TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 251: Udtalelse fra Københavns Kommune bilagt den ønskede udtalelse fra KAB, fra transportministeren

Transport-, Bygnings- og Boligudvalget 2017-18
TRU Alm.del Bilag 251
Offentligt

Københavns Kommune

Tilsynet med almene boliger

att. Rune Gamby

2. marts 2018

KAB

Vester Voldgade 17

1552 København V

T 33 63 10 00

F 33 63 10 01

[email protected]

www.kab-bolig.dk

CVR. nr. 56 81 59 10

Bidrag til udtalelse vedr. Bellahøj I og II, jf. TRU alm del 358

Københavns Kommune har i mail af 12. februar 2018 anmodet KAB om at

bidrage til Transport-, Bygnings og Boligministerens besvarelse af TRU

alm. del 358 ved at redegøre for en række konkrete forhold.

Indledningsvis vil vi gerne oplyse, at KAB administrerer inden for det

almene regelsæt i samarbejde med boligorganisationen. Når der sker fejl,

retter vi op og finder hensigtsmæssige løsninger i dialog med boligorgani-

sationen.

Vi har valgt at besvare henvendelsen ved at tage udgangspunkt i punk-

terne som opstillet i henvendelsen fra John Steen Johansen. Til sidst i vores

besvarelse har vi anført generelle bemærkninger til sagen, og slutteligt er

vedhæftet relevante bilag.

Baggrund

Indledningsvis vil vi gerne fastlægge rollerne i sagen.

John Steen Johansen er formand for afdelingsbestyrelsen i boligafdelingen

Bellahøj I og II, som er henhørende under Samvirkende Boligselskaber

(SAB), som er en almen boligorganisation.

Boligorganisationens øverste myndighed er repræsentantskabet, som væl-

ger en organisationsbestyrelse til den daglige ledelse.

Det er boligorganisationen, der har ansvaret for driften og vedligeholdel-

sen af boligorganisationens afdelinger. Til dette formål er KAB antaget

som administrator. Ansvar og opgaver internt imellem boligorganisatio-

nens organer defineres i det beboerdemokratiske regelsæt som fastsat af

myndighederne.

Afdelingsbestyrelsens opgaver og ansvar ligger således helt fast. Det er

bl.a. afdelingsbestyrelsens opgave at præsentere boligafdelingens budget

med henblik på vedtagelse af afdelingsmødet. Boligorganisationen god-

kender efterfølgende budgettet. Tilsvarende for så vidt angår regnskabet.

Telefonisk henvendelse

Man-ons

09.00-15.30

Torsdag

10.00-18.00

Fredag

09.00-13.00

Personlig henvendelse

Man-ons

10.00-14.30

Torsdag

10.00-18.00

Fredag

10.00-12.00

Kontaktoplysninger

Lene Vennits

Kundechef

T 33 63 11 86

[email protected]

1/9

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 251: Udtalelse fra Københavns Kommune bilagt den ønskede udtalelse fra KAB, fra transportministeren

Afdelingsbestyrelsen har som udgangspunkt ret til at se ethvert bilag ved

godkendelsen af regnskabet, dette modificeres kun af persondatalovens

regler. Det vil sige, at vi, ved overgivelse af data til afdelingsbestyrelsen,

skal vurdere, om bilagene indeholder oplysninger, som medfører krav om

hel eller delvis anonymisering. Forholdet er drøftet med Datatilsynet.

I forbindelse med dialogmøde med to repræsentanter fra afdelingsbesty-

relsen hos Københavns Kommunes Tilsyn i efteråret 2017 blev det aftalt, at

kommunen skulle forelægge forholdet for ressortministeriet.

Afdelingsbestyrelsen har fået adgang til alle relevante bilag, og har været

inviteret til KAB for at gennemgå bilagene i vores administrationssystem

med assistance fra en økonomimedarbejder. Det skyldes bl.a. problemer

med at åbne filer på deres pc’ere hjemme. Vi har ingen interesse i at und-

tage relevante bilag for afdelingsbestyrelsen, men afdelingsbestyrelsen har

bl.a. været utilfredse med vores anonymisering af bilag. Forholdet er ud-

dybet i punktet om regnskab 2015-2016 og regnskab 2016-2017 på side 7.

Vedrørende den bortviste medarbejder, må vi understrege, at den pågæl-

dende driftslederassistent ikke blev bortvist som følge af at have stillet

kritiske spørgsmål. Der er tale om en fortrolig personalesag, som alene er

et mellemværende mellem SAB v/KAB som arbejdsgiver og arbejdstage-

ren, og oplysninger herom må ikke videregives til afdelingsbestyrelsen.

Konkurrenceudsættelse

KAB er i lighed med staten, regionerne og kommunerne underlagt EU og

nationale konkurrenceregler, og alle opgaver bliver således løbende kon-

kurrenceudsat i nødvendigt omfang. Der er derfor fastlagt forretnings-

gange, som personalet er forpligtet til at følge. Se bilag 1.

De konkrete forhold, som nævnes af John Steen Johansen, er der tidligere

redegjort for mundtligt over for afdelingsbestyrelsen og Københavns

Kommunes Tilsyn. Vi fremlagde på mødet med Københavns Kommunes

Tilsyn og repræsentanter fra afdelingsbestyrelsen dokumentation for, at

de håndværkere, der anvendes nu, er billigere end de håndværkere, der

tidligere har været anvendt.

Vi har således undersøgt påstanden om opskruede priser, og har ikke

kunnet finde belæg for dette.

Slutrengøring i flyttelejligheder

Når lejere fraflytter deres bolig foretages der slutrengøring efter gældende

regler. Der er tidligere redegjort for hvorledes det foregår til John Steen

Johansen og Københavns Kommunes Tilsyn. Udgiften fordeles mellem

boligorganisation, boligafdeling og kommune.

2/9

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 251: Udtalelse fra Københavns Kommune bilagt den ønskede udtalelse fra KAB, fra transportministeren

Til nærmere belysning af forholdet henvises til bilag 2.

Skimmelbekæmpelse og vedligehold af de bevaringsværdige huse

KAB har på bl.a. anmodning fra afdelingsbestyrelsen systematiseret udgif-

terne til skimmelsvampsager i perioden 25. november 2014 – 31. oktober

2017 på lejemålsniveau. Denne oversigt er sendt til Landsbyggefonden og

til afdelingsbestyrelsen i anonymiseret form.

Det har været en stor ekstraopgave at gøre bilagene tilgængelige på denne

måde. Vi medgiver imidlertid, at det har trukket ud med leveringen heraf.

Det beklager KAB. Vi kan imidlertid afvise, at KAB har forsøgt at skjule

udgifter/bilag eller af andre grunde har ønsket at trænere denne udleve-

ring.

Som nævnt, hvilket også fremgår af oversigten, er det korrekt, at der er

blevet anvendt og fortsat anvendes meget store beløb på skimmelsvamp-

sanering i boligafdelingen Bellahøj I og II. Imidlertid forholder det sig

sådan, at KAB ikke kan undlade at foretage udbedring, når der er konsta-

teret skimmelsvamp i et lejemål – og vi ser desværre gentagelsestilfælde –

dvs. nye forekomster i lejemål, der tidligere er skimmelsanerede.

KAB har arbejdet på, at få Landsbyggefonden til at dække udgifterne til

udbedring af skimmelsvamp, som fremskudte arbejder i forhold til hel-

hedsplanen for afdelingen. Landsbyggefonden har den 28. februar 2018

godkendt at støtte udbedring af skimmelsvamp. Det er endnu ikke afkla-

ret, om udgifterne kan støttes i Helhedsplanen, eller om udgifterne frem-

adrettet bliver efter en model, hvor Landsbyggefonden kvartalsvis god-

kender arbejderne. Afdelingsbestyrelsen bliver orienteret på et kommende

byggeudvalgsmøde.

Det er efter KAB’s opfattelse usagligt, at anlægge det synspunkt som afde-

lingsbestyrelsen i Bellahøj I og II gør; at fordi SAB’s udgifter til skimmel-

sanering er betydeligt højere end i andre Bellahøj afdelinger, så er det for-

di, at KAB har forsømt at vedligeholde afdelingen. Det er snarere et ud-

tryk for, at Bellahøj I og II’s klimaskærm har det betydeligt dårligere end

de andre boligafdelingers. En række sager skyldes kuldebroer og beboer-

adfærd i kombination. Se bilag 3

Skimmelsvampsager adskiller sig fra en række andre almindelige vedlige-

holdelsesopgaver. Opgaven er ofte af hastende karakter, fordi beboeren

med rette er utryg, navnligt hvis der bor mindre børn i lejemålet. En lille

sort plet på væggen, kan dække over et større problem. En større plet kan

være relativ harmløs. Derfor anvender KAB særlige firmaer med speciale i

skimmelsvamp. I nogle tilfælde rekvirereres en opgavebeskrivelse før

arbejdet sættes i værk og i andre situationer rekvireres opgaven som

spjældopgave. Firmaerne udskiftes løbende, da der også en del konkurser

3/9

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 251: Udtalelse fra Københavns Kommune bilagt den ønskede udtalelse fra KAB, fra transportministeren

indenfor branchen. Tid er en vigtig faktor i forbindelse med skimmel-

svampsager. Større omfang af konkurrenceudsættelse af disse sager vil

forsinke processen. Dette er altid en konkret afvejning.

Arbejdsgangen kan i hastesager kort beskrives således.

- beboeren kontakter ejendomskontoret

- ejendomskontoret besigtiger skaden

- lille skade – desinficeres med Rodalon

- større skade - der rekvireres håndværker

- endnu større skade – der udarbejdes rapport

der rekvireres håndværkere

de udførte arbejder godkendes af ejendomskontoret

regningen godkendes af godkender 1

regningen anvises til betaling af godkender 2.

Medarbejderne i Bellahøj I og II har efter KAB’s vurdering handlet i over-

ensstemmelse med reglerne i forhold til at rekvirere og konkurrenceud-

sætte opgaverne i fornødent omfang.

Flytning af ejendomskontor og serviceniveau

Det er korrekt, at direktionen i KAB og formanden for SAB besluttede at

flytte ejendomskontoret på Bellahøj I og II pga. stigende problemer med

det psykiske arbejdsmiljø. Det var et synligt tegn på, at SAB og KAB opfat-

tede situationen som så alvorlig, at der var behov for at agere ekstraordi-

nært.

Flere ledende medarbejdere havde på det seneste bedt om at blive flyttet

fra afdelingen/driftsfælleskabet, fordi de følte sig chikaneret og forfulgt af

formanden og dennes hustru. De oplevede en stigende mistænkeliggørel-

se, i forhold til alt hvad de foretog sig. Bestyrelsen stillede som nævnt lø-

bende krav om nye analyser og redegørelser, mens sagerne med skimmel-

svamp steg i antal og omfang. Afdelingsbestyrelsen skrev på deres hjem-

meside, som beboerne har adgang til, at den ledende driftsmedarbejder

snød med sit fravær og anklagede som nævnt driften for uregelmæssighe-

der.

Udskiftningen af ledende driftsmedarbejdere har gennem de år, hvor John

Steen Johansen har været formand, været betydelig større end andre ste-

der. Forholdene har også medført, at det har været vanskeligt at rekruttere

nye ledende medarbejdere og dermed etablere en stabil drift. Bestyrelsens

adfærd er, som det fremgår af mail af 29. september 2017 fra den davæ-

rende driftsleder, direkte årsag til hans opsigelse. Se bilag 4.

Bellahøj I og II indgår i et driftssamarbejde, tidligere med tre andre bolig-

afdelinger, nu med fem andre boligafdelinger. KAB har ikke modtaget

4/9

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 251: Udtalelse fra Københavns Kommune bilagt den ønskede udtalelse fra KAB, fra transportministeren

henvendelser fra de andre boligafdelinger om bekymring for uregelmæs-

sigheder.

Begrundelsen for flytningen af ejendomskontoret var det psykiske ar-

bejdsmiljø. Servicen er, efter KAB’s opfattelse, ikke forringet som følge af

flytningen. Den længere afstand er søgt opvejet af en længere telefonisk

åbningstid. Kontakt med ejendomskontoret forudsætter ikke personligt

fremmøde. Man kan maile, ringe eller indtale besked på telefonsvareren.

Der tilstræbes en svartid på 24 timer på hverdage, det tidligere servicemål

var 5 hverdage.

Københavns Kommunes Tilsyn har oplyst, at det efter deres vurdering, er

organisationsbestyrelsens ansvar at stå for udførelsen og organiseringen af

den daglige drift, mens det er afdelingsbestyrelsens kompetence at beslut-

te serviceniveauet. Dette er afdelingsbestyrelsen på Bellahøj I og II blevet

gjort bekendt med.

KAB’s opgave som administrator er bl.a. at bistå boligorganisationen og

dens boligafdelinger med en ordentlig og effektiv drift. Udvidelsen af

driftsfællesskabet med to boligafdelinger har betydet, at visse opgaver

kunne effektiviseres, og har medført en estimeret besparelse på samdrif-

ten.

Formålet med flytningen af ejendomskontoret var oprindeligt ikke at spa-

re penge. Men at ”passe på” de ledende driftsmedarbejdere. Besparelsen

kommer beboerne til gode, da huslejen er baseret på balanceleje. KAB tje-

ner således ikke på besparelser af den art.

Den omtalte leasing af to kaffemaskiner, som ikke er en ulovlig, men en

relativ dyr kaffeinvestering, er håndteret ved at KAB kulancemæssigt har

dækket de ekstraudgifter, som afdelingerne har haft til dette personalego-

de.

Arbejdstilsynet (KAB’s overskrift)

Supplerende kan vi oplyse, at det ”gamle” ejendomskontor på Bellahøj I

og II ikke opfylder Arbejdstilsynets krav til et fast arbejdssted. Derfor kan

kontoret ikke flyttes tilbage hertil. Der skal i givet fald etableres et nyt

lokale. Arbejdstilsynet har ikke givet et påbud om at man ikke måtte an-

vende det gamle lokale, men bedt om en handlingsplan for at sikre at kra-

vene til bl.a. flugtvej blev opfyldt.

KAB har ikke brugt Arbejdstilsynet som påskud til en flytning af ejen-

domskontoret, hvilket vi har forklaret John Steen Johansen i forskellige

sammenhænge blandt andet i mail fra direktør Jens Elmelund af den 3.

november 2017. Brevet er gengivet i sin helhed her:

5/9

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 251: Udtalelse fra Københavns Kommune bilagt den ønskede udtalelse fra KAB, fra transportministeren

”Tak for din mail angående arbejdsmiljø og Arbejdstilsynet

Jeg kan oplyse, at flytningen/lukningen af ejendomskontoret var en nødvendig

følge af det ansvar, som KAB som arbejdsgiver er underlagt efter reglerne i ar-

bejdsmiljølovgivningen. Vores beslutning blev truffet af hensyn til de ledende

driftsmedarbejderes ve og vel - efter en længere periode med mistrivsel hos disse –

og ikke som følge af en sag hos Arbejdstilsynet.

Beslutningen blev truffet i enighed mellem KAB og SAB’s for-

mand/organisationsbestyrelse, som har ansvaret for den daglige drift og dermed

også kompetencen til at træffe en sådan beslutning. Den kan træffes uden at ind-

drage afdelingsbestyrelsen, som ikke har noget ansvar for den daglige drift i bolig-

afdelingen.

Der var forudgående forslag fra kundechef Lene Vennits til afdelingsbestyrelsen

om dialog om forholdene i boligafdelingen. Dette forslag blev ikke imødekommet af

afdelingsbestyrelsen. Vi informerede afdelingsbestyrelsen om beslutningen om at

lukke/flytte ejendomskontoret i vores skrivelse af den 12. juli 2017.

Vi orienterede naturligvis også alle beboere i boligafdelingen om beslutningen om

at lukke/flytte ejendomskontoret ved opslag i afdelingen. Hverken opslaget eller

skrivelsen til afdelingsbestyrelsen nævner noget om, at der er tale om en flyt-

ning/lukning som følge af en sag i Arbejdstilsynet om det psykiske arbejdsmiljø

hos medarbejderne.

Vi har således ikke – som du indikerer - brugt Arbejdstilsynet som løftestang til

beslutningen. Jeg skal understrege, at arbejdsgivermæssige forhold hører under

KAB og SAB’s organisationsbestyrelse og ikke er et anliggende for afdelingsbesty-

relsen.

Arbejdstilsynet har oplyst til KAB’s arbejdsmiljøkonsulent Søren Silving, at de

vil foretage en tilsynsundersøgelse af det psykiske arbejdsmiljø i afdelingen.

Vi ved ikke, hvornår de kommer. Det vil dog formentlig blive et varslet besøg, da

Arbejdstilsynet ønsker at tale med alle medarbejderne.

Jeg håber, det belyser sagen tilstrækkeligt.”

KAB har flere gange forgæves søgt at få en dialog med afdelingsbestyrel-

sen om situationen, men afdelingsbestyrelsen har afvist dette.

Arbejdstilsynet har været på anmeldt besøg den 25. januar 2018 på ejen-

domskontoret tilknyttet boligafdelingen. Vi har modtaget høringsbrev af

den 19. februar 2018 fra Arbejdstilsynet med resultaterne. Det oplyses at

de overvejer, at give virksomheden et påbud om:

6/9

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 251: Udtalelse fra Københavns Kommune bilagt den ønskede udtalelse fra KAB, fra transportministeren

”At høje følelsesmæssige krav i arbejdet ikke forringer de ansattes sikker-

hed og sundhed i Samvirkende Boligselskaber Afdeling 3035 Bellahøj I og

II.”

Arbejdstilsynet vil i uge 10 sende deres afgørelse til KAB. Arbejdstilsynets

afgørelse er offentlig tilgængelig, og når den er modtaget, sender vi den til

Tilsynets orientering.

Regnskab 2015/2016 og Regnskab 2016/2017

I KAB’s gamle selvbetjeningsportal kunne afdelingsbestyrelserne gå ind

og se forbruget på diverse konti for deres afdeling. Det er den metode som

afdelingsbestyrelser normalt bruger til at følge med i afdelingens forbrug.

Ønskede man at se et særligt bilag, kunne man rette henvendelse til den

økonomimedarbejder, som er tilknyttet afdelingen. I KAB’s daværende

administrationssystem KABAS, havde bestyrelserne ikke kigge adgang på

enkelt bilags niveau. KAB har derfor ved flere lejligheder inviteret afde-

lingsbestyrelsen for Bellahøj I og II ind i KAB, for at gennemgå bilag. Be-

styrelsen tog imod denne invitation to gange. Man gennemgik bilag den

31. juli 2017 og den 22. august 2017, begge gange i KAB. KAB har senere

samlet alle bilag for regnskabsåret 2016/2017 på en usb-nøgle, så bestyrel-

sen kunne gennemgå disse. Desværre viste det sig efterfølgende, at de

regninger, som er oprettet i OIO-format ikke kunne åbnes uden understøt-

telse af KABAS (KAB’s daværende administrationssystem). Dette er den

tekniske årsag til, at afdelingsbestyrelsen kun kunne se ca. 15 % af bilage-

ne på USB-nøglen. Afdelingsbestyrelsen er velkommen til at komme igen

og gennemgå yderligere bilag. De har efter KAB’s opfattelse en stående

invitation til dette, og de vil som tidligere få stillet en medarbejder til rå-

dighed for gennemgangen.

Som det fremgår af mail af 25. januar 2018, har afdelingsbestyrelsen på

trods af, at KAB har søgt at besvare alle spørgsmål til regnskabet

2016/2017, ikke ønsket at godkende dette. Regnskabet er dog godkendt af

boligorganisationen. Tilsvarende gælder regnskabet for 2015/2016.

Rådgivnings- og erstatningsansvar

Vedrørende de anførte forhold om skimmelforhold i boligafdelingen, er

det kommenteret tidligere under punktet ”Skimmelbekæmpelse og vedli-

gehold af de bevaringsværdige huse”.

Håndteringen er afstemt med SAB’s organisationsbestyrelse og det er vo-

res opfattelse, at der ikke eksisterer et rådgivning- eller erstatningsansvar

for KAB overfor SAB, boligafdeling Bellahøj I og II.

Boligafdelingen Bellahøj I og II er ikke en juridisk person, og kan derfor

ikke gøre et erstatningskrav gældende mod KAB, hvilket alene kan gøres

af SAB.

7/9

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 251: Udtalelse fra Københavns Kommune bilagt den ønskede udtalelse fra KAB, fra transportministeren

Budget og indkøb

Budgettet for boligafdelingen fastlægges efter gældende regler og god-

kendes af afdelingsmødet.

Der er fastlagt forretningsgange for håndteringen af indkøb og regnskabs-

føringen herfor.

Den omtalte ukrudtsbrænder blev indkøbt i driftsfællesskab mellem de 5

boligafdelinger i Bellahøj efter et ønske om en besparelse af mandetimer til

manuel ukrudtsbekæmpelse.

Udgiften hertil for Bellahøj I og II blev ved en administrativ fejl ikke lagt i

budgettet for boligafdelingen, hvilket vi naturligvis beklager. Der var en

efterfølgende udredning af sagen med de implicerede afdelingsbestyrel-

sen, som medførte at en anden boligorganisation købte maskinen.

Forholdet har ikke medført omkostninger for boligafdelingen.

Henvendelse til tilsynet og styringsdialog

Som følge af boligafdelingens løbende henvendelser til Københavns

Kommunes Tilsyn har vi haft drøftelser med Tilsynet.

KAB har deltaget i et konstruktivt samarbejde og dialog med Tilsynet og

belyser løbende sagerne behørigt. Vi har ikke modtaget kritik fra Tilsynet i

den forbindelse. Såfremt der er forhold, som Tilsynet mangler oplyst, hø-

rer vi naturligvis gerne om dette.

KAB administrerer efter det til enhver tid gældende regelsæt for almene

boliger, herunder deltager i dialogmøder med Københavns Kommunes

Tilsyn med almene boliger.

4. Afslutning

John Steen Johansen trækker mange sager frem. Vi håber, at ovenstående

giver et tilfredsstillende svar. Der er desværre fortsat sygemeldinger og

stor udskiftning i det personale, der betjener Bellahøj I og II. Den 1. marts

2018 tiltræder en ny serviceleder, som har stor erfaring som leder i andre

SAB afdelinger. Vi håber dermed at få den stabilitet i afdelingen, som be-

boerne fortjener. Vi håber også, at afdelingsbestyrelsen på Bellahøj I og II

vil tage godt imod ham. Det er vores ønske og mål, at samarbejdet med

formanden og afdelingsbestyrelsen i Bellahøj I og II normaliseres, således

at de ledende driftsmedarbejdere trygt kan deltage i dialog og møder med

afdelingsbestyrelsen på sædvanligvis.

Vi afholdte et præsentationsmøde med den nye serviceleder og repræsen-

tanter for afdelingsbestyrelserne i driftsfællesskabet inden hans ansættel-

se. Formand John Steen Johansen fik desværre kort tid inden mødet for-

8/9

TRU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 251: Udtalelse fra Københavns Kommune bilagt den ønskede udtalelse fra KAB, fra transportministeren

fald. Afdeling Bellahøj I og II var repræsenteret ved næstformand Thor

Nielsen. Alle bestyrelsesmedlemmer var meget tilfredse med kandidaten.

Siden opgørelsen pr. 31.10.2017 er der anmeldt 4 nye skimmelsvampsager

samt 9 gengangere. Vi håber at helhedsplanen snart kan påbegyndes og at

LBF vil dække udgifterne til udbedring af de mange sager, som fremskud-

te arbejder, så afdelingens økonomi ikke fortsat skal belastes heraf.

Hvis ikke det sker, må der forudsættes større udgifter til bygningsmæssi-

ge indgreb i Bellahøj I og II.

Vi ligger inde med en omfattende mængde bilag og mail korrespondance,

som kan understøtte ovenstående, og står naturligvis til rådighed, hvis

Tilsynet har brug for yderligere.

På KAB’s vegne

Lene Vennits

Kundechef

9/9