurderingen at

Primavera og Sharepoint er egnede til opgaven og

anvendes hensigtsmæssigt. Der er dog behov for

at tilpasse fremdriftsregistrering og

–rapportering,

så den reflekterer forudsætningerne bag den aktu-

elle plan og det nye budget.

Risikostyringen understøttes af RamRisk, der pri-

mært anvendes som database, men som rummer

yderligere anvendelsesmuligheder. RamRisk er un-

dergået betydelig oprydning, og risici kobles i dag

til strækninger og/eller litra. Det vurderes at Ram-

Risk er egnet til opgaven og anvendes hensigts-

mæssigt.

I forhold til kontraktdatabasen er der ikke fuld

overensstemmelse mellem kontraktreferencerne i

SAP systemets indkøbsløsning og kontraktregistret

i kontraktdatabasen, ligesom kontraktdatabasen

ikke er entydigt koblet til planerne og datamæssigt

integreret i projektstyringen.

Perspektivering og implementeringsplan

Tilpasning af systemer, særligt økonomisystemer, er

tidskrævende og skal helst ske således at nye regi-

streringspraksisser tages i anvendelse i forbindelse

med et årsskifte.

Banedanmark har lagt en implementeringsplan, der

afspejler nødvendigheden af at afhjælpe de væsent-

ligste udfordringer tidligt. Der tages dog samtidig ta-

ger højde for, at en systemanskaffelse og tilpasning af

registreringsrammen på et igangværende projekt,

med store mængder historiske data er komplekse og

tidskrævende opgaver.

Det er Deloittes vurdering, at Banedanmarks plan

rummer de rigtige aktiviteter, men at der er tale om

en ambitiøs plan, der kræver betydelig indsats og res-

sourcer. Det er efter Deloittes vurdering hensigts-

mæssigt, at Banedanmark arbejder med en todelt op-

datering af styringsgrundlaget på tværs af systemerne

idet det næppe er realistisk at realisere dette mål

fuldt inden årsskiftet 2019. Deloitte ser det endvidere

kritisk for styringen, at en budgetløsning ibrugtages

tidligst muligt efter årsskiftet 2019, således at opfølg-

ning og prognosticering kan inddrages effektivt i den

løbende justering af budgettet.

Som det fremgår af ovenstående status udestår der et

betydeligt arbejde med at tilpasse den eksisterende

systemunderstøttelse og tilføje relevante nye elemen-

ter til understøttelsen af Signalprogrammets styring.

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet

Tabel 6: Mål med sammenhængende

systemunderstøttelse

Systemunderstøttelsen skal binde de centrale dele af

styringen sammen

–

med særligt fokus på koblingen af

plan og økonomi.

Nuværende status

1-års perspektiv

2-års perspektiv

Fremdrift tilfredsstillende

Banedanmark har fokuseret på at udar-

bejde et opdateret, robust og styringsre-

levant budget, men processen har ikke

levnet tid til at forbedre systemunderstøt-

telsen væsentligt. Rebudgetteringen har

imidlertid bidraget med en øget forståelse

af kravene til den fremtidige budgetløs-

ning.

Fremdrift tilfredsstillende

I forbindelse med rebudgetteringen er der

i budgettet etableret datamæssige sam-

menhænge og med afsæt i budgetvejled-

ningen er de kritiske styringsmæssige

begreber defineret.

Der er etableret en registreringstruk-

tur, der sikrer opfølgning på budget-

forudsætningerne.

Økonomirapporteringen er opdateret

og koblet til det opdaterede styrings-

grundlag.

Der er etableret et budgetsystem der

understøtter budgetteringen i hvert

projekt, med mulighed for konsolide-

ring på programniveau. Budgetsyste-

met kan inddrage kritiske budgetforud-

sætninger, herunder særligt plan data,

betalingsmilepæle og disponeringer.

Systemunderstøttelsen skal højne kvalitet og sporbar-

hed i styringsgrundlaget

–

og minimere svartider i for-

hold til basale spørgsmål om økonomi, tid, kontrakter

og risici

Ved årsskiftet 2019 er de kritiske ele-

menter i styringsgrundlaget opdateret

således at de understøtter opfølgning

på budgettet. Dette omfatter primært

opsætningen i regnskabs- og økono-

mistyringssystemet, hvor registre-

ringsrammen er tilpasset budgettets

struktur og data indhold.

Der er foretaget oprydning i alle kon-

traktreferencer således at indkøbs-

løsningen er opdateret og refererer

korrekt til aftaler og kontrakter i kon-

traktdatabasen.

Ved årsskiftet 2020 er de resterende

elementer i styringsgrundlaget opdate-

ret således at de understøtter opfølg-

ning på budget, budgetforudsætninger

og planer.

Samtlige styringsværktøjer og syste-

mer er opdateret med den fælles be-

grebsmodel og uddata er organiseret

således at alle styringsmæssige sam-

menhænge understøttes effektivt med

standard dataudtræk.

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 338: Materiale fra møde med forligskredsen vedrørende en grøn transportpolitik den 21. juni 2018, fra transport-, bygnings- og boligministeren

Signalprogrammet

Om Deloitte

Deloitte leverer ydelser indenfor revision, consulting, financial advisory, risikostyring, skat og dertil knyttede ydelser til både

offentlige og private kunder i en lang række brancher. Deloitte betjener fire ud af fem virksomheder på listen over verdens stør-

ste selskaber, Fortune Global 500®, gennem et globalt forbundet netværk af medlemsfirmaer i over 150 lande, der leverer kom-

petencer og viden i verdensklasse og service af høj kvalitet til at håndtere kundernes mest komplekse forretningsmæssige udfor-

dringer. Vil du vide mere om, hvordan Deloittes omkring 245.000 medarbejdere gør en forskel, der betyder noget, så besøg os

på Facebook, LinkedIn eller Twitter.

Deloitte er en betegnelse for en eller flere af Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar

(”DTTL”), dets netværk af medlemsfirmaer og deres tilknyttede virksomheder. DTTL og alle dets medlemsfirmaer udgør separate

og uafhængige juridiske enheder. DTTL (der også betegnes “Deloitte Global”) leverer ikke selv

ydelser til kunderne. Vi henviser

til www.deloitte.com/about for en udførlig beskrivelse af DTTL og dets medlemsfirmaer.